Защита конфиденциальной банковской информации при организации делопроизводства и документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство связи

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

"Сибирский государственный университет телекоммуникаций и информатики"

Уральский технический институт связи и информатики (филиал)

Факультет инфокоммуникаций, информатики и управления

Реферат по теме:

Защита конфиденциальной банковской информации при организации делопроизводства и документооборота

Выполнил: студент 361 гр.

Гайсина Регина Раяновна

Проверил: Скоробогатова Е.А.

Екатеринбург, 2015



Оглавление

Введение

1. Характеристики и принципы организации документооборота

2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов

2.1 Входящие документы

2.2 Исходящие и внутренние документы

3. Регистрация документов

3.1 Регистрационные формы

4. Контроль исполнения документов

5. Организация конфиденциального делопроизводства в банке

Заключение

Список использованной литературы



Введение

документооборот делопроизводство конфиденциальный входящий

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организацииважный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.



1. Характеристики и принципы организации документооборота

Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг.были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

· последовательности перемещений документов;

· выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);

· технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).

В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:

· оперативность движения документов;

· обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;

· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.

Для этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов.

Документооборот -- технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.

К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:

· разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;

· особенности маршрутов движения определенных групп документов.

По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.

Оптимизируют маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.

В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы).

Этапы маршрутов движения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания, утверждения и т.д.).

Схемы движения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

Движение документов в организации, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия

На рисунке штрих-пунктиром отображены документы, отправляемые из организации. Поступающие документы изображены прямыми линиями, а внутренние документы - линиями из точек.

Труднее всего регламентировать маршруты движения внутренних документов, за исключением распорядительных документов.

Количественные характеристики документооборота:

* параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);

* время движения документов (полного жизненного цикла I в организации, этапа -- в отдельном подразделении).

Объем документооборота -- количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

При определении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии. Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз. Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой -- количество подлинников, в знаменателе -- количество копий.

Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальной штатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).

Документооборот бумажных и электронных документов в организации должен быть организован по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив.



2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

2.1 Входящие документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах -- секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки -- наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительно документы рассматривают в канцелярии XIя определении, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

2.2 Исходящие и внутренние документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

* подготовка проекта документа;

* оформление и согласование (визирование) проекта;

* подписание проекта;

* регистрации документа;

* отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.



3. Регистрация документов

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа -- это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).

При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, -- необходимое условие придания эти документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторам ввода краткой информации о нем или его метаданных, В некоторых странах, например США, документы не регистрируют. Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрации подлежат документы:

* поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;

* входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;

* важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол и т.д.);

* документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор и т.д.);

* ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте - службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, изображенный на рисунке 2.

Категории не регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующие перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.

Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.

Основные правила регистрации документов:

* однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);

* регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;

* входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие -- в день подписания, телеграммы -- немедленно после их получения, их сразу передают адресату.

Регистрационный индекс (номер) документа -- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года). Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа - 02-06/645.

Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

3.1 Регистрационные формы

Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки.

Журнальную форму используют в небольших организации (при объеме документооборота -- до 500 документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее состав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представлены на рисунках 3 и 4. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная -- исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма.

При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один -- для справочной картотеки, второй -- для контрольной картотеки, третий -- вместе с документом передают исполнителю.

Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д.).

Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки.

Компьютерную регистрацию документов в САДЦ осуществляют путем заполнения электронной РК.

Далее приведен пример РК системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (разработчик -- компания «Электронные офисные системы») которая содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.

Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа (например, регистрационный номер, дата регистрации), некоторые вводят вручную (в частности, краткое содержание документа, номер входящего документ та, проставленный организацией-автором). Еще один способ ввода данных -- с использованием справочников.

Для настройки программы на структуру организации-пользователя и технологию ее делопроизводства, а также автоматизации ввода данных в систему создают так называемые «справочники».

