Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Организация расчетов наличными денежными средствами

1.1 Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы. Порядок возмещения расходов при служебных командировках

1.2 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Глава 2. Методика учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Глава 3. Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. Учетная политика

3.2 Совершенствование учета расчетных операций на предприятии ЗАО «Чернянский сахарный завод»

Заключение

Список используемых источников

Введение

У организаций в процессе финансово-хозяйственной деятельности часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т. к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации; представительские расходы. В практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами (20,с.4). Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: 1. своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; 2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; 3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели (22,с.195). Целью курсовой работы является изучение особенностей бухгалтерского учета и организации учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии с последующим внесением предложений по их совершенствованию. Объектом исследования выбрано закрытое акционерное общество «Чернянский сахарный завод», основной деятельностью которого является переработка сельскохозяйственной продукции и производство сахара-песка. Период исследования, представленный в данной работе - декабрь 2011 года. В ходе написания работы поставлены следующие основные задачи: 1) порядок выдачи наличных денежных средств в подотчет на предстоящие расходы; 2) порядок возмещения расходов при служебных командировках, в т.ч. и за границу; 3) нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами; 4) документальное оформление расчетов с подотчетными лицами; 5) синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами; 6) учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами; 7) ведение Главной книги; 8) совершенствование учета расчетных операций на предприятии;

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ЗАО «Чернянский сахарный завод».

Глава 1. Организация расчетов наличными денежными средствами

денежный командировка затрата подотчетный

1.1 Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы. Порядок возмещения расходов при служебных командировках

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды (20,с.10). Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета(24). Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения. В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации. Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера (20,с.18). Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан (19,с.64). По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации. Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (23). Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств. Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа. Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм. В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры. Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности(19,с.96). Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров. В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период (20,с.41). Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует (24). Порядок возмещения расходов при служебной командировке. Служебная командировка, в соответствии с определением, данным в ст. 166 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Статья 167 ТК РФ предусматривает обязательное возмещение сотруднику произведенных в командировке расходов. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Основными командировочными расходами согласно ст. 168 ТК РФ являются:

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. В настоящее время при командировании работников все работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее - Постановление № 749). В п. 2 Постановления № 749 предусмотрено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. В командировку может быть направлен только штатный сотрудник, работающий по трудовому договору. Поездка в другую местность сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому сотруднику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору. Для работодателя произведенные командированным сотрудником расходы являются прочими расходами, связанными с производством и реализаций и учитываются для целей налогообложения прибыли по ст. 264 НК РФ. Для правомерного учета возмещенных сотруднику командировочных расходов требуется множество первичных документов от установленных в компании норм суточных до билетов и счетов гостиницы: - локальный нормативный акт, определяющий размер суточных; - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; - командировочное удостоверение, содержащее отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки; - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; - авансовый отчет с приложением оправдательных документов; - ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы; - авиа и (или) железнодорожные билеты, подтверждающие расходы на проезд; - счета гостиниц и другие документы, подтверждающие расходы на проживание; - другие документы, подтверждающие расходы, связанные со служебной командировкой. Объемный документооборот, множество нюансов учета и противоречивые мнения официальных органов ведут к тому, что учет командировочных расходов на практике вызывает множество вопросов. Их нерешенность ведет к возникновению ошибок и провоцирует налоговые споры с проверяющими органами(24). Суточные. Суточные являются дополнительными расходами командированного сотрудника, связанные с проживанием вне места его постоянного жительства. Согласно п. 11 Постановления № 749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Днем отъезда или первым днем командировки считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда, соответственно последним днем командировки - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - следующие. Если станция (аэропорт, вокзал, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции. Аналогичные правила применяют для определения последнего дня командировки(19,с.55). За время нахождения в командировке на территории России суточные выплачиваются по нормам для иностранного государства и наоборот находящемуся за пределами территории Российской Федерации сотруднику рассчитывают суточные исходя из норматива по России. В одних случаях такой расчет верен, в других - нет. Все зависит от дня пересечения границы и от того в какую сторону летит командированный сотрудник. В соответствии с п. 17 Постановления № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются: - при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации; - при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. В дни, когда пересекается граница, суточные определяются по стране, в которую пребывает сотрудник (по стране въезда). Пунктом 18 Постановления № 749 предусмотрено, что при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если работник направляется за рубеж, то выплата суточных производится и при однодневной командировке. Пунктом 20 Постановления № 749 установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. Учет.суточных. Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в редакции, действовавшей до 1 января 2009 г., к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относились расходы налогоплательщика на командировки, в частности на суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ. Федеральный закон от 22.07.08 г. № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» в том числе внес изменение в ст. 264 НК РФ, скорректировав тем самым порядок налогового учета суточных. Теперь, исходя из сути ст. 264 НК РФ, для целей исчисления налога на прибыль суточные действительно не нормируются. Однако изменение ст. 264 НК РФ не означает, что размер суточных с 2009г. можно ничем не подтверждать. Ведь на командировочные расходы, также как и на любые другие, принимаемые для целей налогообложения прибыли, распространяется еще и ст. 252 НК РФ, на основании которой расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят и суточные. Кроме того, о том, что размеры расходов, связанных с командировкой, в том числе и суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, сказано и в п. 11 Постановления № 749. Начиная с 2009 г. согласно изменениям, внесенных в ст. 264 НК РФ, отменен норматив суточных, утверждаемый Правительством Российской Федерации. Если же судить по совокупности применяемых норм, то в составе командировочных расходов теперь учитывается тот размер суточных, который установлен компанией. А документом, подтверждающим этот размер, будет собственный локальный нормативный акт организации.

