Документування управлінської діяльності

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АЕРОКОСМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМ. М.Є. ЖУКОВСЬКОГО «ХАРКІВСЬКИХ АВІАЦІЙНИЙ ІНСТИТУТ»

Кафедра 703

Курсова робота

з діловодства

ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

студентки гуманітарного

факультету гр. 716

Коваленко Яни Андріївни

Науковий керівник:

кандид. філол. наук,

доцент Гавриш І.П.

Харків

2011



ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. Документ як засіб реалізації функцій управлінської діяльності

1.1 Роль та місце документа в апараті управління

1.2 Нормативне забезпечення документування управлінської діяльності

1.3 Особливості функціонування управлінських документів

РОЗДІЛ 2. Основні види управлінської документації та особливості її оформлення

2.1 Система управлінської документації

2.2 Основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ



ВСТУП

На сьогодні управління є досить складним соціально-економічним процесом, що відбувається в політичній, економічній, соціальній, виробничій та інших сферах сучасного суспільного життя. Важливими чинниками для забезпечення якісного функціонування систем управління та результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування є документування управлінських процесів та організація роботи з документами. Не менш важливим чинником, що обумовлює потребу пошуку шляхів удосконалення документування управлінської інформації та організації роботи з документами в управлінській діяльності є зростання темпів інформатизації України, що зумовлює актуальність обраної теми.

Суспільне значення документаційного забезпечення управління викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте комплексних наукових розробок у даному напрямі ще мало. Документаційне забезпечення слугує однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління й істотним елементом його стабільності, важливим інструментом у взаємовідносинах державних та недержавних органів. Воно потребує вдосконалення, підвищення рівня підготовки кваліфікаційних працівників, внаслідок того, що з документами в органах державного управління пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління.

На нашу думку, надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем документування управлінської діяльності та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених, зокрема

А.Н. Діденка [2], який докладно описав основні види службових документів, а також правила складання та оформлення управлінської документації.

О. Загорецька [3] сформулювала загальні вимоги до створення службових документів та проаналізувала нормативне забезпечення документування управлінської діяльності.

М.В. Комова [5] регламентувала основні напрямки діловодства з питань документування управлінської діяльності. Вагомий внесок у дослідження феномена поняття «управлінський документ» належить

Н.М. Кушнаренко [6]. Питанням документознавства, як наукової дисципліни, присвячено дослідження українських учених Ю.І. Палехи і Н.О. Леміша. [9]. Дослідження ролі та значення документаційного забезпечення державного управління та місцевого самоврядування належить Л. П.Піддубній [11], яка, у свою чергу, розглянула питання нормативно-методичної бази діловодства, стандартизації, уніфікації та трафаретизації управлінських документів.

У результаті аналізу наукових праць, нормативної бази, сукупності національних стандартів у галузі діловодства ми з'ясували, що на сучасному етапі розвитку державного управління наукова розробка проблеми документування управлінської діяльності у процесі реалізації функцій управління, нормативно-правового регулювання цієї сфери, а також інших напрямків такого виду діяльності є недостатньо вичерпною й потребує подальших наукових досліджень.

Мета дослідження полягає у вивченні управлінської документації, правил її оформлення та використання в процесі документаційного забезпечення управління.

Для досягнення поставленої мети необхідно розв'язати ряд завдань:

- дослідити роль та місце документа як основної складової для забезпечення ефективної діяльності управління;

- розглянути особливості нормативного забезпечення управлінських документів;

- проаналізувати систему управлінської документації та особливості її оформлення.

Об'єктом дослідження є система документації установи.

Предметом дослідження є управлінські документи, зокрема, організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, кадрові та інші.

Для досягнення поставленої мети й розв'язання завдань у роботі використовуються загальнонаукові та спеціальні теоретичні та емпіричні методи:

- метод аналізу;

- метод синтезу;

- метод дедукції;

- метод узагальнення.

Теоретичне і практичне значення роботи. У даній роботі охарактеризовано систему управлінської документації, а також описано специфіку її складання та оформлення. Результати проведеного дослідження можуть бути корисні при оформленні управлінської документації на заняттях із документознавства та діловодства, а також у подальшій діяльності за обраним фахом для успішного виконання службових обов'язків.