При заполнении РК в САДД «Дело» используются справочники:

* «Список организаций» и «Граждане» -- наименования и адреса организаций или фамилии и адреса граждан, с которыми ведут переписку, и используют при заполнении полей (Корреспондент или Адресат);

* «Подразделения» -- данные об организационной структуре предприятия, его подразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с ними разделах (картотеках);

* «Номенклатура дел» -- заголовки и индексы дел организации;

* «Группы Документов, -- информация о группах документов объединенных по общему тематическому признаку подразделений или переписки;

* «Стандартные тексты» -- стандартные формулировки реквизитов РК: резолюций, краткого содержания документов, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля и списания в дело;

* «Рубрикатор» -- наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той ил и иной рубрике (теме), по которой в дальнейшем может осуществляться поиск;

* «Виды доставки» -- список возможных видов доставки (почта, курьер, факс, электронная почта и т.д.);

* «Грифы доступа» -- список возможных грифов доступа (общий, ДСП и т.д.);

* «Типы виз» -- формулировки, используемые при визировании проектов документов.

С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации.

Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.

К РК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические), которые можно использовать при исполнении данного документа или проведении информационно-аналитической работы с документным массивом организации.

В САДЦ существует опция «Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДД электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствий с указанной в нем информацией. В результат электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.



4. Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, -- важная функция управления организацией.

Контроль исполнения документов -- совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.

Поручения могут содержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.

Цели контроля исполнения документов -- содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделении, а также получение информации для оценки эффективности деятельности/ должностных лиц и подразделений организации.

Основные направления контроля:

* контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;

* контроль своевременности выполнения документов;

* контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.

Контроль «по существу» входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ);

Контролирует сроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.

Руководители подразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, -- за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.

Задачи контроля исполнения:

* проверка сроков исполнения;

* регулирование хода исполнения документов;

* учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из других организаций с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организациях для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.

Индивидуальные сроки устанавливают вышестоящие организации или руководитель в тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документ» с истекшими сроками хранения.

Предупредительный контроль -- своевременное (за 3-5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путем направления письменного напоминания.

Документ считают исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных в нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.

Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) сводки итогового контроля.

Наиболее характерные причины несвоевременного исполнения документов:

· слишком высокая степень централизации полномочий;

· перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;

· недисциплинированность работников;

· установленные нереальные сроки исполнения;

· неэффективная система организации документооборота.

Причины нарушения сроков исполнения анализируют. Результаты анализа используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины оптимизации подготовки документов и документооборота.

Технология контроля исполнения документов службой ДОУ при журнальной и традиционной картонной формах регистрации состоит в:

· постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал. РК) проставляют отметку о контроле -- «К»;

· направлении карточки контролируемого документа исполнителю;

· формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;

· устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документов;

· получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;

· снятии документа с контроля (с типовыми сроками - самостоятельно, с индивидуальными - по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа);

· составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.

В САДД под не ним документа автоматизирован.

При введении в РК плановой даты исполнения происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа а целом. РК контрольного документа и сама резолюции выделяются определенным визуальным признаком.

Система позволяет автоматически формировать и рассылать по локальной сети напоминания исполнителям о приближении срока выполнения.

Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с истекшими срока ми исполнения. Система способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.

Кроме того, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа к документам, имеет возможность в режиме “online” оценивать объем и результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всех подразделений организации.



5. Организация конфиденциального делопроизводства в банке

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства в банке должна включать в себя учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Необходимо помнить, что все сотрудники, принимаемые на работу в банки должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте). Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих в организации нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Следует отметить, что на материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну банка наносится гриф ограничения доступа «Коммерческая тайна», а также указываются наименование банка и его место нахождения. На материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую банковскую тайну банка наносится пометка «Банковская тайна», а также указываются наименование банка и его место нахождения.

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, гибких магнитных дисков и других носителей информации, составляющей коммерческую и/или банковскую тайну, служебную информацию ограниченного распространения, предотвращения разглашения содержащихся в них сведений, в банке вводится порядок обязательного их учета, хранения, уничтожения и персональной ответственности работников, допущенных к работе с ними.

