Советское делопроизводство

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства в 1945-1960 годах

1.1 Организационные процессы в советском делопроизводстве в первые послевоенные годы

1.2 Состояние нормативно-правовой базы делопроизводства в СССР в период 1950 - 1960 гг

Глава 2. Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства в 1960-1980 годы

2.1 Организационные меры по развитию нормативно-правовой базы делопроизводства. Разработка и внедрение ЕГСД

Заключение

Список литературы



Введение

Активное развитие советского делопроизводства в 1945-1990 гг. заложило основу для дальнейшего формирования делопроизводства. Именно в этот период были разработаны важнейшие нормативно-правовые акты, и в целом, сложилась система ДОУ. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Актуальность темы дипломной работы связана с анализом нормативно-законодательных норм той эпохи, и исследованием их роли в развитии делопроизводства, в историческом аспекте, в выявлении исторической преемственности данного периода развития делопроизводственных процессов с современным периодом становления российского делопроизводства.

Я считаю, что специалистам в области ДОУ необходимо знать историю своей специальности, с позиции ответственного отношения к своим обязанностям, а данного периода. Так же документоведу важно знать историю развития его специальности, особенно периода второй половины XX века, ведь именно в это время сложились основные требования к оформлению документов и организацию работы делопроизводителей, существующие в настоящее время.

Основной хронологический период исследования - это период второй половины 40-х - 1990 гг. Именно в это время был издан ряд правительственных постановлений, реализация которых привела к решению таких важных задач, как механизация и автоматизация управленческого труда, широкое внедрение отраслевых автоматизированных систем управления в целях дальнейшего создания общегосударственной системы сбора и обработки информации для обеспечения управления народным хозяйством. Но, так как, проблема исследования заключается в выявлении исторической преемственности данного периода развития делопроизводственных процессов с современным периодом становления российского делопроизводства, также исследуемый хронологический период был связан с устранением недостатков в делопроизводственных процессах, возникших в советском делопроизводстве до 1960 г., то, соответственно, в рамках дипломного исследования анализируются и данные указанные хронологические периоды. Анализируется состояние делопроизводственных процессов к началу 1960-х гг., в аспекте развития делопроизводства с 1917 г. по 1960 г. После анализа развития делопроизводственных процессов в период 1960-1980 гг. проводится анализ современного российского делопроизводства (нормативно-правовая и нормативно-методическая база) в аспекте влияния нормативно-методической и нормативно-правовой базы делопроизводственных процессов, сформированных в основной исследуемый хронологический период (1950-1980-ые гг.).

делопроизводство нормативный методический управленческий



Глава 1. Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства в 1945-1960 годах

1.1 Организационные процессы в советском делопроизводстве в первые послевоенные годы

Советский период становления и развития делопроизводства обычно разделяют на два этапа: первый (1917-1973гг.) - от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), второй (1973-1991 гг.) - годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после 1991 года базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.

Такое деление является не совсем правильным. Это связано с тем, что в выделяемых в литературе двух основных периодов развития делопроизводства, формирование и становление производственных процессов, шло неравномерно.

Так, в первом хронологическом периоде - до 1932 г. идёт активное формирование унифицированных делопроизводственных стандартов, активно развивается методическая база делопроизводства. Данный хронологический период можно считать позитивным для развития советского делопроизводства.

Период же с 1932 по 1959 гг. характеризуется ведомственной разобщенностью в аспекте нормативно-правового и нормативно-методического делопроизводственных процессов. Данный период в аспекте единых делопроизводственных стандартов, а также в методическом аспекте можно охарактеризовать как негативный.

Во втором, выделяемом в литературе периоде, можно выделить наиболее позитивный для развития делопроизводственных процессов период формирования основных единых делопроизводственных стандартов: ЕГСД, УСОРД, ГСДОУ; период же с 1991 года - это период становления новой российской государственности. Период становления новой системы государственного управления всегда характеризуется определённой стагнацией в развитии нормативно-правовой и нормативно-методической базой делопроизводственных процессов.

Только после формирования системы государственного управления и формирования устойчивых структур государственного управления, начинается формирование новой нормативно-правовой и нормативно-методической базы делопроизводственных процессов, как основы информационного обеспечения управления.

Новый этап в развитии делопроизводственных процессов только начинается, и связан он, прежде всего, с развитием нормативно-правовой и нормативно-методической базы электронного документооборота, с внедрением в российскую делопроизводственную практику международных стандартов. Если период 1960-80-х гг. характеризовался разработкой единых государственных стандартов делопроизводства, то новый этап в развитии делопроизводства характеризуется унификацией стандартов делопроизводства на международном уровне.

Поэтому, необходимо выделять четыре хронологических периода в развитии делопроизводственных процессов в СССР и РФ:

- с 1917 по 1932 гг. становление советского делопроизводства;

- период ведомственного регламентирования делопроизводственных процессов (1932-1959 гг.);

- с 1959 года (Постановление Правительства СССР о разработке единых общегосударственных норм делопроизводства) по 1991 год;

- современный период (с 1991 года по настоящее время).

