Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

С приобретением Казахстаном независимости и перехода на принципиально новые экономические отношения возникла необходимость кардинальных преобразований, касающихся как политических, так и экономических вопросов. Провозгласив себя независимым и суверенным государством, Республика Казахстан придала особое значение реформированию прежней системы бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности. Процессы, связанные с введением национальной валюты, становлением рынка ценных бумаг, разгосударствление собственности подчеркивали настоятельную необходимость пересмотра системы бухгалтерского учета.

Современный этап развития Казахстана характеризуется постепенным поворотом экономики к внешнему миру, осознанием ее как зависимой и одновременно влияющей части мировой экономической системы. Это определяет основные направления изменений в хозяйственном механизме.

Реформа системы бухгалтерского учета в Республике является составной частью становления суверенного, экономически стабильного государства. С этой точки зрения реформирование имеет огромное позитивное значение.

26 декабря 1995 года Президентом РК был подписан Указ, имеющий силу закона ''О бухгалтерском учете'', который вступил в силу с 1 января 1996 года. Этот Указ послужил началом реформирования бухгалтерского учета в Республике. С 1996 года по настоящее время разработаны и утверждены 29 стандартов бухгалтерского учета с учетом практики международной организации учета, Генеральный план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов, а также инструкции, положения и рекомендации, изданные компетентными органами РК по бухгалтерскому учету. Действующая в республике система бухгалтерского учета соответствует Международным бухгалтерским стандартам.

Новая система бухгалтерского учета, принятая в Казахстане, позволяет сделать предприятия более открытыми, а, следовательно, и наиболее предпочтительными для внутренних и внешних инвесторов, что положительно скажется, в конечном итоге, на общем подъеме всей экономики республики.

Одним из основных отраслей Республики Казахстан является железная дорога.

Железные дороги как хозяйствующие субъекты являются потребителями различной экономической информации, без которой невозможно ни одно современное производство. Одним из источником этой информации является бухгалтерский учет, который в рыночной экономике имеет особенно большое значение в управлении предприятиями. Данные бухгалтерского учета позволяют контролировать хозяйственные действия, анализировать их и на этой основе вырабатывать управленческие решения.

Одним из структурных подразделений РГП «Казахстан темир жолы» является Павлодарское отделение перевозок, которое проводит работу по обеспечению эффективной организации процесса перевозок железнодорожным транспортом в территориальных границах деятельности филиала под управлением главных управлений перевозок и грузовой и коммерческой работы.

1. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Документы, их классификация, документооборот

В современных условиях хозяйствования невозможно управлять сложным экономическим механизмом хозяйствующего субъекта без своевременной, полной и достоверной экономической информацией, которую дает только четко налаженная система учета.

Обязательный элемент системы бухгалтерского учета - документирование, осуществляемое в специальных (вспомогательных) журналах: журнал кассовых поступлений, журнал продаж, журнал закупок и др. Для облегчения бухгалтерских задач все записи в журналы следует вносить с необходимой полнотой и детализацией.

Затем записи из журналов переносят в Главную книгу посредством обобщения и классификации информации. При этом следует приводить ссылки на соответствующую страницу журнала хозяйственных операций.

Эта процедура завершается подготовкой проверочного (сальдового) баланса, который составляется в конце каждого учетного периода, т.е. после того, как все операции зарегистрированы в журнале записи хозяйственных операций и разнесены по счетам Главной книги.

На данном этапе учетного процесса должны быть выполнены две новые задачи:

- проверка равенства итогов дебетовых и кредитовых записей в Главной книге;

- представление информации о перечне всех открытых счетов и сальдо по этим счетам, что дает возможность провести исправления для подготовки финансовой отчетности субъекта.

И, наконец, закрытие номинальных (временных) счетов (очередной этап учетного цикла) подразумевает доведение их до нуля с тем, чтобы на них заново отражать операции в следующем периоде. Остатки всех счетов доходов и расходов переносятся на счет «Итоговый доход (убыток)». Этот счет Главной книги используется в конце отчетного периода для определения финансового результата. Сопоставление доходов и расходов на нем показывает чистую прибыль или чистый убыток за год.

Хозяйствующий субъект обязан предусмотреть определенные измерители, необходимые для отражения тех или иных операций в бухгалтерском учете. Общепризнанно применяют измерители трех видов:

- натуральный - для учета предметов в их натурально- вещественной форме. Выбор данного вида зависит от физических свойств учитываемых предметов: штуки, метры, килограммы, литры и др.

