Организация оперативного хранения документов

Проводимый педагогический контроль охватывает все основные виды учебных занятий.

Результаты педагогического контроля регулярно рассматриваются на совещаниях при директоре, Педагогическом Совете, еженедельных инструктивно-методических совещаниях преподавателей и мастеров производственного обучения. По итогам обсуждения принимаются меры по устранению отмеченных недостатков, а также повышению качества преподавания.

2.2 Оперативное хранение на предприятии

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как и любое юридическое лицо, лицей обязан хранить свои документы.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив.

По срокам хранения все документы можно условно разделить на два вида:

· документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;

· документы, которые должны храниться постоянно.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2012 году, начинается с 1 января 2013 года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Текущее хранение дел лицея осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

· хранение документов в процессе их исполнения;

· хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несет руководитель (начальник) структурного подразделения.

Работники лицея хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровой службе лицея все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации текущего хранения личных дел в лицее следующий:

· личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

· обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

· текущему хранению в отделе кадров в лицее подлежат личные дела только работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из неё), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел. Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.

2.3 Применение современных средств для оперативного хранения документов на предприятии

В организации для работы с документами на бумажной основе используются следующие средства хранения:

· Лотки и кассеты, позволяющие работникам хранить на поверхности своих рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела).

· Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм применяют сотрудники предприятия как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах.

· Лоток-коробка используется работниками предприятия как для вертикального, так и для горизонтального хранения документов на стеллажах.

· Офис сшивка многократного использования тоже приветствуется сотрудниками предприятия. Работники отмечают ее достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;

· Папка на резинках охотно используется сотрудниками предприятия, так как обеспечивает удобное раскрывание и закрывание.

Использование данных средств хранения обеспечивает оперативное хранение документов, долгосрочно (бессрочное) хранение, их максимальную физическую сохранность. В больших организациях используют электронный вариант, в печатном варианте отдают в архив.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществляется, как правило, в помещении кадровой службы. Для обеспечения их сохранности помещение оборудовано специальными шкафами или сейфами, запирающимися под ключ. Для быстрого поиска документов в шкафах размещают копию номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.

Трудовые книжки работников предприятия хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для оперативного хранения документов.

Работникам кадровой службы запрещено при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны помещают все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, и закрывают его. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись.

Черновики документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого применятся шредер. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. В целях несанкционированного доступа к информационной базе для каждого подразделения и сотрудника установлен свой пароль.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

2.4 Охрана труда и техника безопасности

В целях обеспечения охраны труда на предприятии принимаются меры к тому, чтобы труд работающих был безопасным, и для осуществления этих целей выделяются большие средства. На заводах имеется специальная служба безопасности, подчиненная главному инженеру завода, разрабатывающая мероприятия, которые должны обеспечить рабочему безопасные условия работы, контролирующая состояние техники безопасности на производстве и следящая за тем, чтобы все поступающие на предприятие рабочие были обучены безопасным приемам работы.

1. Общие положения

· По данной инструкции секретарь должен пройти медицинский осмотр, получить вводный инструктаж в отделе охраны труда, пройти первичный инструктаж на рабочем месте. Через каждые 6 месяцев секретарь проходит повторный инструктаж на рабочем месте.

· Результаты инструктажа заносятся в «Журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны работы», в журнале после прохождения инструктажа должна быть подпись лица, которое инструктирует, и инструктируемого.

· Работодатель должен застраховать секретаря от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

· В случае повреждения здоровья секретаря по вине работодателя, он (секретарь) имеет право на возмещение причиненного ему вреда.

· За невыполнение данной инструкции секретарь несет дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.

· К работе на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ) или видеодисплейном терминале (ВДТ), копировальных аппаратах, на пишущей машинке допускаются лица не моложе 18 лет, которые прошли соответствующее обучение по специальной программе, инструктаж по вопросам пожарной безопасности и инструктаж по электробезопасности на I-ю группу допуска.

2. Секретарь должен:

· Выполнять правила внутреннего трудового распорядка.

· Не допускать в рабочую зону посторонних лиц. Не выполнять указаний, противоречащим правилам охраны труда.

· Помнить о личной ответственности за выполнение правил охраны труда и безопасность сослуживцев.

· Уметь предоставлять первую медицинскую помощь пострадавшим от несчастных случаев.

· Уметь пользоваться первичными средствами пожаротушения.

· Выполнять правила личной гигиены.

