Організація і шляхи вдосконалення обліку запасів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

Організація і шляхи вдосконалення обліку запасів



Вступ

Запаси є однією з основних складових собівартості реалізованої продукції, робіт, послуг тощо. Від того, наскільки правильно буде організований їх облік, залежить точність визначення прибутку підприємства і, що не менш важливо, збереження самих запасів.

Облік запасів не вважається складним, виняток може становити тільки облік витрат на виробництво і визначення собівартості продукції, робіт, послуг тощо. Однак він є одним з найбільш трудомістких розділів обліку, оскільки оперує десятками, сотнями, а часом і тисячами найменувань запасів. Крім того, облік запасів є ніби довгим ланцюжком операцій, який зв'язує воєдино облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками, підзвітними особами, облік запасів на складі і так далі до обліку розрахунків з покупцями і замовниками.

На підприємстві кожна група матеріалів може складатися із сотень і тисяч назв, сортів, розмірів. Для раціонального обліку матеріалів, який би сприяв оперативній роботі, плануванню та бухгалтерському обліку, необхідно розробити деталізоване групування матеріалів. З цією метою на підприємствах перелік найменувань окремо видів матеріалів класифікується за визначеною ознакою.

Матеріали поділяються на групи. Кожна група поділяється на підгрупи. у межах кожної підгрупи матеріали групуються за профілем, маркою, сортом, а потім за розміром та ін.

За кожною назвою, сортом, розміром матеріалів закріплюються постійний шифр, що має бути проставлений на всіх документах, пов'язаних з обліком матеріалів. Цим шифром користуються також в аналітичному обліку.

Особливістю запасів є те, що вони у процесі виробництва використовуються повністю і для кожного нового процесу виробництва їх потрібно змінювати новими.

Основною передумовою здійснення господарської діяльності більшості підприємств є достатній обсяг та раціональне використання виробничих запасів. Вирішення проблеми ефективного розвитку та зростання виробничого потенціалу господарських підприємств потребує створення системи управління виробництвом, в основу якої має бути покладено формування інформації про виробничі запаси підприємства. Тому розробка та впровадження основних напрямів підвищення ефективності господарської діяльності підприємств передбачає вдосконалення обліку і контролю запасів, які забезпечують менеджерів і керівників належною інформацією для прийняття управлінських рішень.

Напрям розвитку економічних відносин, що обраний нашою країною вимагає трансформації вітчизняної системи бухгалтерського обліку згідно з вимогами міжнародних бухгалтерських та аудиторських стандартів. Незважаючи на індустріальний характер вітчизняної економіки, все більший вплив на діяльність підприємств справляють пострадянські методи виробництва, і хоча облік запасів не є новим об'єктом обліку, в сучасних умовах господарювання даний об'єкт повністю видозмінюється, що викликає необхідність модифікації підходів до його бухгалтерського обліку і контролю.

Така ситуація зумовлює невідповідність організації та методології бухгалтерського обліку сучасним реаліям ринку, що викликано інертністю вітчизняного законодавства в сфері бухгалтерського обліку, яке зорієнтовано виключно на індустріальний характер економіки та має ознаки законодавства країни з економікою закритого типу. Приведення вітчизняного законодавства сфери бухгалтерського обліку у відповідність вимогам ринку з перспективою побудови розвиненої ринкової економіки дозволить вирішити поставлені проблемні питання.

Проблеми обліку виробничих запасів в умовах реформування економіки набувають особливої актуальності в зв'язку з потребою отримати точної і достовірної інформації. Система їх обліку, яка склалася роками, не задовольняє вимоги ринку, оскільки умови функціонування значно розширюють коло операцій, що проводяться з запасами.

Важливе практичне значення та виробничу спрямованість мають питання аналізу забезпечення та використання запасів на підприємствах (у виробництві) оскільки повне забезпечення виробничими запасами виробництво та їх ефективне використання є передумовою подальшого розвитку виробництва на підприємствах.

Крім самого обліку важливе значення має питання перевірки, тобто ревізії запасів на підприємстві. Відсутність єдиної методичної основи та аспектів оптимізації призвели до схоластичного підходу в розвитку облікової системи, в тому числі й запасів.

Актуальність теми полягає у тому, що добре побудований, належним чином організований облік виробничих запасів, тобто якісна поінформованість про їх наявність та рух мають суттєве значення в управлінні виробничою діяльністю кожного підприємства. Тому сьогодні об'єктивно виникли умови для перегляду існуючої практики організації обліку та контролю запасів. Вся система досліджень по даному об'єкті обліку розглянута під кутом зору вимог ринкових відносин.

Завдання дослідження полягає в розкритті змісту запасів, їхньої характеристики, класифікації, особливості синтетичного та аналітичного обліку на підприємстві.

Об'єктом дослідження послужила Сумська районна лікарня ветеринарної медицини Сумської області.

Предметом дослідження в даній роботі виступає первинний, аналітичний та синтетичний облік запасів, шляхи і пропозиції щодо вдосконалення їх обліку на даному підприємстві.

При написанні даної роботи були використані дані первинних документів, регістрів синтетичного і аналітичного обліку, річні звіти за 2010-2012 рр., типові положення, навчальні посібники, нормативні акти та періодичні видання.

1. Теоретичні основи обліку запасів

1.1 Економічний зміст та завдання обліку запасів

облік запас аналітичний синтетичний

До запасів бюджетних установ відносять оборотні матеріальні активи, що належать установі і забезпечують її функціонування, витрачання яких планується здійснити на протязі року.

