Організація роботи бухгалтерії при використанні технологій автоматизованого обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

облік аналітичний синтетичний комп'ютеризований

Вступ

1. Організація роботи бухгалтерії при використанні технологій автоматизованого обліку

2. Розрахунок впровадження комп'ютеризованої системи обліку на підприємстві

3. Організація обліку реалізації товарів (робіт, послуг) в умовах застосування КСБО

3.1 Нормативно-довідникове забезпечення обліку реалізації товарів (робіт, послуг)

3.2 Збір та накопичення первинної інформації з обліку наявності та використання готової продукції

3.3 Обробка облікової інформації, аналітичний та синтетичний облік робіт та послуг допоміжних виробництв

3.4 Підготовка та подання звітності за результатами автоматизованого обліку реалізації товарів (робіт, послуг)

4. Охорона праці при роботі з комп'ютерною технікою

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Більшість факторів, що заважають розвитку та процвітанню підприємства, так чи інакше пов'язані з проблемами в організації управління, це: прорахунки в плануванні, помилки управлінського та бухгалтерського обліку, робота з дебіторсько-кредиторською заборгованістю та ряд інших. Тому задача оптимізації управління завжди є актуальною. Але, як відомо, оптимізації неможливо досягнути без автоматизації. Сучасний стан інформаційних технологій обумовив достатньо швидкий розвиток систем автоматизації управління підприємством, яких на сьогодні існує багато як від закордонних, так і вітчизняних розробників програмного забезпечення.

На вітчизняному ринку вже з'явилися потужні програмні продукти, які можна використовувати в якості управлінських систем. Але, слід зауважити, що дані продукти мають наступні недоліки з точки зору вітчизняних користувачів:

висока вартість;

середні та крупні підприємства за закордонними мірками не відповідають таким за вітчизняними мірками;

ядром цих систем є бухгалтерський облік, а вітчизняний бухгалтерський облік щойно переходить на зарубіжні стандарти;

складність з адаптацією систем до наших умов;

висока вартість «гарячої лінії».

Вітчизняні продукти набагато дешевші і при цьому за функціональними можливостями не набагато поступаються закордонним аналогам.

Оскільки в СТОВ «Удай-Агро» облік ведеться вручну, при написанні курсової роботи виникла необхідність обґрунтування вибору програмного забезпечення, яке б найбільш враховувало специфіку діяльності підприємства та дозволило з найменшими доопрацюваннями автоматизувати облік.

Для автоматизації діяльності СТОВ «Удай-Агро» можна застосувати програмне забезпечення «1С: Бухгалтерія 7.7» автоматизації обліку, оскільки комплексні інформаційні системи, які мають як облікові модулі, так і модулі автоматизації аналізу господарської діяльності, планування тощо, набагато дорожчі і СТОВ «Удай-Агро» на даному етапі не має можливості їх придбання.

Метою роботи є визначення доцільності та ефективності впровадження автоматизованого обліку, його основні переваги та недоліки, а також організація бухгалтерської служби та робочого місця виконавця облікової роботи з реалізації товарів (робіт, послуг) при автоматизованому обліку.

Основними завданнями автоматизованого обліку реалізації товарів (робіт, послуг) є:

документування операцій з обліку реалізації товарів (робіт, послуг);

ведення інформаційної бази реалізації товарів (робіт, послуг);

визначення стану розрахунків з реалізації товарів (робіт, послуг);

перевірка виконання планів із відвантаження й реалізації товарів;

визначення фінансових результатів від реалізації товарів (робіт, послуг).

Об'єктом дослідження є облікові процедури відображення господарських операцій щодо наявності та використання готової продукції у СТОВ «Удай-Агро» Лубенського району за умови впровадження системи бухгалтерського обліку.

1. Організація роботи бухгалтерії при використанні технологій автоматизованого обліку

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" питання організації обліку відноситься до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства й установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення відображення фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах, зберігання й обробки документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку (але не менше 3-х років) несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством згідно з чинним законодавством і установчими документами.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно вибирає форми його організації:

введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби, як самостійного структурного підрозділу, на чолі з головним бухгалтером;

користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

ведення на договірних началах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

самостійне ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. [3]

Важливою передумовою раціональної організації обліку на підприємстві є правильна розстановка кадрів на окремих ділянках облікового процесу, встановлення такої структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше відповідала б конкретним умовам роботи підприємства. Чисельність облікового апарату і його структура значною мірою залежать від обсягу облікових і контрольних робіт, від форми організації й автоматизації обліку, а також від таких факторів, як масштаби виробництва і структура управління ним.

Найбільш поширена така структура апарату бухгалтерії, коли в її складі виділяють групи з обліку матеріальних цінностей, праці і заробітної плати, затрат на виробництво, готової продукції та її реалізації, а також узагальнення всіх даних обліку і складання звітності.

Обліковим підрозділом на підприємстві є спеціальна управлінська служба - бухгалтерія. Бухгалтерія - це самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, відділ), в якому працюють спеціалісти, що здійснюють бухгалтерський облік господарсько - фінансової діяльності підприємства.

