Анализ требований к текстам служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Анализ требований к текстам служебных документов



Введение

управленческий документация распорядительный организационный

Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются источником, инструментом и результатом этой деятельности. На сегодня, служебная документация составляет основу управления любой организации. Качество управленческой документации является важнейшим фактором, определяющим возможность и эффективность процесса управления.

В организациях и на предприятиях, среди большого разнообразия видов служебных документов, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД.

Актуальность выбранной темы состоит в том, что правильность составления и оформления текстов служебных документов играет большую роль в управленческой деятельности и формирует имидж организации или предприятия в целом.

Объект курсовой работы - организационно-распорядительная документация.

Предмет курсовой работы - знание и умение правильно оформлять текст ОРД.

Целью данной курсовой работы является более подробное изучение и анализ предъявляемых требований к разработке и оформлению текста служебных документов, а также использование полученных навыков в практической деятельности в будущем.

В связи с поставленной целью, в работе решались следующие задачи:

• рассмотреть требования к ОРД, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой;

• проанализировать особенности текста ОРД;

• изучить порядок оформления текста ОРД.

1. Общие требования к организационно-распорядительной документации

1.1 Унификация и стандартизация управленческой документации

На сегодня, управленческая документация представляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации является важнейшим фактором, определяющим важность и эффективность процесса управления.

Учёные-документоведы, на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен соответствовать управленческий документ.

Приведём эти сведения:

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты. [8]

В настоящее время унификации текста документа уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. [9]

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

• объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

• соответствие между составом информации и видом документа;

• использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д. [4]

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют:

• требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.;

• образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.;

• требования к языку документов.

Существуют 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. [5]

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (Приложение №1). Данный способ является первым шагом к оформлению текстов и их кодированию с последующим вводом на компьютер. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (Приложение №2). Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

• приказы по приему, переводу, увольнению;

• кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для кодирования информации.

Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк (Приложение №3).

Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы:

• обладает большой информационной емкостью;

• позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В настоящее время таблица и анкета «соревнуются» между собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД используется пока анкета. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации.



1.2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

• организационно-правовые (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

• распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

• справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. [11]



2. Особенности оформления текста организационно-распорядительной документации

2.1 Способы изложения текста

Основу содержания документа составляет текст. Под текстом управленческого документа следует понимать выраженное средствами служебно-делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и соответствовать законодательству РФ. [8]

Текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем и организационно-распорядительных документов (например, приказов). Сплошные связные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию.

Ясность и краткость изложения достигаются заменой сложных предложений простыми, пространственных рассуждений - лаконичными, исключением повторений и однородных определений. Каждое слово в тексте должно нести четкую смысловую нагрузку. [4]

По способу изложения принято выделять три вида текстов документов:

• повествование (рассказывается о событиях в хронологической последовательности - в автобиографиях, в некоторых видах протоколов и отчетов, в информационных сообщениях и заметках и т.д.);

• описание (характеристика какого-либо явления, предмета, события, лица путем перечисления его признаков, свойств, особенностей). Описание включает обычно и общую характеристику явления. Описание имеет место практически в любом служебном документе - отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.;

• рассуждение (логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений, раскрывающих внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывающих определенное положение).

Тексты писем оформляются:

• от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;

• 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;

• 1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

• 3-го лица множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. [6]

2.2 Рубрикация в тексте документа

Рубрикация - членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа. В деловой речи сложился особый тип предложений - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

• соблюдать права и законные интересы иных лиц;

• принимать меры по защите информации;

• ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня - из двух знаков и т.д. Такая система нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф» и т.д.

Приведем пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив.

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив.

13.1.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел… Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

• рубрики могут выделяться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;

• при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать более четырех уровней рубрикации;

• однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);

• каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;

• в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой). [4]



2.3 Обозначение дат и чисел в документе

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы - закрывающейся скобкой. [2]

2.4 Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами. [6]

Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:

О внесении изменений

в законодательные акты Российской Федерации

об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

Об утверждении

Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти

В тексте нормативного правового акта заголовки разделов, подразделов, глав также печатаются полужирным шрифтом, причем слова «раздел», «глава», «статья» и др. печатаются обычным шрифтом:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах.

Глава 5. Права, обязанности и ответственность.