У складі запасів обліковуються: сировина та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі до установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім'ї бджіл; доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; паливо; матеріали для учбових, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів); продукти харчування; медикаменти і перев'язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року. [2]

Термін очікуваного використання встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю своїми наказами, а якщо таких нормативних документів нема, то термін використання встановлюється установою самостійно в момент придбання запасів.

При цьому використання запасів на протязі поточного бюджетного періоду не є обов'язковим - частина їх може бути перехідними залишками на наступний бюджетний рік з тим щоб забезпечити її діяльність на початку нового року. Використання запасів здійснюється тільки на передбачені статутними документами завдання або ж в процесі надання платних послуг, що заплановані та передбачені кошторисом установи.

На відміну від госпрозрахункових підприємств в бюджетних установах при використанні запасів їх вартість не відноситься на собівартість послуг чи діяльності установи, а списується на видатки кошторису за відповідним кодом ЕКВ. В частині спеціальних коштів, якщо установа здійснює госпрозрахункову господарську діяльність: виробництво сільськогосподарської продукції, вироби виробничих майстерень, науково-дослідні роботи по господарських договорах, надання платних послуг тощо, вартість використаних запасів відноситься на собівартість відповідного виробництва чи послуг за відповідним кодом ЕКВ. [3]

Завдання обліку запасів:

1. Правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття запасів.

2. Контроль за збереженням та рухом запасів на складах.

3. Контроль за раціональним використанням запасів і додержанням норм їх використання.

4. Своєчасне виявлення запасів, що не використовуються для прийняття рішень щодо їх реалізації чи списання.

5. Дотримання діючого законодавства з обліку запасів.

Запаси бюджетних установ обліковуються за місцем їх відповідального зберігання та в бухгалтерії.

Різноманітність складу запасів потребує їх класифікації. В основу її покладено функціональну належність і виділено економічно однорідні групи запасів, що покладені в основу їх обліку та відповідають відповідним бухгалтерським рахункам:

1. Виробничі запаси - рахунок 20 «Виробничі запаси».

2. Тварини на вирощуванні та відгодівлі - рахунок 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі».

3. Малоцінні та швидкозношувані предмети - рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

4. Матеріали та продукти харчування - рахунок 23 «Матеріали та продукти харчування».

5. Готова продукція - 24 «Готова продукція».

6. Продукція сільськогосподарського виробництва - 25 «Продук-ція сільськогосподарського виробництва». [8]

В свою чергу кожна з цих груп має підгрупи або ж субрахунки, що визначені в Плані рахунків та виділяють економічно однорідні запаси. В розрізі таких підгруп організований облік на субрахунках.

Ця класифікація запасів дозволяє виділити в обліку економічно однорідні групи запасів, які мають однакове призначення, умови зберігання, порядок обліку та контрою за їх використанням, наприклад, господарські матеріали, учбові матеріали, медикаменти, продукти харчування, паливо та інші.

В бухгалтерському обліку запасів важливим питанням є методи оцінки при надходженні, вибутті, а також переоцінка запасів.В бухгалтерському обліку запаси установ відображаються по балансовій вартості.

Балансова вартість - це вартість запасів по якій вони відображаються в балансі. В свою чергу балансова вартість буває:

- первісна;

- відновлювальна;

- справедлива.

За первісною вартістю зараховуються на баланс придбані, вироблені запаси. Вона визначається на рівні фактичної собівартості придбання чи виготовлення.

При придбанні запасів слід мати на увазі, що не всі витрати по придбанню включаються до собівартості придбаних запасів.

Так, відповідно до Інструкції №125 не збільшують вартість запасів такі витрати:

- транспортні витрати, які списуються за тим кодом витрат, за яким вони передбачені в кошторисі (зарплата - по коду 1111, нарахування на зарплату - по коду 1120, транспортні послуги - по коду 1135, витрати на відрядження - по коду 1140 і т.д.);

- сума сплаченого податку на додану вартість. Ця сума списується на витрати за кодом придбання запасів або включається до складу податкового кредиту, якщо установа є платником ПДВ (в частині придбання запасів за рахунок спеціальних коштів). Таким чином сума ПДВ у всіх випадках не збільшує вартість придбаних запасів.

Справедлива вартість - це первісна вартість запасів отриманих установою безоплатно. Вона визначається на рівні існуючих ринкових цін на аналогічні запаси і використовується для оцінки безоплатно отриманих запасів чи отриманих, як гуманітарна допомога.

Запаси, що отримані в результаті ліквідації необоротних активів оцінюються за цінами можливого використання, що і є їх справедливою вартістю.

Відновлювальна вартість - це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінки. [1]

Запаси можуть бути переоцінені на виконання нормативних актів (якщо такі будуть введені), або ж за рішенням керівника установи, у випадках якщо запаси морально застаріли та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, що придбані пізніше.

Переоцінка запасів установи може проводитися на виконання нормативно-правових актів України (якщо такі будуть запроваджені) або за рішенням керівника установи (якщо запаси морально застарілі та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна (справедлива, відновлювана) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше).

Переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник, бухгалтер що веде облік запасів, матеріально-відповідальні особи на яких покладено відповідальність за збереження запасів та інші відповідальні особи (на розсуд керівника установи).

Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нові ціни не потрібні. При встановленні цін на однотипні предмети, вони встановлюються однаковими в межах однієї установи. [11].