Бухгалтерія підприємства може мати такі відділи (сектори):

фінансово-розрахунковий - здійснює облік коштів у касі і банку, розрахункових і кредитних операцій, а також підзвітних сум. Якщо на підприємстві не відокремлено фінансову службу, ця група забезпечує також фінансове планування, контролює додержання платіжної дисципліни;

праці і заробітної плати (оплати праці) - здійснює облік виробітку і розрахунків по заробітній платі з робітниками і службовцями, облік розрахунків з депонентами, фінансовими органами по податках, утриманих із заробітної плати робітників і службовців, органами соціального страхування, а також складає звітність про використання фонду заробітної плати;

матеріального обліку - веде облік матеріальних цінностей, придбання і витрачання їх, здійснює облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації цих цінностей, складає встановлену звітність;

виробництва і калькуляції - здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт і послуг), виявляє результати роботи окремих виробничих Підрозділів і підприємств в цілому, бере участь в інвентаризації незавершеного виробництва, складає звітність про виконання плану виробництва і собівартості продукції;

готової продукції та її реалізації - обліковує надходження з виробництва готової продукції на склади підприємства, а відвантаження і реалізацію, веде розрахунки з покупцями, а також складає звітність про виконання плану реалізації;

зведено-балансовий - здійснює облік решти господарських операцій (облік доходів, фінансових результатів, внутрішньовідомчих розрахунків тощо), веде узагальнюючі і облікові регістри, складає баланс та інші форми звітності з основної діяльності підприємства, організовує бухгалтерський архів.[5]

Роботу кожного відділу очолює старший бухгалтер.

Особливості роботи підприємств зумовлюють різні структурні варіанти бухгалтерії. Так, на період здійснення підприємством капітального будівництва створюється відповідна група, яка забезпечує облік і складання звітності щодо капітальних вкладень і джерел фінансування їх. При наявності великого житлово-комунального господарства спеціальна група бухгалтерії здійснює облік операцій цього господарства тощо. Деякі відділи можуть бути укрупнені, а на малих підприємствах облікові роботи розподіляють між окремими працівниками бухгалтерії без створення самостійних груп.

Головний бухгалтер призначається на посаду і звільняється з посади власником (або першим керівником) підприємства.

Головний бухгалтер (або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку) підприємства:

забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені строки фінансової звітності;

організовує контроль за відображенням на рахунках всіх господарських операцій;

забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку в філіях, представництвах, відділах та інших відокремлених підрозділах підприємства;

бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею і відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжок і псування, активів підприємства. Разом з іншими службами головний бухгалтер повинен забезпечити економічний аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства для виявлення внутрішньогосподарських резервів і визначення шляхів подальшого розвитку підприємства.

Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює їх виконання.

Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку і строків документального оформлення господарських операцій, подання в бухгалтерію належних документів є обов'язковими для всіх працівників підприємства, які причетні до обліку.[12]

Право розпоряджатися господарськими засобами і пов'язане з цим право першого підпису на грошових і розрахункових документах, фінансових і кредитних зобов'язаннях, господарських угодах (контрактах) тощо належить керівникові господарства. Головний бухгалтер контролює дотримання чинного законодавства і має право другого підпису: його підпис є контролюючим. Без підпису керівника господарства чи головного бухгалтера документ вважається недійсним.

Головному бухгалтеру (або особі, на яку покладено функції ведення бухгалтерського обліку на підприємстві) забороняється приймати до виконання документи по операціях, що порушують чинне законодавство, фінансову дисципліну. При отриманні від керівника підприємства розпорядження на здійснення такої операції головний бухгалтер, не підписуючи такий документ, повинен письмово попередити керівника про незаконність даного розпорядження. Якщо керівник письмово наполягає на здійсненні такої операції, головний бухгалтер підписує документ. У цьому випадку всю повноту відповідальності за незаконність операції несе керівник підприємства[15].

2. Розрахунок впровадження комп'ютеризованої системи обліку на підприємстві

Програма „1С: Підприємство 7.7” є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.

Мета проектування -- забезпечити ефективне функціонування інформаційної системи обліку в СТОВ «Удай-Агро», а також взаємодія автоматизованої інформаційної технології з фахівцями, які використовують в сфері обліку, контролю та аналізу сучасну комп'ютерну техніку.

Основними принципами утворення автоматизованих інформаційних систем є системність, стандартизація та уніфікація, сумісність, розвиток, ефективність.

Принцип системності дозволяє виявити на основі цілісності взаємозв'язки між структурними елементами, які забезпечують направлену діяльність системи та реалізовані нею функції.

Системний підхід дозволяє використовувати математичний опис функціонування, дослідження різноманітних властивостей окремих елементів системи в цілому.

Системний підхід та моделювання дозволяють у доступній формі відображати всі необхідні дані, а також використовувати ПК для дослідження поведінки системи в конкретних експериментальних умовах.

Принцип стандартизації та уніфікації дає змогу в разі необхідності застосування типових, уніфікованих та стандартних елементів функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку.

Цей принцип дозволяє скоротити термін впровадження автоматизованої інформаційної системи обліку, а також трудові та вартісні витрати на створення цієї системи.

Принцип сумісності дозволяє забезпечити здатність взаємодії автоматизованої інформаційної системи різних видів, рівнів у процесі їх сумісного функціонування. Цей принцип дозволяє забезпечувати нормальне функціонування економічних об'єктів, підвищувати ефективність управління підприємством.

Принцип розвитку дає змогу постійно поповнювати і оновлювати функції системи та види її забезпечення. Цей принцип передбачає, що інформаційна система обліку має постійно нарощувати свої потужності новими технічними та програмними засобами, постійно розширятися новим колом завдань та поновлювати інформаційний фонд.

Принцип ефективності полягає у раціональному співвідношенні між витратами на створення автоматизованої інформаційної системи обліку та ефектом, який отриманий завдяки її функціонуванню.

Наведені основні принципи використовують на всіх стадіях створення та функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку, тобто упродовж усього їх життєвого циклу[1].

Життєвий цикл автоматизованої інформаційної системи обліку поділяють на такі стадії:

1. Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку.

2. Технічне завдання.

3. Ескізний проект.

4. Технічний проект.

5. Робоча документація.

6. Впровадження в дію.

7. Промислова експлуатація.

