Особливості документообігу в організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особливості документообігу в організації (на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»)



ЗМІСТ

ВСТУП

1. Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері

1.1 Поняття та організація документообігу

1.2 Рух вхідних, вихідних і внутрішніх документів

1.3 Реєстрація, індексація та систематизація документів

1.4 Контроль за виконанням документів та їх термінами

1.5 Складання номенклатури справ та передача справ у відомчий архів

1.6 Документообіг за банківськими операціями

2. Аналіз документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

2.1 Організаційна структура та нормативно-правова база здійснення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

2.2 Аналіз електронного документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

2.3 Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ



ВСТУП

Актуальність дослідження. У сучасному динамічному світі менеджери витрачають від 50 до 90 відсотків свого робочого часу на комунікації, процеси, пов'язані з опрацюванням інформації. Діловодство впорядковує роботу з документами, носіями інформації на підприємстві, забезпечуючи економію ресурсів управлінської ланки.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, підприємства, установи закладу, пов'язаних головним чином з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних установ різноманітних форм власності, і засобами, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документ як основний носій інформації, необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру. Він в більшості випадків є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Документ є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. а тому керівники підприємств несуть, в першу чергу, персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше зберігання як основних об'єктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення виробничих, господарських і наукових завдань.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування - шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль - збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Існуюча система документообігу є складною та громіздкою внаслідок наявності значної кількості різних видів і форм документів, різниці в побудові аналогічних за змістом форм, повторень окремих показників в різних документах, багатоетапності процесу документообігу.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших - ринкових - умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів - дій та подій. Виникли нові об'єкти документування. Об'єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп'ютерного обліку.

Рівень теоретичної розробки теми. Розробці теоретичних основ документаційно-інформаційної діяльності банку присвячено праці багатьох дослідників, оскільки проблема саме банківської документації досить чітко виражена в наш час.

Особлива увага приділина опрацюванню робіт таки відомих авторів у сфері діловодства та документообігу - А.Н. Діденко [18], В.А. Блощинська[5], Н.М. Кушнаренко[35], Ю.І. Палеха[50].

У своїх працях А.Н. Діденко акцентує свою увагу на необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у галузі діловодства та широкому впровадженні новітніх технологій, в той же час В.А. Блощинська наполягає на обов'язковому запровадженні раціональних прийомів роботи при організації документообігу на підприємствах, в установах і організаціях.

Н.М. Кушнаренко звертає свою увагу на методологічних проблемах діловодства, на відміну від неї Ю.І. Палеха акцентує увагу на організаційно-технічних проблемах діловодства.

Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалися такі вченні, як М.Ф. Кропивко, С.В. Івахненков, В.М. Боркус, М.В. Ларін тощо. При розгляді проблем електронного документообігу кожний із авторів розглядає лише якусь їх частину, а не весь спектр проблем та шляхів їх вирішення. Так С.В. Івахненковим увага приділяється проблемі захисту електронних документів [26, с.266-269], проф. М.Ф. Кропивко акцентує увагу на юридичній обґрунтованості електронних документів [20]. М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу [37], а В.М. Боркус - питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок [6].

Таврійські дослідники доценти В.П. Прадун [7] та Р.В. Друзін [7] та професор філологічних наук В.Н.Боровський [7] затратили чимало часу на розробку єдиної систематизації банківської документації. Вони вивчили проблеми з якими стикаються діловоди та архіваріуси та запропонували єдину систему так званої банківської документації. Також їм вдалось розробити систему за якої документ проходить всі етапи аналізу та обробки інформації від прийняття вхідної документації і до передачі документа в архів, подальшого використання та до знищення документів.

А ось науковці з Європейського університету систематизували і запропонували, нині вже використовуючі, інформаційні банківські системи висвітливши всі ризики та переваги більшості систем, якими вже використовують в банківських установах тощо.

Що стосується діяльності банківських установ, то вона здійснюється на основі Закону України «Про банки та банківську діяльність», Закону України «Про інформацію», Конституції України, Господарського кодексу України, постанов Національного банку України, Кабінету Міністрів України та Верховної Ради тощо.