За результатами переоцінки складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.

Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об'єктивність визначення реальної вартості запасів - на керівника установи і голову комісії.

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів. Результати переоцінки відображаються на рахунку 441 «Переоцінка матеріальних активів».

Оцінка запасів при вибутті на різні цілі: використання на потреби установи, на виробництво, продаж, інше вибуття, здійснюється за двома методами:

· по балансовій вартості;

· по середньозваженій собівартості.

При оцінці запасів слід пам'ятати, що:

· транспортні витрати з перевезення запасів не збільшують вартість запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, що передбачені в кошторисі;

· суми ПДВ, що сплачені на придбання запасів, не збільшують вартість запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за кошторисом (відображаються як податковий кредит, якщо установа зареєстрована як платник ПДВ);

· суми, одержані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не передбачене чинним законодавством України).

При списанні запасів по балансовій вартості, вони списуються за вартістю, що відображена в балансі. Тобто, собівартість запасів, що вибувають визначається по кожній одиниці запасів. Такий метод доцільно використовувати при невеликій кількості запасів. При цьому передбачається налагодження попартійного чи індивідуального обліку по кожному виду запасів.

Середньозважена собівартість розраховується шляхом ділення вартості залишку запасів на початок звітного місяця (Зпоч.м) та вартості отриманих у звітному місяці запасів (Знад) на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду (Кпоч.м) та кількості запасів, що надійшли за звітний місяць(Кнад):

Соб. Од. запасів = (Зпоч.м. + Знад.) / (Кпоч.м.+Кнад.).

Середньозважена собівартість визначається по кожному виду подібних запасів. Його доцільно використовувати при значній кількості однотипних запасів придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі або ж при кожній отриманій партії запасів.

Тара оцінюється на основі цін постачальників. При цьому в разі її повернення або реалізації різниця між цінами придбання і реалізації списується на фактичні видатки.

Продукція, що отримана від виробництва у власних майстернях обліковується за фактичною собівартістю виробництва. Продукція с-г виробництва на протязі року обліковується за плановою собівартістю, а в кінці року коригується до рівня фактичної. [11]



1.2 Нормативне регулювання обліку запасів

До нормативних актів, які регулюють питання обліку запасів та його організації, належать:

· Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 №125;

· Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства від 18.12.2000 №130;

· Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних і інших бюджетних установах охорони здоров'я, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров'я СРСР від 05.05.83 №530;

· Інструкція з обліку медикаментів, перев'язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров'я, що утримуються за рахунок коштів бюджету, затверджена Наказом від 02.06.87 №747;

· Порядок бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги, затверджений Наказом від 12.01.00 №12/4233 Міністерства фінансів України та Державного казначейства України;

· Інструкція про порядок відбиття в обліку бюджетних установ операцій із централізованим постачанням матеріальних цінностей;

· Положення про порядок створення та головної функції тендерних комітетів щодо організації та здійснення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, затверджене Наказом Міністерства економіки України від 16.01.01 №20/5211;

· Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №116;

· Типова Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 5.09.2001 №787/5978;

· Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків і інших статей балансу, затверджену Наказом Міністерства фінансів України та Головним управлінням Державного казначейства України від 16.01.98 №728/3168;

· Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства від 27.07.00 №68;

· Перелік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров'я України від 30.06.94 №117. [17]

Запаси надходять до бюджетних установ унаслідок закупівлі за результатами проведених торгів, тендерних торгів, централізованого постачання, отримання гуманітарної допомоги, надходження у вигляді готової продукції виробництва, а також отримуються в результаті демонтажу необоротних активів. Факт отримання матеріалів супроводжується документуванням інформації щодо зазначеної операції. Для фіксування цієї інформації передбачено пакет документів, склад яких та порядок заповнення визначається Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затвердженою Наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 №130 та Інструкцією про складання типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів, затвердженою Наказом Міністерства статистики від 21.06.96 №193. [13]

Бюджетні установи можуть отримувати запаси через систему централізованого постачання. При цьому відповідно до Інструкції про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затвердженої Наказом Державного казначейства від 16.12.2002 №232, виокремлюють поняття установи-закупівельника та установи-замовника. Передача матеріальних цінностей закупівельником і вантажоотримувачем здійснюється з відправленням першим повідомлення про відправлення вантажу на адресу останнього. При цьому, у разі неодержання матеріальних цінностей за період, достатній для їх доставки, установа-замовник повідомляє про це установу-закупівельника.

Для оформлення надходження запасів використовують Акт про приймання матеріалів.

Запаси зі складу передаються до структурних підрозділів для їх використання в основній діяльності, на господарські потреби, потреби будівництва, а також відпускаються для реалізації. Відпуск запасів здійснюється комірником виключно посадовим особам, які відповідно до затвердженого наказом керівника установи переліку мають право на отримання матеріальних цінностей. Перелік зазначених матеріально відповідальних осіб та зразки їхніх підписів передаються для роботи до складу. Оформлення відпуску запасів зі складу супроводжується виписуванням відповідних документів, при цьому з огляду на різнорідність номенклатури запасів бюджетних установ склад документів, запропонований Інструкцією про складання типових форм обліку і списання запасів бюджетних установ, також неоднорідний. [19]

Для обліку запасів призначені рахунки 2 класу:

· 20 «Виробничі запаси»;

· 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»;

· 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;

· 23 «Матеріали і продукти харчування»;

· 24 «Готова продукція»;

· 25 «Продукція сільськогосподарського виробництва».

