Тайм-менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru/

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОССИЙСКИЙ НОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» АНО ВО «Российский новый университет»

Факультет Экономики, управления и финансов

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Теория менеджмента»

на тему: «Тайм-менеджмент»

Студентки 1 курса факультета Экономики, управления и финансов

заочной формы обучения группы «ФБ2052МО-БФБ2052МО-Б#»

Свириной Ирины Сергеевны

Научный руководитель: к.п.н., доцент Ганина Светлана Александровна

г. Москва 2021г.

Содержание

Введение

1. Теоретические основы тайм-менеджмента

1.1 Понятие и принципы тайм-менеджмента

1.2 Причины нехватки времени

1.3 Методы тайм-менеджмента

2. Тайм-менеджмент в России

2.1 Этапы развития тайм-менеджмента

2.2 Современное состояние тайм-менеджмента

Заключение

Список литературы



Введение

Темой курсовой работы является: «Тайм - Менеджмент. Искусство планирования и управления временем». Актуальность выбранной темы заключается в том, что в условиях современной жизни управление временем занимает центральную часть системы личной эффективности и производительности. Это связано с тем, что в последнее время произошло ускорение темпа жизни из-за развития технологий.

Сущность практики тайм-менеджмента заключается в том, чтобы так организовать свое время, чтобы ни одно из важных дел не было упущено. Таким образом, тайм менеджмент занимается планированием времени, при этом учитывая всевозможные обстоятельства.

В настоящее время в управленческой деятельности получил широкое распространение процессный подход тайм-менеджмента, он рассматривает управление как процесс, который состоит из определенных последовательных элементов - функций управления. Но, учитывая то, что процесс управления осуществляется людьми, то его эффективность будет достигнута только при правильном планировании. Таким образом, в процессе планирования важным элементом является время.

Целью курсовой работы является -изучение тайм-менеджмента как системы управления временем.

В качестве задач в работе выступают следующие:

- рассмотрение понятия и принципов тайм-менеджмента;

- выявление причин нехватки времени;

- характеристика основных приемов тайм-менеджмента;

- изучение этапов развития тайм-менеджмента в России и применение его на практике.

В качестве объекта в работе выступает управление временем. Предметом работы являются особенности применения тайм-менеджмента.

Структура работы включает введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

В первой главе представлены сущность и принципы тайм-менеджмента, определены современные приемы тайм-менеджмента и обоснована необходимость использования тайм-менеджмента.

Во второй главе выявлены этапы развития тайм-менеджмента и особенности внедрения тайм-менеджмента в российских компаниях.

В данной работе использовались работы следующих авторов:Балашов А.П., Виханский О.С., Архангельский Г.А., Аверин А.В., Бланк И.А., Румянцева З. П., Балдин К.В., Баранчеев В.П., Абчук В.А., Кравченко К.А.,Лукичева Л. И., Иванова Е.А., Калинин С., Сидорова Н.А.



1. Теоретические основы тайм-менеджмента

1.1 Понятие и принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент - это максимально эффективное распределение рабочего времени для достижения поставленных целей, поиск временно свободных ресурсов, расстановка последовательных приоритетов и контроль за выполнением запланированного. Основной задачей тайм-менеджмента является достижение максимально эффективного расхода собственных ресурсов за единицу времени.

Когда только зарождалось управление временем, оно относилось только к трудовой сфере и сфере бизнеса. Но, в процессе развития значение термина расширилось и уже включило в себя аспекты различной деятельности человека. И теперь, тайм-менеджмент является главным элементом развития любого проекта, так как он требуется при расчете масштаба и времени проекта, требуемого для его реализации.

Тайм-менеджмент основывается на следующих принципах:

1) умение работать с целями - определяя цель, необходимо проверить ее соответствие реальности, конкретики, измеримости и сроку реализации;

2) распределение приоритетов - является базовым элементом тайм-менеджмента, так как, у каждой задачи можно определить важность, если каждую задачу считать неотложной, то эффективное планирование времени не удастся.

3) знание инструментов планирования необходимо для того, чтобы в определенной ситуации можно было выбрать из них наиболее оптимальный. Как правило, составляется план дел на ближайший период времени, который постоянно корректируется и пополняется новыми задачами.

4) наработка привычек - является показателем того, что достигнута высокая квалификация тайм-менеджмента. Привычки будут проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность.

В тайм-менеджмент входит большой спектр деятельности, к которым относится:

- определение целей;

- планирование времени;

- делегирование задач сотрудникам низшего звена;

- управление ресурсами;

- анализ использования времени;

- концентрирование времени;

- расстановка приоритетов и пр.

На сегодняшний день существует множество различных видов тайм-менеджмента, но, на самом деле, специалисты выделяют только три основных вида. А вот уже эти три вида могут подразделяться на различные подвиды, которые могут кардинально отличаться друг от друга системами управления временем. Некоторые из них могут иметь необычные авторские названия. Необходимо знать именно три вида тайм-менеджмента для того, чтобы разбираться в нем и при необходимости можно было выбрать наиболее актуальный и подходящий тип.

