Методологічні основи прийняття управлінського рішення

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

Методологічні основи прийняття управлінського рішення



Зміст

Вступ

1. Управлінське рішення

2. Модель формування управлінського рішення

3. Прийняття управлінського рішення як складова системи управління якістю органу виконавчої влади

4. Контроль за виконанням управлінського рішення

Висновки

Література



Вступ

На початку контрольної роботи, я хочу розкрити деякі формулювання. Начну з методології. Методологія - навчання про структуру, логічну організацію, методи і засоби діяльності.

Методологія є необхідним атрибутом будь-якої прикладної науки, її теорії і практики, а прийняття управлінських рішень - це наука і мистецтво, базою якого служить теорія прийняття рішень.

Тому відповідно до цієї теорії методологія - це навчання, що дозволяє визначати наявність проблем в управлінській діяльності, виявляти ці проблеми, проводити їхній всебічний аналіз і дослідження, на базі яких знаходити найбільш ефективні шляхи їхнього рішення і реалізації.

Наукова обґрунтованість рішень і їхня оптимальність залежать, з одного боку, від застосовуваних методів, які використовувалися у процесі розробки рішень, з іншого боку - від рівня знань і ступеня володіння законами розвитку суспільства.

Розробка управлінських рішень - це виявлення можливих варіантів діяльності, вибір одного з них, його конкретизацію та підготовку до здійснення. Методологія розробки управлінських рішень становить системи їх виявлення,- вибору та підготовки.

Теорія і практика управління накопичили багатий арсенал таких методів. Це, насамперед, методи аналізу, моделювання, вимірів, розрахунків, експертних оцінок, соціологічних досліджень і ряд інших.

Для керівників та інших працівників, які тією чи іншою мірою беруть участь у розробці управлінських рішень, важливим науково-практичним положенням є системне бачення управлінських рішень.

Воно дає змогу оцінювати пріоритети в умовах конкретної оперативної обстановки вже на початкових стадіях розробки рішення, відшукувати не тільки проблеми, але й засоби їх розв'язання, тобто діяти цілеспрямовано, забезпечувати циклічність, наступність рішень, ритмічність та планомірність процесу їх розробки та прийняття, дозволяє розглядати кожне з них як ланку в загальному ланцюгу постановки та реалізації цілей діяльності органів внутрішніх справ.

Важливо, щоб керівник, який приймає рішення, правильно визначив його необхідність, місце і роль у системі рішень, безпомилково оцінив відповідно до інших ступінь його впливу на виконання поставлених перед органами внутрішніх справ завдань.

У загальному випадку під законом варто розуміти істотні відносини між об'єктами і явищами, яким властиві необхідність, загальність і повторюваність.

Закони виявляються при створенні відповідних умов. Тому, для їхнього урахування і практичної реалізації необхідно знати їхню сутність і механізм прояву, а також ті умови, при яких вони починають діяти.

Процес пізнання розвитку проблеми і її рішень на базі єдності і боротьби протилежностей, закону заперечення (стійкість і кризи, підйом і спад, нове і старе) та закону переходу кількісних змінювань у якісні - є діалектичною основою прийнятої методології.



1. Управлінське рішення

Управлінське рішення - це соціальний акт, в якому в логічній формі (текстуальна модель) висловлені впливи управлінських ланок (державних органів, посадових осіб) на суспільну систему (керовані об'єкти), що необхідні для досягнення поставлених цілей, забезпечення інтересів та задоволення відповідних потреб в управлінні.

Державно-управлінські рішення - це управлінські рішення, що приймаються вищими та центральними органами державної влади (та їх керівниками) з метою визначення і реалізації державних цілей, стратегії їх досягнення, основних функцій держави, державної політики, організації державної влади, вирішення інших проблем державного рівня та які задовольняють певним, наведеним далі ознакам.

Державно-управлінське рішення це:

- усвідомлено зроблений суб'єктом державного управління вибір цілеспрямованого впливу на соціальну дійсність, виражений в офіційній формі;

- владна воля держави, що набуває офіційно вираженої форми завдяки закріпленню її в державних актах, які видаються державним органом чи посадовою особою у відповідності з його компетенцією і в межах наданих повноважень.

Особливості державно-управлінських рішень:

- правова форма;

- розробка на достовірній фактологічній основі;

- відповідність компетенції органу;

- несуперечливість приписів, що складають зміст рішення;

- ресурсне забезпечення завдань;

- адресність;

- можливість оцінки виконання визначених завдань тощо.

Етапи прийняття і реалізації управлінського рішення охоплює:

- прийняття рішення (вибір одного, найбільш ефективного варіанта дій);

- доведення управлінських рішень до виконавців;

- складання плану реалізації управлінських рішень;

- організацію виконання управлінських рішень;

- контроль за виконанням управлінського рішення.

В органах державної влади й управління, у державній службі управлінські рішення приймаються в установленому посадовими інструкціями порядку, базуються на аналізі та оцінці можливих альтернатив, мають директивний (обов'язковий) характер, подібно до обміну інформацією рішення виступає як складова частина кожної з функцій управління, тому процес прийняття і здійснення рішень розглядається як "наскрізний", що пронизує та об'єднує всі функції, як один із важливих зв'язуючи процесів в управлінні соціальною системою.

Основою вироблення і прийняття управлінських рішень є інформаційні процеси - пошук, передача і перетворення інформації в різних ланках системи управління.