Полужирным шрифтом и вразрядку печатаются слова «постановляю» (в постановлениях) и «приказываю» (в приказах), например:

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации

п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Написание отдельных слов в тексте документа прописными буквами применяется, главным образом, в протоколах, где слова «слушали», «выступили», «решили» или «постановили», как правило, печатаются прописными буквами. [11]



3. Требования к основным группам текстов организационно-распорядительной документации

3.1 Требования к тексту организационно-правовых документов

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. [3]

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

К организационно-правовым документам относятся:

• устав;

• учредительный договор;

• положение об организации;

• положение о структурном подразделении;

• положение о коллегиальном (совещательном органе) организации;

• регламент;

• штатное расписание;

• инструкция;

• должностная инструкция.

Рассмотрим оформление текста организационно-правовых документов на примере положения о коллегиальном органе организации.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов. [7]

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о коллегиальном (или совещательном) органе. Текст положения может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование коллегиального (или совещательного) органа, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует орган, чем он руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется.

Раздел «Основные задачи» - это перечень проблем, решаемых коллегиальным (или совещательным) органом и определяющих характер и направления его деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должен выполнять коллегиальный (или совещательный) орган для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику его деятельности.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязан осуществлять коллегиальный (или совещательный) орган в лице его председателя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды ответственности, которую может нести председатель коллегиального (или совещательного) органа в случае невыполнения органом своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются основные документы, создаваемые коллегиальным (или совещательным) органом; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет; устанавливаются периодичность и сроки представления. [10]

3.2 Требования к тексту распорядительных документов

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. [3]

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

К распорядительным документам относятся:

• приказ;

• распоряжение;

• указание;

• решение;

• постановление.

Рассмотрим оформление текста распорядительных документов на примере приказа.

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности (Приложение №5). [7]

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами. [5]

3.3 Требования к тексту информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. [3]

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят:

• докладная записка;

• служебная записка;

• объяснительная записка;

• предложение;

• представление;

• заявление;

• все разновидности переписки;

• протокол;

• акт;

• справка;

• заключение;

• отзыв;

• сводка;

• список;

• перечень.

Рассмотрим оформление текста распорядительных документов на примере справки и письма.

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки (Приложение №6), отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. [3]

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. [10]

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. [3]

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др. [10]

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [3]

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой (Приложение №7). [3]

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. [7]

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;

• письмо-просьба;

• письмо-запрос;

• письмо-ответ;

• письмо-сообщение;

• письмо-подтверждение;

• информационное письмо;

• гарантийное письмо;

• письмо-извещение;

• письмо-приглашение;

• письмо-предложение;

• письмо-напоминание;

• письмо-требование;

• письмо-благодарность;

• письмо-поздравление.

Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения.

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. [10]



Заключение

Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются источником, инструментом и результатом этой деятельности. На сегодня, служебная документация составляет основу управления любой организации. Качество управленческой документации является важнейшим фактором, определяющим возможность и эффективность процесса управления.

Организационно - правовые документы являются основой правовой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно - правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Информационно-справочные документы составляют основу управления. В документах, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя.

Основной целью данной курсовой является анализ требований к оформлению текста служебных документов и использование полученных навыков в практической деятельности в будущем.

В связи с поставленной целью, в работе решались следующие задачи:

• рассмотрение требований к ОРД, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой;

• определение особенностей текста ОРД;

• изучение порядка оформления текста ОРД.

В заключение следует отметить, что ОРД является основой государственных документов в системе управления. В связи с этим необходимо:

• дальнейшее исследование этой сферы;

• совершенствование нормативно - правовой базы;

• новая научно - методическая литература, рассчитанная на широкий круг организаций, новые монографические издания;

• крайне важно планомерное обучение работников всех государственных и муниципальных структур, более широкая подготовка высококвалифицированных документоведов в учебных заведениях.

В данной курсовой работе были рассмотрены требования к ОРД, предъявляемые современно-правовой и нормативно-методической базой, определены особенности текста ОРД, изучен порядок оформления текста ОРД.

На основании проделанной исследовательской работы можно сделать вывод, что цель достигнута и поставленные задачи решены.

Курсовая работа состоит из введения, 3 разделов, списка использованных источников и литературы и заключения.



Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: ООО «Управление персоналом», 2010

2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2006. - 272 с.

3. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2011. -224 с.

4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2009. - 172 с.

5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2003

6. Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. - 2-е изд., стер. - М.: Издательство центр «Академия», 2012. -208 с.

7. Кирсанова М.В Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. М.: ИНФРА-М, 2010. - 320 стр.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2011. - 408 с.

9. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2011. -256 с. (серия «Профессиональное образование).

10. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2009. - 192 с.

11. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2011. - 416 с.

Размещено на Allbest.ru

...