- трудовой. Предназначен для учета затрат труда в человеко - часах, человеко-днях и используется в бухгалтерском учете при начислении оплаты труда;

- стоимостной (денежный - «тенге»). Унифицированный, обобщающий, основа исчисления которого - натуральные и трудовые измерители.

Следовательно, организация учетного процесса в приведенных единицах измерения и в необходимой последовательности должна осуществляться в соответствии с положениями и инструкциями, установленными в законодательством порядке.

Документ ( от лат. свидетельство, доказательство) в широком смысле - это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение и/или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Термин документ не имеет однозначного толкования. Существуют две точки зрения, первая из которых ставит знак равенства между документом и носителем информации.

Согласно второй точке зрения, преимущественно распространенной в юридической литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу фиксации которой действующее законодательство придает правовое значение, означающее, что за ним следуют определенные юридические последствия.

Юридическая полноценность и доказательная достоверность получаемой в бухгалтерском учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

Общая характерная особенность учетного информационного процесса наличие носителя информации, который считается важным объектом организации учетного процесса.

Однако следует заметить, что понятия данные и информация также отличаются по своей сути, поскольку данные регистрируют уровень какой-либо хозяйственной операции и происходящего события, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных.

В целом процесс учета отличает строго документальное оформление всех хозяйственных фактов (явлений).

Главное связующее звено его стадий (этапов) - данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.

Следовательно, документация учета призвана обеспечить:

- сплошной непрерывный учет всех объектов;

- юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;

- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;

- контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.

Классификация документов
Признаки	Виды документов	Характеристика документов
По месту оставления	Внешние Внутренние	- Оформляют хозяйственные операции, совершаемые между организациями (договоры); поступают со стороны (платежные поручения, требования, счета фактуры поставщика) - Составляются на предприятии
По назначению	Распорядительные Оправдательные Комбинированные Бухгалтерского оформления	- Отражают распоряжение о выполнении тех или иных хозяйственных операций (платежное поручение, платежные требования) - Удостоверяют факт совершения хозяйственной операции (приходные ордера материалов) - Сочетаются различные варианты (приходные, расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и др.) - Составляются, когда в записи хозяйственных операций нет других документов или при обобщении вышеуказанных документов (справки, ведомости и т.д.)
По объему содержания	Первичные: а) разовые б) накопительные в) сводные	- Оформляют каждую операцию и составляются в один прием - Составляются в течение определенного времени путем накапливания однородных операций (лимитные карты) - Обобщают показатели путем группировки, систематизации первичных документов
По количеству строк	Однострочные Многострочные	- Оформляются одной из хозяйственных операций на один предмет или одну работу (приходный ордер на материалы) - Оформляют одной хозяйственной операцией на несколько предметов и работ (требование на материалы)
По отражаемым операциям	Документы по каждому объекту	- Первичные документы группируются согласно типовой форме, которой присваивается шифр - Сводные документы также имеют свою нумерацию
По способу изготовления	Рукописные Машинописные Механизированные	- Создаются и обрабатываются вручную - Оформляются с использованием электронных машин и ВТ - Применяются при компьютерной обработке информации

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственной операции. Это требование закреплено в действующем законодательстве: основанием для любой записи в реестрах бухгалтерского учета являются надлежащие оформленные оправдательные первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов и требования к ним. Также, изданы альбомы унифицированных форм первичных документов межотраслевого назначения с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйственные субъекты. Они могут использовать унифицированные формы первичных учетных документов или применять формы, разработанные самостоятельно.

На счетных работников возлагается определенная ответственность за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата. Если документы создаются на компьютере, то подписи, могут быть заменены кодами лиц. Но в этих случаях должно быть официально установлено, в каком виде и порядке обеспечивается юридическая доказательность (право точность) таких документов. Должностные лица организации, составлявшие и подписывающие первичные учетные документы, по действующему законодательству несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них о хозяйственных операциях за достоверность документов выполненных на машинных носителях; ответственность несет должностное лицо, санкционировавшее (разрешившее) использование для этой цели вычислительной и организационной техники.

Первичную стадию в учетном процессе наблюдение, измерение и запись операций в документах, в результате которой информация регистрируется в особой форме “памяти» - документах, принято называть документированием операций. Иногда эту стадию именуют первичным учетом и включают в нее представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Основные нормативные предписания по документообороту и документации операций изложены в стандарте бухгалтерского учета 24 “Организация бухгалтерской службы”. Согласно пункта 19 стандарта 24 “руководитель определяет лиц имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписей в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операций”.

Рациональная организация бухгалтерского учета немыслима без установления схемы документирования операций, составленной на основе изучения объектов учета, хозяйственного и производственного процессов и управления в данной организации, исходя из требований, предъявляемых к учету и отчетности.