Тайм-менеджмент подразделяется на:

1) персональный;

2) ролевой (профессиональный);

3)социальный (к нему же относится и корпоративный).

Персональный тайм-менеджмент необходим для того, чтобы помочь человеку достигнуть его личные цели, т.е. достигнуть «внутреннюю успешность». Указанный вид тайм-менеджмента наиболее близок к прикладной психологии. Методами персонального менеджмента являются:

- помощь человеку в углубленном самопознании;

- помощь в точной формулировке желаний и стремлений;

- преодоление внутренних барьеров для достижения успеха и пр.

Балансировка затрат времени на разные жизненные сферы в персональном виде достигается через достижение внутренней гармонии самим человеком.

Главной задачей ролевого тайм-менеджмента заключается в оказании помощи человеку достигнуть успеха в пределахреализации какой-либо социальной роли. Примером социальной роли является профессиональная деятельность, то есть, где и кем мы работаем, какие задачи в процессе труда мы выполняем, и насколько эффективно мы это делаем. Профессиональный тайм-менеджмент делится в равной мере на две составляющие: на психологию трудовой деятельности, и на методы повышения эффективности труда, реинжиниринга, управления качеством и т.п.

Элементарным приемом ролевого тайм-менеджмента является улучшение каких-либо слабо развитых трудовых навыков или компетенций. В данном случае, как пример можно рассмотреть работу человека с документацией, но при этом если он очень медленно читает. Есть возможность увеличения скорости чтения путем применения различных методик скорочтения или рационального чтения (и пр.).

Так же, наиболее наглядным примером служит следующая ситуация: управляющий очень много времени тратит на решение различных мелких второстепенных вопросов. Скорее всего, данная ситуация могла возникнуть в связи с тем, что у управляющего недостаточно развиты менеджерские компетенции: неумение выделять приоритеты в своей работе; неумение планировать свой рабочий день; неумение делегировать решение второстепенных задач подчиненным (и пр.).

Как только будет выявлена причина, из-за которой управляющий не успевает выполнять профессиональные задачи, то можно будет подобрать эффективные тайм-менеджерские методики и схемы исключения данной причины, а также, её негативных последствий.

Социальный тайм-менеджмент занимается согласованием временных затрат в межчеловеческих коммуникациях. В данном виде отдельно можно выделить корпоративный тайм-менеджмент, основной задачей которого является согласование во времени всех процессов, которые происходят внутри предприятия.

Корпоративный тайм-менеджмент на 90% состоит из различных методов рационализации бизнес-процессов, и лишь на 10% состоит из методов психологии. Это означает, максимум стараний корпоративного менеджмента направлено на усовершенствование процессов внутри компании, и лишь на 10% усилий - на изменение людей.

При этом корпоративный тайм-менеджмент чаще направлен на оптимизацию по временному параметру отдельных элементов бизнеса. Примером в данной ситуации служит «задача на временную оптимизацию», то есть, задача сокращения времени цикла клиентского обслуживания в системе продаж B2B. Решить данную задачу можно различными способами, так как можно применить традиционные бизнес-идеи:

Решения этой задачи могут быть самые разные, и здесь уже используется не столько ТМ, сколько более традиционные подходы бизнес-консультирования: введение электронного документооборота, методов «бережливого производства», реинжиниринг бизнес-процессов и т.п.

1.2 Причины нехватки времени

Различные факторы влияют на использование времени, а главное, на его потерю. Появление многих из них обеспечивает некомпетентность действий руководителя, а другая часть происходит независимо от него. На многие факторы руководитель самостоятельно может повлиять для того, чтобы снизить потери времени, которые могут произойти из-за воздействия различных факторов. тайм менеджмент время прием

Факторы потери времени можно разделить на три группы.

Первая группа - причины, возникающие вследствие неграмотных действий руководителя:

· Не спланированный рабочий процесс - этот фактор является образом жизни самого руководителя, и как следствие, это влияет на рабочие процессы всей организации. Бесплановость работы тормозит рабочий процесс, так как он выражается в постоянных уточнениях, разъяснениях, необходимых для продолжения работы в различных отделах, подразделениях и отдельных работников организации. Как следствие происходит отвлечение от рабочего процесса не только начальников, но и подчиненных.

· Неотработанная система обмена информацией на предприятии. В процессе коммуникации человек уверен в том, что получатель информации четко понимает и осознает смысл передаваемых им фраз, но, к сожалению, это не всегда так. У всех людей процесс восприятия информации развит индивидуально, в связи с этим, восприятие может искажать смысл полученной информации. К сожалению, не многие современные руководители обращают внимание на решение этой задачи для себя и своих подчиненных, практически во всех организациях создана унифицированная система приема и передачи информации. Примером неправильной коммуникации между отделами служит: обмен информацией в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения между сотрудниками отделов. Еще один пример -- это отсутствие установленных стандартов передачи информации клиенту по телефону относительно вопроса местоположения организации, каждый объясняет, как может.

