Производительность труда

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

На современном этапе развития информационных систем все большее количество государственных и частных организаций ставят себе целью автоматизировать работу с документами, повысить эффективность управления, сделать процессы более прозрачными и оптимальными. Вместе с тем далеко не все на этапе постановки такой цели понимают, сколько средств и ресурсов необходимо для реализации такого решения, каков будет реальный эффект от внедрения.

В свою очередь, процесс управления невозможен без оптимальной системы документооборота, так как документ в любом виде является главным инструментом руководства, основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим механизмом подавляющего большинства управленческих операций. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления, упорядочение документопотоков в муниципальных и других учреждениях, организациях является одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления.

Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что деятельность кадровых руководителей и специалистов, прежде всего, нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения. Кадровая работа в организации связана с людьми, как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы.

Учитывая вышеуказанную актуальность рассматриваемой темы, целью выпускной квалификационной работы является анализ и разработка мероприятий по совершенствованию системы кадрового электронного документооборота в исследуемой организации. На основании поставленной цели были обозначены и решены следующие задачи:

- исследована сущность и принципы кадрового документооборота в современных условиях;

- рассмотрены проблемы сферы документирования управленческой деятельности и организации работы с электронными документами;

- изложены современные требования к оформлению кадровой документации;

- представлена организационная и управленческая характеристика учреждения;

- проанализированы практические аспекты работы с кадровыми документами в организации;

- разработаны пути совершенствования документационного обеспечения управления в организации на основе внедрения более совершенной системы кадрового электронного документооборота.

Объектом исследования выступает система документооборота муниципального казенного учреждения «Расчетно-хозяйственный центр для обеспечения деятельности учреждений культуры муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области». Предметом исследования выступают проблемы рационализации и организации кадрового документооборота в исследуемом учреждении.

Методы исследования, используемые в выпускной квалификационной работе: монографический, абстрактно-логический, расчетно-конструктивный, анализа и синтеза, индукции и дедукции, статистический, исследования систем управления.

Также в данной выпускной квалификационной работе были использованы фактические данные экономической отчетности учреждения, его Устав, нормативно-справочные материалы, статистические данные, информационные ресурсы, а также законодательные акты Российской Федерации.

1. Теоретические основы организации и совершенствования кадрового документооборота в муниципальных учреждениях

1.1 Основы и принципы кадрового документооборота в современных условиях

Понятие «документооборот» является неотделимой частью документационного обеспечения, которое по основным правилам ведения исследует и образует комплексную отрасль, именуемую делопроизводством. Все операции по созданию, проверке, обработке, хранению и ликвидации документов всех видов, так или иначе, являются продуктом управленческих действий, затрагивающих все процессы деятельности индивида или организации.

Вышеуказанные категории понятий можно разграничить и обобщить следующим образом. Делопроизводство - это совокупность документирования управленческой деятельности и организации работы со всеми группами документов в учреждении или на предприятии. Часто делопроизводство и документационное обеспечение управления (ДОУ) используют синхронно, а также эквивалентно. Но, по мнению многих специалистов, изучающих проблемы исследуемой отрасли, разница между данными понятиями все же имеется. То есть, делопроизводство - исторически сложившаяся отрасль создания документов от истоков древнерусского государства и его летописей, до профессионального статуса отрасли, компоненты которой закреплены были в соответствующих ГОСТах СССР. В общем итоге, делопроизводство - комплексная система, посвященная всем аспектам создания, хранения и уничтожения документированной информации [3].

Документационное обеспечение управления, как понятие, появилось в РФ после 2000-х годов, и опиралось в основном на электронный документооборот и автоматизацию процессов создания документов, а также представления информации. Дефиниция понятия «документооборот» может быть представлена следующим образом - полный цикл движения документированной информации от её создания до помещения на достаточно длительное хранение. Определение документа, согласно нормативно-правовому сопровождению, раскрывается с позиции бумажного и электронного документооборота (безбумажного).

Классическое определение документа раскрывает общий смысл его понятия: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. В свою очередь, электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме с соответствующими реквизитами.

