Архітектура моделей і даних інформаційних систем, інформаційне забезпечення і методологія автоматизованого розв’язання задачі "Облік розрахунків з оплати праці на підприємствах"

Діалогове вікно перегляду і редагування даних по конкретному співробітнику має чотири закладки:

1. Загальні /Общие з такими реквізитами:

Табельний номер /Табельный номер - вказується індивідуальний табельний номер працівника відповідно до прийнятої на підприємстві системи кодування;

П.І.Б./Ф.И.О. - вказується прізвище та ініціали співробітника;

Посада /Должность - записується посада, яку займає працівник на підприємстві;

Фірма, в котрій працює співробітник /Фирма, в которой работает сотрудник - вказується фірма, де працює співробітник. Реквізит доступний до того моменту, поки елемент довідника не записано.

У випадку, якщо дане підприємство є для співробітника основним місцем праці, - потрібно встановити прапорець Основний /Основной.

2. Дані по з/п / Данные по з/п з такими реквізитами:

Оклад/тариф /Оклад/тариф - вказується сума місячного окладу або погодинного тарифу;

Аванс /Аванс - вказується розмір авансу;

Кількість пільг /Количество льгот - вказується кількість пільг з прибуткового податку;

Рахунок витрат /Счет затрат - при заповненні даного реквізиту, треба звернути увагу на два моменти:

- якщо підприємство для обліку витрат використовує 8-й та 9-й класи рахунків або лише 8-й, то суми різноманітних нарахувань по співробітнику за замовчуванням будуть відображені по дебету рахунка 81 "Витрати на оплату праці".

- якщо підприємство для обліку витрат використовує лише 9-й клас рахунків, всі вищезгадані нарахування будуть віднесені на відповідний рахунок цього класу. Якщо суми нарахувань по співробітнику необхідно віднести на інший рахунок витрат, відмінний від вказаного за замовчуванням, його необхідно записати в реквізиті Рахунок витрат /Счет затрат;

* Вид витрат /Вид затрат - обов'язковий для заповнення реквізит, що визначає аналітику витратного рахунка;

3. Паспортні дані /Паспортные данные - містить реквізити: Серія /Серия і Номер паспорта, коли і ким виданий, Адреса співробітника/Адрес сотрудника, Телефон співробітника /Телефон;

4. Податкові дані /Налоговые данные - містить реквізити: Індивідуальний податковий номер /Индивидуальный налоговый номер, Назва податкової інспекції/ /Название налоговой инспекции, Адреса податкової інспекції /Адрес налоговой инспекции.

Для нарахування заробітної плати працівникам підприємства використовується документ Нарахування ЗП /Начисление ЗП (меню Документи/Документи --» Зарплата/Зарплата --» Нарахування ЗП /Начисление ЗП).

Діалогова форма даного документа для введення вхідних даних містить дві закладки:

1. Основні /Основные з такими реквізитами:

* Вид виплати/Вид выплаты - основний реквізит, який визначає подальше використання документа Нарахування ЗП /Начисление ЗП. Він може набувати значень, а саме:

Основна зарплата / Основная зарплата - відбувається нарахування основної заробітної плати співробітникам підприємства, розрахунок сум відрахувань у бюджет та державні цільові фонди, автоматичне формування проведень. За допомогою кнопки Друк/Печать можна отримати форми таких первинних документів: платіжна відомість, розрахунково-платіжна відомість, зведення відрахувань до державних цільових фондів, розрахункові картки для співробітників.

Аванс /Аванс - відбувається нарахування авансу співробітникам підприємства. Суми авансу з довідника Співробітники /Сотрудники автоматично записуються в графу До видачі /К выдаче табличної частини документа, проте існує можливість редагування сум авансу вручну. Після заповнення всіх реквізитів формується документ "Відомість нарахування авансу", який бухгалтерських проведень не генерує, на відміну від вказаних вище первинних документів.

Внесення /Внесение - вид виплати, що призначений для запису вхідного сальдо за розрахунками з оплати праці на початку роботи з типовою конфігурацією "1С:Бухгалтерия 7.7".

Рахунок оплати праці /Счет оплати труда - визначається бухгалтерський рахунок (субрахунок) розрахунків з оплати праці;

Середньоспискова чисельність співробітників /Среднесписочная численность сотрудников - визначається величина, що визначає середньоспискову чисельність співробітників;

Кількість робочих днів /Количество рабочих дней - записується кількість робочих днів у поточному періоді нарахування заробітної плати.

