Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами (по материалам ГП Авиационный Ремонтный Завод 150)

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ

Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине “Аудит”

на тему: “Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами” (По материалам ГП Авиационный Ремонтный Завод 150)

Студентка Хойдым А.В.

Спец. 060500у курс 3

Отделение заочное

г. Калининград 2007 г.

Содержание

Введение

1. Общая характеристика учета расчетов с подотчетными лицами на ГП Авиационный Ремонтный Завод 150

1.1 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

1.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на ГП Авиационный Ремонтный Завод 150

1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами на ГП Авиационный Ремонтный Завод 150

2. Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Подготовительная деятельность до начала уадиторской проверки

2.2 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

2.3 Оформление результатов аудиторской проверки

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами

3.1 Проверка аналитического учета по каждой выданной сумме

3.2 Методика аудита расчетов с подотчетными лицами

3.3 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Литература

Приложения

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами.

Вышесказанное определяет актуальность темы курсовой работы, целью которой является рассмотрение учета расчетов с подотчетными лицами и аудит расчетов с подотчетными лицами.

Объект курсовой работы: деятельность бухгалтерии ФГУП АРЗ 150 в сфере учета расчетов с подотчетными лицами.

Для того чтобы достичь поставленной цели перед нами стоит ряд задач:

1). Изучить нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

2). Рассмотреть бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

3). Рассмотреть состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

4). Изучить этапы проведения и порядок оформления аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

5). Ознакомиться с методикой проведения аудиторской проверки, рассмотреть типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

Структурно курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

В первом разделе приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, кратко рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

Во втором разделе изучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами.

Задачей третьего раздела является ознакомление с методикой проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. В третьем разделе рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

1. Общая характеристика учета расчетов с подотчетными лицами ГП Авиационный Ремонтный Завод 150

1.1 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

Нормативными документами, регламентирующими расчеты с подотчетными лицами, являются:

1. Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40).

4. Налоговый кодекс РФ (с изменениями и дополнениями).

5. Письмо Минфина России от 6.10.92 г. N 94 "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения" (в ред. письма Минфина России от 29.04.94 г. N 56, приказа Минфина России от 19.10.95 г. N 115).

6. Инструкция Госналогслужбы России от 29.06.95 г. N 35 "По применению Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц" (в ред. изменений и дополнений Госналогслужбы России N 1 от 1.09.95 г., N 2 от 2.04.96 г., N 3 от 11.07.96 г., N 4 от 27.03.97 г., N 5 от 8.12.97 г., N 6 от 26.02.98 г.).

7. Указ Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 (в ред. от 6.01.98 г.) "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".

8. Письмо Банка России от 29.09.97 г. N 525 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами", принятое в соответствии с Федеральным законом от 2.12.90 г. N 394-1 (ред. от 28.04.97 г.).

9. Приказ Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

10. Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 г. N 365 (в ред. от 20.08.92 г.) "Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей" (с изменениями и дополнениями).

11. Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.96 г. N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу".

12. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.83 г. N 105).

13. Письмо Минфина России от 27.07.92 г. N 61 (ред. от 27.05.96 г.) "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен".

14. Письмо Минфина России от 16.12.93 г. N 11-02-49 (ред. от 29.03.96 г.) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств".

15. Письмо Минфина России от 26.04.93 г. N 52 (ред. от 1.08.94 г.) "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках".

16. Письмо Минфина России от 24.09.93 г. N 110 "О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте".

17. Письмо Минфина России от 27.12.96 г. N 110 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран" (с изменениями и дополнениями).

18. Альбом унифицированных форм первичной документации по учёту кассовых операций от 18 августа 1998 года №88

1.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на ГП Авиационный Ремонтный Завод 150

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты административно-хозяйственных расходов.

Административно-хозяйственные расходы весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами на ГП Авиационный Ремонтный Завод 150 ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму перерасхода.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на ГП Авиационный Ремонтный Завод 150 ведется по каждой авансовой выдаче.

по дебету		по кредиту
Сальдо по счету 71 на начало периода -- это остаток долга подотчетного лица на начало периода
Остаток дебетовый -- выдача денег подотчетному лицу		Остаток кредитовый -- списание с подотчетного лица
Сальдо дебетовой на конец периода -- это остаток долга подотчетного лица на конец периода		Сальдо кредитовое на конец периода -- это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты -- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -- на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

При командировке работников за границу выдается аванс, в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную -- на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную -- на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами на ГП Авиационный Ремонтный Завод 150

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами на ГП Авиационный ремонтный завод 150, с одной стороны, достаточно узок -- это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основные документы на ГП Авиационный ремонтный завод 150, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовые отчеты;

- приказы о направлении сотрудников в командировки;

- командировочные удостоверения;

- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

- оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

- главная книга;

- иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

2. Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Подготовительная деятельность до начала проверки

Поскольку каждая аудиторская проверка ограничена во времени, аудитору всегда важно четко определить ее цели, безошибочно выбрать исследуемые объекты проверки, грамотно спланировать свои действия, применить эффективные аудиторские процедуры и собрать необходимые доказательства для формулирования объективного заключения.

