Материальный учет

Размещено на http://www.allbest.ru/

9

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В данной курсовой работе будет идти речь о том, как проводится учет материалов, на основании каких нормативных и законодательных документов проводится данный учет на предприятиях и ворганизациях, а за объект изучения будет использованы данные ОАО «Курганский автобусный завод», будет рассмотрена краткая характеристика данного предприятия и его финансовое положение . Данная организация была выбрана в связи с тем, что она является наиболее интересной и наиболее полной в плане информации и только с помощью таких предприятий можно глубоко расскрыть выбранную тему.

Задачей выбранной темы будет являться изучение ведения учета материалов на складах и бухгалтерской службе, оформление поступления и выбытия материальных средств, и отражение их на счетах бухгалтерского учета в процессе написания курсовой работы необходимо будет выявить имеющиеся недостатки по ведению и учету материалов и каким образом можно это поправить. Ведь каждый руководитель и главный бухгалтер непосредственно должны обязательно видеть и отслеживать учет материалов, так как материальные затраты лежат в основе производства продукции и они являются неотъемлемой частью себестоимости продукции. А также данный руководящий состав обязательно должен отследить чтобы на складах не образовывались залежи материальных средств, которые в дальнейшем могут перерасти в неликвидные средства, т.е. средства, которые не могут участвовать в процессе производства. В процессе рассмотрения данной темы мы будем прибегать к анализу системы внутреннего контроля, что нам поможет сделать правильные выводы о недостатках учета на данном предприятии. Также разработаем возможные предложения по усовершенствованию учета материалов на складах и в бухгалтерском учете.

1. Теоретические основы организации учета материалов

1.1 Нормативное регулирование учета материалов

Одним из основных нормативных регулирований в бухгалтерском учете является Федеральный закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», где представлены основные положения по ведению бухгалтерскрго учета.

Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119Н утверждены методические указания по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов.

На основании чего утверждается Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» ПБУ 5/01. Данный приказ вводится в действие начиная с бухгалтерской отчетности 2002года.

Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально - производственных запасах организации. Под организацией в дальнейшем понимается юридическое лицо по законодательству Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

Для целей настоящего Положения к бухгалтерскому учету в качестве материально - производственных запасов принимаются активы: используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи; предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации.

Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением.

Настоящее Положение не применяется в отношении: активов, используемых при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации в течении периода превышающего 12 месяцев или обычный операционных цикл, если он не превышает 12 месяцев; активов, характеризуемых, как незавершенное производство.

Также к основным нормативно правовым источникам, регулирующим объект проверки можно отнести: Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (от 28 декабря 2001г. №119н), другими нормативными документами, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Основные положения по учету тары на предприятиях, План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, Инструкция о порядке исчисления и уплаты НДС.

1.2 Состав и оценка материалов

учет документ синтетический аудиторский

Материалы используются в качестве предметов труда при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг и управленческих нужд организации. Материалы, участвуя в процессе производства, потребляются в каждом его цикле целиком и полностью переносят свою себестоимость на продукцию, работы, услуги. Наряду с готовой продукцией и товарами материалы относятся к материально - производственным запасам (МПЗ), порядок формирования в бухгалтерском учете информации о которых дан Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» (ПБУ 5/01 от 9июня 2001г. №44н) и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов (от 28 декабря 2001г. №119н), другими нормативными документами.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материалов, связаны с обеспечением сплошного, непрерывного и полного отражения информации о наличии, движении и использовании материалов в количественном и стоимостном выражении; своевременного и достоверного документального оформления операций с материальными ценностями; обобщения показателей аналитического и синтетического учета, необходимых для управления процессами материально - технического снабжения организации, контроля за сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов; соответствия показателей синтетического и аналитического учета, а также данных складского, оперативного и бухгалтерского учета материальных ценностей.

В зависимости от назначения материалы подразделяются на группы:

сырье и основные материалы;

вспомогательные материалы;

покупные полуфабрикаты;

топливо;

тара и тарные материалы;

прочие материалы (в том числе возвратные отходы);

инвентарь, инструменты и хозяйственные принадлежности.

Материалы группируются не только по назначению, но и по технико - эксплуатационным признакам, иным основаниям для организации и ведения управленческого и финансового, синтетического и аналитического учета производственных запасов, при составлении форм статистического наблюдения, других отчетов. Единицей бухгалтерского учета материальных ценностей выбирается номенклатурный номер, который разрабатывается организацией на базе их классификации.