· Рабочее место секретаря должно иметь естественное и искусственное освещение. При неудовлетворительном освещении снижается производительность труда. Естественное освещение должно падать с левой стороны.

· Организация рабочего места секретаря должна обеспечивать соответствие всех элементов рабочего места и их расположение эргономическим требованиям ГОСТ 12.2.032 “ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования”; характеру и особенностям трудовой деятельности.

· Под ноги секретаря должна быть установлена удобная наклонная подставка.

· Для предотвращения засвечивания экранов ВДТ прямыми световыми потоками, линии светильников должны быть расположены с достаточным боковым смещением относительно рядов рабочих мест или зон, а также параллельны к световым отверстиям.

· Искусственное освещение должно обеспечить на рабочем месте при наличии ПЭВМ освещенность 300-500 лк. В случае невозможности обеспечить данный уровень освещенности системой общего освещения, допускается применение светильников местного освещения, но при этом не должно быть отблесков на поверхности экрана и увеличение освещенности экрану более 300 лк.

· Рабочее место секретаря с ВДТ должно располагаться на расстоянии не менее 1,5 м от стены с оконными проемами, от других стен - на расстоянии 1 м.

· Основным оборудованием рабочего места секретаря является монитор, ПЭВМ, клавиатура, рабочий стол, стул (кресло), вспомогательным - пюпитр, подставка для ног, шкаф, полки, копировальный аппарат и прочее.

· Копировальный аппарат должен устанавливаться в помещении с обменом воздуха 30 м3 в час на одного работающего. Температура воздуха в помещении должна быть 10-30°C, а влажность 20-90%. Аппарат необходимо устанавливать на ровной твердой поверхности. Разность по вертикалу между передней и задней, а также левой и правой сторонами должна быть в пределах 3-5 мм. Не разрешается устанавливать аппарат на поверхности, которая имеет отверстия, пустоты, проемы, в местах действия прямых солнечных лучей и яркого света (более 1500 люкс), возле кондиционеров, нагревательных приборов (для избежания образования конденсата в аппарате), в запыленных помещениях, в помещениях с агрессивными газами.

· Розетки должны размещаться не далеко от эл. аппаратов в легко доступных местах, чтобы в случаях аварийной ситуации можно было бы своевременно отключить. Надо избегать использования удлинителей.

· Запрещается снимать любые крышки или панели, которые закреплены винтами.

· Так как некоторые детали эл. аппаратов находятся под высоким напряжением, то прикасаться можно только к деталям, которые указаны в инструкции по эксплуатации конкретной модели аппарата.

· Вносить какие-нибудь изменения в конструкцию эл. аппаратов не допускается.

· Не допускается ставить на эл. аппараты металлические предметы, емкости с водой (вазы, цветочные горшки, стаканы), так как при попадании воды или посторонних предметов в середину аппаратов может произойти пожар или поражение электрическим током.

· При перемещении эл. аппаратов необходимо выключить вилку из розетки, а после установки закрепить фиксаторами.

· Не разрешается разбирать и модернизировать кабель питания эл. аппаратов, так как это может привести к пожару или поражению электрическим током.

· Не разрешается ремонтировать, проводить модификацию аппарата, так как это может привести к пожару, поражение электрическим током, взрыву и прочее.

· Если эл. аппараты длительное время не используются, их необходимо отключить от электросети, вынув вилку из розетки.

· Принтер надо располагать так, чтобы доступ к нему оператора (пользователя) и его коллег был удобным; чтобы максимальное расстояние до клавиш управления принтером не превышало длину вытянутой руки (по высоте 900-1300 мм, по глубине 400-500 мм).

· Конструкция рабочего стола должна обеспечивать возможность оптимального размещения на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества, размеров, конструктивных особенностей (размер ВДТ, клавиатуры, принтера, ПЭВМ и прочее) и характера его работы.

· Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в границах 680-800 мм; в среднем она должна составлять 725 мм.

· Ширина и глубина рабочей поверхности должны обеспечивать возможность выполнения трудовых операций в границах моторного поля, которые определяются зоной в границах видимости приборов и досягаемости органов управления. Преимущество следует отдавать модульным размерам стола, на основе которых рассчитываются конструктивные размеры; ширину следует считать: 600, 800, 1000, 1200, 1400 мм; глубину - 800, 1000 мм, при нерегулируемой его высоте - 725мм.

· Поверхность стола может быть матовой с маленьким отражением и теплоизолирующей.

· Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм, глубиной на уровне колен не менее 450 мм и на уровне извлеченной ноги - не менее 650 мм.

