Автоматизация оперативного учета товарно-материальных ценностей в организации (на материалах коммунального жилищного унитарного предприятия "Уником2, г. Жлобин)

Организационная структура построена по иерархическому принципу. Возглавляет организацию генеральный директор, который осуществляет свою деятельность в соответствии с республиканским законодательством и Уставом предприятия, определяет политику и цели, распределяет ответственность и полномочия среди руководителей подразделений предприятия. Генеральному директору подчинены дочерние предприятия и головное предприятие КЖУП «Уником». В состав головного предприятия входят главные специалисты и отделы организации. В свою очередь за ними закреплены основные цехи такие как: цех водоснабжения, канализации, благоустройства и очистки, электроремонтный цех, транспортный, ремонтно-механический, а также испытательная лаборатория и крытый рынок.

Данная структура в организации обеспечивает точное распределение задач и обязанностей внутри компании, стабилизирует деятельность, обеспечивает предсказуемость организационных процессов для сотрудников, легко контролируема и управляема сверху. Однако и недостатки такой структуры тоже существуют, например как вся ответственность замыкается на высшем руководстве, сотрудники выполняют узкие должностные задачи, что мешает им видеть общие проблемы и перспективы организации. Также многие работники за все время работы в организации могут ни разу не встретиться с клиентами, возникают проблемы с комплексным обслуживанием клиентов. Не смотря на недостатки иерархической структуры, управление в КЖУП «Уником» функционирует успешно.

Устав коммунального жилищного унитарного предприятия «Уником» утвержден Решением Жлобинского райисполкома № 1058 от 26 апреля 2011 г. В соответствии со статьей 6 (порядок образования и распоряжения имуществом предприятия) настоящего устава имущество предприятия составляют его основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается на самостоятельном балансе.

Имущество предприятия принадлежит ему на праве хозяйственного ведения. Предприятие владеет, пользуется и распоряжается этим имуществом в пределах, установленных собственником имущества.

В состав КЖУП «Уником» входят следующие дочерние предприятия (Приложение А):

Основным обобщающим показателем финансовых результатов хозяйственной деятельности на предприятии является прибыль. Прибыль, остающаяся на предприятии после уплаты платежей в бюджет и уплаты части прибыли в бюджет, в соответствии с требованиями Указа президента Республики Беларусь от 28.12.2005 г № 637 «О порядке исчисления в бюджет части прибыли государственных унитарных предприятий, доходов от находящихся в республиканской и коммунальной собственности акций (долей в уставных фондах) хозяйственных обществ об образовании государственного целевого бюджетного фонда национального развития» (чистая прибыль), поступает в полное распоряжение. Норматив распределения прибыли, оставшейся в распоряжении предприятия, устанавливается Учредителем.

Таблица 1.1 - Формы документов бухгалтерской и статистической отчетности

Производственная деятельность КЖУП «Уником» базируется на принципах хозрасчета. Основным источником финансирования является прибыль, получаемая предприятием от основных видов деятельности. Рынком сбыта является население и предприятия города Жлобина и района. Поскольку заказчики пользуются коммунальными услугами ежедневно для обеспечения своей жизнедеятельности, есть возможность обеспечить загруженной работой имеющееся оборудование и технику. Рассмотрим основные показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия «Уником».

По данным таблицы 1.2 можно проследить процесс отражения затрат в организации, прибыль, объемы деятельности, среднегодовые стоимости средств в организации, рентабельность и т.д.

Таблица 1.2 - Показатели деятельности организации за 2011 г.

На основе таблицы 1.2 можно сделать вывод о том, что показатели хозяйственной деятельности КЖУП «Уником» в 2011 году намного улучшились по сравнению с показателями отчетного периода 2010 и то, что наблюдается рост по основным показателям.

Так, выручка от реализации за 2011 год увеличилась по отношению к 2010 году на 18 580 миллионов рублей, а прибыль от реализации товаров (работ, услуг) в 2011 году увеличилось на 289 миллионов рублей по сравнению с 2010 годом. Также выросла себестоимость реализованной продукции в 2011 году по отношению к 2011 году на 11 901 миллионов рублей.

