Нормативная регламентация службы документоведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.

Я считаю, что изучение данного предмета актуально в наше время, так как делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью создания моей курсовой работы является описание нормативной регламентации работы службы ДОУ.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их;

- рассказать о должностном и численном составе службы ДОУ;

- изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

- написать о требованиях к организации рабочих мест.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник. В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов -- положении, инструкциях, правилах.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.1 Организационные структуры службы ДОУ

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами

2. Канцелярия

3. Общий отдел

4. Секретарь

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; секретариат коллегии; протокольное бюро. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.

2. В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

3. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

4. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

5. Отдел писем.

6. Центральный архив организации.

7. Инспекция.

8. Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие: подготовка обращений к рассмотрению руководством; контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации; извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений; организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр;

7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции: подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; анализ документов, подготовленных структурными подразделениями; подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями; организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.

1.2 Должностной и численный состав службы ДОУ

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Согласно нормативным документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Эта категория включает: заведующего службой делопроизводства; заведующего протокольным отделом; начальника секретариата; заведующего архивом; заведующего отделом подготовки документов, копировальным бюро, экспедицией.

Основная функция руководителя- это планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников. Количество руководителей не должно превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала в службе ДОУ.

Специалисты. В эту категорию включены: документовед; помощник руководителя; референт; редактор; архивист; инспектор; секретарь руководителя; корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможна должность старшего специалиста. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего.

Технические исполнители. К ним относятся: экспедитор; делопроизводитель; машинистки и стенографистки; технические секретари; курьеры; операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно существующей в стране классификации, преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять для министерств и ведомств - 12-15 %; для промышленных предприятий и организаций - 0,5 % общего числа работающих.

1.3 Нормы времени на работы по ДОУ

За единицу измерения объема работ берется один документ, 10 или 100 документов.

1. Обработка документов, получаемых по факсу (1 лист), - 0,15 часа;

2. обработка телеграмм (1 телеграмма) - 0,11 часа;

3. обработка поступающих телефонограмм (1 телефонограмма) - 0,2 часа;

4. обработка отправляемых документов (10 документов) - 0,8 часа;

5. автоматизированный учет количества документов, создаваемых для внутреннего пользования (100 документов) - 0,04 часа;

6. автоматизированный учет объема документооборота учреждения (100 документов) - 0,09 часа;

7. оформление приема на работу рабочих (1 работник, принимаемый на работу) - 0,5 часа;

8. оформление приема на работу служащих (1 работник, принимаемый на работу) - 0,8 часа;

9. выписка новой трудовой книжки на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней (одна трудовая книжка или вкладыш) - 0,12 часа;

10. запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работнике, поощрений и награждений (1 запись) - 0,08 часа;

11. оформление взысканий (1 оформление) - 0,14 часа;

12. оформление документов при увольнении рабочих и служащих (1 увольняемый работник) - 0,55 часа;

13. подшивка дел в твердую обложку (100 дел) - 28 часов;

14. составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (1 акт, включающий до 40 операций), - 8 часов.

Если на какие-либо виды работ не существует норм времени, работник службы ДОУ может сам определить временные затраты, проведя самофотографию рабочего дня и хронометраж.

1.4 Организационные документы

Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Структура Положения о службе ДОУ

Первый раздел «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации. Например, «Канцелярия является самостоятельным подразделением НПО «Союз» и подчиняется непосредственно директору» дал, ее в Положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации, стажу практической работы.

Следующим пунктом является перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей работе служба ДОУ. Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.

Второй раздел «Цель и основные задачи службы ДОУ». Как правило, основной целью службы делопроизводства является организация работы с документами. При формулировке задач службы их нельзя сводить к задачам ее руководителя.

Третий раздел «Функции». Описание функций должно включать подробное перечисление функций, выполняемых каждым структурным подразделением службы ДОУ, если они есть (секретариат, группа регистраций, архив, группа контроля за исполнением документов). При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

Четвертый раздел «Права». Содержит перечисление прав для реализации возложенных на службу ДОУ задач. Одним из таких прав является право проверять правильность оформления документов и организацию работы с документами в структурных подразделениях, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций. Служба ДОУ может иметь право не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований. Поскольку должностные обязанности руководителя службы ДОУ не регламентируются отдельным документом, в Положение вводят раздел «Руководство».

Пятый раздел «Руководство» подразделяется на три подраздела:

1. обязанности руководителя службы ДОУ;

2. права руководителя службы ДОУ;

3. ответственность руководителя службы ДОУ.

Шестой раздел «Взаимоотношения» с другими структурными подразделениями. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, юридическим отделом, функциональными структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которым в нем закреплены взаимосвязи.

документ персонал организационный рабочий

ГЛАВА 2. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1 Должностная инструкция

Основной документ организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемой службой ДОУ. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения, в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием; образование, опыт работы в учреждении; кем назначается и освобождается от занимаемой должности; какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.