Для ефективного функціонування і розвитку банківської системи ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» необхідна подальша структуризація і спеціалізація комерційних банків, розвиток різних відділів банківської установи, що сприятиме розширенню діапазону банківських операцій і фінансових послуг і забезпечить вдосконалення кредитно-фінансового механізму в країні.

Об'єктом дослідження є банківська документація.

Предметом дослідження - особливості документообігу на прикладі «Райффайзен Банк Аваль».

Мета дослідження - розробити пропозиції щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу в діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

Виконання даної мети забезпечується наступними завданнями:

· дослідити структуру та організацію документообігу, його поняття та стадії;

· проаналізувати теоретичні основи документаційно-інформаційного забезпечення банку;

· проаналізувати стан правового забезпечення здійснення інформаційної діяльності банківських установ;

· розглянути співпрацю підрозділів установи та передачу документів до архіву;

· охарактеризувати систему електронного документообігу;

· проаналізувати особливості зберігання банківської документації в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;

· розглянути електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;

· розробити шляхи вдосконалення електронного документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

В таній дипломній роботі були використані наступні методи дослідження:

· порівняння;

· метод індукції та дедукції;

· метод аналізу та синтезу зібраних даних;

· графічний.

Нормативно - правова база дослідження - Закон України «Про інформацію», Закон України «Про електронний цифровий підпис », Закон України «Про Національну програму інформатизації», Закон України «Про банки і банківську діяльністю», Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закон України «Про Національний банк України».

Практичне значення одержаних результатів полягає у розробці пропозицій щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу.

Робота містить узагальнену інформацію про предмет дослідження, яку відібрано з опублікованих наукових творів, а також логічні висновки, зроблені на її основі. Крім того, укладено перелік бібліографічних описів документів, використаних при написанні даної роботи. Зміст роботи та списки джерела можуть бути використані як оглядовий матеріал з предмету дослідження.

Структура дипломної роботи. Дипломна робота складається із вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури і додатків. З метою систематизації викладу змісту розділи поділено на підрозділи, пронумеровані за десятковою системою.

У вступі дається коротка характеристика питання, що досліджується, а також вказується актуальність роботи, її мета, об'єкт та предмет дослідження, методи та нормативно-правова база дослідження.

Перший розділ, що має назву «Загальна характеристика документообігу та організація обліку в банках», містить матеріали, які розкривають поняття документообігу, документообігу за банківськими операціями, аналізується організація документообігу, подані загальні механізми проходження документів та робота з документацією.

У другому розділі, що має назву «Особливості документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»», представлена загальна характеристика банківської системи, організація документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль», а також подані пропозиції щодо підвищення ефективності документообігу у банківській сфері.

Висновки містять узагальнюючу інформацію, а також додається коротка підсумкова характеристика розділів дипломної роботи.

В додатках до дипломної роботи розміжено зразки документів. використання яких є актуальними під час здійсненні діловодного процесу.

Список використаної літератури відображає перелік нормативних документів, підручників, посібників та інтернет-ресурсів, які стали основою для написання дипломної роботи.

Обсяг дипломної роботи - 60 сторінок. Робота містить 16 додатків. Список використаної літератури налічує 63 найменувань.



1. Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері

1.1 Поняття та організація документообігу

Інформація являє собою зміст зв'язку між матеріальними об'єктами, що виявляється в зміні станів цих об'єктів.

Закон України «Про інформацію» гласить, що «інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі».[54,ст.1]

Інформація може бути представлена в документальному і не документальному вигляді.

У документальному вигляді інформація може бути відображена в письмовій, графічній або числовій формах.

Документ являє собою матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Згідно Закону України «Про інформацію», документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві». [54, ст.27]

Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом. Іншими словами, документообіг -- це процес руху первинних документів від моменту їх складання (або отримання) до здавання в архів (або відправлення).

Документообігом називається рух документів в організації з часу їх появи до завершення роботи з ними. Тобто документообіг складається з двох основних фаз - створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ.

