Структура, методика составления и особенности оформления должностной инструкции

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. М., 2009.С.2.

Данная работа состоит из двух глав, в которых подвергнуты рассмотрению сущностные характеристики должностной инструкции, а также дан анализ этапов должностной инструкции и ее структуры. Рассмотрены новые взгляды на должностную инструкцию.

1. Должностная инструкция как нормативно-правовой документ: общая характеристика

1.1 Сущностные характеристики должностной инструкции

В современном экономическом словаре «Должностная инструкция - это инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме».

Должностная инструкция имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу. На практике эти две функции достаточно часто смешивают. Это приводит, в том числе и к проблеме определения правовой природы должностной инструкции. В литературе на этот счет высказывается две противоположных точки зрения. Наиболее распространенным сегодня является подход, в соответствии с которым должностные инструкции являются локальными нормативными актами [6. С. 46].

Однако некоторые авторы считают ее актом применения нормы права. При этом необходимо четко понимать, что локальные нормативные акты отличаются от актов применения трудового права по адресату (неопределенный круг лиц или конкретно определенные лица), времени действия (однократность и неоднократность). Кроме того, локальное правотворчество приводит к появлению новых норм права, хотя они и основываются на общих нормах и не должны им противоречить. Акты применения норм трудового права приводят не к появлению норм, а к возникновению, изменению или прекращению прав и обязанностей их адресатов [20. С. 135]

Авторы, которые утверждают, что должностная инструкция является актом применения нормы права, не учитывают, что данный документ направлен на должностную единицу, а не на конкретного работника, ее замещающего, и в данном случае не имеет особого значения, сколько таких единиц в штате, одна или несколько десятков. Объективной причиной и в некотором роде оправданием здесь может служить то, что само понятие «должность» у многих работников кадровых служб и руководителей организаций ассоциируется со специалистами и управленческим персоналом [2. С. 76].

Самому понятию «должность» присуща определенная уникальность выполняемых задач, зависящая от замещающего ее сотрудника. В результате, достаточно часто возникают ситуации, когда одна и та же позиция штатного расписания, не изменяя своего наименования, наполняется новым содержанием при приеме сотрудника на место уволившегося. Вопрос четкого определения правовой природы и функционала должностной инструкции не только важен с теоретической точки зрения, но и порождает множество практических последствий, начиная с вопросов утверждения должностной инструкции и заканчивая порядком его применения. Смешение функций приводит к снижению эффективности использования должностной инструкции как элемента структурирования производственного процесса. Результатом этого выступает необходимость в дополнительных элементах описания структуры взаимодействия штатных единиц и поверхностность описаний рабочих процедур в самой должностной инструкции [17. С. 169].

Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:

получить четкое представление о трудовой функции работника;

грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;

определять необходимую квалификацию персонала;

эффективно проводить аттестацию рабочих мест;

эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;

снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей [4. С. 56].

Работник также заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это позволяет ему:

объективно оценить свои возможности и дальнейшую перспективу трудовой деятельности;

определить вид и род работы, круг своих обязанностей в целях защиты трудовых прав;

оценить меру юридической ответственности по занимаемой им (или вакантной) должности.

Должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав, как работника, так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.

Они разрабатываются в целях обеспечения:

взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями;

исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций;

четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);

установления их меры ответственности.

Стоит обратить внимание к вопросу соотношения должностной инструкции и трудового договора сотрудника. В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в трудовой договор в обязательном порядке должны быть включены следующие положения:

идентификационные данные сторон;

место и дата заключения трудового договора;

место работы;

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

дата начала работы;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим кодексом и иными федеральными законами;

Данная работа состоит из двух глав, в которых подвергнуты рассмотрению сущностные характеристики должностной инструкции, а также дан анализ этапов должностной инструкции и ее структуры. Рассмотрены новые взгляды на должностную инструкцию.

Типовая должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

область деятельности работника, категорию должности (руководитель, специалист и т. п.), место в структуре организации, порядок и условия назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время его отсутствия, квалификационные требования к сотруднику, перечень нормативных документов.

