Документаційне забезпечення системи менеджменту якості у структурному підрозділі вищого навчального закладу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документаційне забезпечення системи менеджменту якості у структурному підрозділі вищого навчального закладу

С.В. Литвинська

У статті з'ясовано роль документаційного забезпечення системи менеджменту якості у структурному підрозділі вищого навчального закладу для його ефективного функціонування і надання якісних освітніх послуг.

Ключові слова: якість освітніх послуг, документаційне забезпечення, система менеджменту якості, моніторинг, інформаційний ресурс.

Сучасна українська вища освіта потребує виходу на європейський шлях розвитку. Необхідно докласти ще чимало зусиль, щоб зміцнити позиції українських вищих навчальних закладів (далі - ВНЗ) на світовому ринку освіти та інновацій, підвищити якість вітчизняної освіти і зробити українських випускників більш конкурентоспроможними на ринку праці. Ідеї Закону України «Про вищу освіту» спрямовані саме на інноваційність та європейську інтеграцію, якість вищої освіти. Одним із способів досягнення поставлених завдань є створення Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти, що «1) формує вимоги до системи забезпечення якості вищої освіти, розробляє положення про акредитацію освітніх програм і подає його на затвердження центральному органу виконавчої влади у сфері освіти і науки; 2) аналізує якість освітньої діяльності вищих навчальних закладів; 3) проводить ліцензійну експертизу, готує експертний висновок щодо можливості видачі ліцензії на провадження освітньої діяльності...» [1, ст. 18].

Проблеми документаційного забезпечення надання освітніх послуг ВНЗ знайшли своє відображення у працях В. Александрова [5], О. Виноградової [6], А. Наливайка [8], С. Наєнка [7], Г. Пономарьова [9], Ю. Якимюк [10] та ін.

Мета цієї наукової розвідки - з'ясувати роль документаційного забезпечення системи менеджменту якості у структурному підрозділі вищого навчального закладу для його функціонування, виокремити види документації СМЯ.

Провідні українські ВНЗ і раніше постійно шукали і застосовували засоби досягнення високого ступеня якості освіти і стійкої довіри споживачів до їхніх освітніх послуг. Зокрема таким інноваційним інструментом стала система менеджменту якості освітніх послуг (далі - СМЯ), запроваджена в Національному авіаційному університеті (далі - НАУ) з вересня 2008 р. Система менеджменту якості є сукупністю заходів, методів і засобів, які забезпечують надання якісних освітніх і наукових послуг на всіх етапах їхньої реалізації з урахуванням задоволення вимог державних освітніх стандартів вищої професійної освіти й потреби МОН України, а також споживачів-роботодавців та інших зацікавлених сторін. Політика НАУ у сфері якості базується на засадах міжнародного стандарту якості ISO 9001:2008 і спрямована на гарантоване забезпечення вимог та очікувань замовників підготовлених в університеті фахівців на рівні, визначеному світовим ринком, і безперервне підвищення якості цих навчальних послуг з використанням зворотного зв'язку із замовниками, працівниками та студентами. В університеті розроблена, документально оформлена, впроваджена і підтримується у робочому стані система менеджменту якості, постійно покращується її результативність згідно з вимогами міжнародного ISO 9001:2008 «Quality management systems - Requirements» (Системи управління якістю. Вимоги) і відповідного національного стандарту ДСТУ ISO 9001:2009 «Системи управління якістю. Вимоги» [2]. Вимоги СМЯ поширюються на такі рівні управління: університет у цілому; інститути; факультети; кафедри; робочі місця працівників.

Розподіл обов'язків і відповідальності керівництва та виконавців, порядок взаємодії підрозділів і служб у виконанні функцій і вирішенні завдань щодо забезпечення якості надання освітніх і наукових послуг визначено і описано в документації СМЯ. Основними завданнями цієї документації є опис усіх необхідних процесів діяльності університету, своєчасне інформування, моніторинг роботи всіх структурних підрозділів, які забезпечують внутрішні потреби установи.