· Кресло должно обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы во время выполнения основных производственных операций, создавать условия для изменения позы. С целью предупреждения усталости кресло должно обеспечивать снижение статического напряжения мышц шейно-плечевого участка и спины.

· Тип рабочего кресла должен выбираться в зависимости от характера и продолжительности работы. Оно должно быть подъемно-поворотным и регулироваться по высоте и углам наклона сидения и спинки, а также расстояния спинки от переднего края сидения. Регулирование каждого параметра должно быть независимым и иметь надежную фиксацию. Все рычаги и ручки приспособления (для регулирования) должны быть удобными в управлении.

· Высота поверхности сидения должна регулироваться в пределах 400-550 мм. Ширина и глубина его поверхности должна быть не менее 400 мм. Поверхность сидения должна быть плоской, а передние края - закругленными.

· Сидение и спинка кресла должны быть полумягкими, не электризующимися и с воздухонепроницаемым покрытием, материал которого обеспечивает возможность легкой очистки от загрязнения.

· Изменение угла наклона поверхности сидения должно быть в пределах от 15° вперед и 5° назад.

· Опорная поверхность спинки кресла должна иметь высоту 280-300 мм, ширину - не менее 380 мм и радиус кривизны горизонтальной плоскости - 400 мм. Угол наклона спинки в вертикальной плоскости должен регулироваться в пределах (-30°) -(+30°) от вертикального положения. Расстояние спинки от переднего края сидения должно регулироваться в пределах 260 - 400 мм.

· Кресла должны иметь стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм, шириной в пределах 50-70 мм, регулироваться по высоте над сидением в пределах 200-260 мм и регулироваться по параметру внутреннего расстояния между подлокотниками в пределах 350-500 мм.

· Рабочее место может быть оборудовано устойчивой подставкой для ног, параметры которой просто регулируются.

· Подставка должна иметь ширину не менее 300 мм, глубину не менее 400 мм, с регулированием по высоте до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20°.Поверхность подставки может быть рифленой, а по переднему краю иметь бортик высотой 10 мм.

· Рабочее место секретаря должно быть оборудовано легко перемещаемым пюпитром для расположения на нем документов, размещенным на одном уровне с экраном и отдаленным от глаз секретаря приблизительно на такое же расстояние (допустимое расхождение этих расстояний не более 100 мм).

· Пюпитр не должен вибрировать, быть устойчивым. Значение площади пюпитра должно быть не меньше размеров наибольшей из источников информации, которые применяются секретарем. При необходимости перегибания оригинала обе его стороны должны располагаться на подставке. Рукопись должен слабо прилипать к подставке или крепиться с помощью специальных зажимов. Поверхность пюпитра должна быть матовой. Пюпитр должен иметь линейку, которая легко передвигается по строкам, прозрачную и удобную для использования.

· Рациональная поза секретаря: расположение тела, при котором ступни работника расположены на уровне пола или на подставке для ног, бедра сориентированы в горизонтальной плоскости, верхние части рук - вертикальны, угол локтевого сустава колеблется в границах 70 - 90°, запястья согнуты под углом не более 20°, наклон головы - в пределах 15 - 20° и исключены частые ее повороты.

· Средства труда, с которыми секретарь имеет продолжительный или наиболее частый зрительный контакт, должны располагаться в центре зоны зрительного наблюдения и моторного поля.

· При расположении экрана ВДТ на технологическом оборудовании, необходимо предусмотреть удобство зрительного наблюдения в вертикальной плоскости под углом ±30° от нормальной линии взгляда секретаря, расстояние от экрана к глазу работника должна составлять 500 - 900 мм в зависимости от размера экрана.

· Положение клавиатуры и угол ее наклона должен отвечать пожеланиям секретаря - угол наклона в границах 5° ? 15°.

· Для нейтрализации зарядов статического электричества в помещении, где выполняются работы на ПЭВМ, рекомендуется увеличивать влажность воздуха с помощью комнатных увлажнителей.

· Кроме данной инструкции секретарь должен выполнять инструкции по безопасной эксплуатации оборудования, с которым он работает.

Требования безопасности перед началом работы

1. Включить систему кондиционирования воздух в помещении.

2. Осмотреть рабочее место и привести его в порядок; убедиться, что на нем отсутствуют посторонние предметы; все оборудование и блоки ПЭВМ соединены с системным блоком с помощью соединительных шнуров.