2. Додатково /Дополнительно - визначається бухгалтерський рахунок витрат, на який списується сума комунального податку, аналітика даного рахунку, рахунок обліку валових витрат.

Табличну частину документа можна заповнювати двома способами:

1. по кожному співробітнику окремо - клацнувши мишкою в першому рядку стовпця Співробітники /Сотрудники і вибравши необхідний елемент;

2. по всьому списковому складу - натиснувши кнопку Заповнити /Заполнить. При цьому автоматично заповняться стовпці: Співробітники /Сотрудники, Нараховано/Начислено (Аванс/Аванс), Днів /Дн.

Суми додаткових нарахувань (відпускні, лікарняні тощо) необхідно внести в табличну частину документа вручну.

Для автоматичного розрахунку сум основних утримань по кожному працівнику необхідно скористатися кнопкою Розрахувати /Рассчитать, що розміщена в нижній частині діалогового вікна.

Для реалізації операцій з виплати заробітної плати призначений документ Виплата ЗП /Выплата ЗП. Цей документ формує платіжні відомості та створює бухгалтерські проведення з виплати заробітної плати (заборгованості із заробітної плати) працівникам.

Діалогова форма даного документа містить такі реквізити:

Період /Период - визначається період, за який буде здійснюватися виплата заробітної плати співробітникам підприємства;

Вид виплати /Вид выплаты та Рахунок оплати праці /Счет оплаты труда - значення, що можуть набувати дані реквізити аналогічні як і в документі Нарахування ЗП /Начисление ЗП;

Відсоток виплати/Процент выплаты - вказується відсоток від суми, що планується до видачі;

Каса /Касса - значення реквізиту вибирається з довідника Рахунки нашої фірми /Счета нашей фирмы;

Заповнення табличної частини документа відбувається автоматично для виду виплати Основна з/п /Основная з/п, після натискання кнопки Заповнити /Заполнить.

Реквізити табличної форми документа Виплата ЗП /Выплата ЗП такі:

* Співробітник /Сотрудник - записуються прізвища, ім'я, по батькові співробітників, яким нарахована, але не виплачена заробітна плата. П.І.П. співробітників вибираються з довідника Співробітники /Сотрудники.

* Сума /Сумма - записується сума до видачі по конкретному співробітнику, яка визначається як поточний залишок по субрахунку 661 "Розрахунки за заробітною платою".

Для отримання друкованої форми платіжної відомості необхідно натиснути кнопку Друк/Печать в нижній частині діалогового вікна.

Обидва розглянуті документи (Нарахування ЗП /Начисление ЗП та Виплата ЗП /Выплата ЗП) реєструються в журналі Зарплата/Зарплата.

Дані про розрахунки із співробітниками з оплати праці можна отримати, використавши стандартні звіти, зокрема:

Аналіз рахунка за субконто /Анализ счета по субконто - використовується для отримання інформації про суму нарахованої заробітної плати, стягнені податки та збори і суму до виплати в розрізі співробітників;

Оборотно-сальдова відомість /Оборотно-сальдовая ведомость - використовується для отримання узагальнюючої інформації про стан розрахунків із заробітної плати за певний період;

Журнал-ордер по субконто /Журнал-ордер по субконто - використовується для отримання інформації по конкретному субрахунку не лише в цілому, але й в кореспонденції з іншими рахунками.

Відзначимо, що операції з нарахування і виплати заробітної плати на підприємствах з сотнями робітників будуть оформлятися тисячами проведень у місяць, оскільки типовою конфігурацією "1С: Бухгалтерия 7.7" передбачено ведення аналітичного обліку розрахунків за заробітною платою на рахунку 66 в розрізі співробітників. Тобто для кожного співробітника нараховується заробітна плата з одночасним віднесенням її на рахунок витрат, здійснюється формування проведень за податками та зборами в державні фонди та відбувається сплата (депонування) нарахованої заробітної плати.

Цей процес є достатньо важким та трудомістким і не обмежується лише формуванням документів Нарахування ЗП /Начисление ЗП та Виплата ЗП/ /Выплата ЗП. Для його спрощення можна скористатися можливістю нарахування заробітної плати співробітникам за допомогою програми "1С:Зарплата и кадры". Підсумкові дані за нарахованою заробітною платою з цього модуля доведеться переносити в модуль "1С:Бухгалтерия 7.7" з подальшим формуванням проведень з обліку виробничих витрат та відрахувань в соціальні фонди, що проводяться з фонду оплати праці.