У межах СМЯ університету функціонують такі види документації:

- стратегічні документи з управління якістю (документально оформлена Політика та Цілі в сфері якості; Настанова з якості СМЯ НАУ НЯ-01-2008; плани та програми з якості);

- внутрішні нормативні документи (обов'язкові документовані процедури СМЯ згідно з ISO 9001:2008; інші документовані процедури СМЯ, що описують процеси надання освітніх і наукових послуг та допоміжні процеси);

- зовнішні нормативні документи (закони України, укази Президента України, постанови КМУ, накази та інші нормативні документи МОН України, державні та галузеві стандарти та інші документи);

- організаційні документи (Устав університету, організаційна структура університету, Положення про структурні підрозділи університету, посадові інструкції);

- розпорядчі та інформаційні документи (накази, розпорядження та рекомендації, оперативні плани та програми, листи та службові записки);

- документи, що стосуються надання освітніх і наукових послуг (ОПП, ОКХ, навчальні та робочі навчальні плани, навчальні та робочі навчальні програми, паспорти лабораторій, довідки про оснащення навчальною літературою, технічні завдання на науково-дослідні роботи, звіти про науково-дослідні роботи тощо);

- зовнішнє листування;

- протоколи (звітні документи, до яких належать семестрові та модульні відомості, залікові книжки, додатки до дипломів, протоколи державних екзаменаційних комісій, протоколи внутрішніх аудитів СМЯ та записи згідно з ISO 9001:2008).

Так, перелік документації наведений в Реєстрі документів (СМЯ НАУ РД 03.0201 2008 ), перелік форм документів наведений у Реєстрі форм (СМЯ НАУ РФ 03.02012008), а форми документів наведені у Формах документів (СМЯ НАУ ФД 03.02012008).

В університеті визначено необхідні для результативного та ефективного функціонування СМЯ процеси, що поділені на три основні групи - процеси менеджменту, процеси освітньої та науково-технічної діяльності, забезпечувальні процеси. Університет забезпечує ресурси та інформацію, важливі для підтримки процесів СМЯ та їхнього моніторингу. До структури навчально-методичного відділу університету введено сектор менеджменту якості підготовки фахівців, завданнями якого є:

організація ліцензування та акредитації напрямів підготовки та спеціальностей, а також університету в цілому;

визначення, розроблення та впровадження механізмів удосконалення системи менеджменту якості університету; видання методичної літератури; проведення моніторингу та аналізу результатів функціонування системи менеджменту якості університету;

організація автоматизації процесів системи менеджменту якості університету тощо.

Система менеджменту якості університету підлягає регулярній внутрішній перевірці та оцінюванню ефективності функціонування з подальшим її коригуванням. З цією метою розроблена й впроваджена процедура моніторингу, вимірювання та аналізу процесів СМЯ, а також вживаються заходи, необхідні для досягнення запланованих результатів і постійного покращення цих процесів. Постійне покращення здійснюється на базі систематичної перевірки якості надання освітніх і наукових послуг, періодичного контролю та аналізу функціонування СМЯ і зв'язку з зацікавленими сторонами. Так, у вересні 2011 аудитори Бюро Верітас Сертифікейшн Україна провели перевірку відповідності системи менеджменту якості університету вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 і національного стандарту ДСТУ (ISO) 9001:2009 [2]. За результатами ресертифікаційного аудиту НАУ отримав «Сертифікат відповідності системи менеджменту якості університету міжнародному стандарту якості». Аудитори перевірили різні структурні підрозділи університету, зокрема на рівні інститутів - Гуманітарний інститут НАУ (далі - ГМІ НАУ). Цей інститут увійшов до числа структурних підрозділів НАУ 10 квітня 2003 року, що було зумовлено потребою суспільства у підготовці молодих спеціалістів гуманітарних галузей з додатковими технічними знаннями. Авіаційна галузь підходить під усі параметри такого поєднання: досконале володіння іноземними мовами з технічним спрямуванням, психологія поведінки в екстремальних ситуаціях, ведення загальної та технічної документації та ін. ГМІ НАУ функціонує на основі «Положення про Гуманітарний інститут» [3], затвердженого ректором НАУ на підставі рішення Вченої ради. Тому базою дослідження стало документаційне забезпечення Гуманітарного інституту Національного авіаційного університету.

Система менеджменту якості в Гуманітарному інституті є сукупністю заходів, методів і засобів, які забезпечують надання якісних освітніх і наукових послуг на всіх етапах їх реалізації з урахуванням задоволення вимог державних освітніх стандартів вищої професійної освіти й потреби МОН України, а також споживачів-роботодавців та інших зацікавлених сторін. Організація навчального процесу в ГМІ спрямована на те, щоб забезпечити випускникам не лише отримання відповідних знань, умінь, навиків та компетенцій, але й певного місця в соціально-економічній системі держави - в науці, виробництві, підприємництві та інших сферах, напрацювання своєї інтелектуальної власності на основі поєднання навчального процесу з практикою наукової та інноваційної підприємницької діяльності.

