Аудит кассовых операций

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ БАНКА

Банк в соответствии с законодательством может осуществлять следующие кассовые операции: прием, выдачу, размен, обмен, обработку, включающую в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег.

Далее предлагается алгоритм проведения аудита расчетно-кассовых операций, рассматривается подход к формированию отчета о достоверности бухгалтерской отчетности и оценке соответствия порядка ведения операций нормативным документам, состояния учета и контроля за операциями на счетах в банке, а также полноты и правильности их отражения в учете.

При аудите кассовых операций аудитор преследует несколько целей:

-- выявление соответствия осуществляемых кассовых операций действующему законодательству;

-- проверка правильности отражения операций в бухгалтерском учете;

-- выявление нарушений, негативно сказывающихся на деятельности банка.

В процессе аудита кассовых операций необходимо учитывать следующие основные риски:

-- риск того, что не все денежные средства и драгоценные металлы, отраженные в бухгалтерской отчетности, реально существуют;

-- риск того, что не на все денежные средства и драгоценные металлы, отраженные в бухгалтерской отчетности, у банка имеются права (владения, пользования, распоряжения, требования);

-- риск того, что не все денежные средства и драгоценные металлы, принадлежащие банку, отражены в бухгалтерской отчетности;

-- риск того, что ненадлежащим образом и в несоответствующем отчетном периоде отражены суммы и (или) другие данные, имеющие отношение к отраженным операциям и (или) событиям, связанным с денежными средствами и драгоценными металлами;

-- риск того, что денежные средства и драгоценные металлы отражены по ненадлежащей стоимости и корректировки, вытекающие из их оценки и классификации, отражены неправильно;

-- риск неполного и (или) ненадлежащего раскрытия в бухгалтерской отчетности информации о денежных средствах и драгоценных металлах, необходимой в соответствии с законодательством РФ.

Обзор нормативно-законодательной базы

Приведем перечень основных нормативных документов, регулирующих кассовые операции.

1. Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ст. 12 «Инвентаризация имущества и обязательств»).

2. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (далее -- Закон № 115-ФЗ). Положение ЦБ РФ от 16.07.2012 № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».

3. Положение ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

4. Положение ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

5. Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», в котором определяются лица, осуществляющие оформление кассовых документов, порядок оформления кассовых операций, а также порядок приема/выдачи наличных денег.

6. Инструкция ЦБ РФ от 26.08.2003 № 106-И «О порядке работы с банкнотами иностранных государств, сданными кредитными организациями (филиалами) для проведения проверки подлинности в головные расчетно-кассовые центры территориальных учреждений Банка России».

7. Инструкция ЦБ РФ от 04.12.2007 № 131-И «О порядке выявления, временного хранения, гашения и уничтожения денежных знаков с радиоактивным загрязнением»

8. Инструкция ЦБ РФ от 16.09.2010 № 136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».

Порядок проведения проверки расчетно-кассовых операций

Для проведения проверки расчетно-кассовых операций аудитором запрашиваются следующие документы:

1) структура кассовых подразделений банка, действующая на отчетную дату;

2) положения о кассовых подразделениях;

3) положение о кассовой работе;

4) распорядительный документ о назначении должностных лиц, осуществляющих хранение наличных денег;

5) должностные инструкции работников кассовых подразделений;

6) решения банка, уведомления в территориальное управление Банка России об открытии/закрытии дополнительных офисов, операционных касс вне кассового узла за проверяемый период;

7) договоры о полной материальной ответственности с должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми, инкассаторскими работниками, осуществляющими операции с наличными деньгами, перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег (п. 1.7 Положения № 318-П);

8) заключения территориального управления Банка России по технической укрепленности кассового узла (приложение 1 к Положению № 318-П);

9) распорядительный документ, определяющий сумму минимального остатка хранения наличных денег (п. 1.2 Положения № 318-П).

В ходе проверки необходимо подтвердить остатки денежной наличности и других ценностей, хранящихся в кассах, отраженных на балансовых и внебалансовых счетах на отчетную дату. Что касается оборотов и остатков, необходимо убедиться в соответствии данных приходных и расходных документов, книг хранилища ценностей, хранящихся в кассах, бухгалтерского учета и годового отчета, составленного на основании Указания ЦБ РФ от 08.10.2008 № 2089-У «О порядке составления кредитными организациями годового отчета».

Также аудитор должен удостовериться в том, что банком проводятся ревизии денежной наличности и ценностей, хранящихся в кассе, во внутренних структурных подразделениях, в соответствии с принятой учетной политикой и действующим законодательством. В случае если в ходе ревизии были выявлены излишки и недостачи, аудитор должен убедиться, что они правильно отражены в учете.