Важнейший показатель использования основных средств - фондоотдача указывает на то, сколько выпускаемой продукции приходится на 1 рубль основных средств. В 2011 году уменьшилась фондоотдача основных средств предприятия. Так, в 2010 году она составила 0,51 рублей, а в 2011 году она составила 0,44 рублей, что на 0,07 рублей меньше чем 2010 году. Это произошло за счет увеличения среднегодовой стоимости основных производственных фондов и объема выпуска продукции, вследствие неэффективного использования основных производственных фондов, возрастающей доли машин и оборудования с истекшим сроком службы, опережающего роста цен на машины по сравнению с их производительностью. Увеличение стоимости основных фондов увеличивает производственные возможности предприятия, и растут возможности предприятия.

Темп роста объема производства в 2011 году по сравнению с 2010 годом увеличился на 53,58%, а выручка от реализации увеличилась в 2011 году на 54,96%.

В 2011 году затраты на производство меньше объема производства и составляет прибыль в размере 2840 млн. р.

Затраты на 1 р. произведенной продукции возросли в 2011 году с 0,97433 до 0,97558 р., так как возросла материалоемкость продукции, за счет роста цен на сырье и материалы.

Затраты 1р. реализованной продукции снизились в 2011 году, и возросла прибыль от реализации продукции, за счет реализации в 2011 году остатков со складов, произведенных ранее по более высоким ценам, при этом, что способствовало росту прибыли организации по всем видам деятельности.

Выручка-нетто от реализации продукции, которая складывается из валовой выручки за вычетом налогов исчисляемых из нее, возросла на 55 %. Следствием этого стал рост прибыли реализованной продукции организации, что привлекло к увеличению прибыли организации от всех видов деятельности на 77,55 % или на 639 млн. р., и составила 1463 млн. р. в 2011 году.

Что касается имущественного состояния предприятия, то средняя стоимость основных производственных фондов увеличилась на 80,1%. Увеличение стоимости основных производственных фондов было вызвано следующими факторами:

- приобретением новых основных фондов;

- ремонт и модернизация существующих основных фондов;

- переоценка основных фондов с целью повышения амортизации.

Стоимость оборотных активов предприятия возросла на 83880 млн. руб. (темп роста составил 175,15 %). Учитывая увеличение в стоимостном выражении основных производственных фондов, можно говорить о расширении, реконструкции и модернизации предприятия, о техническом переоснащении. Наряду с этим такое изменение в оборотных активах является последствием замедления оборачиваемости оборотных средств (на 1,45 раза), вызвавших объективную необходимость в увеличении потребности в росте их массы, что является негативной тенденцией.

Темп роста производительности труда опережает темп роста заработной платы не значительно.

Трудовые ресурсы также претерпели изменения под влиянием вышеперечисленных факторов: среднесписочная численность работников сократилась на 36 человек. В основном уменьшение численности произошло за счет увольнения работников за счет нарушения трудовой дисциплины и в связи с выходом на пенсию. Производительность труда одного работника, рассчитываемая как объем производства деленный на среднесписочную численность работника, увеличилось на 60,63 % вследствие увеличения объема производства. Что касается фонда заработной платы, то он вырос на 46,19 % и составил в 2011 году 18838,3 млн. р. В соответствии с увеличением фонда заработной платы, увеличилась и среднегодовая заработная плата одного работника на 8,3 млн. р., что является положительным моментом.

Если взять такой обобщающий показатель эффективности, как рентабельность, то можно выяснить степень эффективности использования материальных, трудовых, и денежных ресурсов. Для комплексной оценки показателей деятельности предприятия были выбраны следующие показатели рентабельности:

v реализованной продукции;

v продаж;

v предприятия;

v активов.

