Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

• ОГЛАВЛЕНИЕ
• 1 Обзор законодательных и нормативных актов Российской Федерации и субъектов РФ документации и документационного обеспечения управления
• 2 Применение новых информационных технологий в делопроизводстве
• 3 Основные свойства и функции документа
• 4 Структура документа
• 5 Системы и комплексы документации
• 6 Организация хранения документов и обеспечение их сохранности
• 7 Автоматизация документационного обеспечения управления
• Приложение 1
• Приложение 2
• Приложение 3
• Приложение 4
• Приложение 5
• 1 ОБЗОР ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И СУБЪЕКТОВ РФ ДОКУМЕНТАЦИИ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
• Общие принципы организации документационного обеспечения управления регламентируются законодательством Российской Федерации.
• В основном законе Российской Федерации - Конституции говорится о том, что «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом». «Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается».
• Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации, составляющей основу гражданского законодательства, устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д.
• Так статья 52 Гражданского кодекса РФ устанавливает виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и состав необходимых реквизитов. Глава 27 содержит в себе общие положения о договоре, т.е. соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, определение формы и особенности заключения, изменения и расторжения договора.
• Уголовным кодексом Российской Федерации предусматриваются наказания за нарушения тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений.
• 22 октября 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон регулирует отношения владельцев и пользователей архивными документами в сфере организации хранения, комплектования, учета и исполнения архивных документов независимо от формы их собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.
• В вышеуказанном законе говорится о защите прав собственности на архивные документы, что изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещено. Огромный минус закона - отсутствие норм, устанавливающих порядок изъятия этих документов.
• Согласно Закону организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
• В соответствии с Законом организации обеспечивают в соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные муниципальные архивы.
• Наряду с вопросом о систематизации дел, в Законе установлена ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации
• Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.
• В законе Российской Федерации «О государственной тайне» определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением государственной тайны.
• Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау).
• Совокупностью принципов и правил, устанавливающей единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях, является Государственная система документационного обеспечения управления.
• В данной системе устанавливаются единые требования к организации документирования, которые распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники. Эти требования выступают в качестве нормативно-методической базы для совершенствования документирования и повышения его эффективности посредством унификации состава и форм документов, совершенствования работы служб документационного обеспечения управления на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
• Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
• Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
• «Перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Данный перечень должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
• ГОСТ Р 6.30-2003 является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организации. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов.
• Практическое значение имеют рекомендации по организации внедрения ГОСТ Р 6.30-2003. Поскольку стандарт имеет рекомендательный характер, основой его внедрения должна стать разработанная инструкция по делопроизводству, которая утверждается руководителем организации и получает статус распорядительного документа, являющегося обязательным для исполнения всеми сотрудниками.
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение этих терминов.
• Терминологические стандарты обеспечивают правильность и стабильность терминоупотребления, устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют тем самым упорядочению терминологии. Термины, закрепляемые в стандартах, применяются во всех видах документации, в научной, учебной и справочной литературе.
• 2 ПРИМЕНЕНИЕ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
• Ряд статей Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» посвящен созданию, функционированию и правовому регулированию информационных систем и информационно-телекоммуникационных сетей.
• Установлено, что передача информации посредством информационно-телекоммуникационных сетей осуществляется без ограничений при условии соблюдения установленных федеральными законами требований к распространению информации и охране объектов интеллектуальной собственности.
• Развивающийся рынок программного обеспечения позволяет организациям приобретать любые современные информационные системы и технологии, применяемые в сфере делопроизводства, компьютерную и копировальную технику, современные средства связи. Такие системы носят различные названия: «система автоматизации документооборота», «система автоматизации делопроизводства и документооборота», «система управления делопроизводством», «распределенная система управления документами», «электронный архив» и т.п.
• Все большее распространение получают технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование) и средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов. Распространены также другие сервисы для работы с электронными документами, вплоть до антивирусной защиты документов, распространяемых по организации.
• Применение современных информационных технологий в делопроизводстве в рамках правового режима, установленного Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», позволяет значительно повысить содержательность делопроизводства - за счет увеличения скорости регистрации, учета, поиска, архивирования и других технологических операций.
• Благодаря современным электронным системам документооборота, секретари и другие работники делопроизводства смогут уделять больше времени качеству подготовки управленческих документов, ведению номенклатуры дел, контролю исполнительской дисциплины и соблюдению нормативных требований.
• Составляющие эффективности при использовании систем автоматизации делопроизводства и документооборота:
• - во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;
• - организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;
• - поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации;
• - система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;
• - создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры;
• - минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз;
• - качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.
• Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.
