Организация информационно-документального обслуживания

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Коммерческое предприятие, акционерное общество можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированное в установленном порядке.

Коммерческое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Внешние и внутренние связи можно рассматривать как информационные.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя.

Наиболее важной частью управления является принятие решения.

Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т. е., такой чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представляется в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

1. ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация в каждой области человеческой деятельности имеет свою специфику и подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и т. д.

В органах власти и управления, в учреждениях, организациях, на предприятиях (независимо от формы их собственности) обязательно используется информация, которая создается для управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляются ряд требований: полнота, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Информация должна быть своевременной и достаточной для принятия наилучшего решения. Получение информации с опозданием лишает возможности специалистов управленческого аппарата повлиять на сложившуюся ситуацию. Это может привести к финансовым потерям организации (фирмы). В настоящее время в мире объемы информации удваиваются каждые три года. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняются экономическая ситуация и законодательство, организации (фирмы) выживают только в том случае, если они своевременно получают информацию, которая давно стала товаром.

Носителем информации выступает документ.

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами.

Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия, организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, а современный офис, в основы функционирования которого положены следующие принципы:

1. оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

2. современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, средства малой оргтехники);

3. целесообразность всех делопроизводственных операций (оправдана конечной целью);

4. умелое сочетание документационного обеспечения управления с без документационным.

На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними.

Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей.

С учетом рекомендаций ГОСТ 6.30-2003 можно составить альбом образцов документов, наиболее часто встречающихся в практической деятельности предприятия, по которому бы работали все сотрудники организации.

3. ДОКУМЕНТ

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Документ является носителем информации.

Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение.

Каждый документ должен оцениваться, прежде всего, по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов».

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД).

Можно выделить следующие группы ОРД:

- организационные (уставы, учредительные договоры);

- распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

- справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

4. СХЕМА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

5. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В практике работы предприятий и учреждений сложились три основные формы организации работы с документами:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ - применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ - все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения, как правило, разобщенных территориально.

СМЕШАННАЯ (частично централизованная) - используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного предприятия или учреждения надо учитывать следующие факторы:

- объем документооборота;

- характер работы предприятия и его территориальное размещение;

- структуру предприятия;

- квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей;

- техническое оснащение.

Для деления предприятий по объему документооборота можно использовать категорийность, предложенную ЕГСД:

- 1-я категория - предприятия с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

- 2-я категория - 25000-100000 документов в год;

- 3-я категория - 10000-25000 документов в год;

- 4-я категория - до 10000 документов в год.

6. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций. На предприятиях регулируется действующим законодательством - «Конституцией России». Деятельность каждого учреждения организации или предприятия определяется положением о нем.

ПОЛОЖЕНИЕ - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия, структурного подразделения. Создание государственной системы делопроизводства ЕГСД было вызвано потребностями совершенствования управленческого труда.

ЕГСД - представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях.

ИНСТРУКЦИИ - нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении. Приступая к работе, секретарь должен с ними ознакомиться.

7. СПЕЦИАЛИСТЫ СЛУЖБ

Наименование должностей работников канцелярии учреждения устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной НИИ труда.

Это:

- начальник канцелярии;

- начальник секретариата;

- зам. начальника канцелярии;

- помощник руководителя учреждения;

- секретарь коллегии;

- методист;

- заведующий архивом;

- заведующий экспедицией;

- редактор;

- корректор;

- инспектор;

- секретарь-стенографистка;

- делопроизводитель;

- машинистка;

- экспедитор;

- курьер.

По характеру выполняемых обязанностей должности в канцелярии подразделяются на руководящий состав, специалистов и технических исполнителей.

Численность работников служб документации учреждений определяется по утвержденным нормативам численности на основе типовых норм времени на работы с документами.

8. ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧАСТВА СЕКРЕТАРЯ

Деловые и личные качества секретаря определяются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

Знание правил приема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно без наличия у секретаря:

ЛИЧНЫХ качеств:

- интеллигентность;

- тактичность;

- доброжелательность;

- трудолюбие;

- добросовестность;

- отзывчивость;

- скромность;

- аккуратность.

ДЕЛОВЫХ качеств:

- профессиональное мастерство;

- инициативность;

- организованность-ответственность;

- пунктуальность;

- осведомленность;

- дипломатичность;

- умение хранить служебную тайну;

- преданность работе.

9. ДОКУМЕНТНОЕ И БЕЗДОКУМЕНТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ

Профессия секретаря требует от человека избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательных и технических операций.

В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и без документному обслуживанию руководителя.

БЕЗДОКУМЕНТНОЕ:

- подготовка заседаний и совещаний;

- организация приема посетителей;

- телефонное обслуживание;

- подготовка командировок;

- планирование своей работы;

ДОКУМЕНТНОЕ:

- составление, оформление, редактирование документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- подшивка документов в дела;

- передача дел в архив;

- стенографирование;

- и т. д.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СФЕРЕ

Слово «организация» произошло от латинского «организм» т. е., соединение частей в одно целое и упорядочение их. В работе секретаря правильная организация рабочего места взаимосвязана с производительностью его труда. Организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов:

1. Четкое организационное построение службы документации (канцелярии), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объема документооборота. В учреждениях 1-3 категории работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретарем. Для каждой категории учреждений существуют типовые схемы канцелярии. Предлагаемые структуры предусматривают выполнение основных требований, предъявляемых к организации работы с документами.

2. Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов, инструкций по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций, гос. стандартов и стандартов предприятия на определенные виды операций.

3. Нормирование труда работников служб документации. НИИ разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами и машинописные работы. Нормирование труда призвано обеспечить нормальную загрузку работников.

4. Регламентация должностного и количественного состава персонала служб документации, повышение его квалификационного уровня и культуры работы. Численность работников службы ДО рассчитывается в зависимости от документооборота.

5. Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда. От организации рабочего места зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

11. НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ И УСТАНОВЛЕНИЕ ИХ ЧИСЛЕННОСТИ

Ни одна организация не может эффективно работать, если игнорируются задачи нормирования, поскольку постоянно требуются учет материальных и трудовых затрат, их измерение и установление оптимальных показателей.

Решаемые офис - менеджером задачи управления персоналом непосредственно или косвенно взаимодействуют с процессами нормирования управленческих работ.

В этой связи можно отметить такие элементы системы управления персоналом, как планирование, найм, оценка кадров, стимулирование и др.

Нормирование труда управленческого персонала преследует несколько основных важнейших целей:

- на базе рациональной технологии выполнение операций и процедур управления, установление обоснованных норм и нормативов;

- расчет оптимальной численности сотрудников.

Комплексное решение этих сложных проблем - сфера деятельности специалистов в области нормирования.

В 1988 г. были изданы Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

В них нашла отражение вся технология ДОУ, начиная с процессов регистрации документов и заканчивая операциями, связанными с архивном хранением.

Бурное развитие информационных технологий повлекло за собой коренное изменение как технологии управления в целом, так и процессов ДОУ в частности.

Назрела острая необходимость пересмотра нормативной базы. Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ) и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были подготовлены и изданы новые Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, в которых учитываются новые информационные технологии, а нормируемые операции выполняются с использованием вычислительной техники.

12. ТИПОВЫЕ НОРМЫ ВРЕМЕНИ

Типовыми нормами времени на работы по документационному обслуживанию учтено время на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности.

Для расчета норм времени на операции документального обслуживания используется следующая формула:

Где:

Т_оп - оперативное время;

К - сумма времени на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности ? 8%;

Нормативная численность работников ДО складывается из работников относящихся к категории служащих Н_Д и младшего обслуживающего персонала Н_МОП. Нормативная численность определяется по формуле:

Где:

Н_Д - норматив численности работников ДО;

Д - годовой объем документооборота;

Р - общая численность сотрудников учреждения;

К - постоянный коэффициент, отражающий средний уровень производительности труда работников.

