Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный университет культуры и искусств

Факультет информационно-документных коммуникаций

Кафедра документоведения

Курсовая работа

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

СЛУЖБЫ КАДРОВ

Исполнитель работы:

студентка 0-103-с группы Е. Станкевич

Научный руководитель: к.п.н., доц. Матвеева Г.В.

Казань, 2012

Содержание

• Введение
• 1. Документационное обеспечение кадровой деятельности: общая характеристика
• 1.1 Кадровая деятельность и её документационное обеспечение в современных условиях
• 1.2 Законодательная и нормативно-методическая основа, регламентирующая организацию кадрового делопроизводства
• 1.3 Технология документационного обеспечения кадровой деятельности
• 1.4 Автоматизация деятельности кадровой службы
• 2. Методология и методика исследования
• 2.1 Методологический блок исследования
• 2.2 Методический блок исследования
• 3. Документационное обеспечение отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»: состояние вопроса и перспективы развития
• 3.1 Анализ деятельности отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»
• 3.2 Законодательное, нормативно-методическое и организационные документы, регламентирующие документационное обеспечение деятельности отдела кадров
• 3.3 Анализ кадровой документации отдела кадров ЦБС: особенности составления и оформления
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

документация кадровый отдел обеспечение

Созданная в современной России система кадрового делопроизводства явилась прочной основой для развития кадровой документации. Сегодня специалистами-документоведами ведется активная работа, направленная на совершенствование методики документирования и организации работы с кадровыми документами на основе законодательного и нормативно-методического регулирования.

Актуальность темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение деятельности кадровой службы - важная часть управленческой деятельности учреждения любой организационно-правовой формы собственности, так как кадровая документация является основанием для начисления пенсии, учета трудового стажа и размера заработной платы и др. вопросов персонального характера. Сложность документационного обеспечения кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к комплексу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов, регламентирующих деятельность кадровых служб, и автоматизацией их деятельности. Все сказанное выше определило актуальность изучения документационного обеспечения деятельности кадровой службы.

Объект исследования - деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани».

Предмет исследования - документирование и организация работы с кадровыми документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».

Цель исследования - изучить документационное обеспечение управления отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани» и возможности его совершенствования.

Задачи исследования:

- изучить теоретические основы кадрового делопроизводства;

- проанализировать деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

- охарактеризовать нормативно-методическую базу, регламентирующую документационное обеспечение отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

- проанализировать особенности документирования и организации работы с документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

- выработать предложения и рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности отдела кадров, обследуемой организации.

Поставленные задачи решались поэтапно с привлечением следующих методов: аналитико-синтетического, сравнительно-описательного и системного методов.

Выбор названных методов обусловлен необходимостью рассмотрения документационного обеспечения деятельности кадровой службы как системы, в рамках которой функционируют подсистемы и отдельные элементы. Изучение данных подсистем и элементов (методы, способы и средства документирования, документные массивы и потоки, и т. д.) позволит выявить состояние документационного обеспечения кадровой деятельности учреждения и наметить пути его совершенствования. Таким образом, системный метод лежит в основе данного исследования.

Методы анализа и синтеза использованы при изучении а) литературы по теме исследования, б) документов, регламентирующих деятельность учреждения и службы кадров в составе данного учреждения, в) документов, как продукта документирования, а также постановки делопроизводства в кадровой службе учреждения.

Сравнительно-описательный метод привлекался в ходе изложения материала публикаций и результатов исследования.

Что касается литературы по теме, ее круг достаточно разнообразен. Это учебники, учебные, справочные и практические и методические пособия. Среди них следует отметить издания последних лет: Т.В. Кузнецовой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, А.В. Пшенко, и др.

Книги Л.М. Вяловой «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы», В.А. Кудряевой «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов», Т.В. Кузнецовой «Кадровое делопроизводство», Л.В. Санкиной «Справочник по кадровому делопроизводству: С учётом нового трудового кодекса РФ» - наиболее полно раскрывают вопросы ведения кадрового делопроизводства.