На стадії дослідження першим етапом є обстеження структури бухгалтерії та інших служб підприємства, які виконують облікові роботи, та самого обліку як інформаційної системи. Обстеження має здійснюватися відповідно до складеного плану і виділеними для цього робочими групами. Для проведення обстеження заздалегідь розробляють інструктивно-методичні матеріали (методику обстеження)[10].

Застосування автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку, на стадії обстеження, визначають структуру бухгалтерії підприємства та функціональні обов'язки працівників. При цьому використовують порівняльний аналіз організаційної структури бухгалтерій споріднених підприємств, особливо тих, які функціонують з АРМ. Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації обліку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засобів і засобів передавання даних, визначення режимів роботи, організація АРМ, постановка облікових завдань). Крім того, давати змогу розробляти рішення з організаційного забезпечення (організаційна структура бухгалтерії, організаційно-правове забезпечення автоматизованої системи обліку), технічного (остаточне рішення щодо складу і структури комплексу технічних засобів); інформаційного (утворення інформаційної бази -- складу та обсягу нормативно-довідкової інформації, структури бази даних, складу і характеристики вхідної і вихідної інформації та ін.); забезпечення обміну між локальними ПК і центральним ПК; лінгвістичного забезпечення (визначення технологічної предметної області, вибір мов); програмного (визначення принципів побудови та структури програмного забезпечення, його складу); методичного забезпечення проектно-кошторисної документації. При цьому погоджують рішення щодо зв'язку видів забезпечення між собою та розкладають замовлену документацію на компоненти і комплекси технічних засобів[20].

Організаційну структуру вивчають у взаємозв'язку з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує апарат бухгалтерії, підрозділи підприємства і окремі виконавці, що здійснюють облікові функції.

При обстеженні функцій бухгалтерії вивчають організаційну структуру і функції, що виконують інші підрозділи та служби апарату управління підприємством.

На стадії технічного завдання виконуються такі роботи:

1. Науково-дослідні роботи.

2. Розробка аванспроекта.

3. Розробка технічного завдання на автоматизовану інформаційну систему обліку.

На етапі науково-дослідних робіт визначаються напрями проведення цих робіт, розробляються рекомендації щодо використання результатів НДР при проектуванні інформаційної системи обліку.

На етапі розробки аванпроекту виконуються роботи з попередньої розробки проектних рішень. Це стосується розробки варіантів функціональної структури систем обліку, порівняльна техніко-економічна оцінка варіантів розробки інформаційної системи обліку, вибір типових проектних рішень з автоматизації обліку, контролю й аналізу.

Технічне завдання є основним документом для створення автоматизованої інформаційної системи обліку.

На стадії «Технічний проект» проводяться такі етапи робіт:

1. Розробка закінчених рішень з загальносистемних питань.

2. Розробка рішень щодо організаційного забезпечення.

3. Розробка або вибір алгоритмів автоматизованої діяльності.

4. Розробка рішень щодо інформаційного забезпечення.

5. Розробка рішень щодо лінгвістичного забезпечення.

6. Розробка рішень щодо програмного забезпечення.

7. Розробка рішень щодо методичного забезпечення.

Участь користувачів у розробці та впровадженні АІСО має забезпечити як оперативне і якісне рішення облікових, контрольних, аналітичних завдань, так і скорочення часу на впровадження нових технологій.[18]

На першому етапі проводять роботи з підготовки початкових даних для проведення аналізу застосування інформації при розв'язанні завдань обліку, контролю й аналізу в умовах використання АРМ бухгалтера. Ці роботи виконують на етапі технічного проектування, коли з кожного завдання визначено початкову, проміжну і вихідну інформацію. На основі цих даних визначають склад документів і баз даних, показники у цілому по підсистемах, упорядковують їх і готують для проведення аналізу.

Після проведення підготовчої роботи переходять до другого етапу робіт, який включає:

аналіз термінології, застосовуваної у проектних матеріалах;

аналіз ідентичності інформації у документах та базах даних з метою усунення надмірності;

розробку рекомендацій з кожного виду аналізу.

На третьому етапі на основі розроблених рекомендацій за результатами аналізу здійснюють:

- коригування постановки завдання як підсистеми обліку, контролю й аналізу, так і інших інформаційно пов'язаних з ними підсистем;

- коригування схеми документообороту;

- складання моделей інформаційних зв'язків завдань обліку, контролю та аналізу з іншими інформаційними системами підприємства.

Важливим документом технічного проекту є розробка «Описання постановки завдань».

Постановка завдань -- це опис завдань за визначеними правилами, які дають змогу уявити сутність, логічне перетворення інформації для отримання результату.

У сучасних умовах автоматизації обліку використовують чотири основних напрями використання ПК для обробки обліково-аналітичної інформації.

Першим характерним напрямом є використання режиму пакетної інформації. Основні етапи технології пакетної обробки такі:

кодування первинних документів;

контроль, сортування;

підготовка первинної інформації, формування бази даних;

формування різних показників і вихідних даних;

друкування вихідних документів.

Другий напрям -- це створення автоматизованих робочих місць бухгалтера на основі ПК, об'єднаних у локальні системи обробки обліково-економічної інформації.

Процес обробки обліково-аналітичної інформації на основі АРМ бухгалтера включає такі етапи:

складання (або виписування) первинних документів з використанням автономних АРМ бухгалтера на основі ПК з одночасним відображенням аналогів документів на машинному носії;

оформлення їх відповідними підписами, передавання первинних документів та їх аналогів по мережах зв'язку або на машинних носіях відповідним дільницям обліку;

приймання бухгалтерської первинної інформації (документів) та їх аналогів на машинних носіях, перевірка повноти і правомірності заповнення показників ручним способом або з використанням АРМ бухгалтера;

автоматизоване приймання через мережі зв'язку або автоматизоване введення бухгалтером з машинного носія даних первинних документів у ПЕОМ, автоматизований контроль, коригування, сортування, автоматизовані розрахунки, групування і нагромадження даних первинних документів у машинних аналогах облікових реєстрів;

оперативне автоматизоване одержання і виведення на друкування або дисплей даних поточного і підсумкового обліку.

