Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами (по материалам ГП Авиационный Ремонтный Завод 150)

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет счета 91 субсчет 2 "Прочие расходы",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет счета 007 "Списана в убыток задолженность от неплатежеспособных дебиторов" - списанная дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.

При расчете налога на прибыль сумма списанной дебиторской задолженности не учитывается.

3.3 Суммы, выданные на командировочные расходы

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следует обратить внимание, что до настоящего момента порядок направления работников предприятий в служебные командировки на территории России регламентируется старой Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Однако положения вышеуказанной Инструкции N 62 имеют силу в части, не противоречащей действующему учетному, трудовому и налоговому законодательству.

В ходе проведения проверки командировочных расходов аудитору необходимо обратить внимание не только на отражение в бухгалтерском учете данных расходов, но и на документальное оформление командировочных расходов. Это очень важно, так как налоговые инспектора очень пристальное внимание уделяют именно документальному оформлению, поэтому командировочное удостоверение должно быть оформлено грамотно, в соответствии с установленными нормами.

Следует отметить, что все документы, связанные с направлением сотрудника в служебную командировку, являются типовыми унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Начиная проверку командировочных расходов, аудитору необходимо, во-первых, проверить наличие приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Если в служебную командировку выезжает группа работников, то оформляется приказ о направлении работников в командировку" (форма N Т-9а).

Во-вторых, наличие командировочного удостоверения унифицированной формы N Т-10, в котором указывается пункт (ы) назначения, срок командировки, время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них), которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Также необходимо обратить внимание на то, что отметки о времени прибытия и убытия делаются в каждом пункте назначения, указанного в командировочном удостоверении.

В-третьих, отчет о выполнении задания по командировке. При направлении работника в командировку, помимо командировочного удостоверения, ему выдается служебное задание (унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

После возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, унифицированной формы N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. N 55, с приложением к отчету командировочного удостоверения, а также составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки.

Наличие отчета о выполненной работе необходимо, так как в зависимости от цели и результатов командировки произведенные расходы могут быть отражены следующим образом:

1) в качестве текущих производственных расходов, если задание на командировку связано либо с заключением нового договора, либо с исполнением ранее заключенного;

2) в качестве вложений во внеоборотные активы, если задание на командировку предусматривает приобретение объектов внеоборотных активов;

3) в качестве покупной стоимости материалов, если задание на командировку предусматривает приобретение материалов;

4) в качестве затрат, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль, если задание на командировку или отчет командированного лица не содержат никакой связи с решением производственных вопросов организации.

Пример.

Сотрудник ООО "Контакт" был направлен в служебную командировку сроком на 5 дней в г. Саранск для получения и отправки оборудования. Из кассы предприятия ему были выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы в сумме 8000 руб.

После возвращения из командировки работником в течение 3 дней был представлен авансовый отчет и все оправдательные документы.

Согласно авансовому отчету командировочные расходы работника составили:

1) стоимость проезда на железнодорожном транспорте до г. Саранска и обратно - 3600 руб.;

2) оплата за проживание в гостинице за 2 дня - 1800 руб.;

3) суточные за время нахождения в командировке 5 дней х 100 руб. = 500 руб.

Общая сумма командировочных расходов составила - 5900 руб. Остаток неиспользованных денежных средств в сумме 2100 руб. был сдан работником в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие бухгалтерские проводки:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 8000 руб. - выданы денежные средства на командировочные расходы работнику;

Дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 5900 руб. - отнесены на увеличение стоимости оборудования командировочные расходы работника;

Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 2100 руб. - работником в кассу предприятия внесены неиспользованные денежные средства.

При возвращении из командировки подотчетное лицо обязано не позднее 3 рабочих дней предъявить в бухгалтерию организации командировочное удостоверение с отметками, отчет об израсходованных суммах (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40).

При аудите расходов на командировку необходимо учитывать требования как учетного, так и налогового законодательства, а также Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1986 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (в части, не противоречащей требованиям Трудового кодекса РФ).