Подобной позиции придерживаются и официальные органы, утверждая, что «организации вправе при определении налоговой базы по налогу на прибыль принимать расходы на выплату суточных в размере фактических затрат, не превышающих, однако, произведения количества дней командировки и размера суточных, закрепленного в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации» (письмо Минфина России от 1.04.10 г. № 03-03-06/1/206). Причем такие «внутренние» нормы суточных организации должны установить как для командировок по России, так и для поездок за рубеж.

Законодательно установленный норматив суточных предусмотрен для целей исчисления налога на доходы физических лиц. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом организации, НДФЛ не облагаются суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки в пределах России и 2500 руб. - за каждый день зарубежной командировки.

Сумма сверхнормативных суточных, выплаченных работнику, признается его доходом и облагается налогом в общем порядке, на это указывает ст. 224 НК РФ. В связи с этим организация, как налоговый агент, обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Удержание начисленной суммы налога производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Совмещая нормы главы 23 «Налог на доходы физических лиц» и главы 25 «Налог на прибыль» с учетом ТК РФ, компания должна разработать свой норматив суточных и если он будет равен 700 руб. по России и 2500 руб. для заграничных командировок, суточные, не превышающие данные нормативы, не будут облагаться НДФЛ, и в полном объеме будут учтены для налогообложения прибыли.

Расходы на проезд.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы на проезд. Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы признаются в целях налогообложения прибыли в фактическом размере.

Постановлением № 749 определено, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают в себя:

-расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы; - страховой взнос на обязательное страхование пассажиров на транспорте; - оплату услуг по оформлению проездных документов; - плату за пользование постельными принадлежностями. Основным подтверждающим документом является билет. Если сотрудник едет в командировку по электронному билету, то подтверждающими документами, по мнению налоговых органов, являются распечатка электронного билета и посадочный талон. Налоговики настаивают на наличии обоих этих документов (письмо УФНС России по г. Москве от 15.12.08 г. № 19-12/116256). При этом последние письма Минфина свидетельствуют о том, что достаточно будет одного из них (письмо Минфина России от 4.02.09 г. № 03-03-07/3)(24).Учитывая, противоречивость мнений организациям, желающим полностью избежать разногласий с проверяющими органами, целесообразно подтверждать расходы на приобретение электронного билета и распечаткой на бумажном носителе и посадочным талоном (24). Использование личного или служебного транспорта. Сотрудник может направиться в командировку на личном или служебном транспорте. Налоговую базу по налогу на прибыль уменьшают расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд. При этом ни Налоговым, ни Трудовым кодексом не конкретизируется способ проезда и вид транспорта. Следовательно, это может быть и автомобиль. В такой ситуации для обоснования расходов на ГСМ к авансовому отчету стоит приложить: -чеки на покупку ГСМ - как подтверждение фактически приобретенного топлива, путевые листы - как подтверждение производственной направленности произведенных расходов. Нелишним будет утвердить возможность компенсации произведенных затрат на ГСМ в качестве командировочных расходов внутренним локальным нормативным актом организации. Это может быть отдельный документ, единый документ для всех командировочных расходов, или норма в учетной политике. Такси. Компенсируя сотруднику затраты на проезд организация нередко сталкивается с вопросом оплаты и учета при исчислении налога на прибыль затрат на такси до аэропорта или железнодорожного вокзала при выезде работника в командировку и от аэропорта или железнодорожного вокзала по его возвращении из командировки. Минфин и налоговые органы придерживаются мнения, что такие расходы необходимо оценивать с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности для достижения поставленной производственной задачи (письма Минфина России от 27.08.09 г. № 03-03-06/2/162, от 31.07.09 г. № 03-03-06/1/505, от 22.05.09 г. № 03-03-06/1/339, УФНС по г. Москве от 6.08.09 г. № 16-15/080978). Для того чтобы данные расходы не вызывали у налоговиков сомнений в их обоснованности, целесообразно в локальном нормативном акте утвердить положение о том, что в ряде случаев командированному сотруднику возмещается стоимость проезда на такси. Среди таких случаев можно указать удаленность аэропорта (вокзала) от места отправления (прибытия) поезда или самолета с учетом пробок, нерегулярности и медлительности движения транспорта общего пользования Возникновение одного из предусмотренных случаев можно подтвердить служебной запиской сотрудника, утвержденного руководителем или соответствующей отметкой в служебном задании и отчете о его выполнении. Сумма расходов подтверждается кассовым чеком или актом и счетом транспортной компании или квитанцией такси на бланке строгой отчетности по форме, установленной для перевозок пассажиров и багажа автомобильным и городским наземным транспортом. Потеря билета. Если билет утерян и при этом его покупка производилась по безналичному расчету у специализированной организации, например, у транспортного агентства, подтверждением расходов на проезд могут стать акт или накладная посредника. Однако при этом, стоит уделить внимание порядку его составления. Документ должен идентифицировать приобретенный билет с конкретным сотрудником и командировкой. Поэтому если билеты приобретаются через посредника, следите, чтобы в акте были ссылки на ФИО физических лиц, на которых оформляются билеты, на пункты и даты отправления и прибытия транспортных средств. Но если таких документов нет, работник может обратиться в кассу аэропорта или вокзала с просьбой выдать дубликат билета. Суды подтверждают: расходы на перелет можно подтвердить и копией авиабилета, заверенной перевозчиком (постановление ФАС Уральского округа от 13.01.06 г. № Ф09-6036/05-С2).В противном случае организация не сможет учесть расходы на проезд, так как не будут считаться документально подтвержденными, т.е. не будут соответствовать условию, содержащемуся в п. 1 ст. 252 НК РФ. Более того, если организация, несмотря на отсутствие подтверждающего расход документа (либо копии), все же решит компенсировать работнику понесенные им расходы на проезд, с суммы компенсации ей придется уплатить НДФЛ. Это вызвано следующим: согласно п. 3 ст. 217 НК РФ возмещение расходов на проезд освобождается от этого налога, только если командированный представил оправдательные документы. Имейте в виду, копию билета суд может признать достаточным основанием для того, чтобы не удерживать НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.02.08 г. № Ф04-244/2008(710-А75-26)(24). Отмена командировки. Бывают случаи, когда командировка отменяется или переносится на другой срок. Причины могут быть различны от утраты актуальности самой поездки до невозможности выезда командированного сотрудника. В такой ситуации возникает вопрос относительно учета не компенсируемых, но, тем не менее, понесенных убытков в виде стоимости приобретенных, но не использованных билетов. Конечно, при условии, если их не удалось сдать.

С учетом обоснованности переноса или отмены командировки такие потери можно принять для цели налогообложения прибыли. Причины переноса, не зависящие от организации, необходимо документально подтвердить. Для этого первоначально оформляется приказ руководителя об отмене Командировки или ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой поездка не состоялась. К приказу целесообразно приложить документы, свидетельствующие об обстоятельствах отмены командировки, - письмо контрагента с просьбой перенести запланированные переговоры на другой день, копию листка нетрудоспособности работника, который должен был поехать и т.д. Аналогичного мнения придерживаются и в Минфине России (письмо от 14.04.06 г. № 03-03-04/1/338). Работник был вынужден прервать командировку и вернуться раньше намеченного срока в связи со смертью близкого родственника. Сдать уже имеющийся авиабилет он не смог, так как билет приобретался сразу в обе стороны без права возврата. Минфин России пришел к выводу, что при указанных обстоятельствах организация вправе учесть при расчете налога на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету. Расходы на проживание. Гостиница. Одним из обязательных видов возмещаемых сотруднику командировочных расходов, являются расходы по проживанию.

Ранее подтверждающими документами по расходам на проживание в гостинице чаще всего выступал счет по формам № 3-Г, утвержденным приказом Минфина России от 13.12.93 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». Этот документ признавался бланком строгой отчетности, поэтому чек ККТ при условии его выдачи не был обязательным. Однако начиная с 1 декабря 2008 г. применять формы счета № 3-Г или № 3-Гм не следует, так как срок их действия истек. Поэтому сейчас гостиницы вправе самостоятельно разработать форму бланка, которую они намерены применять в своей деятельности. В разработанном счете гостиницы должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью. Для упрощения работы, компания и сейчас может применять счет по форме 3-Г, только теперь он должен быть дополнен кассовым чеком. Если в счете гостиницы отдельной строкой указана стоимость питания (обычно завтраков), имейте в виду: эти затраты организация не сможет включить в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных. Возвращаясь из заграничной командировки, сотрудник организации сдает в качестве документа, подтверждающего расходы на проживание, инвойс (invoice - счет) иностранного отеля. Не смотря на то, что по счету можно идентифицировать фамилию сотрудника и определить стоимость проживания, официальные органы настаивают на переводе счета на русский язык (письмо Минфина России от 16.02.09 г. № 03-03-05/23)(24). Статьей 68 Конституции Российской Федерации установлено, что государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык. В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25.10.91 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

При этом действующее российское законодательство не регламентирует порядок выполнения перевода таких документов, следовательно, перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и самим налогоплательщиком (специалистом организации). Такой вывод содержится в письме Минфина России от 3.11.09 г.№03-03-06/1/725(24). Аренда квартиры.