Охарактеризуем кратко события первых двух этапов становления и развития делопроизводства в СССР.

Рассмотрим организационные процессы в советском делопроизводстве главным образом в период после 1945 г. до 1959 гг.,

Но, в то же время нельзя не осветить все те нормативно-методические явления, предшествующие данному периоду, так как именно они стали основой на многие годы. И именно специфика их развития в начале 1960 годов вызвала "бурный всплеск" теоретических и методических разработок в области совершенствования делопроизводственных процессов, а также формирование единой централизованной системы их нормативно-правового регулирования.

При становлении советской власти назрела необходимость преобразования и улучшения системы управления народным хозяйством страны и ведения служебной документации. Поэтому в 20-е годы в рамках научной организации труда (НОТ) и научной организации управленческого труда (НОУТ) в СССР начался период активного поиска оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения.

В середине 20-х г. г. была создана важная научно-исследовательская организация - Государственное бюро организации строительства "Оргстрой", а в 1926 году был Государственный институт техники управления (ИТУ). Они оказали заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны. делопроизводственных служб учреждений и архивных организаций. Были разработаны стандарты оформления служебных писем, протоколов, телеграмм, телефонограмм и других управленческих документов.

Оценивая деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов. Параллельно с организационной работой по созданию нового советского делопроизводства шла и работа по созданию советской системы архивных учреждений, возглавляемой ЦАУ РСФСР, позднее переименованное в ГАУ РСФСР (Главархив).

Период активного организационного развития делопроизводства закончился в 1932 г. с момента закрытия ИТУ. В делопроизводстве начинается период ведомственного регламентирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по- своему.

Ведомственная разобщённость в 30-е гг., отсутствие общегосударственных норм документирования, отсутствие системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства негативно сказывались на делопроизводственных процессах. Но определённая координация между ведомствами осуществлялась за счёт общественных организаций и периодических изданий, связанных с делопроизводством и администрированием. Из-за отсутствия в стране единого организационного и методического центра по делопроизводству, вопросы дальнейшего совершенствования делопроизводственного обеспечения управления стали весьма актуальными.

К началу 1940-х гг. назрела необходимость дальнейшего совершенствования делопроизводственного обеспечения. Первым мероприятием по этому направлению можно отметить Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, созванное в 1941 г. Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей (ВНИТОМАШ) для обсуждения вопросов механизации управленческого труда, были затронуты и вопросы постановки делопроизводства.

В выступлениях представителей различных ведомств, учреждений и предприятий, отмечались недостатки в организации-делопроизводства, связанные с отсутствием организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, отсутствием общегосударственных норм в области-документирования, низкой механизацией управленческого труда, неудовлетворительным положением с подготовкой кадров канцелярских работников. Совещание наметило широкую программу мероприятий по улучшению постановки делопроизводства. Основными из них были следующие:

создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях;

- разработка положения (статута) о делопроизводстве для всех учреждений, организаций и предприятий Союза СССР в качестве общеобязательных норм;

- разработка положения о кадрах канцелярских работников, определяющего их права, обязанности, должностные характеристики;

- широкая механизация труда работников, развертывание производства документационной техники;

- проведение унификации и трафаретизации служебной документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров всех звеньев путем создания для этого единого руководящего учебного центра;

- внедрение в программу средних школ по русскому языку изучения правил составления служебных документов;

- подготовка и переподготовка преподавательских кадров по вопросам служебной документации;

- создание всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях.

В программе, таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства, организации его на научных основах. Это должно было способствовать ликвидации разнобоя в постановке делопроизводства, присущего отдельным учреждениям, унификации его в масштабе всей страны. Тем самым была продолжена на новой, качественно более высокой ступени та работа, которая была начата в предшествующий период НК РКИ и Институтом

Совещание наметило глубокую научнообоснованную программу по улучшению сложившейся ситуации, но она в связи с началом войны не была реализована. Значительную работу в этом направлении, даже в военное время, проводило Главное архивное управление, которое к этому времени фактически выполняло задачу методического контроля за постановкой дело-лроизводства в учреждениях. Архивные управления союзных республик и ГАФ СССР находились в те годы в непосредственном ведении Главного архивного управления НКВД СССР. Архивная отрасль потеряла свою самостоятельность, соответственно, и делопроизводство в методическом и нормативном аспекте также регламентировалась актами ГАУ НКВД.

Накануне Великой Отечественной войны продолжалась, начатая ранее работа по составлению инструкций по делопроизводству для отдельных ведомств. Можно сослаться, например, на Инструкцию по общему делопроизводству в аппарате Народного комиссариата нефтяной промышленности СССР (1941 г.), Правила организации общего документооборота в Центральном аппарате Наркомата просвещения РСФСР (1941г.) и др.

