В течение длительного времени понятие контроля было связано с записями в массовых журналах, проверки правильности составления документов. Всегда контроль ассоциировался с деятельностью кассиров, бухгалтеров и финансовых работников.

В различных энциклопедиях и словарях контроль определяется как проверка чего-либо:

- наблюдение с целью проверки;

- проверка правильности действий в области управления и производства;

- учреждение или либо, которое занимается контролем чего-либо.

В настоящее время, понятие контроля трактуется, как органическая функция управления, которая включает в себя набор средств для регулирования поведения организации или личности. Также, контроль рассматривается как функция системы, которая обеспечивает наблюдение за состоянием системы и выполняет задачу обратной связи.

Контроль не должен быть ограничен действиями, которые осуществляют сотрудники контрольных органов. Он должен быть обязанностью, как руководитель всех уровней, так и каждого сотрудник организации. В ином случае, контроль приобретет форму последующего контроля и станет не способным оказывать влияние на выявление и устранение отклонений.

Целью данной работы является проведение исследования понятия контроля в системе менеджмента, определение его основных видов и функций, рассмотрении организации контроля и выбор его показателей.

Сущность управленческого контроля

Контроль, в общей системе управления, является элементом обратной связи. По итогам контроля проводится корректировка принятых ранее решений, нормативов, планов и норм. Эффективно поставленный контроль имеет стратегическое направление и ориентируется на конечные результаты, при этом осуществляется просто и своевременно. Несложность контроля в современных условиях имеет большое значение, так как любая организация стремится строить работу на принципе доверия к людям. Это приводит к сокращению контрольных функций, которые выполняют менеджеры. При таких условиях контроль будет более экономичным и менее жестким [1].

В развитии организации контроль является главным инструментом, так как без него не может обойтись ни один управленческий процесс. Он является заключительной стадией управленческого процесса и играет связующую роль между управляемой системой и менеджером.

Имеется несколько причин, которые обуславливают необходимость управленческого контроля:

- необходимость наблюдения за работой сотрудников, так как даже мелкие ошибки в совокупность могут существенно снизить потенциал деятельности организации;

- постоянные изменения окружающей среды требуют моментального реагирования менеджеров для того, чтобы вовремя приспособиться к новым условиям;

- постоянно возрастает сложность работы организации, поэтому сотрудники самостоятельно не могут вести наблюдение за каждым родом деятельности. Здесь и возникает требование к применению формальной системы контроля.

Любая деятельность организации требует того, чтобы планирование и контроль были плотно между собой связаны. Вся сущность контроля заключается в трех основных элементах установления контролируемых стандартов деятельности[2]:

- установление контролируемых стандартов деятельности;

- анализ итогов деятельности с помощью контроля;

- корректировка хозяйственных, технологических и прочих процессов, основываясь на обосновании принятых решений и выводов.

Начинают осуществлять функцию контроля менеджеры с момента определения цели и создания организации. Ведь без контроля будет довольно сложно объединить деятельность рабочих, что приведет к хаосу. Без эффективного контроля любые изменения внешних факторов могут превратить поставленные планы в зону недосягаемости[4].

Контроль является процессом, который обеспечивает организацию своими целями, которые будут достигнуты только в случаи их соответствия с определенными принципами.

Принципы контроля представляют собой основные элементы научно-обоснованной системы контроля.

Контроль должен полностью соответствовать следующим требованиям:

- всеобъемлющим, то есть удерживать в поле зрения внутренние процессы и внешнюю ситуацию. К осуществлению такого требования должен быть привлечен весь персонал организации;

- оперативный и постоянный. Все выводы контролеров должны быть аргументированы и строится на тех доверительных факторах, которые был установлены благодаря свидетельствам и доказательствам[1];

- гласный и массовый. Он предусматривает распространение контроля на все виды деятельности;

- плановый и действенный. По итогам контрольных проверок необходимо принимать меры, которые направлены на ликвидацию недостатков. Это необходимо для избегания бесконтрольности и излишнего контроля;

- гибким;

- иметь конечные результаты;

- ориентированный на человека.

Главной целью контроля является предотвращение ошибок. Основными задачами контроля можно назвать следующие:

- определение во внутренней и средней среде организации факторов, осуществляющих влияние на ее развитие и функционирование;

- раскрытие неизбежные ошибки и нарушения и принять меры для их устранения;

- оценке работы персонала и организации в целом за определенный период.

Главными функциями контроля являются:

1) диагностическая.

2) ориентирующая.

3) обратная связь.

4) Педагогическая.

5) Корректирующая.

Основными объектами контроля в организации являются промежуточные и конечные результаты, показатели затрат ресурсов, характеристики производственного состояния и экономическая эффективность организации.

Эффективным и объективным контроль будет при внедрении в организацию системы стандартов для выполнения работ и установка целей. Во многих случаях, стандарты и нормативы разрабатывают по следующим группам [5]:

- доходные;

- ценовые;

- поведенческие;

- программные.

