Особливості документообігу в організації

- дата справи (тому, частини);

- кількість листів у справі (том, частині);

- терміни зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно дотримуватись наступних вимог:

- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опису під самостійним номером;

- систематизація справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу встановлюється відомчим архівом. Як правило, систематизація справ в описі структурного підрозділу відповідає їхній систематизації в номенклатурі справ організації, а номер опису структурного підрозділу складається з цифрового позначення структурного підрозділу по штатному розпису з додаванням прописної початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, і останніх двох цифр року, у якому заведені справи, включені в опис. Так, опис справ постійного, тимчасового збереження і по особовому складі структурного підрозділу №5, що значаться по номенклатурі і заведені в 1981 р., будуть мати номери: 5п-81, 5в-81 і 5 л/с-81;

- графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, що винесені на обкладинку справи;

- при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться цілком заголовок першої справи, а всі інші однотипні справи позначаються словами «те ж саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється цілком);

- графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п.

Наприкінці опису слідом за останньою описувальною статтею робиться підсумковий запис, у якому вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться по опису, перший і останній номера справ по опису, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери). Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із вказівкою його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації і затверджується керівником структурного підрозділу. При наявності в структурному підрозділі організації експертної комісії (ЕК), опис до її утвердження повинен бути розглянутий і схвалений ЕК. За вимогою відомчого архіву до опису можуть складатися окремі види науково-довідкових оправок (зміст, список скорочень, покажчики).

Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох екземплярах, один із яких передається разом із справами у відомчих архів, а другий залишається в якості контрольного екземпляра в структурному підрозділі. Описи структурних підрозділів є основою для упорядкування річного розподілу зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на відомчий архів (особа, відповідальна за архів).

У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і по особовому складу, їхня передача робиться тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів, як правило, не підлягають, вони зберігаються централізовано службою діловодства або в структурних підрозділах і після закінчення термінів збереження підлягають знищенню у встановленому порядку. Вони можуть передаватися в архів тільки у виняткових випадках за рішенням керівника організації. Прийом кожної справи робиться завідуючим (спеціальним співробітником) відомчого архіву (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника структурного підрозділу.

Таким чином зберігання справ, провадження яких завершено, вимагає від організації дотримання певних вимог і принципів їх оформлення. І якщо зберігання справ всередині самого підприємства допускає вирішення певних нюансів на розсуд його керівництва, то передача справ на зберігання в архів є чітко регламентованою і порушення вимог цих нормативів унеможливлює співпрацю підприємств, установ та організацій з архівами.

1.6 Документообіг за банківськими операціями

Рух документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг банку.

Документообіг у банках -- комплекс норм і правил, що визначають проходження документів за підрозділами банку, порядок їх обробки і оформлення при здійсненні банківських операцій. Правильна організація документообігу в банках забезпечує ефективність внутрішньобанківського контролю операцій, прискорення обіговості коштів у розрахунках, нормальний режим робочого дня при рівномірному навантаженні обліково-операційного апарату банку, найкоротший шлях проходження документів без повторного їх передання одному і тому ж виконавцеві.

Банківський документ -- це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової або іншої операції банку.

Під банківською документацією розуміють сукупність документів, які є письмовим свідченням виконання операцій і підставою для відображення їх в обліку.

Усі банківські операції документально підтверджуються. Документи, які засвідчують операції, називають первинними.

Банківські документи класифікують за такими ознаками:

1) за місцем складання -- внутрішні і зовнішні;

2) за призначенням -- розпорядчі і виконавчі;

3) за змістом -- грошові, меморіальні, інші;

4) за обсягом -- прості і зведені.

Для спрощення обробки документи уніфікують: розробляють форми документів, які використовуються для різних операцій. Так, бланками платіжних доручень оформляють перекази грошових коштів і одержання лімітованих чекових книжок, оплату товару або послуг.

Обов'язковими реквізитами банківських документів є:

· назва документа (форми);

· номер і дата складання;

· місце складання документа;

· назва отримувача коштів;

· зміст операції (підстави для її здійснення);

· сума операції (цифрами і прописом);

· номери рахунків за дебетом і кредитом;

· назва банку (отримувача та платника коштів) і номер МФО;

· підписи відповідальних осіб.

Інші реквізити документа залежить від виду операції. Наприклад, при розрахункових операціях у документах вказуються назва, місцезнаходження платника і постачальника, а також банків, які їх обслуговують, номери балансових і позабалансових рахунків, за якими відображають операції, сума цифрами і літерами, коди опрацювання інформації, печатка і підписи посадових осіб клієнта, інші дані.

Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані -- зліва, бухгалтерські і статистичні -- справа. Таке розміщення реквізитів полегшує перенесення інформації з них в облікову систему.

Грошово-розрахункові операції, які виконуються установами банків, різні за своїм змістом. Залежно від характеру операції грошово-розрахункові документи операційного відділу (внутрішньобанківські та клієнтські) поділяють на меморіальні і касові.

Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. До їх складу належать: вимоги-доручення, платіжні доручення, меморіальні ордери, виправні ордери, розрахункові чеки, розпорядження кредитного відділу, акредитиви, електронні розрахункові документи, вексельні.

Касові документи:

- прибуткові касові документи -- об'ява на внесення готівки, прибутковий касовий ордер, повідомлення;

- видаткові касові документи -- грошовий чек, видатковий касовий ордер.

Кількість грошово-розрахункових документів, що подають у банк клієнти, і тих, що складаються у банку, має бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до виписок з рахунків. Усі примірники документів заповнюють за допомогою технічних засобів або від руки українською мовою.

Документи, які надають клієнти банку, повинні мати підписи уповноважених відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації. Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється банком -- створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також забезпечуються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

У кожному банку повинен розроблятися графік документообігу, який затверджується керівником банку.

Документообіг за банківськими операціями проходить низку послідовних стадій.

- На першій стадії перевіряються форма і зміст документів, що надійшли, визначається можливість виконання операції залежно від стану рахунків.

- На другій стадії документи підписуються відповідальними виконавцями, а в окремих випадках -- контролерами. За деякими операціями цієї стадії складають похідні документи.

- На третій стадії документи групуються за балансовими і позабалансовими рахунками, здійснюється механізоване й автоматизоване опрацювання документів і відображення операцій в обліку.

- На четвертій стадії документи групуються і брошуруються в папки для здавання в поточний архів.

Організація документообігу в умовах автоматизації обліку має свої особливості:

· приймання і контроль документів здійснюють обліково-операційні працівники;

· на початку дня операційні працівники перевіряють рахунки і проводять підготовчу роботу до прийому клієнтів;

· операційні працівники обслуговують клієнтів у їх присутності;

· документи проводяться за рахунками в день їх надходження;

· оплата документів можлива, якщо у клієнта вистачає коштів на рахунку;

· операційний день у банку закінчується видачею усіх вихідних форм (оборотні, сальдові відомості, щоденний баланс тощо);

· перевірка вихідних форм та формування архівних папок документів покладається на обліково-операційних працівників.



2. Аналіз документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

2.1 Організаційна структура та нормативно-правова база здійснення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

Організаційна структура Галицької філії ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» представлена у вигляді системи розподілення функціональних обов'язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між органами управління, які входять до її складу та працюючими в них людьми.

Елементами організаційної структури є окремі працівники (директор, заступник директора, касири, спеціалісти, програмісти) (див. Додаток Н).

Організаційна структура ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» є лінійно-функціональною. Основу такої структури складає так званий «шахтний» принцип побудови і спеціалізації управлінського процесу по функціональним підсистемам організації.

Результати роботи кожної служби апарату управління банком оцінюється показниками, що характеризують виконання ними своїх цілей і завдань.

Кожним структурним підрозділом керує свій керівник, який наділений всіма повноваженнями і здійснює всі функції управління.

При проектуванні організаційної структури підприємство ділиться на блоки, що відповідають найважливішим напрямкам діяльності, встановлюються співвідношення повноважень різних посад (що було передбачено посадовими інструкціями). В ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» існує два рівні управління. Кожний структурний підрозділ, утворення функціональної структури зводиться до групування персоналу по тих задачах, які вони виконують.

В побудові системи управління важливу роль відіграє розподіл повноважень, тобто прав на прийняття управлінських рішень структурні підрозділи підприємства можна назвати функціональними областями.

Структура банку обумовлює певні відповідальності, повноваження, права і обов'язки персоналу, та впливає на швидкість прийняття рішень. Структура є основою системи управління.

Керівником ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» є Голова Правління, який наймає директорів відділень, що відповідають за загальну організацію управління. Отже, вже можна зробити перший висновок, що влада дається директором і реалізується через повноваження. Директор є початком лінії влади в діях організації.

Наступною ланкою правління є директор відділення, який в свою чергу наймає заступника відділення та інших керівників структурних підрозділів.