Опыт, накопленный в разработке инструкций, дал возможность Главному архивному управлению в 1943 г. создать проект "Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР".

Проект был обсужден в различных центральных и местных учреждениях и одобрен Научным советом Главного архивного управления. В связи с тем, что созданные к тому времени инструкции по делопроизводству в отдельных ведомствах значительно отличались друг от друга в ряде вопросов, связанных с оформлением, классификацией и хранением документов, в проекте Инструкции была предпринята попытка унифицировать требования к постановке делопроизводства. Поэтому проект инструкции исходил из необходимости создания единых норм по постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий СССР. Предусматривалось, что на основе этой инструкции должны быть выработаны ведомственные инструкции по делопроизводству с учетом специфики деятельности этих ведомств. В проекте были сформулированы единые нормы в отношении:

- требований, предъявляемых к отдельному документу;

- учета (регистрации) документов в делопроизводстве;

- исполнения и контроля исполнения документов;

- организации (классификации и систематизации) документов

- организации архива и сдачи документов в архив учреждения

Отличительной особенностью проекта инструкции была попытка увязать постановку делопроизводства и архива, подчеркнуть их единство и закрепить это в нормативном акте. Такое единство должно было способствовать научной организации документов в делопроизводстве и архиве, лучшему использованию документов в научных и практических целях.

Хотя проект инструкции и не был утвержден, но он сыграл свою положительную роль. Об этом свидетельствует тот факт, что на основе разработанных в проекте норм был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе носящих типовой характер.

Так же Главархивом в 1943 г. был разработан "перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР". Для каждой категории документов были установлены сроки хранения. Так же во время Великой отечественной войны, в 1943-1944 гг. проводилась большая работа по совершенствованию постановки делопроизводства в исполкоме Моссовета и исполкомах райсоветов. Особое внимание обращалось на улучшение работы по рассмотрению заявлений, в частности красноармейских, организацию личного приема граждан, проверку исполнения решений.

Так, 19 февраля 1944 г. на совещании в исполкоме Моссовета был специально рассмотрен вопрос об улучшении постановки делопроизводства в исполкомах райсоветов, о контроле над прохождением заявлений и жалоб от красноармейцев и содержании ответов на них, о контроле за исполнением решений. В условиях военного времени это имело большое политическое значение. Таким образом, вопрос контроля исполнения документов имел важное значение.

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план, но тем не менее работа по развитию делопроизводству велась.

Большое внимание было уделено проблеме классификации документов. Эта проблема решалась в нескольких взаимосвязанных направлениях:

- путем создания классификаторов служебных документов;

- разработки перечней документальных материалов и номенклатур дел.

Наряду с созданием индивидуальных номенклатур дел в эти годы проводится значительная работа по созданию типовых (примерных) номенклатур дел. Такие номенклатуры были созданы накануне Великой Отечественной войны для районных, городских, областных и краевых финансовых отделов.

Большое значение для улучшения ведомственных перечней имело издание ГАУ РСФСР в 1943 г. "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий союза ССР". В этом перечне нашли своё отражение типовые документы, образующиеся в деятельности подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий СССР. Структура перечня построена применительно к общим вопросам деятельности большинства учреждений, по производственно-отраслевому признаку, отражая типовые области деятельности или производства.

В 1948 г. была издана Инструкция по делопроизводству в сельских советах депутатов трудящихся РСФСР, к которой приложен "Примерный перечень дел сельского Совета депутатов трудящихся РСФСР", а в 1950 г. - "Примерный перечень дел исполкомов районных и городских Советов депутатов трудящихся", имеющий несколько иной характер

Наряду с разработкой примерных номенклатур для учреждений всей страны, отдельной союзной республики, создавались примерные номенклатуры дел для однородных учреждений в пределах отрасли, ведомства, края, области. Так, в 1950г. был составлен "Примерный перечень дел исполкомов районных: и городских Советов Московской области".

Таким образом, в период со второй половины 40-х гг. по 1950 г., несмотря на деятельность Главархива так и не были созданы единые нормативно-правовая и нормативно-методическая базы для регламентации делопроизводственных процессов в государственном масштабе.

Поэтому назрела острая необходимость в упорядочивании делопроизводства, унификации процессов работы с документами.

1.2 Состояние нормативно-правовой базы делопроизводства в СССР в период 1950 - 1960 гг

Рассмотрим состояние нормативной базы делопроизводства к 60-ым годам. Делопроизводство действовало на основе нормативно-методической базы, разработанной еще в 20-х годах. С увеличением численности государственного аппарата, восстановлением промышленности и других отраслей народного хозяйства СССР количество документов возрастало, что не могло не требовать перемен в регламентации ДОУ. С 1943 г. действовал перечень типовых документов, в которых были установлены сроки хранения для различных категорий типовых документов. Но данный перечень не учитывал активного развития делопроизводственных документов в 50-ые гг.