Оценка материалов проводится в денежном измерителе. Материальные ценности принимаются к учету по фактической себестоимости, порядок исчисления которой различен и зависит от хозяйственных операций, связанных с приобретением запасов, их отпуском в производство и иных фактов выбытия активов.

Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов организации на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев предусмотренных законодательством). Фактическая стоимость материалов складывается из стоимости материалов по договорным ценам, установленным соглашением сторон в возмездном договоре. Транспортно - заготовительных расходов, непосредственно связанных с заготовлением и доставкой материалов в организацию, расходов по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию (расходы по переработке, обработке, доработке и улучшению технических характеристик материалов, не связанные с производственным процессом).

Не включаются в фактические расходы на приобретение материальных ценностей общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с поступлением указанных активов.

Товарно - трансапортные расходы следует относить отдельным видам и группам материалов, но если этого сделать невозможно либо нет значительного различия в удельном весе транспортно - заготовительных расходов, то названные расходы суммируют отдельно и при необходимости распределяют между отдельными видами материалов. Состав расходов на приобретение материальных ресурсов приведен в таблице 1.

Таблица 1-Элементы фактической себестоимости материалов, приобретенных за плату

Стоимость материалов по договорным ценам:
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику
- таможенные пошлины
- проценты по кредитам, предоставленным поставщиками
- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением производственных запасов
Транспортно - заготовительные расходы:
- расходы по погрузке материалов в транспортные средства и их транспортировке, подлежащие оплате покупателем сверх цены покупателем по договору
- расходы по содержанию заготовительно - складского аппарата организации
- расходы по содержанию специальных заготовительных пунктов, складов и агентств, организованных в местах заготовок
- наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплачиваемые снабженческим, внешнеэкономическим и иным посредническим организациям
- плата за хранение материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях, портах, пристанях
- плата по процентам за предоставленные кредиты и займы на приобретение материалов до принятия их к бухгалтерскому учету
- расходы на командировки по непосредственному заготовлению материалов
- стоимость потерь по материалам в пути (недостача, порча) в пределах норм естественной убыли
- расходы по страхованию
- суммовые разницы
Расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию:
- расходы по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик материальных ценностей (при выполнении работ собственными силами и сторонними организациями)
Продолжение таб.1
- расходы по перевозке материалов к месту выполнения работ и обратно, по их погрузке и выгрузке (при выполнении работ сторонними организациями)

Материальные ценности, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении, на ответственном хранении, переданные в переработку, учитываются в оценке, предусмотренной в договоре или согласованной с собственником имущества, а при отсутствии указанных цен - в учетной условной оценке.

Материалы, на которые в течении отчетного года рыночная цена снизилась либо они морально устарели, полностью или частично потеряли первоначальные качества, отражаются в бухгалтерском учете и отчетности на конец года по обоснованной организацией текущей рыночной стоимости с учетом физического состояния запасов.

Определить фактическую себестоимость материалов непосредственно по мере их получения от различных поставщиков возможно только при ограниченной номенклатуре материальных ценностей. Поэтому текущий учет материальных ценностей, как правило, ведется по учетным ценам. В качестве учетных по усмотрению организации, могут использоваться договорные, планово - расчетные, средние средневзвешанные покупные цены, текущие покупные цены с добавлением расходов на доставку производственных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования, и иные цены, фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца

При существенных отклонениях планово - расчетных и средних цен от рыночных они должны быть пересмотрены. Такие отклонения не должны превышать, как правило, 10%.

При отпуске материальных ресурсов в производство и ином выбытии материальных ценностей одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых во времени приобретения (способ ФИФО);

по себестоимости последних по времени приобретения способ ЛИФО).

Применение одного из перечисленных способов оценки по группе (виду) материалов должно производиться в течении отчетного года и отражаться в учетной политике организации.

При рассмотрении же предприятия, которое использовано для нашего изучения, то надо сказать, что бухгалтера с начало предпочитали использовать метод оценки по себестоимости каждой единицы, но в связи с тем, что поступление материалов происходит очень часто и цены в настоящих рыночных условиях не стабильны, из - за чего стало появляться большое количество карточке учета материалов, ведь на каждую цену приходилось заводить новую и в производство списывались с разных карточек, что вызывало сильное неудобство, путаницу и беспорядок в складском хозяйстве, поэтому было сделать изменения в учетной политике предприятия и начать использовать способ оценки по средней себестоимости, что облегчило работу и бухгалтерам и работникам складского хозяйства. Чтобы наглядно увидеть как действует данный метод можно посмотреть (приложение 2.