Перша фаза - створення, складається з двох етапів:

- одержання документів організацією зі сторони (вхідні документи);

- створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).

Друга фаза - завершення роботи з документами - складається з трьох етапів:

- відправлення створених документів (вихідні);

- здавання відпрацьованих документів на зберігання в архів;

- знищення непотрібних документів.

Таким чином, документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.

Документопотік -- це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на різних носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми бухгалтерського обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів.

Об'єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів даних. Організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, проте і швидкість цього руху.

В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва - інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.

Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів:

- прямоточність (створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети чи певної службової особи, яка працюватиме з даним документом);

- пропорційність (передбачає однакове документаційне навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входять створення, вивчення, ознайомлення, технічна обробка та ін.);

- паралельність (застосовується в значенні одночасної функціональної роботи над одним документом кількох діловодних підрозділів);

- ритмічність (забезпечується робота з документами всіх діловодних структур в єдиному робочому ритмі);

- безперервність (відсутність тривалих пауз під час роботи з документами);

- спеціалізація (та чи інша діловодна структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначенням відповідають специфіці її діяльності);

- одноразовість (документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз).

Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відображення в реєстраційних журналах або реєстраційних картках.

При необхідності і з точки зору оперативного контролю за місцем перебування документа на певний момент можна використовувати телефонний зв'язок між окремими структурами.

Загальний рух документів в діловодних службах організації можна зобразити у вигляді таблиці (див. Додаток А).

Всі діловодні ведення та служби, які обробляють документи, працюють згідно з Інструкцією з організації діловодного процесу в закладі або Положенням про служби діловодства.

В той же час оптимальна організація роботи з документами - це створення оптимальних умов в тих чи інших службах для всіх документів, які проходять через них. [20, с. 82]

Організація роботи з документами (створення, вивчення, передача для опрацювання, контроль, зберігання, подальше використання та ін.) називається діловодством. Діловодство складається з двох основних процесів: документування (див. Додаток Б) та організації роботи з документами (див. Додаток В).

При цьому в діловодстві окремо розрізняють документальний потік, документальний масив, документальні ресурси та документальний фонд.

Документальний потік (ДП) - організована кількість документів (первинних і вторинних), функціонуючих (створюваних, поширюваних і використовуваних) у діловодному середовищі. Документальний потік визначається кількістю документів, які знаходяться в русі (в динаміці). Документальний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документальних видань у закладі.

Документальний масив (ДМ) - визначена, незмінна в часі кількість документів. Документальний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів.

Документальні ресурси (ДР) - ЦК відносно впорядкована кількість документів, які слугують засобом чи об'єктом документообігу або поповненням документального фонду.

Документальний фонд (ДФ) - сукупність документів, зосереджених в організації, в тому числі тих, які функціонують в даний момент та тих які знаходять на зберіганні. [15,с.118]

У більшості випадків види оперативної роботи з документами тісно пов'язані між собою і є тими проміжним ланками, на яких перебувають документи між двома фазами (створення та завершення) в процесі документообігу.

Розрізняють типові недоліки в організації руху документів:

Ш Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності;

Ш Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;

Ш Не однократні повернення руху документа (в процесі реєстрації, редагування і друге);

Ш Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур'єрного зв'язку.

Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980-х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала:

Ш Об'єднання різних джерел документної інформації в єдину систему;

Ш Організацію документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;

Ш Вилучено дублікування інформаційних і документаційних потоків; Уніфікацію прийомів роботи з документами.

В основні положення ГСДОУ включені правила прийняття і обробки вхідних і вихідних документів, їх передачі і врахування. Направленя руху документів і інстанції закріплюючих в схемах проходження документопотоків або окремих категорій документів.

Документообіг організації представляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.

1.2 Рух вхідних, вихідних і внутрішніх документів

В організаціях, де організована діяльність канцелярії 1-2 категорій, вхідні та вихідні документи проходять різні етапи обробки.

Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.

3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою «особисто» не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою «особисто» знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації.