Від якості прийнятих рішень великою мірою залежить ефективність управління і діяльності організації в цілому.

Ознаками високої якості управлінського рішення є:

- своєчасність (швидкість прийняття);

- надійність (обґрунтованість);

- економічність (мінімальна кількість ресурсів, що споживаються);

- кількісна визначеність;

- можливість чіткого контролю.

Основні функції управлінського рішення:

- спрямовуюча;

- забезпечуючи;

- організаційна;

- координуюча;

- стимулююча.

Етапи в процесу планування:

1. Цілепокладання (формування цілей). Чого саме ви хочете досягти? Це найважчий етап. Його не можна формалізувати. Особистість менеджера, керівника, управлінця, державного службовця проявляється в залежності від змісту цілей, які він реалізує;

2. Підбір, аналіз і оцінка способів досягнення поставлених цілей. Взагалі-то можна діяти будь-якими способами. Проте, який з них виявиться найкращим, а які відкинуті як недоцільні;

3. Складання переліку необхідних дій. Що конкретно треба зробити, щоб здійснити вибраний на попередньому етапі варіант досягнення поставлених цілей;

4. Складання програми робіт (плану заходів). В якому порядку краще всього виконувати намічені на попередньому етапі дії, враховуючи, що багато з них пов'язані між собою;

5. Аналіз ресурсів. Які матеріальні, фінансові інформаційні, кадрові ресурси знадобляться для реалізації плану? Скільки часу піде на його виконання;

6. Аналіз розробленого варіанту плану. Чи вирішує розроблений план поставлені на попередньому етапі «завдання»? Чи витрата ресурсів влаштовує? Чи є пропозиції до поліпшення плану? Можливо варто повернутись до першого, другого чи інших етапів;

7. Підготовка детального плану дій. Необхідно деталізувати розроблений на попередніх етапах план, вибрати погоджені між собою терміни виконання окремих робіт, розрахувати необхідні ресурси. Хто буде відповідати за окремі ділянки роботи;

8. Контроль за виконанням плану, внесення необхідних змін. Контроль розглянемо окремим питанням.

Для того, щоб бути ефективним (оптимальним або раціональним - досягти якихось поставлених цілей), рішення має відповідати таким вимогам:

- бути реальним;

- містити механізм реалізації;

- готуватись, ухвалюватися та виконуватися в реальному масштабі часу;

- бути реалізованим;

- бути гнучким;

- передбачати можливості верифікації і контроль за виконанням.

Вироблення і прийняття рішень - один із найбільш важливих і складних процесів управлінської діяльності, в якому від кожного керівника в системі державного управління вимагається компетентність, висока оперативність, знання та навики використання методів і технологій управління.

При прийнятті управлінського рішення необхідно враховувати об'єктивно діючі закони управління, а саме:

1) залежність організаційних форм і методів управління від структури державного устрою, матеріально-технічної бази та умов управління;

2) збереження пропорційності й оптимального співвідношення всіх елементів системи державного (регіонального) управління;

3) єдності організаційно-методологічних основ на всіх рівнях державного управління;

4) єдності й підлеглості критеріїв ефективності, які застосовуються у процесах управління;

5) відповідності потрібного часу та часу, наявного в розпорядженні під час вирішення завдань управління;

6) залежності ефективності вирішення завдань управління від обсягу та об'єктивності використаної інформації.

2. Модель формування управлінського рішення

Метавизначальний процес є результатом ситуації, що об'єктивно склалася (або складається) із сукупності факторів і умов, за яких здійснюється формування УР. При цьому ситуацію слід трактувати подвійно: по-перше, як ситуацію, в умовах якої визначається (встановлюється) нова мета, і по-друге, як проблемну ситуацію, коли внаслідок змін, що відбуваються в зовнішньому (внутрішньому) середовищі, первісно визначеної (поставленої) мети не досягнуто.

Усвідомлюючи одержане завдання, керівник (керівництво) органу управління повинен зрозуміти мету - кінцевий результат майбутніх дій, задум вищого керівника (керівництва): потребу в здійсненні цих дій (зростання економічних показників, надання якісних державних послуг та ін.), предмет її задоволення (енергозберігаючі технології, конкурентоспроможна продукція і т. д.), цінності предмета потреби, що цікавлять державу (пом'якшення (подолання) кризового явища, стихійного лиха, підвищення рейтингу області (регіону), збільшення надходжень до місцевих бюджетів та ін.).

Для виміру та слідкування ступеня виконання мети може використовуватися дорожня карта, план дій, зворотний зв'язок, тощо.

Після виявлення отриманого завдання керівник повинен оцінити ситуацію, що склалася, у межах якої, його структурний підрозділ виконуватиме поставлене згори завдання.

Оцінка ситуації передбачає вивчення та аналіз факторів і умов зовнішнього середовища, які можуть вплинути на виконання завдання і досягнення поставленої мети.

Уміння швидко й усебічно проводити оцінку є одним із найважливіших показників рівня професійної підготовки керівника. В результаті оцінки ситуації він повинен зробити для себе висновки про умови виконання поставленого завдання.

У випадку, коли мета попередніх дій не була досягнута, виникає проблемна ситуація, що вимагає адекватної реакції керівника (керівництва).