цели, к достижению которых должен стремиться сотрудник, занимающий данную должность;

должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур);

права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности замещает в порядке текущего замещения, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника, часто включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей);

ответственность (какие конкретные действия являются основаниями для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности работника).

Положения, которые входят в должностную инструкцию, пересекаются с обязательными условиями, подлежащими включению в трудовой договор. Прежде всего, это касается описания трудовой функции. Подобное пересечение позволило ряду авторов утверждать, что должностные инструкции являются составной частью трудового договора и рекомендовать в трудовом договоре формулировать трудовые обязанности работника путем отсылочной нормы на должностную инструкцию. Так, служба по труду и занятости в своем письме указывает: «Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ». Такой подход представляется упрощенным и не совсем верным. Трудовой договор и должностная инструкция -- это совершенно разноплановые документы [15. С. 267].

Первый является двухсторонним соглашением между работником и работодателем, второй - односторонним актом работодателя. Трудовой договор определяет права и обязанности организации и сотрудника по отношению друг к другу, а должностная инструкция структурирует взаимоотношения между штатными единицами организации. При правильном построении работы в организации должностная инструкция является первичной по отношению к трудовому договору. В силу многих организационных причин должностная инструкция более детальна, чем трудовой договор. При этом необходимо понимать, что в трудовых отношениях между конкретным работником и работодателем основным документом является все-таки трудовой договор и, соответственно, если между работником и работодателем возникнет спор об объеме или видах выполняемых работ, определяющим будет именно содержание трудового договора. Соответственно, если работодатель хочет эффективно использовать должностную инструкцию, трудовой договор с работником должен содержать соответствующую ссылку.

Таким образом, сначала определяется круг обязанностей и квалификационные требования, и только после этого подыскивается человек, отвечающий таким требованиям и способный выполнять эти обязанности.

Этапы составления должностной инструкции

Составление должностной инструкции - это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.

Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.

Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.

Согласование проекта должностной инструкции.

Утверждение должностной инструкции.

Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности [19. С. 157].

Наиболее трудоемкими являются первый и второй этапы работы. Остальные представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа.

Разберем идеальный вариант разработки должностной инструкции. Должность вводится во вновь создаваемом структурном подразделении для выполнения обязанностей, возникших в связи с расширением видов деятельности. Например, оптовая компания решает открыть магазин и осуществлять торговлю в розницу. На первом, подготовительном этапе необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Любая из них имеет свои положительные и отрицательные стороны, и выбор, какую из них использовать, зависит от уровня квалификации и предыдущего опыта сотрудников, осуществляющих сопровождение процесса создания нового структурного подразделения. Одной из самых удобных методик является методика составления карты бизнес-процессов (технологических карт).

После определения видов работ и производственных процессов необходимо оценить их общую трудоемкость и затем определить численность персонала, необходимого для их осуществления. Определение трудозатрат, то есть, по сути, нормирование труда, - это один из самых сложных этапов работы [24. С. 123].

Раньше над этими вопросами трудились научные институты, выверявшие и рассчитывающие нормы по каждому виду работ. К сожалению, в настоящее время большая часть нормативов уже устарели.

Сегодня коммерческие организации не располагают необходимыми ресурсами ни для адаптации существующих норм, ни для разработки собственных. Поэтому трудозатраты и количество персонала в большинстве случаев оцениваются исходя из внутреннего убеждения топ - менеджеров с последующей корректировкой опытным путем. Большим подспорьем может послужить и наличие принципиальных схем производственного процесса. На этом же этапе определяются предполагаемые размеры заработной платы будущих сотрудников и общие затраты на персонал. Планирование заработной платы позволяет рассчитывать эффективность использования персонала и производительность труда. Этот этап заканчивается утверждением штатного расписания нового подразделения.

На втором этапе выделяются из общего объема конкретные действия и связи по должности, и определить уровень квалификации, необходимый для их осуществления. При этом необходимо понимать, что для организации невыгодны ни завышение, ни занижение данного уровня. Завышение квалификационных требований к персоналу ведет к проблемам в его поиске и необоснованному росту стоимости персонала для компании, ведь уровень заработной платы и компенсационного пакета напрямую зависит от квалификации работника. Занижение же квалификационного уровня неизбежно ведет к тому, что возложенная на сотрудника работа не будут выполнена или будет выполнена с низким качеством. Идеальные варианты встречаются достаточно редко.