· Отсутствие распределения работ по степени их важности. Этот фактор выражается в том, что управляющий предприятия в первую очередь делает дела, которые по своей сути имеют небольшое значение для компании. При этом на обработку этих задач затрачивается большое количество рабочего времени, хотя его было бы лучше потратить на решение по-настоящему важных дел.

· Выполнение управляющим задач, которые могут решить подчиненные. Чаще всего, такое происходит, если управляющий не в полной мере доверяет своим подчиненным, думая о том, что подчиненные не в состоянии решить поставленную задачу также хорошо, как и он сам. То есть, руководитель организации не уверен в высокой квалификации сотрудников организации. Как пример можно привести работу с клиентами главным менеджером, а не наделение такими полномочиями своего сотрудника.

· Неэффективность мотивации труда. Суть мотивации труда заключается в стремлении работника к удовлетворению собственных потребностей при помощи выполнения рабочих процессов. В первую очередь, мотив включает в себя, потребность, которую хочет удовлетворить сотрудник, во-вторую очередь, последствия блага, которое может дать удовлетворение потребности, в-третьих, действие, направленное на получение этого блага и, в-четвертых, материальные и моральные издержки как следствие осуществления трудовой деятельности. Таким образом, низкая степень мотивации труда или вовсе ее отсутствие может приводит к упадку производства.

Высококвалифицированный и опытный руководитель должен выявлять эти факторы и делать все возможное для устранения их любыми известными ему способами.

Вторая группа - причины, которые не зависят от руководителя. К этой группе относятся те факторы, которые не зависят от действий руководителя. К ним относятся: работа с почтой, срочные рутинные дела, которые занимают много рабочего времени, а также «воры времени».

Рассмотрим более подробно факторы второй группы:

1. Работа с корреспонденцией. По результатам статистики, руководитель примерно четвертую часть своего рабочего времени уделяет на работу с письмами, при этом просматривая в день порядка сотни пакетов с документацией, из которых лишь третья часть является по-настоящему важной. Это доказанный факт, что в деловой переписке объем неполезной информации доходит до 20%.

2. Большое количество ежедневных рутинных дел, чаще всего срочных, работа над которыми занимает большую часть времени. Примерами служат - решение задач по оформлению помещений, в которых проводится ремонт, подбор мебели, необходимость личного контроля различных параметров деятельности организации, чаще всего это связано с непрофессионализмом сотрудников или отсутствием желания подчиненных брать на себя ответственность за совершение определенных действий.

3. «Воры времени» -- это срочные задачи, появившиеся неожиданно, многие из которых нуждаются в незамедлительном решении и не могут быть делегированы подчиненным. Все эти мелкие дела отвлекают от по-настоящему важных задач, и задействуют много рабочего времени.

К «ворам времени» относятся:

· Телефонные звонки;

· Приходящие в кабинет люди;

· Технические проблемы с техникой;

· Изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

· Неправильное планирование рабочего процесса;

· Неумение и нежелание прислушиваться к другим людям;

· Некачественная организационная структура;

· Исправление ошибок некомпетентных сотрудников;

· Неуверенность в себе, как в специалисте;

· Незапланированные планерки и деловые собрания;

· Отвлекающие факторы на рабочем месте;

· Бесполезные споры по рабочим вопросам.

Третья группа - причины, непосредственно связанные с личностью руководителя. К ним относятся: постоянная спешке, доработка рабочих процессов дома, суетливость. Для уменьшения влияния перечисленных факторов на рабочий процесс, руководителю необходимо изменить свое поведение, в противном случае, эти факторы не дадут возможности рационально использовать свое рабочее время. Таким образом, эта группа факторов является самой серьезной, в связи с тем, что она требует изменения качеств поведения самого руководителя. Руководителю необходимо научиться эффективно управлять своим мнением, а для этого нужно совершенствоваться ив первую очередь изменить себя -- это довольно сложно, тем более человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим факторы третьей группы более детально:

· Постоянная спешка -все время торопясь руководитель не сможет сосредоточиться на одной четко поставленной задаче. Руководитель выбирает тот путь, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы обдумать все возможные варианты решения и отобрать из них более рациональный способ решения.

· Привычка брать работу на дом - из-за этого фактора образуется замкнутый круг, в связи с высокой загруженностью человек не успевает выполнять всю запланированную на день работу, поэтому берет оставшийся объем дел на дом, причиняя ущерб своему отдыху и личной жизни. Из-за этого, человек упускает возможность нормально жить и отдыхать, а, как следствие из этого, происходит снижение работоспособности, приводящее к очередным недоработкам и к новому объему домашней работы. Этот фактор возникает вследствие неправильно организованного рабочего времени.

