Microsoft Project

средства идентификации рисков проекта;

средства хранения информации о рисках.

Определяя стратегию смягчения рисков, следует всегда сравнивать затраты на предотвращение риска с затратами, которые будут понесены, если риск осуществится. Например, если в случае осуществления риска бюджет возрастет на 20000 руб., то стоимость работ по сдерживанию не должна превышать этой цифры.

План сдерживания рисков

В рассматриваемом проекте при идентификации рисков мы определили, что существует высокая вероятность срыва работ из-за недоступности специалиста, обладающего уникальными знаниями и выполняющего большой объем работ. Надежным способом снижения вероятности риска в нашем проекте является привлечение еще одного специалиста с требуемым уровнем квалификации, так как затраты на его использование могут быть значительно меньше, чем величина бюджетного риска, вычисленная с помощью PERT-анализа.

Если привлечение дополнительных ресурсов невозможно, менеджер проекта создает план сдерживания рисков.

Для сдерживания рисков в план проекта рекомендуется включать работы, выполнение которых не окажет существенного влияния на расписание, и при этом снизит вероятность наступления риска. Например, в нашем проекте за день до завершения задачи «Подбор необходимой информации», можно ввести в план задачу «Формирование библиотеки рабочих материалов и предоставление участникам проекта», что существенно снижает риск, но только в случае его наступления после 22 мая (смотрите ресурсный план проекта).

План реакции на риски

Если предотвратить наступление негативных событий путем проведения соответствующих работ согласно плану сдерживания рисков невозможно, необходимо разработать план реакции на риски.

Для многих рисков нельзя определить момент наступления. Например, в проекте «Инфодень» существуют риски, связанные с использованием специалиста, так как он обладает уникальными знаниями, и пять задач из шести, где специалист задействован, не могут быть выполнены без его участия. Но точно определить момент наступления рисков нельзя, поскольку они не связаны с календарем проекта. В подобных случаях Вы можете разработать план реакции на риски, который можно будет применить в момент наступления риска.

План реакции на риски хранится в плане проекта в виде текстовой информации, связанной с определенными задачами или ресурсами. Для создания и хранения информации о реакции на ресурсные риски выполните действия:

· Настройте ресурсное поле Text4 (Текст4), переименовав его в «План реакции на риски».

· Введите план реакции на риски в текстовое поле (рисунок 6.6).

Рисунок 6.6 - Составляем план реакции на риски

Даже после того как план проекта проанализирован, многие риски выявлены и разработана стратегия смягчения их влияния на проект, все равно сохраняется вероятность, что в ходе выполнения проекта может произойти нечто непредвиденное. Иными словами, вполне возможно, что какие-то риски не были выявлены либо их существование нельзя предположить на нынешнем этапе планирования проекта. Поэтому в проектный план необходимо заложить временной и финансовый буферы, позволяющие отреагировать на возникающие риски и снизить вероятность увеличения длительности проекта.

Финансовый буфер создается простым увеличением стоимости проекта на коэффициент, который принято использовать в конкретной организации. Например, если бюджет проекта составляет $100 000, а пессимистический бюджет -- $120 000, то с учетом буфера бюджет проекта может равняться $130 000.

Формирование временного буфера

В плане проекта должна быть заложена определенная степень устойчивости к возникающим рискам. Так как риски приводят к задержкам в исполнении работ, устойчивость к рискам предполагает в первую очередь возможность начала исполнения некоторых задач позже даты, указанной в плане. Одновременно с этим проект должен завершаться в установленный срок. Напомним, что для критической задачи невозможно перенести дату начала на более поздний срок или увеличить длительность. Поэтому чем меньше в плане проекта критических задач, тем больше он подготовлен к возникающим рискам.

Фактически временной буфер представляет собой некий скрытый резерв, «запас прочности» проекта по соответствующему показателю. Каким образом такой резерв будет заложен в расписание, зависит от особенностей конкретного проекта и таланта менеджера.

Очевидно, что временной буфер должен создаваться для задач критического пути. Задача состоит в том, чтобы получить такой буфер, не изменяя структуру расписания.