Ситуація спонукає керівника до певних дій щодо її вирішення. Об'єктивність потреби залежить, насамперед, від правильності розпізнавання керівником ситуації, яка склалася, що є найважливішим елементом підготовки рішення, оскільки пов'язане з необоротним перетворенням інформації. Розпізнавання ситуації передбачає вивчення та аналіз керівником факторів, що зумовили (характеризують) її виникнення (існування).

Воно включає встановлення причинно-наслідкових зв'язків, прогнозування розвитку ситуації (у просторі й часі) і його кількісно-якісну оцінку, висновки з оцінки та прийняття рішення про її достовірність.

Розпізнавання напрямків залежить від досвіду і навиків керівника у його здійсненні.

Потреба, спонукаючи керівника до активності, окреслює загальні межі мети - кінцевого бажаного результату дій і вимагає конкретного предмета її задоволення. Мета має бути недвозначно сформованою і зрозумілою виконавцям.

Формування потенційної сукупності предметів потреби здійснюється на основі блоків "цінності" предмета потреби і державних "інтересів". Цінності визначають усі відомі з досвіду попередньої діяльності (на основі рефлексії) керівника цінності предмета потреби в ситуації, що склалася. У низці ситуацій інтереси й цінності можуть повністю збігатися. Водночас з метавизначальним процесом здійснюється і забезпечувальний процес - процес визначення керівником реальних можливостей його організації (місцеві райдержадміністрації, управління, відомства, ради та їх виконкоми) щодо вирішення поставленого згори завдання або задоволення потреби в умовах проблемної ситуації, що склалася.

В ньому беруть участь два блоки: потенціал і умови. Потенціал характеризує формальні можливості органу виконавчої влади, що можуть стати реальними у випадку наявності (або попереднього створення) відповідних умов переходу від формального до реального підвищення продуктивності праці при наданні державних послуг, на основі впровадження перспективних (інноваційних) технологій, використання сучасних засобів та відповідних ресурсів і т. д.

У випадку відсутності необхідних умов потенціал не буде використаний з належною повнотою.

До складу блоку "потенціал" входять п'ять наступних блоків: сили, засоби, знання, навики і модель поведінки.

Сили визначають підпорядковані керівнику організації (або підрозділи), засоби - матеріальні і грошові засоби, знання характеризують рівень теоретичної і практичної підготовки керівника, навики - його вміння виконувати цілеспрямовані дії з високими результатами, модель поведінки - способи дій керівника, що базуються на основі досвіду, із задоволення тієї або іншої потреби в умовах ситуації, що склалася (складається).

Блок "модель поведінки" справляє визначальний вплив на встановлення меж реальних можливостей з урахуванням відповідної ситуації. Це пояснюється тим, що модель поведінки є складовою галузі особливих категорій, притаманних діяльності керівника.

Наприклад, нерішучому керівникові неможливим може здаватися значно більше, ніж це є насправді.

Наслідком цього будуть невикористані можливості наявного у його розпорядженні потенціалу або ж істотні помилки в його використанні. Талановитий керівник може знайти інноваційний спосіб вирішення поставленого завдання в умовах кризової ситуації, коли використання відомих способів може бути неефективним.

Метавизначальний і метазабезпечувальний процеси мають бути погоджені між собою, що і здійснюється в результаті аферентного синтезу.

У процесі аферентного синтезу керівник повинен зіставити й погодити потенційну сукупність предметів потреби, що перебуває в полі його інтересів, з реальними можливостями в ситуації, що склалася (складається), в результаті чого ним формулюється (конкретизується або уточнюється, у випадку попередньо поставленого завдання) потрібний результат майбутніх дій - мета, альтернативні варіанти її досягнення, і встановлюється сукупність критеріїв, які системно відображають мету у випадку її багатокомпонентності та необхідні в подальшому для будування оціночної (цільової) функції.

Альтернативи оцінюються з використанням блоку "критерії" (оперативність, стабільність, вартість, ризик тощо) і з урахуванням наявного резерву часу. Результати оцінки передаються до блоку прийняття рішення, що характеризує здійснення керівником вольового акту з визначення доцільного варіанта майбутніх дій.

В результаті прийняття рішення керівником встановлюються також цільові нормативи (рівень затрат, величина прибутку і т. д.), необхідні для здійснення процесу контролю.

На основі прийнятого рішення керівник формулює конкретні завдання підлеглим (підрозділам), що беруть участь у досягненні мети.

Виконання поставлених завдань здійснюється в процесі діяльності органу виконавчої влади за безпосередньої участі керівника управління реалізацією рішення, в результаті чого у нього нагромаджується необхідний досвід, здійснюється вплив на ситуацію (якщо це можливо), що приводить до змін в елементах внутрішнього або зовнішнього середовища органу виконавчої влади, а також вдосконалюється структура сил і засобів, покращуються їх якісні й кількісні характеристики.

Таким чином, загалом має бути створений доцільний механізм вироблення і прийняття управлінського рішення в системі державного управління. Виходячи із визначеної моделі формування управлінського рішення як варіант пропонується така послідовність вироблення раціонального рішення.

Ефективність управлінської діяльності тісно пов'язана з особистісним розвитком керівника (йдеться про мотиви особистісного розвитку). Ці мотиви стосуються особистості та діяльності самого керівника і пов'язані з його самопізнанням і самоаналізом, саморегуляцією та саморозвитком.