Необходимо также проанализировать порядок приема денежной наличности от клиентов в кассу (главы 3, 4 Положения № 318-П), в том числе:

1) проверить правильность оформления объявлений на взнос наличными (соответствие суммы цифрами сумме прописью; наличие подписи бухгалтерского работника и ее тождественность имеющемуся образцу; заполнение реквизита «источник поступления»);

2) проверить своевременность зачисления средств на банковские счета организаций;

3) сверить сумму и дату внесения средств по объявлению на взнос наличными, отраженные в кассовом журнале по приходу, с записями в лицевых счетах балансовых счетов по учету средств клиентов или с ордером к объявлению на взнос наличными о взносе денег в вечернюю кассу;

4) проверить правильность документального оформления поступившей в кредитную организацию денежной наличности:

а) сверить каждую сумму, попавшую в выборку в объявлениях на взнос наличными, с суммой в кассовом журнале по приходу;

б) сверить общие суммы в кассовом журнале по приходу и в книге учета принятых и выданных ценностей;

5) сверить суммы денежных средств в кассовых журналах с суммами, указанными в приходных кассовых документах;

6) установить наличие всех обязательных реквизитов на приходных кассовых ордерах, предусмотренных Положением № 318-П;

7) проверить наличие подписей кассовых и бухгалтерских работников;

8) проверить своевременность зачисления средств на банковские счета физических лиц, открытые на основании договора банковского счета (вклада) (сравниваются суммы и даты в приходном кассовом ордере и лицевом счете вкладчика).

Также в процессе аудита порядка выдачи наличных денег клиентам необходимо:

1) проверить правильность оформления денежных чеков, в том числе: соответствие номера чека номеру контрольной марки; соответствие суммы цифрами сумме прописью; наличие подписи получателя денег и данных документа, удостоверяющего его личность; наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек;

2) проверить наличие записей в карточках с образцами подписей и оттиска печати, заверенных в установленном порядке, номеров денежных чеков выданной чековой книжки и их соответствие номеру денежного чека, по которому производилась выдача денежной наличности (выборочно);

3) сверить подписи лиц организаций, подписавших денежный чек, с подписями лиц организации, указанных в карточке с образцами подписей и оттиска печати (выборочно);

4) проверить наличие в чеке записи о целях, на которые выдаются наличные денежные средства;

5) сверить суммы денежных средств в кассовых журналах с суммами, указанными в расходных кассовых документах;

6) установить наличие всех обязательных реквизитов на расходных кассовых ордерах, предусмотренных Положением № 318-П;

7) проверить наличие подписей кассовых и бухгалтерских работников.

Проверке подлежит и организация работы с денежной наличностью при использовании банкоматов, электронных кассиров, автоматических сейфов и других программно-технических комплексов. При этом необходимо:

1) проверить соответствие указанной в распечатке суммы денежной наличности, вложенной в банкомат (электронный кассир), сумме, проставленной в расходном кассовом ордере на подкрепление указанного банкомата (электронного кассира), или сумме, записанной в книге учета принятых и выданных денег (ценностей);

2) проверить соответствие указанной в распечатке суммы денежной наличности, находящейся в банкомате (электронном кассире) на момент вскрытия, сумме, проставленной в приходном кассовом ордере на принимаемую денежную наличность из указанного банкомата (электронного кассира), или сумме, записанной в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Также при проверке необходимо обратить внимание на организацию работы внутренних структурных подразделений кредитной организации (обменных пунктов), в том числе следует:

1) сверить фактическое наличие суммы денежной наличности и ценностей, находящихся во внутреннем структурном подразделении кредитной организации, с остатками, указанными в книге (книгах) хранилища ценностей и по балансовому счету 20207 «Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций»;

2) проверить наличие и ежедневное заполнение книги (книг) хранилища ценностей во внутреннем структурном подразделении кредитной организации;

3) проверить своевременное отражение операций в балансе кредитной организации (необходимо сопоставить суммы и даты проведения операций по кассовым документам с данными лицевых счетов балансовых счетов по учету средств клиентов и оборотной ведомости по счетам бухгалтерского учета кредитной организации).

Одним из важнейших аспектов проверки является отслеживание операций, подлежащих обязательному контролю согласно Закону № 115-ФЗ, а также выявление сомнительных операций, примеры которых будут указаны далее.

Помимо аудита балансовых счетов, в ходе проверки кассовых операций необходимо изучить следующие символы доходов и расходов: 12102, 12403, 15103, 22203, 24103, 25202. Сначала необходимо убедиться на основании проведенных аудиторских процедур, что доходы и расходы по счетам с символами 12102, 25202 связаны с такими операциями, как кассовое обслуживание физических и юридических лиц; а по счетам с символами 12403, 15103, 22203, 24103 -- с такими операциями, как операции с драгоценными металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством РФ.

В ходе проверки необходимо убедиться, что операции по доходам/расходам своевременно отражены в бухгалтерском учете в соответствии с первичными документами на основании следующих условий:

-- право на получение этого дохода кредитной организацией вытекает из конкретного договора или подтверждено иным соответствующим образом;

-- сумма дохода может быть определена;

-- отсутствует неопределенность в получении дохода;

-- в результате конкретной операции по поставке (реализации) актива, выполнению работ, оказанию услуг право собственности на поставляемый актив перешло от кредитной организации к покупателю или работа принята заказчиком, услуга оказана;

-- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод банка.

Что касается кассового обслуживания физических и юридических лиц, необходимо убедиться, что:

-- взимаемые суммы комиссий предусмотрены договорами или утвержденными тарифами;

-- существуют операции, за проведение которых взимались комиссии; для этого следует проанализировать выписку по счету 202 и кассовые документы;

-- доходы/расходы, попавшие в выборку, отражались в бухгалтерском учете на основании первичных документов (платежных поручений, ордеров и т.д.);

-- суммы комиссий были отражены в бухгалтерском учете надлежащим образом, в правильной оценке и соответствующем отчетном периоде.