Структура роботи зумовлена метою й завданнями дослідження і складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Загальний обсяг роботи - 29 сторінок; основний текст - 27 сторінок; список використаних джерел - 16 найменувань.

У вступі розглядається актуальність обраної теми, мета та завдання роботи, її структура.

У першому розділі досліджується роль та місце документа в апараті управління, особливості функціонування та нормативне забезпечення управлінських документів.

У другому розділі розглядається система управлінської документації як складова документаційного забезпечення управління та основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів.

У висновках викладено систематизовані та узагальнені відомості, результати проведеного дослідження щодо управлінської документації.



РОЗДІЛ 1. Документ як засіб реалізації функцій управлінської діяльності

1.1 Роль та місце документа в апараті управління

Інформація, що використовується в системі управління, переважно оформлена документально. Документування та діловодство, як складові процесу управління, є важливими чинниками забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

Діловодство, як діяльність, охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Загальні правила діловодства зумовлюють документування управлінської діяльності, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства, забезпечення роботи з готовими документами, які створені та отримані ззовні установою.

Крім того, документування є основною частиною діловодства, оскільки пов'язане з процесами створення документів. Дотримання основних правил із діловодства та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Між іншим, за правилами та принципами документування, система проходження документів повинна ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації ділових паперів, а також централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій.

Головним, центральним, базовим поняттям документаційного забезпечення управління є поняття «документ». Традиційно, документ визначають, як «матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку й має юридичну силу згідно з чинним законодавством» [10, с. 47]. Таким чином, він є носієм інформації і виступає необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми та забезпечує взаємодію їх підрозділів. Наприклад, на міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення даного поняття, як «запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі» [7, с. 17]. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування відомостей, тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку тощо.

У дослідженнях історії виникнення та еволюції тлумачення терміна «документ» значний внесок зробили М.В. Комова [5], Н.М. Кушнаренко [6], Ю.І. Палеха [9], та інші. Згідно з версією походження поняття в основі слова «документ» лежить латинське слово «doceо», що означає «пояснювати, викладати справу». Латинське ж слово «documentum» перекладається як «зразок», навчальний приклад, «взірець». Також документом називають «будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття тощо» [10, с. 47]. У галузі управління документ визначають як засіб фіксації управлінських дій. документ управління нормативний реквізит

Документи, що містять управлінську інформацію й оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність - управлінською документацією, тобто управлінська документація є системою документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві. Окреслена система є однією з найчисленніших, оскільки містить групи адміністративних та загальних документів. Зокрема, до складу управлінської документації входять документація адміністративного та загального діловодства, яка об'єднується в організаційно-розпорядчу документацію. У свою чергу, до її складу включають: організаційну (інструкція, положення, статут тощо), розпорядчу (наказ, постанова, розпорядження тощо), довідково-інформаційну (довідка, зведення, огляд, інформація, лист, повідомлення, тощо), кадрову (автобіографія, резюме, характеристика тощо) документації. З огляду на те, що сучасний діловий документ використовується в усіх сферах управлінської й ділової діяльності, переважну більшість дій службовці виконують в процесі управління шляхом створення й використання службових документів. Управлінський документ містить дані, які виникли й використовуються у сфері управління. Він є не лише зафіксованим письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носієм інформації, а й водночас своєрідним об'єктом для опрацювання в процесі використання документа в управлінській діяльності.

Зокрема, управлінський документ має низку ознак: наявність інформації, яка має управлінський зміст, стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале зберігання, використання й призначення документа для передачі управлінської інформації у часі та просторі.

Слід зазначити, що на сьогодні наукові дослідження часто спрямовані на інформаційну суть документа, при чому кожний документ чи вид документа розглядається не ізольовано, а у комплексі. Він займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв'язки. Як і будь-яка система, управлінський документ створюється лише тому, що він виконує певні необхідні суспільству функції. «Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна система документів та стосується роботи всіх підрозділів організації» [7, с. 23]. За результатами аналізу документаційне забезпечення управління є однією з галузей управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах.