Прежде всего, необходимо:

ознакомиться с учредительными документами организации, в которых оговорены виды деятельности организации;

ознакомиться с материалами заседаний акционеров и отчетностью по хозяйственной деятельности;

провести беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии;

получить необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций;

уяснить направления и масштабы работы;

сделать вывод о степени деловой безупречности клиента;

принять решение о проведении аудиторской проверки.

Следующим этапом является заключение договора на проведение аудиторской проверки, который юридически отражает и фиксирует интересы сторон.

При составлении договора необходимо стремиться правильно сформулировать потребности клиента и учесть собственные интересы. Качество проведения аудиторской проверки, бесконфликтность взаимоотношений аудитора с клиентом во многом зависят от четкости составления договора на проведение аудита.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами нужно составить примерную программу изучения документов. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 2.

Далее составляется программа проведения аудиторской проверки.

Она представляет собой перечень действий с указанием сроков и исполнителей. Программа должна охватывать следующие этапы:

Составление обзора деятельности клиента, в которое входит описание систематических процессов и связанных с ними потоками документооборота; учетная политика; организационная структура;

Разработка стратегии аудита, связанная со спецификой клиента, и нацеливающая усилия проверяющих на разделы финансовой отчетности;

Проведение аудита, т.е. выполнение выбранных аудиторских процедур теми аудиторами, которые имеют достаточный для запланированных процедур опыт и квалификацию;

Формирование аудиторского мнения на основе собранных свидетельств.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1 -- проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 -- проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3 -- проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4 -- наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5 -- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

Процедура 2.1.1 -- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2 -- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 -- проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Процедура 2.1.4 -- проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 -- проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

Процедура 2.2.2 -- проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов.

Процедура 3.1.1 -- проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям.

Процедура 4.1.1 -- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

Процедура 4.1.2 -- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 -- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 -- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

2.2 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

Приступая к проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен сначала проверить:

кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);

имеется в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

кому подотчетен данный бухгалтер и кто проверяет по выполняемой работе;

имеется ли утвержденный список подотчетных лиц (определяется в начале года и утверждается руководителем организации).

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

- наблюдение или участие в инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

- наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

- устный опрос;

- получение письменных подтверждений;

- проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

- проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

- проверка арифметических расчетов;

- анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений. В Приложении 1 дано обобщение методов контроля для выявления типичных нарушений.

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:

- суммы выдаваемых под отчет авансов;

- имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

- назначение и фактическое использование авансов;

- сроки представления авансовых отчетов;

- имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;

- правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;

- правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

- правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

- своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

- наличие оправдательных документов по всем операциям

Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц требуется проверить:

- подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.

- полноту и действительность прилагаемых документов.

Часто допускают ошибку, прилагая к авансовому отчету недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным лицам суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов без оправдательных документов. В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;

- правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья);

- правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо. В данном случае поступление выручки от реализации показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего) отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки);

- правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержки производства (обращения) организации.

Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор должен установить:

- правильность учета расчетов;

- правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилищным помещением;

- правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета;

- правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты сета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 -- с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 -- с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам -- с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 -- с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 -- журнала-ордера № 2 и т.д.

учет аудит расчет подотчетное лицо

2.3 Оформление результатов аудиторской проверки

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов -- акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако, без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие -- выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение -- официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

- заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами на ГП Авиационный ремонтный завод 150

3.1 Проверка аналитического учета по каждой выданной сумме

Бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы, ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н).

По дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются денежные средства, выдаваемые работнику под отчет.

По кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются суммы фактически понесенных расходов в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные материальные ценности.

Организация выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. При проведении проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо убедиться в наличии данного приказа (распоряжения) руководителя. В случае его отсутствия подотчетное лицо, получившее наличные деньги в подотчет, обязано не позднее 3 рабочих дней, представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах. Наличные денежные средства выдаются работнику предприятия только при условии отчета конкретного лица по ранее выданному ему в подотчет авансу.

Кроме того, на предприятии также должен существовать список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя.

Если у работника после составления авансового отчета в подотчете остались деньги, то он обязан сдать их в кассу предприятия. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40).

При проверке авансовых отчетов аудитору необходимо проверить правильность его оформления:

а) отчет должен быть составлен по унифицированной форме.

