Функция планирования в менеджменте

Размещено на http://allbest.ru

Функция планирования в менеджменте

В зарубежной практике менеджментом называют совокупность всех видов и форм управления предприятием.

Управление - это постоянное решение задачи наиболее оптимального использования сил и средств для достижения поставленных целей.

Следует признать, что понятие управление имеет более широкий смысл, чем, менеджмент. Например, управление страной, министерством, вузом нельзя назвать менеджментом. Менеджментом очевидно, следует называть управленческую деятельность в сфере структур, занимающихся производственной, финансово-хозяйственной деятельностью, с целью получения прибыли.

Менеджмент в системе фармацевтического рынка представляет собой комплекс различных форм и методов управленческой деятельности, направленной на получение максимально возможной прибыли через удовлетворение общественных потребностей в товарах аптечного ассортимента, и обеспечение устойчивого финансового положения организации во времени.

Основными функциями управления фармацевтической деятельностью являются: планирование, организация, мотивация и контроль.

Эти функции тесно взаимосвязаны между собой и могут вытекать одна из другой. Так, например, чтобы определить стратегию развития своего предприятия, необходимо провести анализ состояния фармацевтического рынка вообще, и в месте функционирования вашей структуры в частности, динамики его развития и в соответствии с полученными данными составить прогноз целей организации, запрет времени, сил и средств для достижения поставленных целей (бизнес-план). Реализация плана на практике есть суть функции организации.

Рис. 1. Функции управления

Планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей из них. Оно предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей.

Различают стратегическое, тактическое и оперативное планирование.

Стратегическое планирование решает задачи завтрашнего дня и строится на долгосрочную перспективу. Такой план усиливает уверенность в будущем.

Сущность стратегического планирования в наибольшей степени выражается таким определением. Стратегическое планирование представляет собой процесс определения целей организации и их изменения, ресурсов для их достижения и политики, направленной на приобретение и использование этих ресурсов.

Рис. 2. Структура внутрифирменного планирования

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые приводят к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. Оно дает представление о положении фирмы в настоящее время, направлениях ее целесообразного развития и наиболее эффективных способах осуществления поставленных целей.

И третий вид, это Оперативные планы. Они включают описание конкретных работ, выполнение которых обеспечивает достижение общих и главных целей организации.

Разработка долгосрочных прогнозов, среднесрочных и оперативных планов позволяет обозначить наиболее предпочтительное и стратегически оправданное направление развития организации.

Целеполагание - исходный момент процесса управления. Цели становятся инструментом управления, когда они:

* определены и четко сформулированы;

* известны работникам;

* приняты ими к исполнению.''

Поэтому к целям предъявляются, следующие требования. Они должны быть:

* оптимальными по результату (максимальными, если результат нужно увеличить, например, прибыль, рентабельность; минимальными - если уменьшить: издержки обращения, расходы, связанные с производством лекарств и т.п.);

* реальными и достижимыми по возможностям (объему, времени, имеющимся ресурсам);

* детализированы по подразделениям, исполнителям;

* измеримы;

* однозначны;

* понятны исполнителям.

Построение целевой модели является, по сути, программой развития организации, поэтому каждый менеджер должен уметь правильно и четко сформулировать главную цель своего подразделения и определить средства ее достижения. Для этого можно использовать различные методы, например, построение целевой модели в виде древовидного графика "дерево целей". Посредством "дерева целей" описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:

главная цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата; с нее начинается построение модели;

реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

фундамент "дерева целей" должны составлять конкретные задачи, сформулированные в виде работ, которые могут быть выполнены в заданные сроки м измеримы количественными и качественными показателями. Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей; от структуры организации. Расчленение доводится до того уровня, на котором поставленные подцели (конкретные задачи) обеспечивают достижение главной цели.

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от полноты исходной информации о состоянии и динамике развития фармацевтического рынка, точности прогноза, ясности целей, непрерывности во времени и экономичности, т.е. соблюдения основных принципов планирования. Планирование позволяет уменьшить неопределенность, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.

Установление эффективности мотивации работников, проверка выполнения планов, соответствие структуры организации, эффективность функционирования всего учреждения, возможно с помощью контроля. В общем понимании контроль - это процесс обеспечения достижения организацией ее целей. Он является неотъемлемым элементом сущности организации и необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, а также для стимулирования успешной деятельности фирмы. Предназначение контроля - своевременно фиксировать отклонения от нормы и вносить коррективы в ход работ, исправляя допущенные ошибки. В практике управления существует своего рода технология контроля:

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования:

1) Выполнение задач контроля - контроль должен определить совпадения или отклонения достигнутых результатов с запланированными либо с установленными стандартами. Например, можно проконтролировать соблюдение технологии изготовления лекарств, сравнивая с требованиями ФС (фармакопейная статья), или же объем выполненных работ в единицу времени, с учетом установленных нормативов времени на работы, выполняемые в аптеках. Также в аптеке периодически сравнивают сумму фактически полученной валовой выручки от реализации товаров аптечного ассортимента с плановыми показателями с целью контроля за выполнением плановых заданий и т.п.

2) Эффективность контроля - выясняется вопрос, способствует ли контроль выработке эффективных решений; вызывает ли у работников положительные стимулы и, как следствие, повышение производительности труда, творчества, ответственности, инициативы, или же негативные стрессовые реакции (демотивацию труда).

3) Экономичность контроля - уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков, сокращение расходов на контроль.

4) Определение границ контроля - контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничения. Длина проверяемых отрезков должка позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Существуют три вида контроля, используемых по этапам осуществления производственно-хозяйственной деятельности: предварительный, текущий и заключительный.

1. Предварительный контроль. Он осуществляется до начала работы. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: в отношении к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организации за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных специалистов. Нередко этот вид контроля продолжается и после найма работников в ходе их обучения.