3. Проверить надежность установки аппаратуры на рабочем столе. ВДТ должен стоять не на краю стола. Повернуть ВДТ так, чтобы было удобно смотреть на экран - под прямым углом (а не сбоку) и немного сверху вниз; при этом экран должен быть немного наклонен - нижний его конец ближе к оператору (пользователю).

4. Проверить общее состояние аппаратуры, проверить исправность электропроводки, соединительных шнуров, штепсельных вилок, розеток, заземление защитного экрана.

5. Запрещается:- эксплуатация кабелей и проводов с поврежденной или утратившей защитные свойства за время эксплуатации изоляцией; оставлять под напряжением кабелей и провода с неизолированными проводниками;- применение самодельных удлинителей, не отвечающих требованиям Правил устройства электроустановок к переносным электропроводкам;- применение для отопления помещения нестандартного (самодельного) электронагревательного оборудования или ламп накаливания;- использование поврежденных розеток, соединительных коробок, выключателей, а также ламп, стекло которых имеет следы затемнения или выпячивания;- подвешивание светильников непосредственно за токопроводящие провода, обвертывание электроламп и светильников бумагой, тканью и другими горючими материалами, эксплуатация их со снятыми колпаками (светорассеивателями);- использование электроаппаратуры и приборов в условиях, не отвечающих указаниям (рекомендациям) предприятий-изготовителей.

6. Отрегулировать освещенность рабочего места.

7. Отрегулировать и зафиксировать высоту кресла, удобный для оператора (пользователя) наклон его спинки.

8. В случае необходимости присоединить к процессору необходимую аппаратуру (принтер, сканер и т.п.). Все кабели, которые соединяют системный блок (процессор) с другими устройствами, следует включать и выключать только при отключенном компьютере.

9. Включить аппаратуру компьютера выключателями на корпусах в последовательности: стабилизатор напряжения, ВДТ, процессор, принтер (если предполагается печатание).

Требования безопасности во время выполнения работы

1. С видеодисплейным терминалом. Необходимо устойчиво расположить клавиатуру на рабочем столе, не допуская ее качания. Вместе с тем может быть предусмотрена возможность ее поворотов и перемещений. Положение клавиатуры и угол ее наклона должны отвечать пожеланиям оператора (пользователя). Во время работы на клавиатуре сидеть прямо, не напрягаться.

2. Для уменьшения неблагоприятного влияния на секретаря устройства типа «мышь» (вынужденная поза, необходимость постоянного контроля за качеством действий) следует обеспечить свободную большую поверхность стола для перемещения «мыши» и удобного упора локтевого сустава.

3. Периодически при отключенном компьютере прибирать едва смоченной мыльным раствором хлопчатобумажной тряпкой пыль с поверхностей аппаратуры. Экран ВДТ и защитный экран протирают ватой, смоченной в спирте. Не разрешается использовать жидкость или аэрозольные средства для чистки поверхностей компьютера.

4. Запрещается:

Самостоятельно ремонтировать аппаратуру, тем более ВДТ, в котором кинескоп находится под высоким напряжением (приблизительно 25 кВ); ремонт аппаратуры выполняют только специалисты по техническому обслуживанию компьютеров, они же раз в полгода должны открывать процессор и изымать пылесосом пыль и грязь, которые там накопились. Класть любые предметы на аппаратуру компьютера, напитки на клавиатуру или рядом с нею - это может вывести их из строя.

На лазерных принтерах

Расположить принтер необходимо рядом с процессором таким образом, чтобы соединительный шнур не был натянут. Запрещается ставить принтер на процессор. Прежде чем программировать работу принтера, убедиться, что он находится в режиме связи с компьютером. Для достижения наиболее чистых, с высокой раздельной способностью изображений и чтобы не испортить аппарат, должна использоваться бумага, указанная в инструкции к принтеру (обычно весом 60-135 г/м типа Canon, HP или Xerox 4024).Срезы бумаги должны быть сделаны острым лезвием без заусениц - это уменьшит вероятность смятия бумаги.

Запрещается использовать бумагу:- напечатанную с одной стороны;- вес которой выходит за пределы рекомендованной;- слишком гладкую и блестящую, а также высокотекстурованную;- ламинированную;- рваную, сморщенную или с нерегулярными отверстиями от дырокола или степлера;- перфорированную на несколько частей или папиросную (основа копировальной бумаги);- с фирменных бланков, заголовок которых напечатан не термостойкими красками, которые должны выдерживать 200°С на протяжении 0,1 с; эти краски могут перейти на термозакрепительный валик и стать причиной дефектов печати.