• - АС ДОУ позволяет решить ключевой вопрос делопроизводства. Она позволяет реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости;
• - создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением;
• - появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная АС ДОУ должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны;
• - снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи);
• - АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (так называемые ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами;
• - АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.
• «Западный» подход к делопроизводству, особенно в негосударственных структурах, изначально характеризовался максимальной децентрализацией работы с документами. Однако усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых информационных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию технологий коллективной работы над документами и контролю за документационной деятельностью организации.
• В России уже давно сложилась, в определенной степени унифицировалась и была тиражирована в национальном масштабе технология ДОУ, которая сейчас начинает переосмысливаться в терминах информационных технологий. Таким образом, сегодня у нас есть детально проработанная технология ДОУ, компьютерные реализации которой представляют интерес для многих стран мира, в том числе опережающих нас в области собственно информатизации.
• Таким образом, актуальными проблемами сегодня в области АС ДОУ являются:
• - повышение делопроизводственной грамотности в организациях и на предприятиях, в первую очередь, руководителей различного ранга и специалистов в области информационных технологий;
• - повышение компьютерной грамотности документоведов и делопроизводителей, поскольку их роль в развитии информационных технологий ДОУ ключевая;
• - подготовка и принятие предложений по унификации и делопроизводственных процедур и форматов документационного взаимодействия на государственном уровне.
• 3 ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
• Следует отметить, что ранее российское законодательство не содержало единообразного толкования понятия «документ» и использовало различные подходы при его определении. В соответствии с одним из них документом признавался материальный объект с зафиксированной на нем информацией; данный подход и сейчас используется в ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 №78-ФЗ «О библиотечном деле». Согласно ст. 2 Федерального закона от 20.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (утратил силу), ст. 2 Федерального закона от 04.07.1996 №85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (утратил силу) под документом понималась зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. С прекращением действия в 2006 г. последних двух из упомянутых Федеральных законов законодатель отдал предпочтение первому подходу к определению понятия «документ».
• Новая редакция Закона №77-ФЗ определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Таким образом, законодатель распространил на определение понятия «документ» позицию, ранее содержавшуюся в Федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об участии в международном информационном обмене», согласно которой в качестве обязательного элемента документ должен содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать.
• Центральным элементом понятийного аппарата, применяемого при регламентации договорных отношений с использованием электронных документов, является термин «электронный документ». Однако, прежде чем правильно определить его правовую сущность, необходимо четко уяснить, что именно представляет собой документ вообще.
• Впервые в русский язык термин «документ» (от лат. documentum - доказательство) был введен Петром I, который перевел его как «письменное свидетельство». В общем словоупотреблении документами называют письменные акты официального и неофициального характера, составленные для установления или удостоверения тех или иных фактов, все другие письменные акты (например, литературные произведения), а также предметы материального мира, на которых иным способом, нежели письменными знаками, зафиксирована информация (чертежи, рисунки, фотографии, аудио- и видеозаписи и т.д.).
• В ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов», под документом понимается «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». Такое расхождение в подходе российского законодателя к определению понятия «документ» позволяет некоторым представителям современной отечественной правовой доктрины относить к документам фотографии, видеозаписи, фонограммы и т.п. и даже ставить знак абсолютного тождества между документом и носителем информации. Вместе с тем сфера указанного Закона распространяется исключительно на документы как составляющие библиотечно-информационного фонда Российской Федерации.
• Безусловно, в юридической литературе подход, согласно которому документами следует считать любые предметы, предназначенные удостоверять юридические факты, независимо от того, носят они письменный характер или нет, существовал и до принятия Федерального закона «Об обязательном экземпляре документа». Изначально такая точка зрения была распространена среди немецких криминалистов, полагавших, что письменная форма для документа не обязательна. Такое понимание ими документа объяснялось, в частности, тем, что в немецком языке слово «Urkunde», которым обозначается документ, подразумевает не только письменный акт, но и любой материальный предмет, способный о чем-либо свидетельствовать. Из советских юристов такую позицию разделял проф. А.Н. Трайнин. Он отмечал, что «документом следует признавать всякий предмет, предназначенный по своему содержанию служить доказательством фактов, имеющих юридическое значение». Ряд советских криминалистов также предлагали расширить содержание понятия «документ» и относить к документам фотографические снимки. Так, И.Г. Маландин указывал на то, что было бы неправильно считать документом только письменные акты и что к ним следует отнести и фотографические снимки (фотодокументы). После того как в криминалистической практике стали широко использоваться фотографические, киносъемочные, звукозаписывающие и иные технические средства, данная позиция приобрела новых сторонников. По их мнению, при традиционном определении документа как письменного акта объективно суживаются возможности установления истины, не учитываются новейшие научно-технические достижения, позволяющие разными способами фиксировать информацию.
