Размещено на http://www.allbest.ru/

МIНЕСТЕРСТВО ОСВIТИ I НАУКИ, МОЛОДI ТА СПОРТУ УКРАПНИ

КРИМСЬКИЙ ЕКОНОМIЧНИЙ IНСТИТУТ

Кафедра менеджменту

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни

Основи менеджменту

на тему:

Значення iнформацiп в менеджменті сфери послуг

Студента групи: МО-41, за спеціальністю: МО

Аблаев Таїр Талатович

Науковий керівник

Ганієва Альбіна Казимівна



АНОТАЦIЯ

В роботі розглянутi основні поняття стосовні iнформацiп в менеджменті, пп значення та головна роль у функціонуванні підприємства у сфері послуг, а також шляхи вдосконалення інформаційного забезпечення керівництва.

Ключовi слова: інформація, види iнформацiп, інформація в менеджменті, значення iнформацiп.



Вступ

Хто володіє інформацією - той володіє світом - цей принцип, актуальний для всієї історії людства, наприкінці ХХ століття став актуальним як ніколи до цього. У ХХ Столітті відбулася трансформація суспільства із промислового на суспільство інформатики. Жодна з трансформацій суспільства ХХ століття не криє в собі стільки складнощів і сили, як відношення людства до суспільства інформатики.

Якісний зсув до суспільства інформації вже відбувся, Рушійною силою промислової революції XVIII століття в Англії стала парова машина. Революція визначила швидкий розвиток багатьох галузей промисловості, включаючи залізниці, фабрики, пароплави. Використовуючи цю нову промислову силу, Англія стала володарем морів і протягом двох віків зберігала лідерські позиції.

Сучасна інформаційна революція за своїми потенційними можливостями і залежно від умов, що складаються, набагато перевищує попередню. Лише ті компанії, які, вступаючи на новий шлях розвитку, слідуючи мегатенденції, можуть досягти успіху в майбутньому. І навпаки, ті компанії, які залишаться осторонь мегатенденції і будуть продовжувати діяти на основі категорій старого промислового суспільства, неминуче перейдуть до розряду відсталих і з часом зникнуть. Обрати інший шлях, ігноруючи мегатенденцію, все одно що плисти проти течії.

Доказом цього є успіх компаній, діяльність яких базується на інформаційних технологіях. Ці компанії перебувають на хвилі успіху - мають найбільші прибутки, найвищі темпи розвитку. Наприклад, Японія, не маючи шансів в індустріальному суспільстві, через відсутність природних ресурсів, стала однією з найбагатших і найрозвинутіших країн світу, виробляючи інформацію в різноманітних її проявах.

Ця тенденція підтверджується і розвитком виробництва: найшвидше розвиваються галузі, засновані на інформаційних технологіях. Якщо порівнювати розвиток ринків, то ринок інформації розширюється невпинно. Ще кілька десятиріч тому першість тримав ринок послуг. Нині ж темпи розвитку ринку інформації випереджають темпи розвитку ринку послуг більше, ніж у 25 разів.

А отже, питання про інформацію, інформаційне забезпечення управління є найактуальнішим і таким яке постійно потрібно досліджувати.

В даній курсовій роботі я планую дослідити питання використання інформації в системі управління організацією, а також ставлю на меті визначити шляхи подальшого його вдосконалення. Отже, актуальність даної теми полягає в необхідності розкриття поняття iнформацiп, також розкриття ролі та важливості інформації, її обробки, збереження, обміну інформацією для повноцінної і ефективної роботи будь-якого підприємства.

Об'єктом дослідження данноп роботи буде інформація та пп роль в процесі управління.



1. Сутність та види інформації в менеджменті

1.1 Сутність інформації та пп класифікація

Інформація - це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять в системі й навколишньому середовищі, управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об'єктом і зовнішнім середовищем.

У загальному розумінні Інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

Стрижнем науково обґрунтованого управління є своєчасна і повна інформація про ситуацію, в якій приймається рішення, про шляхи його реалізації, про цілі управління та можливі наслідки.

В умовах сучасного складного комплексно виробництва, високих темпів науково-технічного розвитку та інтенсивних потоків інформації керувати по-старому просто неможливо. Ось чому управління стало наукою, а переробка інформації - галуззю індустрії, що базується на сучасній обчислювальній техніці і є однією із найважливіших складових ефективного управління.

Роль інформації неоднакова для різних стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, на других -її рух, на третіх - можливості її обробки.

Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано при розробці мети управління, тим об'єктивніше формується ціль, тим значніша вона для процесу управління.

При оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного та системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежить від форми її представлення.

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладення. Теорії управління до неї відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом “метаінформація”.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, і до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об'єктивного світу зумовлює якісну багатогранність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об'єктами живого світу і становлять суть та форми зв'язку між управлінськими системами.

Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформації між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють для виконання (прямий зв'язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотнім зв'язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

За характером, сферами виникнення, призначення та формами фіксації інформацію, що використовується в управлінні виробничо-господарськими організаціями, класифікують. (Додаток 1)

Серед інших класифікаційних ознак інформації виокремлюють змістову та рівневу. Відповідно до змістової ознаки інформацію класифікують за об'єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні). За рівневою ознакою визначають спрямованість інформації: командна (надходить від суб'єкта до об'єкта управління), повідомна (надходить від об'єкта та суб'єкта), а також горизонтальна (забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рівня).

Класифікація інформації важлива як для аналізу існуючого в системі інформаційного обміну, так і для організації його в системі, що створюється. За допомогою класифікації можна виявити дільниці, де надмір або недостатньо інформації. Наприклад в організації управлінського циклу необхідно зафіксувати раціональне співвідношення між плановою, координаційною (постанови, накази, вказівки), контрольною (норми й нормативи, відхилення від планів) та обліковою (дані бухгалтерського та статистичного обліку) інформацією. За дефіциту облікової інформації органи управління розробляють планову, не знаючи реальної ситуації на конкретних ділянках об'єкта управління, що негативно позначається на обґрунтованості та ефективності планових рішень. [5, 89-101 c.]



1.2 Класифікація основних джерел, носіїв і каналів передачі інформації

Основні джерела інформації класифікують за місцем виникнення: джерело зовнішньої інформації, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки; джерело внутрішньої інформації, що виникає на підприємстві (в об'єднанні).

Сукупність повідомлень (з однаковим або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації - основа для розробки рішень; низхідної інформації - це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації - зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

Специфічним джерелом управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт мистецтва колективу, який намагається пояснити складну емоційно значущу для нього ситуацію при відчутності або недостачі офіційних даних. При цьому вихідна версія, переходячи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується доти, доки не сформулюється варіант, який влаштовує більшість. Вірогідність цього варіанта залежить не тільки від істинності вихідного, але й від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, які заслуговують на довіру, керівництво фірм часто використовує цю обставину, розповсюджуючи відомості, які з тих або інших причин не можуть бути розголошені офіційно. У той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, бажаючи схилити навколишніх на свій бік.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв. Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все к вигляді різних паперових документів. Магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Канали передачі інформації:

§ Канал-тест: включає всю письмову інформацію, один зі стійких каналів.

Перевага - можливість багаторазового звернення через будь-який проміжок часу, недолік - неможливість адекватного сприйняття явища, що описується різними користувачами.

§ Канал-фірма: до нього відносяться всі носії інформації, пов'язані з цією організацією, та персонал. Уся інформація, яка виходить з фірми, поділяється на різні групи. Перша - конкуренти, ринок, ресурси; друга - технологія; третя - інформація про розвиток фірми;

§ Канал-консультант: припускає, що фірма звертається по допомогу до консультуючої фірми, експерта, консультанта;

§ Канал-бесіда: включає опитування, інтерв'ю, бесіди. Переваги - можливість передачі найбільшої кількості деталей про визначену проблему; недолік - складність доказу, що була повідомлена саме ця інформація;

§ Канал-джокер: випадкове джерело інформації, яке з'являється при розв'язанні проблеми;

§ Наради і збори являють собою форму колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень. [4, 155-160 c.]

1.3 Сучасні вимоги до інформації та її вартість для організації

При розгляді інформації в сучасних умовах використовують наступні показники: обсяг, вірогідність, цінність, насиченість, відкритість, своєчасність надходження.

Надлишкова інформація підвищує якість наступних управлінських рішень, але вимагає великих витрат часу для її передачі й аналізу. Недолік інформації ускладнює вироблення правильного рішення.

Вірогідність інформації - це показник відповідності отриманих відомостей реальним. Чим менше ланок бере участь у передачі інформації, тим вона достовірніша. Перекручування може відбутися з об'єктивних і суб'єктивних причин.

Цінність інформації може розглядатися з двох позицій: цінність для одержувача по відношенню до майбутньої прибутковості (споживча цінність) і цінність з погляду понесених витрат.

Насиченість інформації - це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація необхідна для кращого сприйняття корисної інформації через поліпшення емоційного настрою, зосередження уваги, підкреслення цінності. Якщо фонової інформації немає, то інформація сприймається як “суха”.

Відкритість інформації характеризує можливість її надання різним групам людей. Секретна інформація надається тільки обмеженому колу працівників підприємства. Конфіденційна інформація може бути передана досить широкому колу працюючих, але за умовою її збереження в секреті від працівників інших підприємств.

Своєчасність надходження інформації важливе значення для ефективного функціонування системи управління. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією фірмою, яка одержана із запізненням.

