Контроль как функция управления

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

СТРАТЕГИЧЕСКАЯ НАПРАВЛЕННОСТЬ КОНТРОЛЯ

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты - эффект никогда не должна служить критерием для решения - нужно ли вводить механизм контроля. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над обычными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Открытое неповиновение требованиям вести детальную бухгалтерскую отчетность по всем видам расходов, которое можно часто наблюдать в торговых организациях, это фактически единственный способ, с помощью которого коммивояжеры могут донести до своего руководства ту мысль, что огромные отчеты о расходах - нонсенс, а не разумный контроль.

Но если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению. Естественно, что конкретные области в разных организациях будут разными, но все организации нуждаются в эффективных системах контроля.

ОРИЕНТАЦИЯ НА РЕЗУЛЬТАТЫ

Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

Более того, бессмысленно провозглашать, что ваша система направлена на получение конкретных результатов, если фактически она не может их достичь. Бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Это означает, что информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Когда контрольный механизм не срабатывает, то чаще всего причина кроется в том, что необходимо усовершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

СООТВЕТСТВИЕ ДЕЛУ

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию. Так, например, общепринято оценивать эффективность торговли путем установки некоторой квоты и сопоставления с нею реального объема продаж в долларах. Но это может привести фирму прямиком к огромным потерям, потому что на самом деле успех определяется не объемом продаж, а уровнем прибылей. Многие факторы могут привести к выполнению квоты при фактически низком уровне результативности торговли.

СВОЕВРЕМЕННОСТЬ КОНТРОЛЯ

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

Помимо этого важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

ГИБКОСТЬ КОНТРОЛЯ

Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

ПРОСТОТА КОНТРОЛЯ

Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.

Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Существует много примеров организаций, затративших большие средства на разработку изощренных методов контроля, которые, однако, никогда не применялись, потому что были чересчур сложны для людей, призванных их применять.

2. Ситуационный анализ

Ситуация 1.

Вопросы:

1) Соотнесите используемые процедуры контроля с характеристиками эффективного контроля?

2) Опишите виды контроля в данной ситуации?

3) Насколько эффективен такой вид контроля и почему?

Ответ на вопрос №1: Данный контроль является стратегически направленным, т.к. он отражает общие приоритеты организации (каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В связи с тем, что существует риск убытков из-за мошенничества различных сотрудников, контроль осуществляется регулярно и жестко). Он ориентирован на результаты (перед организацией стоят следующие задачи: контроль за правильностью оформления документов и их отчетами, пресечь мошенничество в фирме.), соответствие делу (данный контроль измеряет только самые необходимые аспекты деятельности организации: опоздания и прогулы, заполнение бланков, отчеты, охрана коммерческой тайны), своевременность (только что полученные результаты проверяются и устраняются все проблемы и ошибки). Однако мне кажется, что этот способ контроля является не простым и не экономичным, т.к. он занимает огромное количество времени и денег (на видеонаблюдение, бланки, проверки и т.д.).

Ответ на вопрос №2: Предварительный (осуществляется перед началом работы) - оповещение нанимаемых сотрудников информацией о б условиях работы, о применяемой системе контроля, о порядке отчетности все это также оговаривается в трудовом договоре. Текущий (осуществляется в процессе проведения работы) - каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В офисе у нас четкий график, ведется журнал прихода и ухода сотрудников, есть правила нахождения на рабочем месте: исключается использование рабочих компьютеров для личных нужд, ведения личной переписки, просмотра интернет-ресурсов, не имеющих дела к работе. У меня стоит специальная программа, и я со своего компьютера иногда смотрю, какими интернет-ресурсами пользуются сотрудники, просматриваю статистику ISQ. На фирме не разрешено пользование «аськой», поэтому я «гоняю» сотрудников, нарушающих мои запреты. Изредка просматриваю корпоративные почтовые ящики тех работников, которые вызывают у меня опасения. Итоговый (осуществляется после проведения работ) - Все записи и финансовые документы я регулярно просматриваю на предмет соответствия. Каждый год организация проводит ряд опросов, связанных с их удовлетворенностью работой, их претензиями и предложениями. Собираются подробные сведения об увольнениях за предыдущий год, их причинах и количестве.

Ответ на вопрос №3: Мне кажется, что данный контроль является эффективным, хотя и чересчур жестким по отношению к сотрудниками организации. Однако, если учитывать, что при поступлении на работу сотруднику рассказывают о той системе контроля, которая его ждет здесь, можно сделать вывод, что персонал сознательно идет на такую работу. Именно благодаря столь жесткой системе, пресекаются все ошибки, кражи и махинации.

Ситуация 2

Вопросы:

1) Каковы плюсы и минусы представленной системы контроля?

2) В чем проявляются взаимосвязи функции контроля с другими функциями управления?

3) Является ли представленный контроль эффективным и почему?

