Совершенствование учета служебных командировок на предприятии

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

В ЗАО «Чернянский сахарный завод» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7». Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов: 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»; 71.2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». В 2011 данный субсчет не использовался, так сотрудники не были направлены в командировки за рубеж. Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами. В ЗАО «Чернянский сахарный завод» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы. Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами: 1. Дебет 10,41, Кредит 71 - оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом. 2. Дебет 20,23,25,26 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства. 3. Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 - списан НДС по расходам непроизводственного характера. 4. Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 - произведен налоговый вычет. 5. Дебет 44 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров). 6. Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника. 7. Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке. Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты. На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов - на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение №1). Отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам. Для вывода данного отчета необходимо выбрать пункт «Журнал-ордер по счету 71 по субконто» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Журнал-ордер счета по субконто» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать журнал-ордер. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение №2). Отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям). Отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода (приложение 3). Отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета (приложение 4). Отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности. Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета (главная книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Установив нужные параметры настройки, нужно нажать на кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение 5). Отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета - подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д - дебетовое, К - кредитовое) (приложение №6). Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 1230, а кредиторскую - по строке 1520. В исследуемом периоде стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами в результате использования предприятием программы «1С: Предприятие», которая позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии (25).

Глава 3. Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. Учетная политика по расчетам с подотчетными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Чернянский сахарный завод» подразделяются на три вида. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер. Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9), где указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение№11) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение №12). Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение №13). Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении. При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца(23). В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг). Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение №14). Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках. На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники». Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс. На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа. В ней нужно указать: --дату или интервал дат совершения расходов; -выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета; -указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные); -сумму НДС; -назначение расходов (кому, за что и по какому документу).Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки. Согласно приказа руководителя организации ЗАО «Чернянский сахарный завод»»№83 от 08.12.2011года работник был направлен в служебную командировку с 08 по 09 декабря 2011 г. (включительно) в г. Москва. На командировочные расходы 07 декабря 2011г ему было выдано под отчет из кассы 9 715 рублей согласно расходного ордера №478 от 07.12.2011г. 09 декабря 2011 г. работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов: - командировочное удостоверение; - авиабилеты до пункта назначения и обратно на сумму 6720 руб., в том числе НДС (сумма НДС не выделена отдельной строкой); - квитанция сборов при авиаперелете на сумму 600 руб.; Авансовый отчет был утвержден 09 декабря 2011 г. Таким образом, общая сумма возмещения командировочных расходов работника составила 12 320 руб. (2000 руб. + 6720 руб. + 600 руб. + 3000 руб.). Условно примем, что других командировок в апреле 2005 г. не было. Документально подтвержденные расходы на проезд, произведенные работником, составляют 7320 руб. (6720 руб. + 600 руб.).В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, подлежащая вычету, исчисляется обратным ходом путем умножения на 18 и деления на 118 суммы указанных расходов. Сумма НДС, уплаченная по расходам работника на проезд, принимаемая к вычету, составляет 1025,08 руб. ((6720 руб. x 18/118)).Расходы на проезд без НДС - 6294,92 руб. (7320 руб. - 1025,08 руб.) (Приложение№16). Учетная политика по расчетам с подотчетными лицами. В конце года бухгалтер составляет план проверки расчетов с подотчетными лицами и проверяют бухгалтерского учета составляет методика, которая включает: - Перечень основных нормативных документов; - Приказ об учетной политике предприятия; - Источники информации (первичные документы по разделу учета, регистры синтетического и аналитического учета подотчетных лиц); - Положения, на которые бухгалтеру следует обратить внимание при проведении проверки; - Методы сбора доказательств, применяемые при проверке; - Классификатор возможных нарушений. Перечень основных нормативных актов включает законы, приказы по ведению бюджетного учета, методические указания, инструкции финансовых и налоговых органов и другие документы, которыми руководствуется ревизор при проверке соответствующего раздела учета. В конце года бухгалтер прописывает на следующий год в учетной политике, уделяют внимание разделу подотчетными лицами, устанавливающему порядок выдачи денежных средств под отчет, а именно: - списку материально ответственных лиц, имеющих право на получение денег под отчет, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности; - предельному размеру подотчетных средств; - периоду, в течение которого полученные средства должны быть использованы; - срокам представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, а неизрасходованные остатки денежных средств сданы в кассу, ограничен тремя рабочими днями. В учетной политике прописывает проверка расчетов бухгалтера с подотчетными лицами: - наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет (приказов руководителя, заявлений работников с разрешительной подписью); - отсутствии выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее выданные под отчет суммы; - правильности оформления авансовых отчетов и своевременности представления их в бухгалтерию; - полноте приложенных к авансовым отчетам первичных документов и соответствии их нормативным требованиям; - наличии командировочного удостоверения с отметками прибытия-выбытия и правильности его оформления; - правильности возмещения командировочных расходов (суточных, затрат по проезду и проживанию); - полноте, своевременности и правильности возврата в кассу неизрасходованных подотчетных сумм; - ведении аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица; - правильности отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами; - правильности отражения операций с подотчетными лицами в бюджетном учете и применения бюджетной классификации(24,25).