Там видно, что на начало года берется средняя остаточная цена по краске МЛ-1110, затем записывается краска пришедшая по новой цене, берут начальную среднюю цену и поступившую усредняют и принимают в дальнейшем уже новую среднюю цену, по которой краска уже отпускается в производство на основании соответствующих документов.

2. Организация учета материалов на исследуемом предприятии

Краткая характеристика предприятия

Как ранее было замечено предприятием, на основании которого будет рассматриваться данная тема, является ОАО «Курганский автобусный завод», так как только на крупном предприятии можно подробно и тщательно рассмотреть какой-либо вопрос.

ОАО «КАВЗ»- это одно из крупнейших предприятий и единственное, находящееся на территории города Кургана, производящее автобусы различных модификаций. В последние годы эта организация перенесла одни из самых не простых и тяжелых времен, однако, не переставая радовать своего покупателя данного рода продукцией.

Как ранее было сказано, спецификой рассматриваемого мной предприятия является выпуск и реализация средств, для передвижения по городу и совершения междугородних рейсов. Организационно-правовой формой данной организации является открытое акционерное общество. Как и для любого акционерного общества для Курганского автобусного завода характерны свои уровни и сферы управления, наглядно они представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Уровни и сферы управления в Акционерном Обществе.

Из данного рисунка видно, что все главные операции по управлению организацией осуществляет непосредственно исполнительный орган, на решения которого оказывает влияние лица, входящие в состав совета директоров, а управленческие и производственные подразделения приводят в исполнение указания вышестоящих органов. Если же подробно рассматривать данную схему, то в ней будут более крупно представлены все уровни управления, такие данные можно увидеть в прилагаемом (приложении 1. Здесь ярко выражены управляющие звенья и закрепленные за ними подразделения, которые отвечают непосредственно за свой вид деятельности. Общая территория завода составляет 61,6га, где застроенная площадь равна 50% от общей земли, помимо этого здесь имеются железные и автомобильные пути. Все пространство отделено ограждением, протяженность которого составляет 4,53км. Данные такого плана еще раз говорят, что предприятие имеет большие размеры. Однако подтверждением величины завода говорит не только величина занимаемой площади, но и количество занимаемых вакансий, которые занимаются производством и выпуском готовой продукции. Для отражения численности имеющегося количества работников предлагаю к рассмотрению следующей таблицы.

Таблица 2-Динамика среднегодовой численности работников

Год	Среднегодовая численность работников, чел.
А	1
2001	2997
2002	2555
2003	2520

На основании таблицы, в которой приведены данные статистического отдела ОАО «КАВЗ» видно, что постепенно снижается уровень численности работающих на предприятии. Такое изменение за последние годы может свидетельствовать, тому, что предприятие находилось в затруднительном финансовом положении, и не в состоянии было всех обеспечить заработной платой, тем самым, снижая общие затраты. Однако результаты следующей таблицы говорят и о том, что руководство организации, тем самым, пыталось обеспечит своих рабочих более высокой заработной платой (см.табл.3).

Таблица 3-Динамика среднемесячной заработной платы работников

Год	Среднемесячная заработная плата ,руб
А	1
2001	2282
2002	3126
2003	3255

Если же говорить о виде деятельности предприятия, то оно специализировано на производстве и выпуске автобусов различных моделей уже много лет подряд. И для того, чтобы быть на данном рынке конкурентоспособным в экспериментальном цехе постоянно изменяют, улучшают и вносят новые виды транспорта. Однако всвязи с тяжелым экономическим положением в стране и с образованием мелких современных предприятий выпуск и продажи продукции на предприятии за последние годы резко снизились (табл.4).