Анализируя операции купли-продажи наличной иностранной валюты, необходимо убедиться, что:

-- взимаемые суммы комиссий предусмотрены тарифами;

-- существуют операции, за проведение которых взимались комиссии, для чего следует проанализировать выписку по счету 202, реестры купли/продажи наличной иностранной валюты и приходные/расходные ордера на покупку/продажу иностранной валюты;

-- доходы, попавшие в выборку, отражались в бухгалтерском учете на основании первичных документов (приходных ордеров);

-- суммы комиссий были отражены в бухгалтерском учете надлежащим образом, в правильной оценке и соответствующем отчетном периоде.

Проверяя инкассацию денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов, необходимо убедиться, что:

-- взимаемые суммы комиссий предусмотрены договорами и (или) утвержденными тарифами;

-- существуют операции, за проведение которых взимались комиссии, для чего следует проанализировать выписку по счету 202, препроводительные ведомости, накладные;

-- доходы/расходы, попавшие в выборку, отражались в бухгалтерском учете на основании первичных документов (платежных поручений);

-- суммы комиссий были отражены в бухгалтерском учете надлежащим образом, в правильной оценке и соответствующем отчетном периоде;

-- данные по кассовым доходам и расходам, отраженные в финансовой отчетности, соответствуют данным, отраженным в бухгалтерском учете;

-- кассовые доходы и расходы отражены на соответствующих символах отчета о прибылях и убытках;

-- что все записи в бухгалтерских регистрах произведены на основании оправдательных и первичных документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных документов.

Риски, подлежащие анализу при аудите расчетно-кассовых операций.

В рамках проверки аудитором обязательно должны быть проверены все вышеуказанные пункты, при этом можно выделить несколько наиболее интересных ошибок или мошеннических действий, которые встречаются чаще всего.

В первую очередь выделим два основных риска, подлежащих анализу при аудите кассовых операций, -- это операционный риск и риск, связанный с легализацией доходов. Рассмотрим некоторые ошибки и нарушения, которые могут быть выявлены как в ходе внешнего аудита, так и внутри банка, например, службой внутреннего контроля.

Рассмотрим для начала примеры операционного риска. Так, работники кассы могут, используя свое служебное положение, похитить из кассы деньги. Возможны ситуации, когда при оплате ЖКХ сотрудник кассы ставит оттиск печати и свою подпись на квитанции, но не проставляет дату. В результате клиент уверен, что в действиях кассира сомневаться не стоит, а работник в дальнейшем присваивает денежные средства себе. Как показывает практика, хищение денежных средств из кассы происходит достаточно часто, возможно, не в особо крупных размерах (до 100 тыс. руб.), но с этим в любом случае стоит бороться.

Валютно-обменные операции также могут сопровождаться мошенничеством со стороны сотрудника -- так курс может быть установлен один, а произвести обмен кассир может по другому курсу и разницу при этом забрать себе.

Соответственно служба внутреннего контроля может ежедневно или еженедельно проводить ревизию остатков по кассе.

Наиболее интересен в данном контексте второй риск. Помимо операций, которые подлежат обязательному контролю (валютно-обменные операции на сумму свыше 600 тыс. руб. или валютного эквивалента), имеются так называемые сомнительные операции, которые также должны выявляться сотрудниками отдела кассового обслуживания. Наиболее распространенные случаи -- когда несколько человек подряд приходят менять сумму на 10-20 тыс. руб. меньше, чем 600 тыс. руб., зная, что данная операция не подлежит обязательному контролю, и таким образом достигая своих целей. Когда аудиторы обнаруживают подобные операции, которые, как правило, совершены с разницей в 1-2 минуты, они понимают, что имела место операция по обналичиванию денежных средств. В данном случае кассовый сотрудник должен был вызвать руководство или службу безопасности и не проводить данную операцию, также возможен вариант установления завышенного тарифа, чтобы совершение подобной обменной операции оказалось невыгодным.

Также необходимо обращать внимание на случаи, когда денежные средства снимаются юридическими лицами через кассу по чекам. В данном случае аудитор должен поинтересоваться целью, с которой эти денежные средства снимаются: если на хозяйственные расходы, в наличии обязательно должны быть подтверждающие документы, например договоры. Если речь идет о заработной плате, то должны быть документы, подтверждающие уплату налога (возможно, и через другой банк).

Характерные ошибки и нарушения.

К наиболее распространенным ошибкам и нарушениям при осуществлении кассовых операций можно отнести следующие:

- осуществление индивидуальными предпринимателями расчетов наличными денежными средствами;

- заполнение не всех установленных реквизитов в приходных и расходных кассовых документах;

- наличие исправлений или подчисток в кассовых документах;

- отсутствие подписей получателей или вносителей денежных средств в первичных кассовых документах;

- в первичных кассовых документах имеются не все подписи должностных лиц банка, оформивших, проверивших и исполнивших данный документ, либо подписи не соответствуют образцам, либо документы подписаны с нарушением полномочий (функций) должностными лицами банка;

- номера денежных чеков, по которым производилась выдача денежных средств, не соответствуют указанным в карточке образцов подписей данного клиента;

- денежный чек заполнен не чернилами или шариковой ручкой и не «от руки»;

- кассирами не ведутся или неправильно заполняются книги учета принятых и выданных денег;

- сверка оборотов не оформляется подписями кассира в кассовом журнале и операционного (бухгалтерского) работника в справках кассиров;

