Організація і шляхи вдосконалення обліку запасів

У процесі приймання матеріалів та інших запасів матеріально відповідальною особою - здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей.

Перевірка цілості отриманих запасів полягає в установленні непошкодженості тари чи пакування. Після суцільного перегляду товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, матеріально відповідальна особа перевіряє їх кількість. Перевіряючи кількість місць (ящиків, мішків, в'язок, коробок, контейнерів, упаковок тощо), матеріально відповідальна особа простим підрахунком визначає загальну кількість кожного з найменувань. Перевірка маси отриманих запасів потребує відповідних вимірювальних приладів (вагів різної категорії, за допомогою яких здійснюється порівняння фактичних даних та даних первинних документів). Перевірка якості зазначених товарно-матеріальних цінностей здійснюється за зовнішніми ознаками. Якщо виникають сумніви щодо доброякісності запасів, потрібно здійснити ретельнішу перевірку - за допомогою зовнішньої експертизи.

Якщо під час приймання запасів виявлено нестачу чи невідповідність стосовно кількості, матеріально відповідальна особа має припинити приймання, забезпечити зберігання запасів, не змішуючи їх з однорідними товарами, і відразу викликати представника постачальника для складання акта приймання матеріалів ф. З-1. Представник постачальника повинен прибути до установи не пізніше як наступного дня, а в разі приймання товарно-матеріальних цінностей, що мають обмежений термін зберігання. Якщо представник не з'явився, акт складається у присутності незацікавленої організації.

Коли виявлено розбіжності між фактично отриманими запасами та даними супровідних документів, приймальна комісія у присутності матеріально відповідальної особи та представника постачальника складає акт ф. З-12, М-7.

Запаси, що надходять до установи в порядку централізованого постачання, оприбутковуються звичайно. При цьому варто зазначити, що закупівельник і замовник - це різні установи. Установа-замовник на підставі надходження від установи-закупівельника повідомлення про відправлення на її адресу матеріальних цінностей стежить за їх прибуттям. У разі неодержання матеріальних цінностей за період, достатній для їх транспортування, про це потрібно повідомити установу-закупівельника для вжиття заходів та розшуку й доставки матеріальних цінностей.

Матеріали, що отримані в результаті розбору необоротних активів і залишені у розпорядженні установи, надходять до установи за прибутковим ордером ф. М-4.

Вибір носіїв інформації щодо обліку надходження запасів полягає у визначенні щодо різних видів чи груп запасів первинних носіїв інформації, затверджених нормативною базою.

Так, під час приймання матеріальних запасів, за якими існують кількісні і якісні розбіжності з даними документів постачальника, складається акт про приймання матеріалів ф. З-1, який, крім загальних реквізитів, містить такі:

· найменування запасів;

· одиниця виміру;

· номенклатурний номер;

· кількість;

· ціна;

· сума;

· код функціональної класифікації;

· номер субрахунка, що кредитується.

Останні реквізити заповнюються в бухгалтерії. Крім того, комісія фіксує в акті інформацію про джерело утримання, матеріально відповідальну особу, вид операції. Акт складається у двох примірниках. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження. Після оприбуткування запасів матеріально відповідальна особа передає обидва примірники акта із супровідними документами постачальника до бухгалтерії, де один примірник використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий - для подання претензій постачальникові.

Дещо розширену інформацію містить акт про приймання матеріалів ф. М-7, рекомендований до використання та затверджений Наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 №193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів». Зазначений первинний документ містить інформацію про таке:

· місце складання акта;

· початок прийняття (год, хв);

· закінчення прийняття (год, хв);

· перелік супровідної транспортної документації, що додається до вантажу;

· найменування та адресу відправника;

· найменування та адресу одержувача;

· найменування та адресу постачальника;

· дату відправлення матеріальних запасів;

· номер угоди;

· дату та час прибуття, видачі вантажу перевізникові, розкриття транспортного засобу, доставки на склад.