В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать 1 года.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства вместо постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции).

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством (пункт 8 Инструкции).

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В соответствии с пунктом 12 Инструкции расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Документом, подтверждающим стоимость проезда на транспорте, является билет. При утере проездного билета, руководитель организации вправе принять решение о возмещении расходов по проезду, исходя из минимальной стоимости расходов по проезду (в общем вагоне пассажирского поезда). Основанием для возмещения может служить заявление сотрудника, а также справка вокзала о стоимости билета.

В составе расходов на проезд подлежит оплате и стоимость постельных принадлежностей, которая возмещается по фактическим затратам подтвержденным документально.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работникам и включаются в состав расходов организации по фактическим расходам при условии, что они подтверждены соответствующими документами.

Обычно оправдательным документом, подтверждающим факт проживания в командировке, является счет гостиницы.

При этом необходимо учитывать, что счет гостиницы должен быть составлен по форме N 3-Г "Счет", утвержденной приказом Минфина России от 13.12.1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Налог на добавленную стоимость, уплаченный сотрудником при оплате расходов по найму жилого помещения, подлежит возмещению из бюджета согласно п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ при определении суммы НДС, подлежащей к уплате в бюджет.

В соответствии с п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.

Если гостиница может предоставить счет-фактуру и кассовый чек, то проблем с вычетом НДС у организации не возникнет.

Если счет-фактура отсутствует, то в этом случае необходимо наличие заполненного в установленном порядке счета по форме N 3-Г "Счет", утвержденного приказом Минфина от 13.12.1993 г. N 121.

Таким образом, суммы НДС в отношении расходов по найму жилого помещения в период служебной командировки подлежат вычету в следующем порядке:

1) при наличии счета-фактуры, содержащего все обязательные реквизиты, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ, и кассового чека, подтверждающего факт оплаты услуг за проживание;

2) при наличии счета по форме N 3-Г "Счет", являющегося бланком строгой отчетности и кассового чека.

Кроме того, бланк счета не может быть распечатан на компьютере, а должен быть отпечатан типографским способом и содержать сведения о типографии: номер заказа, тираж, название и адрес изготовителя (Письмо Минфина от 05.08.2003 г. N 16-00-12/29).

Согласно пункту 2 постановления Правительства РФ от 31.03.2005 г. N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" использовать данные бланки строгой отчетности можно только до 1 января 2007 г.

Пример.

Организация направила работника в командировку сроком на 5 дней. Из кассы под отчет работнику была выдана денежная сумма в размере 10 000 руб. Суточные установлены в соответствии с приказом руководителя в размере 300 руб.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами: проездными билетами на сумму 3000 руб. (НДС не выделен), счетом гостиницы за проживание (бланк строгой отчетности формы N 3-Г) на сумму 2400 руб. (в т.ч. НДС - 366 руб.). Суточные за 5 дней - 1500 руб. Итого 6900 руб. Остаток денежных средств сотрудник сдал в кассу организации - 3100 руб.

В бухгалтерском учете организации следует оформить следующие проводки:

1) Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 10 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет;

2) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3000 руб. - включена в расходы стоимость проезда;

3) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и пр.

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 2034 руб. (2400 руб. - 366 руб.) - включена в расходы сумма за проживание в гостинице без НДС;

4) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 1500 руб. - включена в расходы сумма суточных за командировку;

5) Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 366 руб. - учтен НДС по счету гостиницы за проживание;

6) Дебет счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Расчеты по НДС",

Кредит счета 19 "Налог на добавленную стоимость" - 366 руб. - принят к вычету НДС по услугам гостиницы за проживание;

7) Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3100 руб. - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки (пункт 14 Инструкции N 62).

Нормы суточных определены в постановлении Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с изм. и доп. от 15 ноября 2002 г., 9 февраля 2004 г., 13 мая 2005 г.), согласно которому размер суточных составляет 100 руб.