· Суетливость приводит к плохой организации рабочего распорядка и зависит от импульсивности и индивидуальных особенностей человека. Суетливому человеку сложно выбрать за какое дело взяться в первую очередь, он «мечется» между делами, такими одинаковыми и срочными в решении. В связи с такими «метаниями» происходит трата рабочего времени.

1.3 Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент представляет собой систему методов и рекомендаций, которые предназначены для решения проблем, связанных с иррациональным использованием не только рабочего, но и личного времени. Применяя методы тайм-менеджмента на практике, можно усовершенствовать рабочие процессы, уменьшить потери времени и научиться рационально организовывать рабочий процесс.

Существуют основные методы тайм-менеджмента, которые наиболее эффективно подходят для большинства ситуаций.

1. Принцип Парето был сформулирован в 1897 г. итальянским экономистом Вильфредо Парето. Он заключается в том, что даже маленькая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Данный принцип неоднократно подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:20% усилий дают 80% результатов.

Принцип Парето относительно тайм-менеджмента может быть интерпретирован следующим образом: около 20% усилий и времени достаточно, чтобы достигнуть 80% результата.

Остается вопрос, каким образом узнать, какие усилия достаточно затратить, чтобы получить хороший результат? В соответствии с рассматриваемым принципом, 80% необходимой информации можно найти в 20% объема текста. Зная точно, что именно необходимо найти, можно быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, можно сэкономить 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра -- это самая распространенная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, она позволяет выделять приоритеты. Данную методику разработал американский генерал Дуайт Эйзенхауэр, в соответствии с ней, дела можно рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Чаще всего, без ущерба для работы даже только одну. И каждый раз приходится принимать решение, какую именно выполнить первоочередной. Дуайт Эйзенхауэр, планируя свои дела, сортировать их относительно нескольких важных категорий.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных в таблице 1.

Таблица 1

Матрица Эйзенхауэра

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	А Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.	В Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.
Неважные	С Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.	D Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность задачи определяется тем, насколько результат ее решения влияет на предприятие. А срочность определяется сразу двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Только важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов задач.

Теперь рассмотрим более детально типы задач по матрице.

Тип I: «важное и срочное» -- это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу предприятия (например, обновление лицензий, сдача налоговых отчетов и пр.). Такие дела неизбежно присутствуют в жизни каждого, но своевременно подготовиться к ним, то можно предотвратить кризисную ситуацию.

Также, к этому типу можно отнести проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Наиболее наглядными примерами данного типа являются: посещение врача из-за проблем со здоровьем, сдача в журнал статью к определенному сроку или оформление отчета. В данном случае нет другого выхода, как выполнение этих задач для того, чтобы избежать серьезные последствия.

Тип II: «важное, но не срочное» -- это дела, ориентированные на будущее: различные обучения, изучение перспектив развития, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Если подвести итог, то ко 2-му типу относятся дела, которые ведут стратегической цели. К примеру, изучение иностранного языка для того, чтобы устроиться на работу в перспективную организацию. Также сюда можно отнести и профилактику проблем - поддержание себя в хорошей физической форме. Часто случается, что этим типом дел пренебрегают, постоянно откладывая их решение. Это приводит к тому, что иностранный язык не выучен, вследствие чего доходы не растут, а здоровье оставляет желать лучшего. Эти дела имеют особенность, если ими пренебрегать, то они перейдут в тип «важные-срочные».

Тип III: «не важное, но срочное» - характеризуются тем, что дела этой категории не приносят большой пользы в жизни, но приходится их выполнять из-за того, что они на нас свалились (длительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы). Проще говоря, это ежедневная рутина, которая отнимает уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное» -- это различные способы «убивания времени»: распитие спиртных напитков, легкое чтение, просмотр кинофильмов и пр. Как правило, когда не остается сил для продуктивной работу, человек берется за дела 4-го типа. К этому типу не относятся: настоящий отдых, общение с близкими и друзьями - это дела весьма важные.

3. Интеллект-карты или Mindmaps. Их разработал Тони Бьюзен - известный писатель, лектор и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также их называют как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты - это методика, которая позволяет:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;

• думать, используя творческий и интеллектуальный потенциал.

Интеллект-карты являются наглядным инструментом решения следующих задач:

• проведение презентаций - отличный способ проведения деловых встреч и переговоров, так как за меньшее время предоставляется большой объем информации, при этом, с наглядным сопровождением участники лучше вникают и запоминают;

• планирование - помогает в разработке сложных проекты или нового бизнеса, так же позволяет управлять временем, путем составления планов на день, неделю, месяц, год;

• мозговой штурм - помогает сгенерировать новые идеи или коллективно решать сложные задачи;

• принятие решений - более четкое видение всех плюсов и минусов определенного действия приводит к взвешенному принятию решений.

