Контроль и ревизия операций по подотчетным суммам в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

Контроль и ревизия операций по подотчетным суммам в организации

Содержание

• Введение
• 1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами
• 1.1 Понятия и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
• 1.2 Нормативные документы
• 1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами
• 2. Теоретические основы аудита расчетов подотчетными лицами
• 2.1 Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами
• 2.2 Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицам, источники информации для проверки
• 2.3 Типичные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами
• 3. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ГУП РХ УТИ
• 3.1 Экономическая характеристика аудируемого лица ГУП РХ УТИ
• 3.2 Оценка системы внутреннего контроля на предприятии
• 3.3 План и программа аудита расчетов с подотчетными лицами
• 3.4 Методика аудита расчетов с подотчетными лицами
• 3.5 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ГУП РХ УТИ
• 3.6 Заключение по результатам аудита расчетов с подотчетными лицами
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» аудиторская деятельность, аудит - это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

И еще актуальность данной темы определена тем, что многие фирмы выдают сотрудникам подотчетные суммы на хозяйственные расходы, на командировки, представительские расходы, а расходы по подотчетным суммам входят в состав себестоимости продукции, поэтому для правильного управления себестоимостью нужен достоверный учет этих расходов, соответствующий требованиям законодательства. Эта тема приобретает особую актуальность, так как результаты работы каждого предприятия, его конкурентоспособность находятся во все большей зависимости от уровня затрат.

Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по подотчетным суммам формирует информацию о составе, структуре затрат. Правильная организация учета данных затрат дает возможность выявить резервы их снижения. Учет позволяет своевременно отражать затраты и контролировать ход выполнения плана по расходованию средств. Аудит расчетов с подотчетными лицами позволяет выявить отклонение от норм законодательства, ошибки в учете, исправление которых позволит повысить качество учета расчетов с подотчетными лицами.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный

расчет, канцелярских товаров;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· представительские расходы.

Таким образом, актуальность данной курсовой работы вызвана той ролью, которую играют вопросы организации учета расчетов с подотчетными лицами в деятельности любого хозяйствующего субъекта.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ГУП РХ УТИ. Период проведения аудита учета расчетов с подотчетными лицами - 2012 год. Период фактической проверки с 21.11.2013-20.12.2013год.

Предметом исследования является российское законодательство.

В процессе аудита проведения проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо руководствоваться законодательными и нормативными документами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели - рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Цель предполагает решение следующих задач:

· дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;

· определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

· рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

· выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику;

· проанализировать полученный материал и сделать выводы.



1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

подотчетный первичный командировка проверка

1.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Основная цель законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете -- обеспечить единообразный учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций, а также составление и представление сопоставимой и достоверной отчетности об имущественном положении, доходах и расходах организаций, необходимой третьим лицам. В Российской Федерации Система нормативного регулирования бухгалтерского учета имеет четыре уровня, которые представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Система регулирования бухгалтерского учета в России

Уровень	Документы	Органы, принимающие документы
I уровень - правовой	Федеральные законы, указы, постановления	Федеральное Собрание, Президент РФ, Правительство РФ
II уровень - нормативный	Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету	Министерство финансов РФ, Центральный банк РФ
III уровень - методический	Нормативные акты (иные, чем положения), методические указания	Министерство финансов РФ, Федеральные органы исполнительной власти, консультационные фирмы
IV уровень - организационно-распорядительный (уровень фирмы)	Организационно-распорядительная документация (приказ, распоряжение и т.п.) в рамках учетной политики хозяйствующего субъекта	Организации, консультационные фирмы

Первый уровень. Документы первого уровня закрепляют обязательность ведения бухгалтерского учета всеми хозяйствующими субъектами, его основные принципы и правила.

Второй уровень - система национальных стандартов по бухгалтерскому учету. К нормативным документам второго уровня регулирования относятся Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главное назначение таких положений -- раскрыть правовые и методологические нормы, закрепленные в Законе о бухгалтерском учете. ПБУ представляют собой общие предписания по ведению бухгалтерского учета хозяйственных операций на отдельных участках учета и его организации на предприятиях и в учреждениях, правила составления, представления и публикации финансовой отчетности.