Відповідальні з якості ГМІ є провідниками Політики в сфері якості на всіх рівнях структури інституту - в дирекції, на кафедрах. Спільно з СМЯПФ вони беруть участь у розробленні документації СМЯ, проведенні внутрішніх аудитів і самооцінки, обробленні отриманих даних, формуванні й реалізації планів коригувальних і запобіжних дій. Щорічно згідно з розпорядженням директора ГМІ створюється комісія з якості інституту, до складу якої входять завідувачі кафедр і відповідальні з якості.

Для досягнення високих рейтингових показників на ринку освітніх послуг Гуманітарний інститут формулює Цілі у сфері якості. Під час виконання цього процесу враховується цільовий показник та його значення. Комісія з якості визначає, схвалює та контролює хід виконання цих цілей. Для кожного окремого напряму діяльності (організаційний процес, навчально-виховна діяльність, навчальний процес, науково-методична діяльність, наукова робота зі студентами, якість ресурсів) призначається кількісний показник у відсотковому значенні.

Наприклад:

цільовий показник: збільшити кількість студентських наукових гуртків, якщо 10 гуртків - 100 % у 2013-2014 н. р.;

значення кількісного показника: 20 %.

Це означає, що в новому навчальному році заплановано створити ще два студентських наукових гуртки.

Після визначення цілей Гуманітарного інституту складається «План досягнення цілей у сфері якості Гуманітарного інституту на 2014-2015 н/р. цілей». До плану вносяться відомості про цілі, планові завдання, відповідальних осіб, ресурси (виконавці, обладнання тощо), термін, нормативний рівень, докази виконання планових завдань.

Наприклад:

ціль: розробити плани роботи студентських наукових гуртків;

планові завдання:

1) розробити форму плану роботи студентського наукового гуртка та ввести її до реєстру «Форми документів системи менеджменту якості»;

2) контролювати роботу студентських наукових гуртків через представлення новин про засідання на інформаційних ресурсах (сайти НАУ, ГМІ НАУ, Facebook);

відповідальні особи: заступник директора з наукової роботи, завідувачі кафедр;

ресурси (виконавці, обладнання тощо): керівники наукових гуртків, відповідальні за інформаційне представлення кафедр;

термін: протягом навчального року;

нормативний рівень: 12 планів студентських наукових гуртків;

докази виконання планових завдань: плани роботи студентських наукових гуртків; інформаційні ресурси інституту та університету (де розміщено інформацію про проведені наукові заходи).

Щоб виконати заплановане, в дирекції інституту розроблено форму «План роботи студентського наукового гуртка», в якій названо і розміщено всі необхідні для такого документа реквізити. Оформлення реквізитів документа має свої особливості. На кожній сторінці документа подано колонтитул, де розташовані інформаційні відомості про документ: повна назва університету, зазначена належність документа до СМЯ, назва документа та його шифр, номер сторінки і загальна кількість сторінок. Для управління документом та його копіями на наступній сторінці записують такі дані: відповідальний за розробку, узгодження; затвердження; рівень документа; плановий термін між ревізіями; відмітка про ідентифікацію документа «Контрольний примірник» або «Врахований примірник №___». Контроль за випуском та ідентифікацією документів здійснює Сектор менеджменту якості, а структура ідентифікації документів наведена в «Інструкції з діловодства НАУ».

Таким чином, «План роботи студентського наукового гуртка» обговорюється та схвалюється на засіданні кафедри, а також на засіданні науково-методично-редакційної ради Гуманітарного інституту. У плані визначена мета функціонування гуртка. Під час проведення засідань повинні реалізовуватися завдання гуртка (наприклад: залучити студентів до участі в наукових заходах, розвивати навички самостійної роботи з історіографією та джерельною базою досліджень та ін.). Для участі в гуртку студент також повинен бути обізнаним з теоретичних аспектах обраної проблеми, а також вміти реалізовувати набуті знання на практиці. У плані обов'язково подається тематичний план роботи, відомості про час та місце проведення засідання гуртка, тему й питання, які винесені на обговорення. Паралельно інформація про діяльність гуртка висвітлюється на офіційному сайті Гуманітарного інституту НАУ. Для забезпечення діяльності гуртка у плані наведений перелік рекомендованих джерел, наочних та інших методичних матеріалів. Важливо, окремим розділом плану є підведення підсумків про наукові здобутки, отримані під час відвідування гуртка студентами. Така форма «План роботи студентського наукового гуртка» сприяє упорядкуванню навчального процесу.

