Учет денежных средств

В соответствии с п.3 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации безналичные расчеты производятся через банки, в которых предприятием открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов.

Каждая организация вправе открывать в банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для этих целей предприятие может открыть любое количество счетов (разных видов) в любом банке.

Расчетный счет является основным счетом предприятия, через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня.

Безналичные расчеты осуществляются по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов, готовой продукции и т.п. Их учитывают на счетах 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 45 "Товары отгруженные" и др.

К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными учреждениями, научно-исследовательскими организациями, учебными заведениями и т.п. Их учитывают на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Кроме расчетного счета могут открываться и текущие счета: валютный счет, ссудный счет, счет для средств целевого назначения и т.д.

Организациям, имеющим отдельные нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы и др.) вне своего местонахождения, по ходатайству владельца основного счета могут быть открыты расчетные субсчета для зачисления выручки и производства расчетов по месту нахождения нехозрасчетных подразделений.

Предприятие заключает с обслуживающим банком договор о расчетно-кассовом обслуживании, где оговариваются права и обязанности сторон, услуги банка. Их стоимость и прочие условия.

Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы:

- заявление на открытие счета установленного образца;

- нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

- справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

- копии документов о регистрации в качестве плательщика в Пенсионный фонд РФ, в Фонд обязательного медицинского страхования, и в Фонд социального страхования;

- карточку с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

В случае отсутствия в организации должности главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя организации.

В государственных организациях подписи руководителя и главного бухгалтера могут заверять вместо нотариусов вышестоящие организации.

При временном отсутствии печати у созданной организации руководитель банка разрешает в течение срока, необходимого для изготовления печати, представлять в банк документы без оттиска печати.

Иностранным юридическим лицам (нерезидентам) рублевые счета могут быть открыты только по месту нахождения их представительств и филиалов в порядке, установленном специальной инструкцией.

Безналичные расчеты осуществляются в соответствии с Положением ЦБР от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (с изменениями от 3 марта 2003 г.) (далее Положение 2-П).

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93 (с изменениями 20/2003);

б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

в) вид платежа;

г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП);

д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

е) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

ж) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

з) назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается). Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения;

и) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;

к) очередность платежа;

л) вид операции в соответствии с "Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках";

м) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).

Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей, учиненных должностными лицами, имеющими право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке.

Расчетные документы по операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом.

Расчетные документы по операциям, осуществляемым предпринимателем без образования юридического лица, принимаются к исполнению при наличии на них одной подписи, указанной в карточке, с образцом подписи, без оттиска печати.

Пунктом 1.2. Положения 2-П допускается использование при безналичных расчетах:

· платежных поручений;

· чеков;

· аккредитивов;

· инкассовых поручений;

· платежных требований.

Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (класс "Унифицированная система банковской документации").

Платежным поручением (Приложение А) является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, если это установлено договором банковского счета.

Платежными поручениями могут производиться:

а) перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

б) перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней;

в) перечисления денежных средств в целях возврата / размещения кредитов (займов) / депозитов и уплаты процентов по ним;

г) перечисления по распоряжениям физических лиц или в пользу физических лиц (в том числе без открытия счета);

д) перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Также, платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика, а также если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поручения помещаются в картотеку и оплачиваются по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

Чек -- это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо (юридическое или физическое), имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков.

Чекодержатель -- лицо (юридическое или физическое), в пользу которого выдан чек, плательщик -- банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя.

Для осуществления безналичных расчетов могут применяться чеки, выпускаемые кредитными организациями.

Чек должен содержать все обязательные реквизиты, установленные Гражданским кодексом Российской Федерации, а также может содержать дополнительные реквизиты, определяемые спецификой банковской деятельности и налоговым законодательством. Форма чека определяется кредитной организацией самостоятельно. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Различают:

· Денежные чеки.

Обслуживающий банк выдает организации чековую книжку (Приложение Б) со всеми реквизитами, по чекам которой предприятие получает наличные деньги с указанием цели (заработная плата, авансовый платеж, командировочные и т.д.)

· Расчетные чеки.

Этими чеками производят оплату ТМЦ предприятия-чекодатели предприятиям-чекополучателям, которые представляют чек в свой банк для получения денежных средств на свой расчетный счет согласно чеку.

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее -- банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (далее -- исполняющий банк) произвести такие платежи.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

- отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).

При открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива. Порядок списания денежных средств с корреспондентского счета банка-эмитента по гарантированному аккредитиву определяется по соглашению между банками.

Отзывным является аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств и без каких-либо обязательств банка-эмитента перед получателем средств после отзыва аккредитива.

Безотзывным признается аккредитив, который может быть отменен только с согласия получателя средств. По просьбе банка-эмитента исполняющий банк может подтвердить безотзывный аккредитив (подтвержденный аккредитив). Порядок предоставления подтверждения по безотзывному подтвержденному аккредитиву определяется по соглашению между банками.

Каждый аккредитив должен содержать указание на его вид.

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств.

Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в договоре.

Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счет получателя средств. Допускаются частичные платежи по аккредитиву.

В РФ наиболее часто используется предоплата ТМЦ посредством авансовых платежей, при которых денежные средства сразу перечисляют на расчетный счет поставщика или подрядчика.

Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк-эмитент по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Для осуществления расчетов по инкассо банк-эмитент вправе привлекать другие банки (далее -- исполняющий банк).

Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке).

Платежное требование представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Плательщик обязан представить в банк платежное требование в течение трех дней со дня его поступления в банк плательщика.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет предприятия. Состоит из 3-х частей:

1-я часть (верхняя) - заявление на взнос наличными - остается в банке;

2-я часть - квитанция - выдается вносителю денег и служит оправдательным документом;

3-я часть (нижняя) - ордер возвращается на предприятие как приложение к банковской выписке.

Банковская выписка из расчетного счета -- второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) -- по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об одной особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания -- по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятиями.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом "погашено". Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет 76-2 "Расчеты по претензиям", а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия счет 76 закрывается и задолженность списывается. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

На полях проверенной выписке против суммы операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 "Расчетные счета", а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается; подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листках-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам ордерам.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании документов (письменных распоряжений) владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

Законодательством РФ предусмотрены платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

В безакцептном порядке оплачивают счета энергоснабжающих, теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.

При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной ГК РФ Российской Федерации (ст. 855):

- в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

- во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности;

- в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования;

- в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

- в пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

- в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступлений документов.

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 "Расчетные счета". В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит - уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

Ежемесячно на основании банковских выписок на предприятии составляются регистры бухгалтерского учета по счету 51:

1) Ведомость, где есть сальдо начальное (С_н), сальдо конечное (С_к) и приходные операции за месяц, т.е. их сумма равна дебетовому обороту (Д_об).

2) Журнал-ордер, где отражаются расходные операции и формируется кредитовый оборот (К_об).

Ежемесячно на основании вышеуказанных регистров делается запись в Главной книге одной строкой за месяц.

1.3 Учет денежных средств на специальных счетах