Всі рахунки активні, що означає відображення по дебету наявності запасів та їх надходження, а по кредиту їх вибуття.

До рахунку 20 «Виробничі запаси» відкриваються субрахунки:

· 201 «Сировина в матеріали»;

· 202 «Обладнання, конструкції і деталі до встановлення»;

· 203 «Спец обладнання для науково-дослідних робіт по господарських договорах»;

· 204 «Будівельні матеріали»;

· 205 «Інші виробничі запаси».

На субрахунку 201 обліковуються сировина і матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва. В установах культури на цьому субрахунку обліковуються матеріали, що дорого коштують, отримані зі складу для реставрації та ремонту виробів мистецтва, музейних цінностей та пам'яток архітектури. [14]

На субрахунку 202 обліковуються будівельні конструкції і деталі, а також обладнання що потребує монтажу і передбачене для встановлення та інші матеріальні цінності для будівництва.

На субрахунку 203 у науково-дослідних установах та вищих навчальних закладах обліковується спец обладнання придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами за конкретною темою замовника, до передачі його до наукового підрозділу.

На субрахунку 204 обліковується будівельні матеріали, придбані за рахунок коштів, що виділені на капітальне будівництво і призначені для будівельних і монтажних робіт. На цьому ж субрахунку в підсобних господарствах обліковується посадковий матеріал, придбаний за рахунок капіталовкладень для закладення садів, ягідників, виноградників.

На субрахунку 205 обліковуються інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та капітального будівництва і не ввійшли до попередніх субрахунків.

На рахунку 21 обліковуються молодняк всіх видів тварин і тварини на відгодівлі.

До рахунку 22 відкриваються два субрахунки:

· 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі та в експлуатації». На ньому обліковуються наявність та рух предметів, термін експлуатації яких менше 1 року.

· 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення». На ньому ведеться облік наявності та руху предметів спеціального призначення та тих, що мають обмежене короткострокове використання в окремих галузях.

На рахунку 23 обліковуються матеріали і продукти харчування, що необхідні для функціонування бюджетних установ. Відкриваються субрахунки:

· 231 «Матеріали для учбових, наукових та інших цілей». Обліковуються реактиви, хімікати, скло і хімпосуд, фотоприлади, папір для виготовлення учбових програм, посібників, піддослідні тварини та інше).

· 232 «Продукти харчування». Обліковуються продукти харчування в установах, в кошторисах яких передбачені витрати по коду 1133 «Продукти харчування»

· 233 «Медикаменти та перев'язувальні засоби». Обліковуються медикаменти, бактерицидні препарати, перев'язувальні засоби, та інші медикаменти в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших установах, в кошторисах яких передбачені витрати по коду 1132 «Медикаменти та перев'язувальні засоби».

· 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя». Обліковуються господарські матеріали для поточних потреб установи: електролампочки, мило, щітки, будівельні матеріали для поточного ремонту, канцелярські прилади. На цьому рахунку обліковуються медикаменти, перев'язувальні засоби в установах, де кошторисом витрат ці витрати передбачені за кодом 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

· 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали». Обліковуються всі види палива на складах і у матеріально-відповідальних осіб.

· 236 «Тара». Обліковується тара всіх видів як пуста, так і під матеріалами.

· 237 «Матеріали в дорозі». Обліковуються матеріали, що оплачені, але не надійшли в склад до кінця місяця. Також матеріали отримані в склади груп централізованого постачання і не розподілені по установах. Суми, що відображені на цьому рахунку повинні підтверджуватись документально.

· 238 «Запасні частини до машин і обладнання». Обліковуються запчастини призначені для ремонту і заміни зношених частин на машинах, обладнанні, тракторах, комбайнах, транспортних засобах, що не обліковуються на рахунку 105.

· 239 «Інші матеріали». Обліковується сіно, овес, інші види корму і фуражу для тварин, а також насіння, добрива, інші види матеріалів.

На рахунку 24 обліковується готова продукція всіх видів. Передбачено тільки один субрахунок 241 «Вироби виробничих майстерень», на якому обліковуються отримані у виробничих майстернях вироби, а також готова печатна продукція. [21]

Рахунок 25 призначений для обліку продукції отриманої в учбово-дослідних господарствах чи підсобних підрозділах. Виділено тільки один субрахунок 251 «Продукція підсобних (учбових) сільських господарств».



1.3 Огляд літературних джерел обліку запасів

Питання обліку запасів є дуже важливим в умовах переходу до ринкової економіки та жорсткого регулювання використання державних коштів і має дискусійний характер в періодичній та спеціальній літературі.

Над темою бухгалтерського обліку запасів бюджетних організацій працювало багато відомих вчених. Великий внесок у розвиток цього напрямку зробили П.Й. Атамас, Ф.Ф. Бутинець, Р.Т. Джога, Т.В. Канєва, Г.Г. Кірейцев, В.І. Лемішоовський та інші. В той же час дослідження обліку та контролю бюджетних організацій проводяться рідко.