Пирамида Франклина -- это разработанная Бенджамином Франклином система планирования, благодаря которой можно правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) - американский политический деятель, который отличался фантастической работоспособностью и уникальной целеустремленностью. Когда ему было 20 лет, он составил план достижения целей на всю жизнь вперед, которому следовал на протяжении всей жизни, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина», ее наглядный пример представлен на рисунке 1.



Рисунок 1 Пирамида Франклина

Рассмотрим более детально все элементы пирамиды:

1. Основание пирамиды представляют главные жизненные ценности. Иначе говоря, это ответ на вопрос: «Какую миссию Вы преследуете в этом мире?» Что именно хотите получить от жизни? Существует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы серьезно размышляли об этом. Основание является вектором направления движения к своей мечте.

2. Опираясь на жизненные ценности, каждый для себя ставит глобальную цель. А именно, кем он хочет стать в жизни и чего планирует добиться.

3. Генеральный план достижения целей - это определение промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. Долгосрочный план на несколько лет -на этой ступени необходимо определить точные сроки достижения цели.

5. Краткосрочный план - на месяц и на неделю. Чем детальнее он будет, тем чаще его можно будет анализировать и вносить в него корректировки, как следствие из этого, работа будет эффективнее.

6. План на каждый день -это последний пункт в плане достижения целей.

5. Метод «АБВГД» -- это эффективный вариант расстановки задач по приоритетности, который можно применять ежедневно. Это довольно простой и очень эффективный метод, если его грамотно и регулярно применять на практике, то он может возвести человека в ранг самых продуктивных и производительных людей в любой сфере деятельности.

Сила метода заключается в его простоте. Для начала необходимо составить перечень всего, что необходимо выполнить в течение наступающего дня на бумаге. После этого необходимо расставить буквы А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом составленного списка.

Задача типа «А» -- это задача, имеющая на данном этапе самое важное значение. Это то, что необходимо сделать, чтобы не столкнуться с серьезными последствиями. Задачей «А» может стать визит к важному клиенту или составление отчета для руководства. Если необходимо решить несколько задач типа «А», то их нужно оценить и определить приоритетность, отмечая их как А-1, А-2, А-3 и т. д.

Задача типа «Б» -- это задача, которую необходимо выполнить. Однако, последствия от ее выполнения или невыполнения считаются довольно мягкими. При невыполнении задачи этого типа, человек заинтересованный в ее выполнении окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, но все же, по степени важности указанные задачи даже близко нельзя сравнивать с задачами типа «А». Сущность задачи типа «Б» можно представить на основании таких примеров: звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты.

Правило, которому необходимо следовать, придерживаясь изложенного принципа, гласит: нельзя приступать к задаче типа «Б», пока есть хоть одна незавершенная задача типа «А».

Задача типа «В» -- это задача, которую желательно выполнить, но от нее не следует ожидать никаких последствий, при ее выполнении или невыполнении. Наглядные примеры задачи типа «В» - звонок другу, чашечка кофе, какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Перечисленные мероприятия ни коим образом не влияют на выполнении работы.

Задача типа «Г» -- это операции, выполнение которых можно делегировать кому-нибудь другому. Правилом данной задачи является, что необходимо поручать другим то, что они могут выполнить, тем самым освобождая время на выполнение задачи типа «А».

Задача типа «Д» -- это работа, которую вовсе можно исключить из перечня дел. К таким задачам относятся дела, ранее имевшие значение, но потерявшие актуальность выполнения. Чаще всего, это действия, которые совершаются изо дня в день просто по привычке.

Применяя метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, можно полностью организовать свою работу и подготовить почву для более оперативного выполнения важных дел.



2. Тайм-менеджмент в России

2.1 Этапы развития тайм-менеджмента

Бытует мнение, что тайм-менеджмент считается чисто западной технологией. Однако школа научной организации труда и личного времени в нашей стране так же имеет собственные достижения, не имеющих аналогов на западе. Более того, западные специалисты заимствовали многие разработки отечественных исследователей организации времени. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап начался в 20-е гг. ХХ в. - это период активного развития экономики и научной организации труда. Это время трудового энтузиазма, лозунгов и призывов и в то же время период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны.

В России впервые заговорил о тайм-менеджменте А.К. Гастев, он был революционером и общественным деятелем, в те времена он занимал должность директора центрального института труда. А.К. Гастев был лично знаком с Генри Фордом и состоял с ним в переписке. Зная идеи Форда и Фредерика Тейлора, он во многом был с ними не согласен. Тейлор акцентировал внимание на системе и организации, Форд на совершенствование техники производства, а Гастев делал акцент на человеческий фактор. Он считал, что именно человек играет первостепенную роль в деятельности организации. Поэтому рассмотрение организационной эффективности в целом начинается у Гастева с личной эффективности отдельного человека на его рабочем месте.