Независимо от формы документооборота в организации используются следующие виды документов:

· организационно-распорядительные;

· информационно-справочные;

· служебные письма;

· по личному составу (кадровые);

· финансово-бухгалтерские и др.

Кадровый документооборот - это движение документов в области управления персоналом организации с момента их получения от соискателя, сотрудника, а также создания до завершения исполнения или отправки в личное дело, архив. Оптимизация и рационализация документооборота способствует ускорению движения документов в структуре управления, полноценной поддержке в работе подразделений и должностных лиц, в общем итоге, сокращает время работы в ходе выполнения производственных и других функций на предприятии в целом [10].

Документооборот в государственном и муниципальном учреждении также осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и технической подготовки, обработки и тиражирования документов. В учреждении поступающие из внешней среды или входящие документы делятся на две группы: направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.

При движении документов, в том числе в кадровом документообороте, следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения [30].

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение.

Руководитель учреждения должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю или помощнику с резолюцией. Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим работникам.

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать дополнительного вызова исполнителей [8].

Основными принципами организации кадрового документооборота являются следующие:

- строгое нормативно-правовое соблюдение требуемых по законодательству сроков и правил оформления кадровых документов;

- оперативное прохождение документов по всем уровням и ступеням, звеньям управления в организации. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

- производственная и управленческая необходимость в перемещении документа, то есть, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- единообразный порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов;

- планомерный перевод системы документооборота в область электронно-цифровой среды, включая первичную кадровую документацию и последующее документационное обеспечение управления персоналом.

Основная задача организации кадрового бумажного и электронного документооборота - прямоточность в оформлении и направлении движения документов, однократность и единообразие их обработки на дальнейших этапах [14].

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

1. объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через секретаря за год, полугодие или квартал;

2. структура потока, характеризуемая видами документов, авторством и другими критериями;

3. режим потока, который определяется периодичностью движения документов через службу ДОУ.

Учет объема кадрового документооборота предполагает обоснование и планирование численности кадровых специалистов для работы с документами персонала. Примерное количество кадровых специалистов рассчитывается таким образом, чтобы на 1 кадрового менеджера приходилось от ста и выше всех работников организации или учреждения. В современных условиях многие малые и средние организации прибегают к помощи и услугам внешних фирм, которые оказывают взаимосвязанные услуги по ведению кадровой и финансово-бухгалтерской документации на сдельной основе [28].

В основном государственные и муниципальные учреждения и используют внутренние собственные подразделения для ведения кадрового учета и документооборота, хотя кандидатуры соискателей на управленческие должности, как правило, рассматриваются и утверждаются вышестоящими органами управления при одновременном ведении конкурса и комиссии на местах.

Для оптимизации всех маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления организации в качестве неотъемлемого приложения.

Для совершенствования документооборота необходимо производить детальный учет количества документов по видам, исполнителям и авторам, позволяющий по возможности сократить количество документов и выбрать наиболее целесообразные формы работы с документами

1.2 Современное состояние процесса и проблемы перехода организаций на электронный кадровый документооборот

В современных условиях возрастание потоков информации, которые обрабатываются государственными и муниципальными организациями, приводит их к необходимости внедрения систем электронного документооборота, которые также обслуживают операции кадрового делопроизводства на всех его этапах. Оригинальные документы сегодня все чаще передаются на электронных носителях, минуя бумажную форму, чаще всего соискатель уже студентом формирует своё портфолио, которое сохраняет все основные вехи обучения, стажировок, опыта работы и других личных, профессиональных достижений. Кроме того, граждане, для которых адресована собираемая информация проявляют цифровую компетентность и готовы работать в информационной среде и соответствующем поле.

В этой связи 1 апреля 2020 года Министерством труда и социальной защиты РФ запланировано начало масштабного эксперимента по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам.

В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы» перед современными организациями стоит задача внедрения в деятельность электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство по направлению цифровизации кадрового дела, в результате которых вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.

В результате вышеуказанных изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной ее формой.

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.

Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности: многие организации уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.