Питання ощадливості й економії державних ресурсів набувають особливого значення у перехідний до ринкової економіки період. Вкрай необхідним є пошук інших додаткових джерел фінансування бюджетних організацій та їх структурних підрозділів для виконання ними в повному обсязі послуг, передбачених їх статутною діяльністю. Одним із найважливіших шляхів для вирішення цих питань є створення ефективних систем обліку і контролю запасів бюджетних організацій

У більшості джерел запаси бюджетної організації трактують як оборотні активи в матеріальній формі, що належать організації і забезпечують її функціонування та, як очікується, будуть використані або реалізовані протягом року. [4]

Склад запасів бюджетних організацій досить різноманітний, а тому потребує класифікації. У бюджетних організаціях основними є групування запасів за функціональним призначенням:

· виробничі запаси;

· тварини на вирощуванні та відгодівлі;

· малоцінні і швидкозношувані предмети;

· готова продукція;

· продукти сільськогосподарського виробництва.

Зазначену класифікацію покладено в основу обліку запасів за синтетичними рахунками.

На думку к. с.-г. н. Янчук В.И. та к.е.н. Янчук Г.В первинні документи з обліку сільськогосподарських виробництв у бюджетних установах повинні бути уніфіковані з загально сільськогосподарськими. Про те, що «Уніфікація первинних документів раціоналізує виготовлення форм…. а головне, уніфіковані форми первинної документації здійснюють значний вплив на правильну організацію бухгалтерського обліку» зауважували ще Д.Г. Васильєв, І. В. Малишев, М. 3.Пізенгольц.

На необхідності уніфікації первинних документів неодноразово наголошував і професор Г.Г. Кірейцев: «Враховуючи, що сільське господарство функціонує у складі АПК як в єдиному цілому, актуальною слід вважати розробку єдиних уніфікованих форм первинних та звітних документів для всіх підприємств та організацій цієї системи». [12]

П.Й. Атамас вважає, що важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку матеріальних запасів у бюджетних установах є своєчасне і правильне Оформлення відповідними первинними документами усіх операцій чи надходження, переміщення в межах установи та витрачання або реалізації матеріальних цінностей. Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальшій контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів. [1]

У процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух матеріалів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (чи реалізація). (Додаток А). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.

Для організації чіткої, безперервної роботи бухгалтерії з приймання первинних документів, що стосуються надходження та відпуску матеріальних запасів, при розробці графіків документообігу слід чітко визначити дні та строки виконання робіт з приймання документів зі складу і зі структурних підрозділів та розподілити рівномірно обсяги інформації до отримання. Крім того, зазначені терміни мають узгоджуватися з відповідними інформаційними матеріалами в інструкціях до первинних документів.

Становлення обліку запасів діяльності багаторівневих бюджетних установ має об'єктивні передумови, зумовлені насамперед бажанням керівників як цих підприємств, так і керівників установ, в яких вони створені, володіти інформацією про ефективність використання запасів установи. Оскільки дійсний рівень витрат на потреби установи конкретного виду запасів формують не планові чи нормативні показники, а фактичні дані первинного бухгалтерського обліку. Це істина, яку безпідставно заперечувати. Тим більше це відбудеться тоді, коли облік витрат організувати по центрах відповідальності.

Запаси, що належать установі оцінюються за їх балансовою вартістю, тобто за тією вартістю, за якою вони відображені в балансі установи. Балансова вартість запасів поділяється на: первісну, справедливу, відновлену.

В Інструкції з обліку запасів бюджетних установ №125 немає докладної розшифровки щодо того, що включається в первісну вартість. Лише зазначено, що це «вартість придбання, одержання, виробництва запасів».

Особливістю формування первісної вартості в бюджетних організаціях є те, що витрати пов'язані з наймом транспорту для перевезення запасів, не включаються до первісної вартості придбаних запасів а відносяться на видатки організації за відповідними кодами економічної класифікації, за якими вони передбачені в кошторисі доходів і видатків.

Р.Т. Джоги, вважає що організація норм запасів починається з вивчення споживання матеріалів, медикаментів, продуктів харчування та інших запасів. Норми розробляються як установою безпосередньо, так і зовнішніми суб'єктами регламентації - центральними органами виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю. [4]

Так, норми харчування одного хворого визначає Інститут харчування Міністерства охорони здоров'я стосовно дієтичних столів, у грошовому та натуральному виразі на 1 день. Норми лікарських засобів визначаються відповідно до методологічної форми та традиційної лікувальної схеми на одного хворого. Норми інших матеріалів регламентуються внутрішніми нормативними актами установи і встановлюються з розрахунку на один структурний підрозділ, одну обслуговуючу одиницю тощо.

Бухгалтерський облік відіграє важливу роль в управлінні потоками інформації про стан і результати діяльності бюджетної установи. Одним із завдань функціонування системи бухгалтерського обліку є забезпечення керівництва бюджетної установи інформацією для прийняття рішень щодо раціонального та цільового використання бюджету.

Склад матеріальних цінностей бюджетних установ досить широкий і різноманітний, тому для правильної організації їх обліку, як вважає Бутинець Ф.Ф., важливе значення має науково обґрунтована їх класифікація, оцінка та вибір одиниці обліку. У бюджетних установах основним є групування матеріалів за функціональним призначенням, яке покладено в основу організації обліку матеріальних цінностей:

- матеріали для навчальних, наукових та інших цілей;

- продукти харчування;

- медикаменти й перев'язувальні засоби;

- господарчі матеріали і канцелярське приладдя;

- пальне, паливо та мастильні (змащувальні) матеріали;

- тара;

- матеріали в дорозі;

- корми і фураж;

- заласні частини до машин і обладнання;

- будівельні матеріали;

- інші матеріали;

- малоцінні та швидкозношувані предмети;

- вироби виробничих (навчальних) майстерень;

- продукція підсобних (навчальних) сільських господарств.