Третій напрям створення автоматизованого облікового процесу на основі багаторівневого неоднорідного технічного комплексу з використанням АРМ бухгалтера, контролера, аналітичного робітника, тобто функціонування розподільної системи обробки інформації (РСОІ).

Технологія РСОІ з використання АРМ бухгалтера -- це нова технологія людино-машинної системи, яка дає змогу контролювати ряд складних ситуацій автоматизованого трудового процесу з участю бухгалтера. Вона передбачає включення у технологічний процес логічно зумовлених точок входу та умов переривання для оперативного втручання бухгалтера. Інструкційно-методичне та організаційно-технічне забезпечення АРМ бухгалтера, а також розміщення на машинних носіях РСОІ даних включає нормативно-довідкову й інструктивну інформацію з організації обліку, аналізу та контролю на конкретній дільниці.

Технологія обліку, аналізу та контролю в умовах використання РСОІ передбачає:

дані первинних документів вводяться з клавіатури АРМ з одночасним відображенням на машинному носії, а також системне розміщення інформації в інформаційних базах РСОІ;

автоматизацію операцій з контролю, систематизації й узагальнення облікових, аналітичних та контрольних даних;

організацію технології без проміжної служби обробки інформації;

використання користувачем РСОІ і локальної бази даних;

інформаційний обмін між АРМ, а також підсистемами автоматизованої інформаційної системи обліку;

організацію одного нормативно-довідкового господарства;

розподіл інформації за рівнями обробки і дільницями обліку, аналізу та контролю;

захист даних і додержання юридичних норм доступу до баз даних, зміну і знищення їх;

доступ до баз даних безпосередньо з робочого місця бухгалтера.

Новий підхід до технології РСОІ з використанням АРМ бухгалтера сприяє гнучкості технології в експлуатації, створює можливість поетапного впровадження.

Четвертий напрям полягає у використанні засобів обчислювальної техніки, не пов'язаних мережами передавання інформації.

Для реалізації четвертого напряму ПЕОМ розміщують на робочих місцях. При цьому обмін інформацією між АРМ здійснюється перезаписування інформації з однієї бази даних на іншу. Цю технологію впроваджують на підприємствах, де для автоматизованого обліку використовують одне або два АРМ.

Для того щоб реалізувати дані у технічному проекті, необхідно відбити їх у різних робочих документах -- експлуатаційних, методичних, організаційних тощо. Це здійснюється на наступній стадії створення автоматизованої системи обліку, що передбачає розробку проектно-кошторисної і робочої документації з інформаційного забезпечення розв'язання облікових завдань (технології розв'язання завдань, форм та способів облікової документації, реєстрації, вихідної інформації та ін.), з організаційного (положень, посадових інструкцій, програмних засобів, програмної і експлуатаційної документації та ін.).

На стадії впровадження об'єкта в дію здійснюються такі етапи: підготовка бухгалтерії і в цілому підприємства до впровадження автоматизованої системи у дію; навчання персоналу користувача (організація навчання роботи бухгалтерів-операторів та інших працівників на ПЕОМ на робочому місці з виконанням безпосередніх функцій, забезпечення їх робочими інструкціями, впровадження класифікаторів і кодифікаторів та ін.); комплектація системи автоматизованого обліку (отримання комплектуючих, матеріалів); будівельно-монтажні роботи; проведення експериментальної експлуатації, випробувань; усунення недоліків, здавання системи автоматизованого обліку у промислову експлуатацію.

Впровадження інформаційних технологій пов'язано з капітальними вкладеннями як на придбання техніки, так і на розробку проектів, виконання підготовчих робіт та підготовку кадрів. Тому впровадження повинно передувати економічному обґрунтуванню доцільності впровадження КСБО. Це означає, що повинна бути визначена ефективність використання автоматизованих комп'ютерних технологій.

Під ефективністю автоматизованого перетворення економічної інформації розуміють доцільність використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки при формуванні, передачі та обробці даних.

Розрізняють розрахункову та фактичну ефективність. Розрахункову визначають на стадії проектування автоматизації інформаційних робіт, тобто розробки технічного проекту; фактичну - за результатами впровадження техноробочого проекту.

Визначають економічну ефективність за допомогою трудових та вартісних показників. Основним при розрахунках є метод співставлення даних з базисним періодом. При автоматизації окремих робіт порівнюють витрати на обробку інформації до впровадження КСБО, а й витрати на обробку інформації за досягнутого рівня автоматизації. При цьому користуються абсолютними й відносними показниками.[8]

При розрахунку економічної ефективності комп'ютеризації обліку використовують ряд показників:

Зменшення трудомісткості робіт

Т_ек=Т_р-Т_к , де (2.1)

Т_р - сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації;

Т_к - сума трудових витрат при комп'ютеризованій обробці даних.

Чисельність облікових працівників, що підлягають вивільненню

В= Т_ек / Ф, де (2.2)

Т_ек - зменшення трудомісткості робіт;

Ф - місячний фонд робочого часу одного облікового працівника.

Вартість розробки КСБО

В=В₀ + В₁ +В₂ + В₃ + В₄ , де (2.3)

В₀ - вартість проектування робіт;

В₁ - вартість програмно - апаратних засобів;

В₂ - вартість створення локальної обчислювальної мережі (ЛОМ);

В₃ - вартість розробки і налагодження прикладного програмного забезпечення в рамках КСБО;

В₄ - вартість розробки експлуатації документації і навчання спеціалістів.

