Ведение учета кассовых операций на примере ЗАО "Надежда"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Учет кассовых операций

1.1 Организация кассы

1.2 Обеспечение сохранности денежных средств

1.3 Применение контрольно-кассовой техники

1.4 Документация кассовых операций

1.5 Принцип ведения кассовой книги

1.6 Отражение кассовых операций на счетах и в регистрах бухгалтерского учета

1.7 Ревизия и инвентаризация кассы

2. Практическая часть курсовой работы

2.1 Журнал регистрации хозяйственных операций

2.2 Расчеты к операциям

2.3 Счета бухгалтерского учета

2.4 Оборотная ведомость по синтетическим счетам

2.5 Бухгалтерский баланс предприятия

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

бухгалтерский учет кассовый ревизия

Важное значение для хозяйственной и финансовой деятельности предприятия имеют система денежных потоков, своевременность расчётов с клиентами, тщательно налаженный учёт кредитных и расчётных операций.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет большое значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в народном хозяйстве, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет.

Целью бухгалтерского учета денежных средств является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Актуальность выбранной темы «Учет кассовых операций» заключается в том, что предприятия в условиях рыночных отношений имеют хозяйственные связи с другими предприятиями. Четкая организация расчетов способствует ускорению оборачиваемости оборотных средств, своевременному поступлению денежных средств, и, следовательно, эффективной работе предприятия.

Целью данной курсовой работы является изучение нормативно-правового регулирования ведения кассовых операций, а также рассмотрение документального оформления и движения денежных средств в кассе.

1. Учет кассовых операций

1.1 Организация кассы

Все производственные предприятия обязаны хранить свои денежные средства на расчетных счетах в учреждениях банка. В то же время им разрешено незначительные суммы денежной наличности, необходимые для текущих расходов, оставлять в своих кассах.

Для расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности.

Учет денежных средств в кассе осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

Ведение наличных расчетных операций разрешено в пределах установленного лимита. В настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одной сделке не должна превышать 60 000 рублей.

За накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов и за превышение предельной суммы расчётов наличностью согласно действующему законодательству к самой организации и её руководителям могут быть применены штрафные санкции.

«Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда» "КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ" от 30.12.2001 N 195-ФЗ., ст. 15.1// Система Консультант Плюс.

Кассовые операции выполняет кассир, который назначается на эту должность приказом руководителя производственного предприятия. Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

«Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий. Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при предприятиях. При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России» Панченко Т.М. О наличных денежных расчетах // Официальные материалы. Комментарии и консультации для бухгалтера, 2007.- № 1, с. 22-27. Законным платежным средством на территории Российской Федерации является рубль (п. 1 ст. 140 ГКРФ), поэтому по общему правилу все наличные расчеты должны производиться в рублях.

«Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты» Положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 № 14-П п.2.2// Система Консультант Плюс.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (Приложение 1). Расчет представляется в банк в 2-х экземплярах. Все показатели в расчете указываются в тысячах рублей. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

В данной курсовой работе пример расчета на установление предприятию лимита остатка денежных средств в кассе приводится на основании хозяйственной деятельности ЗАО «Надежда». Некоторые сведения о данном предприятии предоставлены в Таблице 1.

Таблица 1

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца (фактически)	65000 руб.
Выплачено наличными деньгами за последние 3 месяца (кроме расходов на з/п и выплат социального характера) (фактически)	16000 руб.
Предприятие работает 5 дней в неделю (Суббота, Воскресенье выходные дни)
Часы работы предприятия	с 9.00 до 17.00

Для обоснования лимита остатка денежных средств организации необходимо произвести следующие расчеты:

1. Среднедневная выручка = 65000(выручка за 3 месяца)/ 65 (число рабочих дней данного предприятия)= 1000 руб./день

2. Среднечасовая выручка = 1000 (среднедневная выручка)/ 8 (количество рабочих часов предприятия в день)= 125 руб./час

3. Среднедневной расход =16000 (наличные расходы предприятия за 3 месяца (кроме расходов на з/п и выплат социального характера)/65(число рабочих дней данного предприятия) = 246 руб./день

На основе приведенных расчетов выше, организация испрашивает сумму лимита (в данном случае 2000 руб.), обосновывая ее своими текущими расходами (в данном случае организация планирует расходовать выручку на выдачу з/п, командировочные расходы, приобретение канцелярских принадлежностей). Далее учреждение банка, ознакомившись с расчетом, представленным предприятием разрешает полностью или частично расходовать выручку на указанные цели предприятия, в соответствии с чем выносит решение на установление лимита остатка кассы.

