Информационное обеспечение управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

На тему: "Информационное обеспечение управленческой деятельности"

План

1. Сущность, значение и основные факторы использования информации об объектах управления

2. Принципы использования информации и требования к ней

Литература

1. Сущность, значение и основные факторы использования информации об объектах управления

В современных условиях человек в огромных масштабах оперирует информацией, а общество характеризуется как информационное. Основными характеристиками современного этапа развития информационного общества являются: высокий уровень развития компьютерной техники, большой поток информации, увеличение возможностей доступа к информации для широкого круга людей, развитие интеллектуальных и информационных технологий, создание развитой телекоммуникационной инфраструктуры, образующей коммуникативную сеть. Управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений, управляющих системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней. В управленческой деятельности информация-совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение принимающего звена о состоянии управляемого социального объекта.

В процессе управления социальными системами происходит производство, воспроизводство и применение различных видов информации, которое включает:

· производство информации о виде научных исследований, изобретений, открытий;

· обобщение практического опыта в области производства, культуры, образования, в социально-политической жизни;

· сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

· аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

· хранение и поиск информации;

· тиражирование и распространение информации, передача ее потребителю;

· использование информации;

· контроль за эффективностью использования информации.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления определяется:

· задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата;

· масштабом и важностью принимаемых решений;

· количеством и характером управляемых, регулируемых параметров;

· количеством вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта;

· величиной и разнообразием возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий;

· количеством и качеством показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

Субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50% опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.

Выделим основные факторы, определяющие интенсивность использования информации:

1. Организационная культура. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно находить и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

2. Содержание информации, ее адекватность изменяющимся состояниям управляемого объекта. Без хорошей и достоверной информации менеджерам трудно разрабатывать и осуществлять обоснованные управленческие решения, оценивать результаты их исполнения.

В современных условиях предприятия используют огромные объемы разнообразной информации, поэтому возрастают требования к точности, объективности и полноте информации в любом месте и в любое время. В развитие технологий, способных отвечать таким требованиям, компания IBM вкладывает миллиарды долларов. Сейчас она реализует проект «Информация по требованию».

3. Форма представления информации. Информационные потоки буквально захлестывают работников сферы управления, содержат сотни, а порой и тысячи фрагментов информации с очень нечеткими, неясными заголовками; в них отсутствуют осмысленные стандарты для сопоставления данных, а также графики, таблицы, схемы, позволяющие воспринимать требуемую информацию более рельефно, четко и глубоко. Вполне понятно, что если информация предназначена для того; чтобы помочь менеджеру улучшить работу, то она должна быть представлена в форме, соответствующей характеру деятельности соответствующего уровня управления, ресурсам и стилю деятельности менеджера.

Важная задача любой компании - формирование единого согласованного представления данных о таких сущностях, как клиент, продукт и т.д. информация управление менеджер

4. Знания, умения, навыки и установки менеджера. Информация бесполезна до тех пор, пока менеджер не знает, как ее интерпретировать, осмыслить, оценить и как действовать на ее основе. Социологические исследования показывают, что некоторые работники сферы управления занимают позиции, препятствующие эффективному использованию информации. В такой ситуации преобладает недоверие к поступающим данным, их недостаточное использование и даже негативное отношение к ним, граничащее с сопротивлением.

Важной предпосылкой активного и эффективного использования менеджерами поступающей к ним информации является формирование у них таких знаний, умений и навыков, таких установок, которые бы учитывали новейшие достижения науки как в математике и кибернетике, так и в социологии, психологии, теории управления.

2. Принципы использования информации и требования к ней

Постепенно в управленческой деятельности начинают утверждаться принципы и способы более интенсивного и эффективного использования информации.

1. Защита, сбор, хранение, переработка определяются утилитарными процессами, имеющими важное значение в осуществлении управленческой деятельности.

2. Активное участие персонала в разработке и применении информационного обеспечения управленческой деятельности. Принятие решений о том, какая информация должна быть собрана, каким образом ее следует использовать, нельзя предоставлять техническим или другим специалистам в области информатики (хотя без их услуг трудно обойтись), ибо менеджер должен быть первым лицом, задающим требования к содержанию, форме предоставления нужной информации, к ее содержательному истолкованию, оценке и использованию в практике: управленческой деятельности.

3. Продукты информационной системы должны быть представлены в форме, удобной для использования. Информационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.

4. Использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды - IT директоров. В этом решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.

В современных условиях создана и успешно функционирует система электронного документооборота (СЭД «БОСС-референт» v.3). В этой версии акцент сделан на автоматизацию процедур принятия решений по документам. В ней есть два модуля «Настройка принятия решений» и «Принятие решений». Эта система позволяет проверять исполнительскую дисциплину на всех этапах принятия и реализации управленческих решений.

Требования к информации:

1. Оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.

2. Объективность информации, ее соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.

3. Точность информации, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.

4. Поступающая в управленческую сферу информация должна быть своевременной и оперативной. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

5. Применение в управленческой деятельности современных информационных технологий.

На начальных этапах компьютеризации производственной, банковской и иных сфер деятельности, внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. Затем появлялись друг за другом все более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили все более широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой информационной поддержки рутинных производственных или финансово-бухгалтерских операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных управленческих решений.

Цель функционирования информационной управленческой системы устанавливается пользователем, следовательно, человек является важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение - другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя - основной процесс в такого рода системах. Таким образом, информационная управленческая система - это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование обычно на базе компьютеров для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.

Информационная управленческая система функционирует как автоматизированная система управления (АСУ). Автоматизированные системы управления (АСУ) представляют определенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководству: информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихся проблем, далеких от ясности. Примерами непрограммируемых решений могут быть решения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну. По мере продвижения вверх по ступеням организационно-управленческой иерархии процесс принятия решений становится все более непрограммируемым, а потому нуждается в использовании АСУ. Нельзя при этом забывать, что люди, являющиеся специалистами - неотъемлемая часть АСУ, поскольку они привносят в нее существенный объем знаний, интеллекта и опыта, необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.

В реестре современных информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства. Например, Министерство здравоохранения и социального развития может обзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы на всю клиентуру, хотя клиенты подразделяются на более чем два десятка различных категорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомства специализируются на работе с определенными группами клиентов.

Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций.

Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной «некомпетентности», когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.

Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами.

Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.

Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Эти технологии особенно эффективны, когда их используют высшие управленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях.

Большие ресурсы для роста эффективности управленческой деятельности заложены в системах поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления информацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного принятия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчают пользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей и построение сценариев. Их использование повышает качество управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.

На переднем крае современных информационных технологий находятся экспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственного интеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные операции, но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека. Такие функции экспертной системы обеспечиваются наличием базы знаний, содержащей знания эксперта - человека, а также генератором выводов, содержащим правила и стандартные оценки, используемые экспертом, чтобы прийти к определенному заключению. Эти системы могут с успехом применяться в таких сложных видах управленческой деятельности, как анализ инвестиционных проектов или определение характера чрезвычайных действий в случае наводнения, землетрясения, технологической катастрофы и других экстремальных ситуаций, в которых всегда существует множество неопределенных, непредсказуемых элементов. Поэтому их часто называют «интеллектуальными консультационными системами».

Применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле,- грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться.

Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими. Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий подобно тому, как весна следует за зимой, а лето за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологий с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.

Экспертная система это интеллектуальная программа, способная делать логические выводы на основании знаний в конкретной предметней области и обеспечивающая решение специфических задач. Для этого ее необходимо наделить функциями, позволяющими решать задачи, которые в отсутствие эксперта (специалиста в данной конкретной предметной области) невозможно правильно решить. Поэтому необходимым этапом в ее разработке является приобретение соответствующих знаний от эксперта. К экспертным системам предъявляются следующие требования:

· использование знаний, связанных с конкретной предметной областью;

· приобретение знаний от эксперта;

· определение реальной и достаточно сложной задачи;

· наделение системы способностями эксперта.

Знания о предметной области, необходимые для работы ЭС, определенным образом формализованы и представлены в памяти ЭВМ в виде базы знаний, которая может изменяться и дополняться в процессе развития системы. Главное достоинство ЭС - возможность накапливать знания, сохранять их длительное время, обновлять и тем самым обеспечивать относительную независимость конкретной организации от наличия в ней квалифицированных специалистов. Накопление знаний позволяет повышать квалификацию специалистов, работающих на предприятии, используя наилучшие, проверенные решения.