При смятии бумаги открыть крышку и осторожно вытянуть лоток с бумагой. Необходимо быть внимательным, чтобы не обжечься во время вытягивания листа из термозакрепляющего устройства.

Запрещается:

Открывать крышку валика и притрагиваться к нему.

Самому заполнять использованный картридж. Во время работы на копировальных аппаратах, кроме данной инструкции необходимо пользоваться инструкциями по безопасной эксплуатации аппаратов соответствующей модели. Запрещается эксплуатация аппаратов, техническое состояние которых, требования безопасности, а также пожарной безопасности не отвечают установленным документацией на аппараты конкретных моделей. Напряжение питания не должно колебаться более чем на 10%. Во время печати запрещается:- выключать питание аппарата;- открывать дверцы или крышки;- вынимать сетевой кабель;- перемещать аппарат. Во избежание попадания в глаза света от источника экспонентного излучения не допускается включение режима копирование при поднятом прижиме (крышке).

Прижим и крышка должны открываться и закрываться мягко, без ударов. При удалении смятой бумаги нельзя касаться нагревательного блока, так как он может быть очень горячим.

Запрещается оставлять в аппарате оборванную бумагу. Удалять застрявшие копии следует не ранее чем через 15 секунд после выключения машины. После удаления бумаги необходимо убедиться, что все блоки и рычаги возвращены в исходное положение, а все крышки закрыты. Если руки испачкались краской:- избегайте повторного контакта с кожей;- немедленно протрите кожу влажной тряпкой, или помойте руки теплой водой с мылом. Следует также следить, чтобы краска не попадала на одежду.

Если в середину аппарата попали металл, жидкость или другие посторонние предметы, необходимо немедленно его отключить сетевым выключателем, а после этого вынуть вилку из розетки и вызвать специалиста по обслуживанию аппарата.

Включать аппарат в таком состоянии запрещается. При обслуживании аппарата его необходимо отключить от электросети. Запрещается принимать пищу при выполнении операций копирования.

4. Требования безопасности после окончания работы

1. Закончить и записать в память компьютера файл, находящийся в работе.

2. Выключить принтер, сканер, копировальный аппарат и другие периферийные устройства, выключить ВДТ и процессор. Выключить стабилизатор, если компьютер подключен к сети через него. Штепсельные вилки вытянуть из розеток. Накрыть клавиатуру крышкой для предотвращения попадания в нее пыли.

3. Убрать рабочее место. Оригиналы и прочие документы положить в ящик стола.

4. Тщательно вымыть руки теплой водой с мылом.

5. Выключить кондиционер, освещение и общее электропитание помещения.

6. Обо всех недостатках, которые имели место во время работы, доложить руководителю работ.

Заключение

Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы. Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Во-вторых, целесообразность использования средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним. В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает небезопасный доступ пользователей к документам, и в-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технологию хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.

В данной работе выяснено, что текущее хранение дел организации осуществляется по месту их формирования. На предприятии имеются документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, полученные по электронной почте, переведенные в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Но вопрос об их упорядочении и организации хранения еще до конца не решен.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в организации в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений. Основное внимание в делопроизводстве предприятия сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику. С научно-технической точки зрения рассмотрены: понятие и форма составления номенклатуры дел, правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью использования удаленного доступа (по телефону и через Internet). В крупных предприятиях используют в основном внутреннюю и внешнюю электронную почту. Таким образом, если предприятие полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеется возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ

2. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Литература

1. Андреева, В.И. «Делопроизводство» (Издание 10-е, переработанное и дополненное): Практическое пособие/ В.И. Андреева. - М.: ООО «Управление персоналом», 2005

2. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие/ М.И. Басаков - Ростов-на-Дону, 2008.

3. Диденко С.А. Деловые бумаги и Диденко Л.В.

Особенности делового общения - М. 2007

4. Крайнова, Л.А. Делопроизводство в кадрах: Л.А. Крайнова - М.: 2005 - 154 с.

5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие - 6 изд./ Т.В. Кузнецова - М.: 2007.

6. Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ М.Т. Лихачев. - М.: «Экономика», 2005.

7. Рогожин М.Ю. Документы делового общения М. 2005

8. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. - М.: “ПРИОР”, 2008.

9. www.yandex.ru

Приложение

Образец номенклатуры дел

Лотки и кассеты



Архивные коробки

Лоток-коробка

Офис сшивка

Папка на резинках



Архивная папка с завязками

Размещено на Allbest.ru

...