Усе це обумовлюється тим, що керівник повинен бути прикладом моральної та професійної досконалості, зразком для наслідування підлеглими, тому для нього дуже важливо володіти собою в будь-якій ситуації, постійно усвідомлювати та аналізувати свою діяльність, переборювати труднощі управлінської діяльності та вдосконалювати, реалізовувати свій творчий потенціал (упроваджувати нові підходи в управлінні, у тому числі в роботі з підлеглими, нові методи та форми навчання, приймати оригінальні, нестандартні управлінські рішення з урахуванням управлінської ситуації, розуміти підлеглих, уміти ефективно спілкуватися з ними, вибираючи оптимальний стиль спілкування, попереджувати та розв'язувати конфлікти та створювати сприятливий соціально-психологічний клімат серед підлеглих).

В структурі мотивації управлінської діяльності можуть переважати різні мотиви досягнення, які, в результаті, визначають конкретний тип мотивації: гуманістичну, активно-пізнавальну, активно-творчу, Я-центровану, ситуативну (адаптивно-невизначену).

Гуманістична мотивація характеризує ставлення керівника до своїх підлеглих. Вона притаманна альтруїстичним особистостям, для яких характерне бажання бути корисним підлеглим, допомагати їм, постійно самовдосконалюватись заради продуктивної взаємодії з ними.

Щодо активно-пізнавальної мотивації, то вона відрізняється спрямованістю керівника на вивчення підлеглих, поглиблення та розширення своїх знань про ефективні шляхи реалізації управлінських функцій загалом та стилі управління зокрема, пошук нових підходів до вирішення питання оптимізації управління.

Мотивація проявляється в намаганні утвердитися в ролі керівника, проявити свої особистісні та професійні можливості, самостійно знайти ефективні методи впливу на підлеглих, за необхідності поступатися, стримуватися і виважено ставитися до їх недоліків.

Особлива роль у творчому управлінні належить активно-творчій мотивації, яка спрямована на кінцевий результат діяльності керівника. Для неї характерне намагання керівника постійно виявляти активність у пошуку кращих шляхів організації управлінської діяльності і різних підходів до організації конструктивної міжособистісної взаємодії.

Що стосується Я-центрованої мотивації, то вона виявляється в намаганні керівника творчо здійснювати управлінські функції, відчувати задоволення від особистих можливостей, підвищити свій професійний рівень, заслужити повагу підлеглих.

Ситуативна (адаптивно-невизначена) адаптація керівника виявляється в розсудливості, незадоволенні зовнішніми факторами, які заважають реалізації управлінських функцій, у конформності, сумнівах у своїх рішеннях тощо. Загалом ефективне керівництво передбачає, що керівник здатний сформувати, організувати і мобілізувати соціальну групу, яка завдяки його зусиллям може перетворитися в цілеспрямовану команду однодумців. На жаль, на практиці це виходить не в кожного керівника.

Причини цього в тому, що в даний час певна (значна) частина керівників різних ланок просто не готові вирішувати різноманітні проблеми, які виникають у ході реалізації управлінських функцій, а також у відсутності відповідної мотивації досягнення.

Тому, актуальним є наукове обґрунтування оптимальних шляхів формування мотивації досягнень управлінців у різних сферах професійної діяльності, удосконалення методів управління та роботи з управлінськими кадрами. Крім цього, потребують усебічного вивчення та обґрунтування особливості професіоналізму управлінських кадрів за цілями, завданнями і результатами.

3. Прийняття управлінського рішення як складова системи управління якістю органу виконавчої влади

Підвищенню рівня управління діяльністю органу виконавчої влади сприяє запровадження в ньому конкретної системи управління якістю. Керівник органу виконавчої влади повинен визначити види діяльності (процеси), які необхідні для виконання покладених функцій і задоволення споживачів і для кожного виду діяльності визначити та задокументувати:

- хто відповідає за його виконання;

- як виконується (з потрібним рівнем деталізації);

- як він узгоджений з іншими видами діяльності (які передають йому інформацію або отримують від нього);

- як він аналізується та управляється керівництвом органу виконавчої влади (яка інформація передається керівництву, як вона розглядається, які рішення приймаються).

Ці вимоги поширюються на такі види діяльності органу виконавчої влади:

- цикл управління (визначення політики та цілей, розробка стратегічних і оперативних планів для досягнення цілей, проведення моніторингу та аналізу діяльності, прийняття та контроль рішень за підсумками моніторингу);

- надання послуг (розробка нормативних актів, виконання доручень, відповіді на звернення, тощо, також сюди відноситься вивчення очікувань споживачів щодо послуг та їх інформування);

- забезпечення ресурсами (персонал, інфраструктура, інформаційні ресурси).

Фактично мова йде про те, щоб загальні вимоги з Положення про орган виконавчої влади на кшталт „Сприяти...”, „Забезпечити...”, „Створювати умови...” перетворити на конкретні процедури діяльності співробітників, виконання яких може бути проконтрольоване та гарантоване споживачам.

Побудова системи управління якістю органу виконавчої влади забезпечує:

- підвищення якості послуг, забезпечення їх стабільності для споживачів;

- зменшення неефективних витрат бюджетних коштів, усунення робіт, що не створюють цінностей;

- підвищення прозорості діяльності для громадян та керівництва органів влади вищого рівня та держави в цілому;

- спрощення роботи персоналу за рахунок кращої організації та розподілу відповідальності;

- покращення гнучкості та керованості, можливості його спрямування на нові пріоритети та завдання;

- зменшення кількості помилок, внутрішніх конфліктів, скарг споживачів.