На этом этапе появилось общественное движение борьбы за время, вследствие которой была создана Лига «Время». Ее руководителем был Платон Михайлович Керженцев. В тот период в отечественной истории можно было создавать такие организации как Лига «Время» без всякого государственного вмешательства. Участники Лиги писали статьи, и продвигали окружающим идею разумного отношения ко времени. После этого, в большинстве газет появились разделы «Борьба за время». При этом Лига предъявляла к своим членам достаточно жесткие требования, благодаря которым они не просто призывали к организации времени, но и предъявляли то, к чему призывали. К сожалению, Лига «Время», как другие организации, которые связаны с научной организацией труда, была закрыта одновременно со свертыванием новой экономической политики. Но по опыту деятельности Лиги стало понятно, что возможно ставить задачу борьбы за время в масштабах не только общества, но и государства.

Второй этап тайм-менеджмента открыл Даниил Гранин в 1970-х гг., выпустив в свет книгу «Эта странная жизнь». В ней написано о биологе А.А. Любищеве, который в молодости поставил себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. А.А. Любищев подсчитал, что ему потребуется для достижения поставленной цели времени больше, чем средняя продолжительность жизни человека.

Александр Александрович решил отыскивать резервы времени, для этого он стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты, планировать свою работу. Именно здесь впервые появилась идея хронометража как основы системы управления личным временем. Была указана также важная идея бюджетирования расходов времени, она была стала гибким методом, чем обычный западный подход планирования.

Книга вызвала широкий интерес к вопросу организации личного времени. Последователи Любищева вели активную переписку между собой, развивали его методы и разрабатывали новые. Постепенно выделилась основная идея подхода Любищева - эффективное мышление как основа личной эффективности, и хронометраж как инструмент выработки этого мышления. Иначе говоря, самый эффективный результат дает осознанное управление временем методом мышления.

На третьем этапе становления тайм-менеджмента появилось первое в России и в мире онлайновое тайм-менеджерское сообщество, которое на сегодняшний день является носителем и генератором наиболее современных методов повышения личной эффективности.

Сообщество появилось в январе 2001 г. при сайте «Организация времени, оно соединило в себе несколько очень важных частей. Часть его участников продолжали традиции А.А. Любищева. Другая часть сообщества - IT-консультанты, благодаря их системному мышлению классические методы личной эффективности объединяются с современными технологиями анализа и моделирования бизнес-систем. Третья часть сообщества - обычные консультанты, менеджеры и предприниматели, которых интересуют идеи тайм-менеджмента.

Все участники данного сообщества - будь то руководитель крупнейшей корпорации или рядовой менеджер небольшой фирмы - увлеченные люди, которые не только изучили теорию организации времени, но и внедрили в практику своей деятельности техники и технологии отечественного тайм-менеджмента. Так же, они делятся своим опытом на сайте, где опубликованы одни из самых интересных и актуальных статей многих активных участников тайм-менеджерского сообщества. Все собранные на страницах сайта истории - это реальный опыт применения инструментов, техник и технологий тайм-менеджмента в самых разнообразных областях и сферах деятельности. Наиболее интересные статьи приведены в качестве примеров в главах данного издания.

Четвертый этап развития тайм-менеджмента в России обозначился открытием в 2007 г. первой в российских вузах кафедры тайм-менеджмента в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. - МФПА). Таким образом, была создана и развита научно-педагогическая школа в области управления временем.

Развитие этого этапа связано с именем Глеба Алексеевича Архангельского. Он является основателем и руководителем тайм-менеджерского сообщества, генеральным директором компании «Организация Времени», заведующего кафедрой тайм-менеджмента МФПУ «Синергия», автором многочисленных деловых трудов. Глеб Архангельский по праву считается ведущим экспертом в области организации времени.

Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация Времени» на сегодняшний день - основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в области организации времени в нашей стране.

2.2 Современное состояние тайм-менеджмента

На сегодняшний день практически невозможно найти российскую компанию, управляющие которой не были бы заинтересованы вопросом повышения ее конкурентоспособности. Для решения данного вопроса необходимо проделать большой объем работы по оптимизации всех бизнес-процессов организации. Но, это довольно сложная и долговременная задача, поэтому во многих фирмах в России повышают эффективность работы организации за счет тайм-менеджмента.

Классический тайм-менеджмент с трудом справляется с вопросами, которые необходимо решать для современного бизнеса. Это связано с тем, что в последние годы тайм-менеджмент не претерпевал принципиальных изменений, поэтому интерес к тайм-менеджменту заметно спал.