«По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной» Положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 № 14-П п.2.5// Система Консультант Плюс.

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Хранить в кассе наличные деньги (сверх установленных лимитов) можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая дату получения денег в банке.

Таким образом, суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету № 50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету № 50 за день могут превышать установленный лимит.

В кассу организации наличные деньги могут поступать с расчетного, валютного счетов в банке, от покупателей, а также в виде возвращенных авансов и неиспользованных сумм. С расчетного и валютного счетов деньги получает кассир организации по чеку, который представляет собой отрывной лист чековой книжки. Чековую книжку организация получает в обслуживающем его банке. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, а на оборотной - ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы - у организации в чековой книжке.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Из кассы деньги могут быть выданы под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые их руководителями.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Деньги выдаются при условии полного отчета данного лица по ранее выданному ему авансу. Передача этих денег другим лицам запрещается. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

1.2 Обеспечение сохранности денежных средств

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

«Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации» Инструкция Центрального Банка России «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 22 сентября 1993 г., разд. 3 п.31 // Система Консультант Плюс.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

1.3 Применение контрольно-кассовой техники

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ), включенную в Государственный реестр.

Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению. Положение об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005г. № 171.

В Законе № 54-ФЗ четко прописаны требования к ККТ, используемой при наличных расчетах: во-первых, она должна быть исправна и опломбирована; во-вторых, - подлежит обязательной регистрации в налоговых органах; в-третьих, должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме (данное требование вступило в силу с 27 декабря 2003 г.).

«Продажа товаров, выполнение работ или оказание услуг при отсутствии установленной информации либо без применения контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда» "КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ" от 30.12.2001 N 195-ФЗ., ст. 14.5// Система Консультант Плюс.

К работе на кассовых машинах допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.

На каждый экземпляр ККТ заводится Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132), который применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя организации и главного бухгалтера, а также заверен печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

При установке кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта ведется «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира операциониста» (форма № КМ-5). Данный журнал предназначен для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Исходя из положений письма Минфина России от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2, на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:

1. наименование организации;

2. идентификационный номер организации-налогоплательщика;

3. заводской номер контрольно-кассовой машины;

4. порядковый номер чека;

5. дата и время покупки (оказания услуги);

6. стоимость покупки (услуги);

7. признак фискального режима.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон о бухгалтерском учете. В связи с этим кассовый чек является первичным документом.

Изменен порядок выдачи чека Законом РФ № 5212-I в статье 5: если раньше чек необходимо было передать вместе с покупкой, то теперь - в момент оплаты

Чеки контрольно-кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя организации или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

«Для осуществления контроля за полнотой выручки с использованием ККТ печатается кассовая лента, в которой фиксируются суммы по всем операциям поступления денежных средств. После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации» Корнийчук Г.А. Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве.- М.: Омега-Л, 2007. - 84 с..

При окончании работы на кассовой машине или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия организации, кассир должен:

- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

- составить «Справку-отчет кассира-операциониста» (форма № КМ-6, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1988 г. № 132) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом.

Закончив оформление кассовых документов, кассир производит межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники.

1.4 Документация кассовых операций

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

С принятием ГК РФ по статистике постановления № 88 от 18 августа 1998 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации вступившие в действие с 1 января 1999 года:

- «Приходный кассовый ордер» (унифицированная форма № КО-1);

- «Расходный кассовый ордер» (унифицированная форма № КО-2);

- «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (унифицированная форма № КО-3);

- «Кассовая книга» (унифицированная форма № КО-4);

- «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (унифицированная форма № КО-5).