Многоаспектность деятельности аптечных учреждений предполагает состав работников, отличающихся по профессиональной и квалификационной подготовке. Предварительный контроль фармацевтических кадров осуществляется при приеме на работу и в период испытательного срока в соответствии с квалификационной характеристикой специалиста и требованиями должностных инструкций, проверяется наличие сертификата специалиста, свидетельствующего о наличие у его обладателя определенного уровня теоретических знаний и практических навыков, соответствующего установленным требованиям стандарта по оказанию лекарственной помощи.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов предполагает контроль сырья, соответствие его техническим условиям, определение уровня обеспеченности им предприятия и др.

Данный вид контроля в фармацевтической отрасли предусматривает входной контроль качества поступивших на предприятие сырья, материалов и полуфабрикатов, а также изготовленных в аптеках концентратов и внутриаптечных заготовок. Оптово-посреднические и аптечные предприятия контролируют поступление товара по количеству и качеству и т.п.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет или текущий финансовый план.

Назначение финансового плана аптечных учреждений и других фармацевтических организаций состоит в том, чтобы определить, какими денежными средствами располагает организация и на какие цели они должны быть использованы.

В связи с подверженностью организации влиянию факторов внешней среды, необходимостью взаимодействия и адаптации к изменяющимся условиям работы в предварительном контроле имеет значение также качество используемой информации. Проверяется достоверность и объективность получаемых данных, формируется система сбора, обработки и проверки информации.

2. Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Для осуществления текущего контроля аппарату управления необходима обратная связь, позволяющая сопоставить реальные достижения с прогнозными данными. Обратная связь может иметь форму отчетов, карточек по контролю за исполнением, актов проверок, протоколов производственных совещаний и т.п. В процессе контроля устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативное влияние причин недостатков в деятельности предприятия, либо усилить действие, если результаты позитивные.

В фармацевтических организациях контроль человеческих ресурсов предусматривает регулярный контроль за соблюдением нормативно-правовых документов (например, фармацевтических стандартов управления качеством, правил торговли лекарственными средствами и т.п.), повышение профессионального мастерства специалистов посредством участия в тренингах и семинарах, стажировки, обучения на факультетах повышения квалификации и др. Объективную оценку этого этапа контроля даёт аттестация кадров на присвоение квалификационной категории.

Текущий контроль материальных ресурсов включает как постадийный контроль качества в процессе производства продукции, так и эффективность использования ресурсов. В оптово-розничных предприятиях необходим контроль за соблюдением сроков годности, условий хранения и транспортировки лекарственных средств и изделий медицинского назначения, выявление фальсифицированных лекарств и т.п.

Контроль финансовых ресурсов является типовым для всех организаций и направлен на проверку использования финансовых поступлений, затрат, соблюдение финансовой дисциплины.

3. Заключительный контроль. Цель такого контроля * помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Например,

Заключительный контроль трудовых ресурсов предполагает проверку или аттестацию работников на соответствие занимаемой должности, оценку производительности и эффективности труда.

Подтверждением заключительного контроля качества фармацевтической продукции является отсутствие (или снижение количества) рекламации от оптово-розничных фармацевтических организаций, отрицательного заключения контрольно-аналитической службы, жалоб на неудовлетворительное качество со стороны потребителей лекарственных средств.

В качестве заключительного контроля материальных ресурсов деятельности аптечных учреждений можно рассматривать годовые (плановые) инвентаризации. Сопоставление результатов инвентаризации с данными учета и отчетности позволяет определить правильность использования ценностей и их сохранность, а также получить исходные данные для последующей корректировки планов.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, но он, во-первых, дает руководству информацию для последующего планирования, во-вторых, способствует мотивации.

Итогом финансового контроля является расчёт финансовых результатов работы предприятия и сравнения с запланированными показателями.

В общей процедуре контроля выделяют три этапа:

1.Выработка стандартов и критериев,

2.Сравнение результатов со стандартами и выявление отклонений,

3.Изменение результатов и корректировка действий.

Стандарты - это конкретные цели, характеризующиеся наличием временных рамок и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Второй этап процесса контроля позволяет определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям, масштаб отклонений и их безопасность для дальнейшей деятельности организации.

На третьем этапе менеджер должен выработать соответствующую результатам тактику поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения, пересмотреть стандарт.

Поскольку люди являются неотъемлемым элементом контроля, то менеджеру при разработке процедуры контроля необходимо принимать во внимание и поведение людей. Сотрудники организации обычно знают, что для контроля эффективности их действия будут проверяться установленные стандарты, поэтому они делают то, что хочет увидеть начальство. В этой связи менеджеру следует разрабатывать такую процедуру контроля, которая исключила бы подобную ситуацию.

Другой возможный поведенческий эффект контроля заключается в том, что он может побудить людей выдавать организации неверную информацию в силу недооценки или переоценки хозяйственно-производственных ситуаций (например, неверная информация о необходимых и фактически используемых ресурсах).

Чтобы избежать негативного воздействия контроля на поведение людей, менеджеру следует:

· устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

· налаживать двустороннее общение;

· избегать чрезмерного контроля;

· устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

· вознаграждать за достижение стандарта.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен не только учитывать организационные и поведенческие аспекты, но и обладать рядом важных свойств, а именно:

· иметь стратегический характер, то есть быть нацеленным на достижение конкретных результатов организации;

· соответствовать контролируемому виду деятельности, показателям целей;

· должен быть ориентирован на результаты;

· быть своевременным;

· быть гибким;

· быть простым и экономичным.

Вывод: Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления. На практике такого конечного пункта не существует вообще, то есть каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

управление фармацевтический планирование

Размещено на Allbest.ru