В акті подається характеристика матеріальних запасів щодо кількості місць, виду упаковки, найменування та маси продукції. Окремим пунктом фіксуються дані перевірки тари та власне матеріальних засобів. Крім того, виявлені розбіжності відображаються за видами (нестача, брак, бій, пересортиця, надлишок). Щодо ідентифікації прийнятих матеріальних запасів у межах установи в актіматеріально відповідальну особу, яка приймає запаси, код постачальника, номер супровідного документа, сорт, номенклатурний номер, одиниця виміру.

Порядок складання акта ф. М-7 не відрізняється від наведеного за актом ф. З-1.

Ще одним документом з оформлення надходження матеріальних запасів є прибутковий ордер ф. М-4. Цей первинний документ містить таку інформацію:

· номер супровідного документа постачальника;

· дата складання;

· склад;

· постачальник;

· найменування, сорт, розмір, марка матеріальних цінностей;

· номенклатурний номер;

· одиниця виміру;

· кількість;

· ціна та сума;

· номер паспорта (для матеріальних запасів, що містять дорогоцінні матеріал і каміння).

Прибутковий ордер в одному примірнику складає матеріально відповідальна особа в день надходження цінностей.

Організація руху носіїв облікової інформації передбачає традиційну розробку облікових номенклатур за напрямком «Облік матеріальних запасів», підвид руху - надходження, до переліку яких належать:

· придбані запаси;

· отримані запаси як гуманітарна допомога;

· оприбутковані лишки запасів, що були виявлені під час інвентаризації.

2.4 Первинний облік вибуття запасів

Запаси у процесі діяльності установи поступово вибувають, забезпечуючи безперервність останньої. Відповідно до сфер діяльності бюджетних установ та напрямків використання кінцевий рух запасів відбувається за такими напрямками:

· передача до структурних підрозділів для використання

· втрати і нестача запасів (унаслідок стихійного лиха, крадіжок, природних втрат);

· реалізація, безоплатна передача (надлишкових запасів).

До нормативних документів, що регулюють облік вибуття запасів, належить більшість із наведених у підрозділі 1.2, тому доповнимо цей список Інструкцією про застосування норм природних втрат медикаментів, вати і медичних пиявок в аптеках, норм втрат скляного аптечного посуду на аптечних складах, фармацевтичних складах.

Організація норм запасів починається з вивчення споживання матеріалів, медикаментів, та інших запасів. Норми розробляються як установою безпосередньо, так і зовнішніми суб'єктами регламентації - центральними органами виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю. Норми лікарських засобів визначаються відповідно до методологічної форми та традиційної лікувальної схеми. Норми інших матеріалів регламентуються внутрішніми нормативними актами установи і встановлюються з розрахунку на один структурний підрозділ, одну обслуговуючу одиницю тощо.

Відповідно до встановлених норм на певну одиницю з урахуванням кількості чи обсягу послуг, об'єктів обслуговування тощо, планується загальний обсяг запасів на наступний звітний період. Зазначена робота є підготовчою до складання кошторису, а розрахунки за відповідними видами запасів в розрізі статей економічної класифікації видатків додаються до проекту кошторису у вигляді документації з функцією обґрунтування.

Представники бухгалтерської служби, залучені до цієї роботи, повинні регулювати процес розробки планів і норм з двох позицій:

· по-перше, забезпечення установи достатнім обсягом матеріальних запасів для безперервного, якісного її функціонування;

· по-друге, запобігання неефектному використанню бюджетних коштів через неефективні (надмірні чи непотрібні) закупівлі матеріальних запасів.

Для організації процесу відпуску запасів необхідне впорядкування схеми «отримання - видачі» запасів, дотримання при відпуску попередньо встановлених лімітів, забезпечення особи, що здійснює відпуск запасів, інформацією про осіб, на яких покладено функції з отримання для структурних підрозділів запасів (підрозділ, посада, підпис).