Вне зависимости от метода работы отдельных сотрудников у электронного документооборота масса неоспоримых преимуществ: он экономит время, трудозатраты, бумагу, пространство, повышает прозрачность кадрового документооборота, обеспечивает защиту от фальсификации документов и их лучшую сохранность, облегчает и ускоряет доступ к архиву.

Кроме того, 4 февраля 2020 года Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».

Целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

В Российской Федерации это будет второй эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Первый же эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.

Реализация эксперимента в 2018 году показала следующие проблемы внедрения электронного кадрового документооборота:

1. высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в организациях с высокой текучестью кадров;

2. отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;

3. отсутствие готового программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота;

4. необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;

5. риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;

6. низкая компьютерная грамотность отдельных работников и недоверие к электронным документам.

Вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе. В данном случае необходимо разобраться с особенностями нового эксперимента и условиями участия в нем.

Принять участие в данном эксперименте может любая организация, руководство которой сочло целесообразным введение электронного кадрового документооборота. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.

По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы (22 января 2020) желание принять участие в эксперименте изъявили порядка 80 организаций, в том числе, из числа субъектов среднего предпринимательства.

Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России», которая фактически является частью Единой системы идентификации и аутентификации (Портала государственных услуг Российской Федерации).

В целях проведения эксперимента на создание и обеспечение функционирования электронного сервиса системы «Работа в России» в федеральном бюджете на 2020 год предусмотрены средства в размере более 124 миллионов рублей. Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.

Кроме того, в случае использования электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.

При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.

Что касается документов, которые переводятся в электронный формат в ходе эксперимента, то формат работы с ними будет следующим.

Виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, определяются каждым работодателем самостоятельно и отражаются в локальных нормативных правовых актах и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.

По срокам проведения эксперимента в соответствии с текстом законопроекта, непосредственно период проведения эксперимента, как было указано выше, планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

Однако, в Заключении Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов по проекту указано, что продолжительность указанного срока «представляется недостаточной для достижения весьма амбициозных целей эксперимента».

Также Комитетом указано, что предусмотренные законопроектом сроки представления докладов о результатах эксперимента и предложений о внесении изменений в законодательство (для предварительных - до 1 сентября 2020 года, для итоговых - до 31 декабря 2020 года) фактически означают подведение итогов эксперимента до его окончания и тем самым «вызывают недоумение».

С учетом данных вполне обоснованных замечаний и комплексного характера вопроса, который выносится на эксперимент, требующего серьезной подготовки и проработки, высока вероятность того, что сроки эксперимента ко второму чтению законопроекта будут увеличены.

Так, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации В.Л. Вуколов в ходе заседания Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов допустил вероятность распространения эксперимента на первый квартал 2021 года.

Ответом на резонный вопрос, какие документы можно вести в электронном виде уже сейчас и без участия в эксперименте, может послужить следующее. Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает использование электронной подписи в трудовых отношениях только с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, которые дистанционными не являются, применение электронной подписи законодательством не предусмотрено. Поэтому составление кадровых документов, требующих в силу прямого указания Трудового кодекса РФ росписи работника, с недистанционными сотрудниками должно производиться исключительно на бумажном носителе.

Составление таких документов в электронном виде, в том числе посредством обмена сканами собственноручно подписанных документов, создает риск признания уведомления работника о событиях, связанных с его работой, ненадлежащим. При этом кадровые документы, которые в силу трудового законодательства работодатель не обязан объявлять работнику под роспись, компания вправе составлять в электронном виде.

К таким документам относятся, в частности, приказы о выплате компенсации за жилье иногороднему работнику, о компенсации питания в силу условий коллективного договора, о премировании, о компенсации за проезд, табели учёта рабочего времени, графики работы и отпусков, расчётные листки. В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.

Также следует заметить, что трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам, и перевод части из них в электронный формат при том, что большая часть документов останется на бумажном носителе, не является полноценным решением проблемы бумажного документооборота в кадровом деле.

Что касается нового эксперимента, то представляется, что при его планировании были учтены все проблемы, которые были выявлены в ходе проведения эксперимента в 2018 году, что означает высокую вероятность его успешного проведения и переход на полный электронный кадровый документооборот в ближайшие несколько лет.