Рентабельность реализованной продукции характеризует прибыльность, доходность предприятия. Этот показатель вычисляется как Прибыль от реализации продукции/Себестоимость реализованной продукции*100. В отчетном году рентабельность продукции составила 3,04 %, что в сравнении с предыдущим годом сократилась на 0,22 %. Тот факт, что предприятие сохранило минимальную рентабельность, говорит о том, что были приняты действенные методы по предотвращению последствий спада спроса на производимую продукцию. По остальным показателям рентабельности, также наблюдается сокращение показателей. Особо стоит отметить сокращение рентабельности продаж, в отчетном году показатель уменьшился на 0,6 %. Уменьшение говорит об увеличении расходов, связанных с основной деятельностью предприятия и реализацией продукции, товаров, работ, услуг.

Таким образом, в целом предприятие находится в хорошей ситуации, сработало безубыточно и имеет чистую прибыль. Все показатели по сравнению с предыдущим годом очень сильно возросли, что свидетельствует о динамике развития и принятии мер для улучшения функционирования предприятия в целом.

Оказание коммунальных услуг производится в пределах договорных обязательств в соответствии с нормами и стандартами. Чтобы оценить платежеспособность и доходность предприятия проанализируем показатели, представленные в таблице 1.3 «Оценка платежеспособности за 2010-2011 годы в КЖУП «Уником» и 1.4 «Структура доходов за 2010-2011 год в КЖУП «Уником».

Таблица 1.3 -Оценка платежеспособности за 2010-2011 год в КЖУП «Уником»

Коэффициент абсолютной ликвидности характеризует удельный вес краткосрочных обязательств, которые могут быть погашены на дату составления баланса за счет абсолютно ликвидных активов. Из таблицы видно, что этот коэффициент не соответствует рекомендуемому, значению 0,015< 0,2.

Коэффициент промежуточной ликвидности характеризует долю краткосрочных обязательств, которые могут быть погашены за счет имеющихся остатков денежных средств, реализации финансовых вложений и ожидаемых поступлений от погашения краткосрочной дебиторской задолженности. В 2011 году по сравнению с 2010 годом он снизился на 40,41% и составил 0,55 при нормативном значении 0,7.

Коэффициент текущей ликвидности характеризует долю краткосрочных обязательств, которая может быть погашена в результате реализации оборотных активов. Нормативная величина этого коэффициента для жилищно-коммунального хозяйства равно 1,1. Из расчета данных таблицы коэффициент текущей ликвидности имеет значение 2,531> 1,1 это говорит о том, что организация в перспективе имеет возможность полностью рассчитаться по своим долговым обязательствам краткосрочного характера.

Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами характеризует долевое участие собственных средств в формировании оборотных активов. Из таблицы видно, что этот коэффициент соответствует рекомендуемому, значению 0,595>0,1.

Показатели платежеспособности в 2011 году улучшились по сравнению с 2010 годом. Предприятие сработало намного лучше, чем в предыдущем периоде из-за повышения объема услуг, финансирования и смогло выйти из мирового финансового кризиса за счет принятых антикризисных мер.

Помимо антикризисных мер, для снижения последствий экономического кризиса на предприятии проводилась политика экономии всех видов ресурсов, проводилась активная маркетинговая политика по поиску альтернативных потребителей.

Таблица 1.4 - Структура доходов за 2008 - 2010 год в КЖУП «Уником»

Самый большой удельный вес в структуре доходов КЖУП «Уником» за период 2010-2011 годы занимают доходы от услуг по канализации и доходы от услуг водоснабжения. В 2011 году по сравнению с 2010 годом доходы от услуг санитарной очистки снизились на 0,9%, а доходы от услуг по водоснабжению за этот период увеличились на 2% за счет увеличения объемов по этому виду услуг.

Одним из значимых доходов в структуре доходов КЖУП «Уником» являются доходы от услуг участка ремонта и строительства инженерных сетей водопроводно-канализационного хозяйства. В 2011 году эти доходы составили 5,2 %. По сравнению с 2010 годом они уменьшились на 6,3 %, а это значит, что в 2011 году в меньших объемах была осуществлена замена инженерных сетей, что немаловажно для эффективной работы предприятия.

