Работа секретаря с информацией для руководителя

Размещено на http://allbest.ru

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Липецкий государственный технический университет» (ЛГТУ)

Гуманитарно-социальный факультет

Кафедра истории, теории государства и права и конституционного права

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине:

«Организация секретарского дела»

Работа секретаря с информацией для руководителя

Студент д/о гр. ДТ-11-1 Яллина В.А.

Преподаватель Хромых О.А.

Липецк - 2014

Введение

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются.

секретарь делопроизводство руководитель

Источники информации и подготовка к работе с ними

Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д.

Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.

Одной из функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую информацию и соответствующим образом ее обработать - одно из важнейших профессиональных качеств секретаря.

Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках. Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть сведениями общего характера:

· хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию; представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;

· знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;

· знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

Основными источниками информации для руководителя являются:

o законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;

o управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, научная, техническая и др. документация организации);

o публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;

o научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;

o справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.

Работа секретаря с информацией

Как найти нужный источник информации, после того как получено задание и определена его цель? Где нужно искать ту или иную информацию?

Предположим, что секретарю необходима информация законодательного или нормативного характера. В этом случае необходимо пользоваться официальными справочниками. Их существует несколько. Во-первых, большинство законодательных и нормативных правовых актов после их государственной регистрации публикуются в "Российской газете", поэтому если в организации есть библиотека или справочно-информационный фонд, то, зная дату принятия акта, его номер и заголовок, текст акта можно найти в газете. Другим типом справочников являются специальные бюллетени, публикующие законодательные и нормативные правовые акты: "Собрание законодательства Российской Федерации", "Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации", "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", издаваемые издательством "Юридическая литература" и, как правило, приобретаемые организациями. Законодательные и нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов субъектов Российской Федерации также подлежат официальному опубликованию, поэтому в каждом субъекте Российской Федерации издаются соответствующие справочники и бюллетени. Например, в Москве законы города, постановления Правительства Москвы и иные нормативные акты публикуются в "Ведомостях Московской Думы", "Вестнике Правительства Москвы" (до 2002 года выходил под названием "Вестник Мэрии Москвы"), газете "Тверская, 13".

Наконец, еще одним надежным и удобным источником являются электронные правовые базы данных - "Гарант", "Консультант Плюс", "Кодекс", позволяющие быстро и легко практически на рабочем месте найти нужный законодательный или нормативный правовой акт.

Очень часто для аналитической работы приходится привлекать управленческую документацию организации. В этом случае нужно обращаться в текущий архив организации, где хранятся дела с документами, оперативная работа с которыми завершена. Хорошо, если в организации принята централизованная система делопроизводства, поскольку в этом случае все исполненные документы будут находиться в одном месте, как правило - в канцелярии, секретариате, общем отделе или управлении делами. Но если в организации не налажено централизованное хранение документов и дел или есть необходимость обратиться к документу, который еще находится на исполнении, то в этих случаях неизбежно придется обращаться в структурные подразделения к специалистам, которые занимаются решением тех или иных вопросов. Вот здесь секретарю и пригодится знание структуры организации, характера и направлений деятельности подразделений. Только в этом случае он сможет самостоятельно определить, кто из работников предоставит нужную информацию.

Очень часто поиск необходимой информации заставляет обращаться к архивной информации и осуществлять поиск необходимых документов в ведомственном архиве (архиве учреждения). В архив организации законченные в делопроизводстве документы, как правило, передаются не раньше, чем через два года после завершения работы с ними. Для быстрого поиска архивной информации секретарю нужно знать систему научно-справочного аппарата архива, уметь пользоваться номенклатурой дел организации и архивными описями дел.

Работа по сбору информации включает также ознакомление с публикациями в периодической печати (газетах, журналах), радио- и телепередачах. Для некоторых, особенно крупных, компаний мониторинг информации, публикующейся в СМИ и затрагивающей интересы компании, может быть чрезвычайно важен. В современных условиях проведение такой работы не под силу одному секретарю, какую бы высокую квалификацию он не имел. Но эту работу на высоком профессиональном уровне выполняют действующие на нашем информационном рынке компании, специализирующиеся на сборе и обработке информации по запросам организаций. Тем не менее, это не отменяет обычной для секретаря работы по ознакомлению с публикациями в профильных газетах и журналах. Работа по отбору и анализу публикаций может вестись секретарем постоянно или выполняться по конкретному заданию руководителя, то есть носить разовый характер.