Термін окупності витрат на розробку комп'ютерної системи БО

С=В/Пр, де (2.4)

С - термін окупності;

Пр - очікуваний прибуток за рік;

В - вартість розробки КСБО

Економія при застосуванні вартості комп'ютерної техніки

ДВ = У В^р_ji- У В^к_ji,де (2.5)

ДВ - економія при застосуванні засобів комп'ютерної техніки

У В^р_ji - сума витрат при ручній обробці облікової інформації

У В^к_ji - сума витрат при автоматизованій обробці інформації

Проведемо розрахунок економічної ефективності впровадження комп'ютерної системи БО для нашого підприємства. Планується купити програмне забезпечення 1С: Бухгалтерія 8 і встановити на 5 комп'ютери для рядових бухгалтерів і на комп'ютер головного бухгалтера для проведення розрахунків. До автоматизації у бухгалтерії працювало десять, а після її впровадження 5 працівників звільнено.

Зробимо розрахунки для визначення економічної ефективності впровадження КСБО:

Зменшення трудомісткості робіт

Т_ек= ( 22*8*8)-(22*8*6)=352 год/міс.

Чисельність облікових працівників, що підлягають звільненню

Ч=352/(22*8)=2 чол.

Вартість розробки КСБО

В=4540+1990+5600+5250=17380грн.

Термін окупності витрат на розробку комп'ютерної системи БО

С=17380/300000=0,0579 (23 дні)

Економія при застосуванні вартості комп'ютерної техніки

ДВ= 14800-6700=8100

Найважливішим показником економічної ефективності комп'ютеризації обліку є зменшення трудомісткості. Після проведення автоматизації на підприємстві буде зменшена трудомісткість роботи на 352 годин щомісяця, відповідно буде звільнено 2 працівники, що значно зменшить витрати підприємства на оплату праці; загальна вартість автоматизації з урахуванням вартості комп'ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення складе 17380 гривень, але при очікуваному річному прибутку підприємства - 300 тис. грн. вона окупиться протягом 23 календарних днів.

3. Організація обліку реалізації товарів (робіт, послуг) в умовах застосування КСБО

3.1 Нормативно-довідникове забезпечення обліку реалізації товарів (робіт, послуг)

Константи - постійні (умовно-постійні) величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо.

В процесі автоматизованого обліку реалізації товарів (робіт, послуг) використовують значення такої константи як «Метод партийного учета ТМЦ» - вказується методика партійного обліку ТМЦ, обраний метод буде використаний як у бухгалтерському, так і в податковому обліку;

Довідник - це сукупність інформації будь-якого вигляду, що зберігається у формі таблиць в базі даних. Інформація довідників використовується для розрахунків, формування звітів, виведення інформації за запитом користувача.

Для обліку реалізації товарів, робіт і послуг в програмі «1С: Бухгалтерія» використовуються такі довідники:

«Места хранения»

«Номенклатура»

«Контрагенты»

Довідник „Місця зберігання” використовують з метою введення списку місць зберігання основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів. Цей довідник застосовують для виписування первинних документів та аналітичного обліку по рахунках 10, 11, 12, 20, 26, 28 й інші.

Стосовно кожного елемента потрібно зазначити тип місця зберігання (склад, матеріально - відповідальну особу тощо) і його назву. Якщо тип місця зберігання „Склад”, то його характеризують ще одним параметром - „Вид”. цей параметр може набувати два значення - „Склад” або „Магазин” (рис. 1). Якщо тип місця зберігання матеріально - відповідальна особа, то зазначаються прізвище цієї особи.

Рис. 1. Довідник «Місця зберігання»

Довідник «Номенклатура» містить список товарно-матеріальних цінностей і призначений для формування інформації про матеріали, номенклатуру продукції, перелік виконуваних робіт і послуг.

Рис. 2. Картка ТМЦ (довідник «Номенклатура»)

Основні реквізити цього довідника:

повна назва - обов'язковий для заповнення реквізит, в якому зазначається назва ТМЦ;

вид ТМЦ - вибирається одне з таких значень: товар, послуга, тара, продукція, матеріал, будматеріал, паливо, запчастини, МШП, напівфабрикат;

артикул - використовується для швидкого пошуку та сортування ТМЦ;

валюта продажу - зазначається валюта, в якій відображені відпускні ціни;

ціна продажу - вказується відпускна ціна ТМЦ;

валюта оприбуткування - зазначається валюта, в якій відображені закупівельні ціни;

ціна оприбуткування - вказується закупівельна ціна ТМЦ;

ставка ПДВ - вказується ставка ПДВ для конкретного номенклатурного номера ТМЦ, яка використовуватиметься для розрахунків сум ПДВ у документах;

базова одиниця - задається одиниця вимірювання, в якій будуть обліковані залишки ТМЦ тощо[2].

Довідник «Контрагенты» містить основну інформацію щодо контрагентів, з якими підприємство виконує господарські операції.

Рис. 3. Картка контрагента (довідник «Контрагенты»).

Довідник містить такі основні реквізити:

назва контрагента;

адреса та контактний телефон;

посадові та контактні особи;

реєстраційні коди - ЄДРПОУ, індивідуальний податковий номер, номер свідоцтва про реєстрацію;

банківські реквізити;

умови виконання господарських операцій.

3.2 Збір та накопичення первинної інформації з обліку наявності та використання готової продукції

Документ - це комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, в електронному вигляді (діалоговій формі документу) та на паперовому бланку. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок[13].