Окрему облікову групу в складі виробничих запасів бюджетних установ становлять тварини на вирощуванні і відгодівлі, які за економічною класифікацією належать до предметів праці.

У забезпеченні раціонального та економного використання ресурсів, проведенні боротьби з беззаконністю витрачання матеріальних засобів та грошових коштів, дотриманні фінансово-бюджетної дисципліни вирішальну роль відіграє реалізація таких функцій управління як облік і контроль.

Удосконалення бухгалтерського обліку запасів, посилення його контрольних функцій за господарською та фінансовою діяльністю бюджетних організацій - основа дотримання фінансово-бюджетної дисципліни. Висока якість облікової інформації створює умови ефективної реалізації всіх без винятку функцій управління.

Як вважає Шара Є. Ю., крім класифікації за функціональною ознакою, з метою відображення усіх видів запасів слід використовувати більш деталізоване їх групування в розрізі підгруп, субпідгруп, найменувань, сортів і т. п. Кожному найменуванню, сорту, розміру матеріалів привласнюють відповідний номенклатурний номер - постійно діюче скорочене умовне позначення. [22]

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни. Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні - порядковий номер предмета у підгрупі. Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі - номенклатурі-ціннику, тобто систематизованому переліку матеріалів установи, що застосовується як довідник всіх служб і підрозділів установи. Крім номенклатурного номера, в ціннику відображаються:

· облікова ціна;

· одиниця виміру;

· сорт;

· розмір;

· найменування матеріалу.

Отже із вищевказаного можна зробити висновок, що запаси відіграють досить важливу роль у функціонуванні бюджетної установи забезпечуючи її функціонування (оскільки вони перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт чи надання послуг), Також нами було розглянуто погляди вчених на питання обліку запасів у бюджетній установі, яке досі залишається дискусійним та актуальним у наш час.



2. Організація обліку запасів в установі

2.1 Організаційно-економічна характеристика установи

Державна організація «Сумська районна державна лікарня ветеринарної медицини» знаходиться в м. Суми, Ковпаківського району, на вулиці Володарського, будинок 8.

Згідно класифікації видів економічної діяльності установа проводить ветеринарну діяльність (КВЕД 85.20.0) (додаток Б)

Основними завданнями ветлікарні є:

· ветеринарне обслуговування тварин господарств усіх форм власності та фізичних осіб;

· охорона території району від занесення з території інших держав, регіонів, областей, районів або з карантинної зони збудників інфекційних хвороб тварин, а також недопущення їх розповсюдження за межі території району або карантинної зони;

· державний ветеринарно-санітарний контроль та нагляд за виробництвом доброякісної у ветеринарно-санітарному відношенні продукції тваринного походження, у тому числі перевірка документації, що якимось чином пов'язана з якістю та безпекою продукції тваринного і рослинного походження, здоров'ям тварин;

· реалізація заходів щодо додержання ветеринарно-санітарних вимог, установлених законодавством;

· профілактика і діагностика інфекційних, інвазійних та незаразних хвороб тварин і їх лікування;

· захист населення від хвороб, спільних для тварин і людей;

· упровадження в практику досягнень ветеринарної медицини

Підприємство веде у встановленому порядку оперативний облік і статистичну звітність. В установі застосовується меморіально-ордерна форма обліку.

Відповідальність за стан обліку, своєчасну здачу бухгалтерської та іншої звітності покладається на головного бухгалтера. Компетенція, права та обов'язки головного бухгалтера визначаються чинним законодавством та посадовою інструкцією. На підприємстві є Наказ про облікову політику.

Посадові особи несуть встановлену чинним законодавством відповідальність за достовірність відомостей, що містяться в річному звіті та балансі.

Ревізія діяльності підприємства проводиться уповноваженими державними органами у випадках і на підставах, передбачених чинним законодавством.

На працівників, із якими укладено трудові договори, розповсюджується дія законодавства про працю, вони підлягають соціальному страхуванню і соціальному забезпеченню згідно чинного законодавства України.

Одним з найважливіших елементів діяльності будь-якого підприємства є трудові ресурси. Від чисельності працівників підприємства, рівня їх кваліфікації в значній мірі залежать використання інших ресурсів.

Динаміка трудових ресурсів і їх використання

Показники	2010 р.	2011 р.	2012 р.	2010 р.
				до 2012 р.
				у%
Середньорічна чисельність робітників, чоловік всього (чол.), в т. ч.	51	53	55	107,8
Відпрацьовано, днів одним працівником за рік (людино-годин), в т.ч.	202	202	207	102,1
Коефіцієнт використання річного фонду робочого часу	0,89	0,87	0,87	97,6
Обсяг реалізованих послуг в співставних цінах на 1-го середньорічного працівника (тис. грн.)	11,0	13,2	20,7	187,4
Фонд оплати праці, тис. грн	746,3	983,2	1088,5	145,9
Середньорічна заробітна плата 1 робітника тис. грн	14,6	18,6	19,8	135,2

В результаті проведеного аналізу динаміки трудових ресурсів та їх використанняв таблиці 2.1 встановлено, що середньорічна чисельність робітників в звітному році порівняно з базисним збільшилась на 4 чоловіка або на 7,8%. Якщо проаналізувати зміну показників використання робочої сили в звітному році порівняно з базисним то можна прослідити тенденцію змін: кількість днів відпрацьованих 1-м працівником за рік в цілому збільшилась на 5 днів (2,1%). Причиною цього стало збільшення кількості людино-годин; спостерігається зменшення коефіцієнта використання річного фонду робочого часу на 0,02;

Обсяг реалізованих послуг в співставних цінах на 1-го середньорічного працівника в звітному році проти базисного збільшилося на 9,7 тис. грн або на 87,4%. Це обумовлено збільшенням обсягу наданих послуг організацією та подорожченням вартості цих послуг.