Размер суточных расходов может отличаться от размера установленного законодательством и определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации.

В этом случае необходимо учитывать, что в бухгалтерском учете вся сумма суточных будет отнесена на затраты организации, а вот в целях налогообложения налогом на прибыль может быть учеты сумма из расчета 100 руб. в день.

Пример (воспользуемся предыдущим примером).

Организация направила работника в командировку сроком на 5 дней. Из кассы под отчет работнику была выдана денежная сумма в размере 10 000 руб. Суточные установлены в соответствии с приказом руководителя в размере 300 руб.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами: проездными билетами на сумму 3000 руб. (НДС не выделен), счетом гостиницы за проживание (бланк строгой отчетности формы N 3-Г) на сумму 2400 руб. (в т.ч. НДС - 366 руб.). Суточные за 5 дней - 1500 руб. Итого 6900 руб. Остаток денежных средств сотрудник сдал в кассу организации - 3100 руб.

В бухгалтерском учете организации следует оформить следующие проводки:

1) Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 10 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет;

2) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3000 руб. - включена в расходы стоимость проезда;

3) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 2034 руб. (2400 руб. - 366 руб.) - включена в расходы сумма за проживание в гостинице без НДС;

4) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 1500 руб. - включена в расходы сумма суточных за командировку;

5) Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 366 руб. - учтен НДС по счету гостиницы за проживание;

6) Дебет счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Расчеты по НДС",

Кредит счета 19 "Налог на добавленную стоимость" - 366 руб. - принят к вычету НДС по услугам гостиницы за проживание;

7) Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3100 руб. - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Для целей налогообложения прибыли следует учесть суточные только в пределах норм: 100 руб. х 5 дней = 500 руб.

В бухгалтерском учете организации образуются постоянные разницы, а следовательно, и постоянное налоговое обязательство, которое будет отражено следующими проводками:

Дебет счета 99, субсчет "Постоянные налоговые обязательства",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогу на прибыль" - 240 руб. (1000 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются.

Если командированный работник по окончании рабочего дня, по своему желанию, остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, установленных законодательством (п. 15 Инструкции N 62).

Если работник направляется в командировку на 1 день, то в соответствии с пунктом 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" суточные ему не выплачиваются.

Если же суточные за 1 день работнику были выплачены, их сумму следует включить в его совокупный доход для целей исчисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

При направлении работника в командировку за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы, за ним сохраняется место работы, а также средний заработок.

Порядок расчета среднего заработка определен статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 г. N 213. При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения).

Из расчетного периода, за который определяют средний заработок, исключаются время, а также начисленные за это время суммы заработной платы (п. 4 Положения) в следующих случаях:

1) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

3) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

4) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

5) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

6) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

7) работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для расчета среднего заработка для оплаты дней командировки используется расчетный период в 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник находился в командировке.

Пример.

Работник организации был направлен в служебную командировку с 12 июня 2006 г. по 15 июня 2006 г. Для исчисления среднего заработка за дни командировки в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, а именно период с 1 июня 2005 г. по 30 мая 2005 г.

В настоящее время очень часто встречаются командировки в страны СНГ и дальнее зарубежье. И хотя порядок оформления заграничных командировок в целом аналогичен порядку оформления командировок по России, имеются и некоторые особенности, которые мы рассмотрим ниже.

При направлении работника в командировку за рубеж необходимо оформить следующие первичные учетные документы:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и форма N Т-9а, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1;

2) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1;

3) командировочное удостоверение формы N Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1;

4) авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55.

Однако здесь имеется одна особенность: командировочное удостоверение необходимо оформлять только при командировке сотрудника в страны СНГ. Командировочное удостоверение выписывается по форме N Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1, и должно иметь все соответствующие отметки о времени убытия, прибытия и пребывания в пунктах командировки.