Прием наличных денег кассами организаций оформляется приходными кассовыми ордерами, их подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег оформляется следующими типовыми формами первичных документов:

- расходным кассовым ордером (форма № КО-2);

- расчетно-платежной ведомостью (форма № Т-49);

- платежной ведомостью (форма № Т-53).

Сдача наличных денег в банк осуществляется по объявлению на взнос наличными.

Расходные ордера подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

«Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами» Ерофеева В.А. Бухгалтерский учет с элементами налогообложения.- М.: Инфра-М, 2002.-431с.. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

«Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Здесь следует обратить внимание на то, что по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия, выплачивать не допускается» Панченко Т.М. О наличных денежных расчетах // Официальные материалы. Комментарии и консультации для бухгалтера, 2007.- № 1, с. 22-27.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности".

Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

«Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению» Нестеров В.И. Учет и ведение кассовых операций. - М.: Дело и сервис, 2006. - 52 с..

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров. Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

1.5 Принцип ведения кассовой книги

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (форма № КО-4). Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

«Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации» Инструкция Центрального Банка России «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 22 сентября 1993 г. разд. 3. п. 23 // Система Консультант Плюс.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

«Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия» Инструкция Центрального Банка России «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 22 сентября 1993 г. разд. 3 п. 27 // Система Консультант Плюс.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

В случае внезапного оставления кассиром работы находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Таким образом, кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

1. оформляются первичные документы по приходу и расходу;

2. первичные документы регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов;

3. на основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), в которой он ежедневно подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число;

4. кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

1.6 Отражение кассовых операций на счетах и в регистрах бухгалтерского учета

В соответствии с Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов) учет наличных денежных средств ведется на активном балансовом счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту -суммы, выданные наличными. К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Основные хозяйственные операции по движению денежных средств в кассе отражены в Таблице 2.

Таблица 2

Журнал регистраций хозяйственных операций

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Документы, являющиеся основанием для отражения операций в учете	Корреспонди-рующие счета
			Дебет	Кредит
1	Получено из банка по чеку: - на заработную плату - на хозяйственные расходы	Приходный кассовый ордер	50-1	51
2	Получено от ЗАО «Стрелец» за реализованную продукцию	Приходный кассовый ордер	50-1	62
3	Получен возврат неиспользованной. подотчетной суммы	Приходный кассовый ордер	50-1	71
4	Произведено снятие наличных денежных средств с валютного счета в банковском учреждении	Приходный кассовый ордер
			50-1	52
5	Внесен наличными вклад в уставный капитал предприятия	Приходный кассовый ордер	50-1	75-1
№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Документы, являющиеся основанием для отражения операций в учете	Корреспонди-рующие счета
			Дебет	Кредит
6	Получены наличными неустойки за нарушение хозяйственного договора	Приходный кассовый ордер	50-1	80
7	Погашена наличными задолженность займам	Приходный кассовый ордер	50-1	73-1
8	Отражено поступление денежных средств в кассу организации, до этого находящихся в пути и не зачисленных по назначению	Приходный кассовый ордер	50-1	57
9	Внесены в кассу излишне выплаченные суммы по заработной плате	Приходный кассовый ордер	50-1	70
410	Выдана заработная плата работникам организации	Расходный кассовый ордер, платежная ведомость	70	50-1
11	Выдано под отчет на хозяйственные расходы	Расходный кассовый ордер	71	50-1
12	Оплачено за материалы	Расходный кассовый ордер, счет поставщика	60	50-1
13	Сданы в банк сверхлимитные суммы	Расходный кассовый ордер, квитанция банка	51	50-1
14	Отражены некомпенсируемые потери от стихийных бедствий	Расходный кассовый ордер	80	50-1
15	Внесены из кассы денежные средства с целью их зачисления на расчетный счет, но еще не зачисленные по назначению	Расходный кассовый ордер	57	50-1
16	Выплачены из кассы суммы по перерасчетам с покупателями и заказчиками	Расходный кассовый ордер	62	50-1

Деньги под отчёт рекомендуется выдавать только из кассы. Выдача денежных чеков для получения подотчётных сумм непосредственно с расчётного счёта в банке, как правило, не допускается.