Обычной практикой в российских фирмах является ситуация, когда руководитель в «добровольно-принудительном» порядке рекомендует своим подчиненных какую-нибудь литературу по тайм-менеджменту или навязывает новый продвинутый органайзер. Ярким примером данной ситуации служит Борис Дьяконов, исполнительный директор Банк24.ру. Он увлекся идеей тайм-менеджмента, когда стал акционером банка. После этого он стал реализовывать прочитанное, путем организации лекций по тайм-менеджменту, ввел стандарты проведения совещаний, повысил культуру общения. В самом начале внесения изменений в деятельность организации, сотрудники банка им противились. Но, впоследствии, благодаря настойчивости руководства компании все изменения были приняты, так как ценность людей, умеющих экономить время высока и компания Банки24.ру стала одной из первых российских кредитных организаций, внедривших у себя стандарты управления качеством.

Необходимым элементом внедрения нововведений относительно любой программы мотивации персонала является жесткость и последовательность при решении поставленных задач. При введении новых идей в коллектив, для их поддержания необходим обязательный контроль, что приводит к дополнительным расходам. Это является одной из основных причин отсутствия систематизированного подхода к тайм-менеджменту на российских предприятиях.

Генеральный директор группы компаний MC-Bauchemie-Russia Александр Мондрус при помощи тайм-менеджмента решил такой вопрос, как исключение из рабочего процесса «пожирателей» времени. Как пример, можно привести то, что все телефонные разговоры внутри организации начинаются с вопроса «удобно ли тебе говорить?». Что значительно экономит время обоих сотрудников. При появлении новых сотрудников в организации их так же обучают навыкам работы со временем.

Главной идеей тайм-менеджмента является то, что необходимо понять для чего это необходимо и только потом разрабатывать методы достижения. В последнее время самые эффективные схемы сферы управления временем появляются в вопросе целеполагания. Российские компании часто и с большой готовностью назначают крайние сроки выполнения поставленной задачи и ответственных за выполнение, но при этом мало времени тратят на доведение до сотрудника информации о том, что именно должно быть сделано и для чего. Как следствие, работа выполняется в срок, но оказывается неэффективной и никому не нужной.

Тайм-менеджмент является универсальным навыком, он не имеет, культурных границ. И в западных, и в российских тренинговых программах в большинстве случаев используют западные технологии: расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра, принцип Паретто и пр. (хотя и российские исследователи успели внести в теорию тайм-менеджмента свой посильный вклад.

В Российских компаниях традиционной формой обучения навыкам организации рабочего времени является проведение двухдневного тренинга. Как правило, такие тренинги проводят для менеджеров среднего и низшего звена (бэк-офис, отдел продаж, производство и т.д.). В результате тренинга его участники изучают базовые инструменты расстановки приоритетов и планирования, пытаются применить их в различных ситуациях, оттачивают навыки в играх и упражнениях. Так же, в последнее время, российские организации вводят очень близкий к тайм-менеджменту тренинг стресс-менеджмент, так как национальная бизнес-среда более изменчива и стрессогенна, в отличии от западной.

Тренинги по повышению уровня общей культуры управления стали в российских компаниях весьма распространенными, но относительно вопросов самоорганизации сотрудников управляющие относятся без должного внимания. Многие считают, что проблема личной организованности сотрудника является его собственной проблемой. Тогда как тайм-менеджмент предполагает, что каждый сотрудник должен иметь возможность инвестировать время не только в работу, но и в свои личные цели: саморазвитие, досуг, здоровье, семью. Только в этом случае человек будет удовлетворен и эффективен как сотрудник.

Если рассматривать практику, то часто случается, что рабочее время некоторых специалистов не поддается планированию, а для других получаемая в результате применения тайм-менеджмента экономия минимальна. Например, компания «ЭКОПСИ Консалтинг», которая занимается изучением области управления персоналом, провела исследование среди персонала ряда своих клиентов. Результаты исследования показали, что сотрудникам на практике удается спланировать не более половины своего времени, а чаще всего - не более 30%. Это связано с динамично меняющимися приоритетами, нехваткой информации и недостатком высококвалифицированных менеджеров. Поэтому, традиционные инструменты планирования не всегда работают.

Именно поэтому опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют резервировать до 40% рабочего времени под решение непредвиденных задач, а планировать и управлять лишь оставшимися 60%. Но, часто случается и так, что сотрудникам даже 60% рабочего времени не всегда удается спланировать. В основном, это относится к сферам деятельности, где в процессе работы приходится решать вспомогательные, например, секретарские задачи, то хоть как-то управлять в этом случае можно не более чем 30 - 40% времени. Такое соотношение характерно для многих специальностей, а также для некоторых клиентоориентированных бизнесов в целом - например, брокерского. Так же, ярким примером является менеджер по связям с общественностью, который бы ее придерживался, ведь таким образом он бы лишился информации, которая и помогает ему быть эффективным. Не среагировав вовремя на запрос о срочном комментарии, он рискует поплатиться имиджем компании. А среагировать -- значит отложить свое расписание и отклониться от плана.