Более обычной является ситуация, когда новая должность «выделяется» из уже существующих должностных обязанностей или вводится в связи с возникновением новых в уже существующем подразделении. Как правило, это производится при росте непрофильных операций, выполняемых сотрудниками вследствие роста общей нагрузки на персонал или изменения условий труда. В данном случае процедура несколько отличается [14. С. 256].

Работа по введению новой должности в уже существующее и активно работающее подразделение начинается с определения, от каких обязанностей она должна освободить уже существующие должности и какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Затем проводится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности. Оценивается количество времени, которое будет перенаправлено сотрудниками на основную работу, увеличение качества работы и ряд других показателей. Одновременно оценивается стоимость привлечения нового сотрудника (затраты на поиск и наем, заработная плата и компенсационный пакет). Так и определяется возможность введения новой должности.

Рассмотрим данную ситуацию на примере введения в штатное расписание юридического отдела, должностей секретаря или помощника. В юридическом отделе всегда присутствует значительный документооборот. В отдел поступают документы на согласование (договоры, служебные записки, заявки подразделений и т. п.), после их поступления работа распределяется между сотрудниками, затем поток документов направляется в обратном направлении. В небольших и средних организациях отслеживать их не составляет значительного труда.

Однако с ростом организации происходит и значительный рост документооборота. Документы начинают «теряться» между отделами, возникают задержки при их согласовании, при этом установить, по чьей вине они происходят, достаточно сложно. Так, растет объем непрофильной работы, а также работы, не требующей высокого уровня специальной квалификации. На этом фоне введение должности секретаря в юридический отдел может стать насущной необходимостью [20. С. 96].

При этом проводится оценка обязанностей, которые можно возложить на данную должность. Например, работа по открытию расчетных счетов общества, сбор и заверение копий учредительных документов. Исходя из наличия или отсутствия подобных работ, и определяется, вводить должность секретаря или помощника юриста, на которого будут возложены и секретарские функции.

Согласование должностной инструкции - это одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый - технические согласования, это, прежде всего согласование юридическим подразделением, которое призвано выявить возможные нарушения трудового законодательства.

Второй тип - согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько целей. Она направлена на исключение дублирования должностных обязанностей и на информирование руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к необходимости корректировки должностных инструкций и других сотрудников, и согласование помогает определить, какие из них подлежат корректировке.

Следующий этап - это утверждение согласованной инструкции, которая утверждаются путем издания приказа полномочным лицом организации. При этом на самой инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике же встречается утверждение должностных инструкций путем проставления подписи полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе документа. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, которые выдают работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют [11. С. 34].

Обычно это делается подписью руководителя структурного подразделения, который отвечает за кадровую работу в организации.

Последний этап - это ознакомление с должностной инструкцией работника, который занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией должно производиться одновременно с заключением трудового договора.

Необходимо отметить, что в абзаце 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ «трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя… при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе». Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией не позднее оформления письменной формы договора. Это должно производиться в момент фактического допуска сотрудника к работе, даже если сама письменная форма договора к этому моменту еще не готова [1. С. 67].

Необходимо четко понимать, что должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и факт получения им ее копии фиксируется собственноручной подписью с проставлением даты. Подпись принято также собственноручно расшифровывать.

Таким образом, подводя итоги по вышесказанному можно сделать вывод, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающим одну из проблем эффективного управления организацией и являет собой внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является трудовая функция работника, но и квалификационные требования, которые предъявляются к претенденту на занятие той или иной должности. Должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия, а также позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. Должностная инструкция должна отражать весь круг должностных обязанностей работника, предусматривать определенный комплекс полномочий и ответственность сотрудника. Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки. Должностную инструкцию необходимо согласовать с юрисконсультантом.