К основным неопубликованным источникам, которые исследовались и изучались при написании работы, относятся:

- Должностные обязанности специалистов по кадрам;

- Положение об оплате труда;

- Положение об охране труда;

- Правила внутреннего трудового распорядка; и пр.

Исходя из поставленных задач, данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Документационное обеспечение кадровой деятельности: общая характеристика

1.1 Кадровая деятельность и её документационное обеспечение в современных условиях

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

По мнению В.И. Андреевой, кадровая деятельность - это деятельность государственных органов, органов управления отдельных организаций, кадровых служб и должностных лиц, направленная на реализацию кадровой политики [27].

Направлениями кадровой деятельности являются:

- формирование системы управления персоналом и её стратегии;

- планирование кадровой работы, найм, отбор и приём кадров;

- деловая оценка, профориентация и адаптация персонала;

- обучение, управление карьерой и продвижением кадров;

- мотивация, организация труда и обеспечение безопасности деятельности персонала;

- создание нормальной психологической обстановки в коллективе.

Согласно публикациям Ш.А. Янковича, кадровая деятельность призвана содействовать осуществлению целей конкретной организации, для чего должна решать ряд важных задач, в числе которых:

- обеспечение организации опытными, квалифицированными кадрами;

- эффективное использование потенциальных возможностей каждого работника;

- создание комфортных условий труда и системы материальной заинтересованности, обеспечивающих высокую степень удовлетворенности персонала своей работой;

- стимулирование стремлений работников поддерживать достойный морально-психологический климат в организации;

- пробуждать интерес работников к инновации и получению наибольшей выгоды от деятельности своей организации [46].

Как видим, в определении кадровой деятельности указывается, что ключевым её направлением является кадровая политика, определяемое совокупностью важных, принципиальных положений, выраженных в решениях руководства на длительную перспективу либо в отдельный период.

Важным направлением деятельности кадровой службы является кадровое делопроизводство, то есть документирование всех направлений кадровой деятельности и организация работы с данными документами.

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы является неотъемлемой частью жизнедеятельности каждой организации. В любой организации принимают и увольняют сотрудников, отправляют их в отпуска, командировки и награждают премиями. Решение этих текущих вопросов должно сопровождаться соответствующими документами, должны издаваться приказы, вноситься записи в трудовые книжки, а также необходимо отслеживать изменения законодательства. Ежедневная рутина требует внимания, времени и крайне мешает сосредоточиться на решении стратегических задач, которые стоят перед руководством и отделом по работе с персоналом.

Согласно существующим определениям кадровое делопроизводство (ДОУ) - это:

- это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемых предприятием при выполнении своих функций [30];

- это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов [29];

- документальное сопровождение управления персоналом Компании в соответствии с Трудовым законодательством РФ и требованиями к кадровому делопроизводству.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач [27]:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления, этот удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путём чёткой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

- создать организационно-правовые основы трудовых отношений для работников и работодателя. С одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- разрешить трудовые споры. Часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Кадровое делопроизводство включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведению личного дела. Сюда же относится информация о расчете заработной платы сотрудников организации.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учёте кадров и кадровой документации руководители вспоминают, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности. Именно поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести документирование трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Основная задача кадрового отдела (службы) организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководителями данного учреждения и укомплектование трудового коллектива специалистам высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственность за порученное дело.

1.2. Законодательная и нормативно-методическая основа, регламентирующая организацию кадрового делопроизводства

Работникам кадровых служб, как и другим лицам управленческих систем, по роду своей деятельности приходится ежедневно составлять массу документов. Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и руководствоваться нормативно-методической и законодательной документацией.

Законодательная и нормативно-методическая документация по вопросам ведения кадровой документации регламентирует единообразную практику ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Так, В.В. Федин считает, что знание законодательной и нормативно-методической документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи [41]:

- правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

- обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

- предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

- предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

В целом законодательную и нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников. Одним из значимых документов, входящих в данную группу является Конституция, которая является главным документом государства и «имеет высшую юридическую силу».

