Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Оформление реквизитов документа

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит - это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями, назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:

1 -- Государственный герб Республики Беларусь;

2 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 -- код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 -- код документа по [3];

5 -- наименование вышестоящей организации;

6 -- наименование организации;

7 -- наименование структурного подразделения;

8 -- почтовый адрес отправителя;

9 -- коммуникационные и коммерческие данные;

10 -- название вида документа;

11 -- дата;

12 -- регистрационный индекс;

13 -- ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 -- место составления или издания;

15 -- гриф ограничения доступа;

16 -- адресат;

17 -- гриф утверждения;

18 -- резолюция;

19 -- заголовок к тексту;

20 -- отметка о контроле;

21 -- текст;

22 -- отметка о наличии приложения;

23 -- подпись;

24 -- гриф приложения;

25 -- гриф согласования;

26 -- визы;

27 -- печать;

28 -- отметка об исполнителе;

29 -- отметка о заверении копии;

30 -- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 -- отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 -- отметка о переносе данных на машинный носитель.

Государственный Герб Республики Беларусь - это официальный отличительный знак, эмблема организации. Он изображается на бланках документов органов государственной власти, министерств, ведомств, органов суда, прокуратуры, арбитража. Круг подведомственных организаций, которые имеют право изображать герб на своем бланке, определяет каждое министерство. Изображение помещается на верхнем поле документа. Диаметр изображения - не более 20мм. документ реквизит

Эмблема организации - это условное или символическое изображение, отражающее основное направление ее деятельности. Помещается на бланке организации. Гост 6.38-90 указывает, что в качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы располагается на верхнем поле документа или, чаде, на левом поле бланка документа. Эмблема помогает различить документ, но ее изображение не заменяет название организации.

Наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения - эти реквизиты относятся к автору документа. Автором служебного документа выступают учреждения, организации, предприятия. Наименование вышестоящей организации указывается только на документах, имеющих ведомственное подчинение.

Наименование структурного подразделения указывается только тогда, когда документ издается структурными подразделениями организации. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованиями, установленными соответствующими правовыми актами (если имеется сокращенное название, то указывается при угловом расположении).

2. Юридический адрес организации

Коммуникационные данные указываются на внешних документах. Он включает индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, адрес сайта, номер счета в банке (с указанием отделения банка, в котором он зарегистрирован).

Например:

220012, г.Минск,

ул. Бородинская, 17-3

тел. (017)219-00-00

E-mail:

р/с 3042302935860

в АКБ «Белбизнесбанк»,

г. Минск, код 709

Название вида документа. Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида - протокол, акт, решение, приказ и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Пишется прописными (заглавными) буквами.

Дата. Это дата подписания документа. Дата - составня часть поискового признака документа. Оформляется арабскими цифрами. На нее отводится восемь знаков (по паре цифр на число, месяц, год и две разграничительные точки). Помимо даты, проставленной на бланке, датируются также все стадии оформления и обработки документа (согласование, визирование, утверждение, проставление резолюции, получение документа, исполнение).

Индекс документа - это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов - приказов, протоколов, распоряжений - это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия документа) и порядкового номера отправляемого документа. Например:

06.10.2011 № 02-12/19

где - 02 - номер структурного подразделения;

12 - номер дела по номенклатуре;

19 - порядковый номер документа.

Ссылка на индекс и дату входящего документа ставится только на служебных письмах, т.к. этот реквизит предполагает ответ на ранее посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа - важнейший поисковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении - найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа. Например:

На № 03-12/34 от 06.10.2011

Место составления или издания документа ставится на внутренних документах и указывает на место нахождения автора документа. Это либо название города, либо название населенного пункта, района, области.

Заголовок к тексту должны иметь все документы. По нему сразу, не читая, можно получить общее представление о содержании документа. Он формулируется кратко, слилистически отвечает на вопрос «о чем?»: «О приеме….», «Об отмене…», «Об отказе….». Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол - чего?; должностная инструкция - кому?

Адресат - адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации, должностным лицам и представляемые руководству. Адресат - сложный реквизит, в него могут входить следующие части:

- наименование организации получателя (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- указание фамилии и инициалы (в дательном падеже);

- почтовый адрес получателя.

Например:

УП «Служба Энергетика»

Отдел снабжения

Ведущему специалисту

Иванову И.И.

ул. Бородинская, 17-3

220010, г.Минск,

Республика Беларусь

Гриф утверждения. Утверждение - способ удостоверения документов, который санкционирует их содержание и распространяет их действие на определенный круг организаций и лиц. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, штатные расписания, инструкции, акты, протоколы. Необходимость утверждения этих видов документов обычно предусматривается в нормативных актах. Утверждения производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: утверждение должностным лицом и утверждение изданием распорядительного документа. Издание утверждающего распорядительного документа целесообразно в тех случаях, когда требуются разъяснения, дополнительные предписания и т.д.