- в кассовых журналах отсутствует подпись главного бухгалтера о сверке общей суммы по кассовому журналу с общей суммой по всем приходным, расходным документам вечерней кассы;

- производились операции, при которых клиент, не внося денег, предъявляет кассиру одновременно приходный и расходный кассовый документ;

- при приеме наличных денежных средств от клиентов - физических лиц для осуществления переводов без открытия банковского счета по квитанциям (извещениям, иным документам, предназначенным для представления (заполнения) физическими лицами) не оформляется приходный кассовый документ или реестр платежей, указанный в пункте 3.1. Положения № 318-П;

- не заверены операционным работником суммы кассовых оборотов, указанные в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и в справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет;

- нет в наличии лент подсчета оборотов по приходным и расходным документам; не идентичны итоговые суммы на лентах подсчета, а также в кассовой книге и в данных бухгалтерского учета (кассовых журналах и распечатках по оборотам внебалансовых счетов);

- не подшиваются кассовые документы в отдельные папки за каждый операционный день; не подшиваются в отдельные папки документы, срок хранения которых превышает 5 лет, не делается пометка об этом на лицевой стороне кассовых документов;

- отсутствуют на лицевой стороне папок подписи кассового работника, формировавшего папки, заведующего кассой, главного бухгалтера;

- форма штампа (ярлыка) на лицевой стороне папки кассовых документов отличается от типовой;

- в хранилище ценностей под ответственностью заведующего кассой не хранятся кассовые документы за последние 12 месяцев;

- в помещениях хранилища находятся личные вещи и денежные средства кассовых работников.

Практически полный и весьма детальный перечень возможных нарушений можно найти в Приложении 5 к Письму № 116-Т.

Выводы

Очевидно, что кредитным организациям следует уделять особое внимание контролю за подобными случаями. В банках должны быть созданы специальные подразделения, в функции которых входит проверка проведения кассовых операций с целью снижения операционного риска, а также риска злоупотребления должностными обязанностями. Более того, СВК может ежедневно контролировать:

-- остатки по кассе;

-- соответствие курсов по операциям выносных подразделений курсам, установленным банком;

-- соблюдение лимитов по выносным кассам.

В результате подобной проверки СВК формирует, например, ежемесячные или ежеквартальные отчеты, что, несомненно, позволяет снизить в первую очередь операционный риск.

Для минимизации риска, связанного с легализацией доходов, в первую очередь следует обеспечить грамотное обучение сотрудников с целью выявления сомнительных операций.

По некоторым видам деятельности кредитных организаций Банк России выпускает методические рекомендации для своих уполномоченных представителей, осуществляющих проверки банков. Имеется такой документ и по кассовым операциям - это Письмо ЦБ РФ от 1 октября 2004 г. № 116-Т «О методических рекомендациях по проверке кассовой работы в кредитных организациях (их филиалах)». Его можно также применять в целях осуществления проверок службой внутреннего аудита, с учетом того, что упоминаемое там Положение № 199-П заменено ныне действующим Положением ЦБ РФ от 24 апреля 2008 г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Письмо № 116-Т не распространяется на проверки операций с наличными денежными средствами в иностранной валюте и другими валютными ценностями, в том числе операций в обменных пунктах. Особенности проведения таких проверок определены главой 11 Инструкции Банка России от 25 августа 2003 г. № 105-И «О порядке проведения проверок кредитных организаций (их филиалов) уполномоченными представителями Центрального банка Российской Федерации».

Вниманию читателей предлагаются некоторые аспекты проведения проверок кассовых операций, так как полное подробное описание их аудита потребовало бы отдельного цикла статей (чтобы убедиться в этом, достаточно оценить объем Положения № 318-П и Письма № 116-Т).

Программа проверки.

В программу проверки кассовых операций могут входить следующие мероприятия:

- ревизия касс;

- проверка организации кассовой работы (в том числе эффективность системы внутреннего контроля);

- оценка достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете;

- анализ эффективности деятельности кассовых подразделений;

- оценка влияния нарушений и недостатков в кассовой работе на финансовое состояние и перспективы деятельности банка.

Можно также включить сюда проверку порядка осуществления банком контроля за кассовой дисциплиной клиентов, но это, на наш взгляд, лишнее. Тем более что, как правило, работники кассовых подразделений этим не занимаются, а наличие слова «кассовый» в названии операции еще не означает, что ее нужно проверять вместе с операциями кассовых подразделений.

Вообще, осуществление контроля кассовых операций клиентов - настолько самостоятельный вид деятельности, что тянет на отдельную проверку (если, конечно, Банк России не отменит эту обязанность кредитных организаций, как когда-то собирался).

Если вам покажется, что и этого недостаточно, можно включить в программу проверки еще и контроль за действующей в банке процедурой выявления, временного хранения, гашения и уничтожения денежных знаков с радиоактивным загрязнением. Наличие множества нарушений и недоработок по этому направлению деятельности практически гарантировано в любом банке.

Еще одна непростая тема, как для проверяющих, так и для проверяемых - применение контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов.

Ревизию можно проводить как в операционных кассах, так и в валютно-обменных пунктах, и даже в банкоматах. Кроме пересчета денег и ценностей в хранилище, стоит обратить внимание на условия их хранения и обеспечение сохранности.

