Технология оформления деловой переписки

Редакторская правка заключается в уточнении падежных форм существительных. В тексте нарушена грамматическая связь между определяемым словом «студент» и согласованным определением-причастием «поступивший». Оба они должны стоять в форме именительного падежа.

Редактор изменил падеж слов, заключенных в скобки и раскрывающих значение дополнения «документ». Поскольку существительное «документ» имеет форму винительного падежа («представить документ»), то и заключенные в скобки приложения должны использоваться в том же падеже.

2. Студент имеет право на обучение по индивидуальному плану. Для этого ему необходимо подать личное заявление в деканат. На заседании Совета факультета рассматривается вопрос о предоставлении студенту индивидуального плана обучения. После положительного решения на основании заявления с визой декана и выпиской из решения Совета факультета составляется приказ, который представляется в учебный отдел в 5-тидневный срок с момента решения Совета факультета.

Отредактированный вариант:

Студент имеет право обучаться по индивидуальному плану. Для этого необходимо подать личное заявление в деканат. Вопрос о предоставлении права на обучение по индивидуальному плану рассматривается на заседании Совета факультета. В случае положительного решения составляется приказ, основанием для которого служит заявление студента с визой декана и выписка из решения Совета факультета. Приказ представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента решения Совета факультета.

В данном случае редакторская правка направлена прежде всего на уточнение смысла. Совет факультета рассматривает вопрос не о предоставлении индивидуального плана обучения, а о том, чтобы разрешить студенту заниматься по такому плану. Кроме того, желательно разбить первое предложение на две части: каждая содержит самостоятельное высказывание. Изменение предлога («в случае» вместо «после») существенно уточняет смысл. Дело в том, что Совет факультета может принять как положительное, так и отрицательное решение. Наконец, неверным было написание слова «пятидневный». Сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных, могут записываться с использованием цифр: 20-метровый, 100-процентный, 5-дневный. Дефис ставится между корнями. Падежные окончания, находящиеся в середине слова, буквами не обозначаются. Поскольку прилагательное «пятидневный» содержит однозначное число, оно не относится к числу длинных, трудных для восприятия слов и не требует словесно-цифровой записи.

3. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.

Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует выяснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или автоматов людьми, - и после этого использовать пассивную конструкцию.

Отредактированный вариант:

Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколько тысяч человек.

4. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.

Отредактированный вариант:

Намечены меры по выполнению приказа.

Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл высказывания не изменился.

5. Вторые профессии - смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.

Отредактированный вариант:

Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.

Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложениях. Называемое им добавочное действие должно соотноситься с основным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном случае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.

6. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные помещения.

Отредактированный вариант:

Для этого наша фирма использует подсобные помещения. Или:

С этой целью фирма использует подсобные помещения.

«Для цели» - сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющиеся» делает текст избыточным. Кроме того, очевидно, что фирма не может использовать помещения, которых нет.

7. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

Отредактированный вариант:

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.

8. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, которые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять участие в работе курса.

Отредактированный вариант:

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, присылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в работе курса.

Если не заменить придаточное определительное причастным оборотом, возникает комичная двусмысленность: «...слушателей, которые присылаются...». Предлог «совместно с» желательно использовать, когда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предметы, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допускает формулировки «подтверждение о чем-либо» - следует говорить: «подтверждение чего-либо».

9. Следует обеспечить повышение личной ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

Отредактированный вариант:

Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

«Личной» может быть названа лишь ответственность лица - конкретного человека. Службы несут коллективную ответственность.

10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, определить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.

Отредактированный вариант:

Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухгодичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.

Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист» синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае существительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодичный» - прилагательное, которое нежелательно записывать с использованием цифр. «Привить традиции» - ненормативное словосочетание. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека - они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкретная личность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассоциаций с фирменной одеждой и фирменной аппаратурой.

5.4 Этикет делового письма

Правила этикета делового письма основаны на следующих нормах делового общения:

¦ проявление вежливости и уважения к деловому партнеру;

¦ соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;

¦ умение высказывать свое мнение, не обижая партнера й не задевая его самолюбия;

¦ терпимость к иному мнению;

¦ разумная самокритичность;

¦ честность в деловых отношениях;

¦ умение корректно вести спор, полемику.

Одно из важнейших правил деловой переписки - не следует медлить с ответом, не заставлять корреспондента ждать. Если ответ не может быть дан в установленный срок, необходимо сообщить причину задержки ответа адресату, принести извинения и указать срок окончательного ответа.

Не следует писать ненужных писем. Каждое письмо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть предельно информативным, но в то же время лаконичным.

При подготовке ответа необходимо быть внимательным к оформлению реквизита «Адресат»: письмо должно быть адресовано тому, кто подписал поступившее письмо.

Если ответ был ожидаем и важен, в следующем письме к партнеру необходимо выразить благодарность за ответ.