В установленные организацией сроки подотчётные лица должны отчитаться об использовании подотчётных сумм. Утверждённый в установленном порядке авансовый отчёт (форма № АО-1) о произведённых расходах с приложением оправдательных документов представляется в бухгалтерию. Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретённые ценности приходуют на склады, и произведённые расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Невозвращённые авансовые суммы удерживают из причитающихся средств на оплату труда.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии (см. Приложение 4). Отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов. Этот субсчет открывается организациями по необходимости.

Следует заметить, что для данных организаций особого порядка по ведению кассовой книги Порядком ведения кассовых операций не установлено.

Поскольку бухгалтерии обособленных подразделений являются неотъемлемой составной частью бухгалтерской службы организаций в целом, отражаемые ими в своих учетных регистрах финансово-хозяйственные операции следует считать отраженными в бухгалтерском учете организации в целом. Головной офис организации в данном случае ведет бухгалтерский учет только непосредственно осуществляемых им финансово-хозяйственных операций, а бухгалтерскую отчетность оформляет путем суммирования показателей, как собственных учетных регистров, так и внутренней бухгалтерской отчетности обособленных подразделений.

Обеспечение единства кассы в организациях, имеющих обособленные подразделения, базируется на соответствии кассовой дисциплины организации требованиям Порядка ведения кассовых операций, согласно которому организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все полученные наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу. Инструкция Центрального Банка России «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 22 сентября 1993 г.,п. 23// Система Консультант Плюс

Выполнить эти требования в организации, головной, офис которой расположен в г.Санкт-Петербург, а филиал, например, в Ленинградской области, практически невозможно.

На практике данную проблему решают следующим образом. Организация должна обосновывать в своей учетной политике невозможность выполнить требования Банка России и открыть в обособленном подразделении самостоятельную кассу.

Наличные деньги из кассы головного офиса выдаются под отчет кассиру филиала с установлением сроков отчета по выданным средствам. Это еще может быть применимо в организациях, филиальная сеть которых построена строго по территориально-производственному принципу и филиалы которых не осуществляют прием наличных денег за реализацию продукции, работ и услуг. В других случаях организация рискует подвергнуться применению санкций за нарушение кассовой дисциплины.

До законодательного решения указанной проблемы кассовые операции целесообразно организовать следующим образом:

1. Учитывая, что в Решении N 40 статус кассы организации для сдачи наличных денег определен недостаточно четко (однозначно лишь требование единства кассовой книги), а в Инструкции по применению Плана счетов предусмотрена возможность кроме основной иметь в организации и так называемую операционную кассу, можно регламентировать в учетной политике открытие кроме основной кассы организации по месту расположения головного офиса операционных касс по местам расположения обособленных подразделений. При этом кассир головного офиса кроме кассовой книги организации ведет книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5), а в операционных кассах филиалов и представительств по форме кассовой книги (форма N КО-4) ведутся так называемые операционные кассовые книги.

2. Для обеспечения требований кассовой дисциплины организации следует согласовать с учреждением банка, обслуживающего ее головной офис, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе и утвердить в учетной политике квоты каждого филиала в общем объеме этого норматива.

3. Обосновав невозможность ежедневной сдачи остатков наличных денег из операционных касс филиалов и представительств в единую кассу организации, в учетной политике организации целесообразно предусмотреть периодичность и сроки осуществления такой сдачи, а также необходимость досрочной сдачи наличных денег в единую кассу организации при превышении обособленным подразделением установленной квоты от норматива остатка наличных денег в кассе. Таким образом, организация может контролировать соблюдение общего лимита остатков наличных денег в кассе, как в головном офисе, так и в обособленных структурных подразделениях и снизить риск применения штрафных санкций за превышение данного лимита.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам, по сумме фактических затрат на их приобретение, с выделением страницы на каждый вид документов. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам. Поступление денежных документов отражается по дебету счета 50-3 на основании накладной, других приходных документов, выписываемых кассиром при приемке денежных документов. Выдача из кассы денежных документов производится на основании выписываемого бухгалтером требования и оформляется проводкой по кредиту счета 50-3 «Денежные документы». Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2005.-349с.