Численность младшего обслуживающего персонала рассчитывается по формуле:

Н_МОП = К * Д^0,59 * С^0,83

Где:

С - количество самостоятельных структурных подразделений.

Чтобы не прибегать к длинным расчетам, на практике пользуются таблицей 1:

Таблица 1:

Годовой документооборот Д	Общая численность работников
	500	600	700	и т. д.
50000	12	12	12
100000	24	24	24
150000	35	36	36
200000	47	48	49
и т. д.

13. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

Рабочее место сотрудников служб документационного обеспечения управления - это место приложения его труда, оснащенное соответствующим оборудованием, средствами оргтехники и др. принадлежностями, необходимыми для наиболее эффективного выполнения возложенных на него обязанностей.

Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, и называется «приемной».

При выборе помещения надо учитывать, что в соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений должна составлять не менее 4 кв.м. на одного работника.

На человека, работающего за компьютером, полагается 6 кв. м.

Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон:

- основной, где находится рабочий стол с приставками и компьютером;

- зоны обслуживания посетителей;

- вспомогательной зоны - шкафы, ксерокс, факс и т. д.

Занимаемое рабочим местом пространство делится на несколько зон досягаемости.

Под зоной досягаемости следует понимать пространство, в пределах которого, не перемещаясь можно выполнять необходимые работы.

Зона досягаемости может быть нормальной и максимальной.

Нормальная зона ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев рук, с центром вращения в локтевом суставе при свободно опущенном плече.

Максимальная зона ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев свободно вытянутых рук, с центром вращения в плечевом суставе.

Рабочей позой называется положение корпуса, рук и ног работающего человека.

Рациональной считается такая рабочая поза, при которой у работающего не возникает преждевременное утомление.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним легко и удобно было работать. Стул - обязательно со спинкой и желательно с подлокотниками.

Монитор устанавливают на уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое, притягивая пыль, может стать источником аллергии.

Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга.

Линолеум способен также, накапливая статическое электричество, собирать пыль, поэтому нужно выбирать покрытия для пола самых последних разработок, в которые добавляются вещества-диэлектрики, снимающие электростатические заряды.

Влияют на работоспособность и запахи. Замечено, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы - повышает.

По оценкам психологов запах любимых духов также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции.

Однако действие ароматов очень индивидуально, и любимые духи секретаря могут вызвать головную боль у всего офиса.

Это нужно учитывать.

Благотворным действием на настроение секретаря и сотрудников обладают живые цветы.

Если нет возможности кардинально изменить интерьер в приемной, то сделать свое рабочее место удобным и красивым доступно каждому секретарю. Соблюдение порядка на рабочем столе не только облегчает работу, но и повышает автоматизм операций, экономит время, препятствует «пропаже» документов. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент.

14. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА РУКОВОДИТЕЛЯ

Рабочее место руководителя оборудуется в отдельном кабинете и, как правило, состоит из трех функциональных зон:

- рабочая зона;

- зона совещаний;

- зона отдыха.

Типовой набор мебели для рабочей зоны включает стол тумбовый, кресло подъемное поворотное, стол-приставку.

На рабочей поверхности стола размещаются: календарь-информатор, лотки для документов, механический алфавитный справочник, настольная картотека.

Приставка служит для разгрузки рабочего стола и хранения документов.

На поверхности стола-приставки располагаются средства связи (телефон, коммутатор, видеотелефон, факс и т. д.)

В емкости стола размещаются: канцелярские принадлежности, малая оргтехника (клей, ножницы, скрепки и т. д.), чистая бумага, папки с документами, копировальная бумага, карточки и т. д.

Подъемно-поворотное кресло позволяет без дополнительных передвижений, не вставая занимать другую рабочую позу и выполнять различные виды работ и операций.