Отже, директор може наймати працівників і за власним рішенням також наділяти їх владою. Директор здійснює добір та розміщення керівників структурних підрозділів та спеціалістів і затверджує їх посадові інструкції. У кожній посадовій інструкції визначено функції, обов'язки, права і відповідальність працівника, що займає певну посаду. Директору підпорядковуються начальники всіх структурних підрозділів у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією: головний бухгалтер, менеджери з питань економіки і планування, менеджери маркетингової діяльності, інженер з охорони праці та техніки безпеки, інспектор по кадрах тощо. Інженеру охорони праці та з техніки безпеки підпорядковуються у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією, існуючі в банку структурні підрозділи. Він має право зупиняти роботу інформаційних відділів у разі порушення, які становлять загрозу життю або здоров'ю працюючих. Кожний підлеглий повинен виконувати поставлені перед ним завдання і періодично звітувати за їх виконання.

Директор здійснює керівництво ВАТ «Райффайзен Банк Аваль». Він приймає рішення в усіх питаннях, пов'язаних з поточною діяльністю банку. Також директор визначає організаційну структуру банку і несе повну персональну відповідальність за виконання покладених на фірму завдань і здійснення функцій; стан та діяльність фірми; раціональне розміщення кадрів; дотримання трудової, виконавчої дисципліни, трудового законодавства; забезпечення безпечних умов праці, дотримання ЗУ «Про охорону праці» тощо.

Заступник директора - виконує нагляд і контроль за поточну діяльність банку, а також виконує обов'язки директора у разі його відсутності.

Головний бухгалтер - призначається і знімається з посади директором банку. Він є матеріально відповідальною особою і проводить свою діяльність згідно посадової інструкції.

Менеджер маркетингу - складає плани маркетингу, проводить маркетингові дослідження, налагоджує контакти з потенційними клієнтами.

Системний програміст відповідає за цілісність та несуперечливість комп'ютерних систем.

Завдання системного аналітика є проектування системи, яка повинна здійснювати обробку даних.

Програмісти працюють під керівництвом системних аналітиків. Їх основне завдання - писати програми.

Відповідальна особа за архівну справу. На неї положено досить багато завдань, таких як: забезпечення зберігання, обліку і використання документів; проведення попередньої експертизи цінності документів, які знаходяться на зберіганні тощо.

Секретар-референт - виготовляє, копіює і розмножує службові документи, веде облік і реєстрацію вхідних, вихідних, внутрішніх документів підприємства, перевіряє правильність документів, виконує бездокументне обслуговування роботи керівництва, приймає відвідувачів.

Інспектор відділу кадрів відповідає за планування та управління кадровими програмами, які включають прийом на роботу, конкурсні співбесіди, оцінку працівників та призначення їх на посади, висування та переведення на посади, складання рекомендацій по зміні статусу працівників фірми. Він єдиний спеціаліст по роботі з персоналом, і тому він виконує весь комплекс робіт відділу кадрів, а саме: здійснює документування процесу руху кадрів, оформляє та веде особові справи, особові картки, трудові книжки працівників банку, здійснює облік, зберігання кадрової документації та бере участь у розробці покладених на нього посадових обов'язків.

Інженер з охорони праці контролює виконання всіх вимог безпеки праці у структурних підрозділах банку.

Отже, згідно з посадовими інструкціями даних посадових осіб, відповідальність і обов'язки відповідають одне одному, тому що відповідальність передбачається за якість і вчасність виконання покладених на особу даною посадовою інструкцією обов'язків та за порушення правил безпеки, що є загальною вимогою для кожної посадової особи.

Нормативно-правові акти, що регулюють господарську діяльність банку:

- Господарський кодекс України.

- Цивільний Кодекс України.

- Кодекс законів про працю.

- Кодекс України про адміністративні порушення.

- Господарський процесуальний кодекс України.

- ЗУ «Про банки і банківську діяльність».

- ЗУ «Про Національний банк України».

- ЗУ «Про цінні папери і фондову біржу»

- ЗУ «Про заставу».

- ЗУ «Про іпотеку».

- ЗУ «Про фінансовий лізинг».

- ЗУ «Про оплату праці».

- ЗУ «Про Інформацію».

- ЗУ «Про Національну програму інформатизації».

- ЗУ «Про електронний цифровий підпис».

- ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг».

- ЗУ «Про національний архівний фонд та архівні установи».

- Положення про порядок видачі банкам ліцензій, письмових дозволів

дозволів та ліцензій на виконання окремих операцій, затверджене постановою Правління Національного банку України.

- Інструкція про порядок регулювання діяльності банків в Україні, затверджена Постановою Національного банку України.

- Положення про застосування Національним банком України заходів впливу за порушення банківського законодавства, затверджене постановою Правління Національного банку України.

- Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затверджене постановою Правління Національного банку України.

- Інструкція з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України.

- Тимчасовий порядок роботи з вхідними документами, зокрема листами Національного банку України, органів державної та виконавчої влади, державних установ.

- Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17.10.1997 р. № 1153.