Общая схема документирования операций предусматривает содержание, последовательности и сроки выполнения всех работ первой стадии учетного процесса. Прежде всего, устанавливаются виды первичных документов, применяемых в данной организации, затем их перечень с указанием и номеров форм. Далее определяют их содержание и требования, предъявляемые к этому содержанию исходя из имеющейся техники и способов составления первичных документов, обработки и группировки учетных данных.

Наиболее совершенной формой первичного документа признается та, которая позволяет составлять и обрабатывать его с помощью вычислительной и организационной техники. Важной составной частью схемы документирования операций является определения порядка и сроков составления и прохождения отдельных документов, функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документов.

Все документы, служащие основанием в бухгалтерском учете, должны предоставляться в бухгалтерию организации в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций и правильности оформления (полноты заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц и т.д.), а также для последующей обработки и группировки.

Согласно пункта 14 стандарта 24 «первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты». Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии документы должны иметь свой идентификатор - код, который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых в каждом предприятии. Движение документов от момента составления в данной организации или получения от других организаций до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете. График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполненных оперативными, инженерно-техническим и бухгалтерскими работниками, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки предоставления и обработки графика обычно имеют форму таблиц, диаграмм и т.д.

Пример движения первичных документов в бухгалтерском учете (составление или обработка, передача в архив) т.е. график документооборота представлен на схеме. Свое назначение графики в учете оправдывают, только когда они неуклонно соблюдаются.

1.2 Первичные документы

Понятие первичный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое (доказательное) значение. Показатели документа должны раскрывать содержание и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации учета, анализа, и составления отчетности.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы :

1. Оправдательные документы. К этим документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Данные документы отражают факт совершения операции и соответственно информация содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

2. Организационно- распорядительные. Это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Организационно-распорядительные документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.

3. Документы бухгалтерского оформления. Эти документы заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный характер и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п. Первичные документы оформляются на бланках типовых форм или в специально разработанных формах.

Документы должны иметь юридическую силу, то есть содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностных лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровка.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на компьютере или пишущей машинке).

В них не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений; ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускаются ни какие исправления.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- арифметически (подсчет сумм);

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки первичного информация с этого документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающаяся возможность его повторного использования. Например при ручной обработке документов на документе проставляется дата записи в учетный регистр . Все первичные документы ,на основании которых производится прием или выдача денег ,подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено», или «Оплачено» с указанием даты.

Унифицированными (типовыми) принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций в организациях независимо от форм собственности, отрасли народного хозяйства и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря ним достигается единообразное, т.е. однозначно понимаемое, оформление однообразных хозяйственных операций. По общепризнанной методологии ведения документации для любой организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие.

Среди таких форм первичных документов различают межотраслевые (междуведомственные) и обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений и рекомендованных как образцы, на основании которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности. Последние принято называть также специализированными, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

Для первичных учетных документов установлен состав отдельных реквизитов, с тем, чтобы обеспечить их доказательность. К их числу отнесены: наименование документа (формы), код формы; дата составления; место составления (наименование хозяйственного субъекта, который сформирован документ или от имени которого он составлен); содержание хозяйственной операции; количественная характеристика хозяйственной операции в натуральном и денежном выражение; наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформления хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, идентифицирующие лицо, совершившее операцию.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно установленным правилам (отчеты - 5 лет, вспомогательные регистры и большинство первичных документов-3 года, лицевые счета работников предприятия - 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у предприятий может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью и печатью, отпечатать) и снять с их копии.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результат работы этой комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы должны быть включены дополнительные реквизиты:

первичные документы составляются средствами, которые обеспечивают сохранность записей в них в течение длительного времени;

- ошибки в первичных документах исправляют так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;

- нельзя оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Республики Казахстан и законодательством Казахстана.

В финансово - бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы т.д.

Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр, начиная обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.) присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости - число и месяц его составления.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из неё. Записи в первичных документах производятся чернилами (пастой шариковых ручек) с помощью пишущих средств, средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Поэтому запрещаются записи простым карандашом.

В бухгалтерии процесс обработки принятых от исполнителей документов предполагает три этапа таксировку, группировку, контировку.

Таксировка - пересчет в стоимостной показатель наличия, поступления и выбытия тех или иных ценностей путем умножения цены за единицу на их количество. Эта операция осуществляется в самом первичном документе.