Крім того, залежно від управлінських ситуацій, на підприємстві створюються десятки різних номіналів документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято поділяти на групи та види за різними ознаками класифікації. Зокрема, класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш подібними ознаками. Л.П. Піддубна зазначає, що «метою класифікації документів є підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації» [11, с. 37]. У свою чергу це зумовлює економію праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу). Для класифікації документів у межах однієї організації спеціалісти в галузі управління складають класифікаційні схеми та класифікатори, вони бувають структурні та виробничо-галузеві. Структурні класифікатори поділяють документацію у відповідності до структурних підрозділів. За виробничо-галузевою класифікацією документи поділяють на групи за різними кваліфікаційними ознаками.

Насамперед, виділяють велику кількість систем документації, передусім найчисленнішою є система управлінських (адміністративних та загальних) документів. Всі документи, що створюються в управлінській діяльності, класифікують за змістом інформації. Вони бувають типовими, що створені та призначені для всіх установ, та індивідуальними - для конкретного підприємства. «За складністю документи поділяються на прості, зміст яких стосується одного питання та складні, в яких розглядається два та більше питань» [8, с. 51]. За походженням розрізняють службові, які створило чи отримало підприємство у процесі своєї діяльності, та особові, що посвідчують особи власників, їх права, обов'язки, а також біографічні дані та інші відомості про осіб. Розрізняють також документи за місцем створення внутрішні, що створюються та функціонують в межах лише одного підприємства де їх складено, і зовнішні, які надходять на підприємство від інших організацій. За напрямком документопотоку бувають вхідними та вихідними. За назвами: заява, лист, телеграма, інструкція, протокол, наказ, акт, довідка тощо. За формо поділяють на стандартні (типові) та нестандартні (індивідуальні). Стандартні документи мають однакову форму, їх складають в певній послідовності та за певними правилами (типові інструкції, типові листи, типові положення). Індивідуальні документи створюють на основі типових, їх складають у кожному конкретному випадку, для окремих ситуацій (заяви, протоколи, накази). За структурою класифікують на «прості та складні документи. Прості відображають одне питання (наказ, акт, договір), а складні - декілька (протокол)» [3, с. 23]. За терміном виконання розрізняють звичайні (безстрокові), термінові та дуже термінові документи. Безстрокові виконуються за загальною чергою. Для термінових встановлено термін виконання, а також ті, які є терміновими за способом відправлення (телеграма). До дуже термінових належать документи, які мають позначку «дуже терміново».

Однак, найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої інформації до предмета чи напряму діяльності. За висловом Г. Безпянької: «функціональне призначення документа має практичне спрямування і може бути покладене в основу складання номенклатури справ організації, переліку документів із зазначенням термінів зберігання» [1, с. 71]. Саме цим зумовлена потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа до певної документаційної системи, аналізувати його за змістом та властивостями.

Таким чином, документ є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи. Він використовується в процесі взаємодії об'єктів і суб'єктів управління як один із засобів закріплення й реалізації їх функцій та завдань. Варто також зазначити, що документ у сфері управління є складною інформаційною сукупністю, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює важливу роль уніфікації як одного з продуктивних напрямів подальшого удосконалення документаційного забезпечення управління.

1.2 Нормативне забезпечення документування управлінської діяльності

Нормативною базою управлінської документації є низка документів, що визначають загальні правила документування управлінської інформації й регламентують порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання в архівний фонд.

На сьогодні універсальним нормативно-правовим документом є Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 [16]. Вона визначає порядок організації загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі на ту, що створюється за допомогою комп'ютерної техніки, і не має таємного характеру. Фундаментальним документом, який визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, що застосовуються в певній сфері діяльності, та офіційно закріплює групування документів за певними ознаками для уніфікації, є Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 (ДКУД), затверджений наказом державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 [12]. «ДКУД є складовою частиною державної системи класифікації й кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Його розробка зумовлена змінами в складі та змісті управлінської документації (організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації) внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні» [1, с. 72]. Іншими словами, ДКУД є нормативним переліком назв уніфікованих форм документів. Усі органи державного й господарського управління використовують ДКУД під час здійснення управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Важливим нормативним документом для сфери документаційного забезпечення управління є державний стандарт ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до створення документів» [15]. Стандартом встановлено правила та вимоги до організаційно-розпорядчих документів: постанови, розпорядження, положення, рішення, протоколу, акта, листа тощо, які створюються в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Також стандартом встановлено 32 реквізити та вимоги до їх розташування, вимоги до бланків та оформлення документів та інше. На думку О. Загорецької, «найближчим часом має набути чинності Типова інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, з уведенням в дію якої Примірна інструкція 1997-го року видання втратить чинність» [3, с. 20]. Це дозволить встановити новий порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення до передання в архівний підрозділ.