• Ошибка изложенного подхода состоит в том, что объем понятия «документ» отождествляется с объемом понятия «письменное доказательство», в результате чего документ признается наиболее общим понятием, охватывающим схемы, чертежи и иные письменные материалы, а иногда даже выходит за его рамки (когда документами признаются аудио- и видеозаписи, изображения и т.п.). Как верно отмечает Я.М. Яковлев, «понятие письменного доказательства шире, чем понятие «документ». Кроме того, любое изменение в законодательстве существенных признаков документа с неизбежностью повлечет серьезные юридические последствия, поскольку во всех отраслях права с документами связываются многочисленные права и обязанности юридических лиц (в том числе государственных органов), должностных лиц и граждан (включая предпринимателей). К сожалению, российский законодатель не всегда четко разграничивает данные понятия, что, в свою очередь, приводит к несоответствию одних правовых актов другим.
• Юристу с понятием «документ» приходится сталкиваться в любой отрасли права. В гражданском праве вопрос о документе неразрывно связан с вопросом о форме сделки, в семейном - с оформлением брака и развода, в трудовом - с вопросами приема на работу и увольнения с работы. В уголовном праве документ может выступать даже как объект преступления (например, при подлоге или похищении документов). Из приведенных примеров использования понятия «документ» в отдельных отраслях права видно, насколько широко и разнообразно это использование. В связи с данным обстоятельством в отечественной правовой доктрине получила распространение позиция, согласно которой выработка единого определения понятия «документ» не только невозможна, но и не нужна. Так, И.Г. Маландин утверждал, что дать определение понятию «документ», «пригодное для всех случаев жизни», невозможно, «ибо с криминалистической и, например, гражданско-правовой точки зрения эти понятия всегда будут различны». Такого же мнения придерживалась и проф. Т.Л. Сергеева.
• Данная точка зрения вызвала обоснованные возражения у сторонников закрепления единого легального определения понятия «документ». При определении понятия «документ» нельзя исходить только из частных признаков, которыми обладают документы, используемые в соответствующей отрасли права. Рациональнее выявить общие признаки, характеризующие любой из возможных документов. То, что в каждой отрасли права документы имеют свои специфические особенности, еще не означает, что все документы не обладают общими признаками. Кроме того, если определения понятия «документ» действительно были бы разными для каждой отрасли права, то один и тот же документ в зависимости от того, в сферу какой отрасли права он попадает, определялся бы по-разному, а возможно, и не считался бы документом вовсе. Например, если в процессуальном праве признать документами аудио- и видеозаписи, то без внесения соответствующих изменений в нормы материального права понятие «документ» в материальном праве не будет распространяться на таковые.
• Документ в широком смысле этого слова представляет собой сочетание определенного материала (т.е. носителя документа, правовая сущность которого будет рассматриваться в настоящей работе при анализе понятия «электронный документ»), а также содержащихся в нем письменных знаков, которые составляют его форму, воплощаемую в реквизитах документа, и содержание. Составитель документа отражает в нем свое знание об определенных событиях, явлениях, процессах, предметах и лицах. Знание, в свою очередь, «есть присущее человеку субъективное свойство кумулятивного характера, оно накапливается на основе обучения и практического опыта». Письменные знаки, при помощи которых формируются содержание и реквизиты документа, могут быть самыми разнообразными. Обычно ими бывают привычные для нас буквы различных алфавитов или цифры. Однако такими знаками могут быть и телеграфные знаки, шифры, а также символы языков программирования ЭВМ.
• На письменный характер документа как на один из его основных признаков указывается во многих трудах советских юристов. Так, согласно точке зрения С.В. Васильева «документ - информация о фактах, имеющих юридическое значение, зафиксированная на материальном носителе, к реквизитам и форме которого действующее законодательство может предъявлять специальные требования».
• Свойство письменности является хотя и обязательным, но не исключительным признаком документа. Литературные произведения, ноты, нормативные акты и другие предметы, назначением которых является отражение в письменных знаках знаний людей об определенных вещах, так же как и документы, представляют собой неразрывное сочетание носителя документа и письменных знаков, закрепляющих на носителе результат мыслительной деятельности его составителя.