Группировка - подбор первичных документов, однородных по своему экономическому содержанию, для упрощения последующей их обработки. Результатом обработки является составление накопительных и /или группировочных ведомостей. В условиях автоматизации учета ведомости получают в любом сочетании автоматизированным путем исходя из целей управления.

Контировка - указание корреспонденции между счетами. В отдельных документах с этой целью предусмотрены специальные колонки на лицевой стороне.

Корреспонденцию счетов оформляют в соответствии с Генеральным планом счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности субъектов. В дальнейшем хозяйственные операции отражают в текущем учете на синтетических и аналитических счетах, после чего документы сдают в архив.

1.3 Документы по учету личного состава и рабочего времени

Учет труда и заработной платы осуществляется в соответствии со следующими нормативными документами:

- Законом Республики Казахстан от 10 декабря 1999 года № 493 - 1 ''О труде в Республике Казахстан'';

- Законом Республики Казахстан о республиканском бюджете на соответствующий год;

- Законом Республики Казахстан от 24 апреля 1995 года № 2235 ''О налогах и других обязательных платежах в бюджет'';

- Постановлением Правительства РК от 12 августа 1997 года № 1251 ''О порядке исчисления средней заработной платы работников организации'';

- Инструкцией о порядке назначения и выплаты пособий по социальному обеспечению за счет средств работодателя, утвержденной постановлением Правительства РК от 11 июня 1999 года № 731;

- Инструкцией по статистике численности и заработной платы работающих по найму, утвержденной Постановлением Национального статистического агентства РК от 19 декабря 1996 года № 50;

- Правилами удержания и перечисления обязательных пенсионных взносов в Накопительные пенсионные фонды, утвержденные постановлением Правительства РК от 15 марта 1999 года № 245;

- Утвержденными предприятиями приказами, определяющими систему и условия оплаты труда работников;

- Положением о премировании работников.

Учет личного состава и рабочего времени должен содействовать росту производительности труда и соответственно снижению себестоимости продукции, работ, услуг, повышению ее качества, укреплению трудовой дисциплины. В процессе хозяйственной деятельности субъекта происходит прием и увольнение работников, меняется численность персонала, происходят перемещения по работе. Учет личного состава ведет отдел кадров, который обеспечивает получение данных о численности персонала в целом на субъекте, его структурных подразделениях и причинах изменения этой численности; составе персонала по полу, возрасту, категориям, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, стажу работы, образованию и другим признакам.

Вновь принятых на работу оформляют "Приказом (распоряжением) о приеме на работу" (ф.№ Т-1), который заполняется работником отдела кадров на всех работников. В соответствии с Законом о труде РК с работником при приеме на работу заключается индивидуальный трудовой договор соответствующей формы. Индивидуальный трудовой договор - двустороннее соглашение между работником и работодателем, заключаемое в письменной форме, согласно которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности (квалификации) или должности, а работодатель - выплачивать ему заработную плату и иные, предусмотренные законодательством или соглашением сторон денежные выплаты. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают оклад, визируется в соответствующей службе предприятия для подтверждения наличия вакантной должности и устанавливаемого оклада по штатному расписанию. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под расписку. Отдел кадров на основании приказа о приеме на работу, заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении работника на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

На работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним специальным образованием, рабочих, заполняется "Личная карточка" (ф.№ Т-2). Личная карточка выписывается в одном экземпляре работником отдела кадров на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта (удостоверения личности), военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов. Коды профессии и специальности определяются соответственно по классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов и специальностей по образованию. Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке. После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает карточку и проставляет дату заполнения.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в соответствующих графах карточки. При переводе работника из одного цеха (отдела, участка) в другой, выписывается "Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу" (ф. № Т-5), делается отметка в личной карточке и трудовой книжке работника.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с ЗОТ РК, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков применяется "Приказ (распоряжение) о предоставления отпуска" (ф. № Т-6), который заполняется в двух экземплярах, один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

При увольнении работников применяется "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора" (ф.№ Т-8), который заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников. Один остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. На основании приказа бухгалтерия производит расчет с работником.

Учет использования рабочего времени всех категорий работающих ведется в "Табеле учета рабочего времени" (ф. № Т-13) для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчеты оплаты труда, а также составления статистической отчетности по труду. Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, после соответствующего оформления передается в бухгалтерию. Учет использования рабочего времени ведется в табелях методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

Согласно Закону РК ''О труде в Республике Казахстан'' работники могут заключать индивидуальные трудовые договора на:

- неопределенный срок;

- определенный срок;

- на время выполнения определенной работы или замещения временно отсутствующего работника.

В зависимости от участия работников в производственно-хозяйственной деятельности персонал предприятия подразделяют на промышленно-производственный и непромышленный.