4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли:

- дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля;

- адресу відправника можна встановити тільки за конвертом;

- конверти зі службовими помітками («таємно», «рекомендований», «з повідомленням про вручення» тощо);

- документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка «особисто».

5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.

6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в день реєстрації.

3. | Попередній розгляд | 7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєструються та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєструються документи помічені «особисто» і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.

8. Реєстрація документів (проставлення індексу).

9. Передача документів, в залежності від важливості інформації, керівнику установи або керівникам структурних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються безпосередньо їм у руки.

Керівнику направляється документація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження.

4. | Розгляд документів керівником або керівникам структурних підрозділів. | 10. Секретар особисто відповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді).

11. Результати розгляду документів керівником відображаються в резолюції.

12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами).

13. Передача документів виконавцю.

5. | Робота виконавця з документами | 14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно з своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства.

15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу.

Головним критеріями для подання документів у структурні підрозділи або керівнику організації вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (циркулярні листи та ін.).

При оцінці важливості документа враховуються:

1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).

2. Складність і новизна питання, проблеми.

3. Авторство (становище службової особи).

4. Терміновість виконання.

5. Вид документа та його призначення.

Проходження і порядок виконання вихідних документів

№ з/п | Назва операції | Зміст операції

1. | Складання проекту документу | Проект документа складає виконавець.

2. | Оформлення документа | Рукописний варіант корегується і друкується

3. | Погодження документа | Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документа. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни і доповнення.

4. | Перевірка правильності оформлення | При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики.

5. | Підписання | Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець.

6. | Реєстрація документа | Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря.

7. | Відправлення документа | Відправлення включає в себе етапи:

- перевірку правильності оформлення, наявності додатків;

- повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання;

- сортування за адресами і видами техніки відправлень;

- складання документа і вкладання його в конверт;

- заклеювання конверта;

- визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою.

Документи, передані в канцелярію на обробку, повинні бути відправлені в день передачі.

Особлива робота з документам в процесі документообігу вхідних і вихідних документів здійснюється на двох етапах:

- розгляд керівником;

- виконання документа.

Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідного документа або в день створення проекту вихідного документа. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терміну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в резолюціях.

Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання і ознайомлення до підготовки відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці. [ 9, с. 134]

Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.

Проходження і порядок виконання внутрішніх документів

№ з/п | Назва операції | Зміст операції

1. | Створення документа | Вказівка на створення документа.

Проект документа складає виконавець.

Розгляд документа.

Доопрацювання (редагування та внесення коректив).

2. | Оформлення документа вимогами | Документ обробляється та друкується у відповідності із встановленими вимогами.

3. | Погодження | Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація.

4. | Розмноження документа | Створення відповідної кількості копій.

5. | Виконання документа | В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням.

6. | Зберігання документа | Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів.

Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року називається документальним масивом або обсягом документів організації за визначений період часу.

Обсяг документів організації в установах 1-2 категорії підраховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.

Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.

Окремо підраховують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлення шляхом оперативного розмноження.

Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.

Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (вхідні, вихідні, внутрішні), а знаменник - кількість копій.

Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, що півроку, а вже потім за рік. Це зробить роботу в структурних підрозділах набагато простішою. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості даних про обсяг документа.

Отже, можна зробити висновок, що процес проходження документів організацією являє собою певний процес, який складається з чітко визначених етапів. Недотримання обов'язкових складових в здійсненні цього процесу спричинить збій усієї системи документообігу, що матиме для організації вкрай негативні наслідки і потребуватиме багато часу для виправлення ситуації.

1.3 Реєстрація, індексація та систематизація документів

документ діловодство архів

Реєстрація документів - це запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати реєстрації.

Метою реєстрації є зазначення обліку, контролю та пошуку документів. Основним принципом реєстрації є разовість. Кожен документ повинен реєструватися в даній установі тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день їх підписання.