- ДСТУ 4163 - 2003 Вимоги до оформлення документів.

- ДСТУ 2732 - 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

- Інструкція з діловодства в АППБ “Аваль”, затвердженої 01.03.1999 р. П-9/14.

2.2 Електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

4. вах п.2.2.8. Інструкції Корпоративні стандарти електронного документування.

Корпоративні стандарти електронного документування в процесі внутрішніх комунікацій в електронній формі складаються з класифікації внутрішніх електронних документів, встановлення правил службового листування засобами електронного зв'язку для працівників Банку та визначення корпоративних стандартів внутрішніх електронних поточних документів.

Класифікація внутрішніх електронних документів

За формою та цільовим призначенням внутрішні електронні документи розподіляються :

1.Управлінська діяльність:

· Постанова

· Протокол

· Наказ

2.Поточна діяльність:

· Службова записка

· Службовий лист (меморандум)

· Розпорядження

За видом діяльності та сферою комунікацій внутрішні електронні документи розподіляються :

Основною формою внутрішніх електронних комунікацій між структурними підрозділами Банку на рівні Центрального офісу Банку, дирекцій Банку є внутрішні електронні документи, що передаються за допомогою електронної пошти. Внутрішні електронні документи складаються стисло, чітко, зрозуміло, без вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження, з визначенням відповідальних працівників та дати виконання, на одній мові, за виключенням управлінських документів, що складаються на англійській та українській мовах одночасно.

Внутрішні електронні поточні документи складаються на українській та/або англійській мовах. Рішення щодо використання мови автор документу приймає самостійно в залежності від одержувача. Обидві мови є рівноправними. В службових записках, службових листах (меморандумах), що надходять в системі Lotus Notes, обов'язково вказувати тему, тобто заповнювати поле «Тема / Subject» .

Дозволяється направляти документи тільки за дорученням безпосереднього керівника, за умови що посада безпосереднього керівника такого самого або вищого рівня, як посада одержувача, з обов'язковим посиланням у тексті службового листа (меморандуму) : «За дорученням … (вказати посаду керівника)/ On the instructions of …» та постановкою в поле «Копія / сс» системи Lotus Notes електронної адреси керівника.

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу

Сферою дії стандарту внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes є розпорядження, службова записка, службовий лист (меморандум).

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes складається з наступних полів:

- обов'язкових до заповнення:

- Кому / To;

- Тема / Subject;

- Відмітки про рівень важливості / High importance .

- додаткових до заповнення (не обов'язкових до заповнення):

- Копія / cc;

- СК (скрита копія) / bcc.

- області основного тексту, що включає обов'язкові до заповнення елементи:

- Назва документу (службова записка, розпорядження);

- Текст службової записки, службового листа (меморандуму), розпорядження;

- Підпис відповідальної особи .

Приклад використання стандарту внутрішнього електронного поточного документу наведений у Додатках П, Р та С.

Внутрішні електронні документи в управлінській та поточній діяльності.

Управлінська діяльність в Банку здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, до яких належать протоколи, постанови колегіальних органів (Загальних Зборів акціонерів, Спостережної Ради Банку, Правління Банку, профільних комітетів та комісій), накази, що визначають прийняті колегіальними органами або керівництвом Банку управлінські рішення та можуть поширюватись на всі структурні підрозділи Банку.

Поточна діяльність в Банку здійснюється шляхом видання службових записок, розпоряджень з поточної діяльності, що забезпечують та організують виконання управлінських рішень керівництва Банку.

Зважаючи на обсяги документообігу, територіальне розташування структурних підрозділів Банку та специфіку діяльності, діловодство в електронній формі в Банку ведеться децентралізовано.

Організація електронного документування поточної діяльності

Внутрішній електронний поточний документ складений відповідальним працівником Банку на адресу керівника, який за статусом знаходиться вище відправника цього документу, та має директивно-розпорядчий характер, попередньо складається виконавцем в електронній формі, та направляється засобами електронного зв'язку на затвердження керівнику вищим за посадою.

Організація доведення та проходження внутрішніх електронних поточних документів здійснюється засобами електронного зв'язку виконавцями цих документів. Переважна більшість внутрішніх електронних поточних документів не реєструється, за виключенням розпоряджень, що попередньо реєструються у відповідальних за діловодство / секретарів / асистентів / помічників структурних підрозділів Банку, що надали це розпорядження.

Незареєстровані внутрішні електронні службові листи з метою їх збереження та своєчасного пошуку зберігаються відправником в електронному вигляді в архівах, відповідно до правил створених користувачем самостійно.