Утверждение должностным лицом состоит из слова УТВЕЖДАЮ, которое пишется прописными буквами, указания должности руководителя (в именительном падеже) с указанием названия учреждения, личной подписи руководителя, расшифровки фамилии с инициалами и даты утверждения.

Утверждение изданием распорядительного документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (пишется прописными буквами), указывается вид распорядительного документа (в именительном падеже), его дата и номер издания.

Резолюция. Документ после первичной обработки и регистрации направляется руководителю (организации или структурного подразделения), который должен в резолюции указать порядок исполнения документа. Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. Она должна быть четкой и лаконичной.

Текст резолюции содержит обращение (кому поручается), указывается фамилия в повелительном наклонении, поручение-действие и срок его выполнения.

Отметка о наличии приложения. Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров. Например:

Приложение: план мероприятий на 2л. в 3 экз.

Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров, которые пишутся всегда сокращенно. Например:

Приложение на 5 л. в 1 экз.

Подпись - реквизит любоко служебного документа. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи.

Согласование документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Поэтому многие документы до подписания согласовываются с заинтересованными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Внутреннее согласование - это согласование внутри одной организации, оформляется визой. Виза состоит из наименования должности визирующего, его подписи и расшифровки.

Внешнее согласование - это согласование с подчиненными и неподчиненными органами, НИИ, общественными организациями, оформляется грифом согласования.

Гриф согласования имеет два варианта написания: согласование с должностным лицом и согласование документом коллегиального органа. Начинаются оба варианта словом СОГЛАСОВАНО (пишется прописными буквами). Затем, в первом случае, указывается название должности, включая наименование организации, лица, с кем согласовывается документ; его личная подпись; расшифровка (инициалы, фамилия); дата. А во втором указывается вид документа, включая название коллегиального органа; номер документа; дата. Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель таможенного

Комитета Республики Беларусь

(Л.П.)А.Г. Федоров

20.10.2011

Отметка исполнителя ставится только в исходящих документах, указывая на непосредственного исполнителя, позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

Отметка о поступлении включает в себя наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении и направлении документа в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ даты направления документа вдело, подписи руководителя. Например:

В дело № 09-19

Подготовлен ответ

Исх. № 03-13/34 от 10.10.2011.

(Л.П)Дата

3. Оформление бланка документа

Бланк документа -- это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Организации независимо от формы собственности разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое -- 30 мм, правое -- не менее 8 мм, верхнее и нижнее --не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

4. Оформление отдельных видов документов (приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо)

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями организаций, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительных документов. Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть отсутствует в приказах по личному составу. Распорядительная часть несет основную нагрузку и излагается в повествовательной форме. Она начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Формулировки этой части должны быть конкретными, не должны противоречить ранее изданным распорядительным документам.

Указывается конкретный исполнитель (организация, должностное лицо, структурное подразделение), предписываемое действие (что нужно сделать) и срок исполнения. Последним пунктом в приказах, решениях и распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Подписывается приказ руководителем организации.

Частное торговое унитарное предприятие

«Служба Энергетика»

ПРИКАЗ

10.10.2011№ 155

г. Минск

О порядке выдачи канцелярских принадлежностей заведующего хозяйством предприятия

В целях улучшения обеспечения работников предприятия необходимыми канцелярскими принадлежностями

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складским хозяйством Иванову И.И. принимать от работников предприятия заявки до 25 числа каждого месяца включительно. Обеспечение необходимыми принадлежностями производить в срок не позднее 1 числа следующего месяца.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника отдела снабжения Сидорова В.В.

Указание - распорядительный документ, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Подписываются указания заместителем руководителя или начальниками структурных подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжиние. В ней могут быть перечилсены факты, события, дана их оценка. Распорядительная часть несет основную нагрузку и изгалается в повествовательной форме. Она начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Во всем остальном указание составляется по проекту приказа.

Протокол - организационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Вести протолок должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4 и имеет реквизиты внутреннего документа. Дата протокола - это дата заседания, а не окончательного оформления. Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседания, собрания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Текст протокола подразделяется на две части: вводную и основную. Во вводной части указываются председательствующий, секретарь, повестка дня. В основное - фиксируется ход заседания.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответвии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. После этого указываются фамилия и инициалы докладчика, замем через тире пишется краткая запись текста доклада, изложенная в первом лице.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения аналогичка. В случае необходимости после фамилии выступающего можно в скобках указать наименование должности. Изложение текста выступления оформляется в первом лице.

После раздела «ВЫСТУПИЛИ» оформляется раздел «РЕШИЛИ». Постановляющая часть должна быть лаконичной, не допускающей двоякого толкования. Она излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, обязать) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения.

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретать.

Акт составляется несколькими уполномоченными лицами и подтверждает установленный факт и события. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом, протоколом).

Размещено на Allbest.ru