Таким образом, стоимость ведения бухгалтерского (бюджетного) учета в учреждениях, включающая оплату труда сотрудников, расходы по начислениям на оплату труда, расходы на содержание рабочих помещений, на оснащение офисным оборудованием, на поддержку информационных баз данных и т. д., за последние годы существенно выросла.

Одним из возможных вариантов оптимизации структуры учреждения является передача функций по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета централизованной бухгалтерии.

Основными целями создания централизованной бухгалтерии являются:

· решение проблемы кадрового дефицита;

· оптимизация бюджетных расходов;

· поддержка процессов реформирования бухгалтерского (бюджетного) учета, обеспечивающая быстрый централизованный переход на обновленные условия ведения учета и формирования отчетности;

· обеспечение достоверного учета имущества и обязательств публичного правового образования;

· повышение качества ведения учета и составления отчетности на основе единой методологии, позволяющей стандартизировать учетные процедуры от момента создания первичного документа до формирования отчетности;

· автоматизация бухгалтерского (бюджетного) учета на основе современных программ и технологий, унификация требований к программному обеспечению;

· снижение уровня коррупции в учреждениях и повышение эффективности управления.

Санкт-Петербургское государственное учреждение «Централизованная бухгалтерия администрации Приморского района Санкт-Петербурга» («Централизованная бухгалтерия администрации Приморского района Санкт-Петербурга») создана Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25 октября 2004 года № 1740 «О создании Санкт-Петербургского государственного учреждения «Централизованная бухгалтерия администрации Приморского района Санкт-Петербурга».

В настоящее время все больше централизованных бухгалтерий получают статус юридического лица и преобразуются из структурных подразделений в муниципальные учреждения.

К основным документам, в соответствии с которыми функционирует централизованная бухгалтерия, относятся нормативно-правовой акт руководителя органа власти местного самоуправления (распоряжение главы администрации города, района или области) о создании централизованной бухгалтерии, а также уставы указанных учреждений.

Государственное или муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия» является юридическим лицом, соответственно имеет круглую печать, бланки и штампы со своим наименованием, текущий и иные счета в банковских учреждениях, счет в органе Федерального казначейства, смету расходов и обособленное имущество, которое принадлежит ему на праве оперативного управления.

Основной целью организации бюджетного учета в централизованных бухгалтериях является минимизация управленческих затрат по осуществлению учетных и отчетных процедур, унификации порядка проведения контрольных мероприятий, а также повышение эффективности использования бюджетных средств. В письме Минфина России от 19 августа 2003 г . № 03-01-01/11-241 сказано, что изначально централизованные бухгалтерии создавались как специализированные структурные подразделения при органах государственной власти, главных распорядителях (распорядителях) бюджетных средств в целях эффективной организации бухгалтерского учета в обслуживаемых бюджетных учреждениях.

При централизации учета должен быть заключен договор между учреждением и централизованной бухгалтерией. В нем необходимо определить права и обязанности каждой стороны. При этом руководитель учреждения может, заключая договор, оставить за собой право первой подписи лишь по внебюджетному счету (или по всем счетам своего учреждения). Право второй подписи при этом может остаться у главного бухгалтера централизованной бухгалтерии либо же делегировано бухгалтеру, ответственному за обслуживание данного учреждения.

При заключении договора на ведение бухгалтерского учета бухгалтер бюджетного учреждения составляет передаточный акт и бухгалтерскую отчетность на дату передачи полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии. Ее состав приведен в рубрике «Для справки».

При передаче права первой подписи директору бухгалтерии руководителю обслуживаемого учреждения необходимо оформить простую форму доверенности. Указанная доверенность поможет избежать разногласий с проверяющими органами.

Передача функций по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета централизованным бухгалтериям целесообразна, прежде всего, при наличии в определенном публичном правовом образовании значительного количества учреждений, принадлежащих к одной сфере деятельности, имеющих каждое в отдельности небольшой объем финансово-хозяйственных операций (например, образовательные учреждения, учреждения культуры).

Однако эту форму организации учета можно применить ко всей бюджетной сфере публичного правового образования (поселения или муниципального района). В этом случае создается межведомственная централизованная бухгалтерия, которая обслуживает все учреждения (или большинство учреждений) независимо от их сферы деятельности, выполняя таким образом функцию учетного центра муниципального образования. При этом подлежат ликвидации существующие ведомственные централизованные бухгалтерии, бухгалтерские службы в администрации муниципального образования, в бюджетных учреждениях.

Как правило, централизация бухгалтерского учета осуществляется на основании документов, принятых соответствующим органом государственной власти или местного самоуправления. В соответствии со ст. 162 БК РФ централизованные бухгалтерии создаются в организационно-правовой форме "учреждение".

Учредителем централизованной бухгалтерии выступает орган государственной власти, а на муниципальном уровне - администрация муниципального образования. Работа учетного центра осуществляется на основании устава, утвержденного учредителем (решением представительного органа муниципального образования).

Централизованная бухгалтерия подведомственна, подотчетна и подконтрольна учредителю, является юридическим лицом, соответственно обладает всеми правами и обязанностями юридического лица, определенными ГК РФ. Она имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, лицевой счет, открытый в финансовом органе, печать, штамп со своим наименованием, бланки и другие реквизиты, отвечает по своим обязательствам находящимися в ее распоряжении денежными средствами. При их недостаточности субсидиарную ответственность по обязательствам учетного центра несет собственник имущества.

На рис.2.1. представлена организационная структура ГУ «Централизованная бухгалтерия Приморского района».