Контроль за виконанням внутрішніх електронних поточних документів, що надійшли засобами електронного зв'язку, покладається на відповідального за діловодство / секретаря / асистента / помічника структурного підрозділу Банку - за службовими записками, службовими листами (меморандумами) та розпорядженнями, що підписані керівниками структурних підрозділів Банку.

Порядок роботи з вхідною і вихідною електронною кореспонденцією

Всі вхідні внутрішні електронні документи, що надходять засобами електронного зв'язку, в тому числі в системі Lotus Notes, потрапляють в поштову базу.

Внутрішні електронні документи, які отримані через систему Lotus Notes можуть бути розсортовані в папки в залежності від встановлених правил. Створені відповідальними працівниками Банку відповіді на внутрішні електронні документи, які отримані в системі Lotus Notes, знаходять своє відображення у виді «Відпраути розсортовані в папки.

Максимальний розмір одного електронного документу, що надсилається через програмне забезпечення Lotus Notes, як зовнішній лист не повинен перевищувати 4 Мб. У випадку пересилання інформації більшого розміру користувач повинен розділити повідомлення на декілька повідомлень відповідного розміру. Отримані та відправлені внутрішні електронні документи переносяться до архіву відповідно до правил створених користувачем самостійно.

Користувачі програмного забезпечення Lotus Notes зобов'язані дотримуватись наступних правил :

- Встановлених термінів використання паролів ідентифікації ;

- Встановленого ліміту поштової скриньки, що складає 200 Мб ;

- Зберігати всю отриману та відправлену інформацію службового призначення, тобто не вилучати копії листів з виду «Відправлені / Sent».

Рекомендується змінювати пароль в останній робочий день у випадку необхідності роботи з WEB-інтерфейсом (URL: http://lotus.kv.aval/).

Строки виконання

Строки виконання внутрішнього електронного документу обчислюються від дати надходження (реєстрації). Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший наступний за ним робочий день.

Для виконання внутрішніх електронних документів, що отримані в процесі управлінської та поточної діяльності засобами електронного зв'язку, встановлюються наступні терміни :

Управлінська діяльність

- Внутрішні управлінські документи (протокол, постанова, наказ), які за своїм статусом документу знаходяться в стані :

- ухвалення - термін узгодження та підписання Головою Правління Банку, членами Правління Банку (Заступниками Голови Правління Банку) - не пізніше п'ятого робочого дня з моменту отримання ;

- вже ухвалені та передані на виконання керівникам структурних підрозділів Банку - термін виконання встановлюється колегіальним органом або керівництвом Банку та вказується в управлінському документі .

Поточна діяльність

- Розпорядження - термін виконання встановлюється в розпорядженні керівником структурного підрозділу Банку, яке його надало, якщо інший термін не передбачений внутрішніми нормативними документами ;

- Службові записки, службові меморандуми, які за своїм характером дії (суттю) розподіляються на :

- Простий запит щодо надання простої в підготовці відповіді, інформації, тлумачення, роз'яснення (без взаємодії з іншими структурними підрозділами Банку) - не пізніше наступного робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу ;

- Кросс-функційний запит, що потребує взаємодії з іншим структурним підрозділом Банку при наданні відповіді - не пізніше третього робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу;

- Складні запити щодо розгляду проекту внутрішнього нормативного документу, банківського продукту, проекту прийняття управлінського рішення, отримання складної інформації або проведення трудомістких розрахунків - не пізніше п'ятого робочого дня з моменту отримання, якщо інший термін не передбачений в службовій записці.

Строк виконання внутрішнього електронного документу може бути змінений лише за вказівкою керівника, який його підписав та встановив або його безпосереднім куратором. Змінювати строки виконання постанов Правління Банку має тільки саме Правління або за його дорученням - Голова Правління Банку; наказів, внутрішніх електронних поточних документів - тільки той керівник, за чиїм підписом вони видавались або його безпосередній куратор.

2.3 Проблеми електронного документообігу та шляхів їх вирішення

При безсистемному впровадженні електронного документообігу в банках, як правило, відбувається перенесення вже діючих технологій документообігу, але з використанням комп'ютерної техніки. А тому будь-які недоліки, що існували в процесі документообігу до початку впровадження бухгалтерської комп'ютерної програми, можуть проявити свою дію і в електронному документообігу. Через це підготовку до електронного документообігу слід розпочинати з чіткого планування стадій та етапів впровадження, починаючи з аналізу процесу документального оформлення фінансово-господарської діяльності за минулі періоди. Найкращим способом при цьому є аудиторська перевірка. Однак за певних умов можна обмежитися детальним обстеженням документообігу лише після усунення недоліків починати впроваджувати електронний документообіг. Хоча чітке планування процесу впровадження електронного документообігу дає можливість усунути ряд проблем ручного документообігу, але при цьому виникають нові специфічні проблеми уже самого електронного документообігу.