Запровадження сучасної системи управління якістю, націлене на удосконалення та формалізацію звичайної системи управління органу виконавчої влади.

4. Контроль за виконанням управлінського рішення

Важливою функцією місцевих державних адміністрацій є здійснення державного контролю, зокрема, за додержанням Конституції і законів України, інших актів законодавства органами місцевого самоврядування та їх посадовими особами, керівниками підприємств, установ, організацій та їх філій і відділень, збереженням і раціональним використанням державного майна, станом фінансової дисципліни, обліку та звітності, використанням та охороною земель, лісів, надр, води, атмосферного повітря, охороною пам'яток історії та культури, додержанням - стандартів, технічних умов та інших вимог виробниками продукції, санітарних і ветеринарних правил, архітектурно-будівельних норм, правил та стандартів, правил торгівлі, комунального транспортного, побутового обслуговування населення, громадського порядку, правил технічної експлуатації транспорту та дорожнього руху, законодавства про державну таємницю та інформацію, охорони праці, виконанням власних управлінських рішень, тощо.

Серед контрольних функцій місцевих державних адміністрацій особливе місце посідає контроль за реалізацією органами самоврядування делегованих їм повноважень органів виконавчої влади. Такий контроль здійснюється відповідно до щорічних планів і включає аналіз актів органів місцевого самоврядування, надання органами місцевого самоврядування інформації про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади, проведення перевірок діяльності виконавчих органів сільських, селищних, міських рад тощо.

Контроль є одним з основних елементів ефективного державного механізму, результати якого дають змогу у повному обсязі забезпечити необхідною інформацією всі рівні управління.

Здійснення контрольних функцій забезпечує не лише виявлення, але й попередження помилок і недоліків у роботі учасників управління, пошук нових резервів та можливостей.

Реформування державного апарату та інтеграція України до європейської спільноти потребують розширення масштабів і сфер дії контролю на центральному, регіональному і місцевому рівнях.

Зростає обсяг контрольної діяльності, що пов'язано з виробленням нової методології контролю в системі державного управління, у роботі з апаратом органів державної влади.

За теоретичними визначеннями процес контролю - це діяльність об'єднаних в певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів), що спрямована на досягнення необхідного результату в державному управлінні. Тобто це сукупність дій, які контролюючі суб'єкти вживають стосовно підконтрольних об'єктів для досягнення цілей контролю.

Загальну структуру процесу контролю поділяють на три основні етапи: визначення та розробка певних стандартів і критеріїв, вимірювання фактично досягнутих результатів і порівняння їх з прийнятими стандартами та критеріями, здійснення необхідних корегуючи дій, коли досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів. Контроль сам по собі є доволі широкою категорією. Якщо звернутись до словників та наукової літератури, то на основі різного тлумачення цього терміна можна зробити окремі узагальнені визначення:

- контроль - це облік, спостереження за чим-небудь, перевірка діяльності будь-якої іншої організації або відповідальної особи, звітність, аналіз результатів їх діяльності і виконання стратегічних планів, вжиття заходів щодо корегування таких планів для досягнення необхідних результатів;

- це будь-яка перевірка відповідності об'єкта встановленим обмеженням та засоби впливу організації на досягнення необхідних результатів і контролю відповідності кількості і якості отриманих результатів організаційній специфіці;

- це система спостереження та перевірки відповідності процесу функціонування об'єкта прийнятим рішенням управління, виявлення результатів дії суб'єкта на об'єкт, допущення відхилень від рішень.

Контроль у сучасному розумінні повинен сприяти виконанню покладених на органи державного управління завдань і чіткому їх функціонуванню.

Тому внутрішньому контролю з боку органів державної влади відводиться велика роль у підвищенні відповідальності апарату державного управління перед суспільством і громадянами за свої рішення, шляхи їх здійснення та досягнуті результати.

Зміст функції контролю в державному управлінні допомагає аналіз його внутрішньої структури.

Здійснення цієї функції має три стадії: стадію констатації, тобто встановлення фактичного стану справ, стадію аналізу, тобто порівняння фактичної ситуації з заданою і оцінка характеру допущених відхилень, стадію розробки пропозицій для покращання і корекції державного управління, вживання заходів для їх реалізації.

Виконані дослідження дають можливість визначити природу контролю в державному управлінні, основна суть якої полягає в перевірці дотримання і виконання нормативно встановлених завдань, планів і рішень. Така характеристика дає змогу підкреслити, по-перше, функціональне призначення контролю, по-друге, те що він виникає на певній стадії управлінського процесу, по-третє, те, що він здійснюється всіма суб'єктами державного управління.

На основі цього зміст контролю в державному управлінні полягає в отриманні звітів органів державного управління, організацій, що їм підпорядковані, та посадових осіб, перевірці їх діяльності, розгляді і аналізі отриманих даних, на основі яких розробляються коротко- та довгострокові прогнози і плани, виявленні та попередженні недоліків у роботі та вжитті певних заходів для досягнення необхідних результатів і реалізації визначених цілей на певному етапі розвитку держави.