Відображення типових операцій на рахунках бухгалтерського обліку здійснюється з використанням типових документів відповідно до видів господарських операцій з наявності та використання готової продукції. Для обліку готової продукції в «1С: Бухгалтерія 7.7» призначені такі документи: «Калькуляція (тільки списати матеріали у виробництво)»; «Калькуляція»; «Переміщення»; «Видаткова накладна»; «Податкова накладна»; «Акт інвентаризації».

Податкова накладна. Документ "Налоговая накладная" (меню Документы/Налоговый учет/Налоговая накладная) застосовується для створення податкових накладних за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 30.05.97 р. № 165. Бухгалтерських проведень документ не формує. Записи про введені документи реєструються в журналі операцій і журналі документів "Книга продаж".

Податкову накладну можна вводити на підставі документів "Расходная накладная", "Приходный ордер", "Банковская выписка". При введенні на підставі багаторядкової банківської виписки буде запропоновано вибрати рядок, за яким буде сформована податкова накладна.



Рис. 4. Документ «Налоговая накладная» (закладка «Основные»)

Введімо новий документ на підставі видаткової накладної. При цьому табличну частину буде скопійовано повністю, інформація на закладці Основные аналогічна видатковій накладній. Документ містить посилання як на замовлення (у нас - рахунок-фактура), так і на документ-підставу (видаткова накладна). На закладці Дополнительно є група реквізитів Суммы первого события, що дозволяють розрахувати суми першої події залежно від термінів і виду оплати (повністю, частково, переплата). іноді буває важко визначити номенклатуру, яку треба зазначити в табличній частині, наприклад: було здійснено оплату за договором без зазначення рахунка-фактури; сплачено більше, ніж наперед відвантажено; відвантажено більше, ніж наперед оплачено.

Хоча документ не формує проведень, для коректного формування книги продажу він має бути проведений. Також потрібно провести автоматично створені податкові накладні. За проведеними податковими накладними формується звіт "Книга продаж". Його можна сформувати як через меню Отчеты/Книга продаж, так і з форми журналу "Книга продаж", де зберігаються документи податкового обліку (меню Журналы/Книга продаж).

Завершальна калькуляція (Додаток З). У кінці місяця, після того як відомі фактичні витрати на виробництво, закриті рахунки класу 8 (для тих, хто використовує 8-й і 9-й клас рахунків), розподілені загальновиробничі витрати, можна визначити фактичну собівартість готової продукції. Цей розрахунок і коригуючі проведення у програмі виконуються документом "Калькуляция" в режимі окончательная. Він створюється на основі введених раніше попередніх калькуляцій. Зробити це можна вручну. Для цього встановімо курсор на потрібний документ у журналі "Производство" (меню Журналы/Производство) і натиснімо клавіші Alt+F9 або викличмо правою кнопкою миші контекстне меню, в якому виберімо пункт Ввести на основании. У створеному документі в табличній частині можна змінювати розраховану Сумму окончательную за кожною витратою.

Оскільки калькуляцій буває кілька, зручно скористатися спеціальною обробкою - помічником "Создание окончательных калькуляций" (меню Сервис/Помощник "Создание окончательных калькуляций"). Обробка виконується наприкінці місяця, коли проведені документи "Финансовые результаты" в режимах Закрытие элементов затрат (счета класса 8) і Закрытие общепроизводственных затрат (счет 91). Крім цього мають бути внесені дані про незавершене виробництво поточного місяця (документ "Незавершенное производство").

При формуванні остаточних калькуляцій помічник для кожної статті витрат визначає реальну суму витрат за нею. Ця сума складається з сальдо за вибраною витратою на рахунку 23, до якого додається сума незавершеного виробництва за нею за минулий місяць і віднімається сума незавершеного виробництва за поточний місяць. Визначена таким чином сума розподіляється між усіма незакритими попередніми калькуляціями, які містили вибрану витрату, пропорційно до початкових сум витрат, зазначених у кожній із них.

У процесі роботи помічник "Создание окончательных калькуляций" пропонує зазначити фірму, місяць і вид діяльності, за яким створюються калькуляції. Перед формуванням документів пропонується сформувати оборотно-сальдову відомість за рахунком 23, щоб перевірити витрати за видами і пересвідчитися, що внесено всі документи щодо незавершеного виробництва.

Останнім кроком помічник формує документи "Калькуляция" в режимі окончательная і пропонує їх провести. При проведенні остаточних калькуляцій, якщо фактична собівартість виявилася вищою від планової, сума перевитрати списується за дебетом рахунка 26 "Готова продукція" з кредиту рахунка 23 "Виробництво", якщо фактична собівартість нижча від планової - сума економії списується "сторно" за тими ж кореспондуючими рахунками, з урахуванням виду діяльності на кожен вид витрат. Якщо продукція, оприбуткована за попередньою калькуляцією, продана раніше, ніж було внесено остаточну калькуляцію, будуть сформовані коригуючі проведення щодо обліку собівартості реалізованої продукції (90.1). Статус попередніх калькуляцій, за якими існує остаточна, має значення ЗАКРЫТАЯ предварительная. У результаті всіх цих дій готова продукція відповідно до вимоги стандарту оцінена за фактичною виробничою собівартістю.

Остаточні калькуляції мають друковану форму, яку можна використати для внутрішнього обліку. Документ складається головним бухгалтером та підписується керівником підприємства.

Документ «Расходная накладная» призначений для відображення операцій, пов?язаних з реалізацією товарів.

Рис. 5. Документ «Расходная накладная» (закладка «Основные»)

Створити «Расходную накладную» можна такими способами:

за допомогою документа-підстави «Счет-фактура» (механізм «Ввод на основании»);

меню «Документ» > підменю «Расход» > документ «Расходная накладная»;

відкрити журнал «Расходные накладные» і перейти до режиму введення нового документа.