Впровадження техніки і технології у сферу обробки інформації привело до підвищення продуктивності порівняно з тим, що дали стандартизація і складальні конвеєри у виробництві на початку промислової революції.

Ефективність діяльності підприємства визначається правильністю прийнятих управлінських рішень. Відсутність при цьому необхідної інформації виявляється головною причиною помилок менеджерів.

Інформація є одним з ресурсів організаційної системи. Її відмінність від інших видів ресурсів у тому, що інформація не зникає у процесі переробки, але змінює свою корисність. Характеризується інформація формою представлення, обсягом, періодичністю надходження, часткою коригування, витратами на отримання і збереження.

Загальнодоступні світові інформаційні ресурси представляються насамперед по системі Internet. Основні сегменти інформації - це бази даних для масового користувача, професійні бази даних. Останні містять повнішу інформацію, мають багаторівневу структуру даних і розвинуту пошукову систему.

Контроль правильності інформації забезпечує в багатьох випадках “живучість” підприємства. Вірогідність даних - це у кінцевому рахунку доходи і витрати. [6, 147-150 c.]

При збереженні та переробці даних основними способами контролю є:

· Дублювання (повторення процедур запису, алгоритмів обчислень, після чого проходить порівняння результатів);

· Відстеження контрольних сум (по окремих записах і масиву даних у цілому обчислюється контрольна арифметична сума всіх реквізитів, що перевіряється після кожного етапу перезапису);

· Перевірка макета даних (по окремих реквізитах перевіряється припустима значність, інтервал припустимого значення).

Політика безпеки - це конфіденційність, цілісність і готовність. Ймовірні погрози для управлінської інформації в каналах зв'язку, крадіжкою документації, знищення інформації, помилками в роботі тощо.

Перекручування інформації відбувається через випадкові помилки персоналу при первинному обліку, помилки при переробці інформації, пошкодження інформації комп'ютерними вірусами.

Погроза розкриття полягає в доступності інформації конкурентам, що може призвести до економічних втрат організації. Розкриття може відбутися на всіх стадія використання, переробки і передачі інформації.

Безпека інформації створюється комплексом спеціальних заходів щодо правил використання, доступності з боку персоналу, процедур комп'ютерної обробки. Заходами захисту можуть бути перевірка дійсності інформації, контроль доступу в приміщення, поділ повноважень, шифрування інформації, застосування цифрового підпису на повідомленнях, використання антивірусного захисту, контроль цілісності інформації, регламентування правил і способів захисту документів, наявність інструкції для користувачів інформації, обмеження доступу до архівів, скорочення привілеїв для користувачів інформації. Одним з найбільш розповсюджених способів захисту інформації є регламентування доступу до неї. Типовими варіантами при цьому можуть бути:

· Дискретний доступ - по масиву даних формується правило, що визначає для кожної структурної частини даних сукупність персоналу й алгоритму переробки інформації для кожного користувача;

· Мандатний доступ - по масиву даних вводиться система кодів, прив'язаних до процедур переробки інформації, тільки знання відповідного коду дозволяє користувачу зробити з інформацією відповідне перетворення.

Усю сукупність мір захисту інформації можна розділити на групи:

· Перевірка дійсності інформації.

· Контроль доступу.

· Поділ повноважень.

· Контроль цілісності інформації.

Відповідно до семіотичної теорії інформацією є повідомлення чи знання, що змінюють невизначеність. Але оскільки всієї інформації необхідної в тій чи іншій конкретній ситуації інформації, як правило. керівник не має, потрібна її купі ля. У зв'язку з цим постає питання про вартість інформації. Слід відзначити, що коли говоримо про вартість інформації, то маємо на увазі: по-перше, грошовий вираз, по-друге, та ціна, яка їй на даний момент притаманна. [3, 239-241 с.]

Розглянемо підходи до визначення вартості інформації, які використовуються в системах управління за пропозиціями американського економіста Дж. Кантера.

Приклад 1. Система стратегічного планування. Ціною інформації буде вартість її придбання на стороні. А за граничну вартість інформації приймається величина економії, отримана від її застосування.

Приклад 2. Складські системи. Деяка інформація дозволила створити систему, що дає економію на товарних запасах обсягом 200 тис. дол. США. Витрати на функціонування системи складають 15% загальних витрат на зберігання. Вартість інформації в цьому випадку визначається як 0,15*200000=30000 дол.

М. Бронников вважає, що підхід до визначення вартості нової інформації для управління компанії з точки зору оцінки можливого прибутку чи економії від її використання недостатньо обґрунтований, і може застосовуватися лише в деяких випадках.