Рис. 2.1 Структура ГУ «Централизованная бухгалтерия Приморского района»

Деятельность централизованной бухгалтерии осуществляется также на основании следующих распорядительных документов, утвержденных ее руководителем (при необходимости - согласованных с учредителем):

· штатное расписание;

· положение по оплате труда работников учреждения, разработанное в соответствии с Примерным положением об оплате труда работников учреждений, подведомственных органу государственной власти (местного самоуправления);

· положение о предоставлении платных услуг по ведению бухгалтерского учета;

· должностные инструкции работников и др.

Централизованная бухгалтерия на основании договора на бухгалтерское обслуживание может оказывать платные услуги по ведению учета и формированию отчетности сторонним организациям, не являющимся участниками бюджетного процесса данного публичного правового образования (своего рода аутсорсинг), например учреждениям, финансовое обеспечение которых осуществляется из другого бюджета. Расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости в этом случае подписывают руководитель обслуживаемого учреждения и руководитель учетного центра (в части оформления второй подписи).

Персонал централизованной бухгалтерии группируется в отделы по функциональному признаку, например, отдел учета бюджетных обязательств, отдел учета расчетов по заработной плате, отдел учета нефинансовых активов, отдел учета доходов и продуктов питания, отдел аналитики и отчетности.

Ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности осуществляется централизованной бухгалтерией на основе заключаемых с учреждениями типовых договоров на бухгалтерское обслуживание. Договоры являются безвозмездными, в этом случае финансовое обеспечение централизованной бухгалтерии осуществляется за счет средств бюджета в пределах утвержденной бюджетной сметы получателя бюджетных средств.

Обязательным является определение в договоре прав и обязанностей каждой из сторон. В договоре также должен быть предусмотрен порядок предоставления информации руководителю обслуживаемого учреждения.

Учитывая, что современные централизованные бухгалтерии призваны стать своеобразными методическими центрами, где руководитель и работники обслуживаемого учреждения смогут получить необходимые консультации, в договоре желательно закрепить конкретного, согласованного сторонами работника централизованной бухгалтерии, ответственного за обслуживание данного учреждения.

Любая схема взаимоотношений между централизованной бухгалтерией и обслуживаемым учреждением предполагает передачу только функций, связанных с ведением бухгалтерского и налогового учета и составлением отчетности. Все функции главного распорядителя, получателя бюджетных средств, администратора доходов бюджета, а также административные функции осуществляются самими обслуживаемыми учреждениями.

За обслуживаемым казенным учреждением сохраняются полномочия получателя бюджетных средств, следовательно, оно должно самостоятельно контролировать:

· соответствие заключаемых договоров лимитам бюджетных обязательств;

· соответствие совершаемых финансово-хозяйственных операций действующему законодательству;

· расходование средств в соответствии с утвержденными сметами;

· наличие и движение имущества;

· использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с нормативами и сметами.

За обслуживаемым главным распорядителем бюджетных средств сохраняются соответствующие полномочия:

· ведение бюджетной росписи;

· составление и утверждение бюджетных смет получателей бюджетных средств, смет доходов и расходов от приносящей доход деятельности;

· доведение уведомлений о бюджетных ассигнованиях и лимитов бюджетных обязательств до подведомственных получателей;

· осуществление перемещений ассигнований и лимитов бюджетных обязательств между подведомственными получателями бюджетных средств;

· доведение предельных объемов финансирования до подведомственных получателей.

Главные администраторы доходов бюджета также самостоятельно выполняют возложенные на них полномочия:

· контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей в бюджет, взыскание задолженности по ним;

· возврат доходов;

· уточнение вида и принадлежности платежа;

· доведение до подведомственных учреждений правовых актов о наделении их полномочиями администраторов доходов бюджета и порядке осуществления ими указанных полномочий, в т. ч. о передаче части полномочий по начислению, учету и контролю за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей в бюджет в части их поступлений от приносящей доход деятельности;

· информационное сотрудничество с территориальным управлением Федерального казначейства в системе электронного документооборота (СЭД);

· формирование всех первичных документов, являющихся основанием для отражения поступлений главным администраторам доходов бюджета, и передача их в установленные сроки для отражения на счетах бухгалтерского учета и формирования бюджетной отчетности централизованной бухгалтерии;

· ведение кассового плана.

Руководитель обслуживаемого учреждения сохраняет право:

· принимать кадровые решения (прием и увольнение работников, повышение окладов, установление надбавок и доплат, разрешение на совмещение и совместительство, а также на заключение договоров гражданско-правового характера с лицами, не являющимися работниками учреждения, при наличии лимитов бюджетных обязательств по соответствующему коду бюджетной классификации);

· заключать хозяйственные договоры (кроме случаев, когда действующим порядком предусмотрена централизованная поставка отдельных видов материальных запасов), принимать другие бюджетные обязательства;

· получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды;

· разрешать выдачу авансов и заработной платы работникам учреждения;

· расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения;

· утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством;

· решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Учитывая требования Закона о бухгалтерском учете и особенности централизации учета ответственными за организацию и ведение бухгалтерского (бюджетного) учета являются:

· за организацию бухгалтерского (бюджетного) учета в централизованной бухгалтерии - руководитель централизованной бухгалтерии;

· за формирование учетной политики и исполнение распорядительных документов, определяющих особенности реализации учетной политики в обслуживаемых учреждениях, за ведение бухгалтерского (бюджетного) учета, своевременное представление полной и достоверной отчетности - главный бухгалтер централизованной бухгалтерии;

· за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций - руководители обслуживаемых учреждений.

2.2 Учёт МПЗ при осуществлении ГУ «Централизованная бухгалтерия Приморского района» уставной деятельности