1.3 Требования к составлению и оформлению документов кадрового делопроизводства

В ходе процесса хозяйственной деятельности любой работодатель встречался с вопросами управления трудовыми отношениями. В любой организации предприятии, учреждении и т.д.), какой бы маленькой она не была, всегда ведется учет кадров, начиная с приема сотрудников на работу и заканчивая их увольнением. В кадровом делопроизводстве важно организовывать четкую и слаженную работу. Ведение кадровой документации очень важно для нормально функционирующей работы организации, а также для каждого сотрудника в отдельности, так как от этого зависит оформление его трудовой деятельности и учет трудового стажа. В организацию работы в кадровом делопроизводстве входят следующие функции:

· подготовка или регистрация документов

· обработка или исполнение

· хранение документов.

Все названные функции регламентируются путем создания и разработки локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству. Например, Табель форм кадровых документов нужен для упорядочения структуры и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и кадровым ситуациям. Необходимы и такие документы как Альбом форм кадровых документов, Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов, График документооборота кадровой документации. Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где показывается их значение, взаимосвязь и порядок применения. Любому сотруднику, не только отдела кадров, но и тем, кто занимается разработкой документов, необходимо владеть общими требованиями к оформлению и составлению документов. Они изложены в Государственном стандарте, который называется «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Нормативно-методический документ рекомендует состав реквизитов документов; рекомендации по их оформлению, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует понятие система документации как совокупность

документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

В соответствии с ОК 011-93: Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации - создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

Для определения состава реквизитов кадрового документа, необходимо понять его цель и назначение. Реквизит документа - элемент оформления документа1. В связи с введением нового ГОСТа Р 7.0.97-2016 состав реквизитов изменился. Следовательно, изменились и требования к оформлению документов. Рассмотрим изменения к требованиям оформления документов:

1. Заверение копий. Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Стоит обратить внимание на п. 5.26 ГОСТа, где прописан общий порядок оформления копий документов. На самом деле, порядок заверения копий практически не изменился. Как и прежде, под реквизитом «Подпись» необходимо написать «Верно», после этого вписать должность заверившего копию лица, поставить его личную подпись с расшифровкой и зафиксировать дату заверения копии/выписки.

Единственное, если копия документа необходима для предоставления в другую организацию для внешнего использования (к примеру, копия трудовой книжки должна быть передана в банк с целью оформления кредита), придется включать в документ запись о месте хранения оригинала документа.

2. В новом ГОСТе достаточно много подробных разъяснений по поводу того, как создавать документ. К примеру, сказано, что текст документа необходимо выровнять по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При угловом расположении реквизитов (в верхнем углу) длина наиболее длинной строи составляет не более 7,5 см. Если текст набирается продольным способом, самая длинная строка может составлять не более 12 см. Текст должен печататься с соблюдением 1-1,5 межстрочных интервалов. Многострунные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал. Абзацы делаются равными 1,25 см. Предпочтительными размерами и гарнитурами шрифтов для реквизитов документа являются (но при составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров):

3. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «подпись», «заголовок к тексту», «адресат» и отдельные фрагменты текста. Такое оформление должно быть предусмотрено нормативными правовыми актами организации.

4. При нумерации локального нормативного акта, который является многостраничным документом, страницы можно начинать указывать с титульного листа, но предусмотрено и со второй страницы. Номер страницы ставится в центре верхнего поля на расстоянии как минимум 10 мм от верхнего края листа. Документы можно создавать на обеих сторонах (лицевой, оборотной) листа. Если оформитель поступает таким образом, то ширина левого поля на лицевой стороне должна быть равна правовому полю на оборотной стороне.

5. При оформлении копии документа, предназначенного для уволенного работника или внешнего пользователя, новый ГОСТ требует применять новый порядок заверения копии. Для этого необходимо указать слово «Верно», прописать необходимую информацию о заверителе (должность, подпись с расшифровкой) и обозначить дату заверения (строкой ниже). Также в дополнение в документе необходимо отразить место хранения подлинника и поставить печать организации.