2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включат особенности подготовки и передачи документов. Методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.

3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т.д. четках формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

4. Ответственность. В данном разделе формулируется содержание и форма ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а так же за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности). В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто от каких структурных подразделений получает документацию, кому предоставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно - правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации, кроме того работник обязан ознакомится с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты. (см. Приложение 1)

2.2 Инструкция по делопроизводству

Основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «…кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Тематические разделы состоят из двух составных частей: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Документирование» определяются: вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию; виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности; общие правила документирования; правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения; порядок изготовления и размножения документов; правила оформления и заверения копий и приложений; порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов; порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «Организация документооборота» должен включать: порядок приема, обработки и распределения входящих документов; порядок передачи документов внутри организации; порядок подготовки и обработки исходящих документов; порядок учета количества документов.

Раздел «Регистрация документов» включает: общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; характеристику форм регистрации; описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» устанавливает: принципы построения информационно-справочной работы в организации; характеристику справочных массивов; порядок систематизации и классификации справочной информации; информационно-поисковую систему по документам организации.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» включает: перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю; порядок постановки на контроль; технологию контроля; типовые сроки исполнения; обобщение и анализ данных об исполнении документов.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит: общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях; порядок составления номенклатуры дел организации; правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.

Раздел «Подготовка документов к последующему хранению и использованию» включает: организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов; правила оформления дел для передачи на хранение; требования к описанию документов постоянного и временного хранения; порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно - иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены: схемы документопотоков; оттески печатей и штампов; образцы бланков; образцы заполнения форм документов; перечни контролируемых документов; формы номенклатуры дел и др.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкций осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанное руководителем службы ДОУ инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

2.3 Табель форм документов

Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Методика разработки Табеля включает в себя следующие этапы:

1. отбор форм документов для включения в Табель;

2. определение формы и структуры Табеля;

3. согласование и утверждение Табеля.

Отбор формы документов для включения в Табель. В Табель включается не только формы документов, описанных в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но и те документы, которые появились в организации в результате сложившейся практике работы. Их следует дополнительно проверить на предмет необходимого и оптимального состава реквизитов.

Определение формы и структуры Табеля. Табель имеет табличную форму. Перечень граф зависит от глубины проводимой систематизации и соответствует списку параметров карт, форм документов, которые заполнялись на первом этапе разработке Табеля.

Структура табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся деятельностью службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач. Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.

Согласование и утверждение Табеля. После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами. При завершении согласования Табель подписывается руководителем службы ДОУ. На последнем этапе Табель утверждается руководителем предприятия. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

2.4 Альбом форм документов организации

Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов. Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по схеме:

1. назначение документа, информация, которую он должен нести;

2. оптимальный состав реквизитов;

3. унифицированный текст документа.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Это могут быть отдельные файлы, подготовленные в распространенной программе Microsoft Word. Некоторые формы документов могут быть уже заложены в программах автоматизации, внедренных в организации. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2003.

ГЛАВА 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧИХ МЕСТ И ТРУДА ПЕРСОНАЛА СЛУЖБЫ ДОУ

3.1 Требования к помещениям службы ДОУ

Работники службы ДОУ должны выполнять порученную им работу в условиях, отвечающих требованием охраны труда, т.е., говоря иначе, в условиях, безопасных для их жизни и здоровья. В свою очередь, одной из главных обязанностей работодателя (его полномочного представителя в лице руководителя предприятия и соответствующего структурного подразделения, включая службу ДОУ) является поддержание в каждом помещении (на каждом рабочем месте) условий, полностью соответствующих требованиям охраны труда.

Площадь помещений, предназначенных для выполнения работ по документационному обеспечению управления, рассчитывается в зависимости от количества располагаемых в них рабочих мест, оборудованных соответствующими видами техники. При этом:

- для рабочего места, оборудованного персональным компьютером с плоским экраном, должно отводиться не менее 4,5 м² ;

- для рабочего места, оборудованного копировально-множительным устройством, - не менее 6 м^2.

Все помещения, в которых размещаются рабочие места с ПК, должны быть оборудованы защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации. Тем не менее рабочие места с ПК не следует располагать в непосредственной близости от технологического оборудования, создающего помехи в работе. Для внутренней отделки интерьера помещений должны использоваться диффузно - отражающие материалы с коэффициентом отражения:

- для потолка - 0,7 - 0,8;

- для стен - 0,5 - 0,6;

- для потолка - 0,3 - 0,5.

Полимерные материалы для внутренней отделки интерьера офисных помещений могут использоваться при наличии положительного санитарно-эпидемиологического заключения.