За результатами аналізу зазначених вище нормативних документів на підприємстві повинна бути розроблена індивідуальна інструкція з діловодства. Саме ця інструкція є основним нормативно-методичним документом, який встановлює єдиний порядок створення документів і роботи з ними в конкретній установі чи організації. У цьому документі повинні бути відображені особливості організації діловодства в конкретній установі. Насамперед, структура служби діловодства та склад працівників, що здійснюють забезпечення діяльності апарату управління, склад та перелік документів, які створюють та засвідчуються в організації тощо. Індивідуальну інструкцію з діловодства затверджує керівник підприємства шляхом видання спеціального наказу, де мають бути вказані терміни введення в дію цієї інструкції, також зазначаються заходи, які мають бути здійснені службою діловодства. Зразок індивідуальної інструкції з діловодства повинен бути в кожному структурному підрозділі установи. Також особливе значення у документаційному забезпеченні управління має стаття 10 Конституції України [4, c. 5], нею засвідчено, що державною мовою в Україні є українська мова, а також закладено конституційно визначену мовну основу здійснення документування у державі та державному управлінні.

Узагальнюючи, слід зазначити, що нормативною базою регулювання документаційного забезпечення управління є низка документів, що встановлюють загальні правила документування управлінської інформації й регламентують порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного фонду.

1.3 Особливості функціонування управлінських документів

Документ, як і будь-яка інша система, створюється суспільством з метою реалізації його функції. У сучасному суспільстві документи зазвичай виконують такі основні функції як управлінська, комунікативна, соціальна, інформаційна та інші. За допомогою них забезпечується функціонування й вдосконалення державної системи управління та задовольняються потреби суспільства в інформації.

З'ясування функціонального аспекту документознавства на сьогодні є об'єктом зацікавлення ряду вчених. Зокрема, М. Кушнаренко. На її думку, «під функцією документа слід розуміти його призначення, мету, суспільну роль, завдання. Автор визнає його поліфункціональним об'єктом, який виконує низку взаємопов'язаних функцій Також вона вважає всі функції документа соціальними і умовно поділяє їх на три групи: 1) головну функцію, 2) загальні функції, 3)спеціальні функції» [6, с. 38]. Головна функція полягає у здатності документа зберігати й передавати інформацію у часі й просторі. Загальні функції характерні для всіх документів, до них відносять: інформаційну (полягає у здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації), комунікативну (полягає у здатності документа бути засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва), кумулятивна (полягає у здатності документа збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження). Спеціальні функції властиві не всім, а певним видам документів у залежності від соціальних потреб споживачів. До спеціальних функцій управлінської документації перш за все варто віднести функцію, яка властива документам, що спеціально створені в процесі управління, зокрема, статути, накази, рішення, та ін. Важливу роль відіграють окреслені документи і в інформаційному забезпеченні управління, відображаючи різні питання й реалізації рішень керівництва. Спеціальними функціями є пізнавальна (полягає у здатності документа бути засобом отримання та передавання знань із метою вивчення процесів і явищ суспільства), правова (полягає у здатності документа бути засобом підтвердження якихось фактів), облікова (документ відображає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язану з господарськими, демографічними та соціальними процесами з метою їх аналізу та контролю) та інші. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з'ясування істинної мети створення документа й наявної в ньому інформації, дозволяє здійснити більш чітку класифікацію, виробити певні вимоги до їх змісту й форми, технології обробки та організації документів, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і управління в цілому.

Відносячи управлінську документацію до особливої категорії документів, що служать засобом здійснення процесів управління, виділяють дві особливі властиві лише управлінським документам функції. Перша з них - функція матеріалізації управлінської дії, що є основним критерієм доцільності виникнення документа і багато в чому передбачає його цінність як історичного джерела. Друга функція - функція організації інформації. Вона полягає в тому, що лише за допомогою документа інформація зберігається й передається в суворо визначеній формі. Функції документа зумовлюють склад його реквізитів, структуру тексту та його лексичні особливості. Таким чином, функціональне призначення документа для передачі управлінської інформації у часі та просторі для використання його у соціальних комунікаційних каналах є основною ознакою управлінського документа.

