Контроль и ревизия операций по подотчетным суммам в организации

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) с изменениями и дополнениями от 27 ноября 2006 г., 26 марта 2007 г., 25 октября 2010 г.

Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) с изменениями и дополнениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г., 18 сентября, 27 ноября 2006 г., 25 октября, 8 ноября 2010 г., 27 апреля 2012 г.

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н) с изменениями и дополнениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г., 18 сентября, 27 ноября 2006 г., 25 октября, 8 ноября 2010 г., 27 апреля 2012 г.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н) с изменениями и дополнениями от 7 мая 2003 г., 18 сентября 2006 г., 8 ноября 2010 г.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.) (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247).

Письмо Минфина РФ №15н от 04.03.02 (с изм. от 02.08.04) Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.

2.2 Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицам, источники информации для проверки

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами -- установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации.[18]

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

-рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

-подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;

-проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;

-на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.[15]

Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие источники, с помощью которых аудитор может получить ответ о предмете проверки.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

· перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

· заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

· приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

· приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

· командировочные удостоверения работников предприятия;

· расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

· авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

· отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

· акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

· журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71;

· Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

· Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строка 1520.

2.3 Типичные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [4]:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

1.1 Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3.Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

3.1 Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2 Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2 Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами в ГУП РХ УТИ

3.1 Экономическая характеристика аудируемого лица ГУП РХ УТИ

Предприятие осуществляет деятельность в целях общественных потребностей и получение прибыли.

Предметом деятельности Предприятия является обеспечение руководства и координации деятельности организации технической инвентаризации на территории Республики Хакасия, проведение технической инвентаризации объектов недвижимости.

Для достижения целей Предприятие осуществляет основные виды деятельности:

-Государственный технический учет, инвентаризация, паспортизация, оценка объектов недвижимости независимо от форм собственности;

-Учет документов об обязанностях правообладателей по содержанию объектов недвижимости;

-Планомерный сбор, обработка, хранение и предоставление пользователям информации о наличии, составе, местоположении, техническом состоянии, стоимости объектов недвижимости, в том числе для приватизации и нотариальных действий с объектами недвижимости.

Предприятие выполняет коммерческие услуги такие как экспертные работы по вопросам выдела и раздела недвижимого имущества, посредническая деятельности в продаже (покупке) объектов недвижимости, рыночная оценка, юридические консультации, выполнение проектных работ жилых и нежилых объектов недвижимости, осуществление топографо-геодезических работ.

Имущество Предприятия находится в государственной собственности Республики Хакасия, принадлежит Предприятию на праве хозяйственного ведения и отражается на его самостоятельном балансе. Закрепленные за Предприятием основные и оборотные средства образуют его уставной фонд, размер которого отражается в балансе Предприятия.

Предприятие имеет уставной фонд в размере 250 000 (двести пятьдесят тысяч) рублей, сформированный за счет добавочного капитала, недвижимого имущества не имеет.

ГУП РХ УТИ возглавляет руководитель, назначаемый на должность республиканским органом исполнительной власти по соглашению с Учредителем, и подотчетный им. Руководитель действует по принципу единоначалия и несет ответственность перед республиканским органом исполнительной власти и Учредителем за последствие своих действий в соответствии с законами, иными правовыми актами Российской Федерации, Республики Хакасия и Уставом Предприятия. Взаимоотношения работников и руководителя Предприятия, возникают на основе трудового договора, регулируются законодательством о труде.

В состав ГУП РХ УТИ входит обособленное подразделение в городе Минусинске и девять филиалов:

Черногорский филиал ГУП РХ УТИ г Черногорск ул Советская 63;

Саяногорский филиал ГУП РХ УТИ г Саяногорск Ленинградский микр 24 А;

Таштыпский филиал ГУП РХ УТИ с Таштып ул Луначарского 4;

Бейский филиал ГУП РХ УТИ с Бея ул Гагарина 41;

Алтайский филиал ГУП РХ УТИ с Белый Яр пер Первомайский 4;

Аскизский филиал ГУП РХ УТИ с Аскиз ул Первомайская 3;

Ширинский филиал ГУП РХ УТИ п Шира ул Октябрьская 75;

Усть-Абаканский филиал ГУП РХ УТИ п Усть-Абакан ул Гидролизная 9;

Орджоникидзевский филиал ГУП РХ УТИ п Копьево ул Кирова 16.