Учет и хранение конфиденциальных документов осуществляют секретари самостоятельных структурных подразделений. В тех подразделениях, где штатным расписанием не предусмотрена должность секретаря, конфиденциальные документы учитываются и хранятся лично начальником данного подразделения или назначенным его распоряжением работником.

Учет документов необходимо вести в журналах учета. Отметим, что в журналах запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Все вносимые исправления должны быть оговорены. Например: «Зачеркнутое по тексту не читать. Читать: «…текст исправления», подпись должностного лица, вносившего исправления и дата внесения исправления». Листы журнала (дела, книги т.д.) должны быть пронумерованы. На последнем листе делается надпись о количестве листов, удостоверенная подписью работника, ответственного за ведение учета. При нумерации допускается применение литерных листов (например: «15а»), в случае ошибочного повтора номера листа при нумерации, с обязательной оговоркой в надписи. Листы, пропущенные при нумерации также оговариваются в надписи.

Как и в открытом делопроизводстве основным принципом учета является однократность присвоения регистрационного номера входящим, исходящим и внутренним документам. При передаче документа из одного самостоятельного структурного подразделения в другое его регистрационный номер не меняется. Конфиденциальные документы исполняются на автоматизированных рабочих местах, отвечающих требованиям информационной безопасности. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в журналах учета.

Тиражирование (копирование) конфиденциальных документов и производство выписок из таких документов осуществляется по письменному указанию (на обороте последнего листа копируемого документа) руководителя соответствующего самостоятельного структурного подразделения. На копии документа в правом верхнем углу первой страницы пишется слово «Копия», а на выписке - «Выписка».

Скопированные экземпляры документа (копии) учитываются за новым номером, в журналах учета указывается, когда и сколько экземпляров изготовлено и где они находятся.

Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учетными номерами. При этом на обороте последнего листа документа, с которого производилась выписка, делается отметка, с каких номеров листов или пунктов документа, в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены выписки.

Исходящая конфиденциальная корреспонденция отправляется за подписью лиц, правомочных подписывать документы, и только через работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства.

Пересылка документов с грифом «Коммерческая тайна» или пометками «Банковская тайна», «Для служебного пользования» осуществляется средствами специальной связи (фельдъегерская связь, специальные курьерские службы, заказные или ценные почтовые отправления). Конфиденциальные документы не подлежат пересылке по незащищенным каналам электрической связи (телеграф, факсимильная связь, электронная почта).

Отправляемые документы должны быть надежно упакованы для предупреждения возможности ознакомления с ними в процессе доставки. На конверте указываются адреса, наименования получателя и отправителя. В правом верхнем углу конверта делается пометка «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» или «Для служебного пользования» в зависимости от содержания информации вложенных в конверт носителей информации (документов). На тех конвертах (документах), которые подлежат вручению лично адресату или уполномоченному им лицу, проставляется пометка «Лично».

В пределах одного населенного пункта конфиденциальные документы могут перевозиться на служебном автотранспорте Банка курьерами или нарочными. При этом, документы должны быть упакованы в конверт. Перевозка конфиденциальных документов общественным или личным транспортом запрещается и передаются должностному лицу, отвечающему за учет конфиденциальных документов, по реестру. Подпись лица, принявшего документы, заверяется печатью (штампом) организации - получателя документов.

Поступающая в Банк конфиденциальная корреспонденция принимается уполномоченными работниками, отвечающими за учет конфиденциальных документов (в филиалах и дополнительных офисах Банка - работниками, ответственными за конфиденциальное делопроизводство) и регистрируется в журнале учета конфиденциальных документов.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» («Банковская тайна») после исполнения группируются в дела. При небольшом объеме конфиденциальных документов (до 150 документов в год), номенклатурой дел предусматривается заведение одного дела - «Коммерческая тайна» («Банковская тайна»). При большем объеме документов конфиденциальные документы группируются в дела отдельно или вместе с другими документами связанными единой темой. При этом гриф ограничения доступа дела соответствует грифу ограничения доступа входящих в дело документов. Документы, содержащие служебную информацию, допускается группировать в дела вместе с другими документами с пометкой «Для служебного пользования». Срок хранения дела определяется максимальным сроком хранения документов, входящих в дело. Дела постоянного и долговременного хранения (десять лет и более) должны иметь внутренние описи.