Зважаючи на вищезгадані функції, управлінська документація призначена для організації процесів управління, а також правового закріплення розпорядчих дій як в організаціях так і у структурних підрозділах на основі єдиноначальності. Вона відноситься до взаємин організації як з вищими за рівнем органами управління, так підпорядкованими їй підприємствами. Управлінські документи створюються з метою забезпечення необхідних суспільству функцій.

Отже, документ відіграє важливу роль в управлінській діяльності, оскільки є невід'ємною складовою в організації роботи апарату управління. Регламентують порядок роботи зі службовими документами та встановлюють загальні правила документування управлінської діяльності велика кількість нормативних документів. Під функцією управлінського документа розуміємо його цільове призначення, що полягає в широкому використанні даного виду документів у повсякденній діяльності та поліпшенні внутрішньої організації установи. Він є основним елементом для прийняття управлінських рішень та довідкової роботи установи.



РОЗДІЛ 2. Основні види управлінської документації та особливості її оформлення

2.1 Система управлінської документації

Документ, незалежно від характеру вміщеної в ньому інформації, завжди виступає елементом певної системи документації. Вся сукупність систем документації, що функціонують в оперативній чи ретроспективній сферах, становить досить складну багаторівневу систему. Ця система складається з цілого ряду підсистем, які, у свою чергу, виступають самостійними системами по відношенню до своїх структурних складових.

Кожна з підсистем містить певну кількість документів, які відіграють відповідну роль у сферах функціонування чи розвитку суспільства, його структурах та соціальних інститутах. При формуванні систем документації використовується системний підхід, який безпосередньо пов'язаний з класифікацією документів. Серед усіх систем документації, що функціонують в кожній сфері соціальної діяльності особливу роль відіграє саме управлінська документація.

Систему документації створюють у процесі виконання функцій управління. Зокрема, загальними функціями управління є планування, організація, координація, контроль тощо, які властиві всім органам управління. До спеціальних функції відносять: постачання, облік, фінансування тощо, які можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково.

Внаслідок здійснення загальних і спеціальних функцій управління документи поділяють на дві групи. До першої належать документи, які створюють у процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності закладів, організацій, підприємств, зокрема в органах державного управління, суду, прокуратури, у громадських організаціях, в адміністрації підприємств та закладів. Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної зі спеціальних функцій управління, а також для таких галузей діяльності, як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа.

На нашу думку, документацією установи є сукупність всіх службових документів, що забезпечують внутрішньої організацію будь-якого підприємства, фірми та забезпечує взаємодію їх підрозділів. Більшу частину або навіть увесь документаційний фонд установи становить управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління. На думку Ю І. Палехи, «незалежно від напрямків діяльності установи управлінська документація виступає, як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів» [9, с. 231]. Зокрема, зафіксована в системі управлінської документації інформація має свідчити про ефективність діяльності установи, бути основою для її оцінювання й відображати наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Крім того, особливість управлінської документації полягає в тому, що дані документи створюються й використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) у відповідності до встановленої компетенції й поставлених завдань, а також, служать засобом закріплення функцій органів управління. Вони містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає сутність виконавчої й розпорядчої діяльності певного органу управління. Зокрема, процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов'язковості виконання.

Система управлінської документації з точки зору якісного забезпечення управління вдосконалює організацію руху документів в конкретній установі. А зміст окресленої документації істотно впливає на діяльність організації, забезпечуючи виконання документами певних соціальних функцій.

Під системою вищезазначеної документації розуміємо сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, з оцінки трудової діяльності та управління кадрами. Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності. До цього виду документації відносять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи.

Одним із видів організаційно-розпорядчої документації є розпорядчі документи. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню.