В статистической отчетности по труду организации заполняют следующие показатели по численности работников (в среднем за отчетный период):

- списочная численность работников;

- фактическая численность работников;

- работающие по договорам гражданско-правового характера;

- совместители.

По выполняемым на предприятии функциям, численность работников в статистической отчетности по труду распределяется на две основные группы: рабочие и служащие. К рабочим относятся лица, непосредственно занятые в процессе производства товаров, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и т.п. К служащим относятся лица, занимающие должности руководителей организаций и их структурных подразделений. Все занятые в организации работники распределяются по группам занятий, согласно действующему Государственному классификатору занятий Республики Казахстан, утвержденному постановлением Госстандарта РК от 16 октября 1999 г. № 22.

1.4 Виды, формы и системы оплаты труда

Основными задачами учета труда и его оплаты являются: правильное определение затрат труда на производство и начисление заработной платы, контроль за выполнением плана по установленной численности персонала, рациональным использованием рабочего времени, состоянием трудовой дисциплины и правильным использованием фонда оплаты труда по подразделению. Кроме того, с помощью учета контролируют выполнение нормативных заданий, соблюдение сдельных расценок, тарифных ставок и окладов; соответствие начисленных сумм оплаты труда количеству и качеству принятой от рабочих продукции, указанных в документах по выработке; правильность начисления премий и прогрессивных доплат.

Оплата труда подразделяется на основную и дополнительную.

Основная - это оплата труда, которую начисляют персоналу за фактически отработанное время, за количество и качество выполненных работ или произведенной продукции по установленным расценкам или окладам.

Дополнительная - это оплата труда, которую начисляют персоналу за неотработанное на предприятии время в соответствии с законодательством о труде. К ней относят оплату очередных отпусков, выплаты за время выполнения государственных и общественных обязанностей и др.

В основу оплаты труда на предприятиях всех отраслей экономики и форм собственности положены тарифные ставки. Они дифференцированы по квалификационным группам работников. Тарифные ставки устанавливаются на основании соответствующих приказов по оплате труда и присвоенных разрядов по тарифно-квалификационным справочникам.

Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) работ и профессий рабочих предназначен для тарификации работ и присвоения квалификационных разрядов рабочим, а также для составления программ по подготовке и повышению квалификации рабочих в системе профессионально-технического образования и непосредственно на производстве.

Тарификация работ должна производиться в соответствии с их сложностью, без учета условий труда. В необходимых случаях условия труда (тяжесть, вредность и др.) учитываются путем установления повышенных тарифных ставок.

Требования к квалификации рабочих должны исходить из сложности выполняемых ими работ. Важнейшими квалификационными требованиями в условиях научно-технического прогресса, который сопровождается повышением сложности работ, расширением профессионального профиля рабочих и развитием процесса совмещения профессий, являются требования к общеобразовательной и специальной подготовке рабочих.

ЕТКС состоит из соответствующих выпусков по видам производств и работ, обязательных для применения во всех отраслях народного хозяйства, где имеются работы, предусмотренные тем или иным выпуском.

В «Общих» положениях ЕТКС излагаются:

а) указания о назначении и обязательности применения ЕТКС на предприятиях и в организациях всех отраслей народного хозяйства;

б) сведения о структуре ЕТКС и основных принципах построения тарифно-квалификационных характеристик профессий по разрядам;

в) требования, предъявляемые ко всем рабочим: знание инструкций, правил технической эксплуатации и ухода за оборудованием; норм расхода сырья, материалов, энергии на выполняемые работы; и т.д.;

г) особые требования, предъявляемые к рабочим отдельных видов производств (связанных с движением на железнодорожном и водном транспорте, с производством взрывных работ и т.д.);

д) порядок тарификации работ;

е) порядок присвоения или изменения квалификационных разрядов рабочих;

ж) основные вопросы экономической подготовки рабочих, необходимые при присвоении им квалификационных разрядов;

з) порядок внесения изменений и дополнений в ЕТКС;

и) порядок тарификации работ и присвоения квалификационных разрядов рабочим по вновь возникшим профессиям до утверждения их в установленном порядке.

Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих по разрядам строятся, как правило, по трем разделам:

«Характеристика работ», где дается полное описание наиболее типичных для данной профессии работ, которые рабочий должен уметь выполнять; указывается степень самостоятельности рабочего при их выполнении, а также при наладке, регулировке оборудования, аппаратов, установок.