Управленческий контроль, как и любая другая функция, имеет свои определенные виды:

- предварительный. Такой вид контроля осуществляется до начала работ. Его цель состоит в реализации определенных процедур, правил и линий поведения. Используется он по отношению к материальным, финансовым и человеческим ресурсам;

- текущий. Он осуществляется при проведении работ. Объектом выступают подчиненные сотрудники, которые регулярно проверяются и участвуют в обсуждении предложений по совершенствованию и различных проблем. Для текущего контроля необходима обратная связь, то есть данные о полученных результатах, которые позволяют выявить много непредвиденных проблем и провести корректировку действий подчиненных. Вся организация представляет собой систему с обратными связями, для которой свойственно использование внешних ресурсов, наличие цели, преобразование внешних ресурсов для внутреннего использования, корректировка возникших отклонений и обеспечение достижения цели[7];

- заключительный. После выполнения работы используется обратная связь, то есть требуемые результаты сравниваются с полученными. Такой этап имеет две основные функции:

1) информирование руководителя о данных для планирования и оценки реалистичности планов.

2) Мотивация.

Сам процесс контроля состоит из нескольких этапов:

1) Установление стандартов, то есть конкретных целей, которые поддаются измерению. Первый этап характеризует наличие конкретного критерия для оценки степени выполнения работы и наличие временных рамок. Такого рода информация позволяет руководителю сопоставлять запланированную работу с той, которая реально сделанная. Те цели, которые не поддаются количественной оценке, можно представить косвенно, хотя такие показатели не всегда характеризуют оцениваемую информацию в полном объеме.

2) Сопоставление запланированных стандартов с полученными результатами. На данном этапе деятельность менеджера можно описать в несколько этапов:

- определение масштабов отклонения. Руководитель всегда обязан устанавливать масштаб допустимых отклонений от нормы, которые не должны вызывать тревоги. Сам по себе масштаб должен быть оптимальным, а эффективный контроль - экономичным;

- измерение результатов. Сначала выбирается единица измерения, которая сопоставляется со стандартами контроля, после чего уже проводится само измерение;

- передача и распространение информации. Нужно до соответствующих сотрудников донести информацию о стандартах и полученных результатах, при этом убедившись, что им понятны стандарты;

- оценка данных о результате. Менеджеру надо решить, получил ли он необходимую информацию, и какова ее степень важности, ведь важная информация, которая адекватно описывает исследуемое явление, нужна для того, чтобы принять правильное решение[6].

3) Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджеру нужно выбрать одну из имеющихся линий поведения:

- ничего не предпринимать в том случае, если сравнение показало, что установленные цели не достигаются;

- устранить отклонения;

- пересмотреть стандарты, так как они иногда оказываются нереальными, потому, что основываются на планах.

Во время разработки процедуры контроля менеджеру нужно принять во внимание поведение людей, так как на них контроль оказывает непосредственное и сильное влияние. Довольно часто менеджеры специально делают процесс контроля видимым для того, чтобы оказывать не сотрудников воздействие, тем самым заставляя их направлять все свои усилия на достижение целей. Поэтому сотрудники делают акцент не на работе, а на том, что хочет увидеть начальство во время проверки[3].

Для того чтобы контроль был эффективным, нужно быть лояльными с подчиненными и давай им мотивацию для качественного выполнения работы.

Эффективный контроль, в свою очередь, имеет определенные характеристики:

- стратегическая направленность;

- ориентация на результаты;

- соответствие контролируемому виду деятельности;

- своевременность;

- гибкость;

- простота;

- экономичность.

Этапы организации системы контроля

Вся организация системы контроля всегда находится под воздействием следующих факторов:

- внешние условия функционирования организации;

- отношение руководства к внутреннему контролю;

- количество подразделений и дочерних компаний и их региональная неоднородность;

- стратегические цели, установки и задачи;

- ресурсное обеспечение;

- степень компьютеризации и механизации деятельности;

- уровень компетентности кадрового состава.

При любых обстоятельствах организация системы контроля представляет собой сложный и многоступенчатый процесс, который включает в себя следующие этапы[4]:

1) Критический анализ и сопоставление определенных целей функционирования организации при прежних условиях.

2) Разработка и последующее документальное закрепление новой деловой концепции организации и комплекса мероприятий, которые способствуют совершенствованию и развитию данной концепции, реализации ее целей и закрепление на рынке. Такие документы должны быть положения о производственно-технологической деятельности, финансовой, инвестиционной, кадровой и учетной. Подобные данные разрабатываются на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выборе из альтернатив самых приемлемых. В различных сферах финансово-хозяйственной деятельности документальное закрепление политики организации позволяет осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов функционирования.

3) Анализ эффективности имеющейся структуры управление и ее корректировка. Нужно разрабатывать положение об организационной структуре, в которой должны описываться все организационные звенья с указание функциональной, административной и методической подчиненности. Также нужно указывать их функции, направления деятельности, установление регламента взаимоотношений, права и ответственность. Это относится еще и к положениям о различных структурных подразделений и планам организации труда работников.

4) Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных хозяйственных и финансовых операция. Это даст возможность упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля управления ресурсами, финансово-хозяйственной деятельности, оценки уровня достоверности информации для того, чтобы принимать управленческие решений.

5) Организация отдела внутреннего аудита.

6) Определение путей совершенствования системы контроля, учитывая перманентное развитие организации и непрерывность меняющихся внешних и внутренних условий ее функционирования[2].

Выбор показателей контроля

Таким образом, контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией, как внешней, так и внутренней.

Контроль предупреждает возникновение кризисных или опасных ситуаций и помогает их предотвратить. Главная функция контроля заключается в выявлении проблем и корректировке деятельности организации до момента перерастания проблем в кризис. Любая организация должна уметь вовремя фиксировать своим ошибки и исправлять их.

Контроль представляет собой часть управленческого процесса, которая предусматривает получение информации об итогах управленческого процесса.

Для того чтобы осуществлять контроль, нужно: