Организация оперативного хранения документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

оперативный хранение документ

В делопроизводстве очень большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное хранение, либо хранят на краткие сроки, а затем подготавливают документы к уничтожению. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации.

Актуальность моей темы состоит в том, что с переходом делопроизводства на компьютерные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов. Неупорядоченное хранение вызывает большие затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи их утери. Если правильно систематизировать порядок хранения документов в электронном виде, то результат поиска информации будет значительно быстрее и экономичнее, чем на бумажных носителях. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить литературу по данной теме;

2. Четко определить понятие оперативного хранения документов;

3. Описать современные средства оперативного хранения;

4. Выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;

5. Рассмотреть порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях;

6. Изучить основные требования к хранению документов в организации;

7. Провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.

В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" содержит требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности коммерческих предприятий. Так, согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле организации, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - постоянно.

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

оперативный хранение документ

1.1 Понятие оперативного и архивного хранения документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов. Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи их в архив. Необходимо сразу отметить, что архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации.

Оперативное хранение документов может быть в электронной форме. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще больше обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жестком диске.

Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя в специальных папках. На папках указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или в сейф. Также папки с неисполненными документами хранятся, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу). Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, и это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования. До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении. Оперативное хранение делится на два подвида:

· хранение документов в процессе их исполнения;

· хранение исполненных документов;

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов, дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов для всех организаций будут разными. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное - эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни министерств, например финансов, здравоохранения и т.п. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. Экспертная комиссия предприятия должна просматривать документы по листам, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями. Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т.п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трех летним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004г. К документам, передаваемым в архивное хранение, относятся:

· устав, учредительный договор, решение о создании общества;

· свидетельство о государственной регистрации;

· документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

· положение о филиалах или представительствах общества;

· годовые финансовые отчеты;

· документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

· протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

· списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

· акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

· внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

· документы по личному составу предприятия;

· другие документы по усмотрению общего собрания акционеров.

Бухгалтерские документы, такие как переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, руководителей предприятия - постоянно.

Все документы, подготовленные на архивное хранение, делятся на две большие группы:

· документы по основной (производственной) деятельности;

· документы по личному составу предприятия.

Прием-передача дел в архивное хранение документов производится работником службы делопроизводства (секретарем-референтом) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого документа делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи.

Вместе с документами на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов на архивное хранение предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа "Shreder" не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Место архивного хранения документов должно быть известно и доступно всем работникам и акционерам коммерческого предприятия. Об адресе и телефоне архива сообщается на общем собрании работников организации и информация об архиве вывешивается на стенде предприятия.

В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).

По решению Московской регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку. По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.

В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную ответственность.

1.1 Понятие, форма и составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел должна составляться для обеспечения правильного формирования и учета дела на предприятии. В учебной литературе встречается множество определений, из которых следует что номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Одним из первых этапов составления является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно - новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться основными правилами работы ведомственных архивов ДОУ, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:

· Наименование предприятия;

· Наименование вида документа

· Дата

· Индекс

· Место составления

· Гриф утверждения

· Заголовок к тексту

· Текст

· Подпись

· Гриф согласования (одобрения)

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (приложение 1):

1. Индексы дел

2. Заголовки дел

3. Количество (томов, частей)

4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню

5. Примечание

В графе № 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера). Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

В графе № 2 заголовки дел располагаются в определенной последовательности, группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

· Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

· Названия предприятия или его структурного подразделения;

· Адресат или корреспондент документа;

· Краткое содержание дела;

· Название территории, с которой связано содержание документа в дело;

· Даты (период), к которым относятся документы дела;

· Указание на копийность документов в дело.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные с последовательностью делопроизводственных операций в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указывается основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа № 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года, когда становится очевидным, сколько томов в дела сформировалось.

В графе № 4 «Сроки хранения и номер статьи по перечню» указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название используемого перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов (так как это практически невозможно), образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Графа № 5 «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

· отметки о заведении дел - "заведено";

· о переходящих делах - "переходящее с 2004г." или "переходящее на 2006 г.";

· о местонахождении подлинных документов - "подлинники в деле 01-02" и т.п.

Эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место их хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел в организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого января, следующего календарного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, а при необходимости корректируют.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения и др.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, из которых:

· первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;

· второй экземпляр пользуется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;

· третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;

· четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

При наличии соответствующей технической базы в традиционной бумажной форме номенклатуры необходимо иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае каких-либо изменений функции и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость формирование новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный архив.

1.2 Нормативно-методическое обеспечение хранения документов на предприятии

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ДОУ).

2. Основные положения.

3. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ -- системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

1. ГОСТ Р 6.30--97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

2. Основные правила работы ведомственных архивов

Правила условно можно разделить на две части. В первой детально освещены делопроизводственные вопросы:

· требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

· порядок выделения документов к уничтожению;

· подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

1.3 Современные средства оперативного хранения документов

Хранение документов осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Для документов на бумажной основе используются следующие средства хранения (приложение 2):

- Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4;

- Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. Удобны как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. Высота 320мм, глубина 260мм.;

- Лоток-коробка отлично подходит для вертикального или горизонтального хранения документов на стеллажах или в архивных коробках. Эти коробки отличаются практичным цветом и ценой. При той же функциональности они позволяют экономить средства;

- Офис сшивка многократного использования. Предназначение: освободить регистраторы от уже неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки- коробки для дальнейшего архивного хранения. Основные достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;

- Папка на резинках. Удобное раскрывание и закрывание. Прочная, надёжная конструкция;

- Архивная папка с завязками. Обеспечивает максимальный доступ к документам при раскрытии. Продуманная конструкция исключает необходимость четырех завязок и эффект "провала" боковых стенок.