Боградский филиал ГУП РХ УТИ входит в состав Черногорского филиала.

Первую ступень управления на Предприятии занимает начальник (руководитель) предприятия со своим заместителем, главным экономистом и главным бухгалтером. В их подчинении находятся: бухгалтерия, производственные отделы, отдел кадров и заведующий хозяйством, отдел приватизации, проектный отдел, юридический отдел, отдел учета недвижимости и отдел обработки информации, отдел оценки недвижимости, отдел информационных технологий.

Филиалы не имеют окончательного баланса, на предприятии формируется консолидированная бухгалтерская отчетность, в составе форм № 1,2,3,4,5 и пояснительной записки.

Бухгалтерский учет осуществлять по журнально-ордерной форме счетоводства с применением компьютерной программы 1С - бухгалтерия, версия 8.2.

Учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем Предприятия.

Для хозяйственных нужд выдаются денежные средства в подотчет лицам по списку, прилагаемому к данному приказу об Учетной политике.

График документооборота на Предприятии утвержден в учетной политике согласно п.3 ст. 6 Федерального Закона «О бухгалтерском учете».

Денежные средства на приобретение хозяйственных материалов выдаются сроком на 7 дней, на командировочные расходы - по возвращению из командировки в течении 3 дней, на приобретение ГСМ - 5 дней, на рекламные расходы - 30дней, на обязательные платежи - 30дней, на приобретение газа - 30 дней.

На Предприятии установлены следующие нормы командировочных расходов для всех работников предприятия:

-суточные по Хакасии - 200 руб;

-суточные за пределами Хакасии - 500 руб;

-квартирные - 12 руб;

-проживание в гостинице - по представленным документам.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в частности в части учета расчетов с подотчетными лицами, предприятие проводит ежегодную инвентаризацию учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

С помощью инвентаризации проверяет правильность данных текущего учета, и выявляют допущенные ошибки: отражают неучтенные хозяйственные операции, контролируют сохранность хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц.

Предприятие ежегодно проходит обязательную аудиторскую проверку.

Цель нашей работы - оценка состояния расчетов с подотчетными лицами.

3.2 Оценка системы внутреннего контроля на предприятии

Ведение бухгалтерского учета осуществляется отделом бухгалтерской службы в составе 11 человек. Бухгалтерский учет в филиалах осуществляется также бухгалтерской службой в составе 7 человек по филиалам. Численность бухгалтерской службы города Абакана составляет 4 человека: главный бухгалтер, бухгалтер материальной группы, бухгалтер расчетчик (заработная плата и отчетность в фонды) и кассир.

Для сотрудников бухгалтерии разработаны должностные инструкции.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие ведения хозяйственных операций по бухгалтерскому учету действующему законодательству бухгалтерского учета на предприятии, формирует финансовый результат деятельности, составляет бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность. Кроме того главный бухгалтер создает учетную политику предприятия.