Реєстрація документів проводиться централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах 1-2 категорій, в територіально відокремлених структурних підрозділах, а також в необхідних випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які надходять з вищестоящих інстанцій або направляються на їх адресу. Найважливіші внутрішні документи (накази з основної діяльності, з особового складу, протоколи, доповідні записки та ін.), а також пропозиції, заяви та скарги громадян реєструються обов'язково.

В кожній організації є перелік документів, які не підлягають реєстрації. Цей список затверджується керівником установи.

Для реєстрації документів в організації використовується єдина реєстраційна картка типового зразка (Додаток Г) або журнал реєстрації.

Практика показує, що реєстраційні журнали зручніші для використання, оскільки всі дані про документи в них подаються в певній хронологічній послідовності. До того ж реєстраційні картки можуть губитися і перекладатися в процесі роботи з ними.

В реєстраційний журнал або реєстраційну картку записуються назва документа, дата його одержання (створення), інколи під час реєстрації і вихідний номер документа.

В деяких організаціях, де документообіг становить великий документальний масив, реєстраційний журнал заводиться окремо для вихідних (див. Додаток Д), вхідних (див. Додаток Е) та внутрішніх документів (див. Додаток Ж).

Записи в журналі робляться тільки чорнилом, розбірливим та чітким почерком.

Більшу частину документів реєструють у канцелярії, а решту - згідно зі специфічним призначенням самих документів - у підрозділах: відділ кадрів, бухгалтерія, юридичному відділі, плановому відділі та ін.

Службові листи реєструють за принципом: «запит - відповідь». У державних організаціях при реєстрації документів використовують класифікатор документів.

При цьому слід пам'ятати, що бухгалтерські статистичні документи не реєструються. Не реєструються також вітальні листи, проспекти, каталоги, порядок денний, оголошення, заявки, повідомлення, особиста кореспонденція.

Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів або, інакше кажучи, індексація - це проставлення при реєстрації документа порядкового номера, який вказує на місце виконання чи зберігання документа.

Правила індексації:

- умовні позначки мають вигляд арабських чисел у певній комбінації;

- розташування складових частин індексу повинно бути постійним;

- система індексів повинна залишатися незмінною;

- документ отримує тільки один індекс.

Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ організації.

Реєстраційний індекс складається з:

- індексу справи по номенклатурі;

- власного порядкового номера самого документа.

Наприклад: наказ № 05-12, де 05 - номер справи за номенклатурою, а 12 - порядковий номер самого документа.

Реєстраційний індекс може мати і більш складний набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскільки до вихідного може додаватися номер вхідного документа.

Наприклад: (для вихідного листа) № 08-12/345, де 08 - номер справи за номенклатурою, 12 - структурний підрозділ, а 345 - порядковий номер документа.

У процесі діловодства важливою умовою чіткої роботи документообігу є систематизація документів організації.

Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів. Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групуються за ознаками:

- алфавітна (в порядку зростання від «А» до «Я». Наприклад: анкети, акти, акредитиви та ін.);

- географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.);

- предметно-питальна (принцип «запитання - відповідь»);

- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа);

- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);

- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);

- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).

У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі). [12, с.249]

Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільш відповідає потребам організації та специфіці її діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт обліку документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.

Розвиток суспільства призвів до того, що обсяг інформації, яка використовується в процесі його діяльності теж зросла в геометричній прогресії. Оскільки документування інформації сьогодні має надзвичайно великі масштаби, то питання певного упорядкування документальних масивів і потоків є безперечно важливим. Саме тому принципам правильної реєстрації, систематизації та індексації документів слід приділяти так багато уваги. Ігнорування цього факту може призвести до своєрідного «документального хаосу».



1.4 Контроль за виконанням документів та їх термінами

Контроль за виконанням документів і прийняття рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина діловодного процесу. [10, с. 211]

Основна мета контролю - забезпечення своєчасного і якісного виконання документів, отримання оперативної інформації.

Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій:

- першу групу контрольних операцій виконують самі керівники всіх рангів;

- другу - діловодні служби організації.