Контроль повинен бути не виключною, а невід'ємною частиною всієї організаційної роботи, складовими елементами якої є відпрацювання та прийняття рішень, технологія й перевірка результатів рішень органів державного управління.

Він повинен бути всеохоплюючим і, відповідно, ним повинні певною мірою займатись всі, а не лише спеціальні підрозділи з контролю.

Але яким би різноманітним не був контроль, скільки б різних органів та осіб ним не займались, перевірити управлінську діяльність у повному обсязі практично неможливо через її масштабність, оперативність, складність, різноманітність.

Контроль можливий лише за основними, найважливішими сторонами управління, які забезпечують ефективність роботи того чи іншого органу, особи, апарату державного управління загалом.

Тому основними вимогами до контролю повинні бути: об'єктивність, плановість і систематичність, комплексний підхід до оцінки стану справ, гласність, дієвість, особиста відповідальність керівника за стан і організацію контролю.

Контроль повинен:

- відображати пріоритети організації відповідно до стратегічної спрямованості її діяльності;

- орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

- відповідати тому видові діяльності, яка є основою для організації;

- забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;

- відзначатися зростанням, бути економічним, тобто базуватися на порівнянні витрат на контроль з його досягненнями.

Для успішного здійснення контрольної діяльності велике значення має вміле використання різних видів та форм його здійснення.

Найрозповсюдженішим видом контролю в органах державної влади є внутрішній або внутрішньовідомчий контроль, що здійснюється органами однієї системи, які перебувають в адміністративній підпорядкованості, й спрямований на вирішення поставлених перед конкретним органом державного управління завдань.

Він є істотним для забезпечення законності в державному управлінні і здійснюється керівниками органів, підрозділів державного управління, а також відокремленими для цього підрозділами або посадовими особами.

Внутрішній контроль у певних випадках може бути ненадійним, тому що покладений на тих, хто саме й приймає управлінські рішення або бере участь у їх підготовці та виконанні.

Тут багато що залежить від психологічного ставлення особистості, що має відповідні повноваження.

Однак, розвиток правової культури державних службовців, підвищення рівня відповідальності їх за прийняті управлінські рішення та зміцнення в цілому стану законності в державному управлінні здатні позитивно вплинути і на внутрішній контроль.

Здійснюваний органами державного управління надвідомчий і внутрішньовідомчий контроль має ту перевагу, що супроводжує управлінську діяльність, має певний характер, здійснюється особами, що є спеціалістами у контрольованій сфері, які мають можливості для визначення, негайного і своєчасного вжиття певних заходів, необхідних для виправлення несприятливого становища, притягнення до відповідальності тих, хто таку ситуацію створив.

Під час контролю ними можуть бути вирішені безпосередньо на місці питання про відміну, заміну або призупинення неправомірних чи неефективних рішень або дій, оперативно усунуті причини виявлених недоліків і правопорушень.

При запровадженні внутрішнього контролю слід дуже ретельно розробити його процедуру та визначити сфери відповідальності посадових осіб. За правовими наслідками внутрішньовідомчий контроль дає можливість здійснювати адміністративно-організаційний вплив (наприклад, звільнити з посади керівника підрозділу), тобто він чинить жорсткіший тиск, а при надвідомчому контролі контролюючий орган може вдатись до заходів лише в межах своїх повноважень або звернутись з поданням до відповідного державного органу для подальшого використання результатів контрольної діяльності та вжиття відповідних заходів.

Систематичний, якісно здійснений внутрішній контроль сприяє забезпеченню наукової обґрунтованості всіх сфер діяльності органу державного управління.

Він є також невід'ємною частиною роботи з узагальнення позитивного досвіду органів державного управління, їх працівників.

Тому такий контроль стає одним із важливих каналів одержання об'єктивної інформації.

Все це сприяє виконанню покладених на органи державного управління завдань, організації чіткого їх функціонування.

Внутрішньому контролю відводиться велика роль у підвищенні відповідальності апарату державного управління перед суспільством за свої рішення, шляхи їх здійснення та досягнуті результати, що, як наслідок, підвищує ефективність діяльності всієї системи державного управління.

Це особливо важливо сьогодні, коли принципова зміна державного управління полягає у звуженні кола осіб, які приймають остаточне рішення. У такому випадку воно є персоніфікованим. І хоча над розробкою рішення іноді працюють багато фахівців, але за його прийняття відповідати повинна конкретна посадова особа.

Необхідність внутрішнього контролю в державному управлінні зумовлена також і наявністю причин суб'єктивного характеру. Вони полягають у неоднаковому рівні загальних і спеціальних знань працівників, їх культури, свідомості, зокрема і правосвідомості, здібностей, ставлення до справи, у зв'язку з чим на практиці виникають складнощі при вирішенні питань управління. Через наявність цих причин в управлінні можуть виникнути (і нерідко виникають) недоліки при розробці й прийнятті управлінських рішень, організації їх виконання, оцінці результатів, виборі шляхів їх досягнення.

Частина прорахунків є наслідком недостатнього розуміння окремими працівниками значення тих чи інших можливих варіантів рішень, способу їх реалізації, їх недооцінки, неправильного використання технічних засобів, безвідповідальності.

Контролюючи дії виконавців, керівник повинен встановити, чи досягнута запланована мета, тобто чи виконано певне рішення повністю, частково або не виконано взагалі чи в якійсь частині, чому не виконано і т. п.