Произошли изменения в составе реквизитов, при этом их количество не изменилось:

1. Состав документа были внесены изменения и на данный момент ГОСТ дополнен несколькими новыми реквизитами. Например, отметка об электронной подписи (вместо реквизита 30 по-старому ГОСТ Р 6.30-2003 «Идентификатор электронной копии документа» - утратившего практическое значение) - в этом реквизите указывается текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата и срок действия сертификата.

2. Гриф ограничения доступа к документу. Проставляется следующим образом: в правом верхнем углу 1-ого листа ставится надпись «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования», прописывается название структурного подразделения, выпустившего документ (прописывается сразу под названием организации), наименование должности лица, составившего документ.

Нововведение обусловлено тем, что на практике данная информация используется в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Прежний ГОСТ позволял изготовлять такие бланки, но не выделял соответствующие реквизиты.

3. Идентификатор электронной копии документа стал неактуальным, поскольку на сегодняшний день организации повсеместно используют СЭД - системы электронного документооборота. Документ может быть включен в СЭД (к примеру, в форме отсканированного бумажного документа), и тогда его реквизиты вносятся в электронную карточку документа, и по ним документ можно найти. Если компания применяет СЭД, ей позволено проводить согласование в электронном виде.

4. Были исключены из документа реквизиты 06 (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН /КПП)), реквизит 05 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица), реквизит 04 (код организации), т.к. ранее реквизиты 04, 05, 06 ГОСТ 6.30-2003 проставлялись в бланках писем, а новый ГОСТ предполагает утрату ими статуса самостоятельных реквизитов, хотя фактически они остаются в бланках писем в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации».

В кадровой службе создаются документы с адресатом должностному лицу. При оформлении кадровых документов адресация документа должностному лицу оформляется следующим образом:

Если документ был адресован физическому лицу, инициалы ставились после фамилии, если должностному лицу - перед фамилией.

Новый ГОСТ предписывает ставить инициалы после фамилии, независимо от того, кому бы не был адресован документ. Перед фамилией должностного лица теперь разрешается ставить обращение «г-ну» или «г-же» (господину и госпоже соответственно).

С развитием электронных технологий в реквизите «адресат» появился новый элемент - адрес электронной почты или номер телефона/факса, если письмо было отправлено без досылки по почте с использованием факсимильной связи или электронной почты.

В обращении необходимо использовать слово «уважаемый». Если к адресату обращаются по должности, то ее наименование записывается с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются.

Главным документом, который содержит информацию трудовой деятельности работника является трудовая книжка. Оформление и заполнение трудовой книжки возлагается на работников отдела кадров. При ее заполнении работники кадровой службы руководствуются Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Постановлением о трудовых книжках.

Инструкция по заполнению трудовых книжек излагает правила заполнения отдельных разделов трудовой книжки и особенности заполнения сведений об увольнении и приеме на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю или его переходом на выборную работу.

При заполнении трудовой книжки не предусматриваются никакие сокращения и исправления, дата пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ, заполняется трудовая книжка аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером. При допуске ошибки в сведении о работе в новой строчке пишется число обнаружения ошибки, пометку «запись под № не действительна» и строкой ниже прописывается верная запись со ссылкой на документ1.

Постановление о трудовых книжках предлагает работодателю утвержденные образцы трудовой книжки и вкладышей к ним, а также в нормативном документе содержатся разъяснения по их заполнению.

Все вышеперечисленные требования должны применяться в кадровом делопроизводстве, прежде всего для придания документам юридической силы. Как правило, документы, создающиеся в службе кадров, носят социальный характер и в них должна присутствовать точность в изложении информации. Работник, имеющий дело с кадровыми документами, должен знать и уметь оформлять их и работать в последующем времени с ними.

С введением нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 сотрудникам отдела кадров необходимо ознакомиться с изменениями в документе, для того, чтобы в последующем с использованием государственного стандарта не применить утратившие силу реквизиты.