Количество документов значительно увеличилось и продолжало увеличиваться с каждым годом, многие документы в различных ведомствах повторяли друг друга. Поэтому не разработанность теоретических, методологических и нормативных положений в такой области делопроизводства, как экспертиза ценности документов приводила к тому, что многие ценные документы просто терялись, а "повторяемые" документы сохранялись.

Данное состояние нормативной базы в такой области делопроизводства, как экспертиза ценности документов требовало теоретических, методических и нормативно-правовых разработок,

В области унификации документов продолжала доминировать ведомственная разобщённость, так как не было единых централизованных общегосударственных стандартов в области создания документов. Все разработанные Оргстроем в 20-ые гг. проекты по унификации документов, так и остались проектами и не были внедрены в практику делопроизводства.

Унификация в делопроизводстве всегда связана со степенью централизации государственного аппарата. Централизация аппарата увеличивалась, и, это требовало создания централизованных государственных стандартов по унификации документов. Нормативно-правовая база должна была быть создана с учётом научных разработок в области документоведения, а таких разработок к концу 1959 г. не было, так как отсутствовал единый научный центр по документоведению.

Отсутствовала также учебная база по подготовке специалистов в области документоведения. В то время, как советские учреждения остро нуждались в подготовленных высококвалифицированных специалистах по делопроизводству и ДОУ.

То есть, основные положения, принятые в июне 1941 г. на Всесоюзном совещании по механизации и рационализации управленческого труда и делопроизводства нуждались в срочном воплощении в жизнь.

Но период с середины 1950-х гг. характеризовался усилением внимания партийных и правительственных органов к вопросам управления ставился вопрос о совершенствовании всего механизма управления и, соответственно, о совершенствовании делопроизводственных процессов, как базы информационного обеспечения государственного и ведомственного управления. Так, в постановлении ЦК КПСС от 25 января 1954 г. "О серьезных недостатках в работе партийного и государственного аппарата", указывалось, что в работе советского аппарата сложилась вредная бюрократическая практика, выражающаяся в том, что основное внимание и силы партийных, советских и хозяйственных кадров сосредотачиваются не на выполнении решений партии и правительства, а на составлении многочисленных директив, резолюций, справок, писем, отчетов. И уже в этом же году общегосударственная и внутриведомственная статистическая отчетность была сокращена почти в три раза, периодическая бухгалтерская отчетность предприятий - более чем в два раза. Почти в пять раз сокращена отчетность колхозов. Тем самым были созданы более благоприятные условия для руководителей и специалистов на производстве по непосредственной организаторской работе.

Рассмотрим более конкретные данные о состоянии делопроизводства в стране к началу 60-ых гг.

Состояние документации в сфере управления на тот момент можно охарактеризовать следующим образом. По данным архивной службы в стране ежегодно создавалось свыше 40 млрд. листов документов, причем это количество ежегодно возрастало.

Специалисты отмечали, что в объем информации в документной форме, на тот период, удваивался примерно в течение 8-10 лет, вместо 100 лет в начале XX века. Увеличение объема документооборота рассматривалось как явление закономерное, обусловленное спецификой

В условиях протекания научно-технического прогресса и усложнением системы управления, что приводило к возрастанию межучрежденческих связей, а, следовательно, и количества обращающихся документов.

А единые общесоюзные требования к документу, к его качеству не были выработаны.

В связи с внедрением принципиально новых способов обработки документной информации, изменились и требования к качеству документа, появились новые характеристики качества, не возникавшие ранее. Основная из них - это межвидовая унификация форм и основных показателей документов и установление единых, унифицированных принципов документообразования.

Отсутствовала унификация и в нормах оформления документов. На практике применялись различные способы адресования, датирования, подписания документов, причем эти способы зачастую были нерациональны, вызывали значительные непроизводительные затраты рабочего времени специалистов.

Не были выработаны также требования к изложению содержания документов, то есть, к построению текстов. Единственной нормой в этом плане являлись стереотипные, неконкретные записи в ведомственных инструкциях по делопроизводству о необходимости излагать документы "кратко", "ясно" и т.д.

Нужно отметить, в 50-е годы продолжалась активная работа по совершенствованию классификации и индексации внутренних документов в ведомствах. Так, например, разработанная в 1953 г. Всесоюзным банком финансирования коммунального и жилищного сроительства (Цекомбанком) Типовая номенклатура дел коммунальных банков, имеющая характер классификатора. В разделах этой номенклатуры, обозначенных римскими цифрами, предусмотрены дела, в которых группируются документы коммунальных банков. Разработанные в 40-х. гг. перечни дают вполне удовлетворительные классификационные схемы, которые могут быть с успехом положены в основу классификации служебных документов не только в делопроизводстве, но и в архиве. Практическую реализацию соединения перечня и классификатора нашли в Перечне документальных материалов Президиума Верховного Совета РСФСР. В этом перечне дана десятичная система классификации документов и в то же время указаны сроки хранения материалов.