Проверка организации кассовой работы включает анализ следующих моментов:

- наличие утвержденных внутрибанковских нормативных актов по кассовой работе, их актуальность и соответствие действующему законодательству;

- наличие положений о кассовых подразделениях, должностных инструкций кассовых работников;

- определение функционального соответствия выполняемых сотрудниками обязанностей положениям о структурных подразделениях и должностным инструкциям;

- наличие планов работы кассовых подразделений, утвержденных в установленном порядке, отчетов о выполнении планов;

- наличие и выполнение планов обучения сотрудников кассовых подразделений; периодичность повышения квалификации, прохождения аттестации и т.д.;

- контроль за совершением кассовых операций с клиентами (удобство обслуживания, соблюдение кассовыми работниками требований законодательства и нормативных актов);

- наличие замечаний по предыдущим проверкам службы внутреннего аудита и внешних проверяющих, устранение выявленных недостатков;

- определение уровня качества текущего и последующего контроля.

Основные законодательные и нормативные акты.

Как правило, в акте проверки указывается перечень нормативных актов, на основании которых осуществляется и контролируется данный вид деятельности банка (его подразделения).

Для кассовых операций это, прежде всего, указанное выше Положение № 318-П.

Другим «программным» документом в области наличных расчетов следует признать Положение Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Есть и еще более ранний документ - «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40. Этот порядок, как Положение № 14-П, больше относится к предприятиям и организациям, чем к банкам, однако в перечне нормативных актов оба документа можно указать.

Отдельные требования к порядку организации кассовой работы в банке присутствуют в Положении Банка России от 26.03.2007 г. № 302-П «О Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» (см. пункт 1.8. Раздела 1 «Организация бухгалтерской работы и документооборота» Части III).

Правда, при внимательном прочтении этого раздела из 302-П возникает стойкое впечатление, что данный кусок текста просто забыли исключить из Правил ведения бухгалтерского учета после разработки и утверждения Положения о порядке ведения кассовых операций. Чего стоит только «приходный кассовый ордер под копирку в трех экземплярах», который в соответствии с пунктом 1.8.6. выписывается при приеме денежной наличности от работника кредитной организации на внутрибанковские счета! Или, скажем, специальный журнал, под расписку в котором оформляется передача расходных кассовых документов в кассу (пункт 1.8.5.). Но, тем не менее, текст этот является частью действующего нормативного акта, а значит, его требования, насколько бы смешными они не казались, банки должны выполнять. А аудиторы, соответственно, контролировать их выполнение.

Единственная возможность контролера избежать ежеминутных пробежек в кассу с расходными кассовыми документами и специальным журналом состоит в наличии специальных технических приспособления: если рабочее место лица, контролирующего расходные кассовые операции, находится рядом с кассой или соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством. В таком случае по усмотрению руководителя кредитной организации может быть установлен порядок передачи расходных кассовых документов контролером кассиру без его расписки.

Впрочем, мы забегаем вперед - речь пока идет лишь о нормативных актах, регулирующих кассовые операции и денежное обращение в Российской Федерации.

Порядок работы с наличной иностранной валютой установлен Указанием Банка России от 14 августа 2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Бухгалтерский учет по таким операциям установлен Указанием Банка России от 11 июня 2004 г. № 1446-У «О порядке бухгалтерского учета уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».

Если в программу аудита кассовых операций входит проверка обменных пунктов и/или валютных операций, то в перечень используемых нормативных актов включаем Инструкцию Банка России от 28 апреля 2004 г. № 113-И «О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте».

Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России и правила обмена поврежденных банкнот и монеты установлены Указанием Банка России от 26 декабря 2006 г. № 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России».

Радиоактивным денежным знакам посвящена Инструкция Банка России от 4 декабря 2007 г. № 131-И «О порядке выявления, временного хранения, гашения и уничтожения денежных знаков с радиоактивным загрязнением».

Основным документом, регулирующим применение контрольно-кассовой техники, является Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Письмо № 116-Т и Инструкцию № 105-П в акте проверки указывать не обязательно, даже если вы в процессе аудита не выпускали их из рук и практически выучили наизусть.

Кроме государственных нормативных актов, в этом разделе целесообразно указать и внутрибанковские - тем более, что проверка их актуальности и качества входит в перечень обязательных аудиторских процедур.

В соответствии с требованиями Приложения 2 к Положению Банка России от 16 декабря 2003 г. № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» в числе внутрибанковских документов по кассовым операциям в обязательном порядке должны быть документы, определяющие:

- порядок осуществления наличных расчетов;

- совершение операций с валютными ценностями;

- совершение кассовых операций, инкассации денежных средств и других ценностей.

Трудно сказать, что подразумевали разработчики Положения № 242-П под «порядком осуществления наличных расчетов», но, как нам кажется, его вполне можно изложить в документе, описывающем порядок совершения кассовых операций. Во всяком случае, требований наличия у банка отдельного внутреннего документа по каждой из пятнадцати позиций, перечисленных в Приложении 2 к Положению № 302-П, нам пока не встречалось.

Документы, подлежащие проверке.

