Размещено на http://www.Allbest.ru/

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение

Камышинский политехнический колледж

Специальность 46.02.01

Документационное обеспечение управления и архивоведение

Курсовая работа

по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления

Тема:

Особенности подготовки и оформление справочно-информационных документов

Работу выполнила Пугина К.А.

Студентка группы ДОУ 2.15

Преподаватель Сёмина Е.В.

Камышин - 2017

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие информационно-справочных документов

1.1 Понятие, свойства и функции информационно-справочных документов и документации

1.2 Виды и разновидности информационно-справочных документов

Глава 2. Составление и оформление информационно-справочных документов

2.1 Требования к оформлению протокола

2.2 Требования к оформлению письма

2.3 Требования к оформлению служебной записки

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Одной из групп комплексной классификации документов является информационно-справочная документация, в состав которой входят служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. документы.

Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что в современном постиндустриальном или, как его еще принято классифицировать информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным. Особую актуальность работе придает тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.

Объектом исследования данной курсовой работы является информационно-справочная документация.

Предметом исследования является изучение особенностей составления и оформления информационно-справочной документации.

Цель данной курсовой работы - характеристика и анализ видов и разновидностей информационно-справочной документации и изучение особенностей их составления и оформления.

Задачи курсовой работы:

- раскрыть понятие «информационно-справочная документация»;

- проанализировать порядок составления и оформления информационно-справочных документов.

Методы исследования. В работе были использованы методы и принципы современной науки, в числе которых определяющими выступали принцип научности и объективности, теоретический анализ литературы по делопроизводству.

Теоретическая часть курсовой работы посвящена теоретическим вопросам выбранной темы работы с позиции современной науки. Если по теме курсовой работы существуют различные мнения ученых или имеются сведения о различных путях (способах) практического решения данной проблемы, то студент должен определить свое отношение, сформировать свою позицию, обосновать свою точку зрения, которая может совпадать с чьим-то мнением или может быть оригинальной. Практическая часть предусматривает применение и закрепление на практике полученных теоретических знаний. Источниками для написания практической части являются документы организаций, отчетная документация, нормативные и методические материалы.

Глава 1. Понятие информационно-справочных документов

1.1 Понятие, свойства и функции информационно-справочных документов и документации

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведенийСм.: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система справочно-информационной документации. Требования к оформлению документов». Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

В составе информационно - справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдаётся по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней)-это протокол, докладная и объяснительная записки предложение, заявление, представление, служебное письмо, телефонограмма.

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики) См.: Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М.: Современник - БИС, 2014..

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней) - это акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень (Приложение 1).

Рассмотрим некоторые информационно - справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Свойств информационно-справочных документов. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила; оригинальность; подлинность.

Любой документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная, специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

1.2 Виды и разновидности информационно-справочных документов

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящуюСм.: Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез»,.

В состав информационно-справочных документов входят:

- протокол,

- служебная записка,

- объяснительная записка,

- предложение,

- представление,

- заявление,

- все разновидности переписки,

- докладная записка,

- акт,

- справка,

заключение,

- отзыв,

- сводка,

- список,

- перечень,

- телеграммы и телефонограммы (Приложение 2).

Итак, рассмотрим информационно-справочную документацию подробнее:

Справка -- документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителяСм.: Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М.: Проспект,2013.- 370 с..

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки -- побудить руководителя принять определенное решение.

Объяснительная записка -- это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Служебная записка -- форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

Акт -- документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Предложение -- это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение -- перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителемСм.: Седова О.Л., Размножаем документы. Журнал «Секретарское дело», №1, 2014.

Представление -- это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление -- это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Телефонограмма -- это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Глава 2. Составление и оформление информационно-справочных документов

2.1 Общие правила оформления информационно-справочных документов

Правила оформления информационно-справочных документов. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, сводки, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Они составляют значительную часть документооборота предприятия. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению⁶⁶См.: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система справочно-информационной документации. Требования к оформлению документов».

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Тексты документов на территориальных учреждениях системы Банка России печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows размером №12 или 14 через интервал 1,5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата его подписания. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом - тремя парами арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя цифрами. Например, 01.09.2000.