Исследуемое предприятие относится к крупному предприятию и ежегодно проходит аудиторскую проверку по итогам прошедшего года. Штат бухгалтерии в целом по предприятию составляет 11 человек, бухгалтерская центральная бухгалтерская служба ведет бухгалтерский учет по группам, следовательно надо учесть следующие особенности:

- Для целей правил (стандартов) аудиторской деятельности и при планировании соответствующих аудиторских процедур аудитору следует выбирать методику аудита, руководствуясь в первую очередь соображениями возможности разделения ответственности и полномочий сотрудников, отвечающих за ведение учета, особенностями организации системы бухгалтерского учета и документооборота, по объективным причинам невозможно обеспечить надлежащее разделение их ответственности и полномочий. В нашем случае разделение полномочий существует;

- учетные записи могут вестись нерегулярно, без последовательного соблюдения формальных требований, могут не отражать реального положения дел, что повышает риск искажений бухгалтерской отчетности;

-ситуация, когда сотрудники, ведущие бухгалтерский учет, одновременно имеют доступ к таким активам экономического субъекта, которые легко могут быть сокрыты, изъяты или реализованы, что может способствовать возникновению злоупотреблений.

И другие особенности указанные в Правиле (стандарте) аудиторской деятельности «Особенности аудита малых экономических субъектов».

Для того чтобы наметить направления проверки необходимо оценить состояние СВК расчетов с подотчетными лицами.

Для этого был составлен вопросник. На вопросы отвечал главный бухгалтер, так как работа бухгалтера материальной группы подчинена главному бухгалтеру. В обязанности бухгалтера материальной группы входит контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетным лицами. Так же вопрося были заданы руководителю предприятия, так как он несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в ГУП РХ УТИ. Вопросник представлен в таблице 2.1.

Таблица 3.1 Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами

№	Вопрос	Ответ	Информация или документ, который был запрошен
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды
2	Существует ли на предприятии письменная подача заявки на выдачу денежных средств в подотчет (Заявление)	Да	Письменная заявка (Заявление)
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Да	Аналитическая карточка по счету 71
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Да	Письменные распоряжения руководителя
4	Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет	Приказ руководителя о возмещении
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Да
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Нет	Расчет (смета) представительских расходов.
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет	Письменные распоряжения руководителя и сметы
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Нет	Расчет (смета) сумм на командировку

По результатам опроса можно сделать вывод о хорошем уровне внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами. В ходе опроса было выявлено что:

-несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

-задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

-отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

-отсутствуют приказы руководителя на возмещение подоходного налога по суточным свех норм.

- отсутствуют приказы руководителя по представительским расходам в пределах и сверх норм для целей налогообложения.

По результатам опроса у аудитора сложилось мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии - о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворительный.

3.3 План и программа аудита расчетов с подотчетными лицами

После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитор на его основании принимает решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки.

Руководствуясь требованиями правилами (стандартами) аудиторской деятельности "Существенность и аудиторский риск". Аудитор в качестве основного способа сбора аудиторских доказательств использует аудиторские процедуры по существу.

Расчет уровня существенности можно произвести на основе данных баланса (Приложение)

Таблица 3.2 Данные для расчета уровня существенности

Наименование базового показателя	Значение базового показателя бухгалтерской отчетности, тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.
Основные средства	19806	28,12
ОНА	67	0,1
Запасы	661	0,94
Дебиторская задолженность	3405	4,83
Финансовые вложения	20000	28,4
Денежные средства	24386	34,62
Прочие оборотные активы	2107	2,99
Валюта баланса	70432	100

Поскольку значение 4416,49 тыс.руб. является наибольшим значением аудитор принимает решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (0,011 тыс.руб.).

Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности: (0,011 + 176,64 + 0,837 + +524,212) / 4=175,425 тыс. руб.;

Полученную величину допустимо округлить до 176 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения существенности.

Различие между значениями уровня существенности до и после округления составляет: (176 - 175,425): 175,425 Ч 100% = 0,33%, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе).

Аудиторский риск принятый индивидуальным аудитором составляет 2%

Объем аудита проводимого на организации определяется произведением количества рабочих дней аудитора, продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 7 дней х 8 часов х 1 аудитор = 56 часов. План и программа аудита в приложении А,Б.

3.4 Методика аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

· оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

· подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

· устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

· проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

· проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. На данном этапе было выявлено, что в ООО «РИКС» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным сумма отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Оформление первичной документации ООО «РИКС» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании и в порядке установленном законодательством.

Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность на конец отчетного периода отсутствует.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

При проверке было установлено, что подотчетные лица оформляющие авансовые отчеты отражают израсходованные суммы верно.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. В ООО «РИКС» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировал не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверяемая организация соблюдает требования по расчетам наличными денежными средствами и не допускает перерасхода лимита по расчетам с другими юридическими, физическими лицами, установленного в размере 100 000 руб.

Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется без нарушений.

Проверка арифметических расчетов клиента (пересчет)

Пересчет заключается в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских записей и в выполнении независимых подсчетов. Поскольку организация ведет бухгалтерский учет с применением компьютерных средств, аудитор может осуществлять проверку расчетов, применяя ЭВМ.

Например: исследуя авансовый отчет (приложение З) можно рассчитать сумму к утверждению, для этого необходимо сложить суммы расходов: 18000 (проезд авиабилет) + 100 (талоны об оплате) + 1800 (квитанция) + 7700 (суточные) = 27600 руб. К учету была принята та же сумма.

3.5 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИКС»

Как и многие другие предприятия, ООО «РИКС» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии нет списока штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды.

Планируя аудиторскую проверку необходимо установить существенность - в нашем случае она равна 0,33%.

Размер сумм, выданных подотчетному лицу для осуществления платежа по одной сделке, для ООО «РИКС» не может превышать нормы 100000 рублей в рамках одного договора, в соответствии с законодательством Российской Федерации [10].

Сумму аванса разрешается расходовать строго на цели, на которые они были выданы; передача подотчетных сумм одним работником другому запрещена. В трехдневный срок с момента возвращения из командировки, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию ООО «РИКС» авансовые отчеты о произведенных фактических расходах с приложением оправдательных документов (этот срок зафиксирован в учетной политике предприятия). Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица обязаны возвратить в кассу. Новый аванс может быть выдан и до полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Затем отчет утверждает руководитель ООО «РИКС».

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

В бухгалтерском учете подотчетные суммы учитывают на активно-пассивном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной выдаче.

Оформление первичной документации ООО «РИКС» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации бухгалтерского учета, и содержат все необходимые реквизиты. (РДА 3 приложение Д)

На основании произведенной проверки аудитор может выразить мнение, что надежность системы внутреннего контроля ООО «РИКС» при совершении расчетов с подотчетными лицами следует оценивать в качестве «низкой».

В то же время, в ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены следующие нарушения:

· на предприятии отсутствует список лиц, которым разрешена выдача денежных средств в подотчет (данные согласно вопросника);

· на предприятии отсутствует система подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг(приложение В);

· имеет место несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах (РДА 2 приложение Г);

· у ряда подотчетных лиц имеется задолженность, которая не погашена в установленные сроки (данные согласно вопросника);

· отсутствуют утвержденные руководителем предприятия сметы представительских расходов (данные согласно вопросника).

В качестве рекомендации ООО «РИКС» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.

Предприятие ведет учет с использование программных продуктов благодаря этому есть возможность, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

3.6 Заключение по результатам аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудиторское заключение

(Модифицированное)

ПО расчетам с подотчетными лицами

ООО «Региональная информационно-консалтинговая система»

за декабрь 2008 года

Аудитор:

Наименование: Громцова Екатерина Александровна;

Место нахождения: г.Чита, ххх, тел: ххх, ИНН ххх;

Государственная регистрация: свидетельство о государственной регистрации ххх от ххх выдан ххх г.Читы;

Лицензия: ххх на осуществление аудиторской деятельности выдана Министерством финансов Российской Федерации;

Адресат: Учредителю проверяемой организации

Аудируемое лицо:

Наименование: ООО «Рикс»

Место нахождения: Россия, 672000, г. Чита, ул. Ленина, д.1 Телефон: (3022) 33-44-66, факс: (3022) 33-46-01.