Области применения систем, основанных на знаниях, могут быть сгруппированы в несколько основных классов: прогнозирование, планирование, интерпретация. контроль и управление, диагностика неисправностей в механических и электрических устройствах, обучение.

Прогнозирующие системы предсказывают возможные результаты или события на основе данных о текущем состоянии объекта. Программная система «Завоевание Уоллстрита» может проанализировать конъюнктуру рынка и с помощью статистических методов алгоритмов разработать для вас план капиталовложений на перспективу Она не относится к числу систем, основанных на знаниях, поскольку использует процедуры и алгоритмы традиционного программирования. Хотя пока еще отсутствуют ЭС, которые способны за счет своей информации о конъюнктуре рынка помочь вам увеличить капитал, прогнозирующие системы уже сегодня могут предсказывать погоду, урожайность и поток пассажиров. Даже на персональном компьютере, установки простую систему, основанную на знаниях, вы можете получить местный прогноз погоды.

Планирующие системы предназначены дин достижения конкретных целей при решении задач с большим числом переменных. Дамасская фирма Informat впервые в торговой практике предоставляет в распоряжении покупателей 13 рабочих станций, установленных в холле своего офиса, на которых проводятся бесплатные 15-минутные консультации с целью помочь покупателям выбрать компьютер, в наибольшей степени отвечающий их потребностям и бюджету. Кроме того, компания Boeing применяет ЭС для проектировании космических станций, а также для выявления причин отказов самолетных двигателей и ремонта вертолетов. Экспертная система XCON, созданная фирмой DEC, служит для определения или изменения конфигурации компьютерных систем типа VAX и в соответствии с требованиями покупателя. Фирма DEC разрабатывает более мощную систему XSEL, включающую базу знаний системы XCON, с целью оказания помощи покупателям при выборе вычислительных систем с нужной конфигурацией. В отличие от XCON система XSEL является интерактивной.

Интерпретирующие системы обладают способностью получать определенные заключения на основе результатов наблюдения. Система PROSPECTOR, одна из наиболее известных систем интерпретирующего типа, объединяет знания девяти экспертов. Используя сочетания девяти методов экспертизы, системе удалось обнаружить залежи руды стоимостью в миллион долларов, причем наличие этих залежей не предполагал ни один из девяти экспертов. Другая интерпретирующая система- HASP/SIAP. Она определяет местоположение и типы судов в тихом океане по данным акустических систем слежения.

Контроль и управление. Системы, основанные на знаниях, могут применяться в качестве интеллектуальных систем контроля и принимать решения, анализируя данные, поступающие от нескольких источников. Такие системы уже работают на атомных электростанциях, управляют воздушным движением и осуществляют медицинский контроль. Они могут быть также полезны при регулировании финансовой деятельности предприятия и оказывать помощь при выработке решений в критических ситуациях.

Диагностика неисправностей в механических и электрических устройствах. В этой сфере системы, основанные на знаниях, незаменимы как при ремонте механических и электрических машин (автомобилей, дизельных локомотивов и т.д.), так и при устранении неисправностей и ошибок в аппаратном и программном обеспечении компьютеров.

Обучение. Системы, основанные на знаниях, могут входить составной частью в компьютерные системы обучения. Система получает информацию о деятельности некоторого объекта (например, студента) и анализирует его поведение. База знаний изменяется в соответствии с поведением объекта. Примером этого обучения может служить компьютерная игра, сложность которой увеличивается по мере возрастания степени квалификации играющего. Одной из наиболее интересных обучающих ЭС является разработанная Д. Ленатом система EURJSCO, которая использует простые эвристики. Эта система была опробована в игре Т. Тревеллера, имитирующая боевые действия. Суть игры состоит в том, чтобы определить состав флотилии, способной нанести поражение в условиях неизменяемого множества правил. Система EUR1SCO включила в состав флотилии небольшие, способные провести быструю атаку корабли и одно очень маленькое скоростное судно и постоянно выигрывала в течение трех лет, несмотря на то, что в стремлении воспрепятствовать этому правила игры меняли каждый год.

Большинство ЭС включают знания, по содержанию которых их можно отнести одновременно к нескольким типам. Например, обучающая система может также обладать знаниями, позволяющими выполнять диагностику и планирование. Она определяет способности обучаемого по основным направлениям курса, а затем с учетом полученных данных составляет учебный план. Управляющая система может применяться для целей контроля, диагностики, прогнозирования и планирования. Система, обеспечивающая сохранность жилища, может следить за окружающей обстановкой, распознавать происходящие события (например, открылось окно), выдавать прогноз (вор-взломщик намеревается проникнуть в дом) и составлять план действий (вызвать полицию).