Проблеми електронного документообігу

Вид проблеми | Опис проблеми | Шляхи вирішення

Правильність ведення електронного документообігу відповідно до застосованих комп'ютерних технологій. | У багатьох випадках відбувається перехід до електронного документообігу без урахування особливостей обліку підприємства та особливостей застосованих комп'ютерних технологій. Це призводить до постійних збоїв у роботі бухгалтерської комп'ютерної системи, що може мати непередбачені наслідки. | Проведення аналізу існуючого документообігу й розробка проекту створення та впровадження електронного документообігу, який врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп'ютерної системи, що планується впровадити на підприємстві. Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді.

Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді. | Автоматизоване переведення паперових первинних документів можливе лише за допомогою сканувального обладнання (сканеру). І хоча процес сканування є досить швидким, проте подальше розпізнавання електронного графічного файлу в дані, придатні для обробки комп'ютерною бухгалтерською програмою, займає досить багато часу та потребує значних затрат праці. | Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів .

Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були би придатні для швидкої обробки після сканування.

Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з метою швидкого їх розпізнавання програмою.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. | У законодавстві зазначено, що юридичну силу електронний документ може мати лише при наявності обов'язкових реквізитів.

Проте законодавчо затверджений перелік таких реквізитів відсутній. | Крім стандартних реквізитів необхідно також використовувати електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа.

Контроль за правами доступу. | Користувачі бухгалтерської комп'ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування якої вони не мають права. | Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту. Захист електронного документа і його реквізитів. | При зберіганні електронного документа можливе його псування чи видозміна. | Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними апаратними і програмними засобами.

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп'ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов'язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп'ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді.

Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп'ютер або з використанням сучасніших засобів (планшетних комп'ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).

Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов'язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.

Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання (сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.

Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп'ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам'яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп'ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.

Сьогодні існують комп'ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.

При підготовці проекту комп'ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.

За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. Усі ці функції, за умови впровадження комплексної комп'ютеризації, може виконувати комп'ютерна програма. Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов'язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” зазначається, що „оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора”. Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”, то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.

Отже, переліку обов'язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів не наведено в повній мірі, хоча поняття обов'язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим.

Слід виділити такі три основні групи реквізитів електронного документа:

1. Стандартні обов'язкові реквізити. Містяться в будь-якому документі незалежно від його формату (текстового чи цифрового). До таких реквізитів належать: тип документа, місце виникнення, його автор, реєстраційні номери документа, строк виконання, рівень доступу тощо.

2. Позначки про зміни та доповнення документа. Ці реквізити є дуже важливими для юридичного підтвердження електронних документів, оскільки візуально довести зміни в електронному документі набагато складніше ніж у паперовому документі. Для цього спочатку потрібно сформувати рівні доступу до документів і розподілити їх між користувачами облікової інформації.

3. Електронний підпис. Використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Електронний цифровий підпис є визнаним і затвердженим на рівні держави, про що свідчить Закон України „Про електронний цифровий підпис”. Функціонально електронний підпис є аналогом звичайного рукописного підпису з його основними перевагами: засвідчує, що підписаний документ виходить від імені того, хто поставив підпис; не дає особі, яка підписала документ, можливості відмовитися від зобов'язань, зв'язаних з підписаним документом; гарантує цілісність підписаного документа.

Контроль за правами доступу. Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів:

По-перше, це контроль прав доступу до документів. Якщо передбачається, що на комп'ютері будуть працювати працівники банку з відповідними повноваженнями, то варто звернути увагу на питання, пов'язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації.

По-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.

Захист електронного документа і його реквізитів. Захист електронних документів у банку можна організувати різними способами, основні з яких наведено в Додатку П.

Програмні засоби. У програмах, якими користується широке коло працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Таким чином, програма дозволяє працівникові працювати лише з тими документами, які входять до його компетенції.

Також при формуванні документа його виконавець може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будь-яких змін.

Апаратні засоби. Одним із видів апаратного способу захисту даних є використання спеціальних пристроїв-ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети (ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам'яті з необхідною інформацією для доступу до комп'ютера чи програми.

Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології. Під терміном „біометричні технології” (biometric technologies) (БТ) слід розуміти сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй, як біологічного об'єкта . Наприклад, голос, відбитки пальців, структура сітківки очей є унікальними характеристиками особи, за якими цю особу можна розпізнати або ідентифікувати.

Для ефективного електронного документообігу розроблено «Положення про користування електронним документообігом у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» ( див. Додаток Ф).