На путь сближения классификатора и перечня стала и Академия наук СССР. В вышедшем в 1955 году "Классификаторе научно-организационной и деловой документации (делопроизводства) имеется "Сводная таблица индексов классификатора и соответствующих номеров статей перечня". Классификатор, построенный на основе десятичного классификации документов Академии наук СССР, так же как и перечень документальных материалов Академии (1955г.) при помощи сводной таблицы оказались взаимосвязанными и взаимообогащающими. Этот опыт, несомненно, заслуживает внимания.

После ХХ съезда меняется внутриполитическая обстановка в стране. Актуальным становится создание единой централизованной нормативно-правовой базы, регламентирующей делопроизводственные процессы.

В 1959 г. Правительство СССР издало постановление о разработке единых общегосударственных норм в делопроизводстве на основе широкого использования современной техники. На всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата были разработаны предложения аналогичные тем, которые были выдвинуты в июне 1941 года.

Таким образом, к началу 1960-ых гг. сложилась объективная ситуация, требующая упорядочивания делопроизводства, общесоюзной унификации процессов работы с документами, так и самих документов, введения в делопроизводственную сферу научно-обоснованного подхода.

Для осуществления такой работы были все предпосылки. В практике делопроизводства в различных ведомствах и организациях был накоплен большой опыт совершенствования делопроизводства. Научно это опыт частично обобщался в учебных курсах МГИАИ. Надо отметить, что были и специалисты в области делопроизводства, подготовленные в МГИАИ, которые могли воспринять и активно проводить в жизнь прогрессивные идеи.



Глава 2. Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства в 1960-1980 годы

2.1 Организационные меры по развитию нормативно-правовой базы делопроизводства. Разработка и внедрение ЕГСД

В июне I960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г.: актуальность создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и необходимость исследования в области НОТ. Решения совещания активизировали работу ученых и практиков.

Определенной вехой в области оптимизации работы с документами было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 г. "Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ.

В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности. Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в котором подчеркивалась необходимость разработки единой государственной системы делопроизводства в целях регулирования и координации общих сторон документного хозяйства страны на базе применения новой техники. В постановлении был определен состав участников, которым поручалась разработка ЕГСД: Государственный комитет Совета Министров СССР по координации научно-исследовательских работ, ЦСУ СССР, Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Главное архивное управление при Совете Министров СССР и Государственный комитет приборостроения, средств автоматизации и систем управления.

Первым реальным результатом разработки ЕГСД было издание в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства", а затем "Разделов Единой государственной системы делопроизводства", в которых были изложены основные принципиальные положения ЕГСД.

Новый этап в разработке ЕГСД начался в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. Одновременно были намечены и конкретные сроки разработки: Головным институтом: по проблеме ЕГСД стал созданный в системе Главного архивного управления в 1966 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Перед институтом были поставлены задачи: "Исследования теоретических и методических проблем документоведения, архивоведения и археографии; разработка документных информационно-поисковых систем; осуществление исследовательских и: экспериментальных работ в области естественно-научных проблем сохранности, воспроизведения и миниатюризации документальных материалов; организация широкой информации по указанным проблемам".

В 1967 г. ВНИИДАД разработал "Методическую программу исследования делопроизводства в министерствах и ведомствах", сыгравшую определенную роль в подготовке ЕГСД и в работах по совершенствованию делопроизводства в учреждениях.

Методическая программа имела известное значение для унификации работ по проектированию рациональных систем делопроизводства в отдельных учреждениях, которым в рассматриваемый период стали заниматься различные организации: отделы научной организации труда (НОТ) в министерствах".

Срок окончания разработки ЕГСД был установлен народно-хозяйственным планом, - 1970 год. Основными разработчиками ЕГСД кроме ВНИИДАД были Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ оргтехники Минприбора, ВНИИ стандартизации Госстандарта СССР, ВНИИ технической информации, классификации и кодирования Госстандарта СССР и СКБ Оргтехники Всесоюзного объединения "Сигма" Минприбора.

Но определённые организационные меры по унификации делопроизводства принимались ещё с начала 1960-ых годов. Например, 14 мая I960 г. были разосланы Рекомендации о введении в канцеляриях и структурных подразделениях единой однократной регистрации входящих и исходящих документов на карточках, как наиболее совершенной и обеспечивающей быструю выдачу справок и своевременный контроль за исполнением.