2.1 Общее положение

В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством.

Так, в соответствии с п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника (ЕКС) должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9, квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных:

с регулированием трудовых отношений;

с обеспечением эффективной системы управления персоналом организации независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности [13. С. 86].

Работодатель в праве самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.

Работодатель в праве расширить круг трудовых обязанностей работника в сравнении установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ [13. С. 96].

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации.

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Кроме того, рекомендуется включать и такой раздел как поощрение [3. С. 23].

2.1.1 Раздел «Общая часть»

Определяется назначение и место работника в аппарате управления. В общей части устанавливаются следующие положения:

Основная функция управления, которую реализует работник в соответствии с матрицей распределения функций между структурными подразделениями. Подчиненность работников в соответствии со схемой организационной структуры с указанием конкретного структурного подразделения и выше стоящего руководителя. Перечень должностных лиц (для руководителей), непосредственно подчиненных по штатному расписанию предприятия.

Порядок назначения, перевода и освобождение работника по данной должности определяется в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и Правилами внутреннего трудового распорядка.

Квалификационные характеристики кандидата на должность, устанавливающие стаж работы по специальности и уровень образования, определяются по квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих.

Профессиональные требования к кандидату на должность («что должен уметь») устанавливается из квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и внутренних нормативных документов предприятия.

Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей.

Этот раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника [9. С. 134].

2.1.2 Раздел «Должностные обязанности»

Наиболее важный раздел, занимающий центральное место в должностной инструкции, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.

Егоршин А.П. предлагает в данном разделе определять функциональные обязанности работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи с другими работниками. Представляется в табличной форме [10. С. 127].

Исходными данными для разработки карты функциональных обязанностей являются:

квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

матрица распределения функций управления между структурными подразделениями;

положение о структурном подразделении;

нормативы трудоемкости решения задач управления, при отсутствии нормативов трудоемкости - материалы экспертного опроса специалистов о затратах труда и сроках решения задач управления[23. С. 152].

2.1.3 Разделы: «Права», «Ответственность»

Раздел «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, которые обеспечивают реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные инструкции [1. С. 168].

Раздел «Ответственность» предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для разработки являются: Гражданский кодекс РФ, КЗоТ РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом с учетом конкретного вклада работника в общую работу.

Оценка своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производиться руководителем работника с применением в случае необходимости следующих форм воздействия:

мер административного воздействия, применяемых администрацией организации в соответствии с гражданским кодексом РФ, КЗоТ РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

мер материального воздействия, основной формой которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда [33. С. 145].

2.1.4 Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся по работе;

условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность.

В разделе «Поощрения» указываются формы морального и материального поощрения за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины:

Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной награде.

Формы материального поощрения: увеличить гарантированную оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный кредит на покупку дорогостоящего товара и др.

Оценка эффективности работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [22. С. 154].

2.2 Новые взгляды на должностную инструкцию

Должностная инструкция - одна из основных разновидностей корпоративных письменных нормативных документов. Кроме них существуют еще положения о структурных подразделениях и регламенты выполнения рабочих операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, пошагово, то его проще описать с помощью специального регламента. Если результаты деятельности должны появиться в ходе какого-либо творческого процесса группы работников, то проще использовать вариант положения о структурном подразделении [29. С. 27].

По структуре оба документа практически одинаковы, только в регламенте будут прописаны формальные критерии выполнения работы на каждом этапе, а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Персональные должностные инструкции являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Руководители различных предприятий и организаций совсем недавно считали (а некоторые до сих пор считают), что могут обойтись без должностных инструкций. Они приводят такие аргументы:

В Трудовом Кодексе РФ должностная инструкция только упоминается. Если она не является обязательным документом, не стоит тратить на ее написание силы и время.

Определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. В договоре можно указать обязанности, выполнение которых требуется от работника, и условия, на которые он может рассчитывать.

Многие должности имеют стандартный набор требований. В таких случаях принятый в компанию новый сотрудник обычно сам знает, что его ожидает. Подробности и нюансы можно обозначить на собеседовании при приеме на работу.