ВИСНОВКИ

Україна поетапно інтегрується до європейської спільноти, що впливає на динаміку розвитку внутрішньо економічного та інформаційного середовища. В таких умовах особливо важливим для розвитку фінансового сектору є використання ефективно діючих документацій них систем у всіх сферах життєдіяльності, адже інформація у сучасному світі - це основа економічної активності. У сучасному світі фактично не залишилось інформації яка б не була зафіксована на тому чи іншому матеріальному носії. Саме тому роль документа як основного носія для фіксації інформації є такою важливою.

Документ являє собою матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом.

З розвитком технологій виникає потреба у швидкому русі інформації, а це можливо лише при зміні уявлення про природу документа як носія інформації.

Електронний документообіг є одним із тих інструментів, що в змозі забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційних технологій управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.

Дипломна робота присвячена особливостям документообігу в організації, на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль». Зокрема подається загальна характеристика документообігу, проаналізовано електронний документообіг банку та запропоновано шляхи вирішення проблем електронного документообігу.

Доведено, що документообіг складається з двох основних фаз - створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ.

І основне є те, що документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.

Отже, завдяки проведеній роботі можна зробити наступні висновки і з впевненістю сказати, що завдання які були поставлені виконані успішно, а саме:

- проаналізовано теоретичні основи документаційного та інформаційного забезпечення банку;

- проаналізовано стан правового забезпечення здійснення інформаційної діяльності банківської установи;

- розглянуто співпрацю підрозділів установи та передачу документів до архіву;

- проаналізовано документообіг та електронний документообіг за використанням програми Lotus Notes;

- розроблено шляхи вирішення проблем електронного документообігу;

- сьогодні, практично чітко сформовані основні проблеми електронного документообігу;

- оскільки банківські установи повинні чітко дотримуватися принципу своєї діяльності, то доступ до інформації в таких установах обмежений, тому що вона становить комерційну таємницю і через це в них існує система обміну інформацією тільки з центральним банком ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;

- відсутній всякий посторонній доступ до інформації, яка несе вагоме значення, тому що від цієї інформації може залежати доля установи в подальшому;

- можливості привернути увагу клієнта і залучити його до співпраці, що дає змогу отримувати більше інформації, яка має вагоме значення для діяльності банківських установ в цілому;

- правильне ведення електронного документообігу дає змогу швидкому та безпомилковому руху інформаційного обміну;

Згідно мети, яка була поставлена на виконання дипломної роботи, можна зробити такий висновок, що для забезпечення ефективності електронного документообігу необхідно зробити слідуюче:

· Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді.

· Використання потужних програм з обробки відсканованих документів.

· Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді.

· Розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту.

Позитивними ознаками електронного документообігу є: 1) можливість вміщення в документ крім тексту мультимедійних даних; 2) можливість використання заздалегідь заготовлених форм; 3) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес; 4) економія паперу; 5) висока компактність архіву; 6) висока швидкість пошуку і одержання інформації; 7) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Щоб вирішити ряд недоліків, про які йшлося вище, в даній дипломній роботі було запропоновано шляхи іх вирішення, за допомогою якох можна було б полегшити роботу працівників банку та удосконалити доступ до деяких документів.

Дана дипломна робота відповідає поставленим меті і завданням, свідченням чого є висвітлення теми в двох розділах.

В розділі 1 розглянуто аналіз теоретичних питань, що стосуються організації документообігу та руху документів. Подаються визначення інформації, інформаційної діяльності, документа та документообігу, номенклатури справ та її види, проаналізовано документообіг за банківськими операціями. Описана номенклатура справ її видів а також процес підготовки документів до зберігання.

В розділі 2 досліджується електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» та запропоновані шляхи вирішення проблем щодо його ведення. Коротко охарактеризовується діяльність установи, розглядається її структура та напрямки роботи. Описано нормативно-правову базу діяльності банківської установи. Розглядається інформаційний потенціал та запропоновані деякі шляхи вдосконалення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

У практичній частині проаналізована ефективність електронного документообігу у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» та розроблені правила щодо правильного його ведення. Для ефективного електронного документообігу створено «Положення про користування електронним документообігом у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» .

Для ефективного функціонування і розвитку банківської системи ВАТ «Райффайзен Банку Аваль» необхідна подальша структуризація і спеціалізація комер-ційних банків, розвиток різних відділів банківської установи, що спри-ятиме розширенню діапазону банківських операцій і фінансових по-слуг і забезпечить вдосконалення кредитно-фінансового механізму в країні.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Алексеєнко М.Д. Капітал банку: питання теорії і практики / М.Д.Алексеєнко. - К.: КНЕУ, 2002. - 276 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Требование к документообороту фирмы / В.И. Андреева.- М., 1995. - 224 с.