Основные хозяйственные операции по движению денежных документов в кассе отражены в Таблице 3.

Таблица 3

Журнал регистраций хозяйственных операций

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Документы, являющиеся основанием для отражения операций в учете	Корреспондирующие счета
			Дебет	Кредит
1	Приняты путевки в дома отдыха	Акт приемки	50-3	76
2	Выданы путевки в дома отдыха, приобретенные за счет прибыли организации	Ведомость выдачи путевок	91-2	50-3
3	Принята путевка в санаторий	Акт приемки	50-3	76
4	Выдана путевка в санаторий, приобретенная за счет средств социального страхования	Ведомость выдачи путевок	69-1	50-3
5	Выдача путевок персоналу с частичной оплатой	Ведомость выдачи путевок	50-1	50-3
6	Оплачены наличными деньгами путевки в санаторий	Ведомость выдачи путевок	50-3	50-1

Отчеты кассира и первичные документы, отражающие движение денежных средств через кассу являются основанием для записи хозяйственных операций в Журнал-ордер №1(по кредиту счета 50) и в Ведомость №1 (по дебету счета 50), а также итогами за месяц в Главную книгу.

При незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3-5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в Журнале-ордере и в Ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Пример заполнения Журнала-ордера №1 и Ведомости №1 приведен в Таблицах 4,5.

Остаток средств в кассе на конец месяца должен совпадать с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе. К этому остатку прибавляется сальдо субсчета 50-3 «Денежные документы».

Таблица 4

Журнал-ордер №1 по счету 50 за январь 2006 года

Дата	Содержание	51	70	71	73/1	76/3	Итого
05.01.06	На расчетный счет зачислена выручка от продажи путевки	2500					2500
10.01.06	Выплачены алименты на детей от работника					2150	2150
11.01.06	Выдано под отчет			10000			10000
12.01.06	Выдан беспроцентный заем				5000		5000
15.01.06	Погашена задолженность по зарплате		491200				491200
23.01.06	Возмещен перерасход согласно утвержденному авансовому отчету			1225			1225
Дата	Содержание	51	70	71	73/1	76/3	Итого
Итого		2500	491200	20225	5000	2150	521075

Таблица 5

Ведомость №1 по счету 50 за январь 2006 года

Сальдо на начало месяца 100

Дата	Содержание	51	70	71	73/1	Итого
11.01.06	Получены с расчетного счета денежные средства на коммерческие расходы	10000	-	-	-	10000
12.01.06	Получены с расчетного счета денежные средства на выдачу займа работнику	5000	-	-	-	5000
15.01.06	В кассу с расчетного счета получены денежные средства для выплаты заработной платы	498200	-	-	-	498200
23.01.06	Получены в кассу денежные средства на командировочные нужды	1300	-	-	-	1300
24.01.06	Получено в кассу на командировочные нужды	9000	-	-	-	9000
24.01.06	Подотчетным лицом возвращено в кассу за не купленные билеты	-	-	329	-	329
Итого		523500	-	329	-	523829

Сальдо на конец месяца 2854

На конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 «Касса», являющееся разницей суммы оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса». Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса» с Главной книгой, Журналом-ордером с Ведомостью по счету 50 «Касса» и Кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей. Для подтверждения полноты и своевременности оприходования денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется метод взаимного контроля, при котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», а корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет» с данными Журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Обе суммы должны совпадать. Предприятия за неоприходование или неполное оприходования денежной наличности подвергаются штрафу.

«Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании (неполном оприходовании) индивидуальным предпринимателем в кассу денежной наличности, является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа в соответствии со статьей 15.1 КоАП на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда» "О неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности"<письмо> МНС РФ от 12.10.2004 N 14-1-04/4175//Система консультант плюс.

1.7 Ревизия и инвентаризация кассы

Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» подтверждено, что инвентаризация кассы должна производиться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

- при смене кассира;

- при выявлении недостач и хищений;

- перед составлением годовой отчетности;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

...