Секретарю, работающему в организации, занимающейся научными проблемами, иногда поручают задания по сбору информации из научных изданий - сборников статей, монографий, реферативных журналов и др. Секретарь не имеет достаточной квалификации для поиска и анализа научных источников, но по составленному руководителем или специалистами списку он может заказать нужные источники в библиотеке, отобрать необходимые материалы, сделать ксерокопии. Вся эта работа выполняется либо непосредственно в научной библиотеке, либо с помощью Интернета, заказа литературы по телефону или межбиблиотечному абонементу. Например, самый большой электронный каталог информационных ресурсов в Интернет - это каталог Российской государственной библиотеки (бывшей Ленинки):http://www.rsl.ru/r_res2.htm (4,2 млн источников).

Гораздо чаще секретарю приходится осуществлять поиск деловой информации о различных фирмах, их телефонах, продукции, услугах, курсах валют, репертуаре театров, расписаниях авиарейсов и др. В наше время существуют различные справочники, из которых можно получить необходимую деловую информацию.

К числу справочников, которые всегда должны быть под рукой у секретаря, относятся:

· телефонный справочник организации;

· список сотрудников организации с их адресами и телефонами;

· список организаций, с которыми имеются постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами, включая банковские учреждения, вышестоящие организации и др.;

· списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание, продажу канцтоваров, оргтехники и т.п. с адресами, телефонами, банковскими реквизитами;

· городские телефонные справочники типа "Вся Москва", "Золотые страницы" и т.п.;

· карта города, при необходимости - дорожные карты и атласы.

Большие возможности по поиску деловой информации предоставляет Интернет. Для быстрого поиска информации в Интернете необходимо либо знать точный адрес web-страницы, на которой размещена соответствующая информация, либо уметь пользовать поисковыми системами.

Одна из самых популярных поисковых систем Интернета - AltaVista (http://www.altavista.com). Система появилась в 1995 г. и принадлежит компании Digital. Ее объем составляет порядка 30 млнweb-страниц. Система поддерживает поиск на 25 языках, в том числе и на русском.

Rambler (http://www.rambler.ru) - одна из самых молодых российских поисковых систем (осень 1996 г.), но и самая мощная в российской части Интернета, ее объем - более 2 млн web-страниц.

Яndex (http://www.yandex.ru) - эта поисковая система, разработанная для Интернета с учетом особенностей русской морфологии, ее объем около 2 млн web-страниц.

Всего в мире существует около 500 поисковых систем, начиная от тех, которые ищут абсолютно все, и заканчивая узкоспециализированными. Для того чтобы войти в систему, достаточно ввести ее адрес. Для успешной работы в Интернете необходимо знать возможности поисковых систем, уметь правильно формулировать запрос, освоить правила его написания при поиске.

Приведенный перечень справочников не является исчерпывающим. Поскольку секретарю приходится много заниматься письменными работами, ему необходимы словари русского языка - толковый, орфографический, иностранных слов. Не помешает в работе и энциклопедический словарь. Если руководитель выезжает в зарубежные командировки или организация принимает у себя иностранных представителей, будут необходимы путеводители и справочники по странам мира, разговорники. Всегда под рукой должна быть инструкция по делопроизводству, инструкции по эксплуатации офисного оборудования, а также рабочий блокнот и ежедневник.

Опыт показывает, что интересная и нужная информация имеет свойство обнаруживаться неожиданно и там, где ее никак не ждешь, поэтому секретарь должен выработать привычку обращать внимание на те сведения, которые в данный момент как будто и не нужны, но могут понадобиться потом. При разговоре с посетителями, сотрудниками, при просмотре периодики, телепередач, во время общения по телефону нужно тренировать память или делать заметки в рабочем блокноте, записывая наиболее важные и ценные сведения.

Заключение

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.

3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

5. Организация деловых поездок руководителя.

6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

7. Организация и участие в работе совещаний.

8. Организация дел в кабинете руководителя.

9. Освобождение руководителя от рутинных операций.

10. Информационное обеспечение.

11. Оформление банковских счетов.

12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала.

13. Соблюдение положительных правил техники безопасности.

14. Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.

15. Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.

16. Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Секретарей должен обладать такими качествами, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.

Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

Список использованной литературы

1. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 - 602 с.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. - 17 с.

3. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С. 34-38.

4. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004. №5. С.12-18.

5. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. - 458 с.

6. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. - 256 с.

Размещено на Allbest.ru