Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Требования к оформлению документов при изготовлении на печатающих устройствах

1.1 Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве

1.2 Размеры полей служебных документов

1.3 Нумерация страниц

1.4 Способы написания дат в документах

1.5 Сокращения слов и словосочетаний в тексте

1.6 Оформление названий документов органов власти

1.7 Оформление в документах написания чисел

1.8 Написание физических величин

1.9 Написание в документах математических формул

1.10 Оформление в документах таблиц и выводов

1.11 Оформление в документах некоторых знаков препинания и символов

Глава 2. Правила оформления реквизитов

2.1 Расположение реквизитов

2.2 Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

Заключение

Литература

Введение

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р 6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р 6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению

Глава 1. Требования к оформлению документов при изготовлении на печатающих устройствах

В последнее десятилетие XX века вместо традиционного надежного единообразия черной машинописи отвечающей требованиям долговечности текста, появилась возможность принтерного текст нанесения с огромным разнообразием фирменных рецептур и, соответственно разнообразием свойств текста. Сходная ситуация сложилась и на рынке рукописных средств, применяемых при изготовлении документов.

Для изготовления документов должны применяться технические и рукописные средства, обеспечивающие долговечность текста на бумаге в условиях постоянного архивного хранения, при использовании документов в той или иной деятельности, а также сохранность текстовой информации в аварийных ситуациях.

С учетом удобства чтения и задач копирования цвет текста официальных документов должен быть черным. Контраст текста - качественный, нормальный.

Не допускается нанесение слабоконтрастных текстов с использованием принтерных режимов экономной печати, а также применение принтерных и машинописных лент малой интенсивности, изношенных лент.

Принтерные и рукописные средства текст нанесения являются товаром высокого спроса и, следовательно, объектом фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой. Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств: компьютеров, машинопись, планшетное ПК, при оформлении документов на печатающих устройствах применяются требования.

1.1 Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве

Все виды управленческих документов оформляются на бумаге определенных размеров - форматов, соответствующего качества - (плотности белизны).ГОСТ 9327 - 60* устанавливает три ряда потребительских форматов А, B,C. Ряд А является основным; ряды B и C - дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряды и цифрой класса. Исходным форматом является формат А 0, площадь которого равна 1м 2 с габаритным размерами 842 Ч 1189 мм.

Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

Формат	Размеры, мм	Назначение
А 3	297Ч420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А 4 А5	210Ч297 148Ч210	Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы
А 6 А 7	105Ч148 74Ч105	Разного рода справки, карточки, этикетки

1.2 Размеры полей служебных документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003. должен иметь поля не менее, мм:

35 - левое

10 - правое

20 - верхнее

15 - нижнее



На практике со ссылкой на технические причины удобство подшивки, необходимость нанесения пометок и т.п.) в ряде случаев используется левое поле размеров 30 - 35 мм. В целях экономногорасходства бумаги такой размер можно использовать только для первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов при этом должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30 - 2003, т.е. равняться 20 мм.

Левое поле, как было сказано выше, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги, верхнее - для указания страниц в многостраничных документах.

1.3 Нумерация страниц

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетным и цифрами, а оборотные - четными. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слов "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире (черточек).

1.4 Способы написания дат в документах

Применяются два способа написания дат - цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработки документов

ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отдельными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2009 года-01.09.2009 г.

Словесно - цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года. Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2010 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то её написание имеет следующую форму: в апреле 2006 г.; в октябре-ноябре 2005 г.; в I квартале 2007 г.; в III-Ivкварталах 2006 г.; в первом полугодии 2010 г.

Слово "год", "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово "год" опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания. Календарные строки в тексте пишутся так: в октябре 2006 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 1999 году, с 19994 по 2010 год, в 1999-2004 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 2001-2004 годах. Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2006/ 2007 учебном году.

В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2002-2003гг. Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2010 г. ; во втором полугодии 2010 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в I-ом квартале).

В названиях праздников и знаменительных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождества Христова. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифровой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.

Порядковое числительное в таком названии написано цифровой, то с прописной буквы пишется следующие за ним слово.

Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (2006.06.05). Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64-90 (ИСО 8601 : 88*) пример написания даты 1 сентября 2009 года выглядит следующим образом: 20090901 (основной формат); 2009-09-01 (расширенный формат); 09-09-01(сокращенный формат).