Затем следует Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) [5]. Трудовой кодекс внёс некоторые дополнения и изменения в систему кадровых документов, но принципиально и по существу не поменял её. Она осталась стабильной, отражающей трудовые отношения между работником и работодателем.

Ст. 5 Трудового кодекса по-прежнему определяет систему нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях [3] (КоАП РФ) в ряде статей касается нарушений в сфере кадровой документации, персональных данных и др.

Например, ст. 13.11 КоАП РФ говорит, что нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц - от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Гражданский кодекс Российской Федерации [2] (ГК РФ) также уделяет внимание вопросам ДОУ: учредительные документы юридического лица (ст. 52), учреждение общества с ограниченной ответственностью и его учредительный документ (ст. 89), учредительные документы ассоциаций и союзов (ст. 122), бездокументарные ценные бумаги (ст. 149), последствия неисполнения обязанности передать принадлежности и документы, относящиеся к товару (ст. 464), техническая документация и смета (ст. 743), внесение изменений в техническую документацию (ст. 744), документы и другая информация, предоставляемые экспедитору (ст. 804), отказ в принятии документов (ст. 871), проекты официальных документов, символов и знаков (ст. 1264), внесение изменений в документы заявки на изобретение, полезную модель или промышленный образец (ст. 1378), право ознакомления с документами заявки на товарный знак (ст. 1493), экспертиза заявки на товарный знак и внесение изменений в документы заявки (ст. 1497), экспертиза заявки на наименование места происхождения товара и внесение изменений в документы заявки (ст. 1523).

На документационное обеспечение кадровой деятельности и документационного обеспечения управления кадрами значительное влияние оказывают законодательные акты.

В федеральном законе РФ «О коммерческой тайне» раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст. 11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными [8].

В федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия [11].

Персональным данным и их защите полностью посвящен федеральный закон «О персональных данных». Цель Закона - «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст. 1 закона, в которой говориться, что законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные [9].

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и законы Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» и федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации». Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего, напомним, что ст. 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский язык».

Ст. 16-19 Закона «О языках народов Российской Федерации» посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст. 3 федерального закона «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором даётся определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нём изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований закона к структуре текста обращения, фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д.

В законе прописана технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 «в течение трёх дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [13] определяет учёт и сроки хранения архивных документов, комплектование архивов архивными документами, доступ к архивным документам и их использование.

Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [10] устанавливает перечень лиц, имеющих право на трудовую пенсию; виды трудовых пенсий и их размеры; условия назначения трудовых пенсий; страховой стаж; назначение, перерасчёт размеров, выплату и доставку трудовых пенсий.

Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации» и федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также указами Президента РФ [32].

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» содержит кадровую информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях [14].

Постановление «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» [20] содержит тарифно-квалификационные характеристики основных видов работ по профессиям, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.

Постановление «О трудовых книжках» [18] определяет порядок введения трудовых книжек нового образца.

Постановление «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» [16] утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек, форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, форму книги учёта движения книжек и вкладышей в них.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации, и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.

Ко второй группе относятся нормативно-методические документы по труду, учёту, делопроизводству по кадрам, классификации и стандартизации кадровой документации и архивному делу [31]:

- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

- типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров;

- инструкция по заполнению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях;

- общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов административно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);

- государственные стандарты (ГОСТ Р 51142-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; и др.);

- перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [31].

К третьей группе относятся локальные нормативные акты работодателя.

По отношению к кадровому делопроизводству наиболее важными представляются требования ст. 8 ТК РФ о локальных нормативных актах.

Работодатели, за исключением работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 Кодекса порядка учёта мнению представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяется трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения:

- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);

- положение о персональных данных работника (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- график сменности (ст. 103 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- положение о системе заработной платы и премирования (ст. 135 ТК РФ);

- положение о нормах труда (ст. 162 ТК РФ).

Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами является Инструкция по кадровому делопроизводству. Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, учитывается специфика организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции [40].

Инструкция состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Наряду с локальными нормативными актами, предусмотренными ТК РФ, работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников организации [35].