На практиці ж більшість компаній підходить до оцінки витрат на інформацію, виходячи перш за все з своїх реальних можливостей і ціни на послуги “продавців” інформації, наприклад, компаній, що проводять маркетингові дослідження. Якщо підходити до потреби системи в інформації як до функції від здатності до її переробки, то поняття “вартість інформації” і відповідно “ціна інформації” набувають іншої суті. Ціною інформації буде той параметр, який характеризує її важливість для споживаючої системи. Критерієм важливості в даному випадку виступає не економія від використання добутої інформації, не додатковий прибуток від її застосування, а те, настільки вона ефективно може бути перероблена в системі. Такий критерій задається самою системою, тим, настільки вона добре пристосована до переробки інформації. [1, 123-124 с.]

Розширення сфери застосування нових технологій стає можливим завдяки інноваціям, що збільшують невизначеність майбутнього. Оскільки більшість наслідків їх практичного застосування є несподіваними та не передбачуваними, це підвищує роль релевантної інформації, здатної зменшити неозначеність та підняти значущість індивідуальної поведінки в нестандартній ситуації.

Важлива роль у функціонуванні інфраструктури підтримки інновацій, забезпечення руху до інформаційного суспільства і його стійкого розвитку відводиться приватному капіталу. Як показує досвід країн з розвинутою економікою, нову мультимедіа-систему формулює не уряд, а бізнес. Масштаби інвестицій в інфраструктуру не дозволяють будь-якому уряду вирішити цю проблему самостійно через великі капітальні вкладення. У зв'язку з цим органам влади на державному і регіональному рівнях доцільно сконцентрувати увагу на розробці і реалізації заходів стимулювання і підтримки вітчизняного виробника в інформаційній сфері, передусім компаній, що створюють високотехнологічну та наукомістку продукцію, а також підприємств, що реалізують інновації і надають інформаційні послуги.

Однією з провідних задач інформаційного забезпечення підприємств з кінця 90-х років було створення й підтримка технологічної основи, що відкриває можливість для багатофункціональних систем щодо обслуговування потреби організаційної спільноти, що об'єднана в мережі. Такою основою є інфраструктура інформаційних технологій (ІТ). У міру того, як дедалі більша кількість організацій стає залежною від інтеграції технічних засобів, програмного забезпечення, інформації та засобів комунікації для внутрішньої інтеграції з постачальниками і споживачами, формування ресурсів інфраструктури стає стратегічною необхідністю.

На сьогодні існують декілька визначень інфраструктури ІТ. Так Т.Девенпорт і І.Ліндер визначають її як “частина потенціалу організації, призначена для загального користування. Вона включає всі тротуари, алеї і магістралі, за допомогою яких обробляються електронна інформація, стандарти його ефективного використання, навички застосування як технології, так і інформації”.

Узагальнюючи різні підходи до визначення інфраструктури ІТ, можна вважати її інтегрованим набором технічних компонентів у сукупності з людськими здібностями, що формує спільно використовувану основу для забезпечення внутрішніх і зовнішніх ділових функцій організації. [11, 47-51 c.]

Управління людськими ресурсами на підприємстві починається з оцінки внутрішнього і зовнішнього середовища, тобто ефективно і правильно організованої роботи з відповідною інформацією. Зокрема, менеджери повинні знати, як досліджувати соціальні та економічні фактори, такі як мотивація співробітників, бажання клієнтів, ефективність власних зусиль тощо. Система досліджень має розподілятися на чотири рівні:

· Збір інформації. Для цього необхідно спочатку виділити об'єкти дослідження, наприклад, пов'язані з ринком, організацією в цілому, відділом в якому працює менеджер, співробітниками та власною діяльністю;

· Документація - повинна об'єктивно відображати процеси, які спостерігаються (за рахунок правильного вибору об'єктів дослідження та їх опису). Для фіксації кількісних даних з метою виявлення тенденції застосовують контрольну карту;

· Аналіз - статистичний аналіз, метод порівняння; аналіз якісних вимірювань. Фокусування на покращенні параметрів - головний принцип аналізу;

· Інформація про хороші результати підвищує рівень мотивації співробітників і корпоративну культуру. Окрім того, якщо співробітники знають про ключеві фактори успіху, вони краще розуміють свою роль в організації.



2. Інформація в менеджменті сфери послуг

2.1 Інформація в менеджменті та пп основні форми

Важливим чинником функціонування соціотехнічної системи є внутрішні і зовнішні інформаційні процеси. Їх раціональна організація - запорука ефективного управління виробничо-господарською діяльністю. Інформація, яка надходить і циркулює в середині організації, утворює змістове наповнення комунікативних процесів між працівниками та її зовнішнім середовищем.

Інформація є пов'язуючою основою процесу управління, оскільки містить необхідні для оцінки ситуацій та прийняття управлінських рішень відомості, завдяки яким керівник отримує змогу діяти свідомо та аргументовано.