На нашу думку, найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази. Як зазначають

Л.П. Піддубна та Т.В. Іванова, «наказом є основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції» [11, с. 89]. Створюється наказ на основі й для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

Також серед вищезазначеної документації виділяють організаційні документи, які «регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час» [5, с. 51]. Зокрема виділяють положення, що встановлює основні правила організаційної діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і підприємств (філій). «Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання» [10, с. 77]. Також до організаційної документації слід віднести статути, юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначаються їх структура, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності. До зазначеної вище документації відносять правила, як службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок певних дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо. За формою і змістом вони схожі на інструкції, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів входять до інструкції з діловодства). Організаційні документи мають вищу юридичну силу, ніж розпорядчі.

Вважаємо, що важливе місце в управлінській діяльності належить довідково-інформаційній документації, яка використовується в управлінні та носить довідковий або інформаційний характер. В окресленій системі документації міститься інформація про стан справ в організації, описуються події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. «Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових документів є акт. Актом називають документ, що складений однією або кількома особами, яка підтверджує якісь установлені факти, події» [10, с. 97]. Також до окресленої групи документів відносять довідку - документ довідково-інформаційного характеру, який засвідчує біографічні та юридичні факти, описує і встановлює події. Розрізняють довідки особистого і службового характеру. До даної групи документів також належить доповідна записка як документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора. Укладається як з ініціативи автора, так і на підставі вказівки керівника.

До системи управлінської документації відносять кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання прийняття на роботу, проведення атестації й установлення кваліфікації, присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Таким чином, здійснення управлінської діяльності неможливе без застосування кадрової документації. У зв'язку з тим, що її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в системах управлінської діяльності, зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління. Т.В. Іванова зазначає, що «до складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів» [11, с. 115]. До кадрової документації відносять трудовий договір - це договір працівника з організацією, підприємством, що містить взаємні зобов'язання сторін. Він є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його устремлінь та інтересів. Особова справа також належить до кадрової документації. Вона є сукупністю документів, що містять докладні відомості про працівника. Кожній особовій справі присвоюють номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи, які стосуються працівника, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани тощо.

Звісно, успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (фінансовій, бухгалтерсько-обліковій, плановій тощо). Зазначена документація є своєрідною базою для прийняття управлінських рішень і підготовки управлінських документів. До фінансової документації відносять фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, акти, ревізії, інвестиції, звіти про виконання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти і т. п. У свою чергу, основою бухгалтерсько-облікової документації є головна книга, річні звіти, звіти про надходження коштів, звіти про фінансовий стан, бухгалтерський баланс, рахунки, касові книги, платіжні документи, відомості тощо. До основних видів планової документації відносять: програму діяльності, бізнес-план, річний план, графіки виконаних робіт, кошториси, тощо.

Отже, під системою управлінської документації розуміємо сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі та забезпечують організацію ефективної діяльності органів управління. Зміст окресленої документації істотно впливає на діяльність організації, забезпечуючи виконання документами у сфері управління основних функцій, а саме соціальної, інформаційної, комунікативної, правової, облікової.

2.2 Основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів

Для забезпечення ефективної діяльності органів управління документ має відповідати певним вимогам: відповідність своєму призначенню, зручність в обробці, достовірність, юридична сила, чітка структура. Від якісного оформлення документа залежить його юридична сила, оскільки він є підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.

Насамперед, регламентують процес підготовки та оформлення документів затверджені й чинні в Україні стандарти: ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа» [14], ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [15], ДСТУ 2732-2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» [13].

Згідно з вищезазначеними нормативними актами, службові документи як державних, так і приватних підприємств оформлюються на бланках. «Бланк - службового документа є уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації» [3, с. 27]. Документи, що створюються в управлінській діяльності повинні мати обов'язкові реквізити розташовані у певному порядку. ДСТУ 4163-2003 встановлено дві схеми розташування реквізитів і меж зон:

на кутовому бланку формату А4;

на поздовжньому бланку формату А4.

Реквізити розташовані з урахуванням послідовності процесів з підготовки, оформлення, засвідчення й використання документів. Кожному реквізиту відведене певне місце з урахуванням максимального набору письмових знаків, з яких він може складатися. При цьому «дозволяється розмішувати реквізити в межах, встановлених пропонованими схемами, з допуском ± 2 мм» [3, с. 24]. Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може знаходитись на місці, відведеному для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа». Крім того, Л.П. Піддубна зазначає, що «…і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути фланговим або центрованим» [11, c. 61]. Флангове розташування реквізитів передбачає, що кожен рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі. Центроване розташування реквізитів передбачає, що початок і кінець кожного рядка однаково відділений від меж відведеної робочої площі.