Таблица 4-Динамика выпуска и реализации готовой продукции на ОАО «КАВЗ»

Модель КАВЗ	2001г.	2002г.	2003г.
	Произве-дено (шт)	Реализо-вано (шт)	Произве-дено (шт)	Реализо-вано (шт)	Произве-дено (шт)	Реализо-вано (шт)
А	1	2	3	4	5	6
397611	411	379	93	137	12	39
397650	298	387	52	50	19	23
324400 (01,02)	33	13	10	37	8	14
397611-А3			3	3
397614	7	7	9	9
397651	69	69	226	223	162	9
422400	13	13
422911	8	8
397620	1037	1037	1112	891	985	974
422410	12	12
422431	38	38	76	76
3270	2	2
422430	13	13	32	32	17	17
422990	7	7
327600	1	1
422992			3	3
397652			152	152
397652 (ут.)			10	10	36	36
324410			10	10
397652 (ут.дл.)			28	28
397630			1	1
Итого:	1949	1982	1817	1593	1239	1112

На основании этих данных можно сказать, только то, что если будет и дальше продолжать падать спрос на производимую продукцию, то смысл в дальнейшей деятельности данной организации исчезнет. А для того чтобы заинтересовать покупателя в товаре необходимо усовершенствование самих изделий, изготовление из наиболее современных материалов с использованием более качественного сырья, но при всем этом не завышая себестоимость продукции, а наоборот идти на ее снижение. Конечно, если оценивать объективно то положение, в котором оказалось столь крупное предприятие надо еще и учитывать и тот факт, что перестройка сыграла огромную роль в упадке многих крупных предприятий, а не только ОАО «КАВЗ».

Ведь оставшись без поддержки государства, руководителям приходилось самостоятельно искать рынки сбыта, места закупки сырья, материалов; в сложившихся рыночных условиях необходимо было внедрять новые технологии, подбирать и переучивать специалистов, - все это затрачивало время, когда в короткие сроки были уже готовы малые специализированные предприятия с высоким уровнем производства.

3. Финансовое положение предприятия

Для того, чтобы подробнее разобраться с экономическим состоянием организации и движением денежных средств в ней, рассмотрим показатели финансового состояния в динамике лет, которые взяты из бухгалтерских балансов за последние несколько лет (см.таб.5).

Таблица 5 - Анализ структуры и состояния финансовых показателей

Как видно из предлагаемых в таблице данных, в течении всех этих лет активы предприятия, то увеличивались, то уменьшались, а в 2003году произошло значительное уменьшение на 69727 тыс.руб., что обусловлено уменьшением стоимости основных средств и текущих активов, при увеличении дебиторской задолженности. Видим также и возрастание убытков, которые сложились в основном от: реализации продукции, процентов по пользованию бюджетными средствами, по новой технике, содержанию социальной сферы, премий и материальной помощи, судебных приставов, регистрации прав собственности, передачи объектов социальной сферы (приложения к бухгалтерскому балансу и пояснительная записка).

Структура источников хозяйственных средств предприятия, на конец 2003года характеризуется отсутствием собственного капитала, предприятие осуществляет деятельность только за счет заемных средств. Кредиторская задолженность увеличилась, в том числе за счет за счет увеличения заемных средств на 73469 тыс.руб. и по расчетам с кредиторами на 25157 тыс.руб., одновременно увеличилась и дебиторская задолженность, почти в равной степени, даже выше, чем является переплата и преждевременное перечисление денежных средств поставщикам и заказчикам и фирмам оказывающим услуги за не выполненные обязанности.

Движение денег на предприятии можно подробно увидеть из приложенного к балансу отчета о движении денежных средств (форма 4) (см. таб. 6).

Как видно из приведенного выше отчета за последние три года возрастают доходы предприятия и одновременно расходы. Заметим и то, что поступления в основном возросли из-за заемных средств, а также видно, даже были внесены авансы от покупателей, что говорит о том, что предприятие не имеет собственных средств.

Таблица 6.-Отчет о движении денежных средств за последние три года Тыс. Руб.

Что же касается оттока денежных средств, мы видим, что он связан в основном с оплатой приобретенных товаров.

Из всего выше сказанного можно сделать выводы: доходы от деятельности предприятия не превышают расходы, а значит данная организация, существует только на оплату затрат различного рода. Одними из затрат являются: заработная плата, приобретение сырья, материалов, комплектующих, задолженности перед поставщиками, бюджетными организациями и выплата пений.

По данным баланса и пояснительной записки к нему видно, что затраты растут, а доходы уменьшились и переросли в убыток, который постепенно возрастает. Чтобы этого дальше не происходило необходимо срочно снижать затраты до минимума, разрабатывать специальную программу по работе с поставщиками, следить за правильным использованием сырья, материалов и комплектующих, поставить правильный учет в складском хозяйстве, следить за ценовой политикой, наладить сбыт продукции.