При подборе персонала на каждую вакансию руководителем, кадровиком составляются требования к кандидатам. Этот список может стать приложением к договору.

Испытательный срок дает возможность понять, соответствует данный работник занимаемой должности или нуждается в замене [32. С. 253].

Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора, списка требований довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция является документом, который призван устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Столкнувшиеся с подобными ситуациями руководители вынуждены сами либо с помощью кадровых консультантов со стороны создавать инструкции в срочном порядке, чтобы оградить себя от претензий со стороны подчиненных.

Некоторые компании включают должностные инструкции в свой перечень внутренних документов, считая это очередным модным веянием. Для престижа им необходим современный подход, наличие корпоративной культуры, полная система документации.

Все больше людей бизнеса стали рассматривать правильно и грамотно составленную должностную инструкцию как один из инструментов эффективного управления персоналом. Такой документ упорядочивает трудовой процесс и делает его управляемым и подконтрольным. Должностная инструкция призвана ограничить круг обязательных действий каждого работника в конкретной компании, так как название одной и той же должности в разных организациях может истолковываться по-разному.

Должностные инструкции для многих компаний - тема нелюбимая. Сначала на их составление тратят много времени и сил, а потом про них стараются быстрей забыть и убрать подальше. Вспоминают только тогда, когда начальственного наставления оказывается недостаточно, либо подчиненные выпадают из поля зрения руководства. Если все хорошо, зачем тогда инструкции? Когда же складывается нештатная ситуация, большинство инструкций оказываются бессильны, так как не объясняют работнику степень его ответственности в случае ЧП [31. С. 84].

Другая крайность - это составление подробнейших инструкций, которые прописывают каждый шаг работника, ограждая рабочий процесс от его возможных неточностей и ошибок, но в то же время от его инициативности и самостоятельности.

Большинство сотрудников различных компаний относится к должностным инструкциям настороженно, некоторые даже негативно. Доводы работников вполне понятны:

Инструкции - это бюрократический элемент, который никак не помогает в работе. Скорее мешает. Словарь определяет слово «бюрократия» как: «чрезмерная забота о формальностях, канцелярских условностях, в ущерб сути дела».

В большинстве своем инструкции длинны, чтение их утомительно, ориентация в них невозможна.

Данные документы редко соответствуют реальности. Те, кто их пишет, не знает и не понимает специфику данного участка работы.

Часто инструкции содержат только список необходимых действий, к тому же слишком большой для одного работника. А вот способы действий не указываются.

Инструкции специально создаются руководителями, чтобы переложить всю ответственность на исполнителей. Они нужны для наказаний и штрафов.

Большинство инструкций «раздуты» и «размыты» и не дают четкого понимания, как достигнуть конкретных результатов.

Должностные инструкции работников одного подразделения часто дублируют либо, противоречат друг другу, и тогда обязанности перекладываются с одной «головы» на другую, не находя постоянной «прописки» [35. С. 171].

В ситуации «кадрового голода» наличие четких и грамотных инструкций по каждой должности может стать преимуществом одной компании перед другой. «Дефицитные» специалисты отдадут предпочтение той организации, в которой система управления и взаимодействия персонала тщательно продумана, прописана и закреплена.

Мнение кадровых специалистов:

В чем же состоит значимость должностных инструкций?

В чем ценность того, что компания составила должностные инструкции, и они не пылятся в ящике, а реально «работают»?

Адаптация новых сотрудников проходит быстрее и легче при наличии подобных документов. Когда новички могут прочитать, что они должны делать, за что отвечать, кому подчиняться и на что они имеют право, меньше будет растерянности, опасений и суеты.

Должностные инструкции могут и должны описывать каждый шаг работы сотрудника. Чем детальнее будет это описание, тем меньше будет разногласий с коллегами, руководством и непонимания целей и задач своей деятельности. Это удобный инструмент для всех. Новому сотруднику дает возможность принять более взвешенное решение о своих дальнейших планах. Менеджер по персоналу или непосредственный руководитель может более эффективно организовать работу сначала с кандидатами, затем с новичками, спланировать их обучение. Должностные инструкции позволяют быстрее выявить самые проблемные этапы и скорректировать их.