Уже на стадии разработки ЕГСД в 1960-е годы шло широкое внедрение средств механизации в управленческий труд и внедрение электронно-вычислительной техники. Поэтому ХXIV съездом КПСС была поставлена задача механизации и автоматизации управленческого труда, широкое внедрение отраслевых автоматизированных систем управления в целях дальнейшего создания общегосударственной системы сбора и обработки информации для обеспечения управления народным хозяйством.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. В ЕГСД было закреплено положение о том, что механизация может проводиться только на основе упорядочения делопроизводства, после проведения соответствующих мероприятий, как в процедурах создания, так и организации документации. Тем самым утверждалось, что технические средства сами по себе не могут повысить эффективность работы делопроизводственных служб. Вполне правильно исходили из того, что главным является организация всех делопроизводственных процессов.

Одновременно с разработкой ЕГСД создавалась серия государственных стандартов на управленческую документацию, в которых устанавливались нормы, дополняющие ЕГСД.

На основании "Директивы по пятилетнему плану развития народного хозяйства СССР на 1971-1975 годы" с 1971 года в стране началась разработка двенадцати унифицированных систем документации, пригодных для использования в АСУ (УСД). Системы соответствовали основным типовым функциям управления (плановая, учетная, отчетно-статистическая, финансовая, бухгалтерская, организационно-распорядительная и др.) или обусловливались какими-то иными причинами. Во главе работы был поставлен Госстандарт СССР, так как предполагалось результаты разработки вводить в жизнь в форме стандартов. Разработчиком Унифицированной системы организационно-распорядительной документации был определен Главархив СССР, в частности, ВНИИДАД. Формально, унифицированная система документации должна была складываться из государственных стандартов, форм документов и методических материалов, организующих внедрение. По сути же и информационному наполнению должна быть документальная структура, обеспечивающая выполнение определенных управленческих действий.

Ко времени выхода в свет ЕГСД внедрение электронно-вычислительной техники в управленческий труд только начиналось, реального представления о путях ее использования для обработки документов не было, в связи, с чем никаких специальных рекомендаций по этому поводу еще сделано не было. Однако, была предусмотрена такая возможность и сделана следующая запись общего характера: "если в учреждении действует автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной документации, формы документов и работа с ними должны строиться в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ, а в учреждениях с большим документооборотом контроль за исполнением документов может производиться с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники".

Отдельные положения проекта ЕГСД в 1970-1973 гг. были использованы при рационализации делопроизводства в некоторых учреждениях. Опыт их применения был использован при доработке ЕГСД.

В сентябре 1973 г., после всестороннего обсуждения и доработки, "Основные положения" ЕГСД были утверждены Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в целях совершенствования делопроизводства.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и приложений, содержащих формы и некоторые нормативные материалы.

В Общей части раскрывается понятие Единой государственной системы делопроизводства, значение и цели ее создания, определяются границы и сферы действия ЕГСД, ее правовой статус.

ЕГСД представляет собой свод основных положений, определяющих и регламентирующих постановку делопроизводства в государственном аппарате. Эти положения распространяются на организационно-распорядительную документацию и делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Тем самым ЕГСД будет способствовать усовершенствованию постановки делопроизводства на единой методической основе.

В целях дифференцированного использования положений ЕГСД все учреждения, организации и предприятия условно, подразделяются ла четыре категории:

I категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

II категория - учреждения с объемом документооборота от 25.000 до 100.000 документов в год;

III категория - учреждения с объемом документооборота от 10.000 до 25 000 документов в год;

IV категория - учреждения с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Выход в свет трёхсоттысячным тиражом Единой государственной системы делопроизводства стал заметным событием, этапом совершенствования делопроизводства при непосредственном участии архивных органов. Она оказала непосредственное положительное влияние на все стороны делопроизводства и способствовала определенной унификации документов, делопроизводственных процессов и структур. Если до появления ЕГСД какого-либо твердо установленного порядка делопроизводства не существовало и каждое министерство устанавливало свои правила на основании существующей практики и традиции, то теперь появился единый комплексный документ, предлагающий реальный путь организации делопроизводства.

В определенном смысле, ЕГСД внедрялась как единая методическая основа совершенствования делопроизводства, как методическое направление рационализации, в этом заключалось ее главное положительное значение. Нормативная часть ЕГСД - государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию приобрела самостоятельное значение.

Несмотря на рекомендательный характер ЕГСД, в союзных республиках при внедрении она получала нормативный характер, так как на ее основе разрабатывались типовые или примерные инструкции по делопроизводству, которые утверждались постановлениями советов министров республик. Практически во всех союзных республиках были приняты постановления или другие нормативные акты о совершенствовании делопроизводства на основе ЕГСД. В постановлениях отмечалась ответственность главных архивных управлений за состояние делопроизводства.

В 1975-1977 годах инструкции для учреждений, организаций и предприятий были утверждены Советами Министров УССР, БССР, Узбекской ССР, Литовской ССР, Армянской ССР, Эстонской ССР, Латвийской ССР, Киргизской ССР, Казахской ССР, Молдавской ССР. Правительства Литовской, Эстонской и Армянской союзных Республик утвердили республиканские стандарты на организационно-распорядительную документацию, учитывающие национальные особенности и традиции оформления документов.