Основні завдання контрольної служби - контроль за термінами виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів і вказівок керівництва; вироблення пропозицій щодо прискорення і вдосконалення документообігу; зміцнення виконавської дисципліни.

Важливою вимогою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції вимагають зосередження інформації в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. Контрольні операції повинні бути викладені в інструкції з діловодства, обов'язки, права та відповідальність осіб, пов'язаних з контрольною діяльністю, - в посадових інструкціях.

Інформація про результати контролю повинна надходити до тих керівників, які встановили необхідність контролю документів і терміни їх виконання. Цю вимогу необхідно виконувати незалежно від місця контрольної інстанції в структурі організації.

Підвищення ефективності контролю виконавської дисципліни сприяє чіткому розподілу праці в апараті. Правильно складені положення про підрозділи, посадові інструкції забезпечують визначення відповідного виконавця, чіткі й однозначні формулювання рішень, які фіксують у термінах виконання, встановлених в організації.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці і завдання.

Дії з контролю включають:

- поставлення документа на контроль;

- своєчасне направлення документа виконавцю;

- перевірка те регулювання ходу виконання;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;

- інформування вищих інстанцій (керівника);

- підготовку матеріалів для зняття документа з контролю.

Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями).

Терміни виконання вимірюються календарним днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження.

Терміни діють згідно із встановленими нормами і бувають:

- типові (передбачені);

- індивідуальні (встановлюються керівництвом організації).

Окрім того, за класифікацією сучасних документів терміни за характером виконання бувають: дуже термінові, термінові та безстрокові.

Як правило, максимальний строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів. В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів.

Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складних за характером виконання.

Терміни виконання документів можуть бути продовжені, якщо виконавець з об'єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. У такому випадку він зобов'язаний в день одержання документа або не пізніше як за 3-5 днів до закінчення терміну звернутися усно (письмово) з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним.

У більшості випадків для повного інформування контрольованих документів використовується обліковий документ - відомість з виконання документів, взятих на контроль.

Технічним засобами контролю за виконанням документів вважаються контрольні картки та заведення службового файлу «контроль» у персональному комп'ютері. Пошук документів на ПЕОМ може здійснюватися послідовним переглядом журналу чи різних «ключів» (автор, кореспондент, дата та ін.).

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки звіту, запису в контрольній картці про зняття документа з контролю після його фактичного виконання і відповідної відмітки на самому документі «знято з контролю» та запису в журналі обліку документів, взятих на контроль).

Контрольні картки зберігаються у старшого референта або завідувача канцелярії. Технічним засобами контролю, окрім того, є печатка (штамп) з написом «контроль», яка відтискається на відповідному документі.

Сучасне суспільство недарма вважають інформаційним. Оскільки на даному етапі розвитку цивілізації вчасно прийняте і виконане управлінське ріщення відіграє ключову роль в діяльності будь-якого підприємства чи організації. Даний принцип ефективної роботи може бути дотриманий тільки за умов чіткої і злагодженої роботи колективу, адже для ефективної роботи всієї установи необхідна оперативна і ефективна робота структурних підрозділів.



1.5 Складання номенклатури справ та передача справ у відомчий архів

Номенклатура справ - це систематизований перелік справ які заводять в організації із указівкою термінів їх збереження, оформлена у встановленому порядку (див. Додаток З).

Номенклатура справ буває трьох видів:

1. Типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій.

2. Конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації.

3. Примірна - встановлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності. Наприклад:

1. Справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів (Постанови Верховної Ради).

2. Справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства (Статут, Положення і так далі).

3. Розпорядча документація по підприємству (накази, розпорядження).

4. Планово-звітні документи (річні, місячні, недільні).

5. Листування.

Кожна організація незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів. Індивідуальна НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності: - назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...); назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа; короткий зміст документів справи; назва території, з якою пов'язаний зміст документів справи; дати (період) справи; вказівка на копії документів. У заголовках справ, що містять документи не пов'язані послідовністю діловодства застосовується термін "документи".