Третий уровень - методические указания и инструкции по ведению бухгалтерского учета, разработанные и утвержденные федеральными органами, министерствами и ведомствами, которым федеральным законом предоставлено право регулирования бухгалтерского учета в пределах их компетенции. Документы третьего уровня имеют рекомендательный характер.

Четвертый уровень - рабочие документы организации, утвержденные руководителем, разработанные с учетом специфики условий хозяйствования, отраслевой принадлежности, структуры и размеров предприятия. Нормативные документы четвертого уровня не являются обязательными для всеобщего применения. Их назначение иное - определить правила рациональной организации бухгалтерского учета с применением прогрессивных форм и способов ведения учета для выбора каждой организацией приемлемых для нее вариантов.

К нормативным документам, регулирующим учет расчетов с подотчетными лицами, относятся документы, представленные в таблице 1.2.



Таблица 1.2 Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами

Уровень регулирования	Наименование документа
Первый (законодательный)	1. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ); 2. Налоговый кодекс РФ (НК РФ); 3. Закон о бухгалтерском учёте; 4. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с применением платежных карт» № 54-ФЗ (далее Закон № 54-ФЗ).
Второй (методологический)	1. План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности и инструкция по его применению; 2. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации; 3. ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации»; 4. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте»; 5. ПБУ 10/99 «Расходы организации».
Третий (разъяснительный)	1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 (далее - Методические указания № 49); 2. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ; 3. Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации; 4. Указание ЦБ РФ О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя; 5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации
Четвёртый (внутрихозяйственный)	1. Учётная политика организации и все приложения к ней. Примерами таких приложений могут быть: - рабочий план счетов бухгалтерского учёта; - график документооборота и др.

Рассмотрим более подробно наиболее важные на наш взгляд нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами. Документы законодательного уровня (табл. 1.2) прямо или косвенно регулируют постановку бухгалтерского учёта в организации. Они обязательны для исполнения всеми хозяйствующими субъектами.

Необходимо отметить, что расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и безналичной форме. В наличной форме расчеты осуществляются через кассу, а в безналичной форме с помощью платежных карт.

Основным документом, регулирующим наличные и безналичные расчеты, является Гражданский кодекс РФ. В статье 861 дается определение наличных и безналичных расчетов, определяется порядок осуществления данных сделок.

Федеральный закон № 54-ФЗ раскрывает основные понятия, сферу применения контрольно-кассовой техники, а также определяет порядок ведения расчетов при помощи платежных карт.

Закон о бухгалтерском учёте определяет порядок оценки имущества организации, правила оформления бухгалтерской документации: учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, в том числе и учет расчетов с подотчетными лицами, ведется в валюте РФ - рублях; документы оформляются на русском языке. Также в законе дается определение бухгалтерской отчетности, определяется ее состав, сроки предоставления, определяется обязанность организации проводить инвентаризацию, случаи проведения инвентаризации, отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте.

Документы методологического уровня (табл. 1.2) устанавливают общие правила ведения бухгалтерского учёта в организациях различных организационно-правовых форм и порядок отражения в учёте отдельных видов хозяйственных операций.

Положение № 34н разъясняет положения закона о бухгалтерском учёте, устанавливает правила оценки расходов на оплату труда, рассматривает требования к ведению бухгалтерского учёта, документирование хозяйственных операций, регистры бухгалтерского учёта.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению предусматривают для наличных расчетов использование для учета расчетов с подотчетными лицами счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В инструкции приведен порядок использования данного счета, т.е. раскрывается информация о корреспондентских счетах, отражаемых по дебету и по кредиту счета.

ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» применяется в части организации учета кассовых операций в иностранной валюте. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» определяет порядок учета денежных средств в иностранной валюте, порядок пересчета стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, порядок учета курсовой разницы.