Реквізити бувають постійні ті змінні. Постійні реквізити оформлюють тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання. Обов'язковими реквізитами є назва організації (07); назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Під реквізитом службового документа слід розуміти «інформацію, яка зафіксована в документі для його ідентифікації, організації обігу і (або) надання йому юридичної сили» [5, с. 49]. Реквізити бувають постійні та змінні. У процесі підготовки й оформлення документів обов'язкові реквізити можуть бути доповнені іншими, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо. При оформленні управлінських документів рекомендовано ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [15] використовувати крім постійних реквізитів, й інші, якщо цього вимагає призначення документа або його оброблення. До них відносять такі: «01 - зображення Державного герба України; 02 - емблема організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи; 05 - код форми документа; 06 - найменування вищого органу влади; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - додаткові відомості про установу; 13 - посилання на дату та індекс документа, на який дають відповідь; 14 - місце складання або видання документа; 15 - гриф обмеження доступу до документів; 16 - адресат; 17 - гриф затвердження; 18 - резолюція; 22 - відмітка про наявність додатка; 24 - гриф погодження; 25 - візи; 26 - печатка; 27 - відмітка про засвідчення копії; 28 - прізвище виконавця і номер його телефону; 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30 - відмітка про перенесення даних на машинний носій; 31 - відмітка про надходження документа; 32 - запис про державну реєстрацію» [11, с. 63]. Слід зауважити, що в жодному документі не може бути зафіксовано відразу всі 32 реквізити.

Як на державних, так і на приватних підприємствах текст управлінського документа потрібно складати державною (українською) мовою. Лише в населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, документ у внутрішньому діловодстві підприємств дозволяється складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством. «Повідомлення, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування» [3, с. 28]. Документи, що їх направляють до органів державної влади України, слід складати виключно українською мовою.

Текст управлінського документа має містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Він може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Наприклад, cуцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу використовують при складанні розпорядчих документів і листів. Такий тип тексту, як правило, складається з двох частин. У першій зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій - висновки, розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте він може містити лише одну результативну частину.

Анкетою називають форму викладу тексту документа, в якому один об'єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти здебільшого використовують при складанні кадрових документів. «Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а змінною - їх характеристики. Назви ознак об'єкта, що характеризується, мають бути виражені іменником у називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, освіта, стаж, сімейний стан тощо) або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте кваліфікацію, володієте мовами, були..., перебували... тощо)» [3, с. 29]. Характеристики об'єкта мають узгоджуватися з назвами ознак. Таблиця є форма представлення тексту, що містить інформацію, яка характеризує кілька об'єктів за рядом ознак. Її використовують при створенні таких організаційних документів, як штатний розпис, структура і штатна чисельність, а також планових, звітно-статистичних документів.

Для складання текстів документів, у яких обумовлено типові ситуації (накази з особового складу, договори, гарантійні листи тощо), рекомендовано використовувати уніфіковані трафаретні форми, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної.

Дослідження засвідчило, що важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, згідно з ними документ повинен надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право, бути юридично правильно оформленим, бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації, поданим грамотно і зрозумілим кожному, хто його читає. Управлінський документ повинен оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами, бути відредагованим та складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату. Їх правильне оформлення є запорукою раціонального й ефективного використання документів, а отже - підвищення ефективності управлінської діяльності.



ВИСНОВКИ

Документ є невід'ємною складовою в організації роботи державного управління. Зокрема, на сьогодні особливо зростає роль управлінської документації в діяльності державних органів, оскільки вона виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми та забезпечує взаємодію їх підрозділів.

Сучасний етап розвитку суспільства характеризується необхідністю посилення ролі державного управління, одним із важливих напрямів оптимізації якого є використання управлінської документації. Вирішення актуальних завдань сьогодення полягає в комплексному документаційному забезпеченні потреб державного управління.

Таким чином, управлінська документація є важливим інструментом впливу на процеси та результати управлінської діяльності, а також одним із визначальних чинників забезпечення функцій управління. Спеціальними функціями документа є правова, управлінська та історична. Сукупність документів, що становлять нормативно-правову базу управлінської документації є багатоаспектною. Нею регламентовано порядок роботи зі службовими документами, а також встановлено загальні правила документування управлінської діяльності. До таких документів слід віднести Примірну інструкцію з діловодства, закони України, низку державних та міжнародних стандартів, які визначають порядок організації загального діловодства. Головним призначенням окреслених нормативно-правових документів у сфері документаційного забезпечення управління є визначення правових механізмів реалізації державної політики у цій галузі, встановленої законодавством, унормування функціональної організаційної структури документозабезпечення.

Система управлінської документації складається із сукупності документів, які використовують в процесі документаційного забезпечення управління. Сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі, називають системою управлінської документації. ЇЇ поділяють на такі підсистеми як організаційна документація, що складається з взаємопов'язаних документів, які регламентують структуру, завдання й функції підприємства; розпорядча документація, що є комплексом взаємопов'язаних документів, які регулюють діяльність органу управління. Також до окресленої системи відносять економічну та планово-фінансову документацію, що відображає практичні питання організації торгівлі, ведення фінансової та цінової політики; документацію з управління кадрами та довідково-інформаційну документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи та нормативно-правову документацію, що забезпечує якісне управління установою та дотримання чинних норм.

Для забезпечення ефективної роботи органів управління необхідно, щоб документи були оформлені за певними правилами та мали обов'язкові реквізити, розташовані у певному порядку, лише за такої умови вони будуть запорукою ефективної діяльності органів управління. Управлінська документація складається на стандартних бланках, оформлюється за встановленим зразком із урахуванням обов'язкових реквізитів (назва організації, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту документа, текст, підпис). Практичне значення управлінських документів є запорукою раціонального використання їх в установі, що підвищує ефективність управлінської діяльності.

Документування управлінської діяльності - узагальнене системне явище, вияв вищої потреби об'єкта управління та необхідний елемент управлінського процесу.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Беспянська Г. Склад та види документів, що забезпечують документування управлінської інформації / Г. Безпянська // Довідник кадровика. - 2007. - № 8 (62). - С. 70-74.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство : навч. пос. - 2-ге видання, перероб. і допов. / А.Н. Діденко. - К.: Либідь, 2000. - 284 с.

3. Загорецька О. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення службових документів / О. Загорецька // Сектетарь-референт. - 2010. - № 02 - С. 20-32.

4. Конституція України / Товариство з обмеженою відповідальністю. - Х.: Одісей, 2006. - 48 с.

5. Комова М.В. Діловодство. 3-тє видання / М.В. Комова; Національний університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних наук - Львів-Київ : «Тріада плюс», «Алерта», 2009. - 220 с.

6. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. / Н. Н. Кушнаренко. - К.: Знання, 2000. - 460 с.

7. Савицький В.Т. Документаційне забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування України: Монографія /

В.Т. Савицький. - К.: КНТ, 2008. - 324 с.

8. Скібіцька Л.І. Діловодство. Навч. посібник / Л.І. Скібіцька. - К.: Центр учбової літератури, 2006. - 224 с.

9. Палеха Ю.І. Загальне документознавство / Ю.І. Палеха, Н.О. Леміш. - К.: Ліра, 2008. - 395 с.

10. Палеха Ю.І. Управлінське документування. Навч. посібник: у 2 ч. Ч.1 3-тє вид., доп / Ю.І. Палеха. - К.: Європ. Університет, 2003. - 230 с.

11. Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Л.П. Піддубна, Т.В. Іванова. - К.: Академія муніципального управління, 2007. - 350 с.

12. Державний класифікатор управлінської документації : ДК 010-98. - [Чинний від 1999 - 06 - 01 ]. - К.: Держстандарт України 1999, 188 с.

13. ДСТУ 2732-2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - К.: Держспоживстандарт України, 2004. - 36 с.

14. ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа. - К.: Держспоживстандарт України, 1999. - 29 с.

15. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. -22 с.

16. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153. / Діловодство. Інструкції. Типові положення: Збірник нормативних документів (із змінами і доповненнями за станом на 1 вересня 2003 року). - Х., 2003. - С. 4-51.

Размещено на Allbest.ru

...