Министерства и ведомства СССР издали нормативные акты о внедрении ЕГСД и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию. В 80% из них были изданы новые инструкции по делопроизводству, выпущены альбомы стандартных бланков и образцов документов. Организации, предприятия, учреждения фактически во всех областях народного хозяйства, науки, культуры, образования перешли на использование положений ЕГСД. Были пересмотрены учебные программы МГИАИ, и документоведческие курсы стали строиться на новой основе.

Нельзя не отметить, что все типовые инструкции по делопроизводству и республиканские стандарты готовились по поручению республиканских правительств главными архивными управлениями союзных республик. Архивные органы активно подключились к внедрению как ЕГСД, так и стандартов на документы.

В течение 4-5 лет после выхода ЕГСД стали заметными изменения в практике делопроизводства, как результат большой практической работы архивных органов по пропаганде основных положений и обучению работников делопроизводства на курсах, семинарах и т.п.

ВНИИДАД, проводя изучение опыта внедрения ЕГСД, разослал соответствующую анкету, ответ на которую поступил из 247 организаций: архивные органы, Советские органы, НИИ и КБ, министерства, ведомства и др. организации. Анализ ответов и фактического состояния делопроизводства выявил следующую картину. Наибольшее применение получили разделы, посвященные правилам оформления документов, требованиям к бланкам, организации контроля исполнения, правилам составления номенклатур и формирования дел, а также вопросам подготовки дел для передачи в архив. Менее оказались внедренными разделы по документированию, организации труда, построению и статусу делопроизводственных служб, порядку регистрации документов и построения справочных поисковых систем.

Несмотря на определенные недостатки внедрения, Единая государственная система делопроизводства имела огромное положительное значение как у нас в стране, так и за рубежом.

Архивное ведомство, накопив теоретический и практический багаж в деле совершенствования делопроизводства и управленческой документации, смогло квалифицированно участвовать в соответствующих международных фондах и организациях. В 1972 году на проходившем в Москве VII Международном конгрессе активно обсуждалась заинтересованность архивистов организаций "живой" управленческой документации.

Опыт СССР по упорядочению делопроизводства имел, и международный отклик и способствовал активизации роли архивных органов социалистических стран в сфере "живой" документации. Особенно большие работы были проведены в Народной республике Болгарии. Среди них заметное место занимает "Единая державная система за деловодство. Основные положения" (ЕГСД), утвержденная в 1975 году председателем Комитета по науке, техническому прогрессу и высшему образованию как нормативный акт, обязательный для всех учреждений, организаций и предприятий. Эта система построена на базе советской разработки с определенными дополнениями и изменениями, соответствующими специфике деятельности государственных органов НРБ, особенностям документации и организации традиционного делопроизводства.

Влияние ЕГСД и документоведческих работ, связанных с совершенствованием делопроизводства, можно отметить и в ГДР.

Рассмотрим организационные меры, по совершенствованию ЭЦД, как одной из областей делопроизводственных процессов в те годы.

В 1960-70-ые годы были разработаны основные критерии ЭЦД.

В делопроизводственной практике учреждений структурные подразделения использовали при формировании дел различных категорий документов определённый набор признаков, учитывающий и сроки хранения документов их подлинность и копийность.

Установление сроков хранения документов производилось в результате ЭЦД. Критериями для экспертных комиссий служили такие характеристики, как заключённая в нём информация, автор, время и место возникновения документа, его вид, имеющиеся резолюции, пометы и т.д.

Но ряд практикующих документоведов считали, что срок хранения документа должен быть реквизитом, то есть "нужно стремиться к тому, чтобы уже при создании документов определялся срок их хранения, то есть предоставлялось возможным передвинуть процесс экспертизы на более ранний этап, чем стадия разработки номенклатур и формирование дел в делопроизводстве".

Практические документоведы считали, что критерии места и время создания документа, значимость события для делопроизводства не имеют никакого значения, так как экспертиза в учреждениях проводится ежегодно, и дела рассматриваются за каждый календарный год. Но на практике значимость события часто учитывалось в делопроизводстве при проведении ЭЦД.

Поэтому на совещании в ЦГАНХ СССР был поднят вопрос о раздельном формировании поручений, где было внесено предложение об обособленном формировании дел временного срока хранения с поручениями, которыми направляются разработанные другими министерствами и ведомствами, проекты постановлений ЦК КПСС и Совмина СССР или союзных республик.

В 1981 году Главархив РСФСР провёл исследования вопросов внутривидовой экспертизы ценности приказов. Его результаты были опубликованы в журнале Советские архивы в 1981 году. Эксперимент проводился впервые, и главным его достижением стало то, что внутривидовая ЭЦД показа интеграцию её теоретических методов: взаимосвязь применения источниковедческого анализа с функциональным и информационным анализом.