При виборі першого способу створення документа, всі реквізити основної закладки документу автоматично переносяться з документу «Счет-фактура»[4].

При заповненні документу вручну в шапці необхідно вказати:

покупця, обравши його з довідника «Контрагенти»;

валюту, в якій буде виписаний рахунок та її курс до національної валюти, з довідника «Валюты»;

МВО або склад, де зберігаються запаси, з довідника «Места хранения»;

вид торгівлі, обравши вид розрахунків або за готівку, або безготівковий.

Заповнення табличної частини документа можна виконувати кількома способами: звичайним введенням по рядках або методом множинного підбору з довідника запасів, при допомозі кнопки «Подбор».

В табличній частині документу вводяться наступні дані:

назва запасів, які відпускаються;

кількість одиниць запасів (товарів), які реалізуємо;

одиниця виміру;

коефіцієнт перерахунку для вибраної одиниці виміру;

ціна за запаси без ПДВ;

сума ПДВ;

сума знижки;

сума без ПДВ і з ПДВ з врахуванням знижки тощо.

Вартість знижки та поля, що їй відповідають, з?являються в табличній частині документу тільки в тому випадку, якщо константа «Использовать скидку» встановлена на значенні «Да».

За допомогою кнопки «Дать скидку» можна розрахувати різні способи розрахунку знижок: одним відсотком або сумою для кожного товару окремо, або після закінчення заповнення табличної частини документу можна визначити суму або процент знижки для накладної в цілому (опції «Сумма по накладной», «Процент по накладной»).

У закладці «Дополнительно» документу «Расходная накладная» відображається інформація про довіреність (реквізити в групі «Доверенность») і про співробітника, який здійснював відпуск запасів [16].

Документ «Расходная накладная» формує такі проводки (рис. 6).

Рис. 6. Проводки, сформовані документом «Расходная накладная»

3.3 Обробка облікової інформації, аналітичний та синтетичний облік робіт та послуг допоміжних виробництв

Облікова інформація є складовою частиною економічної інформації. Економічна інформація - це найважливіша складова управлінської інформації.

Облікова (виробнича) інформація відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ і послуг. Вона характеризується двома основними ознаками - кількістю і якістю. Кількісна визначається одиницями виміру, на основі яких можна встановити обсяг і трудомісткість отримання інформації, а також визначає технічні засоби для передачі, збирання, фіксації і обробки. Якісна ознака дозволяє визначати її за ознаками знань, функціями управління. Обробляється облікова інформація поетапно: збір даних, передача даних, зберігання, обробка і отримання результатів.[7]

Основними вимогами до облікової інформації є: достовірність, своєчасність, повнота і точність, надійність, комплексність, адресність, багаторазове використання, висока швидкість збирання, обробки і передачі, кодування і декодування, документальність. Невід'ємним атрибутом облікової інформації є реквізити.

Облікова інформація відображає процеси у формі натуральних, трудових, або вартісних показників. Облікова інформація як частина економічної інформації має ряд особливостей:

- безперервність обробки, оскільки вона відображає складні об'єкти регулювання;

- циклічність обробки, оскільки зазнає однакової обробки за однакові часові періоди, але із зміною її змісту і числового наповнення;

- масовість - наявність однорідних інформаційних масивів арифметичних операцій при обробці;

- суттєвість - не потрібно втрачати час на облік незначних факторів;

- складність розрахунків - велика кількість арифметичних і логічних операцій для визначення одного показника.

Щоб облікова інформація однозначно сприймалась тими, хто її збирав і обробляв інформацію і користувачами, вона повинна задовольняти наступним вимогам:

- достовірність - повністю відображати господарські процеси і легко перевірятись;

- значимість - має бути корисною, отриманою в потріб-ний час, вигоди від її отримання повинні перевищувати витрати на її отримання;

- постійність - інакше стає неможливість порівняння даних;

- суттєвість - кожне підприємство встановлює свій рівень суттєвості;

- консервативність - робити оцінки результатів обробки інформації менш оптимістичними;

- повнота - містити максимум даних, необхідних користувачу.

Процес обробки облікової інформації зображено на рис. 7.

Рис. 7. обробка облікової інформації

Облік наявності та використання готової продукції 1С: «Бухгалтерія 7.7» ведеться на рахунку 26 «Готова продукція» на ньому ведеться облік в розрізі субрахунків за видами готової продукції. Цей рахунок активний по дебету відображається надходження та залишок готової продукції, а по кредиту списання та реалізація.

Отже, обробка облікової інформації на будь-якому підприємстві - значний та трудомісткий процес, що потребує уваги та відповідних знань. За допомогою автоматизованої системи, облік робіт і послуг допоміжних виробництв став значно спрощеним, що покращило роботу бухгалтерів.[13]

3.4 Підготовка та подання звітності за результатами автоматизованого обліку реалізації товарів (робіт, послуг)

Будь-яке підприємство, реєструючи господарські операції в первинних документах, формує підсумкові дані про фінансово-господарську діяльність за конкретний розрахунковий період. Ці дані утворюють оперативну, статистичну та фінансову звітність.

Автоматизоване формування оперативної звітності забезпечує щоденний контроль за господарськими операціями підприємства.

Створення статистичної звітності забезпечує формування відомостей за окремими показниками господарської діяльності підприємства в натуральному й вартісному вираженні.

Фінансова звітність базується на даних первинного, аналітичного та синтетичного обліку та складається для задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів.

Автоматизований комплекс задач зведеного обліку і складання звітності забезпечує:

послідовність;

узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках із наступним групуванням даних на одному або кількох рахунках;

відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства, і їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку;

автоматизоване систематичне складання (за місяць, квартал, півріччя, рік) бухгалтерського балансу та звітності, завершального етапу облікового процесу.