Структура доходов Коммунального жилищного унитарного предприятия «Уником» за 2011 год изображена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 -- Структура доходов в КЖУП «Уником» за 2011 год

Оценивая показатели можно говорить об устойчивом финансовом положении предприятия. Однако необходимо постоянно вести работу, направленную на улучшение этих показателей.

Исходя, из приведенных данных результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятие имеет прибыль, то есть носит платежеспособный характер, вовремя рассчитывается по платежам за энергоресурсы и налогам в бюджет и внебюджетные фонды. На предприятии своевременно выплачивается заработная плата, производятся выплаты работникам из прибыли согласно имеющимся положениям. Не смотря на то, что предприятие является платежеспособным, то существуют и факторы риска:

1.Объем дохода и сумма финансового результата сформированы с учетом своевременного и полного финансирования бюджетом работ по текущему содержанию объектов городского благоустройства, возмещению затрат от оказания услуг населению по фиксированным тарифам. При невыполнении бюджетом своих обязательств запланированный уровень, может быть, не достигнут.

2.Объем инвестиций сформирован с учетом того, что основной источник (85,5% общего объема) - местный и республиканский бюджет. При сокращении государственных программ, передачи по ним функции заказчика КУП «УКС Жлобинского района» запланированный объем инвестиций, может быть, не достигнут.

Для стратегии развития и используемых технологий КЖУП «Уником» намерен: сохранить действующие связи с Заказчиками и абонентами, которые находятся в пределах Республики Беларусь, а также расширять связи с поставщиками оборудования и техники; увеличить объёмы реализации за счёт поиска новых рынков сбыта, расширения перечня (освоение новых видов) оказываемых услуг, повысить качество оказания услуг; увеличить объёмы текущего и капитального ремонта сетей водоканализационного хозяйства; наладить работу по переработке твёрдых коммунальных отходов.

После изучения экономической характеристики коммунального жилищного унитарного предприятия «Уником» можно сделать вывод о том, что предприятие управляет своими активами, главной целью управления которых является максимизация прибыли на вложенный капитал, обеспечивает устойчивую и достаточную платежеспособность, эффективно использует основные средства, является финансово устойчивым предприятием, имеет способность рассчитываться по своим долговым обязательствам. Однако положительные тенденции еще нужно сохранить. Поэтому руководству следует разумно и взвешенно использовать имеющиеся ресурсы, применять рыночные методы хозяйствования.

1.2 Особенности складского учета предприятия и необходимость его совершенствования

1.2.1 Складское хозяйство, как элемент системы материально-технического снабжения производства

Хозяйственная деятельность предприятия невозможна без функции хранения, а, следовательно, без складов, которые имеют место в любой логистической системе.

ь планирование работ;

ь приемка, обработка (в том числе сортировка) грузов;

ь организация надлежащего хранения (создание условий для исключения повреждений порчи; поддержание необходимой температуры, влажности);

ь постоянный контроль и учет движения материальных ценностей;

ь своевременное обеспечение производственного процесса материалами, комплектующими изделиями и т.д.;

ь создание условий, предотвращающих хищение материальных ценностей;

ь строгое соблюдение противопожарных мер безопасности;

ь комплектование готовой продукции, ее консервация, упаковка подготовка отгрузочной документации и отгрузка.

В схемах размещения за товарами определенных групп, подгрупп и наименований, как правило, закрепляются постоянные места хранения (адресная система хранения). Каждому месту хранения присваивают код (индекс, порядковый номер, условное обозначение и тому подобное), используя разные способы кодирования. Коды мест хранения товаров - необходимые элементы автоматизированной системы поиска, перемещения и укладки грузов - заносят в базу данных. Они вводятся при поступлении товара и указываются при распечатке листа комплектации (маршрутной карты).

Размещение материалов в зоне хранения склада должно осуществляться таким образом, чтобы отпуск их со склада производился в порядке поступления. Отклонения от этого принципа приводят к ухудшению качества продукции. Размещение продукции в зоне хранения должно обеспечивать материальные затраты времени на укладку продукции, снятие ее с мест хранения и доставку к местам отпуска. Для этого наиболее массовую ходовую продукцию следует размещать как можно ближе к основным проездам склада и пунктам отпуска.