2. Современное состояние организационной деятельности и оценка кадрового документооборота в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр»

2.1 Организационная и управленческая характеристика деятельности учреждения

Шацкий муниципальный район Рязанской области образован в 1929 году и расположен на юго-востоке Рязанской области в 165 километрах от города Рязань (см. рисунок 1). В свою очередь, муниципальное казенное учреждение «Расчетно-хозяйственный центр для обеспечения деятельности учреждений культуры муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области» создано постановлением администрации вышеуказанного муниципального образования, и действует на основании законодательства Российской Федерации, а также муниципальных правовых актов Шацкого района Рязанской области.

Рисунок 1. Административное деление территории Рязанской области

Исследуемая организация согласно собственному уставу может носить сокращенное наименование - МКУ «Расчетно-хозяйственный центр». Фактический адрес местонахождения данного центра: 391550, Российская Федерация, Рязанская область, город Шацк, ул. Карла Маркса, д.18.

Функции и полномочия учредителя рассматриваемого учреждения осуществляют администрация муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области и отдел культуры администрации вышеуказанного муниципального образования.

МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» является юридическим лицом с момента государственной регистрации - 25 декабря 2018 года, в порядке, установленном законом о государственной регистрации юридических лиц, имеет обособленное имущество на праве оперативного управления, имеет печать со своим наименованием. Данное учреждение отвечает по своим обязательствам, находящимся в его распоряжении денежными средствами. С другой стороны, при недостаточности указанных денежных средств субсидиарную ответственность по обязательствам несет учредитель.

В своей деятельности учреждение руководствуется главным образом Конституцией РФ, Гражданским, Бюджетным, Налоговым, Трудовым кодексами РФ, Указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами Рязанской области, Уставом муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области, нормативными правовыми актами муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области, а также уставом и локальными актами исследуемого учреждения.

МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» создано с целью централизации бухгалтерского учета, организации и осуществления материально-технического, социально-бытового обеспечения деятельности, обслуживания в кадровой сфере и развития инфраструктуры учреждений муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области.

Учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

- организацию и ведение бюджетного, бухгалтерского и налогового учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности муниципальных учреждений культуры и их отражения в бухгалтерских регистрах в соответствии с действующим законодательством;

- обеспечение соответствия заключаемых контрактов лимитам бюджетных обязательств, своевременного и правильного оформления первичных учетных документов и правомерности совершаемых операций;

- обеспечение целевого расходования бюджетных средств, в соответствии с утвержденной бюджетной сметой;

- обеспечение начисления и выплаты в установленные сроки заработной платы работникам обслуживаемых учреждений и других обязательств согласно бюджетной смете;

- составление и предоставление сводной бухгалтерской отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики, главному распорядителю средств местного бюджета о финансовом состоянии обслуживаемых учреждений в соответствующем порядке;

- организацию и осуществление годовой, периодической инвентаризации имущества, финансовых обязательств, своевременное определение ее результатов и отражение их в учете;

- составление и согласование с руководителями бюджетных учреждений финансовой части муниципальных заданий;

- консультирование руководителей обслуживаемых учреждений по вопросам налогообложения, бюджетного, бухгалтерского учета и отчетности;

- проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности имущества, находящегося в муниципальных учреждениях;

- разработка мероприятий по совершенствованию современных средств автоматизации бухгалтерского учета и отчетности;

- соблюдение финансовой и кассовой дисциплины;

- взыскание дебиторской и погашение кредиторской задолженности;

- обеспечение сохранности бухгалтерских документов и регистров учета, муниципальных заданий, законодательных и других документов в соответствии с правилами и процедурами архивного дела;

- предоставление услуг учреждениям культуры по уборке помещений, территории, дежурств ночное время и других работ, обеспечивающих материально-техническое, социально-бытовое сопровождение деятельности учреждений;

- осуществление закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд учреждений культуры;

- услуги по найму рабочей силы и обеспечению персоналом;

- обеспечение охраны труда, пожарной безопасности в обслуживаемых учреждениях. Шацкого муниципального района Рязанской области.

Источниками формирования имущества учреждения являются:

· имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления;

· добровольные имущественные взносы и пожертвования;

· иные источники не запрещенные действующим законодательством.