Видача запасів має здійснюватись у встановлені години упродовж робочого дня.

Видача на потреби установи матеріальних запасів здійснюється через представників структурних підрозділів, які мають право на їх отримання (внесені до списку матеріально відповідальних осіб, що отримують матеріальні запаси на підставі відповідним чином оформлених документів на відпуск). Відпуск матеріалів та інших запасів здійснюється за масою, об'ємом чи кількістю відповідно до встановлених нормативів і лімітів. При цьому матеріально відповідальна особа повинена зважувати, заміряти чи рахувати матеріальні запаси до відпуску обов'язково в присутності особи, що їх отримує.

За аналогічного порядку здійснюється відпуск запасів при їх реалізації представникам інших організацій. Зауважимо лише, що особа, що має здійснити прийняття матеріальних запасів, окрім документів на відпуск, повинна мати відповідним чином оформлену довіреність на отримання встановленої кількості певного найменування матеріальних цінностей.

Вибір носіїв облікової інформації щодо вибуття матеріальних запасів здійснюється в межах чинної нормативної бази. Зокрема, до документів та реєстрів, якими оформлюється вибуття матеріальних запасів, належать:

· Акт списання (форма №З-2). Акт застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другий - залишається у матеріально відповідальної особи. (додаток Д)

· Подорожній лист службового легкового автомобіля. Лист використовується для видачі пального водієві, в якому вказується марка автомобіля, водій, марка пального, вказується кількість виданого пального, залишок на початок та кінець, показники спідометра, фактичний час відправлення та повернення. (додаток Е)

· Відомість на видачу матеріалів на потреби установи - використовується для видачі господарських матеріалів, матеріалів, канцелярського приладдя. Записи у відомості проводять у розрізі відповідних груп цінностей, де вказують одиниці виміру, кількість, суму та одержувача. При отриманні запасів особа яка їх отримала напротив свого прізвища ставить підпис. (Додаток Ж)

· Забірна картка (форма №З-5). Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, які відпускаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації. Забірна картка виписується у двох примірниках: один - для отримувача, інший - бухгалтерії. Термін використання картки встановлений: 15 днів - при щоденному відпуску або місяць - при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений. Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми №З-3.

Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка «Див. вимогу №____» та відповідно зменшується залишок ліміту. Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни. Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, яка повернута отримувачем. Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на іншій забірній картці ставить свій підпис отримувач. Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.

2.5 Організація аналітичного та синтетичного обліку запасів

Запаси Сумської районної державної лікарні ветеринарної медицини обліковуються на рахунках 2 класу, а саме:

· 20 «Виробничі запаси»;

· 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;

· 23 «Матеріали і продукти харчування»;

Всі рахунки активні, що означає відображення по дебету наявності запасів та їх надходження, а по кредиту їх вибуття.

До рахунку 20 «Виробничі запаси» відкриваються субрахунки:

· 201 «Сировина в матеріали»;

· 202 «Обладнання, конструкції і деталі до встановлення»;

· 203 «Спец обладнання для науково-дослідних робіт по господарських договорах»;

· 204 «Будівельні матеріали»;

· 205 «Інші виробничі запаси».

На субрахунку 201 обліковуються сировина і матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва.

На субрахунку 202 обліковуються будівельні конструкції і деталі, а також обладнання що потребує монтажу і передбачене для встановлення та інші матеріальні цінності для будівництва.

На субрахунку 203 обліковується спеціальне обладнання

На субрахунку 204 обліковується будівельні матеріали, придбані за рахунок коштів, що виділені на капітальне будівництво і призначені для будівельних і монтажних робіт.

На субрахунку 205 обліковуються інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та капітального будівництва і не ввійшли до попередніх субрахунків.

До рахунку 22 відкриваються два субрахунки:

· 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі та в експлуатації». На ньому обліковуються наявність та рух предметів, термін експлуатації яких менше 1 року.