Важное значение для организации размещения и хранения материалов имеет способ закрепления мест хранения, о которых уже шла речь ранее. В настоящее время используют три способа закрепления мест хранения:

Ш постоянный;

Ш переменный;

Ш смешанный.

Постоянное закрепление мест хранения вводится для продукции, которая постоянно находится на складе в качестве запаса, а также для продукции, которая требует специального технологического оборудования для складирования.

Переменное закрепление мест хранения вводится для массовой, крупногабаритной и тяжеловесной продукции с небольшим сроком хранения. Применение этого способа дает возможность максимально использовать места хранения для укладки поступившей продукции.

Однако применение переменного закрепления мест хранения усложняет процесс управления размещением материалов на складе. Поэтому при внедрении переменного закрепления мест хранения следует принять определенный способ управления процессом размещения материалов на складе, чтобы всегда иметь возможность находить груз или свободное место. На небольших складах используется простой способ управления при помощи карточек.

Сущность этого способа состоит в том, что после укладки продукции на свободное место в стеллаже на графической модели стеллажа, которая крепится на его торце, в клетку, соответствующую занятой ячейке стеллажа, навешивается карточка с указанием номенклатурного номера продукции и ее разновидности. При отпуске всей продукции с места хранения карточка снимается с модели.

В практике работы складов применяют также смешанную систему закрепления продукции за местами хранения, при которой часть мест хранения закрепляется за определенными видами продукции постоянно, а часть - переменно. Однако наиболее экономичным является способ переменного закрепления продукции, позволяющий максимально использовать оборудование для хранения материалов.

Важными операциями, от качественного выполнения которых во многом зависит эффективность централизованной доставки, являются предварительный отбор грузов и подготовка их к отпуску. Отбор грузов на складах проводится по товарно-транспортной накладной, полученной в оперативно-диспетчерском отделе. Организация отбора партии груза зависит от величины партии. Крупные партии грузов для вагонных и авто - поездных - отправок не рекомендуется предварительно снимать с мест складирования. На них навешиваются трафаретные бирки с указанием массы груза, грузополучателя и пункта назначения.

Мелкие партии целесообразно передавать в экспедицию (зону) или участок отпуска, где грузы с разных складов доукомплектовываются по потребителям и грузовым направлениям. Отборка материалов может проводиться как возле мест хранения, так и на участке отпуска, куда предварительно доставляют пакеты с грузами.

Если после отборки на поддонах осталась часть материалов, доставлять их обратно на места хранения не целесообразно.

Принятые по количеству и качеству товары укладывают в тару, пакетируют и перемещают в зону хранения. Здесь их укладывают на стеллажи или в штабеля. Большое значение для осуществления оперативного контроля и ухода за товарами, быстрой их отборки и отпуска имеют разработка и соблюдение рациональной схемы размещения товаров, которая предусматривает закрепление за товарами определённых групп, подгрупп и наименований постоянных мест хранения (секций, участков, стеллажей и так далее). При разработке таких схем необходимо учитывать объём и порядок поступления товаров на склад, условия их реализации, правильное товарное соседство и возможность повседневного наблюдения за их сохранностью.

1.2.2 Анализ основных принципов организации складского хозяйства на предприятии КЖУП «Уником»

Важной особенностью КЖУП «Уником» является то, что именно на территории предприятия находятся складские помещения в количестве 7 зданий. Все складские помещения относят к классам B. Особенность одного складского помещения заключается в том, что объект является одним общим зданием и подразделяется на две основные части: первая часть - производственная, где происходят непосредственно все технологические процессы; вторая часть - складское помещение. Данное помещение, общей площадью около 72,2 кв. м.

По отношению к функциональным областям логистики на предприятии склады в основном являются снабженческие, лишь 1 склад является производственно-распределительным.