Фонд оплати праці також збільшився на 45,9%, що стало наслідком збільшення кількості працівників та збільшеня середньорічної заробітної плати на 1 працівника на 5,2 тис. грн або на 35,2%.

В результаті проведеного аналізу забезпеченості господарства основними фондами та ефективність їх використання, встановлено, що показники фондоозброєності в звітному році порівняно з базисним збільшився на 84,1% внаслідок збільшення вартості основних фондів.

Показник фондовіддачі у порівнянні звітного року з плановим зріс на 2,8%, що стосується фондомісткості тут також спостерігається збільшення на 11,3% або на 3,5 грн.

Забезпеченість господарства основними фондами, та ефективність їх використання

Показники	2010 р.	2011 р.	2012 р.	2010 р. в% до 2012 р.
Вартість основних виробничих фондів, тис. грн.	145,7	219,4	289,2	198,5
Фондоозброєність, тис. грн.	2,9	4,1	5,3	184,1
Ефективність використання:
- фондовіддача	321,8	266,5	327,6	102,8
- фондомісткість	31,1	37,5	34,6	111,3



Як свідчать дані таблиці 2.3 найбільшу питому вагу займають послуги надані населенню, хоча спостерігається тенденція до їх зменшення (з 81,7% до 71,6%), з поступовим збільшенням послуг наданих підприємствам (з 18,3%, до 42,3).

Обсяги і структура наданих послуг

Надані послуги (без ПДВ)	2010 р.	2011 р.	2012 р.
	тис. грн	в% до підсумку	тис. грн	в% до підсумку	тис. грн	в% до підсумку
Реалізовано послуг населенню	383,2	81,7	418,4	71,6	546,8	57,7
підприємствам	85,7	18,3	166,3	28,4	400,7	42,3
Всього послуг	468,9	Х	584,7	Х	947,5	Х

Загалом вартість наданих послуг зросла на 478,6 тис. грн. або на 102%. Причиною чого стало збільшення кількості обслуговуючих підприємств, а також подорожання надання даних послуг.

В результаті аналізу основних показників діяльності господарства встановлено, що в звітному році порівняно з базисним надання послуг в співставних цінах на 1-го середньорічного робітника збільшилось на 65,3%. Це обумовлено, головним чином збільшенням вартості послуг в співставних цінах, хоча чисельність працівників суттєво не змінилась.

Завдяки раціональному використанню своїх активів організації вдалося стримати ріст витрат на надання послуг, що забезпечило економічне використання державних коштів, та дало змогу підвищити доходи власного фонду. Витрати у порівнянні з 2010 роком збільшилися на 9,1%, або на 31,9 тис. грн.

Основні показники діяльності

Показники	2010	2011	2012	2012 р. в% до 2010 р.
Реалізовано послуг (без пдв):	468,9	584,7	947,5	202,1
на 1 ср. р. працівника	10,4	11,0	17,2	165,3
Витрати:	349,5	443,2	381,4	109,1
матеріальні	222,4	261,9	129,1	58,0
інші операційні	127,1	181,3	252,3	198,5
Всього доходу	119,4	141,5	566,1	474,1

Також спостерігається збільшення доходів установи, що відбулося завдяки стриманню витрат на надання послуг, та подорожчанням цих послуг та обсягів їх надання, в результаті чого доходи зросли на 474,1%.

2.2 Оцінка руху запасів

У процесі здійснення своєї діяльності Сумська районна державна лікарня ветеринарної медицини, як і всі інші підприємства, організації та установи, систематично придбає та використовує різні матеріальні цінності.

Запаси - це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

У складі запасів обліковуються:

· сировина та матеріали;

· будівельні матеріали;

· обладнання, конструкції і деталі до установки;

· спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами;

· малоцінні та швидкозношувані предмети;

· матеріали для учбових, наукових та інших цілей;

· запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів);

· медикаменти та перев'язувальні засоби;

· господарські матеріали і канцелярське приладдя;

· тара;

· матеріали в дорозі;

· інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

Запаси установи розподілені на групи:

· виробничі запаси;

· малоцінні та швидкозношувані предмети;

· медикаменти та перев'язувальні засоби;

· сировина та матеріали

Важливим моментом обліку запасів є їх оцінка.

Розрізняють методи оцінки для:

· оприбуткування надходження запасів;

· відпуску матеріалів у використання.

Це особливо актуально в сучасних умовах господарювання, тобто в ринкових умовах, коли на один і той же вид запасів можуть бути різні ціни у різних постачальників та різні ціни в різні періоди придбання від одного і того постачальника.

Оцінка запасів для оприбуткування. У бухгалтерському обліку установи запаси, у тому числі одержані та передані безоплатно у встановленому чинним законодавстом порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на:

· первісну вартість;

· справедливу вартість;

· відновлювальну вартість.

Балансова вартість - це вартість запасів, за якою вони відображаються в балансі.

Первісна вартість - це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів.