В числе документов, подлежащих проверке (их перечень готовится и передается проверяемому подразделению), указываем:

- положение о кассовом подразделении банка;

- должностные инструкции кассовых работников;

- договоры о материальной ответственности с лицами, непосредственно работающими с наличными деньгами и материальными ценностями;

- заключение территориального учреждения Банка России о соответствии кассового узла банка по его устройству и технической укрепленности требованиям ЦБ РФ;

- образцы подписей операционных (бухгалтерских) работников банка, уполномоченных подписывать кассовые документы;

- кассовые журналы по приходу и по расходу;

- книги учета принятых и выданных денег и ценностей;

- кассовые книги;

- журналы учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;

- кассовые документы дня;

- оборотные ведомости по счетам банка за проверяемый период;

- баланс банка на дату проверки правильности заключения операционной кассы;

- выписки из лицевых счетов по учету кассовых операций (балансовый счет № 202 «Наличная валюта и чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте»;

- выписки из лицевых счетов по учету ценностей и документов (внебалансовый счет № 912 «Разные ценности и документы», № 907 «Неразмещенные ценные бумаги», № 908 «Ценные бумаги прочих эмитентов»;

- справки кассиров приходных и расходных касс;

- выписки по лицевым счетам отдельных клиентов.

Перечень может быть дополнен и детализирован.

Процедуры и методы, применяемые в ходе проверки.

Проверка соблюдения предельной величины остатка денежной наличности в кассе.

Аудитор должен ознакомиться с документами, устанавливающими минимальный размер денежной наличности в кассе банка в соответствии с пунктом 1.2. Положения № 318-П. Необходимо также проверить внутренние организационно-распорядительные документы, распределяющие минимальный лимит между структурными подразделениями банка (филиалами и дополнительными офисами, имеющими право на наличие у них остатка денежной наличности после завершения рабочего дня).

Не забываем убедиться в том, что в территориальное учреждение Банка России своевременно направлено письменное сообщение о суммах минимального остатка хранения наличных денег.

По данным бухгалтерской отчетности (балансов, оборотных ведомостей) на определенные даты (в течение определенного периода) анализируется соответствие фактических остатков наличных денег в хранилищах банка нормативной величине.

Проверка технической укрепленности помещений для совершения операций с ценностями.

Требования к помещениям для совершения операций с ценностями установлены Приложением 1 к Положению № 318-П. Они могут не применяться, если кредитной организацией заключен договор имущественного страхования наличных денег с соблюдением условий, предусмотренных пунктом 1.4. Положения № 318-П.

Проверка правильности оформления первичных кассовых документов.

Как правило, такая проверка осуществляется выборочным методом. В общем случае первичные кассовые документы проверяются на предмет:

- соответствия суммы цифрами сумме прописью;

- наличия подписей операционных (бухгалтерских) работников, оформивших и проверивших первичный кассовый документ, и их соответствия имеющимся образцам подписей;

- правомерности визирования должностными лицами кассовых документов и санкционирования различных видов кассовых операций;

- наличия первичных документов (оснований для совершения приходных или расходных кассовых операций) в необходимых случаях;

- правильности заполнения реквизитов «Назначение взноса» (в приходных документах);

- наличия штампа «Вечерняя касса» на документах, принятых после окончания операционного дня;

- наличия подписи клиента (получателя или вносителя денежных средств);

- соответствия номеров счетов клиентов, указанных в первичных кассовых документах, записям в лицевых счетах клиентов и в кассовых журналах.

При проверке правильности оформления расходных кассовых документов (денежных чеков, расходных кассовых ордеров) необходимо установить:

- соответствие номера чека и номера контрольной марки;

- наличие данных, удостоверяющих личность получателя денежных средств;

- наличие записанных номеров денежных чеков из выданной чековой книжки в карточках образцов подписей должностных лиц клиента и их соответствие номеру чека, по которому производилась выдача денег;

- идентичность подписей лиц, подписавших денежный чек, с подписями должностных лиц клиента, указанных в карточке образцов подписей.

При проверке правильности оформления переводов физических лиц с их банковского счета (банковского вклада) или без открытия счета осуществляется проверка наличия первичных документов, являющихся основанием для оформления расчетных документов и приходных кассовых ордеров. Таким документом может служить заявление на перевод, либо иной документ, предназначенный для представления/заполнения физическими лицами при перечислении денежных средств без открытия банковского счета (пункт 1.2.3. Положения Банка России от 1 апреля 2003 г. № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации»).

Проверка соответствия первичных документов учетным регистрам.

Необходимо проверить (опять-таки лучше выборочно) соответствие сумм первичных документов суммам, отраженным в соответствующих регистрах учета кассовых операций. При этом анализируется:

- соответствие сумм в приходных документах (объявлениях на взнос наличными и приходных кассовых ордерах) суммам в кассовом журнале по приходу;

- соответствие сумм в расходных документах (денежных чеках, расходных кассовых ордерах) суммам в кассовом журнале по расходу;

- соответствие сумм, указанных в кассовых журналах по приходу и по расходу, данным справок кассиров о сумме принятых и выданных денег, поступивших и выданных из кассы денежных документов;

Проверка своевременности отражения операций в учете.

Аудитор должен убедиться в своевременности отражения (зачисления и списания) средств клиентов по их счетам. Средства, поступившие в операционную кассу (в течение операционного времени), отражаются на счетах клиентов в тот же день; поступившие в вечернее время - не позднее следующего рабочего дня.

Для проверки сумма денежных средств и дата их внесения по объявлению на взнос наличными, отраженные в кассовом журнале по приходу, сверяются с записями по лицевым счетам выбранных клиентов.

Наблюдение за совершением кассовых операций.

Путем визуального наблюдения за действиями кассовых работников определяется соответствие их фактических обязанностей (функций) должностным инструкциям.