В конце 1980-х годов исследования по внутривидовой ЭЦД приказов по основной деятельности, были проведены по двум отраслевым системам РФ: Минсельсстроя РСФСР и Минздрава РСФСР. В ходе изучения были выявлены закономерности и общие черты образования поручений правительственных органов и приказов, которые не несут ценной информации для ГАФ СССР.

В начале 1980-ых годов утверждаются разработанные в 1970-ые годы 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации.

В связи с необходимость внедрения информационных технологий в делопроизводственные процессы в середине 1980-ых годов принимаются меры по совершенствования ЕГСД. В 1988 году утверждается ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления). В целом, можно отметить, что в 1960-80-ые годы в нашей стране был осуществлён целый ряд организационных мер, направленных на развитие и совершенствование нормативно-правовой базы, регламентирующей делопроизводственные процессы, а также на внедрение разработанных методик и стандартов в практику делопроизводства.



Заключение

Период с 1945 по 1960 гг. в становлении и формировании нормативно-правовой и нормативно-методической базах делопроизводственных процессов, специфика организации делопроизводственных процессов, подготовили основу для формирования нормативно-правовой и нормативно-методической баз, регламентирующих делопроизводственные процессы. Причём новые методические основы делопроизводственных процессов, должны были быть разработаны на основе научного подхода к делопроизводственным процессам и процессам управления.

Процесс централизации управления государственного аппарата в 1920-ые гг. вызвал к жизни необходимость унификации управленческих документов, а также внедрения научной рационализации труда в сферу делопроизводства.

В 1930-ые гг. с закрытием ИТУ начинается период ведомственной разобщённости делопроизводства. Каждое ведомство устанавливает свои нормы создания документов, вырабатывает свою практику осуществления делопроизводственных процессов. Поэтому уже в 1941 г. на межотраслевом совещании работников управленческого труда была разработана программа по совершенствованию делопроизводственных процессов в стране, создания методической базы на основе научного подхода. В целом все глобальные делопроизводственные процессы во время войны отошли на второстепенный план, за исключением некоторых вопросов, требующих незамедлительных действий. В частности это вопросы контроля и проверки исполнения, охраны служебных документов. Развитие отрасли в 40-х - 50-х гг. было бессистемным, затрагивающим лишь отдельные моменты.

Так к 1960-ым гг. делопроизводственные процессы в стране, в целом, были совершенно не упорядочены, в связи с отсутствием единой нормативно-правовой базы делопроизводства. Количество документов увеличивалось с каждым годом, что приводило к разобщённости между ведомствами в вопросах их создания, содержания, хранения, ЭЦД. Многие ценные документы просто пропадали, так как не сдавались на хранение в архивы, а дублированные документы при этом сохранялись.

Проводимая ведомствами внутренняя работа по унификации документов и трафаретизации их текстов, как правило, не выходила за пределы одного учреждения и осуществлялась более или менее кустарно, так как не были разработаны единые исходные принципы, и отсутствовала методика работы.

Отсутствовала также широкая учебная база по подготовке специалистов в области документоведения. В то время, как советские учреждения остро нуждались в подготовленных высококвалифицированных специалистах по делопроизводству и ДОУ.

Но с середины 1950-ых годов правительство стало уделять внимание вопросам совершенствования управленческого труда в условиях развития НТР. Встал вопрос о применении экономико-математических методов, новых средств связи, ЭВМ в управлении. Для осуществления работы по упорядочиванию делопроизводства были все предпосылки, так как в практике делопроизводства в различных ведомствах и организациях был накоплен большой опыт совершенствования делопроизводственных процессов. На научном уровне данный опыт частично обобщался в учебных курсах МГИАИ. МГИАИ подготовил специалистов в области делопроизводства, которые могли воспринять и активно проводить в жизнь прогрессивные идеи.



Список литературы

1. Квасницкий В.Н., Левинтов А.Г., о некоторых направлениях развития научных основ стандартизации//Стандарты и качество, 1970. № 5.

2. Митяев К.Г. Вопросы улучшения документации (делопроизводства) в аппарате управления. В сб. Научные основы государственного управления в СССР, М., 1968.

3. Постановление Совета министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР"//"Правда" -2. 08. 1963.

4. Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960-1970-ые годы//Делопроизводство. 2003. № 4.

5. Лихачев М.Т., Боядаренко З.В., Зайцев А.Н. Предварительные итоги применения ЕГСД и перспективы развития системы // Советские архивы. - 1988. - № 5.

6. А. С. Малитиков. Перспективы и ближайшие задачи ВНИИДАД "Советские архивы", 1967, № 4.

7. В.И.Андреева Делопроизводство. - М, Интел-Синтез. 2000.

8. Кузнецова Т.С. Делопроизводство - М., Интел-Синтез. 2001.

Размещено на Allbest.ru

...