1.5 Сокращения слов и словосочетаний в тексте

В документах допускается общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. В настоящее время широко применяются следующие виды сокращений:

1. Название единиц измерения (при цифрах):

Метр - м тонна - т

Сантиметр - см центнер - ц

Миллиметр - мм килограмм - кг

Гектар - га грамм - г

Атмосферам-атм час - ч

Минута- мин секунда - с

Ампер - А

2. Обозначение скорости:

см/с - сантиметр в секунду

м/с - метр в секунду

км/ч - километр в час

3. Общепринятые сокращения:

Т.е-то есть и др.- и другие

И т.д.- и так далее и пр.-и прочее

И т.п.- и тому подобное н.э-нашей эры

4. Ссылка на иллюстрации, таблицы и части текста (с указанием номера):

гл.- глава см.- смотрите

п.- пункт ср.- сравните

подп - подпункты кн.- книга

рис. - рисунок л.- лист

разд. - раздел

5. Название ученой степени, звания, должности (при фамилии):

акад. - академик

д. чл. - действительный член

проф. - профессор

доц. - доцент

к. э. н. - кандидат экономических наук

к. т. н. - кандидат технических наук

д. э. н. - доктор экономических наук

д. т. н. - доктор технических наук

зав. - заведующий

зам. - заместитель

инж. - инженер

6. Различные сокращения (при названиях):

обл. - область ж. - д. - железнодорожный

р - н - район с. - х. - сельскохозяйственный

г. - город з - д - завод

с. - село им. - имени

д. - деревня ин - т - институт

7. Различные сокращения (при цифрах):

миллиард - млрд таблица - табл.

миллион - млн том - т.

тысяча - тыс. часть - ч.

рубль - р. (руб.) глава - гл.

копейка - к. (коп) пункт - п.

квартал - кв. страница - с.

год, годы - г., гг. век, века - в., вв.

8. Буквенные аббревиатуры (в качестве примеров):

РФ - Российская федерация

РАН - Российская Академия Наук

АСУ - автоматизированная система управления

ВОЗ - всемирная организация здравоохранения

ВЦ - вычислительный центр

ГОСТ Р - национальный стандарт России

КБ - конструкторское бюро

НИИ - научно - исследовательский институт

НТО - научно - техническое общество

ПК - персональный компьютер

ОАО - открытое акционерное общество

ОНТИ - отдел научно - технической информации

ОРД - организационно - распорядительная документация и т. д.

Допускается использование сокращений, принятых непосредственно в данном документе. При этом в скобках указывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания.

Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно- не допускается.

Некоторые подходы к сокращения слов и словосочетаний применять нельзя. Нельзя сокращать: д/расчета (для расчета), хар-ка (характеристика), т. к. (так как), т. о. (таким образом).Не допускается также следующие сокращения:

ед. изм. - единица измерения

напр. - например

п/упр. - под управлением

т. г. - текущего года

с. г. - сего года

т. н. - так называемый

Сокращения слов, допускаемые в библиографических указателях, не могут применяться в обычном тексте.

1.6 Оформление названий документов органов власти

С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации название), Кодекс Российской федерации об административных правонарушениях.

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы: Государственный бюджет Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся: проект федерального конституционного закона (название), проект федерального закона (название), распоряжение, постановление

Государственной думы Федерального Собрания, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Правительства Российской Федерации.

1.7 Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно - цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин и т. д.

При написании многозначных чисел производится их группировка справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается

Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К 62М), и через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ - 155, ИЛ - 18). Не разбиваются на группы цифр числа в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; Закон РФ "О стандартизации" № 51541 от 10.06.96 и т. п.

Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечения двух чисел в цифровой форме и в случаях когда предложения начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести числа или чтобы не начинать фразу числом. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20т, но не 10 - 20 - тонных кранов.

Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряде с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований...

Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг, и не рекомендуется: при массе до десяти кг.

Буквенная форма однозначных целых чисел используются, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется: офис укомплектован 3 персональными компьютерами.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд., 10 млрд., 12 млн. Это правило распространяется и на сочетания крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн. км; 200 млрд. кВт.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 105 руб. 55 коп.

При обозначении количества предметов, а так же количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 20 автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Простые дроби пишутся через косую черту:1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03;5, 530 021; 3, 141 592 64 (число n).

После простых дробных чисел снова "часть", "доля", как правило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 доля площади, 1/2 часть квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади, 1/2 часть квадрата. Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра;0,75 литра; 0,5 тысячи.

Для обозначения диапазона значений ставят многоточие, тире, "-", предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5 ... 10 м; длиной 5 - 10 м; длиной от 5 до 10 м.

Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить, если тире может быть принято за знак минус, когда одно из чисел - величина положительная, другое - отрицательная или если оба числа - величины отрицательные.

Числа в диапазоне значений располагаются по возрастанию. Исключения составляют взаимосвязанные числа (во второй паре большое число может идти первым): тара составляет 50 - 80% всей массы груза. Остальные 50 - 20 %...

Номинальный размер и предельные отклонения от него должны быть даны в одних и тех же единицах величины. Примеры оформления предельных отклонений:

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

- буквенную (сто пятый);

- буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

- цифровую - римскими цифрами без наращивания падежного окончания.