ПБУ 10/99 «Расходы организации» определяет понятие расходов, виды, группировку по экономическим элементам:

- Материальные затраты;

- Затраты на оплату труда;

- Отчисления на социальные нужды;

- Амортизация;

- Прочие затраты.

Документы разъяснительного уровня (см. таб. 1.2) рассматривают возможные варианты постановки бухгалтерского учёта в организации. Они разрабатываются и вводятся в действия в соответствии с документами первого и второго уровней регулирования бухгалтерского учёта.

Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определяют порядок проведения инвентаризации кассы и оформления её результатов.

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденное ЦБ РФ, определяет порядок осуществления операций с наличными денежными средствами. Согласно этому нормативному документу все предприятия вне зависимости от организационно - правовой формы обязаны хранить свободные денежные средства в банках на соответствующих счетах, открытых на основании договора. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых банком по согласованию с руководителем этих предприятий.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации раскрывает Порядок ведения операций по кассе. Так в ст.ст. 1-3 Порядка ведения кассовых операций определено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. В статье 5 Порядка ведения кассовых операций указано, что предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий.

Кассовые операции на предприятии осуществляются кассиром. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Также данный нормативный документ определяет требования к помещению кассы, так в статье 29 Порядка ведения кассовых операций указано, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы внутрихозяйственного уровня (см. табл. 1.2) разрабатываются хозяйствующим субъектом при формировании учётной политики и определяют способы ведения учёта исходя из особенностей хозяйственной деятельности организации.

Рабочий план счетов организации - это систематизированный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

В графике документооборота определяется круг лиц ответственных за оформление документов и указывается порядок, место и время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Таким образом, все указанные нормативные документы прямо или косвенно регулируют порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

1.2 Цель и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции.

В процессе своей деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них материалы и другие товарно-материальные ценности. Данные хозяйственные связи могут осуществляться через подотчетных лиц, для чего подотчетному лицу дается задание (например, приобрести канцелярские товары) и подотчетная сумма на его выполнение.

Четкая организация расчетов с подотчетными лицами оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных активов.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Главная цель бухгалтерского учёта расчета с подотчетными лицами - это формирование полной и достоверной информации о расчетах с подотчетными лицами, обеспечение ею внутренних и внешних пользователей, а также анализ, интерпретация и использование информации для выявления тенденций развития организации, выбора различных альтернатив, принятие управленческих решений.

Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами является:

- точный, полный и своевременный учет средств в расчетах и операций по их движению;

- контроль за целевым использованием денежных средств и денежных документов, их сохранностью при расчетах с подотчетными лицами;

- контроль за соблюдением кассовой дисциплины и порядка выдачи подотчетных сумм, который утверждается на предприятии, а именно утверждаются лица, которым выдаются подотчетные суммы, утверждаются сроки предоставления отчетов об их использовании и др.;

- выявление возможностей более рационального использования денежных средств и проведения расчетов с подотчетными лицами;

- контроль за объемами и перемещением денежной массы;

- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;

- контроль за правильностью договорных расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей;

- контроль за своевременными и правильными расчетами с работниками по подотчетным суммам;

- контроль за расчетными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

Под отчет денежные средства могут выдаваться по трем направлениям:

- на хозяйственные нужды;

- на командировочные расходы;

- на представительские расходы.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Согласно ст. 166 ТК РФ командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

К расходам на командировки, в частности относится:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения;

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Определение представительских расходов содержится в ст. 264 НК РФ, к ним относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В целях обеспечения контроля за сохранностью подотчетных сумм и наличных денежных средств в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в частности в части учета расчетов с подотчетными лицами, организация проводит инвентаризацию учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами, в ходе, которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Поэтому все организации независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности перед составлением годового отчета должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Как уже отмечалось, Методическими указаниями № 49 определен порядок её осуществления и оформления результатов. Количество инвентаризаций в год, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме исключений, определенных законодательством.