В текстах документов, содержащих информацию финансового характера, а также в финансовых, бухгалтерских документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 1 октября 2000 года.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположения цифр: год, месяц, день месяца. Например, 2000.02.01. Этот способ оформления даты закреплен в стандартах ISO (Международной организации по стандартизации).

Визы. Оформление писем, внешних и внутренних докладных часто предусматривает визирование. Этот реквизит подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа, кроме личной подписи, обязательно указывают наименование должности, инициалы и фамилию.

На докладных и письмах визы располагают ниже реквизита “подпись” на лицевой стороне последнего листа копии документа (т.е. на том экземпляре, который остается в делах организации или структурного подразделения). Порядок и последовательность визирования, количество виз на конкретном документе определяются инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

Подпись. Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Так подписывают, например, акты.

В состав реквизита “подпись” входят наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка).

Если документ оформлен на бланке, то в реквизит “подпись” входят наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись руководителя, который он не может подписать по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью пишут “И.О.” или “зам.” и указывают фактическую должность подписавшего, инициалы и фамилию. Использование предлога «за» недопустимо.

Печать. В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых проставляется печать. Такой список вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Гербовая печать проставляется на тех документах, где воспроизведение ее оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике - на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, командировочные удостоверения, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, а также на расчетно-платежных документах, удостоверениях, справках.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

Но, помимо реквизитов, закрепляющих юридическую силу документа, при оформлении документов используются служебные отметки, которые “обеспечивают” прохождение документа через делопроизводственные процедуры, выполняемые в организации. Например, при получении писем на них проставляется штамп с указанием порядкового номера и даты получения, к тексту любого документа составляется заголовок, что облегчает регистрацию и сортировку документов. На документах, взятых на контроль, проставляется специальная отметка. Установлены правила адресования документов, оформления приложений, заверения делопроизводственных копий, указание на исполнителя документа и окончание работы с ним. Эта группа реквизитов не оказывает существенного влияния на юридическую силу документа, однако является важной для унификации процедур прохождения документа через структуру управленческого аппарата и поэтому также должна оформляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97⁷⁷См.: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система справочно-информационной документации. Требования к оформлению документов».

2.2 Требования к оформлению протокола

Специалисту может быть поручено вести протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, жюри и др.), собраний, конференций. Протоколы - содержат информацию о ходе обсуждения вопросов, документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров, заседаний советов и т.д. Оформляется на общем бланке. Датой является дата заседания (или даты начала и окончания заседания). Номером - порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст включает вводную и основную части. Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Письмо оформляют на специальном бланке А4, а если текст не превышает 7-8 строк - А5.

Текст документа должен быть изложен ясно, четко, кратко, содержать достаточные обоснования и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по вопросу. Тон письма должен быть нейтральным. Формы протоколов (выбирает руководитель):

В кратком протоколе указываются фамилии председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения.

Полный протокол, кроме этого содержит запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков. Составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время заседания⁸⁸См.:Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. -- М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2014, 85 с.

Текст полного протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть -- здесь указываются ФИО председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание, повестка дня.

Основная часть -- представляет собой текст, состоящий из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

«Слушали:…»;

«Выступили:…»;

«Постановили (решили):…».

В разделе «Слушали» приводятся ФИО докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то после указания темы выступления делается отметка: «текст доклада прилагается».

В разделе «Выступили» указываются ФИО лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

В разделе «Постановили (решили)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Оно строится по схеме: действие -- исполнитель -- срок. Решение может содержать один или несколько пунктов, которые располагаются по значимости, и каждый из них нумеруется. Ниже текста решения указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.⁹⁹См.:Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. -- М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2014, 85 с (Приложение 3).

Если принимается решение об утверждении какого-либо документа, то в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие.

Иногда требуется сделать выписку из протокола.

Выписка из протокола -- это точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом оформляется название документа: «Выписка из протокола». Далее воспроизводятся: все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение, подпись (без личной подписи). Выписка должна быть заверена¹¹⁰См.: Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2013. - 370 .⁰.

2.3 Требования к оформлению письма

Письма -- документы, служащие средством общения между учреждениями, частными лицами.

Виды служебных писем:

1. Письмо -- просьба, это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. (Приложение 4).

2. Письмо -- приглашение, может содержать: обращение, полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия (Приложение 5).

3. Письмо -- претензия. Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации - поставщика. В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

4. Письмо -- запрос, это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

5. письмо -- извещение;

6. информационное письмо, некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п.