Процес управління потребує постійного засвоєння та оброблення інформації, необхідного для підтримання стабільності та розвитку виробничо-господарської організації. Достовірна інформація про стан соціотехноекономічної системи та її взаємозв'язки із зовнішнім середовищем забезпечує її раціональне функціонування, збереження цілісності, якісної специфіки. Непоінформованість породжує суб'єктивізм, необґрунтовані рішення та дії, несумісні з ефективним управлінням. [10, 222-224 c.]

До появи і розвитку кібернетики, обчислювальної техніки й інформатики поняття “інформація” трактували як відомості, які передаються усним, письмовим чи іншим способом, у тому числі за допомогою технічних засобів. Тепер, зберігаючи первинний зміст, інформацію трактують як загальнонаукове поняття (спільне для усіх наук), яке охоплює обмін відомостей між людьми, людиною і автоматом (ЕОМ), автоматом і автоматом, передавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

Згідно з технологічним підходом поняття “інформація” визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об'єктом зберігання, передавання, перетворення (оброблення). Часто інформацією вважають сукупність даних, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття “статистична ймовірність” трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений Норберт Вінер (1894-1964) стверджував, що інформація - це визначення змісту, одержаного із зовнішнього середовища в процесі пристосування до людських відчуттів. [13, 142-145 c.]

Згідно із Законом України “Про інформацію” (із змінами, внесеними згідно із Законом № 1642-ІІІ (1642-14) від 06.04.2000 // ВВР, 2000, №27, сст.213.) інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи , в нашому випадку певної організації. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи. [15, 213 сст.]

Багато фахівців інформацією вважають відомості про об'єкт , сприйняті, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення конкретних завдань.

Розробка організаціями стратегічних планів, забезпечення підтримки діяльності співробітників, ідентифікація проблем, що виникають, та взаємодія з іншими організаціями багато в чому визначаються рівнем якості інформації. Один із способів огляду якості інформації полягає в оцінці її характеристик з точки зору їх значення для організації. В число значимих відмінних властивостей інформації входять час, зміст та форма

Вимоги до корисної інформації за відповідними ознаками (Додаток 2).

Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби управління процесами, які відбуваються у соціально-економічній системі. Для цього в багаторівневій системі менеджменту для кожного рівня встановлюють:

· Загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об'єкти управління;

· Періодичність надходження даних, які відображають динаміку соціально-економічних процесів;

· Оперативність оброблення даних із метою формування нової інформації, управлінських впливів;

· Строки доведення прийнятих рішень до об'єктів управління.

Загальна номенклатура даних, які використовують у менеджменті, охоплює такі категорії:

· Кількість та професійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;

· Матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;

· Стан основних засобів;

· Норми та нормативи використання ресурсів для здійснення господарської та виробничої діяльності об'єктів управління;

· Стан предметів праці в галузях діяльності (наприклад, у торгівлі - обсяг товарних залишків, реалізація товарів за певний період та ін.).

Групи даних виражають у системі конкретних показників, які містять кількісну або якісну характеристику об'єкта управління, явища чи процесу, що в них відбуваються. Як інформаційна одиниця, показник складається з найменування та кількісного значення. Найменування показника відображає його зміст та встановлює зв'язок із завданнями планування, обліку, контролю, аналізу відповідного явища або процесу. Воно утворюється з бази та конкретної частини. База показника відображає його основний зміст, а конкретна частина - реальний стан чи зміни об'єкта, явища чи процесу управління в просторі та часі, а також позначення їх одиниць.

Базу та конкретну частину показника використовують для пошуку, вибору та різноманітного групування соціально-економічних процесів чи явищ. [14, 87 c.]

2.2 Роль інформації в менеджменті сфери послуг

Інформація - це перш за все те, що сприяє зменшенню невизначеності вибору рішень, що забезпечує існування і функціонування будь-якої компанії чи організації.

По-перше, компаніям буває необхідна інформація, яка б могла суттєво вплинути на процес і сам бізнес. До такої інформації належать повідомлення про ціни на ринках і промислових стандартах в країнах, де компанія веде свій бізнес.

По-друге, виникає питання, як визначити економію від задіяної в процесі управління компанією інформації, отриманої за допомогою маркетингових досліджень. Різні компанії у разі застосування однієї і тієї ж вихідної інформації при веденні бізнесу матимуть різні результати. Відповідно і економія від цієї інформації буде різною, що обумовлено комплексом факторів, які у кожної компанії свої. А оскільки величина економії неоднакова, то і гранична вартість тієї чи іншої інформації буде різною.

По-третє, сама інформація несе в собі низку якісних відмінностей. Для максимального зменшення невизначеності при прийнятті рішень потрібна нескінченна кількість інформації. Таким чином, потреби управління будь-якої компанії в інформації практично необмежені.