Командированные сотрудники обычно проживают в гостиницах. Однако если сотрудники неоднократно направляются в командировку в один и тот же населенный пункт, то организация может для своего удобства арендовать квартиру или дом.

Подтверждением наличия арендных правоотношений будет выступать договор аренды, заключать его необходимо от имени организации. Если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, договор должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). При заключении договора аренды на срок от года и более, он в соответствии с действующим гражданским законодательством подлежит обязательной регистрации (ст. 609 и ст. 651 ГК РФ).

Факт передачи жилого помещения в аренду подтверждается передаточным актом (24).

1.2 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

При изучении вопросов, связанных с учетом расчетов с подотчетными лицами, важно изучить его нормативное регулирование. Рассмотрим общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами: 1.Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» - содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3). 2.Положение по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» 3/2006 утверждено приказом Минфина РФ от 27.11.2006г. №154н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета. 3.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. На основании Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации» Положение банка России от 12.10.2011г.№ 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ» определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации в целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения. Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. (Гл. 4, пункт 4.4). 4.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000г.№94н - отражает правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок. 5. Налоговый кодекс РФ глава 23 «Налог на доходы физических лиц» - отражает, что суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в налогооблагаемую базу для исчисления налога на доходы работника.

6.Указание ЦБ РФ от 20.06.2007г. №1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» - Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. 7.Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 №51 (ред. от 15.06.95) «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации» - содержит правила компенсации затрат на проезд и проживание работникам, находящимся в поездках, которые не считаются командировками. Также необходимо и целесообразно рассмотреть нормативные акты, регламентирующие порядок командировок в пределах Российской Федерации:

8.Порядок направления работников в командировки регламентируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, а также Инструкцией о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62,которая содержит: -определение служебной командировки (п. 1); -правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); ---предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); -необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); -формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; -указание на сохранением за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); -указание на выплату работникам суточных (п. 10); -перечень расходов, возмещаемых командированному работнику(п.11-12); -предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); -другие положения относительно командировок. Также важно рассмотреть регулирование по командировкам за границу: 9.Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.96 г. N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.) 10. Письмо Минфина РФ от 16 декабря 1993 г. N 11-02/49"О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" (с изменениями от 29 марта 1996 г.) - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

При этом, в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Глава 2. Методика учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Юридические лица всех форм собственности при направлении работников в служебные командировки и по возвращении из них должны применяться следующие унифицированные формы документов: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9); командировочное удостоверение (форма № Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Названные документы отличаются тем, что форма № Т-9 предполагает одно командированное лицо, а форма № Т-9а оформляется на нескольких лиц (при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т. п.), направляемых в командировку. В любом из указанных приказов (распоряжений) должны указываться фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки. Проект приказа (распоряжения) готовит работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы -- другое уполномоченное лицо), а подписывает его руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку. Названным выше постановлением Госкомстата России не установлено оформление определенного количества экземпляров приказов. На практике копии приказов (распоряжений) о направлении в командировку изготавливаются в необходимом количестве, в соответствии со схемой документооборота и структурным делением предприятия. Предприятия обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя предприятия (канцелярии), второй -- для отдела кадров, третий -- для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), в котором работают командированные лица. В качестве наиболее распространенного основания для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах № Т-9 указывается служебное задание (форма № Т-10а). Унифицированная форма № Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении. Поскольку сначала оформляется служебное задание за подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и затем оно передается в кадровую службу для подготовки приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9, то именно служебное задание и является первым документом, относящимся к командировке работника организации, поскольку без него издание приказа и выписка командировочного удостоверения по форме № Т-10 производиться не должны. По возвращении из командировки работник должен составить краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с Командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом. Служебное задание является также завершающим документом в комплекте первичных документов, связанных со служебной командировкой работника либо группы работников организации. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу предприятия, либо возмещение работнику предприятия понесенных расходов (в случае, если они превысили ранее выданный аванс). Проверка авансовых отчетов на предмет наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводится работником бухгалтерии. Проверка целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки производится руководителем структурного подразделения организации (при наличии) и утверждается руководителем организации. Командировочное удостоверение по форме № Т-10 выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9) и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью(19,с.98).