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

- однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой.

- двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный:5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Написание порядковых числительных с наращиванием падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд различается в зависимости от их числа и формы разделения (соединения).

Если одно за другими идет два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них:1-й, 2-й ряды, 70-е и 80-е годы.

Если одно за другими идут более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом., падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 60, 70, 80-е годы.

Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:

- только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 50 - 60-е годы;

- у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х - 90-е годы.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3- секционный шкаф.

Сложные слова с числительными и прилагательным "процентный" пишутся: 10%-ный сбор.

1.8 Написание физических величин

Выше уже приводились примеры написания физических величин. Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417-2002 (*ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин), в основу которого положены единицы Международной системы СИ (Система Интернациональная).

Обозначениями единиц предусмотрены русские, международные буквенные обозначения с применением букв латинского и греческого алфавитов и специальных знаков типа % и др.

В одном и том же документе допускается применять лишь один вариант обозначения - русский или международный.

Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающиеся в управленческих документах.

Все меры длины, площади и т.п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т; 15 мІ; 50 смі.

Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 1000 кг; 32 мІ; 300 смі. Знак градуса обозначается строчной буквой "о", которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа, без пробела между ними.(36,6°C;)

Знаки "+" и "-" также печатаются без пробела.

Обозначение единиц следует приводить без переноса на следующую строку. В единицах нежелательно применение сокращений: тыс., млн. и т.п. Вместо них следует использовать десятичные приставки и множители. Например: вместо тыс. кОм следует писать Мом, вместо 100 кВт ч следует писать Гвт. ч.

Если значения величины приводятся с допуском, предельными отклонениями или перечисляются несколько значений одной величины, то обозначение единицы следует приводить один раз после последнего числового значения без применения скобок (200... 300 А; от 200 до 300 А; 12, 34 и 36 В; 50, 60 И 70%)

Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире.

Обозначения единиц следует писать строчными буквами, за исключением единиц, образованных от фамилий ученых; их следует начинать с прописной буквы, независимо от наличия приставки. Обозначение приставки следует писать слитно с обозначением единицы, к которой она принадлежит.

Обозначения единиц, входящих в произведение, следует разделять точкой как знаком умножения. Для указания знака деления предпочтительно применять косую черту. При этом произведение обозначений в знаменателе следует обязательно заключать в скобки. Допускается замена косой черты дроби горизонтальной чертой и представление единиц, возведенных в положительные и отрицательные степени.

Не допускается применение более одной косой или горизонтальной черты как знаков деления.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

1.9 Написание в документах математических формул

Математические формулы в документах определяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала. В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, x) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6 x 9 = 54; А - С = Д).

Пояснение к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснение начинают после слова "где", двоеточие при этом не ставится. Слово "где" пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля.

Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется с пробелом после слова "где". В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Например:

Hc= ,

где Hс - норматив роста заработной платы при повышении производительности труда на 1 %;

Эз - экономия заработной платы в соответствии со снижением трудоемкости продукции при переходе на новую технику (технологию);

Пф - прирост фонд вооруженности на данном участке производства (на предприятии, в отрасли) в стоимостном измерении.

Для более экономного представления экспликации формул, носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку. При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой. Например:

Kmmex= (Tмаш/T) Ч100,

где Kmmex - показатель уровня механизированного труда в общих трудозатратах; Тмаш и Т соответственно машинное время и общая проектная трудоемкость изготовления всех изделий по данным расчета.

Применение одновременно машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела или главы текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 - номера разделов (глав), 3 и 5 - номера формул в них. При ссылки в тексте документа на

формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4);в соответствии с формулой (2.5).

Несложные и ненумерованные формулы типа S = 16 кв. м могут быть расположены внутри текста документа.

1.10 Оформление в документах таблиц и выводов

Таблицами называют особую пространственную форму подачи цифровых или словесных сведений. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы могут быть разной сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы и графическое их представление видно из следующего рисунка:

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: "Таблица 1". Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Заготовок таблицы должен быть кратким, четким. Заголовка таблицы в ряде случаев может и не быть.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.20).Над следующей частью в этом случае пишут: "Продолжение таблицы...", "Окончание таблицы...".

При этом нижнюю горизонтальную черту таблицы, не приводят.

Не допускается вводить в таблицу графу "номер по порядку". В случае необходимости порядковые номера строк ставятся перед заголовками, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимых в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д., а неоднородные величины - посередине. Если в графе указываются числа - пределы величин, то числа равняют по отточию или тире.

Например:

1250 100

873,305 14

26,8 5

Высота над Землей	Скорость, км/ч
км	Первая космическая	Вторая космическая
10 000		4,93	6,98
20 000		3,89	5,50
50 000		2,66	3,75
100 000		1,94	2,74
930 000		0,65	0,93

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.

Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов, знаки "№", "%", символы заменять кавычками не разрешается. Если в таблице строки в боковике разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью.

Большие таблицы допускается представлять на листах большего, чем А 4 формата, которые затем складываются на формат А 4.

Типичными примерами оформления таблиц являются нижеследующие образцы с демонстрацией оформления сносок и примечаний. Тематические заголовки даны в двух вариантах: центрованным и флаговым способами.

Выводами называют такую форму подачи цифрового материала, когда в связи с его небольшим объемом нецелесообразно оформлять таблицу. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например:

При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

Выводы не нумеруют. Выводы, как и таблицы, могут иметь тематический заголовок, приложения и сноски.

1.11 Оформление в документах некоторых знаков препинания и символов

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный знак и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они поставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавыки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

Знак "тире" пожжет быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово "есть", и в качестве знака переноса.

Знак "тире" при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяются (например: социально-политические методы, финансово-экономический факультет). Знак "тире" при использовании его в качестве заменителя слова "есть" отделяется пробелами с двух сторон ("демократия - путь к процветанию"). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова даны в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием "То же", комбинацию из знаков тире и кавычек (-"-) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Примеры правильного оформления:

Железнодорожный район Ростовская область

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер(№), и процент (%). Знаки "№" и "%" ставятся только при цифрах от которых они отделяются пробелом (№ 14/5).

Когда числа пишутся словами, знаки "№" и "%" также приводятся текстуально (например, двадцать пять процентов прибыли".

Глава 2. Правила оформления реквизитов

документ оформление делопроизводство реквизит

Государственный стандарт Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органовгосударственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

- левое - 35 мм

- верхнее - 20 мм

- правое - 10 мм

- нижнее - 15 мм.

Данный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовки документов в различных управленческих ситуациях может быть неодинаковым.

Состав реквизитов ОРД делится на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов, переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и возможность его идентификации.

2.1 Расположение реквизитов

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0-е положение табулятора (граница левого поля)

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- дата документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- заголовок к тексту;

- текст (кроме начала абзацев);

- отметка о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите "подпись";

- гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

- отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

- отметка об исполнителе;

- второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

- начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

- регистрационный номер документа;

- расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

- используют при составлении таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

- адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

- гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

- гриф ограничения доступа к документу;

- второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

- расшифровка подписи в реквизите "подпись";

- расшифровка подписи в грифе утверждения;

- расшифровка подписи во втором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

- нумерационные заголовки в таблице;

- слово "копия" при снятии копий с документов;

- код организаций;

- код формы документа.

2.2 Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

01- Государственный герб Российской Федерации

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа. Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображении щита.

02 - Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

03 - Эмблема организации или товарный знак

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблему и товарный знаки располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева.

04 - Код организации

Код организации проставляют по Общественному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код является элементом электронной идентификации документа.

Примеры нанесения кода изображения на образцах оформления бланков

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих припередачи данных и сложно воспринимаемых названий организации.

05 - Основной государственный регистрационныйномер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН / КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - Наименование организации

Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименование организации.

09 - Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

10 - Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД ОКУД (класс 0200000)).

В письме наименование вида документа не указывают.

11 - Дата документа

Дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2012 г. следует оформлять так:

05.06.2012 г.

Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2012 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

2012.06.05.

12 - Регистрационный номер документа

Реквизит состоит из трафаретной части "№___ от_____", которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.) регистрационный номер - это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1- 26/89, где 1 - индекс структурного подразделения; 26 - номер дела по номенклатуре дел; 89 - порядковый номер отправляемого документа. Эта касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указать два индекса: индекс организации - автора ответа и индекс документа организации - автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационный номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносят с потупившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части "На № ____ от _____", которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

14 - Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15 - Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются пред фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность получателя и его фамилия указывается в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом.

При адресовании внутренних документов указываются только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия руководителя.

16 - Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ "Болшевский текстиль"

Личная подпись И.В. Сергеев

12.09.2012

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ "Болшевский текстиль"

Личная подпись И.В. Сергеев

12.09.2012

При утверждении документа несколькими должностными лицами их располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2009 г. № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.02.2012 г. № 82

17 - Резолюция

Резолюция содержит указания относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой "Гермес" к 21.12.2009

Личная подпись

05.11.2009

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

· о чем (о ком)? Например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

· чего(кого)? Например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланке А 5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева или над текстом документа.

19 - Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 - Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени("имеете", "владеете", или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают изреквизиты: наименования документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют, арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжении и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текста излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного числа или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение").

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить").

- от третьего лица единственного лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")

Деятельность зарубежных представительства Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

21 - Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования

на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложение сброшюрованы, то число листов не указываются.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

...