Вступ України до СОТ призведе до глобальних змін у реальній економічній ситуації. Дослідження цих змін вимагатиме великого масиву інформації, і глобальні мережі готові до цього потоку. Розраховуючи на успішний бізнес в Україні, іноземні банки і фірми захочуть отримати чіткі відомості про потенційних українських партнерів - яке підприємство чи структуру необхідно підтримати, в якому напрямку їх розвивати. Українські підприємства також повинні знати, який потенційний інвестор може бути залучений до вирішення своїх виробничих завдань, що потребує інформації.

Засади роботи з такою інформацією в нашій країні ще досі не застосовані. У вузах практично не навчають умінню приймати рішення та проводити аналіз їх наслідків. Тому навіть менеджери підприємств, які працюють у цій галузі, тільки певною мірою уявляють собі способи прийняття рішень за допомогою інформаційних технологій. Приймаючи рішення, потрібно знати, за яких обставин підприємство може вийти на зовнішній ринок, а за яких йому достатньо використовувати внутрішні можливості та ресурси. Тоді стане зрозумілим, який стратегічний партнер необхідний компанії, що дозволить йому допомогти підготуватися до фінансування підприємства, створити умови для переговорів. [12, 32-33 c.]

Щоб прийняти правильне рішення, потрібні знання, які дозволять перетворити інформацію в матеріальний продукт. Для цього необхідно дотримуватись принципів філософії управління знаннями: по-перше, підвищити професійний рівень всіх співробітників компанії, щоб знання стали її спадком; по-друге, створити умови, за яких спеціалісти будуть ділитися знаннями, а рішення - прийматися на основі знань всіх, хто працює в колективі.

Конкретні дії для перетворення наявної інформації в матеріальний фактор компанії можуть включати:

· Структурування та формалізацію збору інформації із залученням консалтингових служб;

· Участь всіх співробітників у поповненні бази даних компанії;

· Введення різних заохочень та бонусів співробітникам за збір матеріалів для бази даних;

· Приклад керівників у ефективному використанні знань і поповнення бази даних.

Для досягнення успіху при здійсненні цих дій необхідно використовувати сучасні персональні обчислювальні системи. Водночас володіння інформаційними технологіями в значній мірі підвищує вартість компанії. При цьому слід усвідомлювати, що на вартість компанії впливають, по-перше, фондовий ринок, на якому котируються її акції; по-друге, зовнішнє інформаційне середовище, яке формує імідж компанії, її психологічне сприйняття потенційними споживачами; по-третє, якість бізнесу, в якому працює компанія, прозорість фінансової звітності та взаємовідносини в середині компанії. [2, 65-67 с.]

2.3 Шляхи удосконалення інформаційного забезпечення

Програму покрашення інформаційного забезпечення праці менеджера можна розглядати у вигляді проекту, в якому виділяється декілька етапів: визначення потреб в інформації, проведення системного аналізу, здійснення системного проектування (дизайну), створення і підготовка програм, впровадження, ефективне використання комп'ютерів.

Необхідний для управління обсяг інформації визначають з урахуванням розміру, спеціалізації підприємства, його організаційної структури, характеру розвитку внутрішньовиробничих зв'язків і зв'язків з іншими підприємствами та організаціями. При цьому враховують також суб'єктивні фактори: освіту й досвід керівництва, його організаторські здібності, методи й стиль керівництва та ін. Ефективна інформаційна система передбачає одноразовість реєстрації первинної інформацiп, чіткість форм і стислість записів, взаємну погодженість системи показників, уніфікацію документів тощо.

При організації інформаційних процесів доводиться вирішувати сукупність взаємопов'язаних питань, зокрема, яка інформація має надходити в управлінській орган, які структурні підрозділи і з якою періодичністю повинні давати інформацію, які матеріальні носії інформації (люди, оргтехніка), для якої групи управлінських працівників дається інформація і в якому вигляді.

Тому потрібно правильно розв'язати проблему організаційного регламентування діяльності апарату управління, вдосконалення економічних показників,, класифікації інформації, її кодування і документування. Слід досягти високої визначеності у розподілі посадових функцій службових осіб і при зміні прав та обов'язків працівників змінювати інформаційне забезпечення їх, перенацілювати потоки циркулюючої інформації, а також зменшити потоки непотрібної інформації. За даними обстежень, в багатьох підприємствах складають у 2-3 рази більше документів, ніж це потрібно для розробки і обґрунтування господарських рішень.

У той же час інформаційна система не повинна передбачати надмірності даних. За спостереженнями психологів, найбільший інтерес до праці буває тоді, коли людині дещо не вистачає знань для виконання роботи і це спонукає до її творчості. інформація менеджмент

Потреба у широкому впровадженні в менеджменті сучасних інформаційних систем висуває завдання підвищення впорядкованості логічних відношень між показниками, забезпечення однозначного їх вираження, упорядкованості термінів мови економічної інформації тощо.