Как следует из статьи 9 Федерального закона от 29.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которыми являются первичные учетные документы, принимаемые к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В целях налогообложения также важно, чтобы расходы были подтверждены первичными документами, так как в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 утверждена унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет", которая и является первичным учетным документом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В соответствии с указаниями по применению и заполнению унифицированной формы N АО-1 авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, то все требования к его оформлению установлены Федеральным законом от 29.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с которым такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в законе.

Дата составления и утверждения необходима для того, чтобы можно было определить, к какому отчетному (налоговому) периоду относятся данные расходы.

В бухгалтерском учете в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 "Расходы организаций" расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

В налоговом учете расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Датой осуществления расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ);

К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В соответствии с п. е ст. 9 ФЗ N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. ЁФакт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами.

Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более отнесение произведенных затрат на расходы организации.

Все первичные оправдательные документы должны содержать необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации т.п. (п. 2 ст. 9 ФЗ N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Такими документами при оформлении хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки, кассовые, закупочные акты, квитанции установленных форм, и т.п.

При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.

1. Отчитываясь за приобретенные товары, к авансовому отчету подотчетное лицо обязано приложить и товарный чек, и кассовый чек.

На практике часто встречаются авансовые отчеты, к которым прикладывают или только кассовый чек, или только товарный чек.

Приобретая материальные ценности, подотчетное лицо обязано приложить к авансовому отчету не только кассовые чеки, но товарные документы (накладную, товарный чек и пр.) с полной расшифровкой приобретенных ценностей.

Это необходимо потому, что кассовый чек является платежным документом, подтверждающим только факт оплаты товара подотчетным лицом. Также кассовый чек не отвечает требованиям, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет на предприятии. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов, который должен иметь первичный документ для его принятия к бухгалтерскому учету, в числе которых личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Таким образом, факт приобретения товара может быть подтвержден товарным чеком, накладной и пр.

Следовательно, к авансовому отчету подотчетное лицо должно приложить товарный чек, накладную и другие документы, подтверждающие факт приобретения товара, и кассовый чек, подтверждающий, что приобретенный товар действительно оплачен.

2. Необходимо обратить внимание на расчеты предприятия с другими юридическими лицами, так как предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами установлен Центрального банка от 14.11.2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Совместным письмом ЦБ РФ от 02.07.2002 г. N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами" разъяснено, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Таким образом, расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному договору, не должны превышать 60 000 руб. Расчеты по суммам, превышающим указанный размер, должны производиться в безналичной форме.

Пример.

ООО "Экспресс" занимается реализацией табачных изделий. В рамках заключенного договора с ООО "Восход" был реализован товар на сумму 80 000 руб. Согласно условиям договора ООО "Восход" рассчитывается за товар наличными деньгами. Товар был реализован двумя партиями на 55 000 руб. и 25 000 руб., на которые были выписаны две накладные и два счета-фактуры.

ООО "Восход" расплатилось за обе партии наличными, которые были оприходованы в кассу ООО "Экспресс" по двум приходным ордерам разными датами.

Однако, так как расчет наличными деньгами производился в рамках одного договора купли-продажи, ООО "Восход" превысило лимит расчета наличными (общая сумма платежа составила 80 000 руб., что больше лимита на 20 000 руб.).

За нарушение порядка работы с денежной наличностью ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях установлен штраф в размере от 400 до 500 МРОТ.

Ответственность за превышение лимита расчета наличными деньгами несет организация, которая платит в соответствии с п. 5 Письма ЦБ РФ от 16 марта 1995 г. N 14-4/95.

3. На затраты списываются расходы по оплате услуг сторонним организациям только на основании накладных, чеков (кассовых, товарных), квитанций и т.д.

Согласно статье 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Также в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете говорится, о том, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные и квитанции не отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, так как не содержат обязательных реквизитов.

Основным учетным документом для признания расходов в бухгалтерском учете считается акт, подтверждающий факт оказания услуг, оформленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к первичным документам.

Расходами в целях налогового учета так же признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. Кроме того, расходы в целях налогового учета признаются на дату подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг (подп. 2 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

4. Материальные ценности списываются на счета затрат 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу" без оприходования этих ценностей на счета учета материально-производственных запасов.

В соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и пунктом 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. N 119н, сырье и материалы относятся к материально-производственным запасам.

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;

б) путем изготовления материалов силами организации;

в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

Согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. N 119н, материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (таких, как счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению для учета наличия и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и прочих ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке) предназначен счет 10 "Материалы".

Следовательно, хозяйственные операции по приобретению товарно-материальных ценностей подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дебет счета 10 "Материалы" субсчетов 3 "Топливо", 5 "Запасные части" и т.д.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Часто организации выдаются наличные денежные средства в подотчет на представительские расходы. По окончании официального приема лицо, получившее наличные деньги, обязано составить авансовый отчет по форме АО-1 и приложить к нему отчет о расходовании средств, а также все первичные документы, подтверждающие расходы.