Конфиденциальные документы, дела, утратившие практическое значение, а также с истекшими сроками хранения, по заключению экспертной комиссии, должны уничтожаться по акту. Отбор документов и дел на уничтожение осуществляется экспертными комиссиями, назначаемыми для этих целей приказом Председателя Правления Банка. В состав экспертных комиссий включается не менее трех квалифицированных в области информации, содержащейся в отбираемых для уничтожения документах и делах работников, в том числе работник Службы экономической безопасности Банка, способных правильно определить практическое значение документов.

Документы уничтожаются по акту уничтожения документов на основании решения Председателя Правления Банка, утвердившего акт экспертной комиссии, путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах или путем сжигания, а магнитные носители информации - форматируются или размагничиваются (если это позволяет полностью и безвозвратно уничтожить информацию) или путем механических повреждений рабочей области магнитных носителей информации.

В учетных документах, после уничтожения материалов, делается отметка: «Уничтожено. Акт № ... от ... (дата)».

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является созданиепостоянно действующей экспертной комиссии (далее ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

1) разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

2) разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

3) снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

4)  разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;

5) экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

6) проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

По окончании календарного года проводится проверка наличия всех конфиденциальных документов, независимо от того, где и у кого они находятся, и от времени их поступления (изготовления), исключая архив. Проверка производится специальной комиссией, назначаемой приказом Председателя Правления Банка, в составе не менее трех человек, с обязательным включением в ее состав работников Службы экономической безопасности Банка в сроки указанные в приказе о назначении комиссии.

В ходе проверки проверяется движение (поступление, отправка, копирование и уничтожение) документов, произошедшее за прошедший календарный год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов.

По результатам проверки (в трехдневный срок после окончания работы комиссии) составляется акт, в котором указываются:

а) вид проводившейся проверки;

б) название подразделения, где проводилась проверка;

в) основание проведения проверки;

г) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;

д) краткая характеристика состояния конфиденциального делопроизводства;

е) общее количество взятых на учет документов;

ж) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;

з) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, кому они выданы, причины не предъявления;

и) другие выявленные нарушения требований настоящей Инструкции, допущенные исполнителями и ответственными за учет в подразделениях, с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;

к) выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Акт проверки подписывается всеми членами комиссии и утверждается Председателем Правления Банка.

Каждый сотрудник, работающий с конфиденциальной информацией, должен быть обеспечен нормативно-методическими документами, регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. К ним относятся нормативные документы, закрепленные законодательно, а также методическая литература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные.

Итак, можно сделать вывод, что работа с конфиденциальными документами Банка не может быть достаточной, пока наряду с другими мерами не будет организована надежная защита информации в процессе документооборота.

Прежде всего, необходимо знать, сколько и каких документов обращается в организации, а главное, по каким маршрутам они перемещаются от создания до момента уничтожения. Поэтому правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты.

Вопросы конфиденциального документооборота в организации несомненно играют важную роль в достижении ее экономических успехов.



Заключение

При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется только один раз

2) все документы регистрируются только в одном месте

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве или ведомстве

2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр

3) порядкового номера документа в регистрационном журнале

Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка. Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Газпром-нефть» разделяют следующим образом:

Входящие

Исходящие

Приказы

по основной деятельности

по командировкам

по личному составу

Внутренние

финансовые

служебные



Список использованной литературы

1) Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с. - (Высшее образование).

2) Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега -Л, 2007. - 239 с.

3) Татарников М.А Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. - М.:ИНФРА-М, 2006. - 208 с.

4) Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.11.2006 №183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, №48, ст. 5369.

5)Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.07.1997, №28, ст. 3448.

Размещено на Allbest.ru

...