Нині ведуться роботи зі створення єдиної системи класифікаторів техніко-економічної інформації (класифікатори продукції окремих галузей, класифікатори робіт і послуг, органів державного управління), а також республіканські стандартів і технічних умов. Розробляється єдина система економічних класифікацій і номенклатур так званої інформаційної мови, що дає змогу однозначно описувати систему показників та зв'язок між ними за обсягом поняття й орієнтувати об'єкт на використання сучасної техніки для обробки, зберігання і пошуку даних. Інформаційна мова включає словник для переведення природної мови на інформаційну (диспетчер), спеціальний словник - опис усіх використовуваних класифікацій та інших логічних відношень між термінами логічної мови (тезаурус) і, нарешті, правила граматики, за допомогою яких з окремих термінів будуються речення (показники). [8, 78-86 c.]

Велике значення має впорядкування документації, що є матеріальним носієм економічних даних. Потрібно розробляти і впроваджувати в практику діяльності підприємств та об'єднань машино орієнтовані форми документів, що пристосовані для обробки їх за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечити класифікацію і впорядкування документів, раціоналізувати технологічний процес формування документів на основі аналізу схем руху документів і показників.

У процесі аналізу потоків інформації визначають особливості діючої системи менеджменту, методи і стиль роботи управлінського апарату, виявляють недоліки в організації управління, визначають загальний обсяг інформації, яку збирають і переробляють, з'ясовують забезпеченість керівних працівників потрібною інформацією, обчислюють потребу в технічних засобах збирання і передачі інформації тощо.

Аналіз потоків інформації дає змогу перейти до створення інформаційних моделей, які відображують технологію підготовки і маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв'язок з структурними підрозділами й особами, що беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі об'єкта можуть мати вигляд описів, схем, графіків, таблиць, матриць.

У процесі аналізу документованої інформації визначають кількість застосованих форм первинних і зведених документів, що створюються управління за місяць і по кожній формі; кількість показників кожної форми перерахунку на місячний потік тощо. Результати кількісної і якісної оцінки кожного документа записують у спеціальні картки або бланки. Матеріали карток обстеження, що складаються на один документ, заносять потім у відомість “ведена характеристика документа”.

Недокументовану інформацію аналізують за допомогою усного опитування, анкетного обстеження, а також фотографії робочого дня управлінських працівників. У процесі усного опитування або анкетування визначають перелік інформації, що надходить до обстежуваного працівника, і вихідної від нього із зазначенням адресатів й періодичності.

На практиці застосовують різні форми індексації: цифрову - цифровий запис у документах, цифрове зображення на лічильниках, табло; алфавітну - словесний запис у документі, підписи на лічильниках, табло; символічну - умовне зображення на креслення, мнемосхемах; предметно-телевізійне зображення, фотознімок тощо. [9, 43-48 c.]

Економічна інформація часто фігурує у вигляді алфавітно-цифрових сигналів. Для того щоб підвищити аналітичні властивості інформації і привести її у форму, зручну для вибору рішень, слід широко використовувати різні таблиці, схеми, графіки тощо.

Використовувана в менеджменті інформація має різний ступінь постійності, тобто період, протягом якого певні відомості зберігають своє значення. Розрізняють постійну, умовно-постійну і змінну інформацію. Значення постійної інформації не змінюється протягом тривалого періоду (назва підприємства, його спеціалізація, розмір за земельною площею). Умовно-постійна інформація характеризується меншою тривалістю періоду, протягом якого зберігається її значення (норми виробітку, ціни тощо). Змінна інформація має випадковий характер виникнення (обсяг виконання робіт, кількості виробленої продукції). Дані про обсяг постійної, умовно-постійної і змінної інформації, що циркулює на підприємстві, використовують при визначенні загальної потреби в технічних засобах механізації інформаційних процесів.

У процесі вивчення інформаційних потоків описують інформаційні характеристики аналітичних завдань, відділів і служб підприємств, визначають кількість завдань, розв'язання яких пов'язане з використання різних типів обчислювальної техніки.

Завданням дослідження інформаційних потоків на підприємстві є також визначення ступеня повноти використання інформації і розробка заходів щодо скорочення кількості даних, що надходять в об'єкт управління від вищестоящих і нижчестоящих органів і які виникають безпосередньо в об'єкті.

Складно проблемою раціональної організації менеджменту є збирання, обробка і передача інформації. Успішне розв'язання її пов'язане з попереднім з'ясування таких питань:

1) Яка інформація про хід роботи має надходити з відділка, бригад, від окремих виконавців

2) Хто повинен давати цю інформацію і за допомогою яких засобів

3) Кому і яку інформацію слід давати і в якому вигляді

4) Як забезпечити надійність інформації, її вірогідність, як організувати її перевірку, якщо це потрібно

5) Які завдання повинні передаватися виробничим підрозділам і які строки доведення їх до виконавців.