Рассмотрим несколько способов создания временных буферов в плане проекта. Итак, процедура создания временного буфера может состоять из следующих действий:

· Создайте настраиваемое поле типа «Длительность», обеспечивающее хранение «буферных» интервалов времени для критических задач; назовите его «Буфер».

· Создайте еще одно настраиваемое поле типа «Длительность», предназначенное для хранения значений «буферных» длительностей критических задач; назовите его «Длительность с запасом». Значение этого поля для каждой задачи рассчитывается по формуле:

· Длительность с запасом> = <Длительность> + <Буфер>.

· Добавьте в таблицу диаграммы Ганта два созданные поля и скройте (для «чистоты эксперимента») поле с исходной длительностью задач.

· Примените стандартный фильтр «Критические задачи».

· Для оставшихся (критических) задач заполните вручную (с учетом специфики каждой из них) ячейки поля «Буфер». При этом значения поля «Длительность с запасом» MS Project вычислит автоматически (рисунок 6.7).

· Для вычисления новой даты окончания задачи создайте настраиваемое поле типа «Окончание», обеспечивающее наглядное представление расписания с буфером; назовите его «Окончание с запасом».

· Щелкните на кнопке «Формула» чтобы открыть окно для ввода формулы расчета значений этого поля.

· Щелкните на кнопке «Функция» и в категории «Microsoft Project» укажите функцию ProjDateAdd (именно она корректно добавляет отрезок времени к дате для получения новой даты). В результате в поле формулы будет вставлена указанная функция с формальными параметрами (рисунок 6.8).

Рисунок 6.7 - Пример расписания с буферной длительностью для критических задач

Рисунок 6.8 - Настройка формулы для поля «Окончание с запасом»

· Замените первые два формальных параметра фактическими названиями реальных полей, а третий параметр («календарь») удалите (он является необязательным). В качестве первого фактического параметра укажите поле «Окончание», а в качестве второго -- поле «Буфер».

· Нажмите на кнопку ОК.

· Проанализируйте полученный результат с помощью диаграммы Ганта (рисунок 6.9).

Вы можете заметить, что с помощью ввода буферов для некоторых критических задач (вручную, исходя из имеющихся в расписании возможностей) в целом расписание не меняется; сроки для вех и суммарных задач соблюдены; получен вариант планирования во времени критических задач, в котором длительность проекта остается неизменной.

Рисунок 6.9 - Результат создания временных буферов в расписании проекта

Рассмотрим еще один способ создания временных буферов на критическом пути, основная суть которого заключается в создании дополнительных вех, означающих плановые (желаемые) сроки окончания фаз проекта. Фазы обозначают момент достижения определенного результата. Соответственно, именно дата последней вехи сообщается заказчику проекта в качестве момента завершения работ и получения желаемого результата. Цель внедрения временного буфера состоит в получении такого плана, в котором даты вех не будут изменены.

Для создания временного буфера в фазу (рисунок 6.10) нужно вставить вторую (внутреннюю) веху, а временный буфер поставим между внутренней и внешней вехами. Заказчику в качестве даты завершения проекта будем сообщать дату окончания внешней вехи.

Рисунок 6.10 - Вставка в план внутренней вехи

Определим длительность буфера, равную 10 % от длительности фазы (в нашем примере --2 дня), а для его вставки отредактируем связь между вехами и укажем «запаздывание», равное длительности буфера (рисунок 6.11).

Рисунок 6.17 - Изменение даты внешней вехи за счет создания временного буфера

Для сообщения плана работ заказчику необходимо скрыть внутренние вехи. Вы можете осуществить эту работу с помощью настраиваемого поля типа «Флаг» и созданного фильтра «Исключение внутренних вех».

Ясно, что создавать временной буфер проекта Вы можете до согласования плана с заказчиком. Тогда если на этапе выполнения плана по причине наступления риска длительность фазы увеличиться (автоматически сдвинутся вперед по шкале внутренние и внешние вехи), Вы сможете вернуть дату окончания внешней вехи к согласованной, уменьшив временной буфер (запаздывание). Если же увеличение длительности задач окажется больше запаздывания, Вы сможете своевременно сообщить об этом руководству проекта.