Финансовое обеспечение деятельности учреждения осуществляется за счет средств районного бюджета и на основании бюджетной сметы. Управление МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» осуществляется в соответствии с законодательством РФ и уставом данной организации на принципах единоначалия. Исследуемое учреждение возглавляет директор, который реализует управленческие функции по линейному руководству деятельностью МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» и организует его работу в целом.

Директор данного учреждения назначается и освобождается от должности отделом культуры администрации муниципального образования Шацкий муниципальный район Рязанской области, с избранным руководителем заключается трудовой договор сроком на 5 лет. Структура управления МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» представлена на рисунке 2.

Структура управления организации - это совокупность ступеней и звеньев управления, а также их связь по вертикали и горизонтали. У рассмтриваемого учреждения линейная структура управления, отличающаяся централизованностью и малым количеством ступеней.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2. Структура управления МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» по состоянию на 01.01.2020 год

Таким образом, директор МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» в своей деятельности подотчетен учредителю, в непосредственные полномочия которого входит:

- осуществление мероприятий по созданию, реорганизации, изменению типа, ликвидации учреждения в соответствующем порядке;

- утверждение устава учреждения и внесение изменений в установленном порядке;

- реализация финансового обеспечения деятельности организации, в том числе выполнения муниципального задания в случае его утверждения;

- определение порядка составления и утверждения отчета о результатах деятельности организации и об использовании закрепленного за ним имущества;

- определение порядка утверждения бюджетных смет учреждения;

- согласование распоряжения движимым и недвижимым имуществом;

- установление предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности учреждения, превышение которого влечет расторжение трудового договора с директором учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ;

- осуществление иных функций и полномочий, установленных федеральными законами, правовыми актами Рязанской области и пр.

Кроме того, необходимо указать полномочия отдела культуры в отношении деятельности МКУ «Расчетно-хозяйственный центр»:

- назначение и освобождение от должности директора, поощрение и наложение взысканий;

- организация, регулирование и контроль за деятельностью учреждения;

- разработка и определение приоритетных направлений деятельности учреждения;

- осуществление контроля за соблюдением законодательства в области бухгалтерского учета, Трудового кодекса, бюджетной и финансовой дисциплины;

- оказание посреднических услуг в решении вопросов содержания и развития материально-технической базы учреждения;

- реализация методической помощи в пределах своей компетенции.

Отдел культуры администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области несет ответственность перед администрацией вышеуказанного муниципального образования. В свою очередь, учреждение находится в ведомственном подчинении отдела культуры администрации муниципального образования Шацкий муниципальный район Рязанской области.

К компетенции директора учреждения относятся вопросы осуществления текущего руководства деятельностью МКУ «Расчетно-хозяйственный центр», за исключением вопросов, отнесенных законодательством или уставом к компетенции учредителя.

Рассмотрение полномочий директора позволяет сделать следующие выводы о его функциональных обязанностях:

- осуществление текущего руководства деятельностью учреждения;

- представление интересов учреждения и совершение сделок в порядке установленном законодательством РФ;

- обеспечение формирования полной и достоверной информации о наличии муниципального имущества, его использования, о принятых учреждением обязательствах, полученных финансовых результатов и формирование бухгалтерской отчетности;

- формирование учетной политики учреждения исходя из особенностей его структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности;

- утверждение внутренних документов, регламентирующих трудовой распорядок данного учреждения, в порядке установленном трудовым законодательством, назначение на должность и освобождение от должности работников, заключение с ними трудовых договоров;

- утверждение отчета о результатах деятельности учреждения и об использовании закрепленного за ним муниципального имущества и предоставления его на согласование в соответствии с установленным порядком;

- обеспечение сохранности, надлежащего состояния недвижимого и движимого имущества, закрепленного за учреждением собственником или приобретенного учреждением за счет средств, выделенных ему собственником на приобретение указанного имущества.

Директор, как правило, действует от имени МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» без доверенности.

Учитывая заключительные аспекты устава рассматриваемой организации, необходимо выделить основные права, обязанности и ответственность данного учреждения. МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» имеет право:

- самостоятельно осуществлять функции в соответствии с уставными целями и видами деятельности учреждения;

- совершать другие действия в соответствии с законодательством и собственным уставом.