При поездке в страны дальнего зарубежья оформление командировочного удостоверения необязательно, так как подтверждением времени пребывания работника в командировке за рубежом является ксерокопия страниц загранпаспорта с отметками пересечения границы.

Так же как и при командировке по России, после возвращения из загранкомандировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней составить и сдать в бухгалтерию организации авансовый отчет АО-1 (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций).

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все оправдательные документы, подтверждающие понесенные расходы по командировке, а именно проездные билеты, счета за проживание, ксерокопию загранпаспорта и т.д.

Если к авансовому отчету были приложены документы на иностранном языке, то в соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н, к авансовому отчету должен быть приложен построчный перевод на русский язык.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных с командировкой.

Однако в отличие от командировки по России денежные средства на загранкомандировку обычно выдаются в иностранной валюте. Приобрести валюту для загранкомандировки организации может как в безналичном порядке, так и за наличный расчет - в обменном пункте.

Раньше покупать наличную валюту в обменных пунктах запрещало Положение ЦБ РФ от 25.06.1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов". Однако в связи с вступлением в силу с 18 июня 2004 г., Федерального закона от 10.12.2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" данное Положение утратило силу.

В соответствии с п. 1 ст. 11 Федерального закона N 173-ФЗ в случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки.

Следовательно, теперь организация вправе выдать наличные денежные средства своему сотруднику для покупки наличной иностранной валюты на командировочные расходы в обменном пункте. При этом необходимо помнить, что сотрудник организации, направленный в обменный пункт для покупки валюты на командировочные расходы, должен принести бухгалтеру организации справку по форме N 0406007, содержащую сведения, идентифицирующие его личность как покупателя валюты.

Выдача наличной иностранной валюты сотруднику производится в пределах сумм, причитающихся командированному лицу, в соответствии с приказом руководителя организации.

Расчеты с сотрудником организации, получившим наличные денежные средства в иностранной валюте на загранкомандировку, производятся на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Все гарантии установлены ст. 166-168 Трудового кодекса РФ, согласно которым при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, в том числе и за рубеж, работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В ходе проверки правильности исчисления суточных при загранкомандировках нужно учитывать некоторые особенности.

Во-первых, согласно Письму Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.1996 г. N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Пример.

Организация направила своего сотрудника в краткосрочную командировку в Германию с 15 мая по 25 мая 2006 г. По приезду работник сдал авансовый отчет, к которому приложил все оправдательные документы, в том числе и ксерокопию загранпаспорта. В соответствии с отметками в загранпаспорте работник выехал из России 17 мая 2006 г., а въехал 23 мая 2006 г.

Следовательно, суточные работнику будут выплачены за 11 дней (с 15.05. по 25.05.2006 г.), в том числе в Германии - 6 дней (с 17 по 22 мая 2006 г.) и в РФ - 5 дней (15, 16 и 23-25 мая 2006 г.).

Во-вторых, нормы расходов организаций на выплату суточных установлены двумя нормативными актами, а именно:

1) постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией";

2) Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

Разберемся, в чем же различие между этими документами? Нормы суточных для зарубежных командировок, установленные Приказом Минфина РФ N 64н, применяются только при расчете налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и ЕСН.

А вот для налога на прибыль необходимо пользоваться нормами расхода на выплату суточных, установленных постановлением РФ от 08.02.2002 г. N 93.

Об этом говорится в письме Минфина РФ от 25.10.2004 г. N 03-05-01-04/54.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к расходам на командировку относятся:

1) проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;

2) наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

3) суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

4) оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

5) консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В бухгалтерском учете организации выплачиваемые командированным работникам суточные относятся на расходы полностью в соответствии с оправдательными документами.

В налоговом учете суточные нормируются и учитываются в составе расходов только в размере, установленном постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93.

Поэтому если работнику выплачиваются суточные в размере, превышающем указанные в постановлении N 93, то в бухгалтерском учете организации возникают постоянные разницы и, следовательно, постоянные налоговые обязательства, которые отражаются бухгалтерскими проводками:

Дебет счета 99 субсчет "Постоянное налоговое обязательство",

Кредит счета 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль".