Описание работ дается в данном разделе в разрезе выполняемых рабочим трудовых функций, из которых складывается процесс труда: подготовительных операций к непосредственному ведению технологического процесса, расчетов, которые необходимо произвести рабочему, как до начала, так и в ходе ведения рабочего процесса; действий рабочего по непосредственному ведению технологического процесса. Если выполняемая работа характеризуется повышенной ответственностью, то в данном разделе должна быть оговорена степень этой ответственности в соответствии с приведенными в настоящих «Методических указаниях» критериями ответственности.

«Должен знать», где излагаются основные требования к квалификации рабочего, необходимой для качественного выполнения работ. По отдельным профессиям рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, в этом разделе приводятся требования к уровню специального образования.

«Приметы работ», где даётся перечень работ, наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда.

В тех случаях, когда в разделах «Характеристика работ» и «Должен знать» достаточно полно изложены выполняемые работы и требования, предъявляемые к квалификации рабочего, раздел «Примеры работ» не приводится.

Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих смежных разрядов должны содержать четкие требования к исполнителям, показывающие различия в сложности выполняемых ими работ и требованиях к знаниям рабочих.

Кроме ЕТКС работ и профессий рабочих применяется Единые нормы и расценки (ЕНиР). ЕНиР предназначены для оплаты труда рабочих на строительных, монтажных и ремонтно-строительных работах и приравненных к ним организациях, а также подразделениях производственных объединений, предприятий, организаций и учреждений, осуществляющих строительство и капитальный ремонт хозяйственным способом. Расценки в сборниках ЕНиР, за исключением особо оговоренных случаев подсчитаны по часовым тарифным ставкам, установленным для рабочих в соответствии с ЕТКС. В параграфах ЕНиР приводятся:

А) краткая характеристика машин (для механизированных процессов);

Б) указание по применению норм для отдельных сложных строительных процессов или новых видов работ (при необходимости);

В) состав работ нормируемого процесса (перечисление основных операций, предусмотренных нормами);

Г) расчетные составы звеньев (наименование профессий и соотношений рабочих по разряду);

Д) нормы времени ( Н.вр.) и расценки ( Расц.) в виде дроби (над чертой Н.вр., под чертой - Расц.) или раздельно в двух смежных графах.

Нормы времени указываются в человеко-часах, а расценки - в тенге на принятый в параграфе измеритель.

Расценки, подсчитанные умножением часовой тарифной ставки рабочего соответствующего разряда (для процессов выполняемых индивидуально) или средней часовой тарифной ставки звена (для звеньевых процессов) на норму времени. Для упрощения расчетов по зарплате расценки округлены.

Нормы выработки в параграфах ЕНиР не приводятся и, при необходимости, могут быть рассчитаны делением установленной продолжительности времени на норму времени и умножением полученного результата на количество рабочих, занятых выполнением соответствующей работы.

В организации оплаты труда используются две основные формы оплаты труда - повременная и сдельная.

При повременной оплате труда заработная плата работнику начисляется по установленной тарифной ставке или окладу за фактически отработанное время. При сдельной оплате труда заработная плата работнику начисляется в заранее установленном размере за каждую единицу выполненной работы или изготовленной продукции.

Сдельная форма оплаты труда подразделяется на системы оплаты труда: прямая сдельная, сдельно-премиальная, сдельно прогрессивная, косвенная сдельная, аккордная. В зависимости от формы организации труда эти системы в свою очередь подразделяются на индивидуальные и коллективные.

Сдельная форма оплаты труда применяется на участках и видах работ, где возможны нормирование и учет индивидуального или коллективного трудового вклада и конечного его результата, а увеличение объема работ требуемого качества зависит от опыта и умения работника.

Основная часть сдельных работ оформляется составлением и выдачей рабочему сдельного наряда определенной формы (Ф.ФТУ№12).

В наряде указывается наименование предприятия, № цеха, Ф.И.О. рабочего или бригадира, профессия работника, табельный номер работника, количество отработанных часов, разряд рабочего.

В одной из граф перечисляются виды работы, выполненные работником. С ЕниР выбираются нормы времени и расценки на единицу продукции, заполняется графа о выполненном количестве единиц продукции. Проставленную расценку умножают на объем выполненной работы.

Повременная форма оплаты труда подразделяется на простую повременную и повременно-премиальную системы оплаты труда.

При простой повременной системе заработная плата работнику начисляется по присвоенной ему тарифной ставке или окладу за фактически отработанное время.

Повременно-премиальная система оплаты труда - это простая повременная система, дополненная премированием за выполнение установленных конкретных количественных и качественных показателей работы или условий.

Формы и системы оплаты труда в организациях определяются коллективными договорами или актами работодателя. В каждом конкретном случае применяется именно та форма и система оплаты труда, которая в наибольшей степени соответствует организационно-техническим условиям производства и тем самым способствует улучшению результатов трудовой деятельности.