Якщо мети досягнуто, то чи був процес її досягнення найкращим (оптимальним), чи відповідали методи і засоби її досягнення вимогам законодавства.

Якщо мета не досягнута, то необхідно визначити основні причини цього: в якій частині вони залежали від виконавців, в якій від відсутності достатніх засобів для виконання (людських, матеріальних, фінансових ресурсів, часу тощо), а в якій - від правильності, обґрунтованості та ефективності самого рішення. При цьому, знайдені причини повинні бути враховані при прийнятті управлінських рішень з аналогічних питань у майбутньому. Окремі науковці вважають, що немає кращого засобу покласти край тенденції відходу від відповідальності, як встановлення ефективного контролю за виконанням рішень.

Контроль є обов'язковим елементом механізму формування і підтримки відповідального ставлення працівника до своїх обов'язків.

Сутність та призначення внутрішнього контролю полягають у:

а) спостереженні за функціонуванням відповідного підконтрольного об'єкта всередині органу державного управління;

б) отриманні об'єктивної та достовірної інформації щодо ефективності його діяльності, а також про стан законності й дисципліни в ньому;

в) вжитті заходів для запобігання та усунення виявлених порушень;

г) виявленні причин та умов, що сприяють виникненню таких порушень;

д) вжитті заходів для притягнення до відповідальності осіб, винних у їх виникненні.

Найважливіше призначення внутрішньовідомчого контролю - надавати достовірну інформацію про стан дисципліни в апараті державного управління, сприяти її всебічному зміцненню.

Важливу роль тут повинна відіграти перевірка виконання того чи іншого прийнятого рішення.

Для цього необхідне безумовне дотримання вимог достовірності, точності, об'єктивності контролю.

Внутрішній контроль дає корисну та достовірну інформацію тоді, коли в ході його здійснення враховуються всі плюси та мінуси роботи органу державного управління або посадової особи, що перевіряється, коли в перевірку не вноситься нічого суб'єктивного.

Контроль повинен поширюватись як на підсумок, так і на весь хід реалізації управлінських рішень.

Отримавши на основі внутрішнього контролю фактичні дані про роботу органів державного управління та їх працівників, виявляючи корисний досвід, а також відхилення, що допускаються ними на шляху до досягнення поставлених цілей, їх характер та причини, керівники повинні вживати дійових заходів щодо усунення виявлених відхилень, причин, що їх породжують, попереджати їх у майбутньому, притягати до відповідальності осіб, винних у суттєвих порушеннях або неналежній виконавчій дисципліні.

Основні напрями внутрішнього контролю включають безліч окремих напрямків, які залежать від рівня, призначення, характеру діяльності органу державного управління.

До них можна віднести:

- контроль за дотриманням державної дисципліни, своєчасним і якісним виконанням обов'язків державними службовцями;

- контроль за раціональним розподілом і використанням матеріальних, фінансових, трудових та інших ресурсів, бережливим ставленням до державної власності, дотриманням режиму економії;

- контроль за науковою організацією управлінської праці, впровадженням в діяльність органу державного управління новітніх досягнень науки і техніки;

- контроль за законністю і доцільністю прийнятих управлінських рішень, виданих правових актів, а також контроль за їх виконанням;

- контроль за підбором, розстановкою кадрів, підвищенням їх ідейного і теоретичного рівня, ділової кваліфікації управлінських кадрів;

- контроль за формами і методами здійснення управлінської діяльності, її стилем.

Внутрішній контроль характеризується рядом ознак, серед яких можна виділити такі:

1) між контролюючим органом (посадовою особою) і підконтрольним об'єктом здебільшого існують відносини підпорядкованості або підвідомчості;

2) об'єктом контролю є як ефективність, законність, так і доцільність діяльності підконтрольного;

3) контролюючий має право втручатись у поточну діяльність підконтрольного;

4) за певних обставин контролюючий наділений правом відміняти рішення підконтрольного;

5) у певних випадках контролюючий має право застосовувати заходи впливу щодо підконтрольного за допущені порушення.

Основними вимогами до внутрішнього контролю в державному управлінні є: об'єктивність, плановість, систематичність, комплексний підхід до оцінки стану справ, гласність, дієвість, особиста відповідальність керівника за стан і організацію контролю.

Існують різноманітні форми такого контролю. Серед найпоширеніших у практичній діяльності можна виділити:

- ревізії, перевірки, обстеження, інспектування, запити, заслуховування звітів, інформацій та повідомлень, спостереження, експертиза, рейди та огляди, які здійснюються як планово, так і раптово, позачергово;

- вивчення ділових і особистих якостей кандидатів на заміщення посад, координація діяльності контролюючих органів, розгляд скарг тощо.

Особливо важливими є перевірки, які полягають у з'ясуванні фактичного стану справ та збиранні достовірної інформації про виконання прийнятих управлінських рішень з питань, що перевіряються.

Перевірки можуть бути тематичними, комплексними, документальними, вибірковими, разовими, повторними тощо.

У загальному вигляді всі ці форми контролю полягають у тому, щоб встановити, чи відповідає діяльність органів державного управління тим завданням, які стоять перед ними, як вони виконуються, які практичні результати цієї діяльності.

Вони є відхилення від встановлених цілей і які причини таких відхилень, хто у цьому винен тощо.