В ходе проведения аудиторской проверки правильности документального оформления представительских расходов организации необходимо учитывать следующие требования учетного и налогового законодательства.

Бухгалтерский учет представительских расходов ведется по данным первичных учетных документов, подтверждающих произведенные расходы. Первичные документы должны содержать сведения о дате деловой встречи (приема), месте проведения, участниках со стороны организации и представителях других организаций, назначении, сумме расходов и др. Фактически произведенные расходы, подтвержденные первичными документами, должны быть экономически обоснованными.

Для того чтобы экономически обосновать представительские расходы, организации необходимо провести подготовительную работу, а именно приказом (распоряжением) руководитель организации должен определить:

1) перечень должностных лиц организации, имеющих право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий;

2) порядок выдачи под отчет средств на представительские расходы;

3) нормативы отдельных видов представительских расходов (при необходимости);

4) порядок документального оформления представительских расходов;

5) сроки представления первичных документов по представительским расходам.

Необходимо проверить порядок оформления документов по каждому конкретному мероприятию, для этого у организации должны быть:

1) приказ руководителя о дате проведения официального мероприятия, его цели и задачи;

2) программа представительского мероприятия с включением в нее даты, места, сроков проведения и указанием наименования приглашенной стороны, а также фамилии, имени, отчества участников принимающей и приглашенной сторон и их должностей;

3) сметы расходов на проведение конкретного представительского мероприятия.

По окончании представительских мероприятий подотчетное лицо, получившее деньги, составляет авансовый отчет, а также составляется акт о списании представительских расходов.

В бухгалтерском учете организации представительские расходы отражаются проводками:

Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

Кредит счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В бухгалтерском учете представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности в соответствии с п. 9 ПБУ 10/99 "Расходы организаций", только если они прямо связаны с деятельностью организации.

Понятие представительских расходов в налоговом учете определено в ст. 264 Налогового кодекса РФ.

В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Согласно п. 2. ст. 264 Налогового кодекса РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским относятся расходы:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,

2) на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,

3) на буфетное обслуживание во время переговоров,

4) на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Пример.

В июне месяце 2006 г. организация израсходовала на представительские цели 20 600 руб., в том числе НДС 2880 руб.

Фактические затраты на оплату труда для расчета налога на прибыль составили:

1) за июнь месяц - 80 000 руб.,

2) с начала года - 480 000 руб.

Следовательно, нормативная величина представительских расходов составила:

1) в июне 2006 г. - 3200 руб. (80 000 руб. х 4%),

2) с начала года - 19 200 руб. (480 000 руб. х 4%).

Налоговым периодом по налогу на прибыль является календарный год (ст. 285 Налогового кодекса РФ), поэтому нормируемые расходы для его исчисления рассчитываются нарастающим итогом с начала года.

Следовательно, в учете организации будут сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 20 600 руб. - списаны на затраты представительские расходы.

Так как нормативная величина представительских расходов за период с 01.01.2006 г. по 01.07.2006 г. (19 200 руб.), меньше суммы фактических расходов (20 500 руб.), у организации образуются отложенные налоговые активы и отложенные налоговые обязательства.

Дебет счета 09 "Отложенные налоговые активы",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 1300 руб. - отражена сумма отложенного налогового актива;

Дебет счета 99 "Прибыли и убытки" субсчет "Налог на прибыль",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на прибыль" - 312 руб. (1300 х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

В последующих отчетных периодах при расчете представительских расходов нарастающим итогом для целей налогообложения прибыли может быть соблюден норматив этих расходов и зачтена сумма, учтенная как отложенный налоговый актив, бухгалтерской записью:

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам",

Кредит счета 09 "Отложенные налоговые активы".

Для целей налогообложения прибыли состав представительских расходов является закрытым, следовательно, те расходы, которые не названы в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ, не могут уменьшать налогооблагаемую базу организации по налогу на прибыль.

НДС, уплаченный по представительским расходам, подлежит вычету из бюджета в соответствии с п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ только в том случае, если эти расходы учтены для целей налогообложения по налогу на прибыль.

3.2 Суммы, невозвращенные подотчетными лицами

На практике бывают случаи, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму денежных средств.

В этом случае не возвращенная сумма подлежит удержанию из заработной платы подотчетного лица на основании распоряжения руководителя.

В бухгалтерском учете подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются и списываются следующим образом:

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - из заработной платы работника удержаны не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - взысканы невозвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Если работник уволился, и возможности удержать не возвращенную сумму у организации нет, то рассматривать ее нужно как дебиторскую задолженность и списать по общим правилам, установленным в ст. 196 Гражданского кодекса РФ, т.е. через 3 года с момента ее образования.

Однако по истечении срока исковой давности и списания невозвращенной суммы она подлежит включению в доход работника и облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Если сделать это невозможно, организации необходимо подать сведения в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

...