К материальным (снабженческим) относят склады производственных запасов сырья, топлива, материалов, заготовок, комплектующих изделий и др. Через снабженческие склады предприятие получает все материальные ценности, необходимые для организации производственного процесса. На крупных предприятиях создается несколько снабженческих складов для хранения однородных материалов. Материальные склады связаны с технологией основного производства предприятия, а также с региональными складскими системами.

По форме собственности помещения является собственными, поскольку организация имеет права владения на данные сооружения, что позволяет сделать содержание складов менее затратным. По принадлежности материального потока их можно отнести к закрытому типу сооружений, поскольку в них хранится продукции только рассматриваемой организации. По описанию данные склады представляют собой не отапливаемые одноэтажные здания (закрытое сооружение), однако 1 склад, где находятся сотрудники складского хозяйства, является отапливаемым. Также на территории предприятия расположены склады с открытыми площадками. По виду складирования здания являются смешанного хранения с автодорожным подъездом.

На предприятии по складским помещениям работает всего 2 работника: заведующая центрального склада и кладовщик (приложение М, Н).

Теперь рассмотрим основные моменты и особенности организации работы складского хозяйства на КЖУП «Уником».

Когда материалы поступают на предприятие вместе с ними приходит товарно-транспортная накладная. В ней указываются вид транспорта, заказчик, грузоотправитель, грузополучатель, пункт погрузки, разгрузки. Кроме того, в документе имеется таблица, где содержаться следующие данные: наименование товара, поставщик, цена за единицу, стоимость, вид тары, масса брутто. Организация, отправившая товар ставит штамп и подписывает документ. Далее поступившие материалы отгружают в сырьевую секцию склада. Выгрузка материалов на склад осуществляется с помощью погрузчиков. Поступив на склад, материалы подлежат обработке и размещению на складе. Прием материалов на склад осуществляет заведующий складом. Параллельно с приемом он занимается заполнением документации. Поступление материалов на склад оформляется приходным ордером, который подписывается заведующим складом и экспедитором, доставившим груз. При отсутствии, каких либо расхождений между документами и доставленными ценностями приходный ордер можно не выписывать, а оформлять приход проставлением штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержаться основные данные приходного ордера. Здесь же материально ответственное лицо учиняет подпись об оприходовании груза. В приходном ордере указывается склад, на который поступают материалы, поставщик, корреспонденция счета, наименование. Указывается код, количество, цена, сумма и порядковый номер записи по складской карточке. Составляется один экземпляр (в зависимости от поступившего материала может быть и несколько экземпляров). Один экземпляр идет в бухгалтерию, а копия остается на складе. Если выявлено отклонение по количеству, ценам, качеству от договора, составляется приемный акт. Учет материалов на складе ведется с помощью карточки складского учета. В ней указываются: склад, стеллаж, ячейка, марка, сорт, размер, цена, норма запаса, наименование материала. Указывается номер документа от кого получено или кому отпущено, приход, расход, остаток. Этот документ остается на складе.

Ведению внутренней отчетности уделяется так же немаловажное внимание. Отпуск продукции осуществляется путем выписки товарно-транспортных накладных. Товарно-транспортные накладные выписываются в четырех экземплярах, они являются бланками строгой отчетности. В них указывается наименование продукции, количество и цена. Готовая продукция отпускается потребителям так же со склада путем выписки товарно-транспортной накладной, но в данном случае добавляются в ранг обязательных, указание таких данных, как грузоотправитель, грузополучатель и номера счетов. Помимо товарно-транспортных накладных так же оформляется договор, четко регламентирующий сроки и условия поставки, ассортимент, стоимость, условия скидок и количество отгружаемой продукции.

На предприятии складом заведует заведующий складом. Основной задачей заведующего сладом является осуществление работ по приему, хранению, отборке, комплектованию, отпуску товарно-материальных ценностей и ведению учета их движения (приложение М). Он назначается и освобождается от должности приказом директора предприятия. Заведующий складом является материально-ответственным лицом. Его основные обязанности:

· организация работой центрального склада ОМТС по приему, хранению и отпуска товарно-материальных ценностей, по их размещению, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.д.;

· обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

· слежение за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на центральном складе и обеспечивает их своевременный ремонт;