Ответ на вопрос №1: Плюсами данной системы являются: информирование сотрудников о наличии системы контроля, ведем контроль выполнения распорядка дня менеджерами, табель учета рабочего времени, причем, двойной: непосредственно руководителем и службой внутреннего контроля, проводится систематическая инвентаризация. Разрабатываем маркировки товара, принцип, как в аэропорту - металлодетектор. В торговой сети установлены современные многофункциональные кассовые терминалы на базе ПК, они регистрируют все кассовые операции и предотвращают несанкционированные действия кассиров. Минусы: осуществляется видеоконтроль, постоянная мобильная связь с менеджерами и специалистами, контролируем работу с информацией пользователей ПК. Очень жесткий контроль за работой оборудования. На наших объектах пропускной режим. Используются негласные методы контроля и жесткий контроль за пользование информацией, а также за телефонной сетью.

Ответ на вопрос №2: Благодаря внедренной системе контроля в конце года мы подводим итоги нашей работы. Проведя общее совещание, мы определяемся с дальнейшем направлением развития на следующий год, устанавливаем новые приоритеты (взаимосвязь контроля и планирования, контроля и организации).

Ответ на вопрос №3: Мне кажется, что да, потому что именно этой системе контроля фирма сумела выстроить современное торговое предприятие, в сети которого успешно работают 13 магазинов, в том числе в круглосуточном режиме. А также в этом году планируется открытие еще двух супермаркетов. Параллельно фирма готовимся к сертификации менеджмента предприятия. Потерь, обусловленных введением контроля, у них нет: сотрудники не чувствуют себя дискомфортно, а фирма тем временем процветает.

Ситуация 3

Вопросы:

1) Какие виды контроля и в чем представлены в этом примере?

2) Соответствует ли данный контроль правилам эффективного контроля?

3) Какова роль обратной связи в процессе осуществления контроля?

Ответ вопрос №1: Предварительный контроль (осуществляется перед непосредственной работой) - контроль топ-менеджеров - тщательный анализ информации о кандидате. Принимая людей на такую работу, я уже много знаю о человеке: где он живет, семейное положение, чем занимается, стараюсь лично собрать информацию о нем с предыдущих мест работы. Поэтому, наверное, за все годы у нас не было серьезных происшествий и многие менеджеры работают у нас довольно долго. Текущий контроль (осуществляется в процессе работы) - учет рабочего времени и рационального использования рабочих ресурсов. У меня в компании офис-менеджер фиксирует в специальном журнале приход и уход, командировки, встречи. Финансовый контроль ведется с помощью большого выбора различного современного программного обеспечения, которое позволяет до цента контролировать денежные потоки, склад, документы. Итоговый контроль (проводится по окончанию всех работы) - составляются отчеты о достигнутых целях, освоенных сегментах рынка. Составляются планы и прогнозы на следующий год.

Ответ на вопрос №2: Я считаю, что данный способ контроля соответствует всем правилам эффективного контроля, а именно простата, гибкость, своевременность, соответствие делу, стратегическая направленность и экономичность, т.к. все затраты на проведение контроля окупаются.

Ответ на вопрос №3: Благодаря частым совещаниям, на которых мы вместе с моими заместителями обсуждаем не только достижения нашей фирмы, но и обстановку в рабочем коллективе, руководитель может отследить работу сотрудников с точки зрения удовлетворенности. Каждые из руководителей отделом делится тем, как его подчиненные справляются с работой, каковы их жалобы и предложения. После чего мы принимаем корректирующее решение и сглаживаем образовавшиеся проблемы. В конечном итоге мы работаем в тесной взаимосвязи с нашими сотрудниками.

Заключение

Проведя исследование данной темы мною была достигнута цель работы. Пройдя все этапы была получена разносторонняя информация по теме: «Контроль, как функция управления». Проработав источники, указанные в списке литературы были достигнуты задачи, поставленные во введении.

В ходе работы я узнал новое и интересное, а именно о сущности и значение контроля, о его видах, этапах, характеристиках и поведенческих аспектах. А также рассмотрела и проанализировала ситуаций, которые помогли мне, дополнив теоретические знания практическими.

По окончании своей работы можно сделать несколько выводов.

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходимы коммуникации.

Контроль был, есть и будет неотъемлемой частью эффективной работы предприятия. однако, в связи с быстроменяющимися технологиями, экономикой и общей ситуацией на рынке необходимо совершенствовать процесс осуществления контроля. Иначе он потеряет свою эффективность, будет не соответствовать характеристикам эффективного контроля.

Список литературы

контроль обратный результат управление

1. И.Н. Герчикова Менеджмент. - Москва «Банки и биржи» Издательское объединение «ЮНИТИ», 1997

2. Коргова М.А. Менеджмент. - Ростов н/Д Феникс, 2008 С. 82-103

3. Репина Е.А. Основы менеджмента. - М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», Ростов н/Д: Академцентр, 2008

4. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент - 9-е изд. - М: Издательский центр «Академия» 2008 С. 229-236

5. Шеметов П.В., Л.Е. Чередникова, С.В. Петрухова. Менеджмент - управление организационными системами: учеб. пособие - М: Изд. «Омега-Л», 2008. С. 161-170

6. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М: Дело, 1998. 431-449

7. Полукаров В.Л. Основы менеджмента. - М: КНОРУС, 2007 С. 149-164

8. Разу М.Л. Менеджмент: учебное пособие М.: КНОРУС, 2008. С 263-272

Размещено на Allbest.ru