Розроблені в Гуманітарному інституті форми документів обговорюють і затверджують на засіданнях комісії з якості інституту, а потім реєструються у відповідних документах - «Форми документів ГМІ СМЯ» і «Реєстр форм ГМІ СМЯ». Ці форми використовуються тільки у діяльності цього інституту і не є обов'язковими для всього університету, наприклад: «Журнал обліку (реєстації) листування з батьками», «Картка студентської групи ГМІ», «Офіційний лист ГМІ», «Перспективний план роботи кафедри» тощо. Так, зазначена форма форму «План роботи студентського наукового гуртка» внесена в «Форми документів ГМІ СМЯ», а також зареєстрована в журналі «Реєстр форм ГМІ СМЯ» за ідентифікаційним номером - Ф 12-15.

Усі структурні підрозділи Гуманітарного інституту, що задіяні в освітній і науковій діяльності, менеджменті та забезпечувальних процесах, послуговуються «Реєстром документів ГМІ СМЯ». Реєстр містить перелік документів системи менеджменту якості, якими користуються в дирекції Гуманітарного інституту, й розроблений з метою оперативного управління документацією. Відповідальність за ведення та актуалізацію цього реєстру покладено на директора ГМІ. Наразі Реєстр містить 64 найменування документів, які функціонують у Гуманітарному інституті.

Однак документація СМЯ потребує певного доопрацювання. Так, з одного боку вона деталізує освітні, наукові, виховні процеси, передбачає коригувальні й запобіжні дії, але з іншого боку вона ведеться паралельно до загальноприйнятої системи діловодства в установі. Це збільшує потік документації, спричинює певною мірою дублювання інформації. Також виникають деякі проблеми під час передавання документів на зберігання в архів НАУ. Тому в подальших дослідженнях опрацюємо документацію СМЯ, впроваджену в інших навчальних закладах, і на основі аналізу запропонуємо шляхи до розв'язання цих проблем.

Отже, в Національному авіаційному університеті накопичено великий досвід роботи з документами відповідно до вимог СМЯ. Створення, затвердження, зміна документів, аналіз, актуалізація, ідентифікація, збереження документів, а також визначення статусу, вилучення недійсних документів - всі ці процеси забезпечують ефективність системи менеджменту якості університету в цілому та кожного його підрозділу зокрема. Документаційне забезпечення системи менеджменту якості НАУ уможливило створення єдиної системи нумерації та обліку документів, впровадження єдиного порядку реєстрації документів, здійснення наскрізної й ефективної системи контролю за роботою з документами на всіх структурних рівнях університету та ін. Це сприяє повноцінному виконанню вищим навчальним закладом своїх функцій та високій якості освітніх послуг.

Використана література

1. Про вищу освіту: Закон України, 1 липня 2014 р. № 1556-VII // Відомості Верховної Ради. - 2014.- № 37-38. - 2004 ст.

2. Системи управління якістю. Вимоги: ДСТУ ISO 9001:2009 [Текст]. - Чинний від 2009-06-22. - К.: Держспоживстандарт України, 2009. - 34 с.

3. Положення про Гуманітарний інститут [Текст] / розроб. А.Г. Гудманян. - К.: НАУ, 2011. - 22 с.

4. Інструкція з діловодства у Національному авіаційному університеті [Електронний ресурс] // Національний авіаційний університет : офіційний сайт. URL: http://nau.edu.ua/ua/menu/un%D1%96versitet/departments. - Заголовок з екрана.

5. Александров В. Освітня послуга: суть та моделі якості / В. Алексендров // Освіта і управління. - 2006. Т. 9, № 1. - С. 156-164.

6. Виноградова О. Інформаційно-документальне забезпечення діяльності вищих навчальних закладів - об'єктивна необхідність / О. Виноградова // Вісник Книжкової палати. - 2002. - № 5. - С. 34-36.

7. Наєнко С. Удосконалення організаційної структури управління державним вищим навчальним закладом / С. Наєнко // Освіта і управління. - 2007. - Т. 10. - С. 61-67.

8. Наливайко А. Стратегічні аспекти управління факультетом в умовах турбулентного середовища А. Наливайко // Вища школа. - 2012. - № 1. - С. 86-92.

9. Пономарьова Г. Демократизація управління і контролю за вищим навчальним закладом / Г. Пономарьова // Вища школа. 2006. - № 5-6. - С. 5

10. Якимюк Ю. Комунікаційна система документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом : автореф. … канд. наук із соц. комунікацій / Ю. Якимюк. - К.: НАКККіМ, 2011. - 20 с.

менеджмент якість освітній послуга

Размещено на Allbest.ru