Для усиления материальной заинтересованности работников в повышении эффективности производства и качества работы могут вводится системы премирования, вознаграждения по итогам работы за год и другие формы материального поощрения.

Премирования работников подразделяются на такие два понятия - текущее премирование как поощрение, предусматриваемое системой оплаты труда, и единовременное премирование как поощрение отличившихся работников вне системы оплаты труда.

Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии работникам на основании установленных конкретных показателей и условий премирования. В качестве основных показателей премирования берутся те требования к производственной деятельности работника, выполнение которых оказывает решающее воздействие на повышение эффективности и качества работы, улучшение конечных результатов производства.

Основанием для начисления премий являются: руководящему персоналу аппарата управления - данные бухгалтерской и статистической отчетности, а также данные оперативного учета и лабораторного контроля; работникам производственных единиц, служб цехов и участков - данные бухгалтерской отчетности, оперативного учета и лабораторного контроля.

2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ НА ПАВЛОДАРСКОМ ОТДЕЛЕНИИ ПЕРЕВОЗОК КАК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ РГП ''КАЗАХСТАН ТЕМIР ЖОЛЫ''

2.1 Место железнодорожной отрасли в экономике Казахстана

Транспорт является одной из отраслей, формирующих инфраструктуру экономики. Казахстан располагает достаточно развитой системой, включающей в себя железнодорожный, автомобильный, воздушный, внутренний водный и трубопроводный транспорт. Транспорт Казахстана развивался с учетом формирования отраслевых комплексов народного хозяйства республики, обеспечивая взаимосвязи не только отраслей экономики и видов производства, но и территориальных комплексов.

В силу сырьевой направленности экономики Казахстана железнодорожный транспорт играет ключевую роль в транспортно-коммуникационном комплексе Республике Казахстан. Согласно данным Агентства РК по статистике в 2000 году в грузообороте всех видов транспорта его доля составляет 63%.

Основная товарная продукция, предъявляемая к перевозке, представляет собой массовые насыпные и наливные грузы, такие как уголь, зерно, нефть, руда, минеральные удобрения и другие, перевозка которых железнодорожным транспортом наиболее эффективна.

Географические условия Казахстана, обширность территории, сырьевая структура производства и размещение производительных сил делает роль железнодорожного транспорта в экономике страны чрезвычайно важной. Доля железнодорожного транспорта в структуре ВВП и доля отчислений РГП ''Казахстан темiр жолы'' в общем объеме государственных доходов Республики Казахстан приведена на диаграммах 1и 2.

Являясь главным элементом транспортной инфраструктуры Казахстана, железнодорожная отрасль не могла избежать кризисных тенденций в экономике Казахстана после развала СССР. Объем перевозок неуклонно снижался в течении последних 10 лет и в 1999 году составил 26% к уровню 1991 года, и только с конца 1999 - 2000 г. произошел рост. В 2000 году рост объемов приведенной продукции составил 34% (до 135198 млн. т-км).

Республиканское государственное предприятие ''Казахстан темiр жолы'' создано путем слияния республиканских государственных предприятий: Управления Алматинской железной дороги, Управления Целинной железной дороги и Управления Западно-Казахстанской железной дороги по Постановлению Правительства Республики Казахстан от 31.01. 1997 г. за №129. Устав РГП ''Казахстан темiр жолы'' утвержден Министром транспорта, коммуникации и туризма РК 01.02.1997г. и зарегистрирован Управлением юстиции Министерства юстиции РК 12.02.1997г.

Основными задачами Республиканского государственного предприятия ''Казахстан темiр жолы'' являются перевозки железнодорожным транспортом грузов и пассажиров в Республике Казахстан. РГП ''Казахстан темiр жолы'' осуществляет свою деятельность в соответствии с Законодательством РК на основе права хозяйственного ведения, сочетая экономические методы управления с централизованным руководством перевозочным процессом. Оно является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства РК и своего Устава. Финансовая и производственная деятельность РГП ''Казахстан темiр жолы'' осуществляется на основе хозяйственной самостоятельности. РГП ''Казахстан темiр жолы'' является государственным предприятием и имеет в своем составе, кроме структурных подразделений на правах филиалов также и дочерние государственные предприятия, имеющие статус юридического лица, по отношению к которым РГП ''Казахстан темiр жолы'' является основным предприятием.