Зона совещаний, состоящая из стола для совещаний и стульев (кресел), может быть организована, в зависимости от площади кабинета, либо самостоятельно, либо совместно с основной рабочей зоной.

Зона отдыха оборудуется журнальным столиком, креслами для отдыха, живыми цветами.

15. УСЛОВИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИИ

Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Создание и поддержанные оптимальных условий труда секретаря является одним из важнейших предпосылок его эффективной и безопасной работы. Основным документом, определяющим условия труда на персональных ЭВМ, являются «Гигиенические требования к видео дисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарные нормы и правила», которые были утверждены и введены в действия постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г., № 14. В соответствии с данным документом руководители предприятий (вне зависимости от формы собственности и подчиненности) в порядке обеспечения производственного контроля обязаны соблюдать эти правила.

Мероприятия по улучшению условий труда работников службы документации должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания нормального освещения (местного и общего), необходимой частоты, влажности и температуры воздуха, благоприятной окраски рабочего помещения, устранение шумов, установление правильного режима труда и отдыха.

16. ОСВЕЩЕННОСТЬ РАБОЧЕГО МЕСТА И ПОМЕЩЕНИЯ

Одним из условий благоприятного климата на рабочем месте является оптимальное освещение.

Освещенность помещений в зависимости от их назначения должна удовлетворять требованиям действующих норм.

Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы.

Распределение яркости света имеет важное значение, т. к., большинство документационных операций связанно с использованием зрения. Напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела и влечет общее утомление. Помещения служб документации должны по возможности иметь естественное освещение, которое оказывает благоприятное психологическое воздействие на человека.

Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди.

Источник света следует располагать под углом 30⁰ от горизонтальной линии.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) и местным (настольные лампы).

На освещенность помещения оказывают влияние и такие факторы, как время дня, окраска стен, загрязненность источников света (оконных стекол, ламп).

17. ТЕМПЕРАТУРНЫЙ РЕЖИМ В СУЖЕБНЫХ ПОМЕЩЕНИЯХ

В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20⁰ С.

Относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, а в летний 50-55%.

Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствует размещение в служебных помещениях цветов.

В небольших помещениях цветы размещают на стенках, при достаточной освещенности растения могут быть на полу.

Оптимальные климатические условия в служебном помещении являются предпосылкой хорошей работоспособности.

Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность.

В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей, занятых умственным трудом.

Поэтому очень важно создать климатический комфорт для работников, занятых документационными операциями.

18. ШУМ В СЛУЖЕБНЫХ ПОМЕЩЕНИЯХ

Уровень посторонних шумов, проникающих в служебные помещения извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40 дб. Понятие шума включает все акустические явления, которые ухудшают самочувствие человека, снижают работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния.

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.

Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные подкладки под пишущие машины.

Однако следует знать, что в определенных дозах шум не только не вреден, но даже полезен.

Приятная музыка стимулирует производительность труда, способствует его ритмичности.

Доказано, что при полном отсутствии шума человек творчески работать не может.

19. ЦВЕТОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПОМЕЩЕНИЙ

В соответствии с требованиями технической эстетики, выбор окраски служебных помещений должны производится с учетом особенностей климата, условий работы и характера освещенности помещений.

Использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудников соответствующее психологическое влияния.

Для сотрудников служб документации необходимо создать определенный зрительный комфорт.

Важным считается использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда.

Например, секретарь использует цветовой семафор при раскладке документов в попки различных цветов.

Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения.

Помещения с высокой t⁰ (южные районы страны) целесообразно окрашивать в холодные тона, а для помещений с низкой t⁰ (северные районы страны) больше подойдут теплые тона. С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности помещения.

Например: светлая краска зрительно увеличивает маленькую комнату, темные - уменьшают. Используя различные цвета, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.

20. СОСТАВ ВОЗДУХА

В служебном помещении необходимо регулярное проветривание или кондиционирование. Движение воздуха не должно ощущаться в виде неприятного сквозняка.

