Коммуникативная среда в компании

Размещено на http://allbest.ru

Введение

Рассмотрим структуру и процессы коммуникаций в организации ЗАО «Элроса». Аппарат управления представляет собой взаимоотношений между сотрудниками и начальством, а также этих структур между собой. На предприятии существуют различные отделы, каждый со свей спецификой и службы, отвечающие за выполнение определённых функций в компании и на производстве. Верхняя иерархия управленческой структуры состоит из следующих должностей: президент группы компаний, генеральный директор, заместитель генерального директора по производству, главный аудитор, финансовый директор, директор по персоналу. На средней иерархической ступени находятся: начальник отдела закупок и логистики, ведущий менеджер по персоналу, старший специалист по кадрам, главный бухгалтер, руководители проектов, начальник сметно-договорной группы, руководители направлений. Далее идут специалисты, электромонтажники и электросварщики.

В компании существуют как формальные, так и неформальные коммуникации. На каждом уровне можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Сотрудники, общаясь между собой в неформальной обстановке делятся не только своими навыками и опытом, но также могут общаться на самые разные темы, используя для этого своё личное время (перерывы на обед). От генерального директора информация передаётся его секретарю, далее она распространяется по отделам в виде телефонных звонков, электронной почты, либо сотрудники сами заходят в приёмную для получения нужной информации.

Существует также обратная связь. Здесь информация может передаваться в виде служебных записок, звонков, либо личной явки к генеральному директору, если сообщение должно быть срочно доставлена до вышестоящего руководства.

Также существует горизонтальная коммуникация, при которой отделы общаются между собой и передают информацию друг другу. При этом сообщения могут передаваться как по электронной почте, так и с помощью телефона.

Еженедельно в компании собирают начальников отдела на совещание по оптимизации бизнес-процессов, улучшения качества строительства, и также для решения других проблем, существующих в организации. Совещания могут длиться как один час, так и более четырёх часов. После этого, руководители подразделений возвращаются на свои рабочие месте, где доносят информацию до каждого сотрудника организации. В зависимости от специфики работы каждого сотрудника. Эта информация является наиболее точной и готовой к исполнению.

Каждые полгода генеральный директор проводит собрание всей организации, куда приглашаются не только руководители отделов, а также рядовые работники. Такие собрания проводятся для того, чтобы сотрудники были оповещены о результатах деятельности компании, о её проблемах и достижениях. Но такие собрания могут проводиться чаще одного раза в полгода. Причиной этому могут быть выигранные тендеры на новые объекты. Тогда генеральный директор сообщает что мы должны слаженно работать, подходить ко всему ответственно и быть лояльными друг к другу. Доносит до всех информацию о стоимости объекта, о предстоящих премиях и продолжительности будущей стройки. После таких собраний люди уходят воодушевлённые и готовые к труду.

Также коммуникации могут проявляться в форме звонков. Здесь важно правильно поговорить с собеседником.

Внутренние звонки осуществляются по внутреннему номеру абонента. У каждого сотрудника организации личный номер, поэтому до него всегда можно дозвониться.

Внешние звонки проходят через секретаря генерального директора, которая в свою очередь переключает на требуемого человека.

Ещё один вариант коммуникаций в нашей организации - это электронная почта. Так как в компании работают сотрудники разного возраста, и кто-то до конца не овладел почтой, либо по каким-то причинам не хочет ею пользоваться, то данный вид коммуникации является самым неэффективным. Электронная почта работает с перебоями - это ещё один недостаток данного вида коммуникаций. Бывает и так, что письма не доходят, но чаще всего не уходят. Тогда к данной проблеме подключаются инженеры технической поддержки, выявляя и устраняя неисправности.

Последний процесс коммуникации проявляется на бумажном носителе. Деятельность организации сопровождается созданием и использованием множества внутренних документов: приказов, регламентов, презентаций. Подготовка сообщений на основе документов требует соблюдения следующих принципов:

· Изучения качества документальной информации (достоверность, актуальность, полнота);

· Разделения описания событий и их интерпретации;

· Определения, какими источниками информации пользовался составитель документа, является ли эта информация первичной или вторичной;

· Выявления намерения, которыми руководствовался составитель;

· Сравнения информации из документа с другими сведениями.

Итак, выделим неэффективные виды коммуникаций в компании ЗАО «Элроса» и возможные способы и устранения. Когда получатель информации - сотрудники компании.