Литература

1. Батурин В.К. Общая теория управления: учеб. пособие / В. К. Батурин. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 487 с.

2. Конфликты в системе управления: / учебное пособие. Решетникова К.В. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 175 с.

3. Николаев А.А. Социология управления: учебное пособие/ Николаев А.А. - М.: Альфа-М: ИНФРА - М, 2011.

4. Социология управления. / Учебный словарь, Леньков Р.В., Тихонова Е.В., Колосова О.А., Куликова О.А. - М.: Издательство: Инфра-М, Форум, 2014. - 136 с.

5. Социология управления. / Учебное пособие, Самыгин С. Издательство: Феникс, 2014. - 318 с.

6. Социология управления. / Учебное пособие. Верещагина А. В., Издательство: Феникс, 2014. - 318 с..

7. Управление - социальное управление - социология управления. Тавокин Е.П.. - М.: Книжный дом «Либроком», 2013. - 256 с.

8. Социология управления. / Учебное пособие. Ксенофонтова Х.З.. - М.: КноРус, 2013. - 288 с.

9. Социология управления. / Учебное пособие. Верещагина А.В.. - Феникс, 2014. - 318 с.

10. Социология управления. / Учебное пособие. Гостенина В.И. - СПб.: Питер, 2013. - 368 с.

11. Социология управления. Учебник для бакалавров - 2 изд. Башмаков В.И. - М.: Юрайт, 2014. - 360 с.

12. Социология управления. / Учебник для вузов - 2 изд. Фененко Ю.В. - М.: Юнити-дана, 2013. - 215 с.

13. Социология управления. / Учебник и практикум. Ж. Тощенко. - М.: Юрайт, 2015. - 304 с.

14. Социология управления: / Учебник для бакалавров, Граждан В. - М.: Издательство: Юрайт, 2014. - 607 с.

15. Социология управления. / учебник для студ. учреждений высш. проф. образования / [А. Ф. Борисов, Н. А. Пруель, В.Н.Минина и др.]; под ред. А.Ф. Борисова. - М. : Издательский центр «Академия», 2014. - 304 с.

16. Социология управления. / учебник для бакалавров / под ред. В.И. Башмакова, В.Н. Князева, Р.В. Ленькова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт-- М., 2013. - 360 с.

17. Социология управления. / учебное пособие / Х.З. Ксенофонтова. - М. : КНОРУС, 2013. - 288 с.

18. Социология управления. А.В. Воронцова. - М.: Издательство Юрайт, 2013. - 278 с.

19. Социология и психология управления. / учеб. пособие / С.И. Самыгин, Г.И. Колесникова, С.Н. Епифанцев. - М. : КноРус, 2013. - 254 с.

20. Социология управления: учебное пособие / Н.В. Майорова, С.А. Баркалов, А.И. Половинкина, И.С. Половинкин. - Воронеж: Научная книга, 2011. - 403 с.

21. Социологические основы труда и трудовой деятельности: учебник / Р.Г. Мумладзе, И.Д. Афонин, В.А. Смирнов. - М.: Издательство «Палеотип», 2015. - 344 с.

22. Социология управления и управленческой деятельности: учебник/ Р.Г. Мумладзе, И.Д. Афонин, А.И. Афонин, В.А. Смирнов. - М.: Издательство «Русайнс», 2015. - 304 с. (Рекомендован УМО по образованию в области социологии в качестве учебника для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки 39.03.01 «Социология»);

23. Социология управления: учебник для аспирантов / под общ. ред. д-ра соц. наук, проф. Т.Ю. Кирилиной; И.Д. Афонин, Т.И. Бузмакова, Т.Ю. Кирилина, Р.Г. Мумладзе, В.А. Смирнов. - М.: Издательство «Русайнс», 2016. - 312 с.

24. Управление человеческими ресурсами. / Учебник для бакалавров. Дейнека А.В., Беспалько В.А. - М.: Дашков и К, 2013. - 389 с.

25. Фененко Ю. В. Социология управления: учебник для студентов вузов, обучающихся по социально-гуманитарным специальностям / Ю.В. Фененко. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 215 с.

Размещено на Allbest.ru