Автоматизоване оброблення задач зведеного обліку та складання звітності сприяє:

якісному контролю за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

збереженню грошових коштів і контролю за використанням їх за цільовим призначенням;

визначенню фінансових результатів діяльності підприємства та контролю за розподілом прибутку;

систематизації та узагальненню даних в аналітичному й синтетичному розрізах про виробничо-господарську діяльність підприємства для забезпечення прийняття управлінських рішень[9].

Звітність облікових комп'ютерних систем слід розподілити на такі групи:

стандартизована - засоби облікової програми, призначені для розв'язання питань детального аналізу окремих операцій та перевірки правильності ведення обліку;

регламентовані - звіти, розроблені авторами програми для складання звітності відповідно до вимог чинного законодавства;

спеціалізовані - звіти, створені користувачами для забезпечення своїх власних інформаційних потреб.

Стандартними звітами в системі є такі:

звіт «Анализ счета» містить обороти рахунку з іншими рахунками за вибраний період, а також сальдо на початок і на кінець періоду.

Щоб його одержати, потрібно визначити період звітності, номер рахунка і задати значення прапорців «Данные по субсчетам» або «Данные по валютам».

Часто треба знати обіг і залишки на рахунку щодо кожної дати певного періоду, наприклад, для аналізу динаміки змін засобів організації, перевірки відповідності введених в інформаційну базу даних з даними, що зазначені в банківських виписках тощо. Таку інформацію можна отримати зі звіту «Анализ счета по датам».

Звіт «Анализ счета по субконто» містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунку з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку на початок і на кінець місяця в розрізі об'єктів аналітичного обліку. Цей звіт може бути сформований лише для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік.

Звіт «Карточка счета» включає всі проводки з даним рахунком або проводки по даному рахунку по конкретних значеннях об'єктів аналітичного обліку - найменування матеріалу, організації-постачальнику і т. ін. Крім того, в картці рахунку показують залишки на початок і на кінець періоду, обороти за період та залишки після кожної проводки.

Звіт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» дозволяє отримати для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, розбиття залишків і оборотів по конкретних об'єктах аналітичного обліку (субконто).

Задають період звітності, також зазначають рахунок. Кнопка дає змогу вибрати рахунок з плану рахунків (рахунка, якого немає в плані рахунків, задати не можна). Якщо така ж кнопка наявна в полі введення іншого параметра, то цей параметр вибирають з довідники.

Кнопка свідчить про те, що вибирають одне з кількох можливих значень параметра. Прапорець «По субсчетам» означає, що треба відображати інформацію за субрахунками балансового рахунка, а прапорець «Группы» задає розподіл субконто по групах з отриманням підсумків по групі.

«Журнал-ордер по субконто» застосовується для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік по субконто. Він дозволяє отримати для кожного виду субконто, по якому ведеться аналітичний облік, на рахунку дебетові і кредитові обороти, а також розгорнуте і згорнуте сальдо на початок і кінець вибраного періоду. Крім того, в діалоговій формі запиту параметрів звіту можна задати різні режими вибору субконто.

звіт «Обороты счета» використовують для одержання інформації про обіги та залишки на рахунку за звітний період. Він може бути корисний для підведення підсумків і складання звітів. Для одержання обігів рахунка треба застосувати команду «Обороты счета (Главная книга)» з пункту «Отчеты» головного меню. У діалоговому вікні налаштування параметрів за допомогою прапорців можна задавати або скасовувати виведення відповідних підсумків, тобто отримати важливі проміжні підсумки або відмовитися від зайвої інформації.

Звітність підприємства є заключним етапом облікового циклу підприємства. Вона складається на основі даних бухгалтерського обліку для задоволення інформаційних потреб різних категорій користувачів: внутрішніх і зовнішніх. Процес її складання достатньо тривалий і потребує значних витрат праці. Його автоматизація дозволяє скоротити витрати часу роботи працівників, підвищити рівень контролю за розрахунком окремих показників та надає більше можливостей щодо підвищення детальності звітної інформації та її оперативності.

Автоматизоване складання звітності дозволяє подавати звіти про показники діяльності підприємства не лише в паперовому, а й в електронному вигляді, що дозволяє спростити і скоротити процес приймання звітності та здійснення її контролю на відсутність формальних і механічних помилок[18].

4. Охорона праці при роботі з комп'ютерною технікою

При виконанні робіт на комп'ютерах необхідно дотримуватись вимог загальної інструкції з охорони праці.

До самостійної роботи на комп'ютерах допускаються особи, які пройшли медичний огляд, навчання по професії, вступний інструктаж з охорони праці та первинний інструктаж з охорони праці на робочому місці. В подальшому вони проходять повторні інструктажі з охорони праці на робочому місці один раз на півріччя, періодичні медичні огляди один раз на два роки.

Під час роботи на комп'ютерах можуть діяти такі небезпечні та шкідливі фактори, як:

фізичні;

психофізіологічні.

Основним обладнанням робочого місця користувача комп'ютера є монітор, системний блок та клавіатура.

Робочі місця мають бути розташовані на відстані не менше 1,5 м від стіни з вікнами, від інших стін на відстані 1м, між собою на відстані не менше 1,5 м. Відносно вікон робоче місце доцільно розташовувати таким чином, щоб природне світло падало на нього збоку, переважно зліва.

Робочі місця слід розташовувати так, щоб уникнути попадання в очі прямого світла. Джерела освітлення рекомендується розташовувати з обох боків екрану паралельно напрямку погляду. Для уникнення світлових відблисків екрану, клавіатури в напрямку очей користувача, від світильників загального освітлення або сонячних променів, необхідно використовувати антиполискові сітки, спеціальні фільтри для екранів, захисні козирки, на вікнах - жалюзі.

...