Кратковременное открывание окон переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток. Хорошо проветривается помещение, если на 5-8 мин. устроить сквозняк, тогда воздух полностью обновляется. Однако при таком проветривании необходимо предварительно убрать все документы и по возможности всем сотрудникам выйти из помещения.

Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений, т. к., растение не только выполняют декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление.

При выборе растений нужно учитывать размеры помещений, освещенность, температурный режим и влажность воздуха.

21. РЕЖИМ ТРУДА И ОТДЫХА

Режим работы сотрудников службы документации должен предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха.

При его регламентировании учитывается уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка.

Право на отдых обеспечивает Конституция России, которая устанавливает 41 часовую рабочую неделю и сокращенный рабочий день для ряда профессий.

Выделяется перерыв на 1 час не позднее чем через 4 часа после начала работы.

Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка, в них определены начало и конец рабочего дня, перерыв, физ. паузы. Для работников машинописных бюро 3-4 мин., каждые 45 мин. работы.

22. МЕСТО СЕКРЕТАРЯ - РЕФЕРЕНТА В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СРЕДЕ

Какое же место занимает секретарь - референт в системе ДОУ?

Ответ очевиден - секретарь выполняет львиную долю работы по документационному обеспечению работы руководителя предприятия.

Суть этой работы, исходя из статуса «первого лица», заключается в управлении предприятием посредством отдачи соответствующих приказов, распоряжений, указаний и т. п. Почти всегда - для придания тому или иному распоряжению руководителя предприятия юридической силы и по иным насущным причинам - последнее облекается в форму управленческого документа. Несомненно, секретарю принадлежит роль первого помощника руководителя предприятия в вопросах документирования управленческой деятельности. С другой стороны, работа с документами связана с их подготовкой (разработкой, оформлением и т. п.), это один из центральных элементов секретарской деятельности.

Как следует из характеристики, содержащейся в Квалификационном справочнике, секретарь «осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя предприятия».

Однако с учетом стремительного возрастания значимости информации в осуществлении управленческого процесса следует рассматривать в качестве цели секретарской работы организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя предприятия.

Краеугольными камнями повседневной работы секретаря руководителя являются организация и информация. Реализация информационной функции осуществляется секретарем в процессе работы по информационному обеспечению руководителя предприятия. Информационное обеспечение складывается из коммуникационного и документационного обеспечения.

Основные составляющие управленческой деятельности руководителя предприятия и действия секретаря по подготовке управленческих документов в конкретных ситуациях можно увидеть в следующей таблице:

Основные составляющие управленческой деятельности руководителя предприятия и действия секретаря по подготовке управленческих документов в конкретных ситуациях.

управление делопроизводство руководитель

Таблица 2:

№ п\п	Наименования составляющих управленческой деятельности руководителя	Действия секретаря по подготовке управленческих документов
ОФИСНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1.	Рассмотрение документов	Регистрация резолюций и доведение их до сведения ответственных исполнителей.
2.	Совещания	Подготовка материалов для проведения. Протоколирование хода мероприятия. Оформление протокола, решения, выписок из них.
3.	Исполнение и изучение документов	Подготовка проектов документов, подлежащих исполнению.
ПРИЕМНАЯ, ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКАЯ, ПЕРЕГОВОРНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
4.	Официальные деловые встречи	Подготовка материалов для проведения. Документирование итогов
5.	Прием посетителей	Предварительное изучение письменных обращений, подготовка проектов ответов на них.
6.	Переговоры	Подготовка материалов для проведения. Протоколирование хода мероприятия. Оформление протокола, решения, выписок из них.
ВНЕОФИСНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
7.	Выставки, презентации.	Подготовка материалов
8.	Конференции, симпозиумы, семинары.	Подготовка материала
9.	Командировки, деловые визиты.	Подготовка материала
10.	Неофициальные деловые (неформальные) встречи	Подготовка материала

Размещено на Allbest.ru

...