Организационно-распорядительные документы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов

2. Виды организационно-распорядительных документов

3. Подготовка и оформление должностной инструкции

Список использованной литературы

Приложения

1. Основные требования к оформлению организационно- распорядительных документов

инструкция документация распорядительный должностная

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объёмом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации -- это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составе реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другими нормативными документами, содержащими правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения, указания, поручения, инструкции.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т. е. общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются: по наименованиям -- служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.

Оформление этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;

по месту составления -- внутренние (документы составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию -- простые (посвящённые одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме -- индивидуальные (например, докладная записка), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

по срокам исполнения -- срочные, требующие исполнения в определённый срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению -- служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являются именными;

по виду оформления -- подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации -- письменные, графические, фото-кинодокументы и т. д.

Подлинник -- это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия -- повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введён в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учёту бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Росархива от 27.11.200 № 68.

В государственном стандарте определено 30 реквизитов.

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ).

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. N 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 г. N 176-ФЗ).

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Организация может иметь также наименование на иностранном языке.

09. Справочные данные об организации содержат сведения, при информационных контактах. Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

10. Наименование вида документа, составленного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД: акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др.

11. Датой документа преимущественно является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 25 июня 2005 г. следует оформлять: 25.06.2005.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

15. В качестве Адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например, (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

16. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 15.04.2005 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.04.2005 N 15

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Н.В. Морозовой

Н.А. Федосеевой

Прошу подготовить проект

договора с консалтинговой группой

«Термика» к 05.10.2004

Личная подпись

Дата

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах.

20. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Агентство не возражает»).

21. Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

Или

Приложение: Техническое задание на разработку Типовой инструкции по документационному обеспечению управления организаций в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2004 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

22. В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное -- на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

не на бланке:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке организации:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

При оформлении документа на должностном бланке должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора

по научной работе

Ю.Г. Демидов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности. Например:

И.о. генерального директора Личная подпись И.П. Петров

или

Зам. генерального директора Личная подпись О.П. Поспелов

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

СОГЛАСОВАНО

Ректор Академии маркетинга

Личная подпись А.Г. Грымова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2004 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2004 N 10

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор Генеральный директор

ЗАО «РИК» ОАО Торговый дом «Амур»

Личная Личная

подпись К.Р. Романов подпись В.Е. Афанасьев

Дата Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления

Банка «Прогресс»

Личная Личная

подпись Н.М. Титов подпись А.С. Лунев

Дата Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

24. Визы согласования документа реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

25. Оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

26. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

224 45 67 - 095

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.2004 N 127

В дело N 01-15

Личная подпись

Дата

или

Издан Приказ от 01.06.2004 N 12

«О создании экспертной комиссии»

В дело N 01-02

Личная подпись

Дата

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости -- часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Размещено на http://www.allbest.ru/

30. Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.

2. Виды организационно-распорядительных документов

К организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего трудового распорядка. В некоторых организациях действует аналогичный документ -- положение о персонале. Документы определяют трудовые правоотношения работников с работодателем, взаимоотношения персонала с руководством организации и другие вопросы.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность.

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации.

Распорядительные документы -- документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчинённым должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.

С учётом сферы действия распорядительные документы делятся:

1. На правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных преобразований;

3. Правовые акты организаций.

Основанием для издания распорядительного документа может быть либо необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации, либо необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (или подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей.

Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:

1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2) сбор и анализ информации для принятия решения;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;

6) принятие решения (подпись распорядительного документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

3. Подготовка и оформление должностной инструкции

Инструкция -- это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции разбивается по определённой логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», В котором указываются цели её издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены её новой).

Поскольку текст инструкций носит характер указания, в ней рекомендуется чёткие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нём устанавливается срок введения инструкции, таковыми считается день подписания и регистрации документа.

Формуляр инструкции включает в себя следующие реквизиты:

1. Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания) реквизит 01, 02, 03;

2. Код организации реквизит 04;

3. Код формы документа реквизит 07;

4. Наименование организации реквизит 08;

5. Справочные данные об организации реквизит 09;

6. Наименование вида документа реквизит 10;

7. Заголовок к тексту реквизит 18;

8. Дата документа реквизит 11;

9. Регистрационный номер документа реквизит 12;

10. Место составления или издания документа реквизит 14;

11. Гриф утверждения документа реквизит 16;

12. Текст документа -- общие положения; структурно-должностное положение; профессиональные требования (образование, стаж работы); непосредственная подчинённость; порядок приема и увольнения; правовые и нормативные документы, определяющие служебную деятельность; основные задачи и функции; обязанности и права; ответственность; взаимоотношения и связи; оценка работы реквизит 20;

13. Отметка о наличии приложений реквизит 21;

14. Подпись реквизит 22;

15. Гриф согласования или визы согласования реквизит 23, 24;

16. Отметка об исполнителе реквизит 27.

Должностная инструкция -- организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии занимаемой должностью. (Приложения 1, 2).