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учётом следующих требований [31]:

1) локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учётом мнения представительного органа работников (ст.ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);

2) штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции утверждаются единолично;

3) другие локальные нормативные акты могут приниматься с учётом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, то есть о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

К четвёртой группе относится литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности работников и др.

Специализированная литература включает общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией и отдельные участки кадровой деятельности (учёт кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).

К пятой группе относятся нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, и специфические положения, принимаемые в организациях (положение о службе кадров и должностные инструкции работников службы).

В нормативно-методических документах по труду и в литературе по кадровой деятельности подробно освещены вопросы разработки положения о службе кадров и должностных инструкций её работников, состава этих документов, приводятся перечни разделов положения и должностных инструкций, раскрывается содержание разделов.

Существенным недостатком некоторых положений и должностных инструкций являются минимальные сведения о правах службы и её работников, но подробно расписаны функции службы и обязанности работников.

Поэтому рекомендуется разрабатывать нормативные или методические документы (инструкции, рекомендации и т.д.), в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе вопросы работы с кадровыми документами.

1.3 Технология документационного обеспечения кадровой деятельности

Документационное обеспечение кадровой деятельности условно можно подразделить на две взаимосвязанные части: документирование кадровой деятельности и организация работы с кадровыми документами.

Документирование кадровой деятельности представляет собой создание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. Процесс документирования осуществляется с помощью традиционных методов обработки кадровых документов и автоматизированным способом.

Организация документирования процесса управления кадрами включает в себя:

- состав документов по кадрам;

- требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам;

- рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов по кадрам и т.д.;

Документирование деятельности службы кадров охватывает следующие кадровые управленческие задачи:

- организацию труда работников;

-заключение трудового договора (контракта) и приема на работу;

- перевод на другую работу;

- предоставление отпусков работникам;

- поощрение работников;

- наложение дисциплинарных взысканий на работников;

- аттестацию работников;

- учет использования рабочего времени;

- привлечение работников к работе в выходные дни;

- оформление служебных командировок;

- прекращение трудового договора и увольнение с работы.

По каждой кадровой задаче создается максимальный набор унифицированных документов, которые отражают специфику каждой конкретной задачи и входят в состав документов по кадрам.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот предполагает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Вся документация, составляемая в кадровой службе организации, подлежит учету. Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) вторичные учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

В личных делах, в соответствии с правилами архивной службы, документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приеме на работу, направление или представление;

- анкета (личный листок по учету кадров);

- дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

- резюме (автобиография);

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о назначении, размещении, увольнений;

- справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

- лист-заверитель дела.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, Ф.И.О. работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела. Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, Ф.И.О. работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета [37].

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

- обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

- обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

- обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Далее подробно рассмотрим формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

- регистрационно-контрольные карточки (РКК);

- регистрационные журналы (книги);

- экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

- журнал учета совместителей;

- журнал учета поощрений и взысканий;

- журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и др.;

- журнал учета больничных листов и др.

Все документы, создаваемые в кадровой службе, формируются в дела.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел следует:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии дел по номенклатуре;

- помещать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

- соблюдать нормы объема документов, которые должны помещать в данное дело, может быть подшито не более 250 листов, затем заводится новая папка с тем же индексом;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа [33].

Листы дела нумеруются, в начале подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Затем следует составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом, утверждается руководителем предприятия. Следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми ведомственными перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включается заголовки дел, отражающие все документированные участки работы отдела кадров, заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела [45].

Работники отдела кадров в номенклатуре дел должны предусмотреть следующие разделы:

- прием, перемещение (перевод), увольнение работников;

- установление квалификации работников;

- профессиональная подготовка и повышение квалификации работников;

- награждение.

Дела отдела кадров подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. В центральный архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу, их передача производится только по описям.

1.4 Автоматизация деятельности кадровой службы

История автоматизации кадровых служб в России началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении. Однако рост спроса на специализированные программы для кадровиков был несопоставим с темпами распространения программных продуктов, предназначенных для организации работы бухгалтерии или управления производством. Отчасти это связано с тем, что длительное время управленцы не считали автоматизацию служб персонала первостепенной задачей [46].