Висновок

Автоматизація обробки інформації обліку праці і заробітної плати сприяє скороченню матеріальних і трудових затрат на збір, обробку та аналіз даних, необхідних для правильного ведення облікової роботи бухгалтерією та прийняття управлінських рішень керівництвом підприємства.

Основними носіями вхідної інформації з обліку праці і заробітної плати є первинні документи.

Під час машинного розв'язання комплексу задач ділянки обліку праці і заробітної плати з первинних документів створюються масиви вхідної інформації. Також створюють масиви вихідної інформації.

Масиви для подальших рішень будуть використовуватися в наступних облікових циклах, а також для розв'язання задач на суміжних ділянках обліку.

Масиви вихідної інформації, на основі яких формуються вихідні машинограми та відеограми, необхідні для:

1 - контролю і аналізу правильності нарахування заробітної плати, а також здійснення всіх видів утримань з неї, за допомогою обліково-звітних показників;

2 - підготовки управлінських рішень, що стосуються даної ділянки обліку;

3 - підготовки даних, що використовуються з метою підтвердження достовірності інформації з обліку праці і заробітної плати.

При обробці інформації обліку праці і заробітної плати з використанням ЕОМ розробляються такі коди: структурних підрозділів; категорій персоналу підприємства; професій працівників; табельних номерів робітників і службовців; розрядів робітників і тарифної групи виконуваних робіт; бригад; видів оплат і утримань; виробничих витрат; виробничих операцій; причин доплат за відхилення від нормальних умов роботи; браку.

Застосування ЕОМ для автоматизації обліку праці і заробітної плати вимагає створення економіко-математичної моделі розрахунків, яка складається з формул.

Процес нарахування та виплати заробітної плати на підприємствах з сотнями працівників за допомогою типової конфігурації "1С:Бухгалтерия 7.7" є достатньо важким та трудомістким і не обмежується лише формуванням документів Нарахування ЗП /Начисление ЗП та Виплата ЗП/ /Выплата ЗП. Для його спрощення можна скористатися можливістю нарахування заробітної плати співробітникам за допомогою програми "1С:Зарплата и кадры". Підсумкові дані за нарахованою заробітною платою з цього модуля доведеться переносити в модуль "1С:Бухгалтерия 7.7" з подальшим формуванням проведень з обліку виробничих витрат та відрахувань в соціальні фонди, що проводяться з фонду оплати праці.

Список використаних джерел

1. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99р. №996-ХІV.

2. Автоматизація роботи в органах державної податкової служби: Підручник / За ред. Росоловського В.М. та Ріппи С.П. - Ірпінь: Академія ДПС України, 2002. - 401 с.

3. Алексеенко В. и др. Конфигурация: "АВВYY Ukraine". / Методические материалы: фирма "1С", 2001.-648 с.

4. Береза А.М. Основи інформаційних систем. Навчальний посібник. - К.: КНЕУ, 1998. -140 с.

5. Борисова В.Н. 1С: Предприятие 7.7. Комплексная конфигурация. Методические материалы. Изд.4. - М.: «ИКС Технологии», 2001. - 328 с.

6. Брижко В.М. та інші. Інформаційне суспільство. Дефініції: - К., "Інтеграл", 2002. - 220 с.

7. Бутинець Ф.Ф. та ін. Інформаційні системи бухгалтерського обліку. Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит». - Житомир: ПП «Рута», 2002. - 544 с.

8. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 352 с.

9. Дубій 0.12 уроків з 1С: Бухгалтерії. 2-ге оновлене вид. - Львів БаК, 2002. - 232с.

10. Інформаційне суспільство. Дефініції: / За ред. Калюжного Р.А. та Шведа М.Я. - К., "Інтеграл", 2002. -220 с.

11. Інформаційні системи і технології в економіці. Посібник. / За ред. Пономаренка В.С. - К.: «Академія», 2002, 542 с.

12. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посібник/ Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. - Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003. - 268 с.

13. Информационные технологии бухгалтерского учета / О.П. Ильина. - СПБ.: Питер, 2001.-688с: ил.

14. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. И.Т. Трубилина. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 416с.

15. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. - К., КНЕУ, 2000. - 260с.

16. Чернов В.А. Управленческий учет и анализ коммерческой деятельности /Под ред. М.И. Баканова. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 320 с.

17. Чистов Д.В., Таранов А.В. и др. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7. для Украины. Фирма "1С". М., 2002. - 528 с.

Додаток 1

Інформаційна модель розв'язання задачі розрахунків з оплати праці

Додаток 2

Размещено на Allbest.ru