4.Первичные документы учета наличия и движения материалов на ОАО «КАВЗ»

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997г. №71а, в редакции от 6 апреля 2001г. №26), а при их отсутствии - отраслевыми формами, утверждаемыми соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

К унифицированным форсам первичной документации по учету производственных запасов относятся:

- доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется до оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени коммерческой организации выдается за подписью его руководителя и иного лица, уполномоченного на это учредительными документами; от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности - за подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на которого она выписана.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается, как правило, на 15 дней, а при расчетах в порядке плановых платежей - на календарный месяц. Доверенность оформляется в одно экземпляре и выдается под расписку получателю.

Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

На предприятии, которое подлежит изучению выписывается доверенность формы № М-2, такую доверенность как уже было сказано выше выдают доверенному лицу на получение материалов у поставщика, она обязательно заполняется в соответствии с требованиями, нумеруется, регистрируется, подписывается тремя лицами: руководителем, главным бухгалтером, доверенным лицом и заверяется печатью. Доверенность, чаще всего, выдается в данной организации на календарный месяц, затем ее получатель, после получения груза должен квиток, заверенный о том, что товар получен сдается в бухгалтерию, лицу выдавшему эту доверенность, который делает отметку в журнале регистрации о том, то лицо получавшее материальные ценности, выполнил задание и отчитался. Образец доверенности показан в приложении 3.

Приходный ордер (форма № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. При неоднократном получении в течении дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

Для сокращения количества первичных учетных документов и снижении трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоваться сопроводительные документы поставщика, в которых на обратной стороне работником склада проставляется штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи материально ответственного лица.

На ОАО «КАВЗ» также используется при приемке товара приходный ордер, но только он выписывается в трех экземплярах: для бухгалтерии, экспедитору для отчета за доверенность, если нет квитанции и материально ответственному лицу. В данный документ записывается: номер и дата доверенности, лицо ее получившее, количество, полученных материалов, цена и общая сумма, подписывают лицо получившее и сдавшее товар. Заполненный экземпляр представлен в приложении 4.

акт о приемке материалов (форма № М-7) предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и предъявителя поставщика либо незаинтересованной организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику.

Лимитно-заборная карта (форма № М-7) используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг. Лимит отпуска материальных ценностей устанавливается отделом снабжения, либо плановым отделом исходя из объемов производственных заданий цехов и норм расхода предметов труда, с учетом переходящих остатков неиспользованных материалов на начало отчетного периода. Рассматриваемый документ служит для текущего контроля за соблюдением лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является основанием для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно - заборная карта выписывается, как правило, в двух экземплярах на одно наименование, а при сравнительно редком отпуске ресурсов в производство - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения лимитно - заборной карты. Кладовщик отмечает в картах склада и подразделения дату и количество отпущенных материалов, записывает остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно - заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно - заборной карте склада - представитель структурного подразделения. После использования лимита лимитно - заборные карты со склада передаются в бухгалтерию (приложение 5).

план - карта используется, в случае, если в организации организована централизованная доставка материалов со складов в производственные подразделения. Снабженческими и плановыми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск, в котором отражаются лимиты и календарные сроки доставки материалов. На основании этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится передача по назначению. На рассматриваемом предприятии данный документ не используется.

требование - накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется она в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателями. Один экземпляр документа предназначен для списания ценной подразделением - поставщиком, второй - для оприходования ценностей подразделением - получателем (приложение 6).

Требование - накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх норм и лимита, по замене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносится отличительная полоса. На основании требования - накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предоставлено такое право.

В требовании - накладной указываются причины сверхлимитного отпуска материалов, ставится штамп «Сверх лимита». При получении материалов для производства продукции взамен забракованной или для исправления брака к лимитно - заборной карте или требованию - накладной следует прилагать акты о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по которым изготовлена забракованная продукция.

накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем заполненной в установленном порядке доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания отпуска материалов, второй - получателю.

Данная форма документа используется и на Курганском автобусном заводе, для этого с начало пишется покупателем специальная служебная записка на приобретение, каких-либо, материальных ценностей, затем ее рассматривает генеральный директор, главный бухгалтер и сотрудник планово - экономической службы, согласовывается отпускная цена, количество, а затем уже на основании этой записки выписывают накладную, по которой покупатель получает материалы (см. приложение 7).