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов и т. д.

Системы автоматизации кадрового делопроизводства обладают следующими возможностями:

- ввода, подготовки и редактирования документов;

- составление документов на основе типовых шаблонов - унифицированных форм, хранящихся в памяти ПК;

- ввода и обработки сведений о документах (их регистрация);

- осуществление контроля исполнения документов;

- систематизация документов, формирования папок дел;

- хранения и поиска необходимых документов или информации из них;

- обмена документами с руководителем и сотрудниками в режиме одновременного доступа;

- пересылка документов адресату;

- разграничения доступа к информации;

- экспертизы ценности документов и их архивирования;

- составление отчетных, аналитических и других данных;

- создание единого архива электронных документов [46].

Кадровые информационные технологии (кадроведческие технологии) - совокупность методов и организационных процедур, направленных на оптимизацию принимаемых кадровых решений.

Лидирующие позиции по количеству внедрений информационных систем в управлении персоналом, занимают системы, базирующиеся на финансовой составляющей, и интегрированные с общей системой финансового и бухгалтерского учёта компании. Среди этих систем, можно выделить такие, как: «Босс-кадровик», «1С: Зарплата и кадры», Platinum, Ultima-S, Scala, «Галактика», «Парус», «БЭСТ», «Инфософт». Хорошо решая задачи, стоящие перед финансовой службой компании, такие программы, к сожалению, не учитывают потребности в области собственно управления персоналом [32].

При выборе системы для внедрения компании-потребителю необходимо задаться вопросом, для каких целей ей необходима система, какие задачи она будет решать, и будет ли это просто автоматизация кадрового делопроизводства и документооборота или же компания желает перевести на новую ступень весь процесс управления персоналом?

По мнению Д.В. Силантьева, классифицировать программы, предназначенные для кадровых служб, можно по нескольким признакам: стоимости, функциональности, объемам продаж продукта. Однако корректнее использовать некий обобщенный, сравнительно-типологический критерий, по которому программы разбиваются на три группы:

- модули кадровых служб в комплексных системах управления предприятием (ERP.системах);

- универсальные программные продукты, выпущенные российскими разработчиками;

- небольшие программы, не претендующие на полноценную автоматизацию кадрового делопроизводства [32].

Сегодня рынок программ для автоматизации кадрового учета только начинает развиваться. Разработчики чувствуют сильный интерес со стороны предприятий самого разного масштаба и видов деятельности. Это стимулирует дополнительные вложения в разработку и продвижение новых продуктов. Нет сомнений, что в дальнейшем предложений на рынке будет все больше - автоматизация кадрового учета становится насущной необходимостью [39].

Но практика показывает, что внедрение информационных систем, автоматизация документирования кадровой деятельности предприятий не приносит результата из-за проблем, связанных с человеческим фактором. Любое предприятие, уже прошедшее через этапы внедрения или компания-провайдер таких услуг согласятся с тем, что основная трудность, подстерегающая компании, заключена в явном или скрытом сопротивлении персонала готовящимся изменениям, в нежелании сотрудников компании принимать на себя ответственность и стандартизировать (типизировать) свою повседневную работу.

Способ борьбы с подобным отношением сотрудников - проведение установочных занятий, на которых им продемонстрируют положительные изменения в их работе. Каждый человек, участвующий во внедрении, должен быть уверен в необходимости (пользе) этого процесса именно для него, и тогда руководству компании и специалистам по внедрению не придётся ломать голову над тем как «побороть инертные массы».

Как видим, кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

2. Методология и методика исследование

Программой исследования называют изложение теоретико-методологических предпосылок в соответствии с основными целями работы и гипотез исследования с указанием правил процедуры, а также логической последовательности операций для проверки гипотез. Программа исследования является концептуальной схемой исследования, которая содержит общий логический план, на основе которого осуществляется переход от теоретических положений к использованию методов исследования, регистрации и анализа данных [34].

2.1 Методологический блок исследования

Исходным пунктом исследования любого типа является проблемная ситуация. Ее наиболее важными сторонами являются гносеологическая и предметная.