Індексація справ Індекс справи структурного підрозділу з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах підрозділу. У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5- переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ. У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ (див. Додаток К). Підписує особа, відповідальна за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у 3-х примірниках на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи. 1-й- зберігається в структурному підрозділі; 2-й- передається в канцелярію установи; 3-й- використовується для формування справ і пошуку документів. НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи. Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний: підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту... Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі. До НС включають не закінчені справи, що надійшли від інших установ. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні) вносять до НС кожного року протягом терміну їх вирішення. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи. Зведена НС (ЗНС) складається з 5-ти примірників: 1-й- в канцелярії; 2-й- до архіву установи; 3-й- направляється до відповідної державної архівної установи; 4-й- у поточній роботі канцелярії; 5-й- структурним підрозділам для роботи. ЗНС як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-грудень) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом.

Повторному перегляду і затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа "Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.

Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому, коли та на який строк виданий документ під розпис. Наприклад: "Розпорядження про інвентаризацію видано заступнику директора по господарській частині Омельчуку О.П. 10 січня 1999 року. Підлягає поверненню 15 січня 1999 року. Заступник директора Омельчук О.П. (підпис)". У випадку видачі справи цілком, робиться відмітка у "Реєстрі видачі справ".

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне централізоване зберігання справ у канцелярії). З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розмішують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копи документа. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання їх (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт:

- експертиза цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів. [12, с. 392]

Обробка справ для збереження включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з постійним і довгостроковим термінами збереження. У великих установах ці роботи проводяться під контролем і при методичній допомозі співробітників архіву установи.

Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.

Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого збереження чи здачі в архів установи.

Третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне збереження з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів у установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно, а у великих установах діють центральні експертні комісії (ЦЕК), що поєднують і координують роботу ЕК структурних підрозділів.

Порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції визначені в «Основних правилах роботи відомчих архівів». ЕК створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, що мають великий досвід роботи, завідувачів канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії (3-5 чоловік). У невеликих фірмах до складу ЕК входять секретар і бухгалтер.

Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із указівкою термінів збереження різних категорій документів.

Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :

- постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

- тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

- тимчасового збереження (до 10 років) (див. Додаток Л);

- які підлягають знищенню в зв'язку з закінченням термінів збереження.

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення.

Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу й утримання справ, закріплення їхньої систематизації усередині фонду й обліку справ (див. Додаток М). Одночасно описування справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарата до документів, що забезпечують оперативний пошук справ. Описи складаються окремо на:

- справи постійного збереження;

- справи тимчасового (понад 10 років) збереження;

- справи по особовому складу й інші однотипні справи;

- на справи, що складаються тільки із специфічних, характерних тільки для даної організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.);

- службові відомчі видання.

Окремий опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації.

У діловодстві описи зазначених категорій справ складаються на справи кожного підрозділу організації і кожної громадської організації, заведені в кожному календарному році або за вибраний термін. Описи справ структурних підрозділів складаються по установленій формі і представляються у відомчий архів через рік після завершення справ у діловодстві, за винятком описів справ структурних підрозділів міністерств і відомств, що представляють у відомчий архів описи справ через 2 роки. Відповідальність за своєчасне і якісне упорядкування описів справ структурних підрозділів несуть керівники цих підрозділів. Перед внесенням заголовків справ в описі перевіряються якість формування й оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості заведених справ по номенклатурі справ організації. При перегляді справ перевіряються: відповідність заголовка справи утриманню документів у справі; правильність оформлення й угруповання документів, включених у справу; якість підшивки або плетіння справи; правильність нумерації листів справи; наявність у справі, у необхідних випадках, внутрішнього опису справи і її правильність; правильність оформлення обкладинки справи; наявність і правильність завіряючого напису справи. У випадку виявлення порушення встановлених правил формування й оформлення справ вони повинні бути усунуті. Описова стаття опису справ структурного підрозділу містить у собі наступні елементи:

- порядковий номер справи (тому, частини) по опису,

- індекс справи (тому, частини);

- заголовок справи (тому, частини), що цілком відповідає його заголовку на обкладинці справи;

...