Справедлива вартість - це первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.

Відновлювальна вартість - це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.

Оцінка запасів для відпуску у використання, продаж або інше вибуття здійснюється за:

· балансовою вартістю (тобто первісною, справедливою або відновлювальною);

· середньозваженою собівартістю, яка застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами.

Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному періоді запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.

Метод середньозваженої собівартості обчислюється на періодичній основі або при кожній отриманій партії запасів.

При оцінці запасів слід пам'ятати, що:

· транспортні витрати з перевезення запасів не збільшують вартість запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, що передбачені в кошторисі;

· суми ПДВ, що сплачені на придбання запасів, не збільшують вартість запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за кошторисом

· суми, одержані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не передбачене чинним законодавством України).

Переоцінка запасів може проводитись у таких випадках:

· за рішенням уряду згідно з відповідними нормативно-правовими актами;

· за рішенням керівника установи, якщо: запаси морально застаріли; тривалий час перебували на збереженні в бюджетній установі; їх первісна вартість значно відрізняється від вартості запасів, придбаних пізніше.

Для проведення переоцінки та встановлення відновлювальної вартості запасів за наказом керівника підприємства створюється комісія у складі:

· заступника керівника установи (голова комісії);

· головного бухгалтера та його заступника;

· працівників бухгалтерії, які ведуть облік матеріальних цінностей;

· матеріально відповідальних осіб;

· інших посадових осіб (на розсуд керівника).

Відповідальність за організацію роботи комісії покладено на керівника установи, а за об'єктивність визначення реальної вартості запасів - на керівника установи і голову комісії.

Переоцінка та встановлення нової ціни здійснюється за кожною окремою одиницею запасів, а на однотипні предмети встановлюються однакові ціни в межах установи.

Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні.

За результатами переоцінки комісія складає акт довільної форми про зміну вартості запасів. В акті вказують:

· найменування переоцінених запасів;

· їх кількість;

· вартість за даними обліку;

· нову ціну за одиницю після дооцінки;

· суму різниці, яка має бути відображена в бухгалтерському обліку.

Акт затверджує керівник установи.

Облік запасів сприяє виконанню ряду завдань господарської діяльності бюджетної установі. Головними завданнями обліку запасів є:

· правильне і своєчасне документальне оформлення операцій по надходженню, руху та вибуттю запасів;

· контроль за зберіганням та рухом запасів на складі; контроль за раціональним використанням запасів та додержанням норм їх використання.

2.3 Первинний облік надходження запасів

Організація обліку придбання та надходження запасів в бюджетну установу здійснюється в таких напрямах:

· визначення відповідної нормативної бази;

· організація роботи з прийняття та перевірки запасів;

· організація вибору носіїв інформації;

· організація облікових номенклатур;

· організація руху носіїв облікової інформації.

Нормативні акти, які безпосередньо визначають організацію придбання, прийняття та надходження запасів, перелічено в підрозд. 1.2, а тому зазначимо лише, що основними серед них є Інструкція з обліку запасів бюджетних установ та Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ.

Запаси можуть надходити до бюджетних установ шляхом:

· придбання (централізованого постачання через тендерні угоди тощо, у порядку планових платежів);

· внаслідок ліквідації основних засобів;

· гуманітарної допомоги тощо;

· виготовлення;

· безкоштовної передачі.

Зауважимо, що придбання запасів, як і необоротних активів, регулюється Законом України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» та іншими похідними від нього документами, про які йшлося в підрозд. 1.2. Отже, придбання запасів потребує утворення тендерної комісії та організації її роботи.

Якщо запаси отримуються на складі постачальника, бюджетна установа для виконання функцій з приймання зазначених матеріальних цінностей призначає експедитора, який їх приймає, перевіряє та доставляє на підставі довіреності. Прийняття запасів експедитором передбачає отримання вантажу для доставки. При цьому експедитор має перевірити запаси на предмет:

цілості - у разі, якщо запаси надходять у вигляді певних комплектів (пачки паперу, коробки з канцелярським приладдям, лікарськими засобами - пігулками чи ампулами тощо) стандартних ємностей (банки з фарбою) і т. ін.;

фактичної відповідності даним первинних документів - за кількістю, масою, розміром;

якісної відповідності - запаси мають відповідати тим якісним характеристикам, які були обумовлені тендерною угодою.

У разі виявлення розбіжностей експедитор має повідомити про них постачальникові і вимагати заміни тих товарно-матеріальних цінностей, що не відповідають зазначеним умовам. Якщо заміна неможлива, складається додатковий акт. Експедитор несе повну матеріальну відповідальність за доставку товарно-матеріальних цінностей в установу.

Доставка матеріальних запасів до місця їх отримання супроводжується передачею експедитором зазначених цінностей та їх прийняттям матеріально відповідальною особою. В установі матеріальні запаси, що надійшли, підлягають аналогічній перевірці, яку проводить особа, що приймає товарно-матеріальні цінності.

Якщо постачальник бере на себе функції з доставки товарно-матеріальних запасів, організація здійснює ретельну перевірку зазначених предметів під час їх надходження. Приймання матеріалів здійснюється за транспортними чи супровідними документами (рахунками-фактурами, видатковими накладними, (додаток В) перевізника чи відправника. Відсутність зазначених первинних документів чи неповнота їх заповнення не є підставою для припинення приймання товарно-матеріальних цінностей. Тоді складається акт про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей із зазначенням документів, яких бракує.

...