Гносеологическая сторона характеризует имеющийся объем знаний, которыми располагает исследователь для решения конкретной проблемы библиотечного дела, содержит оценку соответствия этих знаний практическим действиям, необходимым для эффективной деятельности библиотеки по удовлетворению читательских потребностей. Другими словами, гносеологическая сторона фиксирует и описывает дефицит социологической информации, касающейся любого содержания библиотечно-информационного обслуживания: ресурсов, информационных потребностей и форм предоставления ресурсов пользователям. Это - «знание о незнании».

Другая сторона проблемной ситуации называется предметной и связана с реальными отношениями, складывающимися в процессе организации библиотечного дела или деятельности конкретной библиотеки: отношения между различными группами персонала библиотеки, взаимоотношениями персонала библиотеки с читателями по поводу качества обслуживания, отношениями с конкретными на рынке библиотечно-информационных услуг, отношениями с партнерами и спонсорами библиотеки. Эти отношения могут касаться интересов различных читательских групп по поводу комплектования, приоритетного обслуживания, если оно имеет место, оказания услуг на бесплатной или коммерческой основе и т.д.

Формальные требования к определению проблемы исследования сводятся к следующему:

- необходимо как можно более строго отделить неизвестное, непонятное, «проблематичное» от уже описанного, объясненного и понятного;

- отделить существенное для изучения проблемы от несущественного, сопутствующего, второстепенного;

- следует расчленить общую проблему на составляющие ее элементы и упорядочить их по уровню общности и приоритетности [44].

Проблемная ситуация нашего исследования заключается в следующем.

Созданная в современной России система кадрового делопроизводства явилась прочной основой для развития кадровой документации. Сегодня специалистами-документоведами ведется активная работа, направленная на совершенствование методики документирования и организации работы с кадровыми документами на основе законодательного и нормативно-методического регулирования.

Кадровая документация играет важную роль в жизни любой организации. Важность правильного оформления и хранения кадровых документов, защиты в них персональных данных, разработки нормативного документа, который определял бы единый подход к составу и правилам составления и оформления кадровой документации и др. актуальных вопросов возрастает.

Сегодня кадровая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами занимается структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

Актуальность темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение кадровой деятельности организации любой организационно-правовой формы собственности - важная часть управленческой деятельности организации, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии, поскольку в ней фиксируется трудовой стаж и размер заработной платы. Все сказанное выше определило актуальность темы нашего исследования.

В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документов, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.

Формулировка проблемной ситуации исследования позволяет перейти к следующему этапу программы - определению объекта и предмета исследования.

Объект исследования - это то, на что направлено знание. Следовательно, изучению может быть подвергнут любой элемент, фрагмент, процесс, любые отношения, складывающиеся в библиотечном деле или в конкретной библиотеке, порождающие проблемную ситуацию [44].

Иными словами, объектом может быть все то, что явно или неявно содержит социальное противоречие и порождает проблемную ситуацию.

Объект исследования - деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани».

Помимо объекта, выделяется также предмет изучения, или те наиболее значимые с практической или теоретической точки зрения свойства, стороны, особенности объекта, которые подлежат непосредственному изучению. Остальные стороны или особенности объекта то, что содержит социальную проблему, поскольку предмет - это те его свойства и стороны, которые наиболее выпукло выражают несходство интересов социальных субъектов, личности и организаций, образуют как бы полюса социального противоречия или конфликта.

Предмет исследования - это результат предварительной аналитической деятельности, направленной на выявление необходимых и достаточных свойств, особенностей, факторов, сторон, которые следует изучить для решения теоретической или практической проблемы. Отношения между объектом и предметом не являются отношениями целого и частей, так как определение предмета, в конечном счете, направлено на объяснение и понимание тех явлений, которые оказывают различные стороны объекта на проблемную ситуацию [44].

Обычно предмет исследования содержит в себе центральный вопрос проблемы, связанный с предположением о возможности обнаружить в нем закономерность или центральную тенденцию.

Предмет исследования - документирование и организация работы с кадровыми документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».

...