Унифицированная система организационно-распорядительной документации

22 - Подпись

Реквизит "Подпись" располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3 - 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита "Подпись " входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документу, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров

Допускается в реквизите "Подпись" Центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

Взаимное расположение реквизита "Подпись" и других реквизитов продемонстрировано на примере письма.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации - автора документа.

23 - Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименования организации), личной подписи, расшифровка подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

23.04.2010 г.

Зона для реквизита "Гриф согласования документа" размещается ниже реквизита "Подпись" через три интервала.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2009 № 451-805

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.

Согласования документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.(реквизит 24)

24 - Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согласование документа (далее - виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи)инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

НАЧАЛЬНИК юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2010

Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2012

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

25 - Печать

Печать проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных документах, связанных с получением денег и материальных ценностей: гарантийное письмо, доверенности, банковские чеки, на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и квалификацию и т.д.

Печати бывают двух видов:

· гербовая, с изображением герба, более значимая.

· простая, где производится название организации или структурного подразделения.

Печать должна быть хорошо читаема и проставляется на документах захватывая часть наименования должности, подписывающего документ, при этом личная подпись и расшифровка подписи должны быть открыты.

В отдельных документах и печать ставится в строго определенном листе, например в обозначении "МП"

26 - Отметка о завершении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную подпись "ВЕРНО" (от левого поля, с большой буквы); должность лица завершившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

ВЕРНО

Секретарь МОУ СОШ № 000

Личная подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

27 - Отметка об исполнителе

Если возникает необходимость уточнение затронутых в документе вопросов, непринято обращаться к тому, кто подписал документ, т.е. к руководителю, а обращаться к тому, кто работал над этим документом - исполнителю.

Для оперативной связи на лицевой или обратной стороне последнего листа документа пишется фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона. Размер шрифта 10.0 п. т расстояние 1м/с интервал.

Ирина Викторовна

27 34 56

или

Потапова Ирина Викторовна

27 34 56

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка включает следующие данные:

слово "В дело" индекс дела по номенклатуры дел, подпись исполнителя, дату проставления отметки. Например:

29 - Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в л=организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер.

30 - Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение,

Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.

Заключение

Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Историческая справка. ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г. двух стандартов. Первыми стандартами были:

ГОСТ 6.38-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ 6.39-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".

Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй - порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов.

Первые стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. стандарты были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт - ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Следующий этап - это обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97. В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты "Адресат", "Дата", "Отметка о наличии приложения" и др.).

В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время. Как мы уже отмечали, с момента утверждения и введения в действие ГОСТ Р 6.30-2003 прошло около 10 лет, за это время практика документирования ушла вперед, поэтому назрела необходимость изменения стандарта. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

Новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Изменен порядок применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

Литература

1. Басков М.И, Замыцков О.И, "Делопроизводитель". Учебник для среднего профессионального образования.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления); учебное пособие Изд. 3-е испр., дополнит. М.И. Басаков. - Ростов - на Дону: Феникс, 2009 г.

3. http: //mmfd. nsu. ru/mmf/uch/diplom/oformlen.htm # Содержание / Заключение и т.д.

4. ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.. : Издательство стандартов, 2003.

5. ГОСТ Р 511 41-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. : Издательство стандартов, 1998

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основы положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М. :Главархив СССР, 1991

7. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы.-М. : ООО "ТК Велби", 2003

8. Справочник секретаря-референта практическое пособие.- 5е издание, испр., и доп., / Авт. - сост. М.И. Басаков.- Ростов на Дону: Феникс, 2008

9. Трудовой кодекс РФ принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.

10. Д.А. Шевчук "Делопроизводство". Учебник среднего профессионального образования.

Размещено на Allbest.ru