3. Баласанян В. Концепція системи автоматизації вітчизняного документообігу / В. Баласанян // Відкриті системи. - 1997. - № 1. - с.10-17.

4. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви , договори, угоди / С. Бибик, Г. Сюта. - Х.: Фолио, 2005. - 491 с.

5. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А. Блощинська; М-во освіти і науки України, Інст. менедж. та економіки «Галицька академія». - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 319 с.

6. Боркус В. Системы документооборота: что стоит за терминологией? [Электронный ресурс] / В. Боркус. - М., 2005. - Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/articles/135

7. Боровський В.Н. Діловодство в банківських установах: навч. посіб. / В.Н. Боровський, В.П. Прадун, Р.В. Друзін; Ред. В.Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В.І. Вернадського. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 223 с.

8. Васюренко О.В. Банківські операції / О.В. Васюренко. - К.: Знання, 2004. - 324 с.

9. Волошин И.В. Оценка банковских рисков: нове подходы / И.В. Волошин. - К.: Эльга, Ника-Центр, 2004. - 216 с.

10. Гавердовський А. Концепція побудови систем автоматизації документообігу / А. Гавердовський // Відкриті системи. - 1997. - № 1. - с. 10-15.

11. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та сер. спец. навч. закладів / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. - 3-тє вид., перероб. і доп. - К, 2006. - 400 с.

12. Гобарева Я.Л. Банковские информационные системы и технологии / Я.Л. Гобарева. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 384 с.

13. Головач А.С. Оформлення документів / А.С. Головач. - К.: Вища школа, 1999. - 352c.

14. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: навч. посіб. / Н. Гончарова. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 259 с.

15. Денисенко М.П. Гроші та кредит у банківській справі / М.П.Денисенко. - К.: Алерта, 2004. - 478 с.

16. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 - 2003. - [Чинний від 01.07.2004]. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. -- (Національний стандарт України).

17. Дзюблюк О. До питання про суть комерційного банку і специфіку банківського продукту / О. Дзюблюк // Вісник НБУ. - 1999. - №4. - с. 67-70.

18. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посібник / А.Н. Діденко. - 5-те вид. перероб. і доп. - К.: Либідь, 2006. - 384 с.

19. Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Упоряд. В.Л. Кулініченко - К.: Укр. центр духов. культури, 1996. - 144 с.

20. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732 - 94. - [Чинний від 01.07.1995]. - К.: Держспоживстандарт України, 1994. -- (Національні стандарти України).

21. Документы и делопроизводство: справочное пособие / сост. М.Т.Лихачев. - М., 1999. - 158 с.

22. Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота / М. Дутов // Підприємництво, господарство і право. - 2002. - № 8 . - С. 25-28.

23. Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Пер.вісн.кн.палати. - 1999. - №1. - с.17-19.

24. Загальне і кадрове діловодство (збірник довідково-методичних матеріалів) / Під кер. Рожнова В.О. - К.: Укр. держ. центр соц. служб для молоді, 1995. - 152 с.

25. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті: навч. посіб. / Л.Г. Зубенко, В.Д.Нємцов, М.О. Чупріна. - К.: УВПК ЕксОб, 2002. - 272 с.

26. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи / С.В. Івахненков; Житомир. інженерно-технологічний інститут. - Житомир: АСА, 2001. - 414 с.

27. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94. - [Чинний від 01.01.1998]. - К.: Держспоживстандарт України, 1994. - 10 с. -- (Національні стандарти України).

28. Кірочок О.Г. Документування у менеджменті: підручник / О.Г. Кірочок, В.І. Корбутяк. - К.: Центр навч. л-ри, 2003. - 216 с.

29. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів / О.Г. Кірочок. - Рівне.: “БМ-ТУР”, 1999.- 532 с.

30. Кобелькова Л.А. Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство й електронний архів / Л.А. Кобелькова. - М., 2000. - 112с.

31. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство: навч. посіб. / В.П. Козоріз, Н.І. Лапицька. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.

32. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства: [Компьютер, технологии в делопроизводстве] / С. Л. Кузнецов. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.- 171 с.

33. Кулешів С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. / С.Г. Кулешів. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 250 с.

34. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. - 8-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2008. - 460 с.

35. Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів: підручник / Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова. - К.: Вікар, 2003. - 328 с.

36. Лагутін В.Д. Кредитування: теорія і практика/ В.Д. Лагутін. - К.: Знання, 2004. - 215 с.

37. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению [Электронный ресурс] / М.В. Ларин. - М., 2005. - Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/articles/58

38. Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб, 2002. - 416с.

...