Инвентаризация - это установление фактического наличия средств и их источников, производственных затрат и т.п. путем пересчета остатков в натуре или путем проверки учетных записей.

Основными целями инвентаризации являются:

-выявление фактического наличия имущества;

-сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества

с данными аналитического и синтетического учета;

-проверка полноты и правильности отражения в учете оценки

имущества и обязательств.

С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют допущенные ошибки: отражают неучтенные хозяйственные операции, контролируют сохранность хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц.

В целях осуществления инвентаризации расчетов с подотчетными лицами на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В обязанности инвентаризационной комиссии входит обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках денежных средств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Руководитель предприятия должен создавать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Фактическое наличие денежных средств при проведении инвентаризации определяется путем обязательного подсчета и сравнения с учетными данными. Проверка фактического наличия денежных средств производится при обязательном участии материально ответственного лица (кассира, при приеме на работу с ним заключается договор о полной материальной ответственности с целью обеспечения сохранности наличных денежных средств).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается приказом руководителя предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

-при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;

-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

-при смене материально ответственных лиц;

-при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

-в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

-при реорганизации, ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Перед инвентаризацией расчетов с подотчетными лицами осуществляются подготовительные мероприятия, в частности все документы по приходу и расходу ценностей обрабатываются и записываются в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц берется расписка в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

По результатам инвентаризации расчетов с подотчетными лицами составляется акт инвентаризации. По результатам инвентаризации, оформленные инвентаризационные описи и акты передают в бухгалтерию, где сотрудники бухгалтерии их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача.

В обязанности инвентаризационной комиссии входит выявление причин возникновения недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача или излишек. Денежные средства оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачисляются на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки:

Дт 50 «Касса» Кт 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки денежных средств, выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

Недостача подотчетных сумм относится на виновных лиц и делается следующая проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена недостача подотчетных сумм;

Дт 73.2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - отнесена недостача на виновное лицо;

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - удержана недостача из заработной платы.

Таким образом, инвентаризация и ревизия выступают важнейшими инструментами определения соответствия фактического наличия денежных средств данным бухгалтерского учета, она выполняет функцию контроля расчетов.

1.3 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Рассмотрим порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим последовательность операций по расчетам с подотчетными лицами, а также их документальное оформление (Таблица 1.3).

Таблица 1.3 Последовательность операций по расчетам с подотчетным лицом

Операции	Основные первичные документы, оформляемые при осуществлении операций с подотчетными лицами
1. Получение задания подотчетным лицом для данного предприятия	Утверждение списка лиц, получающих наличные денежные средства на хозяйственные нужды. Устное или письменное распоряжение, приказ о служебной командировке. Оформление, при необходимости, доверенности предприятия. Утверждение расчета суммы необходимых денежных средств для выполнения задания. Оформление командировочного удостоверения
2. Получение денежного аванса для оплаты расходов	Расходный кассовый ордер с указанием цели расходования средств или платежная ведомость.
3. Направление работника на другое предприятие	Приобретение проездных документов, оформление документов на провоз багажа и других документов
4. Оформление документов на полученные ценности на другом пп: -передача полученных под отчет наличных в уплату за ценности; -получение ценностей, работ или услуг; - выполнение задания по командировке	Оформление квитанций, кассового чека, акта закупки, товарного чека, накладной на отпуск ТМЦ, акта купли-продажи, акта выполненных работ, товаротранспортной накладной. Выполнение предусмотренных заданием действий на другом/других предприятиях.
5. Возвращение работника из командировки или с выполнения ТМЦ материально ответственному лицу: - передача документов на их получение и оплату в бухгалтерию предприятия; -передача документов, подтверждающих командировочные расходы подотчетного лица в бухгалтерию предприятия	Приобретение проездных документов, оформление документов на провоз багажа и других документов, необходимых для проезда от места командировки до места постоянной работы. Акт приемки, приходный ордер, авансовый отчет и передача с ними всех сопроводительных документов, подтверждающих осуществленные расходы, в бухгалтерию и/или на склад
6. Составление отчета об использовании полученных денежных средств: -составление отчета о выполнении задания; - утверждение авансового отчета подписью руководителя; - получение перерасходованных наличных денег или возврат неизрасходованных наличных денег; -бухгалтерские операции по расчетам с подотчетным лицом	Отчет о проделанной работе в командировке. Утверждение и отражение в учетных регистрах авансового отчета подотчетного лица. Полный расчет с подотчетным лицом по авансовому отчету и в связи с этим оформление приходного или расходного кассового ордера. Отражение осуществлённых операций бухгалтерскими проводками с занесением их в Главную книгу