Должностная инструкция -- эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

Приказ о внесении изменений издаётся при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штата и т. д. (Приложение 3). Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

при изменении наименовании организации или структурного подразделения;

при изменении наименования должности;

при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (при увольнении работника и замене его другим), если инструкция в виде исключения была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.

К должностным инструкциям как разновидности организационных документов предъявляются следующие требования:

должностная инструкция оформляется на бланке;

должностная инструкция регистрируется в учётной форме;

текст должностной инструкции подписывается разработчиком;

должностная инструкция утверждается руководителем организации;

при необходимости текст должностной инструкции согласовывается с заинтересованными лицами (руководитель кадровой службы, юрисконсульт);

работники организации должны быть ознакомлены с должностными инструкциями под роспись посредством ознакомления виз ознакомления (с простановкой даты ознакомления от руки). Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнения требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с инструкцией передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником экземпляра должностной инструкции должен быть подтвержден письменно. Если роспись работника в получении экземпляра инструкции не будет предусмотрена в регистрационной книге, то желательно в оригинал этого документа вместо стандартной фразы «С инструкций ознакомлен» внести запись «С инструкцией ознакомлен, экземпляр инструкции получил».

Нумерация должностных инструкций разрабатывается самой организацией. Это могут быть простые порядковые номера по количеству должностей в штатном расписании, или индексы, включающие порядковый номер и индекс структурного подразделения по номенклатуре дел организации, или любая другая индексация.

Процесс разработки должностной инструкции включает следующие стадии:

определение места каждой должности в структуре организации, её подчиненности и взаимосвязей;

выявление работ, которые выполняются по данной должности;

отбор типичных должностей для анализа;

выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдение, собеседование);

сбор необходимой информации для анализа.

Анализ работ по должности, т. e. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.

Описание работы по должности, т.е. фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наименование должности, кому подчиняется работник, за кого непосредственно отвечает работник, общая цель работы, основные направления деятельности и задачи, условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.), рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне её), показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом. Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностной инструкции.

Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.

На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общее положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения. Связи по должности.

7. Оценка работы.

Общие положения, устанавливающие сферу действия данного специалиста, его непосредственную подчинённость, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на денную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которым работник должен руководствоваться в своей деятельности.

Функции -- раздел где определяются основные направления деятельности специалиста.

Должностные обязанности -- перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе -- руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.

Права -- определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность -- установление видов ответственности за несвоевременное и не качественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

Взаимоотношения. Связи по должности -- перечисление круга должностных лиц, с которым специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

При необходимости в должностную инструкцию включают раздел оценка работы, в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использовании прав и т. д.

Формуляр -- образец должностной инструкции состоит из реквизитов:

наименование организации -- автора документа (08);

наименование вида документа (10);

дата документа (11);

регистрационный номер документа (12);

место издания документа (14);

заголовок к документа (18);

гриф утверждения (16);

текст (20);

подпись автора (22).

При разработке должностных инструкций желательно учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 10-е, переработанное и дополненное. М.: ООО «Управления персоналом», 2005. 200 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: организации и ведение: учебно-практическое пособие / 3-е изд., перераб. и доп. М.: КНОРУС, 2010. 296 с.

3. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие / 7-е изд., перераб и доп. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2009. 348 с.

4. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: учебник для студ. высш. учеб. заведений. М.: Издательский центр «Академия», 2008. 304 с.

5. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Подготовлено с использованием системы Консультант Плюс.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 4-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. 312 с.

8. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр и доп. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. 364 с.

9. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. 2-е изд. М.: Омега-Л, 2008. 480 с.

10. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2007. 304 с.

11. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. 2-е изд. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. 176 с.

Приложение 1

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И. О. Фамилия

дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_____________________________________________________________

(наименовании должности и структурного подразделения организации по штатному расписанию)

ТЕКСТ

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

7. Квалификационные требования.

8. Оценка работы.

Руководитель

подразделения (подпись) И. О. Фамилия

Виза согласования

Инструкцию

Получил: (подпись) И. О. Фамилия

дата

Приложение 2

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются документационное и организационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;

приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;

применение средств вычислительной и организационной техники;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Справочно-информационное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта, Интернет и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 (Т-2А) или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать изготовление документов и копировально-множительные работы с применением современных средств офисной оргтехники.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.11. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97).

4.4. Визировать управленческие документы в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и контролю исполнения документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Приложение 3

_______________ Наименование организации

(Дата)

ПРИКАЗ N __

г. Благовещенск Амурская обл.

о внесении изменений в должностную инструкцию

В связи с ___________________________________________________

(указать основания внесения

_____________________________________________________________

изменений в должностную инструкцию)

Приказываю:

внести в должностную инструкцию ___________________ следующие изменения:

(профессия, должность)

1. __________________________________________________________.

2. __________________________________________________________.

3. ___________________________________________________________.

Руководить организации: ____________ ___________________________

(личная подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

"___" __________ ____ г.

С приказом ознакомлены:

Зав. канцелярией ________________ _________________________

(личная подпись) (расшифровка подписи)

_______________

(Дата)

Должности работников личные подписи расшифровка

подписей

даты

Размещено на Allbest.ru

...