· 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення». На ньому ведеться облік наявності та руху предметів спеціального призначення та тих, що мають обмежене короткострокове використання в окремих галузях.

На рахунку 23 обліковуються матеріали і продукти харчування, що необхідні для функціонування бюджетних установ. Відкриваються субрахунки:

· 231 «Матеріали для учбових, наукових та інших цілей». Обліковуються реактиви, хімікати, скло і хімпосуд, папір и та інше).

· 233 «Медикаменти та перев'язувальні засоби». Обліковуються медикаменти, бактерицидні препарати, перев'язувальні засоби, та інші медикаменти

· 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя». Обліковуються господарські матеріали для поточних потреб установи: електролампочки, мило, щітки, будівельні матеріали для поточного ремонту, канцелярські прилади. На цьому рахунку обліковуються медикаменти, перев'язувальні засоби в установах, так як кошторисом витрат ці витрати передбачені за кодом 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

· 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали». Обліковуються всі види палива на складах і у матеріально-відповідальних осіб.

· 236 «Тара». Обліковується тара всіх видів як пуста, так і під матеріалами.

· 237 «Матеріали в дорозі». Обліковуються матеріали, що оплачені, але не надійшли в склад до кінця місяця. Також матеріали отримані в склади груп централізованого постачання і не розподілені по установах. Суми, що відображені на цьому рахунку повинні підтверджуватись документально.

· 238 «Запасні частини до машин і обладнання». Обліковуються запчастини призначені для ремонту і заміни зношених частин на машинах, обладнанні, тракторах, комбайнах, транспортних засобах, що не обліковуються на рахунку 105.

· 239 «Інші матеріали». Обліковується сіно, овес, інші види корму і фуражу для тварин, а також насіння, добрива, інші види матеріалів.

Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії ведуть в оборотних відомостях.

Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтерії ведуться лише «Оборотні відомості» (т.ф. №3-11) кількісно-сумового обліку за матеріально-відповідальними особами і видами цінностей (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця - кількість і сума). Записи в такі оборотні відомості виконують на підставі первинних документів та їх реєстру за місяць (окремо з надходження і видатку), який складають для кожної матеріально відповідальної особи у розрізі номенклатурних номерів.

Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати з цією ж метою «Звіт про рух матеріалів на складі», який більше відповідає цьому методові обліку, але установа використовує реєстр. Залишки на початок місяця у такому реєстрі звіряють із залишками на кінець попереднього місяця в оборотній відомості, надходження та вибуття матеріалів - з доданими до звіту первинними документами, залишки на кінець звітного місяця виводять у реєстрі та порівнюють з даними карток. Підсумки реєстру переносять до оборотної відомості.

Підсумки оборотних відомостей за всіма матеріально відповідальними особами звіряють з даними синтетичного обліку. Оборотні відомості за цим методом ведуть у вигляді зшитка з вкладними аркушами. Найменування матеріалів та їхні номенклатурні номери записують лише один раз на початку року, а щомісяця заносять на вкладні аркуші дані про рух матеріалів та їх залишки на кінець місяця.

Оборотна відомість (форма №З-11). Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку. Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображеннях. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

Також в бухгалтерії складають Відомість наявності та руху запасів в розрізі дільничих лікарень, де вказують залишки на початок та кінець місяця, отримання та використання медикаментів.

Аналітичний облік матеріалів за субрахунками 231, 234-239 у бухгалтерії установи ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю, у відомостях видачі чи списання запасів.

Аналітичний облік використання пального також ведеться у картках обліку витрат бензину, в розріці марки пального, автомобіля та в розрізі кожного з водіїв. Картка відкривається на місяць, в ній вказується пробіг залишок палива при виїзді, при повернені та вказується витрати за нормою та фактично. Складає його головний бухгалтер, який вкінці завіряє його своїм підписом. (додаток Л)

Акти списання матеріальних цінностей групуються у зведений акт списання, який складається за місяць по однорідних групах запасів. (Додаток М).

Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

Дана установа застосовує меморіально ордерну форму обліку. При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема. №4, №6, №7 №8. Синтетичний облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері №13. (додаток Н) До меморіального ордеру заносяться дані з первинних документів про витрачання матеріалів актів списання, забірних карток та інші. Записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розрізі кодів економічної класифікації видатків.



3. Шляхи вдосконалення обліку запасів

3.1 Вдосконалення первинного обліку запасів

Важливим фактором діяльності організації є стабільна забезпеченість матеріальними ресурсами та їх ефективне використання. Враховуючи те, що витрати сировини, матеріалів, палива, займають високу питому вагу у видатках, то головним завданням є визначення забезпеченості підприємства різними видами матеріальних ресурсів та пошук резервів раціонального їх використання.

Практика показує, що процес обліку використання запасів все ж таки є трудомісткою ділянкою. Незважаючи на те, що на підприємстві істотних недоліків не має, можна виокремити наступні негативні аспекти:

· низький рівень оперативності інформаційного забезпечення управління запасами установи;

· невідповідний рівень контролю та оперативного регулювання процесів утворення матеріалів;

· обмеженість контролю використання запасів.

Вирішення цих проблем потребує оновлення системи отримання інформації про запаси, використання нетрадиційних для вітчизняної облікової практики підходів щодо ефективного їх використання та оптимізації діяльності організації через застосування принципів і методів бухгалтерського обліку. Саме тому можна виділити наступні напрямки вдосконалення управління запасами:

1) підвищення оперативності інформаційного забезпечення управління виробничими запасами підприємств, яке забезпечується запровадженням інформаційних технологій обробки інформації;

2) чітка організація обліково-контрольних процедур руху запасів підприємств (застосування прийомів обліку за центрами відповідальності, заходів контролю та оперативного регулювання процесів утворення запасів).

3) на нашу думку також доцільно було б ввести у використання забірних карток. Забірна картка (форма №З-5), призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, які відпускаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації. Забірна картка виписується у двох примірниках: один - для отримувача, інший - бухгалтерії. Термін використання картки встановлений: 15 днів - при щоденному відпуску або місяць - при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений. Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми №З-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка «Див. вимогу №____» та відповідно зменшується залишок ліміту. Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни. Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, яка повернута отримувачем. Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на іншій забірній картці ставить свій підпис отримувач. Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.

4) впровадження в використання накладних (вимог) (форма №З-3). Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей або видачі. Може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей. Накладна (вимога) виписується бухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником установи. Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей, а інший - для обліку цих цінностей за місцем їх використання. Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.

5) дотримання матеріально-відповідальними особами строків здачі документів у бухгалтерію згідно затвердженого плану документообігу.

6) активне використання методів управлінського обліку в процесі надходження і вибуття виробничих запасів. Тут увага має фокусуватись на бюджетуванні витрачання і придбання запасів [2].

7) Визначити критерії оцінки постачальників. Для проведення об'єктивного аналізу повинна бути розроблена методика, яка максимально б надавала алгоритм вибору та оцінки постачальників на підставі виконання встановлених критеріїв по конкретних позиціях. Матеріали закуповуються на підставі 3-х основних критеріїв: ціна, якість і терміни.

8) Перевірка якості матеріалів, укомплектованості поставок при отриманні медикаментів. Потрібно описати вимоги до продукції, що закуповується і надалі здійснювати контроль закуповуваних медикаментів згідно з цим вимогам.

В залежності від специфіки операційної діяльності підприємство балансує між потребою в ліквідних оборотних коштах і потребою в складських запасах сировини і матеріалів для безперервного процесу виробництва. Правильно визначені пріоритети усунуть проблеми тимчасової нестачі грошей або виробничих запасів, а отже зроблять господарську діяльність більш прибутковою, керованою і прозорою.