3.2 Совершенствованию учета расчетных операций на предприятии

В ЗАО «Чернянский сахарный завод»» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены: сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер; порядок представления авансовых отчетов; запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу; запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому. Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке. Пример приказа представлен в приложении №7.Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Пример данного приказа представлен в приложении №8. Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 40 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом. Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием. В ЗАО «Чернянский сахарный завод» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу. А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное - не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 54 000 рублей. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС(24). Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки (приложение №9).Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку (приложение №10). Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами. Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

Заключение

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы. Расчеты с подотчетными лицами - неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие: - своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды; - документальная обоснованность использования подотчетных сумм; - контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели. Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом (20,с.157). Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии. Что касается ЗАО «Чернянский сахарный завод», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ЗАО «Чернянский сахарный завод» будет использоваться автоматизированная система учета 1С предприятие 8.2.УПП, которая позволит снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных. Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

Список используемых источников

1. Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации/ Справочная система «Гарант».

2. Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н./ Справочная система «Гарант».

3. ст.167,166,168 Трудового Кодекса Российской Федерации/ Справочная система «Гарант».

4. Письмо Минфина России от 4.02.09 г. № 03-03-07/3)/ Справочная система «Гарант».

5. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» /Справочная система «Гарант».

6. Налоговый кодекс РФ ст.264,252,226,224,217/ Справочная система «Гарант».

7. Федеральный закон от 22.07.08 г. № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации/ Справочная система «Гарант».

8. ст. 609 и ст. 651 ГК РФ)/ Справочная система «Гарант».

9. Письмо Минфина России от 16.02.09 г. № 03-03-05/23)/ Справочная система «Гарант».

10. Письмо Минфина РФ от 16 декабря 1993 г. N 11-02/49"О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" (с изменениями от 29 марта 1996 г.)/ Справочная система «Гарант».

11. Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» / Справочная система «Гарант».

12. Положение по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» 3/2006 утверждено приказом Минфина РФ от 27.11.2006г. №154н / Справочная система «Гарант».

13. Федеральный закон от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации» Положение банка России от 12.10.2011г.№ 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ /Справочная система «Гарант».

14. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000г.№94н.

15. Налоговый кодекс РФ глава 23 «Налог на доходы физических лиц»

16. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007г. №1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» /Справочная правовая система «Гарант»

17. Конституция РФ, ст.68 /Справочная правовая система «Гарант».

18. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». Учебная литература.

19. Касьянова Г.Ю. Командировки: новый порядок оформления и оплаты. 2009. с. 120.

20. Шишкоедова Н.Н. Расчёты с подотчётными лицами Уч. пособ // М.: Вершина 2009, с. 192.

21. Кузнецова Г.А. Счёт 71: Учет и списание подотчетных сумм: Практическое пособие., перераб.и доп.,-М.: ПРИОР, 2007., 125 с.

22. Мельников И. А. Бухгалтерский учет / И. А. Мельников. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 304 с.

Размещено на Allbest.ru