Расходные документы, подписанные операционным (бухгалтерским) и контролирующим работником, должны передаваться непосредственно в кассу, а не в руки клиенту, желающему получить наличные.

Необходимо обратить внимание на возможные факты осуществления операций, при которых клиент, не внося денег в кассу, предъявляет одновременно приходных и расходный кассовый документ (например, денежный чек и объявление на взнос наличными).

У кассовых работников должны иметься образцы подписей операционных (бухгалтерских) работников, уполномоченных оформлять и контролировать приходные и расходные кассовые документы.

У контролирующих работников, в свою очередь, должны быть карточки с образцами подписей клиентов - юридических лиц и индивидуальных предпринимателем.

Весьма полезно для проверяющего поприсутствовать при открытии и закрытии хранилища ценностей. Порядок открытия и закрытия хранилища определен Главой 19 Положения № 318-П.

Проверка правильности заключения операционной кассы.

В процессе проверки правильности заключения операционной кассы необходимо:

- сверить остатки денег в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов в справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет с остатками в книге учета принятых и выданных денег;

- сверить соответствие количества и суммы документов, сданных кассовыми работниками, данным справок, включая справки кассовых работников операционных касс вне кассового узла;

- сверить соответствие суммы денег, принятой от кассовых и инкассаторских работников, данным справок, распечаток банкоматов, контрольных ведомостей, журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;

- сверить остатки в книге учета денежной наличности и других ценностей с остатками в балансе на балансовом счете 20202 «Касса кредитных организаций»;

- проверить наличие подписей операционного работника в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов, в справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет и в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;

- сопоставить данные по сводной справке о кассовых оборотах за день с лицевыми счетами к балансовому счету 20202 «Касса кредитных организаций» и с данными оборотной ведомости по счету 20202;

- проверить полноту и порядок формирования и брошюрования кассовых документов, в частности соответствие сумм первичных и вторичных кассовых документах, соответствие количества документов количеству, указанному в ярлыке на папке сброшюрованных документов.

Проверка правильности формирования и хранения кассовых документов.

При проведении такой проверки следует принимать во внимание следующие моменты.

Кассовые документы должны быть сформированы в дело (сшив) за каждый день не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего (праздничного) дня. Если объем операций велик, сшивов одного дня может быть несколько.

Кассовые документы с разными сроками хранения формируются в разные сшивы. Сроки хранения должны определяться внутрибанковским документом под названием «Положение об архиве», «Номенклатура дел» или что-то в этом роде, так как действующим в настоящее время законодательством сроки хранения документов в кредитных организациях не установлены.

Форма штампа (ярлыка) на обложке сшива кассовых документов должна соответствовать форме 0402443 (Приложение 21 к Положению № 318-П).

Сверка оборотов по документам с данными бухгалтерского учета осуществляется главным бухгалтером (его заместителем) не позднее следующего дня после дня осуществления соответствующих операций.

Оценка качества текущего и последующего контроля.

При формировании суждения о качестве контроля по кассовым операциям аудитор может принимать во внимание:

- наличие контрольных подписей уполномоченных сотрудников на кассовых документах в установленных случаях;

- разграничение полномочий по доступу к информации и осуществлению действий в автоматизированных банковских системах;

- отлаженность и соблюдение процедур сверки данных в учетных регистрах;

- частоту и объективность проведения последующих проверок.

Важным показателем качества контроля является наличие и объем замечаний, выявленных при внешних проверках (Банка России и аудиторской организации). Следует проверить выполнение мероприятий по замечаниям предыдущих проверок, а также обратить внимание на наличие повторных замечаний и неисправленных недостатков.

Самым убедительным свидетельством наличия качественной системы контроля является отсутствие или минимальное число случаев реализованного операционного риска в работе кассовых подразделений (хищений, недостач, мошенничества и т.д.).

Инвентаризация (ревизия) кассы.

Строго, говоря, ревизия кассы не обязательно должна осуществляться в ходе проверки внутреннего аудита. Нормативные акты Банка России требуют проведения ревизии в следующих случаях.

Положение № 318-П, Глава 19 «Хранение и ревизия наличных денег в кредитной организации, ВСП»:

- не реже одного раза в год;

- при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника внутреннего структурного подразделения (ВСП);

- по требованию руководителя, членов рабочей группы, осуществляющих проверку кредитной организации, ВСП (речь идет о проверках, осуществляемых уполномоченными представителями Банка России).

Банк самостоятельно определяет необходимость проведения ревизий наличных денег:

- при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также кассовых работников ВСП;

- при организации посменной работы указанных работников;

- в других случаях.

В соответствии с пунктом 2.2. Указания ЦБ РФ от 08.10.2008 г. № 2089-У «О порядке составления кредитными организациями годового отчета» в состав мероприятий, проводимых кредитными организациями в рамках подготовки к составлению годового отчета входит проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября или 1 декабря отчетного года денежных средств и ценностей…, а также ревизии кассы по состоянию на 1 января нового года (на отчетную дату).

Как легко заметить, проверки внутреннего аудита не входят в перечень случаев, когда осуществляется обязательная ревизия кассы. Тем не менее, в большинстве случаев аудит кассовых операций без ревизии наличных денежных средств не обходится.