3.2 Вдосконалення аналітичного та синтетичного обліку запасів

Досвід роботи бюджетних установ показує, що оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріальних цінностей сприяє значному поліпшенню якості як складського, так і всього матеріального обліку і забезпечує підвищення реальності бухгалтерських балансів та звітності, тому на нашу думку доцільніше було б впровадити цей метод замість метода оборотних відомостей, який використовує установа.

Відхилення від облікових цін, що закономірно з'являються при оперативно-бухгалтерському методі обліку, можуть відображатися в обліку двома способами. Якщо вони незначні (в умовах стабільності економіки), їх можна зразу ж при надходженні матеріалів та виникненні відхилень відносити за рахунок відповідних джерел фінансування, тобто списувати на видатки. В умовах нестабільної економічної ситуації, при значних коливаннях цін на матеріали (в умовах інфляції тощо) для обліку відхилень бажано відкривати окремі аналітичні рахунки «Відхилення від облікових цін» до кожного синтетичного рахунка або субрахунку. Щомісячно суми таких відхилень необхідно розподіляти і списувати на витрати пропорційно вартості витрачених матеріалів за обліковими цінами. При такій організації обліку залишок матеріалів на синтетичному рахунку (субрахунку) буде відображено за їхньою фактичною собівартістю.

При проведенні нами дослідження показали, що в установі не застосовуються номенклатурні номери, що є досить негативним явищем. Тому з метою відображення усіх видів запасів, більш деталізованого їх групування в розрізі підгруп, субпідгруп, найменувань, сортів застосовувати номенклатурні номери. Кожному найменуванню, сорту, розміру матеріалів привласнюють відповідний номенклатурний номер - постійно діюче скорочене умовне позначення.

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни.

Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні - порядковий номер предмета у підгрупі.

Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі - номенклатурі-ціннику, тобто систематизованому переліку матеріалів установи, що застосовується як довідник всіх служб і підрозділів установи. Крім номенклатурного номера, в ціннику відображаються:

· облікова ціна;

· одиниця виміру;

· сорт;

· розмір;

· найменування матеріалу.

Також нами рекомендується застосовувати Книгу кількісно-сумового обліку, для для покращення відображення інформації про наявність запасів в установі. Книга кількісно-сумового обліку (форма №З-6) застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (гатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки. Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується «Залишок на 1 січня 200 _ р.», а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року. Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів. У кінці місяця у графах 5-8 підбиваються підсумки за даний місяць і з урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.

Суттєвим недоліком в обліку установи є те, що вона не використовує автоматизовоної системи обліку. Тому на нашу думку для підвищення оперативності звітності, покращення та полегщення обліку слід впровадити в використання програмного продукту «1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України» призначений для автоматизації бухгалтерського обліку бюджетних установ, що фінансуються за рахунок засобів бюджетів всіх рівнів і ведуть облік за планом рахунків бюджетного обліку.

У програмі «1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України» облік матеріальних цінностей роздільний на 3 напрями:

· Облік необоротних активів;

· Облік запасів;

· Облік бланків строгої звітності.

Запаси в конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» враховуються згідно Наказу Державного казначейства України «Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ» №125 від 8 грудня 2000 року. Система дозволяє на вибір користувача вибрати метод обліку цін запасів - по середньозваженій або за обліковою ціною. Методи призначаються окремо для кожного бухгалтерського рахунку, на якому враховуються запаси.

При списанні запасів програма «Комплексний облік для бюджетних установ України» автоматично визначає рахунок списання. При цьому аналізується не тільки джерело фінансування, за рахунок якого був придбаний запас, але й метод його надходження - запаси, отримані як централізована поставка, будуть списані на рахунок внутрішньовідомчих розрахунків. Плюс до рахунку списання система автоматично визначає КЕКВ списання, ґрунтуючись на даних надходження запасу.

До складу «Комплексний облік для бюджетних установ України» додані механізми обліку бланків суворої звітності по номерах і серіях. При виконанні операцій по переміщенню й списанню бланків, система підкаже користувачу які серії й номери є в наявності й проконтролює, щоб у документах не були присутні номери й серії, не зареєстровані в обліку.