Государственная регистрация: Свидетельство о регистрации № 750070883 выдано Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы России № 2 по г. Чите

Аудит расчетов с подотчетными лицами указанной организации проведен за период декабрь 2008года.

Ответственность за подготовку и ведение расчетов с подотчетными лицами несет исполнительный орган Организации. Моя обязанность заключается в том, чтобы выразить мнение о достоверности во всех существенных отношениях данной отчетности и соответствия порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита,

Был проведен аудит в соответствии с:

1. Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» №119-ФЗ от 07.08.2001 г.;

2. Федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002г №696 и Постановлением Правительства РФ от 04.07.2003г.№405, 19.11.2008

3. Правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитора

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность в части отражения расчетов с подотчетными лицами не содержит существенных искажений. Аудит проводился сплошным методом и включал в себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих значение и раскрытие в финансовой (бухгалтерской) отчетности информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Полагаю, что проведенный аудит предоставляет достаточные основания для выражения мнения о достоверности во всех существенных отношениях финансовой (бухгалтерской) отчетности в части отражения расчетов с подотчетными лицами и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами законодательству Российской Федерации.

Не изменяя мнения о достоверности финансовой отчетности в части расчетов с подотчетными лицами, обращаю внимание на информацию о том, что в ходе проверки были выявлены нарушения в порядке оформления расчетов с подотчетными лицами, т.е отсутствие приказов, выдача денежных средств лицу, которое не отчиталось по предыдущей подотчетной сумме, несоблюдение сроков отчета по полученным суммам и т.п, которые не влияют на показатели отчетности проверяемой организации.

По моему мнению, финансовая (бухгалтерская) отчетность ООО «РИКС» отражает достоверно во всех существенных отношениях состояние расчетов с подотчетными лицами на 31 декабря 2008 г.

Заключение

Аудит и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами достаточно полно регламентирован нормативными документами, и при соблюдении требований законодательства при учете этих операций каждое конкретно взятое предприятие способно обеспечить достоверное отражение движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.

Однако не на всех предприятиях дела обстоят благополучно. Тогда аудит расчетов с подотчетными лицами необходим для оценки реального состояния бухгалтерского учета, станет незаменимым инструментом, при помощи которого в комплексе будут выявлены и устранены недостатки в учете. Независимость внешнего аудитора от интересов предприятия придаст такой оценке объективность и достоверность.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия.

В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие стадии: ознакомление аудитора с состояние учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

Список использованных источников

1. Гражданский Кодекс РФ (с изм. и доп. от 08 ноября 2008 г.). - М., Юристъ, 2008. - 960 с.

2. Налоговый Кодекс РФ - часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изм. и доп. от 23 декабря 2003 г.)// "Собрание законодательства РФ", 07.08.2000, N 32, ст. 3340

3. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ// «Российская газета", N 256, 31.12.2001

4. Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129- ФЗ «О бухгалтерском учете»// «Российская газета», № 289, 1996.

5. Закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 14.12.2001 № 164-ФЗ, от 30.12.2001 № 196-ФЗ, от 30.12.2004 № 219-ФЗ, от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ) // Российская газета", N 151-152, 09.08.2001

6. Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»// "Собрание законодательства РФ", 30.07.2007, N 31, ст. 4006

7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н, от 18.09.2006 N 116н, от 26.03.2007 N 26н, с изм., внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 N ГКПИ 00-645)// "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 23, 14.09.1998.

8. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

9. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40).

10. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя (Зарегистрировано в Минюсте РФ 05.07.2007 N 9757)

11. Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - М.: Бератор-Пресс, 2003 г.

12. Бархатов А.П., Епинин Г.А. Программа внутреннего аудита в организации// «Аудиторские ведомости», № 3, март 2003 г.

13. Балыбердина Е.Е. Практический аудит: учеб.пособие/ Иркутск: Изд-во БГЭП, 2007-165 с.

14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М., «ИПБ-БИНФА», 2002 г.