3.2 Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе помещений

В помещениях, в которых работа с использованием ПК является основной и связана с нервно - эмоциональным напряжением, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата, предусмотренные для категории работ 1а и 1б. В помещениях, в которых работа с использованием ПК является вспомогательной, температура, относительная влажность и скорость движения воздуха должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений.

Содержание вредных химических веществ в помещениях, в которых работа с использованием ПК является основой, не должно превышать предельность допустимых концентраций загрязняющих веществ в атмосферном воздухе населенных мест. Содержание вредных химических веществ в воздухе помещений, в которых работа с использованием ПК является вспомогательной, не должно превышать предельно допустимых концентраций вредных веществ в воздухе рабочей зоны в соответствии с действующими гигиеническими нормативами. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо, 2007.

Параметры микроклимата в помещениях, оборудованных копировально-множительной техникой, должны соответствовать действующим гигиеническим требованиям к микроклимату производственных помещений. Конкретные значения показателей микроклимата на соответствующих рабочих местах рассчитываются с учетом требований для категории работ 1б по уровню энерготрат 140-174 Вт.

Уровни положительных и отрицательных аэроионов в воздухе помещений должно соответствовать действующим санитарно-эпидемиологическим нормативам. В целях поддержания установленных параметров микроклимата в помещениях проводится ежедневная влажная уборка и систематическое проветривание.

Помещения оборудуются системами центрального отопления, вентиляции и кондиционированного воздуха в соответствии с требованиями действующих нормативных документов. Естественная вентиляция помещений обеспечивается через оконные и дверные проемы.

Отопление помещений осуществляется от центральной системы отопления здания. В качестве стационарных нагревательных приборов принимаются радиаторы или конвекторы.

Количество выделяющихся в помещение вредных веществ, тепла и влаги принимается по данным технологической части проекта или нормам технологического проектирования. Места выделения вредных веществ, тепла и влаги оборудуются местными отсосами.

Уровни шума в помещениях, оборудованных ПК, не должны превышать предельно допустимых значений, установленных для соответствующих видов работ действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами. Шумящее оборудование, уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться вне помещений с ПК.

Оптимальные уровни шума в офисных помещениях, оборудованных копировально-множительной техникой, нормируются с учетом категории тяжести и напряженности выполняемых работ. В помещениях, в которых размещается оборудование, генерирующее шум, осуществляются мероприятия по защите работников от его вредного воздействия в том числе:

- отделка помещений звукопоглощающими материалами;

- использование в помещениях подвесных потолков;

- установка оборудования на вибропоглощающие фундаменты;

- своевременная профилактика и ремонт технологического оборудования и вентиляционных систем;

- снабжение вентиляционных систем шумоглушителями и звукоизолирование воздуховодов.

Уровень вибрации при выполнении работ на ПК и копировально-множительной технике не должен превышать допустимых значений вибрации для рабочих мест в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами.

3.3 Требования к освещению помещений

Эксплуатация ПК в помещениях без естественного освещения допускается только при наличии расчетов, обосновывающих соответствие нормам естественного освещения и безопасность их деятельности для здоровья работников. Оконные проемы в помещениях должны быть преимущественно ориентированы на север и оборудованы светорегулирующими устройствами (жалюзи, занавески и т.д.).

В помещениях, где преимущественно производится работа с документами, следует применять системы так называемого комбинированного освещения: в дополнение к потолочным светильникам устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для использования непосредственно в зоне расположения документов. Для общего освещения помещений следует применять светильники с зеркальными параболическими решетками, укомплектованными электронными пуско-регулирующими аппаратами (ЭПРА).

Освещенность на поверхности стола должна составлять от 300 до 500 лк. Применяемое в помещении освещение не должно создавать бликов на поверхности экранов ПК, при этом освещенность поверхности экрана должна составлять не более 200 лк. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.

Яркость светящихся поверхностей, находящихся в поле зрения при работе на ПК, не должна превышать 200кд/м^2. Показатель ослепленности для источников общего искусственного освещения в помещениях должен составлять: не более 20 при эксплуатации ПК и не более 40 при эксплуатации копировально-множительной техники.

В качестве источника света при искусственном освещении следует применять преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ и компактные люминесцентные лампы. В светильниках местного освещения допускается применение ламп накаливания. Для обеспечения нормируемых значений освещенности в офисных помещениях следует не реже двух раз в год проводить чистку стекол оконных рам и светильников. Следует также своевременно заменять перегоревшие лампы.

3.4 Общие требования к организации рабочих мест

Расположение и оборудование рабочих мест должно обеспечивать оптимальные условия для выполнения работниками службы ДОУ соответственных видов работ, в частности свободное перемещение при эксплуатации офисной техники. Площадь каждого рабочего места должна быть достаточной для рационального размещения используемых в работе офисной техники, инвентаря, инструментов, принадлежностей, документов.