В тоже время, исследуемое учреждение обязано:

- осуществлять деятельность учреждения в соответствии с целями и видами деятельности учреждения, установленными принятым уставом;

- обеспечивать сохранность и эффективное использование муниципального имущества, а также соблюдать установленный законодательством РФ, нормативно-правовыми актами Рязанской области, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления Шацкого муниципального района Рязанской области и уставом порядок отчуждения и списания пришедшего в негодность имущества, находящегося в учреждении на праве оперативного управления;

- своевременно представлять бухгалтерскую и статистическую отчетность, в том числе учредителю и уплачивать налоги в порядке и размерах установленных законодательством РФ;

- добросовестно выполнять обязательства в соответствии с заключенными договорами и муниципальными контрактами;

- обеспечивать соблюдение трудовых прав и гарантий работников учреждения в порядке, установленным законодательством РФ;

- составлять отчет о результатах своей деятельности и об использовании закрепленного за ним муниципального имущества в соответствии с общими требованиями, установленными действующим законодательством РФ и муниципальными нормативно-правовыми актами Шацкого района;

- выполнять иные обязанности, установленные законодательством РФ и уставом вышеуказанной организации.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение рассмотренных обязанностей учреждение несет ответственность установленную законодательством РФ ответственность.

Кроме того, локальные нормативные акты (приказы, распоряжения и другие организационно-распорядительные и информационно-справочные документы), издаваемые руководством учреждения не должны противоречить законодательству РФ, нормативно-правовым актам Рязанской области и органов местного самоуправления Шацкого муниципального района вышеуказанной области. Таким образом, общую информацию по МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» можно представить данными таблицы 1.

Таблица 1. Общая деловая информация МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» в 2019 году

Полное наименование организации	МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "РАСЧЕТНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ЦЕНТР ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ - ШАЦКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ"
Почтовый адрес	391550 г. Шацк, ул. Карла Маркса, д 18
Код отчитывающейся организации по ОКПО	35218072
Код типа отчитывающейся организации	1.12
Должностное лицо, ответственное за предоставление статистической информации (Должность)	Директор
Должностное лицо, ответственное за предоставление статистической информации (Ф.И.О.)	Алдонин Алексей Николаевич
Номер контактного телефона	8(49147) 2-27-42
E-mail	library03@yandex.ru

Поскольку исследуемая организация была официально зарегистрирована в декабре 2018 года, то отчетная информация по ключевым аспектам деятельности может быть представлена и проанализирована только за 2019 отчетный год.

Одним из наиболее важных групп показателей является характеристика численности персонала в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» за рассматриваемый период согласно данным таблицы 2.

Таблица 2. Среднегодовая численность работников учреждения и фонд начисленной заработной платы за отчетный период 2019 год (без внешних совместителей)

Наименование категории персонала	Среднегодовая численность работников учреждения, чел за 2019 год	Фонд начисленной заработной платы работников учреждения, тыс. руб.
Всего работников (в среднем на начало и конец периода)	71,5	12159,4
В том числе, руководитель учреждения	1	393,7
Заместители руководителя	2	338,7
Специалисты	7,2	2054,9
Прочий персонал	61,3	9372,1

Согласно данным таблицы 2 среднегодовая численность работников учреждения за 2019 год составила - 71,5 человек, то есть на начало года количество сотрудников составляло - 72 человека, на конец - 71 человек по списку. Также следует заметить, что согласно отчетности учреждения средняя численность внешних совместителей за отчетный период равнялась в среднем 14 работникам. Среднемесячный оклад руководителя учреждения составил за 2019 год - 32800 рублей, его заместителей - 14112 рублей, специалистов - 24463 рублей. Планирование численности работников учреждения по кадровой документации осуществляется на текущий 2020 год без значительных изменений в рамках работы отчетного периода.

Анализ результатов отчетного периода следует начать с рассмотрения отчета о финансовых результатах деятельности МКУ «Расчетно-хозяйственный центр». Финансовые показатели организации, как правило, представлены доходами, расходами, а также разницей между вышеуказанными показателями - прибылью отчетного периода.

...