При проведении ревизии служба внутреннего аудита может руководствоваться порядком, изложенным в пунктах 19.13. - 19.16. Положения № 318-П. Если процедура ревизии в рамках внутреннего аудита отличается от ревизии, проводимой в обязательных случаях, то порядок ее проведения (в том числе форму акта ревизии) целесообразно изложить в соответствующем внутрибанковском документе.

Для проведения ревизии создается комиссия, состав которой устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав комиссии не должны входить работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами.

Ревизия должна проводиться таким образом, чтобы не нарушать порядка осуществления операций с наличными деньгами и исключить возможность сокрытия излишков или недостач наличных денег и ценностей.

В процессе ревизии проверяется фактическое наличие и пересчитываются находящиеся в хранилище не только наличные денежные средства, но и ценности (например, бланки векселей, ценные бумаги, находящиеся в банке в залоге (закладе) или по договорам хранения и так далее). Обязательной проверке и пересчету подлежат бланки чековых книжек, предназначенные для реализации (выдачи) клиентам.

Результаты ревизии оформляются актом в произвольной форме в одном экземпляре. Форма акта должна содержать:

- фирменное наименование кредитной организации (кредитной организации и филиала; кредитной организации и ВСП; кредитной организации, филиала и ВСП);

- дату составления акта;

- фактическое наличие наличных денег, находящихся в хранилище ценностей, сейфе ВСП;

- соответствие (несоответствие) фактического наличия наличных денег данным бухгалтерского учета и книги 0402118;

- выявленные расхождения суммы фактического остатка наличных денег с данными бухгалтерского учета и книги 0402118;

- иную информацию о проведении ревизии наличных денег и ее результатах, необходимую кредитной организации.

В случае выявления расхождения суммы фактического остатка наличных денег с данными бухгалтерского учета и книги 0402118 руководством кредитной организации (руководителем (его заместителем) и главным бухгалтером (его заместителем) принимаются меры по выявлению и устранению причин их несоответствия.

Объяснительные записки в оправдание суммы остатка кассы не принимаются.

Акт ревизии наличных денег подписывается работниками, участвовавшими в ревизии (членами комиссии), а также присутствующими при проведении ревизии наличных денег, и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовым работником ВСП.

По результатам проведенной ревизии наличных денег руководителем кредитной организации (его заместителем) принимаются меры по устранению выявленных недостатков.

Акт ревизии, проведенной в рамках проверки внутреннего аудита, хранится в материалах проверки.

Кстати, об иных ревизиях. Наличие в банке практики действительно внезапных ревизий (не входящих в сферу деятельности службы внутреннего аудита) является необходимым условием существования эффективной системы внутреннего контроля.

Характерные ошибки и нарушения.

К наиболее распространенным ошибкам и нарушениям при осуществлении кассовых операций можно отнести следующие:

- осуществление индивидуальными предпринимателями расчетов наличными денежными средствами;

- заполнение не всех установленных реквизитов в приходных и расходных кассовых документах;

- наличие исправлений или подчисток в кассовых документах;

- отсутствие подписей получателей или вносителей денежных средств в первичных кассовых документах;

- в первичных кассовых документах имеются не все подписи должностных лиц банка, оформивших, проверивших и исполнивших данный документ, либо подписи не соответствуют образцам, либо документы подписаны с нарушением полномочий (функций) должностными лицами банка;

- номера денежных чеков, по которым производилась выдача денежных средств, не соответствуют указанным в карточке образцов подписей данного клиента;

- денежный чек заполнен не чернилами или шариковой ручкой и не «от руки»;

- кассирами не ведутся или неправильно заполняются книги учета принятых и выданных денег;

- сверка оборотов не оформляется подписями кассира в кассовом журнале и операционного (бухгалтерского) работника в справках кассиров;

- в кассовых журналах отсутствует подпись главного бухгалтера о сверке общей суммы по кассовому журналу с общей суммой по всем приходным, расходным документам вечерней кассы;

- производились операции, при которых клиент, не внося денег, предъявляет кассиру одновременно приходный и расходный кассовый документ;

- при приеме наличных денежных средств от клиентов - физических лиц для осуществления переводов без открытия банковского счета по квитанциям (извещениям, иным документам, предназначенным для представления (заполнения) физическими лицами) не оформляется приходный кассовый документ или реестр платежей, указанный в пункте 3.1. Положения № 318-П;

- не заверены операционным работником суммы кассовых оборотов, указанные в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и в справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет;

- нет в наличии лент подсчета оборотов по приходным и расходным документам; не идентичны итоговые суммы на лентах подсчета, а также в кассовой книге и в данных бухгалтерского учета (кассовых журналах и распечатках по оборотам внебалансовых счетов);

- не подшиваются кассовые документы в отдельные папки за каждый операционный день; не подшиваются в отдельные папки документы, срок хранения которых превышает 5 лет, не делается пометка об этом на лицевой стороне кассовых документов;

- отсутствуют на лицевой стороне папок подписи кассового работника, формировавшего папки, заведующего кассой, главного бухгалтера;

- форма штампа (ярлыка) на лицевой стороне папки кассовых документов отличается от типовой;

- в хранилище ценностей под ответственностью заведующего кассой не хранятся кассовые документы за последние 12 месяцев;

- в помещениях хранилища находятся личные вещи и денежные средства кассовых работников.

Практически полный и весьма детальный перечень возможных нарушений можно найти в Приложении 5 к Письму № 116-Т.

...