Рисунок 1. Диаграмма доли доходов РГП "Казакстан темир жолы" в валовом внутреннем продукте Республики Казахстан

Рисунок 2. Диаграмма доли валютных и внебюджетных платежей РГП "Казакстан темир жолы" в общем объеме поступлений государственных доходов Республики Казахстан

Дочерние государственные предприятия РГП ''Казахстан темiр жолы'' созданы им в соответствии со статьей 49 Указа Президента РК, имеющего силу Закона ''О государственном предприятии'' и учредителем этих дочерних государственных предприятий является РГП ''Казахстан темiр жолы''.

Павлодарское отделение перевозок является структурным подразделением (филиалом) РГП ''Казахстан темiр жолы''.

Павлодарское отделение перевозок как структурное подразделение (филиал) имеет текущий счет в банке, самостоятельную бухгалтерию, возглавляемую главным бухгалтером, находится на полном хозяйственном расчете, ведет бухгалтерский учет и определяет финансовые результаты своей деятельности, составляет в установленном объеме и представляет в установленные сроки и адреса внутрипроизводственную финансовую отчетность, утвержденную РГП ''Казахстан темiр жолы''.

По объему выполняемой работы Павлодарское отделение перевозок относится к первой категории. Характер работы погрузочно-выгрузочный. Основную долю из общего объема работы составляет погрзука.

Границами отделения являются станция Ерейментау (включительно), станция Дегелен - внутренние стыки и станция Кулунда Западно- Сибирскаой железной дороги РФ (исключительно) - внешний стык.

Стальные магистрали Павлодарского отделения перевозок тянутся по двум областям (Павлодарской, Акмолинской) и заканчиваются в Алтайском крае общая эксплуатационная длина всех путей составляет -1069,7 км.

В состав филиала Павлодарского отделения перевозок для эксплуатационной деятельности введены: Павлодарская Головная дистанция сигнализации и связи (ГШЧ-24), Экибастузская дистанция пути (ПЧ-30, 31), Павлодарская дистанция пути (ПЧ-32), Ерейментауская дистанция пути (ПЧ-18), Павлодарская дистанция электроснабжения (ЭЧ-13) и пункты технического осмотра вагонов эксплуатационного вагонного депо (ВЧД-16) Экибастуз), Павлодарское проектное конструкторско - технологическое бюро.

На Павлодарском отделении перевозок имеется:2 крупных железнодорожных узла - Павлодар, включающий станции: Павлодар - Сортировочный, Павлодар - Северный (Иртыш - Речпорт), Павлодар - Южный; Экибастуз, включающий станции: Экибастуз - 1,2,3 (Акбидаик), Экибастуз - Северный (ГРЭС-1,2), Линейная станция, Восстановительный поезд, Пожарный поезд, гараж.

2.2 Учетная политика и нормативная база в организации учета затрат на оплату труда

Регулирование системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности в РГП "Казахстан Темир Жолы" ведется в соответствии со следующими нормативными документами:

- Указом Президента Республики Казахстан, имеющим силу закона «О бухгалтерском учете от 26 декабря 1995 года № 2732;

- Стандартами бухгалтерского учета, утвержденными Национальной комиссией Республики Казахстан по бухгалтерскому учету 13-15 ноября 1996 года, Постановления 3,4,5; и методическими рекомендациями к ним.

- Генеральным планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов, утвержденным Национальной комиссией Республики - Казахстан по бухгалтерскому учету 18 ноября 1996 года, постановлением № 6 и инструкцией по его применению;

- Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий железнодорожного транспорта Республики Казахстан, утвержденным приказом Генерального директора РГП "Казахстан темiр жолы" от 30 мая 1997 года № 171;

- Номенклатурой расходов по основной деятельности предприятия железнодорожного транспорта Республики Казахстан, утвержденной приказом Генерального директора РГП "Казахстан темiр жолы" от ЗО мая 1997 года №171-Ц

- Рабочими планами счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, разработанными и утвержденными структурными подразделениями.

Другими документами генеральной дирекции республиканского государственного предприятия РГП 'Казахстан Темир Жолы" по вопросам экономики, финансов, бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Республиканское государственное предприятие "Казахстан Темир Жолы" создано 01 февраля 1997 года путем слияния республиканских государственных предприятий: Управления Алматинской железной дороги, Управлений Целинной железной дороги и Управления Западно-Казахстанской железной дороги. (Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 1997 года № 129).

Устав Республиканского государственного предприятия "Казахстан Темiр Жолы" утвержден Министром транспорта, коммуникаций и туризма Республики Казахстан 01 февраля 1997 года и зарегистрирован Управлением юстиции Министерства юстиции Республики Казахстан 12 февраля 1997 года, свидетельство о регистрации 084325, серии «А».

...