Использование в архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочно) оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических повреждений, а так же при достаточно частом обращении к содержимому определенной папки или коробки. Архивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов.

1.4 Порядок хранения документов на машинных носителях

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

1.5 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового года.

По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году. Так как в некоторых учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы и вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже. При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение года, охватываемого документами дела, на обложке подписывается новое название, прежнее заключается в скобки.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается завершительная надпись по установленной форме.

1.6Правила формирования дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

· Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

· Оформление обложки дела.

Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел в службе ДОУ осуществляется с помощью ответственных за документацию, либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.

Приложение к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;

· Подлинники отделять от копий;

· Годовые планы и отчеты от квартальных и месячных, утвержденные документы от их проектов;

· Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Распорядительные документы формируются в определенные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируют в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В личных делах документы группируются в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· заявление о приеме на работу, направление или представление;

· анкета; автобиография;

· документы об образовании;

· выписки из приказов о назначении, увольнении;

· справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году.

Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложение.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируются самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2004 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Протоколы заседаний совета трудового коллектива, совещаний руководства предприятий группируются по хронологическому и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются, одного и того же вопроса.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, также включается в номенклатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является сам файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

2. Анализ организации хранения документов в ГБОУ НПО РО ПЛ № 72

2.1 Общая характеристика предприятия

Лицей осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, федеральными Законами, Указами и распоряжениями Президента РФ, решениями Министерства общего и профессионального образования Ростовской области, органов государственной власти, актами Учредителя и Уставом лицея.

Лицей является юридическим лицом, наделяется полномочиями администратора доходов бюджетов бюджетной системы Ростовской области, имеет лицевой счет по учету средств областного бюджета и средств, полученных от приносящей доход деятельности, также имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим полным наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, штампы, бланки и другие необходимые реквизиты, ведет делопроизводство, архив, финансовую отчетность и статистическую отчетность по формам, установленным соответствующим федеральным органом исполнительной власти, ежегодно отчитывается о своей деятельности.

Основными задачами лицея являются:

· удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном, нравственном и физическом развитии посредством получения начального профессионального образования;

· удовлетворение потребностей общества в рабочих ресурсах;

· формирование гражданской позиции и трудолюбия, развитие ответственности;

· самостоятельности и творческой активности у обучающихся;

· сохранение нравственных и культурных ценностей общества;

· организация и проведение методических, а также творческих работ;

· профессиональная подготовка рабочих кадров и незанятого населения;

· распространение знаний среди населения, повышение его образовательного и культурного уровня, в том числе путем оказания платных услуг.

Непосредственное управление Лицеем осуществляет его директор, который назначается на должность и освобождается от должности Министром общего и профессионального образования Ростовской области. Директор решает все вопросы деятельности лицея, в пределах своих полномочий, издает приказы и распоряжения, обязательные для всего коллектива, в установленном порядке поощряет и налагает дисциплинарные взыскания. Директор без доверенности действует от имени Лицея, представляет его во всех учреждениях и организациях, федеральных органах исполнительной власти, определяет режим использования имущества и средств, заключает договоры, выдает доверенности, открывает лицевые счета в органах Федерального казначейства. Исполнение части своих полномочий директор может в установленном порядке делегировать своим заместителям. Заместители директора по учебно-производственной работе, учебно-воспитательной и социальной работе, административно-хозяйственной работе отвечают за состояние дел на порученных им направлениях деятельности. При необходимости в пределах своей компетенции представляют Лицей в различных учреждениях, организациях.

В системе управления создан совещательный орган Методический совет, деятельность которого направлена на усовершенствование организации учебного процесса, повышение его уровня, внедрение достижений науки и практики, улучшение качества профессиональной подготовки кадров. Председателем Методического совета является методист. Деятельность методического совета осуществляется на основе положения, которое определяет задачи, функции совета, права и обязанности его членов, организацию и порядок работы.

Методический совет осуществляет: организацию, планирование, анализ и контроль учебного процесса; разработку документов, направленных на обеспечение образовательного процесса; проводит обобщение, анализ и распространение опыта организации учебно-методической работы; организует повышение педагогического мастерства преподавателей, оказывает помощь начинающим преподавателям и мастерам; осуществляется контроль организации учебно-методической работы в целом по лицею; внедрение в учебный процесс современных технических средств.

В Лицее контроль осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства образования и науки Российской Федерации, «Положением о внутрилицейном контроле учебного процесса».

Контроль осуществляется руководством Лицея, заместителями директора.

Основными задачами контроля являются:

· установление соответствия содержания занятия требованиям рабочего учебного плана, рабочей учебной программы и тематического плана соответствующей дисциплины, вида практики;

· установление степени подготовленности преподавателя, мастерам производственного обучения к учебным занятиям, наличие учебно-методических материалов;

· определение теоретического и методического уровня преподавания, степени реализации внутри и межпредметных связей, практической направленности учебного занятия;

· анализ содержания учебного занятия; установление научности и актуальности, использования в процессе обучения практического опыта, связь с профессией;

· анализ эффективности методических приемов проведения занятий;

· анализ умения преподавателя и мастера производственного обучения направлять, активизировать мыслительную деятельность обучающихся;

· выявление инновационных методов и приемов обучения;

· определение эффективности использования технических средств обучения, наглядных пособий и т.п.

Записи о результатах контрольных посещений на специальных бланках содержат всесторонний анализ учебного занятия с предложениями и рекомендациями по улучшению качества обучения.

...