Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова

Южно-Сахалинский институт (филиал)

Контрольная работа

Документационное обеспечение управления

Выполнила

студентка 2 курса, специальности

Михайлова Л.С.

Южно-Сахалинск 2014



План

1. Развитие «офисных технологий»: столбцовое (приказное) делопроизводство

2.Организационно-распорядительные документы: понятие классификация, назначение

3. Служба ДОУ (документационное обеспечение управления) в организациях различных организационно-правовых форм деятельности: назначение, задачи, функции, структура, должностной состав

4. Оформить справку о заработной плате с места работы с указанием средней заработной платы в месяц

5. Оформить протокол собрания трудового коллектива предприятия, на котором Вы работаете



1. Развитие «офисных технологий»: столбцовое (приказное) делопроизводство

делопроизводство документ трудовой протокол

Образование Русского государства в конце XV в. потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума - собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов -дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губой, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе. Наиболее четкая система делопроизводства в XVI- XVII вв. сложилась в центральных учреждениях - приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным. Приказы как государственные учреждения возникли из личных, зачастую нерегулярных поручений Великого князя своим доверенным лицам - боярам и дьякам. Со временем поручения (приказы) получили постоянный характер. Формирование приказной управленческой системы в своем развитии прошло четыре стадии:

- приказа (в буквальном смысле слова) как разового поручения ;

- приказа как постоянного поручения;

- приказа « избы » как специального помещения, в котором осуществлялась управленческая деятельность;

-приказа как центрального государственного учреждения с определенным кругом управленческих задач, структурными подразделениями, специальным штатом «служилых людей», определенной системой делопроизводства.

Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинение у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших » (младших).

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка.

Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось с использованием достаточно большого числа видов и разновидностей документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между собой приказы сообщались памятями, память направляли и подчиненным. Наряду с системой общего делопроизводства существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления : военная, дипломатическая, статистическая, учетная и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главами государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги -писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал введения книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правых и судебных грамотах, судебных приговорах, судебных списков, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

В период приказного делопроизводства текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309м), которая складывалась в свиток, получивший название столбец. Поэтому и система делопроизводства этого периода называется столбцовой.

Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати - большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати. Текст грамот чаще всего начинался с обозначения автора - царского титула, затем указывался адресат, должность, имя, фамилия лица, которому предназначался документ, или группа лиц ; дата проставлялась после текста : «Писана на Москве в 7179 году». Текст приговорила Боярской думы начинался с даты составления « Лета 7231 года » и словесной формулы : « Царь - государь указал, а бояре приговорили ».

Много общего в составлении челобитных и отписок, обращенных к царю : сначала писался полный царский титул, а затем после слов «… бьет челом холоп твой », указывали имя и фамилию автора документа. Определить вид документа этого периода можно только после прочтения текста, выявления в нем расположения реквизитов и наличия устойчивых словесных формулировок, позволяющих точно назвать вид документа. При необходимости дьяк вносил исправления («чернил» проект), передавал его доработку или молодым подьячим для переписки текста набелоПри чем черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копия ответа). Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и, будучи «справленным», т.е. сверенным, удостоверялся подписью (справой) подьячего. В приказах сложились правила формирования документов в дела, определенные традицией, которая заключается в том, что документы склеивались столбцы, где отражалась последовательное «производство» по конкретному вопросу. Наряду со столбцовой техникой делопроизводства, приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов: появляется описание и учет документов, начинают составляться их описи. Значительный интерес представляет «Опись царского архива», из которой можно узнать о видах документов, о развитии изобразительного документирования - чертежах, картах.

Главная особенность делопроизводства приказов заключается в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколениях в поколении приказными служили людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства: в 1550 г. был издан Судебник, представляющий акт кодификации правовых отношений; в 1649г.

Существенным положением этих законодательных актов было установление ответственности должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меры наказания за допущенные нарушения.

2. Организационно-распорядительные документы: понятие, классификация, назначение

Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы.

Распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно - правовой регламентации деятельности организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОД. Положение оформляют на общем бланке организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

-Общие положения;

-Цели и задачи;

-Функции;

-Права и обязанности;

-Руководство;

-Взаимоотношение (служебные связи).

Инструкция - правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно - технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, заполнения и ведения форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).Инструкция является документов длительного действия. В «Общих положениях» оговаривается сроки введения данной инструкции в действие, а также возможна отмена ранее действующей. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводится в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа.

Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующих хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субьектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).Отношения работника и работодателя также закрепляется в договоре. Содержание договора, как правельно, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления приказы, распоряжения. Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создания рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблемы.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

-изучения управленческого вопроса ;

-подготовка проекта распорядительного документа;

-согласование документа;

-подписание документа.

Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, название структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения. Приказы оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Распоряжение - распространенный в управленческой практике распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных вида распоряжений:

1.Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами.

2.Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

3.Распоряжение издается также органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам.

Если необходимость объяснения издания распоряжения все - таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов

«ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.). Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, места для заголовка к тексту.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Текст протокола включает вводную и основную части. При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников фамилии и перечисляются, а указывается цифрой общего количеством участников. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. Краткий протокол фиксирует обсуждавшийся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Полный протокол фиксируется не только обсуждавшийся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Выписка из протокола представляет с собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.



3. Служба ДОУ (документационное обеспечение управления) в организациях различных организационно-правовых форм деятельности: назначение, задачи, функции, структура, должностной состав

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

1.Документационное обеспечение управления в организациях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

2.Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения. В министерствах и ведомствах Р.Ф и субъектов федерации - управление делами, как правило, включаются:

а) секретариат (приемная, секретариат министерства, секретариаты заместителей министерства, секретариат коллегии, протокольное бюро);

б) инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

в) отдел писем (жалоб);

г) отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

д) центральный архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в научно исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) подразделение по рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат ;

г) экспедиция;

д)машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

ж) архив.

В ассоциациях и концертах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации. В совместных предприятиях (организациях)-правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах состав и структура службы ДОУ определяются общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций формируется общий отдел. В состав общего отдела обычно включается:

а) секретариат;

б) канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

и) архив.

В организациях, имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специальное назначенное лицо. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производятся в соответствии с установленным нормами времени, утверждаемыми Госкомтруда России.

Организация рабочего место и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда России, Госстроя России, государственными и отраслевыми стандартами. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненных нормативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается но основе Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациям учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Задачи службы ДОУ:

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.

3. Сокращение документооборота, количества форм документов и числа документов.

4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами ДОУ осуществляет следующие функции:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного исполнения документной информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильным оформлением и формированием структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями ФАС РФ.

12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ.

13. Организация рабочих мест, АРМ, обеспечение нормальных условий труда сотрудников службы ДОУ.

4. Оформить справку о заработной плате с места работы с указанием средней заработной платы в месяц

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «НОВИНКА» (ООО «Новинка»)

Справка

23.04.2014 г. №15

Дана Васиной Вере Сергеевне, в том, что она действительно работает продавцом в ООО «Новинка» с 20.11.2013 года и ее начисленная заработная плата по месяцам составила:

Ноябрь 2013 г. - 4620 (Четыре тысячи шестьсот двадцать) рублей

Декабрь 2014 г. - 11550 (Одиннадцать тысяч пятьсот пятьдесят) рублей

Январь 2014 г. - 13965 (Тринадцать тысяч девятьсот шестьдесят пять) рублей

Февраль 2014 г. - 13965 (Тринадцать тысяч девятьсот шестьдесят пять) рублей

Март 2014 г. - 13965 (Тринадцать тысяч девятьсот шестьдесят пять) рублей

Итого начисленная заработная плата - 58065 (Пятьдесят восемь тысяч шестьдесят пять) рублей. Основание: лицевой счет.

Справка дана для предъявления по месту требования.

Директор ООО « Новинка » роспись Ю.П. Мамаев



5. Оформить протокол собрания трудового коллектива предприятия на котором Вы работаете

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

ДЕТСКИЙ САД «СОЛНЫШКО» № 2

П Р О Т О К О Л

05.09.2014 г. №1

собрания трудового коллектива

Присутствовали : 48 человек

Отсутствовали : 0 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ :

1. О реорганизации ГБОУ детского сада «солнышко» №2.

(докладчик Павлова В.А.)

1.СЛУШАЛИ заведующую Павлову Веру Александровну с предложением о реорганизации ДОУ № 2 путем присоединения к ДОУ № 2350 (доклад прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Маркова Г.П., воспитатель, одобрила предложение заведующей.

Голосовали: за - 48

Против - нет

Воздержались - нет

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.Согласиться и поддержать администрацию по реорганизации ДОУ № 2 путем присоединения к ДОУ № 2350.

Решение принято единогласно (списки прилагаются).

Председатель: роспись В.А. Павлова

Секретарь: роспись В.М. Быкова



Список используемой литературы

Основные источники:

1.Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник/ -3-е изд., перераб. и доп.- М.: ФОРУМ,2010

2.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие. - М.: Издательский центр «Академия», 2011

3.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие.- М.:ТК Велби, Изд-во Проспект,2010

4.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. учебное пособие - М.: Издательский центр «Академия», 2011

5.Кузнецова Т.В. Делопроизводство, М.:МЦФЭР, 2004.

Размещено на Allbest.ru

...