Ефективність системи збирання первинної інформації підвищується за організації диспетчерської служби, а також застосування автоматичних установок для обліку і дистанційного контролю за виробництвом.

В останні десятиріччя головним напрямом перебудови менеджменту і його радикального удосконалення стало масове використання найновішої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі інформаційно-управлінських технологій.

За визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія - це комплекс взаємопов'язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що мають своїм основним предметом методи ефективної організації людей, зайнятих обробкою і збереженням інформації, обчислювальну техніку і методи організації її взаємодії з людьми, виробничим обладнанням, а також пов'язані із усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. [7, 277-286 c.]



Висновок

Інформація в процесі управління, в діяльності керівника - це один із найважливіших факторів , який впливає на ефективність управління і розвиток організації в цілому.

Як відомо, щоб об'єкт управління не був банкрутом в умовах ринкової економіки, необхідно організувати кваліфіковане керівництво цим об'єктом. Проте оперативне і якісне керівництво залежить не в останню чергу від своєчасного забезпечення менеджерів і фахівців об'єктивною для цього інформацією.

Що таке інформація для керівника? А інформація для керівника - це як органи чуттів для людини.

Щоб керівник спланував діяльність організації і визначив її мету, йому потрібна інформація про: поведінку споживача, його вимоги; насиченість ринку конкурентами; оцінити ринок постачальників сировини (якщо діяльність виробничого характеру), засобів праці; оцінити політику держави щодо обраної сфери діяльності. Для цього потрібна інформація про ринки.

Щоб керівник організував діяльність, створив певну виробничу структуру, він підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження, або право використовувати ресурси організації. Для цього потрібна інформація про працівників. Мотивуючи і контролюючи працівників, керівник обмінюється з ними певною інформацією. Отже ми бачимо наявність інформації у виконанні кожної функції управління , а це вже показує на скільки інформація важлива в діяльності керівника.

Розглядаючи фактори, які негативно впливають на менеджмент - це економічні кризи в країні та в самій організації, несприятлива політика, можна відзначити цінність тієї інформації, яка б могла попередити керівника про майбутні події.

Діяльність керівника прямо залежить від інформації, яку він отримує ззовні і яка циркулює в організації.



Список використаних джерел

1. Бронніков М.К. Проблеми теорії та практики менеджменту. - 2000, 123-124 с.

2. Довгань Л.Є. Праця керівника або практичний менеджмент. - К., “ЕксОб” 2002, 65-67 с.

3. Завадський Й.С. Менеджмент. - К., 2000, 239-241 с.

4. Осовська Г.В. Основи менеджменту. - К.,2003, 155-160 c.

5. Твердохліб М. Інформаційне забезпечення менеджменту. - К.,2004, 89-101 c.

6. Туленков Н.В. Введення в теорію та практику менеджменту. - К.,2007, 147-150 c.

7. Федулова Л.І. - Актуальні проблеми менеджменту в Україні. - К.,2005, 277-286 c.

8. Федулова Л.І. - Менеджмент організації. - К.,2004, 78-86 c.

9. Бланк І.А. Торговельний менеджмент. - К., 2000, 43-48 c.

10. Большаков О.С. Менеджмент. - СПб., 2000, 222-224 c.

11. Стонер Дж., Долан Е. Вступ у бізнес. - К., 2000, 47-51 c.

12. Палеха Ю.І. Менеджмент в Українi. - К., 2001, 32-33 c.

13. Галькович Р.С., Набоков В.І. Основи менеджменту. - М., 2001, 142-145 c.

14. Кабушкин М.І. Основи менеджменту. - Мінськ, 2000, 87 c.

15. Закон України “Про інформацію” (із змінами, внесеними згідно із Законом № 1642-ІІІ (1642-14) від 06.04.2000 // ВВР, 2000, №27, сст.213.)



Додаток

Таблиця 1.

Класифікаційна ознака	Види інформації
За джерелами виникнення	Зовнішня - надходить від різних організацій (вхідна) і до них (вихідна) Внутрішня - циркулює між підрозділами організації
За ступенем оброблення	Первинна Вторинна (похідна)
За ознакою стабільності	Постійна (умовно-постійна) - не змінюється протягом певного часу (нормативи, норми, розцінки, плани) Змінна - відображає кількісну та якісну характеристику, результати на певну дату чи час
За характером реєстрації (фіксації)	Фіксована (документована) - на паперових і технічних носіях Нефіксована - передається усно
За рівнем систематизації	Систематизована (бухгалтерська й статистична звітність) Несистематизована - листи, довідки тощо
За напрями руху	Пряма Зворотна
За змістом даних	Науково-технічна, управлінська, обліково-статистична
За роллю в процесі управління	Директивна, розпорядча, нормативна, прогнозна, планова, облікова, звітна, контрольна, аналітична



Вимоги до корисної інформації по відповідних вимірах

Размещено на Allbest.ru

...