15. Мерзликина Е.М, Никольская Ю.П Аудит: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006 - 368 с.

16. Подольский В.И. Аудит/ 3-е изд., перераб. и доп. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2006 - 583 с.

17. Полисюк Г.Б., Сухачева Г.И. Аудит: технология проверки. - Учебное пособие для вузов. - М.: Академический Проект, Трикста. - 2005 - 176с.

18. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник-3-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2002 - 360с.

19. Справочник корреспонденций счетов бухгалтерского учета (Под ред.А.С.Бакаева). - М., «ИПБ-БИНФА», 2002 г.

Приложение А

План аудита расчетов с подотчетными лицами

Проверяемая организация: ООО «РИКС»

Период аудита: декабрь 2008 года

Фактическая проверка: 12.01.2009 - 20.01.2009

Количество человеко-часов: 56 часа

Индивидуальный аудитор: Громцова Е.А.

Планируемый риск 2%

Планируемый уровень существенности 0,33 %

Планируемые работы, аудиторские процедуры	Период проведения
1. Сбор общей информации и подтверждение прав на деятельность организации	12.01.2009 - 15.01.2009
2. Аудит расчетов с подотчетными лицами	15.01.2009 - 19.01.2009
3. Заключение о проверке расчетов с подотчетными лицами	20.01.2009

Аудитор ____________________ Громцова Е.А.

Приложение Б

Программа аудиторской проверки

Проверяемая организация: ООО «РИКС»

Период аудита: декабрь 2008 года

Фактическая проверка: 12.01.2009 - 20.01.2009

Количество человеко-часов: 56 часа

Индивидуальный аудитор: Громцова Е.А.

Планируемый риск 2%

Планируемый уровень существенности 0,33 %

Планируемые работы, аудиторские процедуры	Отчётные и рабочие документы
1. Сбор общей информации и подтверждение прав на деятельность организации	«Общая информация о клиенте»
1.1. Сбор основных данных и реквизитов организации
1.2. Изучение учетной политики предприятия
2. Аудит расчетов с подотчетными лицами
2.1. Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.	Рабочий документ № 1 «Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет исключительно сотрудникам организации»
2.2. проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам
2.3. проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
2.4 проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
2.5. проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
2.6. проверка наличия приказов о направлении работников в командировку
2.7. проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке
2.8. проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм
2.9. проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами
2.10. проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Приложение В

Наименование аудируемого лица ООО «РИКС» Рабочий документ № 1

Проверяемый период декабрь 2008 года

Ф.И.О. лица, составившего документ Алексеева Н.В.

Дата составления документа 19.01.2009 г.

Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет исключительно сотрудникам организации

Выдача денег, отраженная в бухгалтерском учете	Статус лица	Код нарушения	Описание нарушения
Дата операции	Номер документа	Дата документа	Сумма	Ф.И.О.
02.11.2008	358	02.12.2008	3000-00	Хладов П.М.	экспедитор	нет	нет
18.11.2008	359	18.12.2008	10000-00	Пиотровский Г.М.	зам. директора	нет	нет
29.11.2008	360	29.12.2008	1000-00	Пигалица З.Я.	секретарь	нет	нет

Приложение Г

Рабочий документ № 5

Проверка правильности аналитического и синтетического учета

Наименование аудируемого лица ООО «РИКС»

Проверяемый период декабрь 2008 года

Ф.И.О. лица, составившего документ Алексеева Н.В.

Ф.И.О. лица, проверившего документ Второва Т.Н.

Дата составления документа 20 января 2009 г.

Дата проверки документа 20 января 2009 г.

№ операции	По данным учета	По данным аудитора	Рекомендации аудитора
23	Д	К	Сумма	Д	К	Сумма
24	71	50	15000	71	50	15000	-
25	26	71	27600	26	71	27600	-
26	71	50	12600	71	50	12600	-

Размещено на Allbest.ru

...