Расходы на проживание по загранкомандировкам полностью включаются в расходы организации, если они подтверждены документально. Обычно отели выписывают командированным сотрудникам счета за проживание (инвойсы) на иностранном языке. Поэтом по приезду из командировки сотрудник должен приложить к авансовому отчету кроме счета отеля за проживание, еще и его построчно переведенный на русский язык дубликат, подтверждающий факт проживания в гостинице.

В бухгалтерском учете организаций все хозяйственные операции отражаются на основании первичных документов, содержащих обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", а именно:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Обычно счета (инвойсы) за проживание в иностранных отелях, привозимые сотрудниками, содержат все обязательные реквизиты, перечисленные выше, и, следовательно, могут служить основанием для признания таких затрат в качестве расходов.

В налоговом учете организации, расходы на проживание в иностранных отелях, также признаются расходами в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

При этом необходимо помнить, что расходы по проживанию должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, счета (инвойсы) иностранных отелей могут служить основанием для подтверждения факта оплаты проживания и признания таких затрат в качестве расходов на зарубежные командировки в части найма жилого помещения для целей исчисления налога на прибыль, так как соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ

Однако необходимо обратить внимание на следующее. В подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ указано, что при оплате расходов по найму жилого помещения работнику подлежат возмещению также расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание номеров, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Поэтому если в счетах (инвойсах) иностранных отлей отдельной строкой будут выделены, например, расходы на оплату завтрака или иных подобных расходов, то для целей исчисления налога на прибыль эти расходы учитываться не должны.

В соответствии с п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ при наличии первичных документов по найму жилья возмещаемые работнику расходы не включаются в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН.

Если первичные документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения у работника отсутствуют, то они включаются в налоговую базу по НДФЛ только сверх норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Предельные размеры по найму жилья при краткосрочных командировках за рубеж определены Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

Заключение

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

В работе также были проанализированы различные методы получения аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Были изучены методики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский, Н.П. Барышников и Р.А. Алборов. Применение данных методик имеет целью выявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета расчетов с подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу.

Литература

"Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения". Письмо Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95)

"О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках". Письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94)

"О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации". Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95)

"О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах". Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30

"О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу". Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ

"О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость". Инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97)

"О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14

"О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110

"О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств". Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96)

"О служебных командировках в пределах СССР". Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62

"Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен". Письмо Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96)

"Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами". Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У

"Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей". Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92)

"По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц". Инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97)

“О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов”. Положение ЦБР от 25.06.97 № 62

«О бухгалтерском учете». Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97)

Приложение 1

Таблица 1. Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов с подотчетными лицами

	Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций	Метод сбора аудиторских доказательств
		1	2	3	4	5	6	7	8
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.3	Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятию могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы						+
1.4	Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия						+
1.5	Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам						+
1.7	Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы			+			+
2.1	Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку			+
2.2	Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке						+
2.3	Несоблюдение установленных норм командировочных расходов						+
2.4	Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
3.1	Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм						+	+
3.2	Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов						+	+
4.1	Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети						+	+
4.2	Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле						+	+
5.1	Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете						+
5.2	Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
6.1	Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами						+
6.2	Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода						+	+
6.3	Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7						+	+

Приложение 2

Таблица 2. Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Нет			1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Проц. 1.1.1
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет
		Да	Журнал-ордер № 7	Проц. 1.1.2	2
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлении работников в командировки	Нет			3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	Проц. 2.1.2
4	Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет			4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	Проц. 2.2.1
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет			5
		Да		Проц. 2.1.4
6	Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительский расходов	Нет			6
		Да	Письменное распоряжение руководителя	Проц. 4.1.1
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет			7
		Да		Проц. 4.1.2
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Нет			8
		Да

Размещено на Allbest.ru

...