Если в письме имеется обращение с просьбой, которую выполнить нет возможности, необходимо объяснить отказ и предложить что-либо взамен, может быть, порекомендовать обратиться в другое учреждение или сюда же, но позже.

Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и заключительных формул вежливости.

Но при этом следует исключить ложную вежливость. Такие выражения, как «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и подобные им неуместны в деловых письмах.

Необходимо исключить из текста служебного письма местоимения «я» и «он», используя «мы» и «Вы».

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, то нужно формулировать напоминание или претензию спокойно и четко, например: «Договором от ___ №___ Ваше предприятие взяло на себя обязательства по доставке оборудования, поступающим в наш адрес. Однако в марте текущего года вами была задержана очередная партия груза, в результате чего возникла угроза остановки монтажа сборочной линии»

Если необходимо потребовать выполнения обязательств, следует использовать этикетные формулировки, которые позволяют смягчить категоричность высказываний.

Следует учитывать, что в деловом общении существуют так называемые отрицательные этикетные знаки: не полученный вовремя ответ, задержка с ответом, отказ от ответа и др. Такое отношение воспринимается как нежелание поддерживать деловое сотрудничество, некорректное поведение, неуважение к корреспонденту.

Для русского речевого этикета в равной степени значимы личные заслуги и социальный статус, а признак пола практически не имеет значения. И хотя при личном обращении к женщине используется слово «госпожа», при обозначении должностей, званий профессий и т.п., относящихся к женщине, используется форма мужского рода, как и при обозначении лиц мужского пола.

Например: Ильину Татьяну Петровну назначить на должность заведующего отделом кадров с 23апреля 2006 г. с окладом согласно штатному расписанию.

или

Главный бухгалтер Осипенко Д. И. провела работу по переходу на новую систему бухгалтерского учета и отчетности.

Этикет делового общения дает возможность поддерживать отношения на достойном уровне в любой управленческой ситуации, как бы неблагоприятно она ни складывалась. Соблюдение норм делового этикета способствует эффективности и комфортности делового общения.

5.5 Виды деловых писем

Родовым понятием по отношению к различным видам деловых писем является понятие служебного письма.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой.

Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на 5 групп.

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с paзными причинами: необходимостью передачи официальной информации, необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов; необходимость информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах. Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражают различную степень и глубину претензий.

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

v Письма, связанные с распространением информации

Данную группу образуют следующие виды писем:

• информационное письмо;

• письмо-извещение;

• письмо-приглашение;

• письмо-уведомление;

• письмо-сообщение;

• письмо-предложение;

• рекламное письмо.

5.5.1 Информационное письмо

Информационное письмо (устар. циркулярное письмо) - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

5.5.2 Письмо-извещение

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в про-водимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-извещение оформляется на бланке письма.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат« оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Обязательными реквизитами письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.



Рис.4.1 Пример оформления письма-извещения:

5.5.3 Письмо-приглашение

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!».

Рис.4.2 Пример оформления письма-приглашения:

5.5.4 Письмо-уведомление

Письмо-уведомление - служебное письмо, содержащее официальную информацию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извещению или приглашению.



Рис.4.3 Пример оформления письма-уведомления

5.5.5 Письмо-сообщение

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

- «Сообщаем Вам, что…»;

- «Доводим до Вашего сведения, что…»;

- «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Рис.4.6 Пример оформления письма-сообщения

5.5.6 Письмо-предложение

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта). Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:

- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;

- Предлагаем Вам...;

- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;

- Сообщаем, что...;

- Ставим Вас в известность, что...;

- Надеемся на дальнейшее сотрудничество... .

Письмо-предложение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.



Рис. 4.5 Пример оформления текста письма-предложения:

5.5.7 Письмо-предложение (оферта)

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым. Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:

· О предложении на поставку...

· О поставке... и т. п.

Важным является и выбор наиболее удачной формы предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)...». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за проявленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

· Учитывая безупречную репутацию фирмы...

· Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество ...

· Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...

· В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам...

· Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием...

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

· описание предложения

o Предлагаю (предлагаем)...

§ ...Вашему вниманию...

§ ...на Ваше рассмотрение...

o Имеем честь предложить...

§ ...Вашему предприятию...

§ ...вниманию Вашего руководства...

· описание количества, качества продукции (товара, услуги)

o Предлагается...

§ ...следующие услуги...

§ ....следующие товары...

o Количество продукции составит...

o Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом...

· cтоимость и сроки поставки

o Срок поставки: по договоренности

o Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...

o Товар будет поставляться в соответствии с графиком...

o Условия платежа - наличный расчет

o Условия платежа изложены подробно в прилагаемом ...

o Цена товара составляет ... руб. за единицу...

o Цена услуги определена с учетом...

o Цена продукции равняется ... руб. за единицу и сформирована с учетом...

o Оплата производится через ... отделение ... банка...

o Условия и порядок оплаты определены в...

Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения:

o Настоящее предложение действительно до..

o Указанное предложение сохраняет свою силу до...

o Это предложение действует в течение ... с момента...

o Просим прислать ответ не позднее ... с. г.

o Просим ответить нам в течение ... дней от даты отправления настоящего письма

Рис.4.6 Образец бланка письма-оферты

5.5.8 Рекламное письмо

Рекламное письмо - служебное письмо, содержащее описание рекламируемых товаров и услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению, или содержащее сведения о фирме.

Заголовок - это самые важные несколько слов, по которым люди судят, читать рекламный текст или нет. Заголовок должен привлекать внимание, вводить в главную часть текста, и содержать то, что интересует читателя. Заголовок набирается более крупным шрифтом, чем основная часть объявления. Он должен обещать пользу от покупки, не должен быть двусмысленным, т.к. читатель может понять не то, что вы имели ввиду. Заголовки должны задерживать внимание, общая площадь заголовков должна составлять не больше 1/10 площади текста.

Каждое рекламное письмо должно содержать некоторый центральный тезис - рекламный аргумент, который сообщает о важнейшей особенности товара, или каких-либо существенных сведениях.

При составлении рекламного письма целесообразно руководствоваться следующими правилами:

1. Высказывания должны быть простыми. В рекламных письмах следуют упрощать мысль, пользоваться повседневными выражениями и словами, а также короткими предложениями, содержание которых сразу может понять каждый человек.

2. Нужно избегать длинного нудного пересчета.

3. Следует быстро переходить к сути дела, избегать ненужных слов, в частности прилагательных, объяснять свое предложение экономно, но никогда не жертвовать словами, которые являются необходимыми для поддержания стиля и ритма.

Назначение рекламного текста обычно состоит в том, чтобы убедить людей, что именно ваш товар лучший. Больше места следует уделите описанию тех полезных свойств товаров или услуг, которые вы хотите предложить. В описании используйте только преимущества, которые получит партнер от работы с вами и использовании вашего товара или услуг.

Не следует писать много о вашей компании, пишите только самое необходимое: сколько лет фирма работает на рынке, дайте информацию о некоторых из ваших известных партнеров. Не перегружайте письмо информацией о своей фирме. Нельзя половину письма занимать только описанием себя.



Рис.4.7 Пример оформления рекламного письма

v Письма, связанные с обращениями и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-просьба;

• письмо-заявка;

• письмо-запрос;

• гарантийное письмо.

5.5.9 Письмо-просьба

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Просьба излагается с по-мощью глагола «просить»:

«Просим Вас провести...»;

«Просим Вас предоста-вить...»;«Просим Вас сообщить...» и т.д.

Просьба может формулиро-ваться и без глагола «просить», например:

- «Надеемся на положительное решение вопроса...»; «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обра-щение» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас рассмо-треть (предоставить, про-вести...)»; «Одновременно просим Вас...».

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «при» реквизитом «приложение». Письмо-просьба оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.



Рис. 4.8. Пример оформления письма-заявки

5.5.10 Письмо-заявка

Письмо-заявка - разновидность письма-просьбы. Отличие от письма просьбы в том, что в этом случае обоснование просьбы отсутствует. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы.



Рис. 4.9. Пример оформления письма-заявки:

5.5.11 Письмо-запрос

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Рис. 4.10. Пример оформления письма-запроса

5.5.12 Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Рис.4.11. Пример оформления гарантийного письма:

В таких письмах используются стандартные выражения:

- «фирма гарантирует …»;

- «просим выслать в наш адрес наложенным платежом, оплату гарантируем …»;

- «сроки поставки гарантируем …»;

- «качество изделий гарантируем...».

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

5.5.13 Письма-ответы

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-ответ;

• письмо-подтверждение.

Письмо-ответ

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ).

Первое и основное правило - не следует затягивать с ответом, заставлять вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

• Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше пись-мо от__№__...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда вносятся сведения об инициативном письме.

• Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

• Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах

• Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Текст письма-отказа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ и констатируется сам отказ. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Используются следующие формы изложения отказов:

ь Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

ь Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...

ь Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Рис.4.19. Пример оформления письма-согласия:

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть; если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:

ь «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...) ».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Рис.4.13 Пример оформления письма-подтверждения:

6. Охрана труда при работе на персональном компьютере

Компьютерные технологии, являясь прогрессивным достижением человечества, имеют отрицательные последствия для здоровья людей. Сегодня стоит задача - снизить вред здоровью человека от использования им компьютеров и другой компьютерной техники в работе.

Совокупность изменений, наблюдаемых в состоянии здоровья профессиональных пользователей ВДТ и ПЭВМ, включают заболевание опорно-двигательного аппарата, органов зрения, центральной нервной и сердечнососудистой систем, дыхательных путей, желудочно-кишечного тракта, аллергические расстройства, осложняет течение беременности и родов, неблагоприятно влияет на развитие плода.

...