Висновки та пропозиції

Враховуючи те, що основою виробництва є запаси сировини, матеріалів, енергії то для забезпечення ефективного виробництва необхідно вживати комплекс заходів щодо виявлення, кількісного вимірювання та реалізації резервів забезпеченості виробничими запасами та ефективного їх використання. А для цього необхідно здійснювати систиматичний облік, аудит та аналіз рівня та динаміки забезпеченості, а також ефективності використання виробничих запасів на основі даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Саме в цьому полягає актуальність теми проведеного дослідження.

Запаси - це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Сумська районна державна лікарня ветеринарної медицини займається ветеринарним обслуговуванням тварин господарств усіх форм власності, та здійснює державний ветеринарно-санітарний контроль та нагляд за вироб - ництвом доброякісної у ветеринарно-санітарному відношенні продукції тваринного походження, у тому числі перевірка документації, що якимось чином пов'язана з якістю та безпекою продукції тваринного і рослинного походження, здоров'ям тварин.

Що стосується жорсткого обмеження можливого терміну експлуатації запасів, то в даному випадку, коли мова йде про державні установи, які, здебільшого, не мають «операційного циклу», такий хід бачиться цілком резонним.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

У першому розділі розглядалась економічна сутність запасів як об'єкт обліку, аналізу та аудиту. Вивчено оцінку виробничих запасів для цілей обліку та здійснено огляд нормативно-правової бази з обліку та аудиту виробничих запасів.

У другому розділі проведено організаційно-економічну характеристику установи, вивчено організацію первинного систематичного і аналітичного обліку запасів, також дано характеристику первинних документів їх обліку та руху на підприємстві.

У третьому розділі наведені шляхи вдосконалення та покращення обліку запасів.

Відповідальність за стан обліку, своєчасну здачу бухгалтерської та іншої звітності покладається на головного бухгалтера. Компетенція, права та обов'язки головного бухгалтера визначаються чинним законодавством та посадовою інструкцією. На підприємстві існує Наказ про облікову політику.

Розглянувши організацію обліку запасів ми виявили, що первинний облік проводиться з оформленням актів приймання, які реєструються у книзі ф. №З.6. бухгалтером.

До недоліків обліку можно віднести те, що в організації відсутня автоматизована форма обліку.

Ми пропонуємо автоматизувати облік за допомогою 1С:Підприємство 8. Комплексний облік для бюджетних закладів України, який забезпечить:

· організацію зберігання облікової інформації на зовнішніх носіях

· зменшить трудомісткість обліку запасів

· захист інформації від несанкціонованого доступу

· семантичну цілісність і захист від фізичного руйнування збереженої облікової інформації;

· пошук, арифметичну та логічну обробку інформації;

· обмін з іншими інформаційними об'єктами

Запаси в конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» враховуються згідно Наказу Державного казначейства України «Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ» №125 від 8 грудня 2000 року. Система дозволяє на вибір користувача вибрати метод обліку цін запасів - по середньозваженій або за обліковою ціною. Методи призначаються окремо для кожного бухгалтерського рахунку, на якому враховуються запаси.

3 метою посилення внутрішнього контролю за формуванням облікової та звітної інформації слід запроваджувати постійно-діючий внутрішній контролюючий орган.

Таким чином, впровадження в практичну діяльність запропонованих пропозицій буде сприяти вдосконаленню обліку запасів в установі.