Серед методів контролю можна виділити статистичний метод, експертну оцінку, методи логічного осмислення процесів і дій, методи аналізу, серед яких - порівняння, узагальнення, групування за певними ознаками тощо. До методів контролю можна також віднести доповіді, звіти, обговорення, оперативні наради, засідання.

Якщо класифікувати методи контролю за обсягом питань, що розглядаються, то можна виділити суцільний і вибірковий методи контролю.

Вибір того чи іншого методу при здійсненні внутрішнього контролю визначається цілями і завданнями, які повинні бути досягненні у ході такого контролю, а також умовами його виконання.

У багатьох випадках використовуються декілька методів для реалізації усього комплексу контрольної діяльності. У цьому полягає комплексний характер використання методів контролю.

Ефективність внутрішнього контролю полягає в його здатності до вирішення певного завдання і залежить від повноти виконання контролюючою або посадовою особою таких основних вимог:

- контроль повинен здійснюватись безперервно, регулярно та систематично;

- бути своєчасним за терміном здійснення, старанним і повним в охопленні об'єкта контролю;

- бути оперативним, дієвим та гласним;

- мати загальний характер, кожний керівник повинен вважати контроль не від'ємною частиною своїх посадових обов'язків та здійснювати його;

- форми та методи контролю повинні мати різнобічний характер.

Відповідно, для підвищення ефективності внутрішнього контролю необхідно:

- здійснювати постійний аналіз за результатами контрольних перевірок;

- посилити роль попереднього (превентивного) контролю;

- систематично вживати заходи із усунення виявлених порушень та недопущення їх надалі;

- регулярно розглядати матеріали ревізій і перевірок на нарадах, сесіях місцевих рад, колегіях місцевих державних адміністрацій, управлінь;

- результати контрольної діяльності, зокрема, перевірок оприлюднювати через засоби масової інформації;

- для координації діяльності органів контролю створити інформаційно-аналітичну систему зв'язку з усіма контролюючими органами;

- забезпечувати підготовку та систематичне підвищення кваліфікації кадрів для органів контролю;

- удосконалити законодавчу базу з питань організації контрольної діяльності в державному управлінні;

- оптимізувати кількість перевірок, законодавче визначивши їх форми та чітко конкретизувати суб'єкти контролю, які їх повинні здійснювати;

- конкретизувати і персоніфікувати відповідальність за порушення;

Як наслідок, внутрішній контроль повинен бути не надзвичайною мірою, а наявною частиною організаційної роботи, складовими елементами якої є відпрацювання та прийняття рішень, технологія і перевірка результатів рішень кожного органу державного управління.

При цьому, внутрішній контроль у кожному конкретному органі державного управління значною мірою залежить від ставлення до нього керівництва. Важливу роль у внутрішньому контролі повинен також відігравати і особистий самоконтроль кожного працівника за виконанням покладених на нього обов'язків.

управлінський менеджер контролінг



Висновки

Підводячи підсумки треба зазначити наступне…

На даний час Україна перебуває на шляху:

- змістовних перетворень;

- формування стратегії соціально-економічного розвитку;

- розробки і реалізація цільових програм, що є характерною рисою повсякденної діяльності усіх структур держаної влади.

Україні необхідно використовувати ефективний механізм вироблення, прийняття та реалізацію управлінських рішень.

Треба зазначити, що цьому має сприяти внутрішній контроль притаманний кожному органу державного управління.

Чіткий, постійний, всеохоплюючий внутрішній контроль є невід'ємною умовою:

- успішного виконання завдань та управлінських рішень, що стоять перед органами державного управління;

- випробуваним засобом виховання кадрів у дусі високої відповідальності за доручену справу;

- правильного їх добору, оцінки і просування по службі;

- забезпечення додержання норм етики в роботі державних службовців, працівників усіх рівнів;

- систематичного поліпшення кадрового потенціалу в державній службі.

Україні потрібен:

- ефективний внутрішній контроль;

- оновлення системи державного управління.

Без цього неможлива побудова високорозвиненої, демократичної, соціально-спрямованої держави.

Аналізуючи ситуацію, що склалась сьогодні, треба відзначити, що саме організація ефективної системи контролю в державному управлінні та запровадження системи управління якістю в діяльності органів виконавчої влади повинні стати важливими складовими державного управління.



Література

1. Бакуменко В.Д. Формування державно-управлінських рішень: проблеми теорії, методології, практики: Монографія. - К.: Вид-во УАДУ, 2000. - 320 с.

2. Дункан Джек У. Основополагающие идеи в менеджменте. Уроки основоположников менеджмента и управленческой практики: Пер.с англ. - М.: Дело, 1996. - 272 с.

3. Методологія державного управління: Словник-довідник / Уклад.: В.Д. Бакуменко (кер. творч. кол.), Д.О. Безносенко, С.В. Бутівщенко та ін., За заг. ред. В.І. Лугового, В.М. Князева, В.Д. Бакуменка. - К.: Вид-во НАДУ, 2004. - 196 с.

4. Технологія прийняття управлінських рішень: навч. посіб. / Уклад. В.Д. Бакуменко. - К.: Вид-во НАДУ при Президентові України, 2007. - 20 с.

5. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. - М.: ЗАО «Бізнес-школа «Интел-синтез», 1998. - 272 с.

6. Інтернет.

Размещено на Allbest.ru

...