Создание буфера затрат

Формирование буфера затрат не связано напрямую с календарными датами проекта, что упрощает задачу. В целом подход, предлагаемый в данном случае, аналогичен первому способу формирования временного буфера.

Для создания буфера затрат выполните действия:

· Для каждого вида рисков создайте настраиваемое поле типа «Затраты», позволяющее рассчитывать и хранить цену риска.

· Создайте еще два поля типа «Затраты», из них первое -- для формирования величины суммарных издержек по всем видам рисков для каждой задачи (назовем его «Цена рисков»), второе -- для вычисления общих затрат по задаче с учетом издержек на риски.

· Добавьте созданные поля в таблицу «Затраты» представления «Диаграмма Ганта».

Ответы на контрольные вопросы

1. Какие средства идентификации рисков в Microsoft Project Вам известны?

· механизм отбора задач и ресурсов проекта по определенным признакам;

· средства привлечения внимания пользователя к потенциально «опасным» элементам расписания;

· функция анализа длительностей задач и бюджета проекта по методу PERT.

2. Каким образом Вы можете внести информацию о рисках в план проекта?

Риск в план проекта в MS Project следует вносить как задачу, следующую за той, к которой он относится. Все задачи, которые должны зависеть от задачи, подверженной риску, связываются зависимостями не с ней, а с ее рисками.

3. Какие способы обнаружения рисков в расписании Вы знаете?

Применение PERT-анализа для вычисления пессимистической оценки длительности задачи и полученный результат использовать в плане проекта и добавление в план дополнительной задачи, предшествующей задаче с неопределенной длительностью.

4. Перечислите известные Вам ресурсные риски и способы их идентификации

К ресурсным рискам относятся: использование неопытных сотрудников, ресурсы с большим объемом работы, ресурсы со сверхурочной работой, сотрудники с уникальными навыками и материалы с единственным поставщиком. Как следствие ресурсные риски идентифицируются текстовой и графической информацией о них.

5. Каким образом выявляются бюджетные риски проекта?

Бюджетные риски проекта в MS Project выявляются с помощью метода PERT.

6. Каким образом разрабатывается стратегия смягчения рисков?

После выявления проектных рисков, создается ряд правил для некоторых рисков. Если этот риск происходит, данные правила тем или иным образом смягчают последствия риска.

7. Каким образом создается план сдерживания рисков в MS Project?

Для сдерживания рисков в план проекта рекомендуется включать работы, выполнение которых не окажет существенного влияния на расписание, и при этом снизит вероятность наступления риска.

8. Каким образом создается план реакции на риски в MS Project?

В некоторых случаях актуально разработать план реакции на риски, который можно будет применить в момент наступления риска.
План реакции на риски хранится в плане проекта в виде текстовой информации, связанной с определенными задачами или ресурсами.

9. Что такое временной буфер проекта и как его использовать для смягчения рисков?

Фактически временной буфер представляет собой некий скрытый резерв, «запас прочности» проекта по соответствующему показателю. Каким образом такой резерв будет заложен в расписание, зависит от особенностей конкретного проекта и таланта менеджера. Очевидно, что временной буфер должен создаваться для задач критического пути. Задача состоит в том, чтобы получить такой буфер, не изменяя структуру расписания.

10. Как сформировать бюджетный буфер проекта?

· Для создания буфера затрат выполните действия:
Для каждого вида рисков создайте настраиваемое поле типа «Затраты», позволяющее рассчитывать и хранить цену риска.

· Создайте еще два поля типа «Затраты», из них первое -- для формирования величины суммарных издержек по всем видам рисков для каждой задачи (назовем его «Цена рисков»), второе -- для вычисления общих затрат по задаче с учетом издержек на риски (Общие затраты с издержками).

· Добавьте созданные поля в таблицу «Затраты» представления «Диаграмма Ганта».

Отчёты

Размещено на Allbest.ru