Список використаної літератури

1. Атамас П.Й. Облік у бюджетних уставновах: Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2009. - 288 с. http://pidruchniki.ws/15840720/buhgalterskiy_oblik_ta_audit/oblik_u_byudzhetnih_ustanovah_-_atamas_py

2. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник - Житомир: ПП. «Рута», 2004. - 448 с. http://andrushivka-foto.cv.ua/Бухгалтерський-облік-у-бюджетних-установах-Бутинець-Ф-Ф-Остапчук-Т-П-Остап-юк-Н-/shop-33-32-25483/

3. Бюджетний кодекс України зі змінами внесенеми від 06.10.2011. Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2010, №50-51, ст. 572. http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/2456-17

4. Джога Р.Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах, Київ.: КНЕУ, 2003. - 483 с. http:// 6201.org.ua/load/72-1-0-533

5. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 22.12.2011, Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1999, №40, ст. 365 http://proaudit.com.ua/buh/zakon/rozd-l-iv-f-nansova-zv-tn-st.html

6. Закон України «Про Державний бюджет України» на 2012 рік прийнятий від 22.12.2011 http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/4282-17

7. Інструкція з обліку медикаментів, перев'язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров'я, що утримуються за рахунок коштів бюджету, затверджена Наказом від 02.06.87 №747; http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0937-00

8. Інструкція про порядок відбиття в обліку бюджетних установ операцій із централізованим постачанням матеріальних цінностей; http:// 5ka.at.ua/load/bukhgalterskij_oblik/bukhgalterskij_balans_ta_rol_bukhgalterskogo_obliku_v_upravlinni_bjudzhetnimi_ustanovami

9. Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства від 18.12.2000 №130;

10. Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства від 27.07.00 №68; http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0962-00

11. Канєва Т.В. Бухгалтерский облік у бюджетних установах: Навча-льний посібник - К.: Книга, 2004. - 180 с. http://library.iapm.edu.ua/metod/1347-buh_obl_BU.pdf

12. Кірейцев Г.Г. Фінансовий менеджмент: навч. Посібник:/ за ред. Проф. Г.Г. Кірейцева. - К.: ЦУЛ, 2002. - 496 с. http://pulib.if.ua/book/71

13. Матвеева В., Замазій С. Все про облік і оподаткування бюджетних організацій. - X.: Фактор, 2005. - 1024 с. http://korolenko.kharkov.com/cgi-bin/wcatalog/

14. Наказ Головного управління Державного казначейства України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» зареєстрованого в Міністерстві Юстицій України 20 грудня 1999 р. за №890/4183 із змінами, внесеними від 04.06.2007 http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0890-99

15. Наказ Головного управління Державного казначейства України «Про затвердження Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ» №61, 10.07.2000 http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/REG4718N.html

16. Перелік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров'я України від 30.06.94 №117.

http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0246-96

17. Положення про порядок створення та головної функції тендерних комітетів щодо організації та здійснення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, затверджене Наказом Міністерства економіки України від 16.01.01 №20/5211; http://pulib.if.ua/part/6495

18. Свірко С.В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2003. - 380 с. http:// 6201.org.ua/load/72-1-0-594

19. Свірко С.В. Бухгалтерський облік і прийняття рішень у бюджетних організаціях. - К.: КНЕУ, 2000.

20. Сінельник Л.М., Кондратюк І. О., Петруніна В.В. Облік у бюджетних установах: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. - К.: КНЕУ, 2006. - 296 с. http://ubooks.com.ua/books/00012/inx.php

21. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу. - К.: КНЕУ, 2000. http://ubooks.com.ua/books/00077/inx.php

22. Типова Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 5.09.2001 №787/5978; http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0787-01

23. Ткаченко І.Т. Звітність бюджетних установ: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2005 - 548 с. http:// 6201.org.ua/load/72-1-0-561

24. Черничук Л.В. Маніли М. I. Облік у бюджетних установах: Навчальний посібник - Чернівці: Книги - XXI 2007 http://b-ko.com/book_93 _115_

25. Шара Є. Ю., Андрієнко О.М., Жидеєва Л. І. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник-Центр учбової літератури, http://bko.com/book_93_glava_117_Тема_13._Антивоєн?.htm

26. http:// 1c-tm.com.ua/popular/fiscal/index.php

Размещено на Allbest.ru

...