7. Письмо - ответ Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На № от «». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован. должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.

8. письмо -- напоминание, это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Требования к тексту: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, объективность, ясность, объем -- от одной до трех страниц. Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5. Название вида документа - письмо - не пишут.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. - в дательном.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Исходящие и входящие письма:

1. Исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения¹¹¹См.: Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2013¹.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи, дата (от левого поля).2. входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

2.3 Требование к оформлению служебных записок

информационный справочный деловой документ

Служебная записка -- документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Реквизиты служебной записки -- название подразделения, название вида документа, дата индекс, текст, адресат, подпись -- располагаются на чистом листе бумаги в порядке, предусмотренном общим бланком предприятия (Приложение 6).

Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы. Разновидностью докладной записки является объяснительная записка. Она может быть написана от руки, но обязательно должна иметь дату и личную подпись сотрудника, ее написавшего.

Цель инициативной докладной записки -- побудить руководителя принять определенное решение. Информационные докладные записки информируют руководителя о ходе выполнения работ.

По содержанию докладные записки подразделяются:

- на инициативные;

-информационные;

-отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы (Приложение 7).

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

- на внешние;

- внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа (Докладная записка);

дата;

индекс;

место составления;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись руководителя;

фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Приложение 8).

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения (Приложение 9).

наименование вида документа (Докладная записка);

дата;

регистрационный (исходящий номер);

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения (если есть);

адресат;

подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пояснительная записка -- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) и являющийся приложением к нему. Оформляется на общем бланке и подписывается руководителем.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения или нарушения трудовой дисциплины. Составляется работником на стандартном листе бумаги, и подписываются им (Приложение 10).

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);

- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

- описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

- аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений.

Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации, излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.

Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ, как правило, дополняемый справками, конкретизирующими его.

Информационно-статистические записки содержат цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Такие записки не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Заключение

Информационно-справочные документы являются важнейшей составляющей современного делопроизводства. Именно ими чаще всего пополняется корреспонденция учреждений и предприятий любой формы собственности.

В курсовой работе дана характеристика и анализ видов информационно-справочной документации, а также изучены особенности их составления и оформления.

В курсовой работе достигнуты основные задачи:

- раскрыто понятие «информационно-справочная документация»;

- проанализирован порядок составления и оформления информационно-справочных документов.

Из содержания курсовой работы можно сделать вывод о том, что информационно-справочные документы, прежде всего, играют вспомогательную посредническую роль по отношению к другим бумагам кадровой политики. Они не являются обязательными и не содержат поручений, а всего лишь дают информацию о фактическом состоянии дел на предприятии, сообщают сведения, которые служат основанием для принятия решений и составления распорядительных приказов.

Особое внимание следует обратить на стандартизацию информационно-справочных документов. Состав, структура и порядок оформления информационного делопроизводства определяется на каждом предприятии индивидуально в нормативных актах кадровой политики. Но при этом является обязательным приведение всех документов к определенному единообразию по составу и форме. Унификация документов - это установление оптимального единообразия формата, набора и фиксации реквизитов.

Проведение унификации необходимо в целях упрощения и повышения качества работы с документами, рационализации процесса их поиска, подготовки и исполнения, типизации форм, снижения трудоемкости обработки и выработки прогрессивных методов, а также для сокращения используемого перечня.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003 установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1_2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система справочно-информационной документации. Требования к оформлению документов».

4. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2012, 224 с.

5. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций / М.И. Басаков.-Рн/Д:Феникс,2010.-192 с.

6. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник. - М.: Высшая школа, 2014. с. 183.

7. Дворник П.В. Делопроизводство. - СПб., 2013.

8. Доронина Л.А. Докладные, служебные записки и справки. Кадровая служба и управление персоналом предприятия №4, 2013.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2013. - 250 с.

10. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М.: Современник - БИС, 2014. - 400 с.

11. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. -- М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2014, 85 с.

12. Седова О.Л., Размножаем документы. Журнал «Секретарское дело», №1, 2014

13. Стенюков М.В. ВПД: Документоведение делопроизводство. Кл./ М.В. Стенюков.- М.: А - Приор,2004.-176 с.

14. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2013. - 370 с.

15. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. - М.: Интел-синтез, 2011. - 411 с.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Приложение 10

Размещено на Allbest.ru

...