Технологически связанные между собой рабочие места следует располагать по ходу процесса - с тем, чтобы, в частности, не создавать встречных потоков документов. Путь передаваемых по «технологической цепочке» документов должен быть возможно более коротким, а переходы работника в процессе работы - к примеру, от ПК до копировально-множительной технике и обратно - по возможности сведены к минимуму.

Рабочее место должно обеспечивать выполнение работниками соответствующих видов работ в удобных рабочих позах. В зависимости от характера работы следует предусматривать возможность выполнения рабочих операций в положении сидя или при чередовании положений сидя и стоя.

Все инструменты, принадлежности, документы должны хранится в ящиках рабочего стола либо на полках входящих в состав рабочего места шкафов. Во время работы на рабочей поверхности стола должны находится только необходимые для ее выполнения инструменты, принадлежности, документы и т.д. Взаимное расположение и компоновка рабочих мест в пределах помещения должны обеспечивать безопасный доступ на рабочее место, а также возможность быстрой эвакуации работников в случае возникновения аварийной ситуации.

Скапливание на рабочих местах мусора не допускается, образующиеся в процессе работы отходы по мере необходимости удаляются работников в предназначенную для этой цели тару (урну).

Организация рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой, имеет ряд особенностей

При размещении в помещении двух или более рабочих мест, оборудованных ПК, рабочие столы следует располагать на удаление не менее 2 м друг от друга. Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы и требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5 - 2,0 м.

Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. Так экран ПК должен находится от глаз работника на расстоянии от 600 до 700 мм, но не ближе 500 мм.

Клавиатуру следует располагать на расстоянии 100 - 300 мм от края рабочего стола, обращенного к работнику или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отдельной от основной столешницы. Манипулятор типа «мышь» должен иметь длину соединенного кабеля, достаточную для незатруднительного выполнения работником управляющих движений в процессе работы.

Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5 - 0,7. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах от 680 до 800 мм, а при отсутствии такой возможности - составлять 725 мм. Ширина рабочего стола может составлять 800,1000, 1200 или 1400 мм, а глубина - 800 или 1000 мм. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.

Конструкция рабочего стула должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПК, а также позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула выбирается с учетом роста работника и характера выполняемой им работы.

Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся покрытием. Рабочее место оснащается подставкой для ног: шириной - не менее 300 мм; глубиной - не менее 400 мм. С регулировкой по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 град. Поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.

Расстановка копировально-множительной техники производится с учетом обеспечения свободного доступа ко всем частям механизмов для обслуживания. Расстояние от стены или колонны до краев копировально-множительного аппарата должно составлять не менее 0,6 м, а со стороны зоны обслуживания-не менее 1,0 м.

Все помещения службы ДОУ должны содержаться в чистоте и порядке. Порядок уборки помещений определяется с учетом характера выполняемых в них видов работ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред-приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона-ми. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Выполняя курсовую работу я, ставила перед собой цель, рассказать о структуре служб ДОУ, описать ее должностной и численный состав, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.

Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.

В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название, и иметь свое соответствующее назначение.

Организация работы службы ДОУ регламентирована законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых является обязательным. Поэтому работу в службе ДОУ ведут квалифицированные специалисты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

2. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо, 2007.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004.

4. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.

5. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000.

6. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005.

7. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004.

8. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.

9. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2003.

10. Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков, - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - с. 427.

11. Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - № 7. - С.66-78.

12. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009.

13. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. - 2007. - № 12. - с. 42-44.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Должностная инструкция главного бухгалтера

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. _____________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Главный бухгалтер относится к категории руководителей.

1.2. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На время отсутствия главного бухгалтера его права и обязанности переходят к его заместителю, в случае его отсутствия - к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность главного бухгалтера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее профессиональное, стаж финансово-бухгалтерской работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

2. Должностные обязанности главного бухгалтера

Главный бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Руководит работниками бухгалтерии организации.

2.2. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской финансовой отчетности организации.

2.3. Согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц организации.

2.4. Контролирует соблюдение порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств организации.

2.5. Организует своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением имущества, обязательств и хозяйственных операций.

2.6. Организует проведение проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в структурных подразделениях организации.

2.7. Разрабатывает и осуществляет мероприятия, направленные на укрепление финансовой дисциплины в организации.

3. Права главного бухгалтера

Главный бухгалтер имеет право:

3.1. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников. 3.2. Рассматривать и визировать договоры и соглашения, заключаемые организацией.

3.3. Требовать от руководителей отделов, в необходимых случаях и от руководителя организации, принятия мер к усилению сохранности собственности организации, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля.

3.4. Действовать от имени бухгалтерии организации, представлять ее интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации и другими организациями по финансово-хозяйственным и иным вопросам.

3.5. Проверять в структурных подразделениях организации соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

4. Ответственность главного бухгалтера

Главный бухгалтер несет ответственность:

4.1. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.2. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Размещено на Allbest.ru

...