1. Работающая с перебоями электронная почта

Так как многие сотрудники находятся на объектах, и это не только электромонтажники, но и руководители стройки, им необходимо ежедневно взаимодействовать с головной организацией. Но это весьма проблематично, так как при работе с электронной почтой возникают некоторые трудности и работникам приходится звонить на стационарные рабочие телефоны, что совсем не выгодно и совсем не удобно. Исходя из этого существует ряд других проблем, приведённых ниже.

Для устранения неполадок в данной системе необходимо установить причину неполадок. Данной проблемой занимается отдел информационных технологий, который оперативно действует при наличии возникающей проблемы. Но не всегда это бывает эффективно. Поэтому необходимо проверить всю систему снабжения информации, а также выявить наиболее устаревшие модели компьютеров, для лучшей работы сотрудников. А можно установить всем сотрудникам одинаковые электронные почты для корректной передачи информации.

2. “Кривые” коммуникации в организации

Здесь играет роль не только выразительность, точность и доступность речи, но и кто, когда и каким образом передаёт информацию. Здесь рассматривается процесс не передачи нужной информации до нужного человека. В связи с тем, что информация не доходит до сотрудников, отсутствует результат в их работе и соответственно неэффективная деятельность всего предприятия. Также к этому можно отнести такие недостатки, как плохо выбранные слова, отсутствие последовательности, не корректное изложение мыслей, неправильная структура предложений, отсутствие ясности и точности, что приводит к ошибкам. Информация должна быть выражена на столько правильно и корректно, чтобы принимающая сторона сумела понять смысл переданной информации. Или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю.

Для решения данной проблемы необходимо в первую очередь доставлять необходимую информацию до её получателя и формулировать её так, чтобы она была ясна и понятна. Стоит принять во внимание, что необходимо всем сотрудникам давать полную, объективную и честную информацию о работе, для наиболее эффективного труда, а также лексически правильно составлять предложения и точно излагать свои требования.

3. Несвоевременное донесение информации между коллегами

Причиной несвоевременного донесения информации служит, как и географическое положение организации и объектов, так же не ответственное отношение сотрудников к работе и полученной информации. Руководство компании необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также служба персонала совместно с руководством должна разработать специальный проект, целью которого будет - своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.

4. Документальное донесение информации

Здесь присутствует ряд ошибок, которые очень важно и нужно исправить. Это касается доведения приказов, распоряжений, служебных записок до всех работников в организации. Также к таким ошибкам можно отнести потерю документов в отдельных подразделениях.

Чтобы устранить возникшую проблему необходимо становить ответственное лицо за сохранность определённых документов и за их доведение до своих подчинённых, если таковые имеются.

5. Психологический барьер

коммуникативный бизнес персонал руководитель

Возникают вследствие отрицательного отношения получателя информации к тому, от кого она исходит (например, неприязнь, недоверие), каналу передачи сведений и способу коммуникации, форме или содержанию сообщения. По своей природе психологический барьер - это механизм защиты от нежелательной (неинтересной, опасной) информации. Такие препятствия тесно связаны с межличностными, межгрупповыми конфликтами, а также с противостоянием отдельного сотрудника и коллектива в целом. Причем психологический барьер может быть как причиной, так и следствием развивающегося конфликта на предприятии.

Основой эффективности и ключевой целью работы системы внутренних коммуникаций является завоевание и сохранение доверия персонала. Развитие лояльности, вовлеченности, формирование положительного имиджа компании в глазах коллектива предполагает постоянный рост доверия со стороны сотрудников к конкретному представителю отдела внутренних коммуникаций как к человеку, к самому отделу как к источнику информации, к каждому конкретному инструменту и каналу коммуникаций, используемому вами в работе. Формирование доверия требует кропотливой работы, большого времени и постоянной ответственности за формирование правильных ожиданий, исполнение обещаний и реализации исходных потребностей в соответствии с существующим «общественным договором» в глазах вашей аудитории. Доверие сотрудников позволит не только организовать регулярное поступление информации, но и сделать процесс взаимодействия с вашими «агентами» радостным и приятным.

Когда получатель информации - руководство организации, коммуникационный барьер заключается в следующем:

1. Игнорирование или блокирование информации.

Информация поступает «снизу». Попросту говоря сообщения, предложения и вопросы сотрудников остаются без ответа, без должного внимания либо подвергаются жёсткой критике со стороны начальства.

2. Принятие неэффективных управленческих решений вследствие некорректного восприятия и обработки сведений, поступающих от персонала. Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:

· отправитель -- человек (или группа), желающий сообщить информацию;

· сообщение -- информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;

· канал -- способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;

· код -- система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;

· контекст -- внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;

· получатель -- человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;

· шумы (помехи) -- все, что искажает смысл сообщения;

· обратная связь -- реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Размещено на Allbest.ru