• Что же тогда отличает документы от целого ряда других предметов, назначением которых является отражение в письменных знаках знаний людей об определенных вещах? Этим специфическим отличием документа от других письменных актов является его содержание, включающее в себя информацию (данные) об обстоятельствах, имеющих правовое значение, т.е. о юридических фактах. Юридическими фактами могут быть события, состояния (обстоятельства, имеющие юридическое значение, непрерывно существующие в течение длительного периода времени), а также деяния (юридические действия - правомерные и неправомерные или бездействие в тех юридически значимых ситуациях, в которых правовыми нормами предусмотрено определенное действие), оказывающие влияние на общественные отношения, регулируемые правовыми нормами. Исходя из вышеизложенного, по содержанию документы необходимо отличать, с одной стороны, от всех иных, зачастую ошибочно именуемых документами, письменных актов, содержащих ту или иную информацию, а с другой - от нормативных актов. Документы основаны на нормах права, соответствуют им, но нормативными актами не являются, так как они могут быть лишь актами реализации на практике предписаний правовых норм, актами, с помощью которых их составители устанавливают или удостоверяют юридические факты. Эта вполне обоснованная, на наш взгляд, точка зрения разделяется целым рядом ученых-юристов. Документы, используемые в сфере гражданского права, содержат волеизъявления юридических и физических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение соответствующих гражданских правоотношений.
• Исходя из проведенного анализа квалифицирующих понятие «документ» признаков, представляется целесообразным дать следующее определение данному понятию, которое можно было бы использовать в Законе об информации взамен существующей в настоящий момент легальной дефиниции документа: документ - это письменный акт, составленный компетентным лицом в предусмотренной соответствующим правовым актом или договором форме, содержащий реквизиты, которые позволяют идентифицировать закрепленную в нем информацию, устанавливающую или удостоверяющую юридические факты. Данное определение не содержит упоминания о носителе документа, в связи с чем необходимо также предусмотреть в Законе об информации определение понятия «носитель документа», которое содержало бы требования, предъявляемые законодателем к носителю документа.
• 4 СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА
• Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 01-17), содержательную (реквизиты 18-21), оформляющую (22-30). Реквизиты 01-14 заголовочной части могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).
• Реквизиты «Герб», «Эмблема». Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021) .
• Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа». В правом верхнем углу унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты расположено два «окошка». В нижнем указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Проставление этого кода в унифицированных формах является обязательным. Код по ОКПО присваивается организации в процессе регистрации органами статистики, и вы при необходимости можете уточнить его у главного бухгалтера вашей организации.
• Реквизит «Наименование организации». Указывается строго в соответствии с учредительными документами (уставом, для бюджетников - Положением об организации). Сокращенное наименование организации указывают ниже полного или за ним, но только в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств, если они являются авторами документов, указывают ниже наименования организации. Наименование организации, указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документа, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное или иноязычное. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций - субъектов Российской Федерации.
• Реквизит «Справочные данные об организации». Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
• Реквизит «Наименование вида документа». Для текстовых документов (кроме писем) печатается прописными буквами полужирным шрифтом в разрядку. Разрядка, то есть пробел после каждого знака, используется в том случае, если наименование документа составляет менее 8 знаков. При написании названия документа «Должностная инструкция» разрядка не используется, а вот слово «Акт» принято писать с двойной (два пробела после каждого знака) разрядкой.
• Реквизит «Дата документа». К сожалению, на практике можно встретить документы, на которых вместо даты стоит обозначение «б/д», что, по мнению автора документа, должно обозначать «без даты». Это совершенно недопустимо, потому что дата является одним из важнейших реквизитов документа.
• Реквизит «Регистрационный номер документа». Фиксирует факт создания документа и проставляется организацией-автором. Для отправляемых в другие организации документов этот номер является исходящим. Он находится на одном уровне с датой и вписывается так же, как и дата, после подписания или утверждения документа руководителем. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который организация может дополнить по своему усмотрению индексом дела по номенклатуре, информацией о первичном документе, исполнителе, корреспонденте и т.п.
• Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
• Реквизит «Место составления или издания документа». Указывается на протоколах, актах, в текстовых (неунифицированных) формах приказов в том случае, если его определение затруднено по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания указывается с учетом административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения. Располагается ниже даты и номера документа.
• Реквизит «Гриф утверждения документа». Утверждение - это особый способ удостоверения некоторых видов документов. Документы, подлежащие утверждению, вступают в силу только после их утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
• Реквизит «Резолюция». Надпись на документе, сделанная руководителем и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется на первом листе документа, на свободной части листа. Не рекомендуется наносить резолюцию на полях документа, а также по тексту - это затрудняет как прочтение текста, так и резолюции. Некоторые руководители используют для нанесения резолюции листки из именного блокнота или «кубика», прикалывая их степлером в левом верхнем углу листа. Советуем своевременно отказаться от этой привычки. Такой способ довольно часто приводит к утрате важной информации и создает проблемы при формировании и прошивке дел. При отсутствии места для нанесения резолюций они оформляются на отдельном листе формата А4. Ниже заголовка «Лист резолюций» указывается наименование, дата и номер документа, к которому относятся резолюции.
• Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок к тексту используется при оформлении актов, инструкций, правил и других текстовых (неунифицированных) документов. Проставляется должностным лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок отражает краткое содержание документа и согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовых приказов отвечает на вопрос «о чем?» и имеет форму отглагольного существительного с предлогом «о»: Приказ о создании аттестационной комиссии. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.
• Реквизит «Отметка о контроле». Если в тексте документа или в резолюции руководителя содержится срок исполнения документа, в правом верхнем углу первого листа документа секретарь руководителя или работник канцелярии делает отметку о контроле, проставляя букву «К» или штамп «Контроль».
• Реквизит «Текст документа». Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
• Реквизит «Отметка о наличии приложения». Таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов, на которые имеются ссылки в тексте основного документа, могут быть вынесены в приложение. Таким образом оформляются приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям. На первом листе приложения в правом верхнем углу в этом случае пишут «Приложение N» и указывают наименование, дату и номер документа, к которому относится приложение. Допускается писать слово «приложение» заглавными буквами.
• Реквизит «Подпись». Один из важнейших реквизитов документа. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, таковым не является.
• Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своей компетенции, что обычно определено нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). На практике сотрудники Пенсионного фонда обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров - первым руководителем, директором организации или его заместителем.
• Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.
• В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.
• Реквизит «Оттиск печати». Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов.
• 5. СИСТЕМЫ И КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
• Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:
• - унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• - унифицированная система банковской документации;
• - унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• - унифицированная система отчетно-статистической документации;
• - унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• - унифицированная система документации по труду;
• - унифицированная система документации пенсионного фонда российской федерации;
• - унифицированная система внешнеторговой документации;
• Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
• Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.
• Организационно-распорядительная документация включает следующие группы документов:
• - организационные документы (положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работника и др.);
• - распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание и др.);
• - информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.).
• Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
• К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
• Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.
• Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
• В Приложении 4 представлен один из таких документов - должностная инструкция менеджера по продажам. Инструкция - это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.
• Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции начинается с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
• Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
• Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.
• Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
• Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
• В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.
• Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
• Пример распорядительного документа представлен в Приложении 2. Это приказ, правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией ДОАО «Спецгазавтотранс».
• Представленный приказ относится к приказам по личному составу (кадровым приказам), которые регулируют приём, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. В данном случае представлен приказ о взыскании (наказании кладовщика Ковыршина С.С. за прогул).
• Приказ оформлен на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование организации-автора (ДОАО «Спецгазавтотранс»), название вида документа (Приказ), дата и номер документа (17 декабря 2007 г., №1257-п), заголовок к тексту (О наказании кладовщика Ковыршина С.С.), подпись, визы.
• Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий (отсутствии без уважительной причины кладовщика Ковыршина С.С. на работе 12 декабря 2007 года с 09 часов 00 минут по 18 часов 00 минут).
• Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами.
• Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
• Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя (начальник ДОАО «Спецгазавтотранс»), предписываемое действие (внести соответствующие изменения в табель учета рабочего времени, ознакомить Ковыршина С.С. с данным приказом под расписку, направить копию приказа с распиской об ознакомлении в отдел кадров), срок выполнения поручения (3 рабочих дня).
• Приказ подписан заместителем директора по кадрам Кирович Н.В.
• Документы справочно-информационной системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
• Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
• В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
• Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
• В Приложении 1 представлено гарантийное письмо, являющиеся разновидностью служебного письма. Такие письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
• Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора (ЗАО «Экон»), дата (10.03.2008 г.), регистрационный номер (№23), адресат (павильона «Восточные ворота»), заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, печать.
• Текст письма логичен, последователен, убедителен и корректен по форме. Факты и события излагаются объективно, лаконично, ясно. Текст письма не допускает различного толкования.
• В Приложении 3 представлен Протокол общего собрания членов инициативной группы по созданию ООО «КСИМАР», который также относится к справочно-информационным документам. Протокол - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. В приложении представлен краткий протокол, содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
• Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации (НПО «ГАРАНТ»), название вида документа (Протокол), дата и номер протокола (15.02.2000 г., №1), подписи. В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа (Протокол общего собрания членов инициативной группы по созданию ООО «КСИМАР»)
• Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя (A.M. Котов) и секретаря (О.М. Дынина), общее количество участников заседания (35 человек) (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список прилагается»), повестка дня.
• Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
• Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ПОСТАНОВИЛИ...
• В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления.
• В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования.
...