Среди большинства уже состоявшихся специалистов существует мнение, что каждый сотрудник должен прийти к необходимости изучения теории тайм-менеджмента самостоятельно. Любые попытки навязывания изучения и применения тайм-менеджмента в рамках целой компании похоже на тоталитаризм. Это подтверждается тем, что если у сотрудника появится потребность в решении определенного вопроса и он самостоятельно разберется в нем, то у него будет интерес применять этот метод на практике.



Заключение

Тайм-менеджмент -- это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым появилась возможность верной расстановки приоритетов, точного планирования времени, для повышения продуктивности в организации рабочего времени.

Структура тайм-менеджмента состоит из следующих процессов:

- анализ;

- разработка и составление стратегий;

- целеполагание;

- планирование и расстановка приоритетов;

- реализация процесса;

- контроль достижения целей;

Используя приемы тайм-менеджмента, не нужно пытаться распланировать все, так как в жизни часто происходят незапланированные события, предугадать которые нет возможности. Специалисты рекомендуют планировать лишь 60% своего рабочего времени, а оставшиеся 40% оставлять для решения непредвиденных вопросов.

Анализируя использование времени, можно определить преимущества и недостатки рабочего процесса, выявить причины потери времени. На его основании уже можно планировать производственный процесс. Планирование времени предполагает структурирование времени для выполнения задач и достижения определенных целей. Для эффективного планирования необходимо ставить конкретные цели и назначать конкретные сроки их достижения. Планирование также необходимо осуществлять путем ведения записей, разделяя задачи на срочные и менее срочные в соответствии с приведенными методиками тайм-менеджмента.

На сегодняшний день тайм-менеджмент имеет важное значение, так как управление собственным временем необходимо как для крупных предприятий, с отлаженными рабочими процессами, так и для каждого человека, который стремится повысить эффективность своей производительности и уделять достаточно времени как работе, так и личной жизни. Успешное планирование времени на работе и в личном пространстве - это залог успеха в жизни.

По сравнению с западом, где тайм-менеджмент развит от отдельной фирмы, до общества в целом, в России он развит не на всех уровнях. Управляющие организаций и предприятий ведут активные дискуссии о возможности развития тайм-менеджмента в России по примеру одной из западных моделей. Однако, ни один метод, разработанный другими странами, не подойдет для нашей страны, так как для применения определенной модели необходимо учитывать национальный менталитет, исторически сложившиеся отличия в теории и практике управления.



Список литературы

1. Балашов А.П. Основы менеджмента: уч. / А.П. Балашов. М: Вузовский учебник, 2018. 289 с.

2. Виханский О.С. Менеджмент [Электронный ресурс]: рек. М-вом образования и науки РФ в качестве учеб. / О. С. Виханский, А. И. Наумов. М.: Магистр: НИЦ ИНФРА-М, 2018. ЭБС "Знаниум".

3. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент. Полный курс: Учебное пособие. М: Альпина Паблишер, 2017. 322 стр.

4. Аверин, А.В. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации: учебное пособие / А.В. Аверин. М.:Изд. РАГС, 2016. 224 с.

5. Бланк, И.А. Менеджмент: учебный курс / И.А. Бланк. Киев: Ника-Центр Эльга, 2015. 680 с.

6. Румянцева З. П. Общее управление организацией. Теория и практика: рек. УМО вузов Рос. Федерации по образованию в обл. менеджмента в качестве учеб. для студентов / З. П. Румянцева. М.: ИНФРА-М, 2015. 304 с.

7. Балдин, К.В. Управленческие решения: Учебник / К.В. Балдин, С.Н. Воробьев, В.Б. Уткин. 7-e изд. М.: Дашков и К, 2017. 496 с.

8. Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. М.: Альпина Паблишер, 2018. 168 с.

9. Баранчеев В.П. Управление инновационными проектами / В.П. Баранчеев. М: Благовест-В, 2017. 193 с.

10. Абчук В. А. Менеджмент: доп. УМО по образованию в обл. произв. менеджмента в качестве учеб. пособия / В. А. Абчук. 2-е изд. СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2015. 463 с.

11. Кравченко К. А. Управление крупной компанией [Текст]: доп. Сов. УМО по образованию в обл. менеджмента в качестве учеб. пособия по дисциплине "Менеджмент организации" / К. А. Кравченко, В. П. Мешалкин. 2-е изд. М.: Академ. Проект, 2017. 352 с.

12. Лукичева Л. И. Управление организацией: рек. Сов. УМО вузов России по образованию в обл. менеджмента в качестве учеб. пособия по специальности "Менеджмент организации" / под ред. Ю. П. Анискина. 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2016. 360 с.

13. Иванова Е.А. Теория менеджмента. Учебное пособие. М: МИИТ, 2016. 176 с.

14. http://s-kalinin.blogspot.ru/2011/12/blog-post_15.html - Калинин С. «Типы тайм-менеджмента», 15.05.2018.

15. http://www.manageweb.ru/study-553-1.html - Сидорова Н.А., «Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы», 17.05.2018.

Размещено на Allbest.ru

...