Таким образом, для выдачи наличных денег под отчет на предприятии должна быть организована касса либо оформлены расчетные карты в банке. Также, для того, что бы выдавать денежные средства под отчет на предприятии должен быть утвержден список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.

Поступление в кассу неиспользованных подотчетных сумм и выдачу под отчет из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (форма КО-1, форма КО-2).

После того, как сотрудник израсходует подотчетные суммы, он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

В случае если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу.

Если осуществлен перерасход подотчетных сумм то организация компенсирует его. Если сотрудник в установленные сроки не представил авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

Необходимо отметить, что документальное оформление командировок более трудоемкий процесс, так как требует не только оформления приходных и расходных кассовых ордеров, авансового отчета с приложениями, но и следующих документов:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и Т-9а;

- командировочное удостоверение - форма N Т-10.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Схематично такая система документооборота изображена на рис.1.1.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1 Документооборот командировки

Одним из недостатков такого способа учета командировочных расходов можно назвать большой расход времени на оформление всего пакета документов.

Из подотчетных сумм оплачиваются хозяйственные расходы, расходы на командировки и представительские расходы.

В бухгалтерском учете для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», предназначенный для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На предприятии к счету 71 могут быть открыты субсчета:

71.1 - Хозяйственные расходы;

71.2 - Командировочные расходы;

71.3 - Представительские расходы.



Таблица 1.4 Типовые проводки по учету подотчетных сумм

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы
71	50	Выданные под отчет: денежные средства, денежные документы.	№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»
08,10	71	Произведены подотчетными лицами расходы по приобретению: - внеоборотных активов, - материалов и их доставкой.	№ АО-1 «Авансовый отчет», № М-7 «Акт о приемке материалов».
19-3	71	Отражен на основании счетов-фактур поставщиков НДС по приобретенным производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой налогом на добавочную стоимость, и расходам по их заготовлению и доставке.	Счет-фактура
20,23,25	71	Произведены подотчетными лицами расходы, относящиеся к: - основному производству,	№ АО-1 «Авансовый отчет»
26,29,44	71	- вспомогательному производству, - общепроизводственным нуждам, - общехозяйственным нуждам, - обслуживающим производствам и хозяйствам, - расходам по продаже продукции.
19	71	Выделен НДС по произведенным подотчетными лицами расходам в пределах установленных норм.	Счет-фактура
50	71	Возвращены подотчетные суммы в кассу организации.	№ КО-1 «Приходный кассовый ордер»
91-2	71	Произведены подотчетными лицами расходы социального характера.	№ АО-1 «Авансовый отчет»
71	55	Израсходованы средства на командировочные расходы по кредитным пластиковым карточкам.	Выписки специального счета
70	71	Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда.	№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,№ Т-51 «Расчетная ведомость»
71	91-1	Начислены положительные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).	Бухгалтерская справка-расчет
91-2	71	Начислены отрицательные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).	Бухгалтерская справка-расчет

Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются по кредиту счета в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Обобщая все выше сказанное, можно сделать вывод, что расчеты с подотчетными лицами в том или ином объеме присутствуют на каждом предприятии, а от того на сколько грамотно организован учет расчетов по подотчетным суммам зависит достоверность отчетности, а значит и эффективность принятия решений как внутренними, так и внешними пользователями.