карточка учета материалов (форма № М-17) заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем календарном году, а также закрываться и закрываться в середине года. Заполнение данной карточки показано в приложении 2.

акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств.

Совершенствование содержания первичных документов способствует рационализации документооборота. Так, если в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование - накладная, лимитно - заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со складов подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценностей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование - накладная и лимитно - заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценностей.

Нестабильность цен материалов в современных условиях хозяйствования и актуальная потребность организации учета материалов по поступающим партиям материальных ценностей обусловливают целесообразность перенесения реквизита «цена материалов» в табличную часть документа, что позволит регистрировать цену в форме № М-17 по каждой поставке материальных ценностей.

Оснащение рабочих мест кладовщиков, бухгалтеров, персонала других подразделений организации современными компьютерами, которые используются локально либо в сети, объединяющей терминалы персонала различных служб организации, также способствует сокращению количества экземпляра первичных документов, упрощению их форм и трудоемкости формирования, а в некоторых случаях - исключению первичные учетные документы в традиционной форме при сохранении юридического статуса первичной информации. Первичные учетные документы обладают юридической силой при наличии обязательных реквизитов, подписей исполнителей и должностных лиц, печатей.

Для усиления контрольных функций бухгалтерского учета рекомендуется приказом руководителя организации утвердить список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, относящихся к названной категории. Бланки первичных учетных документов целесообразно пронумеровать до передачи материально ответственным лицам для заполнения.

Кроме перечисленных документов для учета материальных ценностей используются:

инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

акт покупки материалов на рынке;

акт перевода единиц измерения материалов;

акт - заключение о чрезвычайных ситуациях;

акт на списание материалов;

В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются:

товарно - транспортная накладная (форма №1-Т);

счет - фактура;

расчетно - платежные документы по банку;

приходный и расходный кассовые ордера;

и др.

Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

5. Организация учета материалов на складах и бухгалтерской службе: учет поступления и выбытия материалов

К основным предпосылкам рациональной организации учета материалов и контроля за их сохранностью относятся:

наличие оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

размещение запасов в местах хранения таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой приемки, отпуска и проверки наличия материальных ценностей по группам и типо-, сорто - размерам; в местах хранения каждого вида запасов следует прикрепить ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

раскроя материалов, применение централизованной доставки материалов со складов в подразделения по согласованным графикам; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов, за правильное и своевременное оформление этих операций, за сохранность запасов; заключение с этими лицами письменных договоров о материальной ответственности;

определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение, отпуск и вывоз материалов со складов, иных мест хранения.

Учет поступления материалов.

На поступающие материалы организация, как правило, получает от поставщика расчетные и сопроводительные документы. В соответствии с графиком документооборота необходимо:

зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

проверить соответствие данных документов договорам по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;

проверить правильность информации в расчетных документах;

акцептовать расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта;

определить фактические размеры ответственности в случае нарушений условий договора;

передать своевременно документы в подразделения организации для последующей обработки.

Получение материалов у поставщиков на ОАО «КАВЗ» ведется следующим образом.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации экспедитору или иному доверенному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на их получение. Приемка материалов осуществляется по действующим в названных организациях правилам с учетом условий договоров купли-продажи и перевозки груза.

Сопроводительные документы на поступившие покупателю грузы передаются отделу материально-технического обеспечения или складу для приемки и оприходования материалов. На складе проверяется соответствие качества, ассортимента и количества материалов данных расчетных и сопроводительных документов поставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно - транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Некоторые материалы, перечень которых устанавливается распорядительным документом данной организации, могут направляться непосредственно в подразделения, минуя склад.

Если поставка соответствует условиям договора, материально ответственным лицом на складе выписывается приходный ордер (форма М-4), образец представлен в приложении 4. При поступлении материалов, приобретенных подотчетным лицом за наличный расчет в розничной торговле либо у физических лиц на рынках, основанием для оформления приходного ордера являются товарный чек магазина, квитанция приходного кассового ордера, акт о покупке на рынке или у населения.

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов либо условиями договоров, при этом составляется акт о приемке материалов (форма № М-7) в двух экземплярах.