Четко прописанный документ предоставляет каждому сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Также этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы. Но для этого инструкции должны соответствовать действительности и быть вручены новому сотруднику (один из экземпляров) [16. С. 46].

В идеале, должностные инструкции должны быть не «бюрократическими излишествами», а внутренними «законами» компании. Если соблюдать требования и рекомендации по их составлению, то они такими и получатся: краткими, четкими, без двусмысленности и возможностей разного толкования. Но такой документ требует ответственности не только от работника, но и от работодателя. В соответствии с положениями документа, руководитель обязан обеспечивать прописанные права сотрудников, обязан дополнительно оплачивать то, что не входит в перечень должностных обязанностей. В противном случае, он рискует потерять авторитет и положительную репутацию своей компании. Может быть, поэтому некоторые руководители так не любят должностные инструкции?..

Важно найти «золотую середину». С одной стороны, не свести все управление персоналом к межличностному общению, основанному на авторитете, дружеских связях и симпатиях. А с другой стороны, не подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и «бумажками». Как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Правила составления должностных инструкций.

Главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность. Двусмысленный или противоречивый документ невозможно будет исполнять. Пользоваться им тоже будет неудобно: утомительно читать, трудно ориентироваться, легко запутаться и пропустить что-то важное. Однако в некоторых организациях они именно такие.

Самое главное назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному, что от него требуется. Все остальное необходимо вычеркнуть. Должностная инструкция не может мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей. Способы мотивации придется разрабатывать руководству или службе персонала отдельно. Должностная инструкция избавит руководство от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности своих подчиненных.

В должностную инструкцию не следует включать призывы, пожелания, красочные обороты. Положения необходимо формулировать просто и ясно. Составляя нормативные документы, важно придерживаться единого стиля в формулировке основных положений.

Данный документ обязательно должен объяснять цели действий сотрудников, а вот средства достижения их расписывать необязательно - они найдут их сами в процессе выполнения работы. Кроме этого, цели должности должны быть одного масштаба и не противоречить друг другу. Чтобы сохранить ясность и лаконичность документа, лучше избегать указания второстепенных и побочных целей. Они и так подразумеваются при достижении основных.

В отличие от целей, задачи должны быть достижимыми и измеряемыми. Они должны позволить сотрудникам через определенное время отчитаться о выполненной работе. Часто формулировка задач определяет форму отчетности подчиненных. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач, а каждая задача ведет к достижению нескольких целей. Задач, которые не вели хотя бы к одной из ранее поставленных целей, не должно быть вовсе.

Функции должности, следующие за задачами, соотносятся с ними таким же образом, как задачи с целями. Они являются непосредственными конкретными задачами специалиста и одновременно частью единой целостной функциональной системы организации или предприятия.

Составляя должностные инструкции, необходимо учесть нештатные ситуации, ситуации ЧП и прописать указания в подобных случаях.

Данные рекомендации позволят сделать важные нормативные документы ясными и удобными для исполнения и контроля [43. С. 376].

Таким образом, подводя итоги по вышесказанному можно сделать вывод, что:

В качестве основы должностных инструкций используется Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Рекомендуется включать и такой раздел как поощрение.

«Общая часть» определяет назначение и место работника в аппарате управления.

Раздел «Должностные обязанности» включает обязанности работника, предусмотренные, как ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в организации.

Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей.

Раздел «Ответственность» предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством.

Раздел «Взаимоотношения» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость.

В разделе «Поощрения» указываются формы морального и материального поощрения за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины.

Большинство руководителей относятся к должностным инструкциям как к официальному документу, следование которому прописано в контракте и в законодательстве, на основании нарушения которого сотрудника можно штрафовать или увольнять. Эту функцию должностной инструкции руководители видят в первую очередь и радостно используют. Наличие подобных документов дисциплинирует коллектив и каждого сотрудника в отдельности.

Разрабатывая должностные инструкции, важно соблюдать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция, определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и подписывает.