Четкая организация расчетов с подотчетными лицами оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных активов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника).

Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

Как уже отмечалось, для осуществления расчетов наличными деньгами, в том числе и для выдачи под отчет, каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Поступление в кассу неиспользованных подотчетных сумм и выдачу под отчет из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (форма КО-1, форма КО-2). Порядок заполнения данных документов приведен в таблицах 1.5 и 1.6.

Таблица 1.5 Заполнение приходного кассового ордера

Строка	Содержание
Номер документа	Номер по порядку
Дата составления	Дата получения денег
Дебет	Счет 50
Код структурного подразделения	Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам
Корреспондирующий счет	Счет в кредит которого относится поступившая сумма
Код аналитического учета	Код по системе аналитического учета
Сумма	Сумма поступивших денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения	Заполняется, если в кассу поступили деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций)
Принято от	ФИО физического или наименование юридического лица, вносящего деньги
Основание	Содержание операции по поступлению денег (например: «поступила выручка от продаж», «поступили деньги из банка» и т.д.)
Сумма	Сумма поступивших денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается
В том числе	Ставка и сумма (цифрами) налога НДС (если операция не облагается НДС - «без налога НДС»)
Приложение	Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому поступили деньги (договор, корешок банка, счет-фактура и т.д.)

Таблица 1.6 Заполнение расходного кассового ордера

Строка	Содержание
Номер документа	Номер по порядку
Дата составления	Дата выдачи денег
Код структурного подразделения	Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам
Корреспондирующий счет	Счет в дебет которого относится выдаваемая сумма
Код аналитического учета	Код по системе аналитического учета
Кредит	Счет 50
Сумма	Сумма выдаваемых денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения	Заполняется, если выдаются деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций)
Выдать	ФИО физического или наименование юридического лица, получающего деньги
Основание	Содержание операции по выдаче денег (например: «выдано в подотчет», «сдана выручка в банк» и т.д.)
Сумма	Сумма выданных денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается
Приложение	Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому выдаются деньги (заявление сотрудника, квитанция банка, платежная ведомость и т.д.)
Получил	Получатель денег прописью пишет полученную сумму, пустое место прочеркивается
	Реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя денег

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции -- заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Денежные средства, выданные под отчет отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса», а возврат подотчетных сумм отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.

Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии с трудовым законодательством при направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение командировочных расходов.

К возмещаемым командировочным расходам относятся:

- расходы по проезду до места командировки и обратно;

- расходы по найму жилого помещения;

-расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

-иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Оформление командировки осуществляется путем составления Служебного задания по форме № Т-10а, которое служит основанием для подготовки Приказа о направлении сотрудника с командировку (приказ оформляют по форме № Т-9 или Т-9а).

После подписания Приказа сотруднику выдается Командировочное удостоверение (форма № Т-10).

В течение 3х дней с момента возвращения из командировки, сотрудник предоставляет в бухгалтерию Авансовый отчет (по форме АО-1).

При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются:

-суточные,

-расходы на проезд до места назначения и обратно,

-сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,

-расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,

-расходы на провоз багажа,

-расходы по найму жилого помещения,

-расходы по оплате услуг связи,

-расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,

-расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов, суммы освобождаются от налогообложения в пределах установленных норм.



2. Теоретические основы аудита расчетов подотчетными лицами

2.1 Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами

При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. от 03.11.2006)

Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ)

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ)

Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.)

Постановление Правительства РФ №696 от 23.09.02 «Об утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности с изменениями и дополнениями от: 4 июля 2003 г., 7 октября 2004 г., 16 апреля 2005 г., 25 августа 2006 г., 22 июля, 19 ноября 2008 г., 2 августа 2010 г., 27 января, 22 декабря 2011 г.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) с изменениями и дополнениями от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г., 26 марта 2007 г., 25 октября, 24 декабря 2010 г.

Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) с изменениями и дополнениями от 18 сентября 2006 г., 8 ноября 2010 г.

...