Материалы, поступившие на склад в порядке внутреннего перемещения из подразделений организации в случаях возврата ресурсов, сдачи отходов, брака, материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств, оформляются требованием -накладной, актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются кладовщиком в специальную карточку, хранятся они на складе обособлено и не могут расходоваться, за исключением случаев, когда материальные вещи относятся к бесхозным вещам и являются скоропортящимися, либо расходы по их хранению несоизмеримо велики. Организация может их использовать или продать. Выручка от продажи материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов в организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других затрат, возвращается данным предприятием собственнику материалов.

Учет выбытия материалов.

Материалы могут отпускаться с центральных складов организации на слады подразделений, а при отсутствии последних - непосредственно в подразделения организации (обычно на склады и в кладовые). Отпуск материалов со складов, в том числе и другим организациям (на сторону), производится только материально ответственным лицом, списки и образцы подписей которых сообщаются кладовщикам. Для обеспечения сохранности материалов организацией устанавливаются порядок и вывоз и выноса с территории, оформления пропусков, способы выполнения необходимого при выбытии материальных ценностей контроля.

Порядок отпуска материалов со складов и кладовых подразделений устанавливает руководитель подразделения по согласованию с главным бухгалтером организации. Из цеховых складов и кладовых материалы передаются в производство, на участки, бригадам, на рабочие места в соответствии с установленными лимитами, нормами и объемами производственной программы, Отпуск сверх норм и лимитов либо замена производится порядке, установленном организацией при наличии разрешения руководителя либо уполномоченных лиц.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в производственные подразделения указываются реквизиты, позволяющие идентифицировать вид материальных ресурсов, заказ, для которого предназначены материалы, либо код и наименование затрат. Если отпуск материалов подразделениям производится без указания назначения. Они считаются в подотчете у подразделения.

Материалы списываются с подотчета подразделений данной организации, отдельных работников на основании акта, составленного назначенной руководителями организации либо ее подразделения комиссией. Комиссия проверяет фактическое наличие материальных запасов. Устанавливаются причины расхода сверх норм.

Материалы, пришедшие в негодность по истечении сроков хранения, морально устаревшие, при выявлении недостач, хищений или порчи, списываются с учета. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссия производит осмотр материалов, устанавливает причину их непригодности к использованию и виновных в этом лиц, выявляет возможность применения материалов на другие цели или их продажи, совместно с плановым экономическим отделом производит оценку отходов и материалов при понижении их физических свойств, составляет акт на списание ценностей, осуществляет контроль за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материальных ценностей.

Работники бухгалтерии, ведущие учет материальных запасов, систематически, в установленные организацией сроки, один раз в месяц ( в конце текущего месяца) проводят на кладах в присутствии кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операции в карточках учета, полноты и своевременности сдачи документов в бухгалтерию. Бухгалтер материальной группы сверяет записи в карточках учета материалов с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков.

Материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи приходных и расходных документов и вместе с документами передает его в бухгалтерию. Сдача складом лимитно - заборных карт производится ежемесячно, а также после использования лимита. При этом сверяются данные лимитно - заборных карт склада и подразделений, что подтверждается подписями кладовщика и работника подразделений, получавших материалы.

По окончании месяца материально ответственное лицо склада переносит количественные остатки из карточек учета материалов в сальдовую книгу или ведомость, которая ведется по балансовым счетам и субсчетам, группам и видам материалов.

Контроль за правильностью складского учета материалов со стороны бухгалтерии заключается в проверке не только первичных учетных документов, но и отчетов подразделений организации, составлении записей в приходных и расходных документах, карточках материалов и сальдовых книгах. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета и групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах группы материальных ценностей, по которым выявлены несоответствия.

На основании всего изложенного можно сказать, что методом учета материалов, используемым на Курганском автобусном заводе является сальдовый.

6.Синтетический и аналитический учет материалов

Для синтетического учета наличия и движения собственных производственных запасов организации предназначены активные счета: 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Не принадлежащие организации материальные ценности учитываются на забалансовых счетах: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, 003 «Материалы, принятые в переработку».

В соответствии с группировкой материальных ценностей по назначению к счету 10 «Материалы» открываются субсчета:

10-1 «Сырье и материалы»-для учета наличия и движения сырья, основных и вспомогательных материалов; сырье и основные материалы входят в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу, либо являются необходимыми компонентами при изготовлении продукта труда; вспомогательные материалы участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу,

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» - для учета покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, включая строительные конструкции и детали, специального оборудования, инструментов, приспособлений и других приборов, приобретаемых организациями в качестве комплектующих изделий при выполнении научно - исследовательских, конструкторских и технологических работ.

