Организация работы с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ДОУ КАК СФЕРА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ (ФИРМЫ)

2. ОБРАЗЕЦ ГАРАНТИЙНОГО ПИСЬМА

3. ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ МЕНЕДЖЕРОМ В ОТДЕЛ МЕНЕДЖМЕНТА В АО «ЭКОН»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями предприятия и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

1. ДОУ КАК СФЕРА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ (ФИРМЫ)

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Руководители различных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст. 11).

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

В системе управления персоналом организации, предприятия используются следующие виды документации:

- организационно-кадровая документация - устав организации, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции;

- организационно-распорядительная документация - приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;

- информационно-справочная документация - письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т.п.;

- плановая документация - плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

- отчетно-статистическая документация - по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т.п.;

- документация по личному составу - заявления, анкеты, автобиографии, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;

- документация по социальному обеспечению - по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.д.

В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персонала. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), планы и отчеты по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, графики отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников и ряд других.

В настоящее время документы оформляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники и с использованием персональных компьютеров.

Основная часть перечисленных выше видов документации носит внутренний характер, порядок ее оформления и прохождение регулируется правилами и положениями организации или базируется на государственных стандартах и нормативных документах действующего российского законодательства.

Контроль за исполнением документов по управлению персоналом осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь-референт либо начальник отдела управления персоналом (отдела кадров).

Кадровые документы делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.

Распорядительные документы - все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.

Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.

Используется новый ГОСТ Р 6-30 2003 «Унифицированные системы документации» и нормативные документы исходящие от архивных служб по вопросам подготовки и оформления документов при передаче на хранение.

Еще в 1970-е гг. ставился вопрос об унификации документов, которым можно оформлять при помощи машинных средств.

Сейчас существует компьютерные технологии.

Сейчас унифицированы и приказы по личному составу. Учитывая значимость оплаты труда сотрудников и унификации форм документов, правительство РФ 8 июля 1997 г. издало постановление о первичных учетных документах, на основе его Госкомстат разработал формы первичной, учетной документации, которые введены в действие с 3 апреля 2004 г., и обязательны для всех юридических лиц всех форм собственности.

Существуют следующие унифицированные формы документов:

По учету кадров:

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу - форма Т-1

2. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу - форма Т-1а.

3. Личная карточка работника - форма Т-2.

4. Личная карточка государственного (муниципального) служащего - форма Т-2ГС(МС).

5. Штатное расписание - форма Т-3.

6. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника - форма Т-4.

7. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу - форма Т-5.

8. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу - форма Т-5а.

9. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику - форма Т-6.

10. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам - Т-6а.

11. График отпусков - форма Т-7.

12. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-8.

13. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма Т-8а.

14. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - форма Т-9.

15. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку - форма Т-9а.

16. Командировочное удостоверение - форма Т-10.

17. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - форма Т-10а.

18. Приказ (распоряжение) о поощрении работника - форма Т-11.

19. Приказ (распоряжение) о поощрении работников - форма Т-11а.

документационное обеспечение управление гарантийное письмо

2. ОБРАЗЕЦ ГАРАНТИЙНОГО ПИСЬМА

ЗАО «Экон» Директору

10.03.2008 г. № 23 павильона «Восточные ворота»

Гарантийное письмо

Просим Вас выполнить услуги в виде предоставления выставочной площади 300 - 400 м2 для поведения 10.05.2008 г. Всероссийской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем с расчетного счета № 6345630000000000007821 Сбербанка РФ по Тюменской области.

Директор Щетинин Р.Б. ЗАО «Экон»

Гл. бухгалтер Тынянова Н.В.

М.П. (гербовая печать)

3. ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ МЕНЕДЖЕРОМ В ОТДЕЛ МЕНЕДЖМЕНТА В АО «ЭКОН»

Директору АО «Экон» Щетинину Р.Б.

Ковыршина С.С., проживающего по

адресу: 629305, Ямало-Ненецкий АО,

г. Новый Уренгой, ул. Юбилейная, д. 3

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.04.2008

Прошу принять меня на должность менеджера в отдел менеджмента АО «Экон».

С.С. Ковыршин

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. - 224 с.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 275 с.

Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - М.: Велби, 2003. - 448 с.

Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005. - 176 с.

Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (ред. от 22.08.2004 г.) // Российская газета. - 1993. - № 182. - С. 4 - 5.

Конституция Российской Федерации: Официальный текст: Принят всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 122 с.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299) (с изм. 1/96, 2/98, 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000, 8/2000, 9/2001, 10/2001, 11/2001, 12/2001, 13/2001, 14/2002, 15/2002, 16/2002, 17/2002, 18/2003, 19/2003, 20/2003, 21/2004, 22/2004, 24/2005, 33/2006, 34/2006, 35/2006, 36/2006, 37/2007, 38/2007). - М.: Экономика, 2007. - 82 с.

Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. - 176 с.

Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // СЗ РФ. - 2005. - № 31. - Ст. 3224.

Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: (в ред. от 30 декабря 2006 г.). - М.: Омега-Л, 2007. - 269 с.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. - № 165. - С. 3 - 6.

Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

Размещено на Allbest.ru