10-3 «Топливо» - для обобщения сведений о наличии и движении нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии, твердого и газообразного топлива, отопления помещений.

10-4 «Тара и тарные материалы» - для сбора сведений о всех видах тары, а также о материалах и деталях, предназначенных для ее изготовления и ремонта.

10-5 «Запасные части» - для учета запасных частей, предназначенных для ремонтных целей, автомобильных шин в запасе и обороте, обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях организаций, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.

10-6 «Прочие материалы» - для обобщения информации о наличии и движении на складах отходов производства, неисправимого брака, предметов от демонтажа и разборки основных средств, других аналогичных материальных ценностей.

10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону».

10-8 «Строительные материалы»- субсчет используется для учета наличия и движения материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, при изготовлении строительных деталей, возведении и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, а также других материальных ценностей, необходимых для нужд строительства.

10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» - для учета средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.

Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения, наименованиям материальных ценностей.

Счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о резервах под отклонения стоимости материальных ценностей, определившейся на счетах бухгалтерского учета, от рыночной стоимости. Этот счет применяется для отражения информации о резервах под снижение стоимости не только материалов, но и незавершенного производства, готовой продукции, товаров, других средств в обороте.

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» используется для обобщения информации о приобретении запасов, относящихся к средствам в обороте. На счете отражается покупная стоимость материальных ценностей, определяемая по данным расчетно-платежных документов поставщика, и учетная стоимость фактически оприходованных ценностей.

Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» предназначен для отражения разницы между фактической себестоимостью приобретенных материалов и их оценкой по учетным ценам. Аналитический учет по названному счету ведется по группам материально-производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.

Забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» используется для учета наличия и движения полученных от поставщиков ценностей, по которым организация-покупатель на законных основаниях отказалась от акцепта и оплаты счетов, а также запрещенных к расходованию по условиям договора до их оплаты и по другим причинам. Организациями-поставщиками учитываются на счете 002 оплаченные покупателями ценности, оформленные сохранными расписками, но не вывезенные по причинам, не зависящим от организаций. Аналитический учет по счету 002 осуществляется по организациям-владельцам, по видам, сортам материальных ценностей и местам их хранения. Забалансовый счет 003 «Материалы, принятые в переработку» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья и материалов заказчика, принятых в переработку (давальческое сырье), не оплачиваемых организацией-изготовителем.

Аналитический учет ведется по заказчикам, местам нахождения наименованиям материальных ценностей (видам, сортам, размерам и другим характеристикам). Синтетический учет поступления материалов может вестись либо на счетах 10, 15 и 16 , либо на счете 10. На счете 10 «Материалы» в первом варианте ценности отражаются по учетным ценам, во втором -- по фактической себестоимости. Во втором случае транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов, что целесообразно для организаций, имеющих небольшую номенклатуру материалов, либо приобретении ценностей особой значимости. Для учета транспортно-заготовитедьных расходов организациями может открываться специальный субсчет к счету 10. Вариант учета поступления материальных ценностей выбирается организациями самостоятельно и отражается в учетной политике.

В таблице 7 отражены записи на счетах бухгалтерского учета по формированию на счете 10 (без применения счетов 15 и 16) фактической себестоимости производственных запасов при их поступлении, указаны документы -- основания записей на счетах и в регистрах бухгалтерского учета. Состав хозяйственных операций и порядок их отражения на счетах бухгалтерского учета соответствует элементам фактической себестоимости производственных запасов. Если производственные запасы учитываются с применением, счета 15, в нашем случае на нашем предприятии применяется данный счет, в приведенных в табл. 10.3 корреспонденциях, фактические расходы, относящиеся к себестоимости материальных ценностей, отражаются по дебету этого счета. По операциям I, 2, 4, 5, 7 в бухгалтерском учете отражаются) суммы НДС по приобретенным ценностям и услугам: дебет сч, 19, субсчет 19-3, кредит сч. 60 (76). Транспортно-заготовительные расходы учитываются по отдельным видам или группам материалов, но допускается вести учет транспортно-заготовительных расходов в целом по субсчету к счету 10 либо по счету 15.

...